Разберем ситуацию, когда организация ведет расчет заработной платы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3.1, и выбирает способ выплаты зарплаты за первую половину месяца. На практике этот платеж часто называют авансом, хотя Трудовой кодекс РФ такого самостоятельного вида выплаты не устанавливает.
Правильнее говорить не «аванс», а заработная плата за первую половину месяца. Это принципиально важно, потому что работодатель обязан выплатить сотруднику не произвольную предварительную сумму, а оплату за фактически отработанное время либо за фактически выполненный объем работы за соответствующий период.
Если работнику установлен оклад, нельзя автоматически выплачивать 50% оклада каждый месяц без учета количества фактически отработанных дней или часов. Нельзя устанавливать одинаковую фиксированную сумму независимо от того, сколько времени сотрудник фактически работал в первой половине месяца. Такой порядок может привести к недоплате заработной платы за первую половину месяца и стать нарушением трудового законодательства.
Рассмотрим подробнее, как определить размер выплаты, какие начисления включать в расчет, почему нельзя использовать среднемесячное число дней или часов, как учитывать НДФЛ и как организовать расчет в 1С:ЗУП 3.1.
Проанализируем ситуацию с точки зрения трудового законодательства. В разговорной речи первую выплату за месяц обычно называют авансом. Однако в статье 136 ТК РФ используется термин «заработная плата», а не «аванс». Закон требует выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца.
Следовательно, первая выплата за месяц должна быть частью заработной платы за уже отработанный период. Работник не получает заем, предоплату или произвольную сумму в счет будущей работы. Он получает оплату труда за дни или часы, которые уже отработал с начала месяца до окончания первой половины месяца.
Для стандартного календарного месяца первой половиной обычно является период с 1-го по 15-е число. Выплата за этот период производится в установленную работодателем дату во второй части месяца, обычно с 16-го по 30-е или 31-е число. Окончательную заработную плату за месяц выплачиваем в первой половине следующего месяца, но не позднее 15 календарных дней после окончания расчетного периода.
Например, организация может установить такие даты:
зарплата за первую половину месяца — 20-го числа текущего месяца;
окончательный расчет за месяц — 5-го числа следующего месяца.
Такие даты необходимо закрепить в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или трудовом договоре. Не устанавливайте формулировки вида «с 20-го по 25-е число» либо «до 25-го числа». Указывайте конкретную дату выплаты.
Если день выплаты приходится на выходной или нерабочий праздничный день, перечислим заработную плату накануне.
Разберем основной вопрос. Работодатель может предусмотреть в локальных документах порядок расчета заработной платы за первую половину месяца, но этот порядок не должен ухудшать положение работника по сравнению с требованиями ТК РФ.
Выплата 50% оклада иногда случайно совпадает с суммой заработка за первую половину месяца. Например, если работник отработал ровно половину нормы времени в месяце и у него нет доплат, премий, отпусков, больничных, прогулов и иных отклонений. Но совпадение результата в отдельных месяцах не делает способ расчета правильным.
Размер выплаты за первую половину месяца должен зависеть от фактически отработанного времени. При повременной системе оплаты труда рассчитываем сумму исходя из количества фактически отработанных рабочих дней или часов. При сдельной системе оплаты труда учитываем фактически выполненный объем работы.
Рассмотрим, почему фиксированные 50% оклада создают риск нарушения.
В одном месяце на период с 1-го по 15-е число может приходиться меньше половины рабочих дней по графику сотрудника.
В другом месяце на первую половину может приходиться больше половины рабочих дней или часов.
Сотрудник может работать неполное рабочее время, по сменному графику, в ночные смены или по суммированному учету рабочего времени.
Сотрудник может быть принят на работу не с первого числа месяца.
Сотрудник может находиться в отпуске, на больничном, в командировке, в отпуске без сохранения заработной платы либо отсутствовать по другим причинам.
