Рассмотрим ситуацию: организация на ОСНО получила убыток по налогу на прибыль за 9 месяцев и планирует не учитывать часть расходов при расчете налога на прибыль. В частности, речь идет об аренде, обучении, аттестации работников, интернете и иных услугах, по которым поставщики предъявили НДС.
Основной вопрос заключается в следующем: можно ли отнести расходы на счет 91.02 как не принимаемые в налоговом учете по налогу на прибыль, но при этом заявить «входной» НДС по этим услугам к вычету?
В общем случае право на вычет НДС не зависит напрямую от того, уменьшают ли эти же расходы налоговую базу по налогу на прибыль. Налог на прибыль и НДС регулируются разными главами Налогового кодекса и имеют разные условия признания расходов и вычетов.
Однако не следует делать вывод, что любые расходы можно формально признать неучитываемыми по налогу на прибыль, а НДС по ним всегда принимать к вычету. Разберем по шагам, какие условия нужно проверить, почему опасно искусственно относить обычные расходы на 91.02 и как корректно отразить операции в 1С.
Начнем с главного правила. Для налога на прибыль организация определяет, можно ли признать затраты расходами, уменьшающими налоговую базу. Для этого расходы должны быть документально подтверждены, экономически обоснованы и направлены на получение дохода.
Для НДС проверяем другой набор условий. Чтобы принять «входной» НДС к вычету, товары, работы, услуги или имущественные права должны использоваться либо предназначаться для использования в деятельности, облагаемой НДС.
Таким образом, один и тот же расход может иметь разный порядок учета:
Например, организация арендует офис, в котором работают сотрудники, заключающие договоры с покупателями, оформляющие реализацию и сопровождающие облагаемую НДС деятельность. Аренда связана с работой организации. При наличии документов и счета-фактуры «входной» НДС по аренде, как правило, можно принять к вычету.
Если по каким-либо причинам расход на аренду не уменьшил налоговую базу по налогу на прибыль, это само по себе еще не означает автоматический запрет на вычет НДС. Но необходимо выяснить причину, по которой расход не принимается в налоговом учете.
Ключевой вопрос нужно ставить не так: «Принят ли расход по налогу на прибыль?», а так: «Используется ли приобретенная услуга в деятельности, облагаемой НДС, и выполнены ли все условия для вычета?»
Рассмотрим подробнее базовые условия, которые необходимо проверить перед тем, как заявить НДС к вычету.
Рассмотрим пример с интернетом. Организация заключила договор с оператором связи, ежемесячно получает услуги доступа в интернет, использует связь для работы сотрудников, электронной переписки с клиентами, передачи документов, работы с электронной отчетностью и сопровождения продаж.
Если оператор выставил акт и счет-фактуру, услуга принята к учету, а организация ведет деятельность, облагаемую НДС, то «входной» НДС по интернету можно принять к вычету. При этом не имеет решающего значения, сформировала организация прибыль или убыток за 9 месяцев.
Сам по себе убыток по налогу на прибыль не лишает организацию права на вычет НДС. НДС не зависит от того, положительный или отрицательный финансовый результат получен за отчетный период.
Разберем распространенную ошибку. Иногда организацию пытаются вывести из убытка за 9 месяцев, относя обычные производственные или управленческие расходы на счет 91.02 и устанавливая для статьи расходов признак «не принимается к налоговому учету».
Формально программа позволит выбрать счет 91.02 и статью прочих доходов и расходов со снятым признаком Принимается к налоговому учету. В результате расход будет отражен в бухгалтерском учете, но не уменьшит налоговую базу по налогу на прибыль.
Однако такой способ нельзя использовать только для того, чтобы не показать убыток в декларации.
Рассмотрим причину. Аренда офиса, услуги связи, обучение сотрудников, аттестация, программное обеспечение, бухгалтерское сопровождение, консультации и другие аналогичные расходы обычно связаны с деятельностью организации. При наличии документов и экономической связи с деятельностью такие расходы, как правило, должны учитываться при расчете налога на прибыль.
Если организация исключает их из налоговых расходов только для формирования небольшой прибыли в декларации, возникает искусственное расхождение между:
Например, аренда помещения используется для работы отдела продаж, бухгалтерии, руководителя и сотрудников, связанных с облагаемой НДС реализацией. Экономическая обоснованность аренды очевидна. Если признать такую аренду неучитываемым расходом исключительно ради отсутствия убытка, это не меняет фактическую связь аренды с деятельностью организации.
Не следует выбирать счет учета и признак принятия расхода к налоговому учету исходя из желаемого показателя декларации. Сначала определим экономическое содержание операции, а затем настроим учет.
