← На главную

Рассмотрим ситуацию, когда организация на ОСН получила и оприходовала товар, затем обнаружила брак и вернула поставщику только часть поставки. Кладовщик уже оформил документ Возврат товаров поставщику, товар физически отправлен обратно, а поставщик направил через ЭДО универсальный корректировочный документ или корректировочный счет-фактуру.

При подписании входящего УКД программа предлагает создать документ Корректировка приобретения. Если согласиться и провести его с заполненной табличной частью, программа повторно уменьшит количество возвращенного товара. В результате один и тот же возврат попадет в учет дважды: первый раз через Возврат товаров поставщику, второй раз через Корректировка приобретения.

Главное правило в такой ситуации: один фактический возврат товара должен быть отражен только одним документом, который формирует движения по складу и уменьшает остатки. Нельзя одновременно проводить и возврат, и корректировку приобретения на одинаковое количество товара по одному основанию.

Выясним причину двойного списания

Разберем по шагам, почему программа предлагает создать корректировку и почему возникает задвоение.

Документ Возврат товаров поставщику отражает хозяйственную операцию возврата. Он уменьшает остатки товара на складе, изменяет состояние взаиморасчетов с поставщиком и фиксирует факт обратной отгрузки товара. Такой документ удобно использовать, когда необходимо оформить складскую операцию, подготовить накладную, контролировать отгрузку, использовать ордерную схему, отражать серийные номера, маркировку, партии или прослеживаемые товары.

Документ Корректировка приобретения предназначен для изменения показателей первоначальной закупки. С его помощью можно уменьшить количество, изменить цену, скорректировать сумму НДС, отразить скидку, недопоставку, перепоставку, изменение стоимости по соглашению сторон или частичный отказ от ранее поступивших товаров.

С точки зрения программы уменьшение количества товара в первоначальном поступлении и возврат части товара поставщику приводят к похожему результату: количество товаров в учете уменьшается. Поэтому в ряде сценариев Корректировка приобретения может использоваться вместо документа Возврат товаров поставщику.

Именно поэтому при получении УКД через ЭДО программа распознает, что поставщик изменяет показатели первоначального документа поступления. После этого система предлагает создать Корректировка приобретения, поскольку УКД содержит сведения о количестве и стоимости товаров до изменения и после изменения.

Проблема появляется в момент, когда возврат уже оформлен отдельным документом. В этом случае программа не всегда может автоматически определить, что товар уже списан со склада именно документом возврата. Входящий УКД привязывается к исходному поступлению, а не к уже проведенному возврату. Поэтому система предлагает отразить уменьшение количества еще раз.

Таким образом, причина ошибки заключается не в самом УКД и не в самом возврате, а в одновременном отражении одной хозяйственной операции двумя разными документами.

Рассмотрим пример двойного списания

Посмотрим на условный пример. Организация получила от поставщика 100 единиц товара. После приемки и оприходования обнаружен брак в количестве 12 единиц. Эти 12 единиц возвращаются поставщику.

Кладовщик оформляет Возврат товаров поставщику на 12 единиц. После проведения документа на складе остается 88 единиц товара.

Затем поставщик направляет УКД, в котором указано изменение количества: было 100 единиц, стало 88 единиц. При подписании УКД программа создает Корректировка приобретения и также уменьшает количество на 12 единиц.

После проведения корректировки программа будет считать, что возвращено уже 24 единицы товара. На складе вместо 88 единиц может остаться 76 единиц. Такое расхождение приведет к ошибкам в остатках, себестоимости, взаиморасчетах, НДС, отчетах по движению товаров и обмене с бухгалтерской базой.

Разберем расчет:

1. Первоначальное поступление: 100 единиц.
2. Возврат товаров поставщику: минус 12 единиц.
3. Остаток после возврата: 88 единиц.
4. Корректировка приобретения на те же 12 единиц: еще минус 12 единиц.
5. Ошибочный остаток: 76 единиц.

Поэтому необходимо выбрать один способ отражения уменьшения товара: либо возврат, либо корректировку приобретения.