У работника могут быть постоянные надбавки, которые зависят от фактически отработанного времени.
У работника могут быть удержания, в том числе НДФЛ, алименты, профсоюзные взносы или удержания по исполнительным документам.
Поэтому выплата «50% от тарифа» может оказаться меньше суммы, которую работник фактически заработал за первую половину месяца. В таком случае работодатель выплачивает зарплату не полностью и нарушает право работника на своевременное получение заработка.
Если фиксированная сумма окажется выше реально заработанной суммы, это тоже не является удобным решением. В дальнейшем работодателю придется удерживать излишне выплаченную сумму либо уменьшать окончательный расчет. Но удержание из заработной платы допускается только в случаях и порядке, которые установлены трудовым законодательством. Не следует создавать ситуацию, в которой сотрудник регулярно получает завышенную первую выплату, а затем вынужден возвращать деньги или получать минимальный остаток по итогам месяца.
Следовательно, для работников с окладом наиболее безопасный и корректный подход — расчет за первую половину месяца по фактически отработанному времени.
Рассмотрим расчет для сотрудника, которому установлен месячный оклад. В таком случае определим норму рабочего времени в конкретном месяце по индивидуальному графику работы сотрудника. Затем определим, сколько дней или часов он фактически отработал с 1-го по 15-е число.
Если учет ведется в рабочих днях, используем следующую логику расчета:
Зарплата за первую половину месяца = Оклад / Норма рабочих дней по графику за полный месяц × Фактически отработанные дни с 1-го по 15-е число.
Если учет ведется в часах, используем следующую логику:
Зарплата за первую половину месяца = Оклад / Норма рабочих часов по графику за полный месяц × Фактически отработанные часы с 1-го по 15-е число.
Рассмотрим пример с оплатой по окладу в рабочих днях.
Сотруднику установлен оклад 60 000 рублей. По его графику в месяце 21 рабочий день. В период с 1-го по 15-е число сотрудник фактически отработал 10 рабочих дней. Постоянных надбавок и иных начислений нет.
Рассчитаем сумму начисленной заработной платы за первую половину месяца:
60 000 рублей / 21 день × 10 дней = 28 571,43 рубля.
Именно эту сумму будем использовать как основу для расчета первой части зарплаты до удержания НДФЛ и иных удержаний.
Если организация выплатила бы работнику фиксированные 50% оклада, сумма составила бы 30 000 рублей. В приведенном примере сотрудник получил бы больше, чем заработал за первую половину месяца. В другом месяце ситуация может быть обратной: работник может отработать больше половины нормы времени, а фиксированные 50% оклада окажутся меньше его фактического заработка.
Рассмотрим второй пример.
Оклад сотрудника составляет 70 000 рублей. В месяце по графику 20 рабочих дней. С 1-го по 15-е число сотрудник отработал 11 рабочих дней.
Рассчитаем начисленную сумму:
70 000 рублей / 20 дней × 11 дней = 38 500 рублей.
Если выплатить только 50% оклада, сотрудник получит 35 000 рублей. Разница составит 3 500 рублей. Это означает, что за первую половину месяца работнику будет выплачено меньше заработанной суммы.
Именно поэтому фиксированный процент от оклада нельзя считать универсальным способом расчета.
Рассмотрим вопрос о среднемесячном количестве дней или часов. Иногда бухгалтеры пытаются использовать усредненное число рабочих дней или часов, чтобы каждый месяц получать примерно одинаковую сумму первой выплаты. Такой подход не соответствует принципу оплаты фактически отработанного времени.
Для расчета заработной платы за первую половину месяца при месячном окладе используем не среднее количество рабочих дней в году и не условную усредненную норму часов. Используем норму рабочего времени конкретного месяца по графику конкретного сотрудника.
Причина проста: количество рабочих дней и часов в каждом месяце различается. На норму влияют праздничные дни, переносы выходных, установленный график работы, сменность, неполное рабочее время, индивидуальные графики и другие условия.