Разберем терминологию. Выражение «списать расходы за счет прибыли» часто используется в разговорной речи, но не всегда отражает правильную логику учета.
Расход не становится расходом «за счет прибыли» только потому, что его отразили на счете 91.02 или не приняли в налоговом учете. Организация все равно понесла затраты, уменьшила активы либо увеличила обязательства. В бухгалтерской отчетности такие затраты могут уменьшить финансовый результат.
Если расход не принимается в налоговом учете, это означает, что он не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль. В 1С такая операция обычно формирует постоянную разницу, которая влияет на расчет текущего налога на прибыль.
Поэтому не следует воспринимать счет 91.02 как специальный инструмент для переноса расходов из налоговой декларации в будущий период. Счет бухгалтерского учета не определяет сам по себе дату и правомерность признания расхода для налога на прибыль.
Рассмотрим правильный подход:
Рассмотрим ситуации, в которых расход по налогу на прибыль может не уменьшать налоговую базу, но вопрос вычета НДС нужно анализировать отдельно.
Первый вариант — расход не принят по налогу на прибыль из-за специального ограничения главы по налогу на прибыль, но услуга фактически связана с облагаемой НДС деятельностью. В такой ситуации нужно отдельно проверить нормы по НДС. Сам факт непринятия расхода по налогу на прибыль не всегда означает запрет на вычет НДС.
Второй вариант — расход временно не признан в налоговом учете, поскольку относится к будущим периодам. Например, организация оплатила услуги заранее, но период оказания услуг еще не начался. В этом случае необходимо отдельно определить момент признания расходов по налогу на прибыль и момент возникновения права на вычет НДС.
Третий вариант — организация несет расходы, которые в бухгалтерском учете отражаются как прочие, но они связаны с операциями, облагаемыми НДС. Здесь также необходимо анализировать фактическое назначение затрат.
Однако во всех этих случаях важно не подменять реальную причину непринятия расходов искусственной настройкой в 1С.
Например, организация ошибочно установила для статьи расходов признак Не принимается к налоговому учету. В результате программа не включила расход в налоговую базу по налогу на прибыль. При этом услуга фактически использована в облагаемой НДС деятельности, а НДС принят к вычету.
В такой ситуации необходимо не оставлять ошибочную настройку, а исправить статью расходов и восстановить корректный налоговый учет. Право на вычет НДС может сохраняться, но налоговый учет по налогу на прибыль необходимо привести в соответствие с фактическими обстоятельствами.
Теперь рассмотрим ситуации, в которых сам факт наличия счета-фактуры еще не дает права на вычет НДС.
Первое основание — услуга используется исключительно в необлагаемых НДС операциях. Например, организация оказывает услуги, освобожденные от НДС, и приобретает услуги, предназначенные только для этой освобожденной деятельности. В таком случае «входной» НДС не принимаем к вычету, а учитываем в стоимости услуг, товаров, работ или в составе расходов.
Второе основание — услуга используется для операций, не признаваемых объектом обложения НДС. В этом случае также необходимо включать «входной» НДС в стоимость расходов, если нет специальных правил.
Третье основание — услуга приобретена для личных, социальных или иных непроизводственных целей, не связанных с облагаемой НДС деятельностью организации.
Например, организация оплачивает работнику обучение, которое не связано с его трудовой функцией, не требуется для деятельности работодателя и не используется для получения дохода. В такой ситуации возникают риски не только по налогу на прибыль, но и по НДС.
Если услуга не связана с облагаемой НДС деятельностью, принимать НДС к вычету нельзя. Нельзя обосновать вычет только тем, что поставщик выставил счет-фактуру с выделенной суммой НДС.
Четвертое основание — услуга не подтверждена документами либо операция носит формальный характер. Для вычета НДС недостаточно платежного поручения. Необходимо подтвердить, что услуга действительно оказана и принята организацией.
Пятое основание — организация применяет раздельный учет, но не определила, в какой деятельности используется приобретенная услуга. В такой ситуации нельзя автоматически заявлять весь НДС к вычету.
Если расход не принимается по налогу на прибыль потому, что он не имеет деловой цели или не связан с деятельностью организации, то аналогичная проблема, как правило, возникает и по НДС.
Рассмотрим важное исключение. Для некоторых расходов законодательство прямо связывает размер вычета НДС с тем, в какой сумме расходы принимаются при расчете налога на прибыль.
Прежде всего это относится к представительским расходам и отдельным командировочным расходам. По таким затратам необходимо особенно внимательно проверять нормы, документы и порядок признания расходов по налогу на прибыль.
