Разберем ситуацию, когда организация применяет УСН с объектом «доходы минус расходы», сдает помещение в аренду и получает от арендатора сумму, названную в договоре залогом или обеспечительным платежом. По условиям договора эта сумма равна оплате последнего месяца аренды. При расторжении договора часть обеспечительного платежа засчитывается в счет задолженности арендатора по аренде, а оставшаяся часть возвращается на расчетный счет арендатора.
В такой ситуации в 1С может показаться, что программа неправильно ведет КУДиР: сумма, зачтенная в счет аренды, не появляется в доходах на дату взаимозачета. Однако прежде чем исправлять документы или вручную добавлять запись в КУДиР, необходимо выяснить, когда именно эта сумма должна признаваться доходом при УСН.
Основная причина проблемы обычно состоит не в ошибке программы, а в том, что обеспечительный платеж уже был учтен в доходах ранее — на дату поступления денег от арендатора. Если сумма изначально признавалась авансом, то при ее зачете в счет аренды второй раз включать ее в КУДиР не нужно. Иначе одна и та же сумма попадет в налоговую базу дважды.
Рассмотрим подробнее два возможных варианта учета. Первый вариант применяется, когда платеж фактически является авансом за последний месяц аренды. Второй вариант используется, когда платеж действительно выполняет только обеспечительную функцию и не является оплатой до момента зачета.
Сначала проанализируем формулировки договора аренды. Название платежа само по себе не определяет его налоговый учет. Сумма может называться залогом, гарантийным платежом, страховым депозитом или обеспечительным платежом, но для УСН имеет значение ее экономическое содержание и порядок использования.
Если договор прямо предусматривает, что полученная сумма засчитывается в счет оплаты последнего месяца аренды независимо от нарушений арендатора, такой платеж по существу является предварительной оплатой. В этом случае организация заранее получает оплату за будущую аренду.
Если же договор предусматривает, что платеж служит обеспечением обязательств арендатора, подлежит возврату после прекращения договора и может быть зачтен только при нарушении условий аренды, возникновении долга, причинении ущерба или по отдельному соглашению сторон, такой платеж имеет признаки обеспечительного.
Рассмотрим два типичных условия договора.
Вариант 1. Аванс за последний месяц аренды. В договоре указано, что арендатор перечисляет сумму, равную месячной арендной плате, и она автоматически засчитывается в оплату последнего месяца аренды. В такой ситуации сумма является авансом, несмотря на слово «залог» в договоре.
Вариант 2. Настоящий обеспечительный платеж. В договоре указано, что арендатор перечисляет обеспечительный платеж для гарантии исполнения обязанностей. После окончания аренды платеж возвращается арендатору, если отсутствуют долги, повреждения имущества, штрафы или другие нарушения. Зачет в оплату аренды происходит только при наступлении определенных обстоятельств либо при подписании отдельного соглашения.
Не следует определять порядок учета только по названию банковского платежа. Проверим одновременно договор аренды, дополнительное соглашение о расторжении, акт взаимозачета, назначение платежа и фактическую последовательность расчетов.
При УСН доходы учитываются кассовым методом. Доход признается не только в день поступления денег на расчетный счет или в кассу, но и в день погашения задолженности перед налогоплательщиком другим способом, например путем взаимозачета.
Однако это правило не означает, что каждая хозяйственная операция должна автоматически формировать новый доход. Если организация уже учла сумму как аванс на дату поступления денег, то при последующем зачете этой же суммы в счет аренды новый доход не возникает.
Рассмотрим пример. Арендатор в начале аренды перечислил обеспечительный платеж 100 000 рублей. В договоре установлено, что этот платеж засчитывается как оплата последнего месяца аренды. Организация отразила поступление документом Поступление на расчетный счет с видом операции Оплата от покупателя. Программа включила 100 000 рублей в доходы УСН и отразила сумму в КУДиР на дату поступления денег.