Например, в одном месяце может быть 17 рабочих дней, а в другом — 23 рабочих дня. Если использовать единое среднемесячное значение, сумма оплаты за один и тот же фактически отработанный день будет искусственно меняться. В результате первая выплата может быть либо занижена, либо завышена.
При окладе рассчитываем стоимость рабочего дня или часа через норму конкретного месяца по производственному календарю и графику сотрудника.
Среднемесячное количество часов может использоваться в отдельных системах оплаты труда, если работнику изначально установлена часовая тарифная ставка, рассчитанная по правилам работодателя. Но это не означает, что можно заменить норму времени конкретного месяца усредненным показателем при расчете месячного оклада.
Рассмотрим ситуацию, когда работнику установлена часовая тарифная ставка. Здесь расчет проще: определяем количество фактически отработанных часов в первой половине месяца и умножаем их на часовую ставку.
Зарплата за первую половину месяца = Часовая тарифная ставка × Фактически отработанные часы с 1-го по 15-е число.
Например, сотруднику установлена часовая тарифная ставка 350 рублей. По графику сменности с 1-го по 15-е число сотрудник отработал 72 часа.
Рассчитаем начисленную сумму:
350 рублей × 72 часа = 25 200 рублей.
При такой системе оплаты не используем 50% от предполагаемого месячного заработка. Фактический заработок может существенно меняться от месяца к месяцу в зависимости от количества смен, ночных часов, работы в праздничные дни, переработок, отсутствий и иных обстоятельств.
Если применяется суммированный учет рабочего времени, также ориентируемся на фактические часы, которые сотрудник отработал в первой половине месяца. Окончательные переработки, сверхурочная работа и доплаты, которые можно определить только после завершения учетного периода или месяца, обычно рассчитываются при окончательном начислении заработной платы.
Разберем ситуацию со сдельной системой оплаты труда. Здесь работник получает заработок в зависимости не от часов или дней, а от количества выполненной работы, изготовленной продукции, оказанных услуг, обработанных заказов или иных результатов труда.
При сдельной оплате труда выплачиваем заработную плату за фактически выполненный объем работы за первую половину месяца. Для этого используем наряды, сменные задания, акты, производственные отчеты, путевые листы, табели, отчеты о выработке и другие документы, которые подтверждают результат работы сотрудника.
Зарплата за первую половину месяца при сдельной оплате = Сдельная расценка × Фактически выполненный объем работы.
Например, сотруднику установлена расценка 250 рублей за единицу продукции. С 1-го по 15-е число он изготовил 90 единиц продукции.
Рассчитаем заработную плату:
250 рублей × 90 единиц = 22 500 рублей.
Не устанавливаем для такого работника фиксированный аванс, если он не подтвержден выполненным объемом работы. При сдельной оплате особенно важно своевременно оформлять документы по выработке, иначе программа и бухгалтерия не смогут корректно определить заработок за первую половину месяца.
Рассмотрим состав первой выплаты. Зарплата за первую половину месяца не всегда равна только части оклада или тарифной ставки. В нее необходимо включить выплаты, которые уже можно определить на дату расчета и которые зависят от фактически отработанного времени или выполненной работы.
Как правило, включаем следующие начисления:
оклад или тарифную ставку за фактически отработанные дни или часы;
сдельный заработок за фактически выполненную работу;
доплаты за работу в ночное время, если ночные часы уже известны и отражены в учете;
доплаты за совмещение профессий, расширение зоны обслуживания или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, если они начисляются пропорционально отработанному времени;
надбавки за стаж, квалификацию, профессиональное мастерство, классность, вредные условия труда и иные постоянные выплаты, если правила их расчета позволяют определить сумму за первую половину месяца;
доплаты за работу в особых климатических условиях, если они начисляются пропорционально заработку за фактически отработанное время;
иные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, которые не зависят от итогов работы за весь месяц.