Представительские расходы нормируются для целей налога на прибыль. Если часть расходов превышает установленный лимит и не принимается при расчете налога на прибыль, то НДС по сверхнормативной части также нельзя заявить к вычету в обычном порядке.
Рассмотрим пример. Организация провела деловую встречу с представителями контрагента, оплатила услуги ресторана, аренду помещения для переговоров и организационные расходы. Такие затраты могут быть представительскими, если документы подтверждают деловую цель мероприятия.
При этом необходимо оформить внутренние документы: приказ, программу встречи, список участников, отчет о результатах переговоров, документы поставщиков и расчет лимита представительских расходов. Если часть затрат не укладывается в лимит, право на вычет НДС по такой части также нужно ограничить.
Не следует смешивать представительские расходы с обычными расходами на обучение, интернет или аренду офиса. Для аренды и интернет-услуг специальное правило о связи вычета НДС с лимитом расходов по налогу на прибыль обычно не применяется.
Рассмотрим отдельно услуги аренды, поскольку именно по ним часто возникает вопрос о вычете НДС.
Аренда помещения обычно используется для размещения сотрудников, хранения документов, проведения переговоров, работы с покупателями, осуществления продаж, управления организацией и иной предпринимательской деятельности.
Если помещение используется для деятельности, облагаемой НДС, право на вычет «входного» НДС по арендной плате возникает при выполнении общих условий.
Проверим следующие документы:
Если помещение одновременно используется для облагаемой и необлагаемой НДС деятельности, необходимо определить порядок раздельного учета. В такой ситуации НДС по аренде может приниматься к вычету полностью, частично либо учитываться в стоимости — в зависимости от фактического использования помещения и порядка распределения, закрепленного в учетной политике.
Не следует относить аренду обычного рабочего офиса на 91.02 как не принимаемый расход только для изменения результата по налогу на прибыль. Для такой операции обычно более обоснован учет как общехозяйственного или коммерческого расхода с принятием к налоговому учету.
Рассмотрим услуги доступа в интернет, телефонии, облачных сервисов, электронной почты, передачи данных и иных телекоммуникационных услуг.
Для большинства организаций такие услуги используются в текущей деятельности: для общения с клиентами, работы с банками, обмена документами, подачи отчетности, работы в учетной системе, доступа к электронным площадкам, проведения видеоконференций и сопровождения продаж.
Если услуги связи используются в облагаемой НДС деятельности, организация при наличии документов вправе заявить «входной» НДС к вычету.
В то же время необходимо проверить, кто фактически пользуется услугой. Например, если организация оплачивает домашний интернет работника, личную мобильную связь или доступ к сервису, не используемому в деятельности работодателя, необходимо документально подтвердить производственную необходимость.
Для снижения рисков рассмотрим следующий порядок:
При таком подходе будет проще подтвердить и расход по налогу на прибыль, и право на вычет НДС.
Рассмотрим обучение работников. Здесь необходимо разделить два вопроса: облагается ли услуга НДС у поставщика и связана ли оплата обучения с деятельностью организации.
Многие образовательные услуги могут не облагаться НДС. Если поставщик оказывает образовательные услуги, освобожденные от НДС, он не предъявляет НДС в счете-фактуре. В такой ситуации у покупателя не возникает «входного» НДС и, соответственно, нет суммы для вычета.
Если поставщик предъявил НДС, не будем автоматически считать вычет бесспорным. Сначала проверим, почему услуга облагается НДС: возможно, поставщик оказывает не льготируемую образовательную услугу, консультационные услуги, услуги по организации семинара, тренинга, доступа к материалам, оценке персонала или иные услуги.
Далее проверим связь обучения с деятельностью организации. Обучение сотрудников обычно имеет деловую цель, если оно необходимо для выполнения должностных обязанностей, повышения квалификации, освоения нового программного продукта, получения допуска, соблюдения требований законодательства, выполнения условий договоров с заказчиками или внедрения новых процессов.
Например, организация оплачивает обучение бухгалтера работе в новой учетной системе, обучение инженера требованиям охраны труда, обучение менеджера правилам работы с системой электронного документооборота или обучение специалиста, необходимое для исполнения договора с заказчиком. Такие расходы обычно имеют очевидную деловую направленность.
Для подтверждения расходов и права на вычет НДС подготовим:
Если обучение носит личный характер и не связано с деятельностью организации, не следует принимать НДС к вычету. В таком случае расходы могут быть квалифицированы как выплаты в интересах работника, а не как затраты для облагаемой НДС деятельности.