Позднее договор аренды был расторгнут. За первую половину последнего месяца начислена аренда в сумме 50 000 рублей. Стороны подписали акт взаимозачета и зачли 50 000 рублей обеспечительного платежа в счет арендной платы. Оставшиеся 50 000 рублей организация вернула арендатору.
В такой ситуации доход в сумме 50 000 рублей не должен появляться в КУДиР на дату взаимозачета, потому что вся сумма 100 000 рублей уже была признана доходом ранее. Взаимозачет меняет состояние расчетов между сторонами, но не создает новую оплату для целей УСН.
Отсутствие второй записи в КУДиР по взаимозачету может быть правильным результатом работы программы. Сначала проверим, включался ли весь обеспечительный платеж в доходы в день его поступления.
Разберем по шагам, как проверить первоначальное поступление денежных средств в 1С:Бухгалтерии 3.0.
Перейдем в раздел Банк и касса.
Откроем журнал банковских документов.
Найдем документ Поступление на расчетный счет, которым был отражен первоначальный платеж арендатора.
Проверим дату поступления, контрагента, договор аренды и сумму платежа.
Проверим вид операции документа.
Убедимся, что документ проведен.
Откроем движения документа через команду ДтКт или Движения документа.
Проверим наличие записи в регистре Книга учета доходов и расходов (раздел I).
Если первоначальное поступление было оформлено как оплата от покупателя и программа отразила его как доход УСН, в регистре должна быть запись на полную сумму обеспечительного платежа. Эта запись затем попадет в графу 4 раздела I КУДиР как доход.
Например, если арендатор перечислил 100 000 рублей в январе, в КУДиР за январь должна появиться доходная запись на 100 000 рублей. В октябре, когда часть суммы будет зачтена в аренду, новая запись на 50 000 рублей не требуется.
Если в КУДиР за период получения денег уже есть вся сумма платежа, не добавляем вручную сумму взаимозачета в доходы. Иначе налоговая база по УСН увеличится на сумму, которая уже была учтена.
Теперь рассмотрим вторую часть операции. Если первоначальный платеж был признан авансом и полностью включен в доходы УСН, возврат неиспользованной части денег должен уменьшить доходы того периода, в котором деньги фактически возвращены арендатору.
Иными словами, возвращенные 50 000 рублей не нужно исключать из первоначальной доходной записи задним числом. Необходимо отразить уменьшение доходов в текущем отчетном или налоговом периоде, когда произошел возврат.
Рассмотрим пример. В январе организация получила 100 000 рублей и включила их в доходы УСН. В октябре 50 000 рублей были зачтены в оплату аренды, а 50 000 рублей возвращены арендатору. В КУДиР должно получиться следующее:
в январе отражается доход 100 000 рублей;
в октябре не отражается новый доход по взаимозачету на 50 000 рублей;
в октябре отражается уменьшение доходов на 50 000 рублей в связи с возвратом неиспользованной части аванса.
В результате за весь период фактически в доходах останется 50 000 рублей. Именно эта сумма соответствует арендной плате за первую половину последнего месяца.
Возврат аванса не является расходом при УСН. Не отражаем возвращенную сумму в графе расходов КУДиР. Уменьшаем доходы в графе 4 раздела I КУДиР отрицательной суммой.
Для корректного автоматического уменьшения доходов при возврате денежных средств используем документ Списание с расчетного счета. Обычно необходимо выбрать вид операции Возврат покупателю.
Разберем порядок оформления документа.
Перейдем в раздел Банк и касса.
Создадим документ Списание с расчетного счета.
Выберем вид операции Возврат покупателю.
Укажем того же арендатора, от которого ранее поступил платеж.
Укажем тот же договор аренды.
Укажем сумму возврата, например 50 000 рублей.
Выберем способ погашения задолженности По документу, если программа позволяет выбрать исходный документ поступления.
В качестве документа расчетов выберем первоначальный документ Поступление на расчетный счет.
Проведем документ.
Проверим движения документа в регистре Книга учета доходов и расходов (раздел I).
При правильном оформлении возврата программа должна сформировать запись, уменьшающую доходы УСН. В КУДиР она обычно отображается как отрицательная сумма в графе доходов.