Решение 1. Оформлять возврат только документом «Корректировка приобретения»

Первый вариант подходит, когда поставщик оформляет возврат через УКД, а организация хочет вести учет операции единым документом. В этом случае не нужно заранее оформлять документ Возврат товаров поставщику. Вместо него необходимо отразить возврат документом Корректировка приобретения.

Этот вариант особенно удобен, когда поставщик направляет корректировочный счет-фактуру или УКД в связи с уменьшением количества ранее поставленного товара. В таком случае документ корректировки будет одновременно отражать уменьшение количества, изменение суммы взаиморасчетов и налоговые последствия по НДС.

Рассмотрим порядок работы.

1. Откроем первоначальный документ приобретения, по которому был получен товар.
2. Создадим на его основании документ Корректировка приобретения.
3. Укажем вариант операции, соответствующий корректировке по согласованию сторон или уменьшению количества приобретенных товаров.
4. В табличной части оставим только возвращаемые позиции либо укажем скорректированное количество в соответствии с форматом документа.
5. Проверим количество товара до и после корректировки.
6. Проверим цену, ставку НДС, сумму без НДС, сумму НДС и итоговую стоимость.
7. Зарегистрируем реквизиты полученного УКД или корректировочного счета-фактуры.
8. Проведем документ только после проверки движений по товарным регистрам и взаиморасчетам.

При таком подходе не возникает двойного списания, потому что складское уменьшение количества будет сформировано единственным документом — Корректировка приобретения.

Рассмотрим подробнее, почему этот вариант часто рекомендуют при работе с УКД. Универсальный корректировочный документ содержит данные, подтверждающие изменение стоимости или количества ранее поставленных товаров. Поэтому его логично отражать документом корректировки, а не отдельным возвратом, если именно УКД является основным первичным документом по операции.

В этом случае необходимо заранее согласовать с поставщиком, какой комплект документов будет использоваться. Если поставщик направляет УКД, а покупатель отражает возврат через корректировку приобретения, не следует одновременно создавать вторую товарную накладную, которая повторяет ту же операцию в учете.

Этот вариант следует выбирать до оформления возврата. Если возврат уже проведен отдельным документом, создавать полноценную корректировку приобретения с товарами на ту же сумму и количество нельзя.

Когда вариант с корректировкой приобретения наиболее удобен

Рассмотрим ситуации, когда логично использовать именно Корректировка приобретения.

1. Поставщик направляет УКД на уменьшение количества товара.
2. Возврат оформляется по согласованию сторон после приемки товара.
3. Необходимо зарегистрировать корректировочный счет-фактуру поставщика.
4. Возврат не требует отдельного складского процесса с расходными ордерами.
5. Необходимо отразить изменение цены, скидку или уменьшение стоимости без физического возврата товара.
6. Организация ведет регламентированный учет непосредственно в УТ либо передает документы в бухгалтерскую программу по настроенному обмену.

При этом необходимо помнить, что корректировка приобретения подходит не только для возвратов. Она применяется и в других ситуациях: при ретроспективной скидке, исправлении цены, недопоставке, перепоставке, изменении номенклатурных данных, уменьшении стоимости услуг или уточнении количества после приемки.

Поэтому не следует отключать функциональность корректировок только потому, что в одной конкретной операции возникло двойное списание. Сначала необходимо определить, какой документ должен быть основным в учетной схеме.

Решение 2. Оформлять возврат документом «Возврат товаров поставщику» и не создавать вторую товарную корректировку

Второй вариант подходит, когда возврат уже оформлен складским документом Возврат товаров поставщику. Например, кладовщик подготовил товар к отправке, оформил отгрузку, распечатал накладную, передал товар перевозчику, списал маркированные коды или отразил возврат с ордерной схемой.

В такой ситуации документ Возврат товаров поставщику должен остаться единственным документом, который уменьшает товарный остаток. Входящий УКД не должен формировать еще одно списание товара.

Разберем последовательность действий.

1. Проверим, что документ Возврат товаров поставщику проведен и содержит правильное количество возвращаемого товара.
2. Проверим, что в табличной части возврата заполнен реквизит Документ закупки.
3. Укажем в качестве документа закупки исходное поступление, по которому поставщик выставил УКД.
4. Проверим, что номенклатура, характеристики, серии, партии, единицы измерения и ставки НДС совпадают с исходным поступлением.
5. Подпишем входящий документ ЭДО только после проверки соответствия фактическому возврату.
6. Не будем проводить вторую корректировку приобретения с заполненной табличной частью на те же товары.
7. Проверим движение товара по складу и состояние взаиморасчетов с поставщиком.