При этом не все выплаты необходимо включать в первую часть зарплаты. Некоторые начисления определяются только после окончания месяца или после завершения учетного периода. Их рассчитываем и выплачиваем при окончательном расчете.
Обычно не включаем в расчет первой половины месяца:
ежемесячные премии, которые зависят от выполнения месячного плана, KPI, выручки, прибыли, отсутствия претензий, качества работы за месяц или иных итоговых показателей;
квартальные, годовые и разовые премии;
доплату за сверхурочную работу, если ее окончательный объем определяется по итогам учетного периода;
доплату за работу в выходные и нерабочие праздничные дни, если окончательный расчет зависит от последующих событий или решений работодателя;
разовые поощрительные выплаты;
материальную помощь;
отпускные, пособия по временной нетрудоспособности и иные межрасчетные выплаты, которые рассчитываются отдельно.
Разграничим выплаты правильно. Если доплата уже известна и зависит от реально отработанных часов в первой половине месяца, ее можно включить в расчет. Если сумма зависит от итогов всего месяца, не включаем ее предварительно и начисляем после окончания расчетного периода.
Необходимо закрепить в положении об оплате труда перечень начислений, которые участвуют в расчете заработной платы за первую половину месяца. Это позволит избежать споров между бухгалтерией, кадровой службой, работниками и проверяющими органами.
Проанализируем ситуацию, когда сотрудник в первой половине месяца работал не все дни. Здесь особенно опасно применять фиксированные 50% оклада, потому что они не учитывают реальные причины отсутствия.
Если сотрудник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске с 1-го по 15-е число, заработная плата за первую половину месяца за дни отпуска не начисляется. Сотрудник получает отпускные, которые должны быть выплачены отдельно не позднее чем за три дня до начала отпуска.
Если сотрудник болел, заработная плата за дни временной нетрудоспособности не начисляется. Пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается отдельно на основании электронного листка нетрудоспособности и данных, переданных в СФР.
Если сотрудник был принят на работу, например, 10-го числа месяца, начисляем заработную плату только за дни или часы, которые он фактически отработал после приема.
Если сотрудник находился в отпуске без сохранения заработной платы, отсутствовал без уважительной причины, находился в простое, работал неполное время или имел иные отклонения от графика, обязательно учитываем это при расчете первой части зарплаты.
Рассмотрим пример.
Сотруднику установлен оклад 55 000 рублей. В месяце по графику 22 рабочих дня. С 1-го по 15-е число по графику предусмотрено 10 рабочих дней. Сотрудник отработал только 6 дней, а 4 дня находился в отпуске без сохранения заработной платы.
Рассчитаем заработок:
55 000 рублей / 22 дня × 6 дней = 15 000 рублей.
Если организация автоматически выплатила бы 50% оклада, сотрудник получил бы 27 500 рублей. В конце месяца пришлось бы уменьшать окончательный расчет или искать правовое основание для удержания переплаты. Такой подход создает лишние риски и затрудняет расчет.
Рассмотрим порядок удержания НДФЛ. Начиная с 2023 года НДФЛ удерживается при каждой выплате дохода работнику. Это касается и заработной платы за первую половину месяца.
Следовательно, нельзя рассчитывать первую выплату как «чистые 50% оклада», а НДФЛ удерживать только при окончательном расчете за месяц. При перечислении заработной платы за первую половину месяца работодатель как налоговый агент должен исчислить и удержать НДФЛ с выплачиваемой суммы.
В 2026 году размер НДФЛ зависит от налоговой базы, статуса работника и применяемой ставки. Для большинства налоговых резидентов действует прогрессивная шкала ставок. Поэтому не закрепляйте в расчетной формуле неизменный процент НДФЛ без проверки налогового статуса сотрудника, размера его доходов с начала года и применяемых вычетов.
Рассмотрим упрощенный пример, в котором применяется ставка 13% и у сотрудника нет вычетов.