Если документ возврата оформлен как прочее списание денежных средств, выдача подотчетнику, перечисление поставщику или другая операция, программа может не определить, что возвращаются ранее полученные средства от покупателя. В этом случае автоматического уменьшения доходов не произойдет.
Поэтому не используем произвольный вид операции, если фактически возвращаем неиспользованный аванс арендатора. Правильный вид операции важен не только для проводок по расчетам, но и для формирования записей КУДиР.
Рассмотрим ситуацию из вопроса подробнее. После перепроведения документов в доходы попала вся сумма залога. Это означает, что программа, вероятнее всего, рассматривает платеж как аванс от покупателя и признает его доходом в момент поступления.
Сам по себе такой результат не является ошибкой, если по договору сумма действительно предназначена для оплаты последнего месяца аренды. При УСН предварительная оплата учитывается в доходах на дату поступления денег.
Проблема возникает только в том случае, если после возврата половины суммы программа не уменьшает доходы. Тогда нужно проверять не документ взаимозачета, а документ возврата денежных средств.
Не следует пытаться исключить возвращенные 50 процентов путем удаления части первоначальной доходной записи. Это нарушит кассовый принцип учета авансов. Доход был признан в момент получения денег, а уменьшение дохода должно быть оформлено на дату возврата.
Правильная логика для авансового платежа выглядит так:
Получили деньги — признали доход УСН в полной сумме.
Зачли часть денег в оплату аренды — не признаем доход повторно.
Вернули остаток денег — уменьшаем доходы на сумму возврата.
Теперь разберем документ, которым начислена аренда за первую половину месяца. В 1С:Бухгалтерии 3.0 для отражения оказания услуг аренды обычно используется документ Реализация (акты, накладные, УПД).
В документе реализации проверим:
контрагента — арендатора;
договор аренды;
период оказания услуг;
вид номенклатуры или услуги аренды;
сумму аренды за фактический период использования помещения;
счет учета доходов;
счет расчетов с покупателем;
дату документа реализации.
При УСН сам факт оформления реализации еще не всегда формирует доход в КУДиР. Для УСН доход возникает по кассовому методу. Поэтому если аренда начислена, но не оплачена и не зачтена, доход в КУДиР может отсутствовать до даты оплаты или взаимозачета.
В рассматриваемой ситуации задолженность арендатора по аренде погашается зачетом части ранее полученного платежа. Если этот платеж уже был признан авансом, доход по нему уже учтен. Документ реализации необходим для бухгалтерского учета, расчетов с арендатором и подтверждения фактической стоимости аренды, но сам взаимозачет не должен повторно увеличивать доходы УСН.
Если обеспечительный платеж был отражен как аванс от покупателя, для зачета суммы в счет задолженности по аренде используем документ Корректировка долга.
В зависимости от особенностей учета и версии программы можно использовать операцию, связанную с зачетом авансов. При выборе вида операции ориентируемся на то, что необходимо зачесть аванс покупателя в счет его задолженности по документу реализации.
Разберем общий порядок действий.
Откроем раздел Продажи.
Перейдем к документам расчетов с контрагентами.
Создадим документ Корректировка долга.
Выберем операцию, предназначенную для зачета авансов покупателя.
Укажем арендатора.
Укажем договор аренды.
На вкладке задолженности покупателя выберем документ реализации аренды.
На вкладке авансов покупателя выберем первоначальное поступление обеспечительного платежа.
Укажем сумму зачета, например 50 000 рублей.
Проведем документ.
Проверим проводки и состояние расчетов.
После проведения документа задолженность арендатора по реализации должна уменьшиться на сумму зачета. Одновременно должна уменьшиться сумма аванса, числящаяся за арендатором.
При этом не ожидаем обязательной новой доходной записи в КУДиР. Если первоначальная сумма аванса уже была отражена как доход УСН, отсутствие повторной записи является корректным.