Реквизит Документ закупки имеет особое значение. Он связывает возврат с первоначальным приобретением. Такая связь необходима для корректной аналитики, контроля возвращаемых партий, работы с исходными документами закупки и отражения операций, связанных с корректировочными счетами-фактурами.

Если в документе возврата не указан исходный документ закупки, могут возникнуть сложности с определением исходного счета-фактуры, с сопоставлением УКД, с контролем партий, с регистрацией сведений для НДС и с анализом взаиморасчетов.

Перед проведением возврата всегда проверяйте заполнение реквизита Документ закупки. Не оставляйте его пустым, если возврат выполняется по ранее оформленному поступлению.

Как зарегистрировать УКД, если возврат уже проведен

Рассмотрим подробнее наиболее сложную часть задачи: что делать с входящим УКД, если товар уже списан документом возврата.

В зависимости от версии УТ, настройки регламентированного учета, используемого модуля ЭДО и схемы обмена с бухгалтерской программой возможны разные варианты отражения документа.

В актуальных релизах УТ предусмотрены механизмы работы с корректировочными счетами-фактурами по возвратам товаров. Однако набор реквизитов, доступных в форме документа, может отличаться в зависимости от версии конфигурации, включенных функциональных опций и прав пользователя.

Если в форме документа возврата доступна регистрация корректировочного счета-фактуры, необходимо использовать именно этот механизм. В таком случае реквизиты УКД или корректировочного счета-фактуры следует зарегистрировать по документу возврата, не создавая отдельную корректировку приобретения на те же товарные строки.

Если в используемом релизе УТ такой возможности нет, необходимо разделить две задачи:

1. Отразить физическое движение товара через документ Возврат товаров поставщику.
2. Отразить налоговый документ и его реквизиты в регламентированном учете без повторного списания товара.

В организациях, которые используют связку УТ и Бухгалтерии предприятия, часто применяют следующую схему. В УТ отражают складской возврат и оперативные взаиморасчеты. Затем документ передают в Бухгалтерию предприятия. В бухгалтерской программе регистрируют полученный корректировочный счет-фактуру по возврату и отражают НДС в соответствии с учетной политикой организации.

Такой подход позволяет не дублировать складские движения в УТ и одновременно корректно учитывать корректировочный счет-фактуру в бухгалтерской базе.

При использовании этой схемы необходимо проверить, как настроен обмен между базами. Особое внимание уделим следующим вопросам:

1. Передается ли документ Возврат товаров поставщику в бухгалтерскую программу.
2. Передаются ли реквизиты исходного документа закупки.
3. Передаются ли сведения о входящем УКД или корректировочном счете-фактуре.
4. Не формируется ли в Бухгалтерии предприятия дополнительная корректировка, которая повторяет возврат.
5. Не происходит ли повторное списание товара при загрузке документов обмена.
6. Корректно ли отражается НДС в книге продаж или книге покупок в зависимости от даты и порядка принятия НДС к вычету.

Не удаляйте подписанный электронный документ только ради устранения двойного списания. Необходимо отделять факт подписания УКД в ЭДО от способа его отражения в учетной системе.

Решение 3. Использовать отключение функциональности «Корректировки приобретений» как технический обходной вариант

Рассмотрим вариант, который был применен в обсуждаемой ситуации. Если возврат уже отражается документом Возврат товаров поставщику, а входящий УКД через ЭДО автоматически предлагает создать полноценную корректировку приобретения, можно отключить функциональную опцию Корректировки приобретений.

Обычно настройка находится по пути:

НСИ и администрирование — Закупки — Документы закупок — Корректировки приобретений.

В некоторых версиях конфигурации путь может немного отличаться. Например, раздел может называться Настройка НСИ и разделов, а группа настроек может находиться внутри блока закупок или регламентированного учета.

После отключения функциональности документы Корректировка приобретения становятся недоступными для обычного ручного оформления. При этом при обработке входящего УКД через ЭДО система в некоторых сценариях все равно может сформировать технический документ корректировки, но без заполненной табличной части и без движений по товарным регистрам.