Заработная плата за первую половину месяца составила 28 571,43 рубля. НДФЛ составит:
28 571,43 рубля × 13% = 3 714,29 рубля.
После округления налога сумма к перечислению сотруднику составит:
28 571,43 рубля − 3 714 рублей = 24 857,43 рубля.
На практике итоговая сумма может отличаться из-за округления, налоговых вычетов, прогрессивной ставки НДФЛ, удержаний по исполнительным документам, займов, алиментов, профсоюзных взносов и других особенностей расчета.
Не рассчитывайте НДФЛ вручную по единой ставке, если программа 1С:ЗУП 3.1 ведет учет доходов и вычетов сотрудника. Используем автоматический расчет программы и проверяем результат перед выплатой.
После удержания НДФЛ необходимо соблюдать сроки представления уведомления об исчисленных суммах налогов и перечисления налога. Для НДФЛ действуют отдельные периоды удержания: с 1-го по 22-е число текущего месяца и с 23-го числа по последнее число месяца. При подготовке уведомлений и платежей ориентируемся на действующие нормы НК РФ и актуальные сроки для соответствующего года.
Рассмотрим вопрос с точки зрения настройки программы. В старых версиях 1С:ЗУП 3.1 можно было выбрать разные способы выплаты первой части зарплаты:
фиксированной суммой;
процентом от тарифа;
расчетом за первую половину месяца.
Функционально такие варианты были доступны в кадровых документах, например в документе Прием на работу. Однако наличие технической возможности не означает, что любой выбранный вариант соответствует требованиям трудового законодательства.
После изменения порядка удержания НДФЛ с 2023 года фирма «1С» изменила типовые механизмы расчета. В релизах 1С:ЗУП 3.1, начиная с версии 3.1.24.212, была отменена возможность использовать фиксированную сумму и процент от тарифа как стандартный способ выплаты аванса. Основным способом стал расчет за первую половину месяца через документ Начисление за первую половину месяца.
Версия 3.1.27.93 относится к более поздним версиям программы. Если в информационной базе по-прежнему отображаются старые способы расчета, проверим следующие обстоятельства:
не используется ли устаревшая настройка, перенесенная из более раннего периода;
не подключено ли расширение конфигурации, которое изменяет поведение программы;
не используется ли нетиповая доработка;
не создается ли кадровый документ на основании старого шаблона;
не работает ли пользователь в базе с неполным обновлением конфигурации или устаревшим релизом;
не настроены ли индивидуальные условия выплаты, которые были сохранены до обновления программы.
Даже если программа позволяет указать «50% от тарифа», не используем этот вариант как основной порядок расчета зарплаты за первую половину месяца.
Разберем рекомендуемую последовательность работы в программе. Конкретное расположение команд может отличаться в зависимости от релиза, интерфейса и прав пользователя, но общий порядок остается одинаковым.
Проверим, что программа обновлена до актуального релиза и поддерживает действующий порядок расчета НДФЛ.
Откроем документ Прием на работу либо кадровый документ, которым сотруднику устанавливаются условия оплаты труда.
Перейдем к настройкам оплаты труда сотрудника.
В поле Аванс выберем способ Расчетом за первую половину месяца.
Проверим, что сотруднику назначены все постоянные начисления: оклад, тарифная ставка, надбавки, доплаты и иные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда.
Проверим график работы сотрудника, поскольку именно график определяет норму дней или часов в месяце.
Проверим, что отсутствия, отпуска, больничные, простои, командировки и другие отклонения от графика введены в программу до расчета первой части зарплаты.
Проверим настройки видов начислений и определим, какие из них должны участвовать в расчете за первую половину месяца.
Для начислений, которые должны участвовать в расчете, в настройках вида начисления должен быть установлен признак Начисляется за первую половину месяца либо аналогичная настройка, предусмотренная используемым релизом программы.