Не добавляем вручную доход на сумму взаимозачета, если ранее эта же сумма уже была включена в КУДиР как полученный аванс.
Рассмотрим второй вариант учета. Он применяется, если платеж действительно является обеспечительным и не засчитывается автоматически в счет последнего месяца аренды.
Обеспечительный платеж может быть получен для гарантии исполнения обязательств арендатора. Например, он предназначен для покрытия задолженности по аренде, коммунальным услугам, штрафам, ущербу помещению или расходов на восстановление имущества.
Если условия договора предусматривают возврат платежа после прекращения договора и не устанавливают его обязательный зачет в последний месяц аренды, такой платеж не следует признавать доходом УСН в момент поступления.
В этом случае доход возникает позднее — в момент, когда обеспечительный платеж фактически засчитывается в счет арендной платы, долга, штрафа, возмещения ущерба или иного обязательства арендатора.
Рассмотрим пример. Арендатор перечисляет обеспечительный платеж 100 000 рублей. Договор прямо указывает, что платеж возвращается после окончания аренды. Он может быть удержан или зачтен только при наличии подтвержденного долга арендатора или по соглашению сторон.
В октябре арендатор расторгает договор. За первую половину месяца образовалась задолженность по аренде 50 000 рублей. Стороны подписывают акт зачета, которым 50 000 рублей обеспечительного платежа засчитываются в счет арендной платы. Остаток 50 000 рублей возвращается арендатору.
В этом варианте в доходы УСН включаем только 50 000 рублей на дату зачета. Возвращенные 50 000 рублей не являются ни доходом, ни расходом, потому что они не учитывались в доходах при первоначальном поступлении.
Если платеж по договору имеет обеспечительную функцию, не отражаем его как обычную оплату от покупателя. Иначе программа автоматически может признать сумму доходом УСН.
Для учета обеспечительного платежа необходимо выбрать способ оформления, который не сформирует доход в регистре КУДиР. Обычно используют документ Поступление на расчетный счет с видом операции Прочее поступление и отражают сумму на счете расчетов по обеспечительным платежам.
В типовом плане счетов для расчетов по подобным операциям часто используется счет 76.09 либо другой счет, предусмотренный учетной политикой организации. Конкретный счет необходимо выбрать с учетом действующей структуры субсчетов и аналитики в базе.
В бухгалтерском учете получение обеспечительного платежа может быть отражено проводкой:
Дебет 51 — Кредит 76.09.
Смысл проводки состоит в том, что деньги поступили на расчетный счет организации, но пока не стали выручкой. У организации возникло обязательство вернуть платеж арендатору либо использовать его по правилам договора.
После проведения документа обязательно проверим движения по регистрам УСН. По настоящему обеспечительному платежу запись в регистре Книга учета доходов и расходов (раздел I) не должна появляться.
Не ограничиваемся проверкой бухгалтерской проводки. В 1С бухгалтерский и налоговый учет УСН ведутся в разных регистрах. Даже если проводка по счету 76.09 выглядит корректно, необходимо убедиться, что программа не сформировала доходную запись в КУДиР.
Когда стороны принимают решение зачесть часть обеспечительного платежа в счет арендной платы, необходимо оформить документ, подтверждающий прекращение взаимных обязательств. Обычно для этого составляют акт взаимозачета или соглашение о зачете взаимных требований.
В 1С зачет можно отразить документом Корректировка долга. В зависимости от структуры расчетов используем операцию зачета задолженности или прочую корректировку расчетов.
Рассмотрим хозяйственную логику такой операции:
У арендатора есть задолженность по аренде перед арендодателем.
У арендодателя есть обязательство вернуть арендатору обеспечительный платеж.
Стороны прекращают обязательства на сумму, указанную в акте зачета.
На дату зачета организация получает оплату за аренду и признает доход УСН.
В бухгалтерском учете операция зачета может быть отражена проводкой:
Дебет 76.09 — Кредит 62.01.
Проводка показывает, что обязательство вернуть обеспечительный платеж уменьшается, а задолженность арендатора по аренде погашается.