В результате сохраняется связь с электронным документом, но товар не списывается повторно. Это устраняет задвоение остатков.

Разберем порядок применения этого варианта.

1. Проверим, что возвраты поставщикам в организации всегда отражаются документом Возврат товаров поставщику.
2. Проверим, что документ возврата корректно передается в бухгалтерскую программу или отражается в регламентированном учете УТ.
3. Откроем настройки закупок.
4. Отключим функциональную опцию Корректировки приобретений.
5. Повторно обработаем входящий УКД в ЭДО.
6. Проверим, что автоматически созданный документ не содержит товарных строк.
7. Проверим, что документ не формирует движения по товарам, складам, взаиморасчетам и НДС.
8. Проверим остатки товара после проведения возврата.
9. Проверим, что УКД сохранен в архиве ЭДО и имеет корректный статус подписания.

Этот способ может быть полезен, если организация использует УТ преимущественно для оперативного и складского учета, а регламентированный учет НДС ведется в Бухгалтерии предприятия.

Однако рассмотрим важное ограничение. Отключение функциональности Корректировки приобретений влияет не только на возвраты. После отключения станет невозможно штатно оформлять другие корректировки закупок: изменение цены, ретроспективные скидки, исправления количества, уменьшение стоимости услуг, уточнение НДС и другие случаи, когда возврата товара фактически нет.

Поэтому отключение корректировок приобретений следует рассматривать как технический обходной вариант, а не как универсальное решение для всех организаций.

Перед внедрением такой настройки необходимо проанализировать все сценарии работы с поставщиками. Если организация регулярно получает скидки от поставщиков, корректировочные счета-фактуры, исправительные документы или УКД на изменение цены, отключение функциональности может создать новые проблемы.

Когда не следует отключать корректировки приобретений

Разберем ситуации, в которых функциональность Корректировки приобретений лучше оставить включенной.

1. Поставщики часто предоставляют ретроспективные скидки.
2. Организация получает корректировочные счета-фактуры на изменение цены без физического возврата товара.
3. Необходимо исправлять ошибки в количестве, стоимости или ставке НДС по закупкам.
4. Регламентированный учет ведется непосредственно в УТ.
5. УТ используется как основная база для формирования документов по НДС.
6. В организации регулярно возникают расхождения по приемке товара.
7. Необходимо отражать изменения поступления после закрытия периода.
8. В учетной схеме используются сложные операции с комиссионной торговлей, товарами в пути, прослеживаемыми товарами, импортом или несколькими организациями.

В таких случаях лучше настроить процесс так, чтобы по каждому виду операции использовался один основной документ. Для возврата — либо Возврат товаров поставщику, либо Корректировка приобретения. Для скидки или изменения стоимости без возврата — только Корректировка приобретения.

Разберем различие между возвратом и корректировкой приобретения

Чтобы исключить ошибки в будущем, необходимо разделять хозяйственные ситуации.

Документ Возврат товаров поставщику целесообразно использовать, когда товар физически передается обратно поставщику. Например, товар оказался бракованным, не соответствует договору, имеет повреждения, не прошел входной контроль, имеет неверные характеристики, подлежит замене или возвращается по соглашению сторон.

Документ Корректировка приобретения целесообразно использовать, когда необходимо изменить показатели первоначального поступления. Например, поставщик уменьшил цену, предоставил скидку, уточнил количество, признал недопоставку, исправил ошибку в стоимости или направил УКД на изменение данных ранее оформленного поступления.

На практике один и тот же возврат может быть отражен одним из этих документов. Поэтому необходимо заранее закрепить методику в регламенте работы организации.

Рассмотрим рекомендуемое правило для сотрудников.

1. Если товар физически возвращается и склад ведет отдельную отгрузочную операцию, используем Возврат товаров поставщику.
2. Если возврат отражается через УКД и не требует отдельного складского документа, используем Корректировка приобретения.
3. Если изменяется только цена или сумма без возврата товара, используем Корректировка приобретения.
4. Если товар не был принят на учет и расхождение обнаружено при приемке, анализируем возможность оформления акта расхождений или корректного первоначального поступления без отдельного возврата.
5. Если товар уже возвращен документом возврата, не создаем вторую корректировку приобретения на те же строки.