Не включайте автоматически все начисления подряд. Например, ежемесячную премию по итогам выполнения плана обычно не рассчитываем в первой половине месяца, потому что к моменту выплаты еще не известен окончательный результат за месяц.
После настройки способа расчета сформируем документ Начисление за первую половину месяца. Этот документ предназначен для предварительного расчета заработной платы сотрудника за период с начала месяца до установленной даты.
Обычно документ создается в разделе Зарплата через список начислений. В зависимости от интерфейса используем команду создания документа и выбираем Начисление за первую половину месяца.
Разберем порядок действий.
Укажем месяц начисления.
Укажем организацию, если в базе ведется учет по нескольким организациям.
Проверим дату документа и период расчета.
Заполним список сотрудников.
Проверим отработанное время по табелю и графикам работы.
Рассчитаем начисления.
Проверим суммы оклада, тарифной ставки, надбавок и доплат.
Проверим рассчитанный НДФЛ.
Проведем документ.
После расчета начисления создадим документ выплаты: Ведомость в банк, Ведомость в кассу либо Ведомость через раздатчика, в зависимости от способа перечисления заработной платы.
В ведомости укажем вид выплаты, соответствующий заработной плате за первую половину месяца. Программа заполнит сумму к выплате с учетом рассчитанного НДФЛ и других удержаний, которые должны быть удержаны в этом периоде.
Не создавайте ведомость на выплату первой части зарплаты до проведения документа Начисление за первую половину месяца, если организация применяет расчетный способ. В противном случае программа может не учесть фактически отработанное время, НДФЛ, удержания и актуальные данные по сотруднику.
Рассмотрим контрольные действия. После расчета первой части заработной платы не ограничивайтесь проверкой общей суммы ведомости. Проверим индивидуальные начисления каждого сотрудника, особенно если в первой половине месяца были кадровые изменения, больничные, отпуска, работа в ночное время, сменный график, неполное рабочее время или удержания.
Для проверки можно использовать следующие документы и отчеты:
Начисление за первую половину месяца — для проверки начислений по сотрудникам;
Ведомость в банк или Ведомость в кассу — для проверки суммы к выплате и удержанного НДФЛ;
Расчетный листок — для контроля начислений, удержаний и итоговой суммы;
Анализ зарплаты по сотрудникам за первую половину месяца — для сверки суммы начислений и выплат;
Табель учета рабочего времени — для проверки фактически отработанных дней и часов;
Полный свод начислений, удержаний и выплат — для более детального анализа расчетов.
Проверим, что сумма к выплате не является заранее установленным процентом от оклада. Она должна быть связана с фактическими данными табеля и начислениями, которые участвуют в расчете.
Особенно внимательно проверим работников, которые:
приняты, переведены или уволены в текущем месяце;
работают по неполному рабочему времени;
имеют сменный график;
работают в ночное время;
находились в отпуске или на больничном;
имеют исполнительные листы и алименты;
имеют право на стандартные, социальные или имущественные вычеты по НДФЛ;
получают премии, доплаты и надбавки с разным порядком расчета.
После окончания месяца выполним окончательный расчет заработной платы документом Начисление зарплаты и взносов. В этом документе программа рассчитает полный заработок работника за месяц, учтет все постоянные и разовые начисления, премии, отсутствия, перерасчеты, НДФЛ, страховые взносы и удержания.
При окончательном расчете программа учтет уже выплаченную сумму за первую половину месяца. Работнику будет перечислена разница между суммой заработка за полный месяц и суммой, которую он получил ранее.
Рассмотрим пример.
За первую половину месяца сотруднику начислено 28 571,43 рубля. После удержания НДФЛ выплачено 24 857,43 рубля. По итогам всего месяца начисленная заработная плата составила 60 000 рублей. НДФЛ за месяц составил 7 800 рублей.
Сумма к выплате за полный месяц после НДФЛ составит:
60 000 рублей − 7 800 рублей = 52 200 рублей.