Для целей УСН сумма зачета признается доходом на дату подписания акта взаимозачета или иной даты, установленной документом о прекращении обязательств.
В более новых версиях 1С документ Корректировка долга может формировать запись в КУДиР автоматически. Однако в некоторых релизах программы, а также при нестандартной аналитике расчетов, автоматическая запись может не создаваться. Поэтому после проведения документа всегда проверяем регистр Книга учета доходов и расходов (раздел I).
Если запись в доходах не появилась, а платеж до зачета действительно не учитывался как доход, введем запись вручную через документ Записи книги доходов и расходов УСН.
Ручная запись требуется только тогда, когда одновременно выполняются два условия: первоначальный обеспечительный платеж не был включен в доходы при поступлении и программа не сформировала доходную запись на дату зачета автоматически.
Не используем ручную запись как способ исправить непонятную ситуацию без предварительной проверки. Сначала выясним, не был ли доход уже отражен по первоначальному поступлению денежных средств.
Для ручного отражения дохода выполним следующие действия.
Перейдем в раздел Операции.
Откроем подраздел операций по УСН.
Создадим документ Записи книги доходов и расходов УСН.
Укажем дату акта взаимозачета.
Откроем раздел или вкладку Книга учета доходов и расходов (раздел I).
Укажем документ-основание: акт взаимозачета, соглашение о зачете либо документ Корректировка долга.
В содержании операции укажем, что обеспечительный платеж зачтен в оплату аренды.
Отразим сумму зачета в графе доходов, например 50 000 рублей.
Проведем документ.
Сформируем КУДиР и проверим наличие доходной строки на дату зачета.
Такую запись необходимо делать только на сумму фактически зачтенного платежа. Не включаем в доход всю первоначальную сумму обеспечительного платежа, если часть денег была возвращена арендатору.
Если организация применяет УСН «доходы минус расходы», не отражаем сумму взаимозачета одновременно как расход только потому, что она связана с обеспечительным платежом. Доход от аренды и возврат обеспечительного платежа имеют разную экономическую природу.
Если первоначальный платеж не был доходом, возврат его остатка также не должен уменьшать доходы. В этом случае возврат отражается только как погашение обязательства перед арендатором.
Рассмотрим пример. Организация получила обеспечительный платеж 100 000 рублей и не включила его в КУДиР. Затем 50 000 рублей зачла в оплату аренды, а 50 000 рублей вернула арендатору.
В КУДиР отражаем только доход 50 000 рублей на дату взаимозачета. Возврат 50 000 рублей в КУДиР не отражаем ни в графе доходов, ни в графе расходов.
В бухгалтерском учете возврат может быть отражен проводкой:
Дебет 76.09 — Кредит 51.
Для оформления возврата используем документ Списание с расчетного счета. В зависимости от применяемой схемы учета выбираем вид операции и счет расчетов, соответствующие возврату обеспечительного платежа.
Не используем вид операции Возврат покупателю, если первоначально сумма не являлась авансом и не была включена в доходы УСН. В противном случае программа может попытаться уменьшить доходы, которых ранее не было.
Посмотрим на один и тот же платеж в сумме 100 000 рублей при двух разных условиях договора.
Первый вариант: платеж является авансом за последний месяц аренды.
При получении 100 000 рублей включаем всю сумму в доходы УСН.
При зачете 50 000 рублей в аренду повторно доход не признаем.
При возврате 50 000 рублей уменьшаем доходы текущего периода на 50 000 рублей.
Итоговый доход по операции составляет 50 000 рублей.
Второй вариант: платеж является обеспечительным и возвращается при отсутствии нарушений.
При получении 100 000 рублей доход УСН не признаем.
При зачете 50 000 рублей в оплату аренды признаем доход 50 000 рублей.
При возврате 50 000 рублей доходы не уменьшаем, потому что первоначально дохода не было.
Итоговый доход по операции также составляет 50 000 рублей.
Экономический результат в обоих вариантах одинаковый: организация получила 50 000 рублей арендной платы. Но даты отражения доходов и порядок формирования КУДиР отличаются.