Как действовать при расхождениях, обнаруженных во время приемки

Рассмотрим отдельный сценарий, который часто путают с возвратом. Если брак, недостача, излишки или несоответствие обнаружены непосредственно при приемке, до окончательного оприходования товара, не всегда нужно сначала принимать товар на склад, а затем оформлять возврат.

В такой ситуации целесообразно оформить расхождения по поставке, зафиксировать фактическое количество и согласовать с поставщиком дальнейший порядок работы. В зависимости от условий договора и принятой методики может использоваться акт расхождений, корректировка поставки, отказ от части товара или оформление поступления только по фактически принятому количеству.

Такой подход позволяет избежать лишних документов. Если организация фактически не приняла бракованный товар, нет необходимости сначала отражать его как полученный, затем списывать возвратом и затем корректировать входящий документ.

Однако в рассматриваемой ситуации товар уже был оприходован. Поэтому необходимо работать с уже оформленным поступлением и не создавать повторные движения.

Проверим документы перед подписанием УКД

Перед подписанием входящего УКД через ЭДО необходимо провести контроль. Рассмотрим перечень проверок, которые помогут избежать ошибок.

1. Проверим номер и дату исходного документа поступления.
2. Проверим, что поставщик указан тот же, что и в первоначальной закупке.
3. Проверим договор, организацию, склад и подразделение.
4. Проверим, что номенклатура соответствует реально возвращенному товару.
5. Проверим количество товара до и после корректировки.
6. Проверим единицы измерения, упаковки, характеристики, серии и партии.
7. Проверим цену и сумму без НДС.
8. Проверим ставку НДС и сумму НДС.
9. Проверим причину корректировки: брак, частичный возврат, недопоставка, скидка или иное соглашение.
10. Проверим, что количество в УКД совпадает с количеством в возвратной накладной.
11. Проверим, что по этому же количеству не создана другая корректировка приобретения.
12. Проверим, что возврат не был оформлен повторно другим пользователем.

Особое внимание уделим сопоставлению количества. В УКД могут быть указаны данные до изменения и после изменения, а не только количество, которое возвращается. Например, в исходном документе было 100 единиц, а после корректировки стало 88 единиц. В документе возврата при этом должно быть указано 12 единиц.

Если сотрудник ошибочно перенесет в возврат 88 единиц вместо 12 единиц, возникнет крупное расхождение. Поэтому необходимо понимать логику показателей документа: УКД отражает новое состояние исходной поставки, а возврат отражает количество, которое фактически уходит обратно поставщику.

Как проверить, что двойного списания нет

После оформления документов необходимо выполнить контроль учета. Не ограничимся только просмотром формы документа. Проверим фактические остатки, движения, взаиморасчеты и данные для регламентированного учета.

Разберем контрольный алгоритм.

1. Откроем отчет по остаткам товаров на складе.
2. Сравним фактический остаток с количеством, которое должно было остаться после возврата.
3. Проверим движения документа Возврат товаров поставщику.
4. Проверим движения документа Корректировка приобретения, если он был создан.
5. Проверим, не содержит ли корректировка те же товарные строки, которые уже списаны возвратом.
6. Проверим взаиморасчеты с поставщиком до и после возврата.
7. Проверим, не образовалась ли ошибочная переплата, задолженность или двойное уменьшение долга.
8. Проверим данные по НДС в регламентированном учете или в бухгалтерской программе.
9. Проверим статус документа в ЭДО.
10. Проверим обмен между УТ и Бухгалтерией предприятия, если используется синхронизация.

Для контроля товарных остатков можно использовать стандартные отчеты по товарам на складах, ведомости по товарам организаций, отчеты по движениям товаров, отчеты по партиям и отчеты по серийным номерам. Конкретный состав отчетов зависит от настроек конфигурации и используемой схемы учета.

Для контроля взаиморасчетов используем ведомости расчетов с поставщиками, карточки расчетов по контрагентам, анализ задолженности поставщикам и акты сверки.

Для контроля регламентированного учета необходимо дополнительно проверить, как операция попала в бухгалтерскую базу, в книгу продаж, в книгу покупок и в учет входного НДС.