Из этой суммы уже выплачено 24 857,43 рубля за первую половину месяца. Следовательно, при окончательном расчете работнику будет перечислена разница с учетом округления и иных удержаний.
Не пытайтесь вручную уменьшать окончательную сумму без проверки документов начисления и ведомостей. Используем штатный механизм взаиморасчетов 1С:ЗУП 3.1, чтобы программа правильно учла уже выплаченную часть заработной платы.
Чтобы порядок выплаты соответствовал требованиям законодательства, проверим не только настройки 1С, но и кадровые документы организации.
Рекомендуется проверить:
правила внутреннего трудового распорядка;
положение об оплате труда;
коллективный договор, если он действует в организации;
трудовые договоры сотрудников;
положения о премировании;
графики работы сотрудников;
штатное расписание;
приказы о приеме, переводе, изменении оплаты труда и совмещении должностей.
В документах должны быть закреплены конкретные даты выплаты заработной платы. В положении об оплате труда целесообразно описать порядок расчета зарплаты за первую половину месяца.
Например, можно закрепить правило: заработная плата за первую половину месяца выплачивается за фактически отработанное время с 1-го по 15-е число текущего месяца, исходя из установленного оклада, тарифной ставки, сдельных расценок и начислений, которые зависят от фактически отработанного времени и могут быть определены на дату расчета.
Не закрепляйте в локальном акте правило «аванс выплачивается в размере 50% должностного оклада» как единственный порядок расчета. Такая формулировка не учитывает фактическое время работы и может противоречить требованиям статьи 136 ТК РФ.
Рассмотрим распространенный вопрос. Закон не устанавливает правило, по которому первая выплата должна быть строго равна 40%, 50% или другой фиксированной доле оклада. Размер зависит от фактически заработанной суммы.
В отдельных месяцах работник может заработать за первую половину месяца меньше 50% оклада. В других месяцах — больше 50% оклада. Это нормальная ситуация, если расчет основан на фактически отработанном времени.
Например, если в первой половине месяца по графику много рабочих дней, сотрудник может заработать 55% или даже больше месячного оклада. Если в первой половине месяца было мало рабочих дней, праздничные дни, отпуск или больничный, сумма может быть существенно ниже 50%.
Ориентируемся не на процент от оклада, а на фактический заработок за оплачиваемый период.
Согласие работника не устраняет риск нарушения. Работник не может отказаться от гарантий, которые установлены трудовым законодательством. Даже если сотрудник письменно согласился получать фиксированную сумму за первую половину месяца, работодатель обязан соблюдать требования статьи 136 ТК РФ и выплачивать заработную плату за фактически отработанное время.
Фиксированная сумма может быть удобна только как ориентир для планирования денежных средств. Но ее нельзя использовать вместо полноценного расчета, если она не учитывает фактический заработок сотрудника.
Например, работник может не возражать против выплаты 15 000 рублей каждый месяц. Но если в конкретном месяце он заработал за первую половину месяца 22 000 рублей, организация не вправе ограничиться выплатой 15 000 рублей только потому, что работник ранее согласился на такой порядок.
Если организация уже использует фиксированный процент от тарифа или оклада, разберем порядок исправления ситуации.
Проанализируем локальные нормативные акты и трудовые договоры.
Определим, как в настоящее время установлены даты и порядок выплаты заработной платы.
Подготовим изменения в положение об оплате труда или другой локальный нормативный акт.
Закрепим расчет зарплаты за первую половину месяца по фактически отработанному времени или выполненной работе.
Проверим настройки сотрудников в 1С:ЗУП 3.1.
Установим способ Расчетом за первую половину месяца.
Проверим виды начислений, которые должны участвовать в расчете.
Проведем тестовый расчет на нескольких сотрудниках с разными графиками работы.
Сверим результаты с табелем и расчетными листками.
Организуем выплату через документы начисления и ведомости программы.