Выбираем только один способ учета для одной суммы. Нельзя сначала включить платеж в доходы как аванс, а затем дополнительно включить сумму зачета как доход. Также нельзя не учитывать платеж при получении как обеспечительный, а затем уменьшать доходы при возврате, если дохода ранее не было.
Чтобы выбрать правильный вариант учета, проанализируем условия договора. Особое внимание уделим следующим формулировкам.
Указано ли, что платеж засчитывается в оплату последнего месяца аренды автоматически.
Предусмотрен ли возврат платежа после прекращения договора.
Может ли арендодатель удержать платеж только при нарушении обязательств арендатора.
Нужен ли отдельный акт или соглашение для зачета платежа в оплату аренды.
Установлено ли право арендатора потребовать зачет платежа в последний месяц аренды.
Предусмотрено ли, что остаток платежа возвращается арендатору.
Есть ли в соглашении о расторжении договора порядок расчета остатка обеспечительного платежа.
Если в договоре написано только «вносится залог в размере арендной платы за последний месяц», такой формулировки может быть недостаточно для однозначного вывода. Уточним, что происходит с суммой после прекращения аренды: автоматически ли она идет в оплату последнего месяца, возвращается ли арендатору или удерживается только при возникновении долга.
Для снижения налоговых рисков оформим отдельное соглашение или акт взаимозачета, в котором укажем сумму задолженности за аренду, сумму зачета обеспечительного платежа, дату прекращения обязательств и остаток денег, подлежащий возврату.
Организация применяет УСН «доходы минус расходы», поэтому может возникнуть желание отразить возврат денег арендатору как расход. Такой подход неверен.
Возврат аванса не является расходом, уменьшающим налоговую базу по УСН. При возврате суммы, которая ранее учитывалась в доходах, уменьшаем доходы текущего периода.
Возврат настоящего обеспечительного платежа также не является расходом, потому что при его получении организация не получила дохода. В данном случае происходит обычное погашение обязательства перед арендатором.
Не включаем возврат платежа в графу 5 КУДиР как расходы на аренду, услуги, расчеты с покупателями или прочие затраты. Это приведет к искажению налоговой базы.
После оформления документов сформируем отчеты по расчетам с арендатором. Для этого используем Оборотно-сальдовая ведомость, Анализ счета и Анализ субконто.
Если платеж учитывается как аванс, обычно проверяем счета 62.01 и 62.02. На счете 62.01 отражается задолженность арендатора за оказанные услуги, а на счете 62.02 — полученные авансы.
Если платеж учитывается как настоящий обеспечительный, дополнительно проверяем счет, выбранный для учета обеспечительных платежей, например 76.09.
Разберем, что необходимо проверить.
Есть ли первоначальное поступление денег от арендатора.
На каком счете и договоре отражена сумма поступления.
Есть ли начисление аренды за фактический период пользования помещением.
Правильно ли отражен взаимозачет между задолженностью арендатора и суммой полученного платежа.
Правильно ли отражен возврат остатка денег.
Отсутствует ли остаток по обеспечительному платежу после зачета и возврата всей суммы.
Не образовалась ли необоснованная задолженность по другому договору аренды.
Если поступление и возврат оформлены по разным договорам, программа может не сопоставить операции. В результате в КУДиР может появиться доход по первоначальному поступлению, но не появиться уменьшение дохода при возврате.
Связываем поступление, реализацию, взаимозачет и возврат одним контрагентом и одним договором аренды. При наличии нескольких договоров с одним арендатором особенно внимательно проверяем аналитику расчетов.
Иногда пользователи проверяют только печатную форму КУДиР и не видят причину ошибки. Рассмотрим более надежный способ диагностики.
Откроем документ поступления, документ взаимозачета и документ возврата. В каждом документе перейдем к движениям и проверим регистр Книга учета доходов и расходов (раздел I).