Разберем последствия по НДС

При частичном возврате товара поставщик обычно оформляет корректировочный счет-фактуру или УКД на уменьшение стоимости отгруженных товаров. Для покупателя такой документ важен не только как подтверждение изменения взаиморасчетов, но и как основание для корректировки НДС.

Если входной НДС по первоначальному поступлению был принят к вычету, покупателю необходимо восстановить НДС в части, относящейся к уменьшению стоимости или количества товара. Если НДС еще не был принят к вычету, порядок отражения может отличаться: к вычету может быть заявлена уже уменьшенная сумма НДС по первоначальному поступлению.

Порядок отражения зависит от даты поступления товара, даты возврата, даты получения корректировочного счета-фактуры, даты принятия НДС к вычету, закрытия налогового периода и используемой учетной политики.

Поэтому при работе в УТ необходимо заранее определить, где именно организация ведет регламентированный учет НДС:

1. непосредственно в 1С:Управление торговлей;
2. в связке УТ и 1С:Бухгалтерия предприятия;
3. в отдельной бухгалтерской базе, куда передаются документы из УТ;
4. в нетиповой конфигурации с доработанным обменом.

Не следует исправлять проблему двойного списания только по остаткам товаров. Необходимо одновременно проверить корректность взаиморасчетов и отражения НДС.

Что делать, если документы уже проведены дважды

Рассмотрим ситуацию, когда возврат уже проведен, УКД подписан, а корректировка приобретения уже создана и проведена. В этом случае необходимо аккуратно исправить учет.

Прежде всего определим, какой документ должен остаться основным. Если товар уже физически отправлен поставщику и возврат оформлен складским документом, обычно основным остается Возврат товаров поставщику. Если фактический возврат еще не оформлялся и операция должна отражаться через УКД, основным может стать Корректировка приобретения.

Не следует сразу удалять документы. Сначала необходимо проверить, были ли на их основании созданы связанные операции: расходные ордера, задания на отгрузку, документы по маркировке, транспортные документы, корректировочные счета-фактуры, документы обмена с бухгалтерской базой, платежные документы или акты сверки.

Рассмотрим безопасный порядок исправления.

1. Сделаем резервную копию информационной базы или выполним исправления сначала в тестовой копии.
2. Определим документ, который должен остаться единственным источником складского движения.
3. Проверим наличие связанных документов и движений.
4. Отменим проведение дублирующего документа либо оформим его отражение без товарных строк, если это допускает используемая схема ЭДО.
5. Не будем удалять подписанный УКД из архива ЭДО без необходимости.
6. Перепроверим остатки товара, взаиморасчеты и НДС.
7. Проверим обмен с бухгалтерской программой.
8. При необходимости выполним перепроведение связанных документов в правильной последовательности.

Если период уже закрыт, сформирована отчетность или документы переданы в бухгалтерскую программу, исправление требует повышенной осторожности. В таком случае необходимо сначала определить, в каком периоде возникла ошибка, какие регистры затронуты и нужно ли отражать исправление текущим периодом.

Если организация ведет налоговый учет по ОСН и ошибка затронула НДС, желательно согласовать способ исправления с бухгалтером, который отвечает за книги покупок, книги продаж и декларацию по НДС.

Рассмотрим организационный регламент для кладовщика и бухгалтера

Чтобы избежать повторения ситуации, полезно закрепить порядок работы между складом, закупщиками, бухгалтерией и сотрудниками, отвечающими за ЭДО.

Кладовщик должен оформлять физическое движение товара. Бухгалтер или специалист по закупкам должен определить, каким документом будет отражаться финансовая и налоговая часть операции. Сотрудник, подписывающий документы ЭДО, должен проверять, не создает ли входящий УКД второй документ на уже отраженный возврат.

Рассмотрим пример регламента.