Если изменения затрагивают условия оплаты труда, оформим их в кадровом и трудовом порядке. Не меняйте способ расчета задним числом без анализа уже выплаченных сумм, удержанного НДФЛ, расчетных листков и обязательств работодателя перед сотрудниками.
Если работодатель выплачивает за первую половину месяца фиксированную сумму, которая оказывается меньше фактически заработанной, работник может обратиться в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд. Проверяющие органы могут квалифицировать ситуацию как неполную выплату заработной платы в установленный срок.
За нарушение сроков или неполную выплату заработной платы возможна ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. Для организации при первом нарушении может применяться предупреждение или административный штраф. Для должностных лиц, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц установлены разные размеры санкций.
Кроме того, при задержке выплаты причитающейся работнику суммы возникает обязанность выплатить денежную компенсацию по статье 236 ТК РФ. Компенсация рассчитывается за каждый календарный день задержки, начиная со следующего дня после установленной даты выплаты и заканчивая днем фактического расчета включительно.
Чтобы избежать рисков, не устанавливаем произвольный процент от оклада и не заменяем расчет фактически отработанного времени фиксированным авансом.
Рассмотрим наиболее распространенные ошибки.
Выплачивать ровно 50% оклада всем сотрудникам. Такой порядок не учитывает фактически отработанное время и может привести к недоплате или переплате.
Использовать среднее количество рабочих дней или часов. При окладе используем норму конкретного месяца по графику сотрудника.
Не учитывать отпуска, больничные и другие отсутствия. В расчет включаем только фактически отработанное время либо время, которое подлежит оплате в соответствии с трудовым законодательством.
Не удерживать НДФЛ при первой выплате. НДФЛ удерживаем при каждой выплате дохода работнику.
Не включать постоянные надбавки, зависящие от отработанного времени. Такие выплаты могут входить в расчет первой части зарплаты.
Включать премии, которые можно определить только по итогам месяца. Такие премии рассчитываем при окончательном начислении заработной платы.
Создавать ведомость без документа начисления. При расчетном способе сначала формируем Начисление за первую половину месяца, затем создаем ведомость.
Не проверять график работы сотрудника. Норма времени зависит от индивидуального графика, а не только от общего производственного календаря.
Не выдавать расчетный листок. При выплате заработной платы работодатель обязан информировать сотрудника о составных частях зарплаты, удержаниях и сумме к выплате.
Указывать диапазон дат вместо конкретного дня выплаты. В локальных документах фиксируем точные даты.
Подведем итог и сформируем правильный алгоритм работы.
Определим даты выплаты заработной платы и закрепим их в локальных документах организации.
Установим выплату за первую половину месяца за период с 1-го по 15-е число.
Определим норму рабочего времени за полный месяц по графику конкретного сотрудника.
Определим фактически отработанные сотрудником дни, часы или выполненный объем работы в первой половине месяца.
Рассчитаем оклад, тарифную ставку или сдельный заработок пропорционально фактически отработанному времени либо выполненной работе.
Добавим постоянные надбавки и доплаты, которые зависят от отработанного времени и уже могут быть определены.
Не включим премии и выплаты, которые зависят от итогов работы за полный месяц.
Удержим НДФЛ при выплате первой части заработной платы.
В 1С:ЗУП 3.1 выберем способ Расчетом за первую половину месяца.
Создадим документ Начисление за первую половину месяца.
Проверим начисления, удержания, табель и сумму к выплате.
Создадим ведомость на выплату через банк, кассу или раздатчика.
После окончания месяца выполним окончательный расчет документом Начисление зарплаты и взносов.
Главный вывод: заработную плату за первую половину месяца рассчитываем по фактически отработанному времени или фактически выполненной работе. Выплата 50% от оклада или фиксированной суммы без такого расчета может быть нарушением трудового законодательства. Для работы в 1С:ЗУП 3.1 используем способ Расчетом за первую половину месяца и документ Начисление за первую половину месяца.
Информация носит справочный характер