По документу поступления денег проверим, есть ли доходная запись. По документу возврата проверим, есть ли отрицательная запись, уменьшающая доходы. По документу Корректировка долга проверим, сформирована ли новая доходная запись.
Затем сопоставим записи между собой. Для авансового варианта должны увидеть:
доход на полную сумму первоначального поступления;
отсутствие второго дохода по зачету аванса;
отрицательный доход на сумму возврата.
Для обеспечительного варианта должны увидеть:
отсутствие дохода на дату первоначального поступления;
доход на сумму зачета обеспечительного платежа в оплату аренды;
отсутствие записи КУДиР по возврату остатка обеспечительного платежа.
Такой анализ позволяет определить, в каком документе нарушена логика учета. Не вносим ручные корректировки до проверки движений каждого документа.
Если платеж был учтен как аванс, а возврат не уменьшил доходы, разберем возможные причины.
Документ возврата оформлен не видом операции Возврат покупателю.
В документе возврата указан другой контрагент.
В документе возврата указан другой договор.
Возврат не связан с исходным документом поступления.
Документ возврата не проведен.
После исправления реквизитов документы не были перепроведены.
Отчет КУДиР сформирован за период, не включающий дату возврата.
Документы были введены после расчета налога УСН, но регламентная операция не была выполнена повторно.
В базе используются доработки, расширения или нестандартные правила отражения операций по УСН.
Сначала исправим исходные документы и перепроведем их в хронологическом порядке. Затем повторно сформируем отчет Книга доходов и расходов УСН.
Если по итогам перепроведения программа не создает запись на уменьшение доходов, проверим наличие движения в регистре. Если его нет, после анализа документов можно использовать Записи книги доходов и расходов УСН для отражения возврата как отрицательной суммы дохода.
Перед ручным вводом убедимся, что не создаем двойное уменьшение. Если документ Списание с расчетного счета уже сформировал отрицательную запись, дополнительную ручную запись не вводим.
После исправления документов необходимо обновить данные учета. Последовательность действий зависит от даты операции и от того, выполнялся ли расчет налога УСН за соответствующий период.
Разберем общий порядок.
Перепроведем исходный документ поступления денег.
Перепроведем документ реализации аренды.
Перепроведем документ Корректировка долга.
Перепроведем документ возврата денежных средств.
Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счетам расчетов.
Сформируем отчет КУДиР за период получения денег и за период возврата.
Если ранее выполнялось закрытие месяца, повторно выполним регламентные операции за затронутый период.
Проверим расчет налога УСН и сумму авансового платежа.
Не ограничиваемся закрытием текущего месяца, если первоначальный аванс поступил в прошлом квартале. Для проверки КУДиР важно анализировать как период поступления денег, так и период возврата.
Если период уже закрыт и отчетность сдана, сначала оценим, влияет ли исправление на сумму налога УСН. При необходимости подготовим корректировку расчета и уточненную декларацию в порядке, установленном налоговым законодательством.
После оформления всех операций выполним контрольный расчет. Он позволит убедиться, что в КУДиР осталась только фактическая сумма арендной платы.
Предположим, первоначально поступил платеж 100 000 рублей. Аренда за фактический период составила 50 000 рублей. Остальные 50 000 рублей были возвращены арендатору.
При авансовом варианте учета расчет должен выглядеть так:
Доход при поступлении аванса — 100 000 рублей.
Уменьшение дохода при возврате — 50 000 рублей.
Итоговый доход по операции — 50 000 рублей.
При обеспечительном варианте учета расчет должен выглядеть так:
Доход при поступлении обеспечительного платежа — 0 рублей.
Доход при зачете в оплату аренды — 50 000 рублей.
Доход или расход при возврате остатка — 0 рублей.
Итоговый доход по операции — 50 000 рублей.
Сравним итоговую сумму в КУДиР с суммой фактически оказанных арендных услуг. Если в КУДиР остается 100 000 рублей при фактической аренде 50 000 рублей, проверим возврат аванса. Если в КУДиР отражается 150 000 рублей, вероятнее всего, сумма была признана доходом и при получении, и при взаимозачете.