1. При обнаружении брака составляем внутренний документ или акт о выявленных недостатках.
2. Согласовываем с поставщиком количество, стоимость и способ оформления возврата.
3. Определяем единый учетный документ: Возврат товаров поставщику или Корректировка приобретения.
4. Если выбран возврат, оформляем складскую операцию и обязательно указываем исходный Документ закупки.
5. Если выбран УКД как основной документ, не создаем отдельный возврат на те же товарные строки.
6. Перед подписанием УКД сверяем количество, цены и основание корректировки.
7. После отражения операции проверяем остатки, взаиморасчеты и НДС.
8. Фиксируем в комментарии к документу причину возврата и реквизиты связанного электронного документа.

Такой регламент особенно важен при большом количестве возвратов, работе нескольких складов, использовании ЭДО, обмене с Бухгалтерией предприятия, работе с маркированными товарами и наличии нескольких пользователей, которые могут оформлять документы одновременно.

Особенности при работе с маркированными, серийными и прослеживаемыми товарами

При возврате маркированных, серийных, импортных или прослеживаемых товаров необходимо дополнительно контролировать идентификационные сведения. Простого уменьшения количества может быть недостаточно.

Если товар маркируется средствами идентификации, необходимо проверить, что в документе возврата отражены именно те коды маркировки, которые фактически возвращаются поставщику. Если товар ведется по сериям, необходимо проверить серии. Если используется учет номеров ГТД или РНПТ, необходимо проверить соответствующие реквизиты.

В таких случаях особенно опасно проводить одновременно возврат и корректировку приобретения. Двойное списание может привести не только к неверному товарному остатку, но и к расхождению по кодам маркировки, сериям, партиям, номерам ГТД или сведениям о прослеживаемости.

Поэтому при работе с такими товарами рекомендуем сначала отразить операцию в тестовой базе или на копии документа, проверить движения и только затем проводить документ в рабочей информационной базе.

Что выбрать в рассматриваемой ситуации

Проанализируем исходные условия. Товар уже был получен и оприходован. Часть товара оказалась бракованной. Кладовщик оформил Возврат товаров поставщику, товарная накладная передана через ЭДО. Поставщик направил УКД или корректировочный счет-фактуру.

В этой ситуации нельзя проводить полноценную Корректировку приобретения на те же товарные строки, потому что возврат уже уменьшил остатки товара.

Дальнейший порядок зависит от выбранной учетной схемы.

Если организация хочет использовать УКД как основной документ, необходимо отказаться от отдельного документа возврата в будущих аналогичных операциях и оформлять уменьшение товара только через Корректировка приобретения.

Если организация хочет продолжать использовать складской документ возврата, необходимо не допускать повторного товарного отражения входящего УКД. Для этого следует использовать штатную регистрацию корректировочного счета-фактуры по возврату, если она доступна в используемом релизе, либо передавать налоговую часть операции в Бухгалтерию предприятия без создания второго складского списания.

Отключение настройки Корректировки приобретений может устранить двойное списание в конкретной схеме, когда УТ используется для складского учета, а регламентированный учет ведется в другой базе. Но перед отключением необходимо оценить, нужны ли организации корректировки закупок в других хозяйственных ситуациях.

Итоговый алгоритм работы

Подведем итог и сформируем практический алгоритм.

1. Не отражаем один возврат одновременно документами Возврат товаров поставщику и Корректировка приобретения.
2. Определяем, какой документ будет основным для уменьшения товарного остатка.
3. Если выбран возврат, обязательно заполняем в нем Документ закупки.
4. Если выбран УКД, используем Корректировка приобретения вместо отдельного возврата.
5. Перед подписанием УКД проверяем количество до и после корректировки.
6. Не допускаем проведения корректировки, которая повторяет уже проведенный возврат.
7. Проверяем остатки, взаиморасчеты и НДС после оформления документов.
8. При обмене с Бухгалтерией предприятия контролируем, чтобы операция не дублировалась при синхронизации.
9. Отключаем функциональность Корректировки приобретений только после анализа всех сценариев закупок и только как технический вариант для конкретной учетной схемы.
10. При работе с закрытыми периодами, маркировкой, сериями, РНПТ или НДС исправляем ошибку только после проверки связанных документов и регистров.

Основной вывод: УКД и возврат товара могут описывать одну и ту же хозяйственную операцию, но в учетной системе она должна быть проведена только один раз. Выбираем единый документ для складского движения, а корректировочный счет-фактуру отражаем так, чтобы он не создавал повторного списания товара.

Информация носит справочный характер