Рассмотрим ошибки, которые чаще всего приводят к неправильному формированию КУДиР.
Называем платеж залогом, но в договоре предусматриваем его автоматический зачет в последний месяц аренды. По существу это аванс, который учитывается в доходах при поступлении.
Отражаем настоящий обеспечительный платеж документом оплаты от покупателя. В результате программа включает сумму в доходы УСН раньше времени.
Включаем сумму взаимозачета в доходы второй раз. Если аванс уже был отражен в КУДиР, повторный доход приводит к двойному налогообложению.
Отражаем возврат аванса как расход. Возврат уменьшает доходы, а не формирует расход по УСН.
Оформляем возврат через прочее списание денег. Программа не распознает возврат аванса и не уменьшает доходы.
Используем другой договор при возврате. Взаимосвязь с первоначальным поступлением теряется.
Не оформляем акт взаимозачета. При настоящем обеспечительном платеже необходимо документально подтвердить дату и сумму прекращения обязательств.
Исправляем только проводки, но не проверяем регистр КУДиР. Бухгалтерский учет и налоговый учет УСН в 1С формируются разными регистрами.
Вводим ручную запись в КУДиР без проверки первоначального поступления. Это может привести к двойному учету дохода или двойному уменьшению доходов.
Если по договору сумма фактически является оплатой последнего месяца аренды, используем следующий алгоритм.
Проверим первоначальный документ Поступление на расчетный счет.
Убедимся, что сумма платежа уже отражена в доходах УСН.
Проверим документ реализации аренды за фактический период.
Оформим зачет части аванса в счет задолженности арендатора через Корректировка долга.
Не добавляем новую доходную запись в КУДиР на сумму зачета.
Оформим возврат неиспользованной части денег документом Списание с расчетного счета с видом операции Возврат покупателю.
Свяжем возврат с тем же контрагентом, договором и исходным документом поступления.
Проверим отрицательную запись в регистре Книга учета доходов и расходов (раздел I).
Сформируем КУДиР и убедимся, что в доходах осталась только сумма фактически оказанной аренды.
Если договор предусматривает возврат платежа и допускает его зачет только при наличии долга или по отдельному соглашению, используем другой порядок.
Отразим поступление обеспечительного платежа без включения суммы в доходы УСН.
Проверим, что документ поступления не создал запись в регистре Книга учета доходов и расходов (раздел I).
Начислим аренду за фактический период документом реализации.
Оформим акт взаимозачета или соглашение о зачете обеспечительного платежа в счет аренды.
Отразим зачет документом Корректировка долга.
Проверим, сформировался ли доход УСН на сумму зачета.
Если доходная запись не сформировалась автоматически, введем ее через документ Записи книги доходов и расходов УСН.
Вернем неиспользованный остаток обеспечительного платежа без отражения доходов или расходов в КУДиР.
Проверим, что итоговый доход соответствует сумме фактически погашенной арендной задолженности.
Если сумма, названная залогом, изначально была признана в 1С как аванс и включена в КУДиР в день поступления, то 50 процентов, зачтенные в оплату аренды, не должны попадать в КУДиР второй раз. Это нормальная логика учета при УСН.
В таком случае необходимо не добавлять доход по взаимозачету, а проверить, уменьшает ли программа доходы на сумму, возвращенную арендатору. Для возврата используем документ Списание с расчетного счета с видом операции Возврат покупателю, указываем того же арендатора, договор и исходный документ поступления.
Если же платеж по договору является настоящим обеспечительным платежом и подлежит возврату при отсутствии нарушений, не включаем его в доходы при поступлении. Доход возникает только в момент зачета части платежа в оплату аренды. В этом случае сумма зачета должна попасть в КУДиР на дату акта взаимозачета, а возвращенный остаток не отражается в КУДиР.
Главное правило: сначала определим экономическую сущность платежа по договору, затем проверим движения документов в регистре Книга учета доходов и расходов (раздел I) и только после этого будем корректировать данные в программе.
Информация носит справочный характер