Разберем расходы на аттестацию сотрудников, независимую оценку квалификации, сертификацию специалистов, экзамены, допуски, аккредитации и аналогичные услуги.
Такие расходы могут быть необходимы для выполнения требований законодательства, условий лицензирования, обязательств по государственным контрактам, требований заказчиков либо внутренних стандартов работодателя.
Если аттестация обязательна для работы сотрудника или необходима для выполнения конкретных функций в облагаемой НДС деятельности, расходы имеют деловую направленность. При наличии предъявленного НДС и остальных документов право на вычет может возникнуть.
Рассмотрим пример. Организация выполняет работы для заказчика, а договор требует наличия сотрудников с определенными квалификационными удостоверениями. Организация оплачивает аттестацию инженеров. Аттестация непосредственно связана с возможностью выполнять работы и получать доход от облагаемых НДС операций.
В такой ситуации рекомендуется подготовить:
Если аттестация связана с личными целями работника, не влияет на выполнение его работы и не используется в деятельности организации, право на вычет НДС становится спорным.
Рассмотрим ситуацию, когда организация одновременно осуществляет операции, облагаемые НДС, и операции, освобожденные от НДС либо не признаваемые объектом налогообложения.
В таком случае нельзя автоматически принимать к вычету весь «входной» НДС по общим расходам. Необходимо вести раздельный учет.
Например, организация арендует офис, в котором сотрудники одновременно занимаются продажей товаров с НДС и оказывают услуги, освобожденные от НДС. Арендная плата относится к обеим видам деятельности. НДС по аренде необходимо распределить в порядке, установленном учетной политикой.
Разберем возможные варианты:
Важно помнить: правило 5 процентов применяется только к расходам, которые одновременно относятся к облагаемым и необлагаемым операциям. Нельзя использовать это правило для НДС по услугам, которые предназначены исключительно для необлагаемой деятельности.
В 1С порядок раздельного учета НДС необходимо заранее настроить в учетной политике организации. Не следует отражать общий НДС сразу на 91.02, если его нужно распределять между облагаемой и необлагаемой деятельностью.
Рассмотрим законный способ не уменьшать НДС к уплате в текущем квартале, если организация не хочет сразу заявлять весь доступный вычет.
Для большинства обычных вычетов по приобретенным товарам, работам, услугам и имущественным правам организация вправе заявить вычет не только в квартале принятия к учету, но и в последующих кварталах в пределах установленного трехлетнего срока.
Это означает, что можно не переносить сам расход по налогу на прибыль и не относить его искусственно к неучитываемым расходам, а при необходимости отдельно перенести момент заявления вычета НДС.
Например, организация получила услуги аренды в III квартале, приняла их к учету, получила счет-фактуру и имеет право на вычет НДС. Если организация не заявляет этот вычет в декларации по НДС за III квартал, она может рассмотреть возможность заявить его в одном из следующих налоговых периодов в пределах трех лет.
Но важно разграничивать два действия:
Расходы по налогу на прибыль признаются в том периоде, к которому относятся по условиям сделки и правилам налогового учета. Их нельзя произвольно исключать из декларации за 9 месяцев только потому, что организации неудобно показывать убыток.
Перенос вычета НДС не исправляет и не меняет налоговую базу по налогу на прибыль. Это два самостоятельных расчета.
Рассмотрим общий порядок работы в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия. Названия отдельных реквизитов могут немного отличаться в зависимости от версии программы, но логика учета остается одинаковой.
Для отражения поступления услуг обычно используется документ Поступление (акты, накладные, УПД). В документе указываются контрагент, договор, услуга, сумма, ставка НДС, счет учета затрат, статья затрат или статья прочих доходов и расходов.
Для обычных управленческих расходов необходимо выбрать счет и статью затрат по фактическому назначению услуги. Например, аренду офиса, интернет, сопровождение программ, обучение работников или аттестацию не следует автоматически учитывать на 91.02, если услуги относятся к основной деятельности организации.
После отражения поступления необходимо зарегистрировать документ Счет-фактура полученный, если счет-фактура не введен автоматически на основании поступления или УПД.
Далее проверим способ учета НДС. В зависимости от назначения приобретения в 1С могут использоваться различные варианты:
Если все условия для вычета выполнены, программа отражает «входной» НДС на счете 19 и формирует данные для книги покупок. В зависимости от настройки вычет может быть отражен сразу при регистрации счета-фактуры либо через регламентный документ Формирование записей книги покупок.
При принятии НДС к вычету в учете обычно формируется списание суммы со счета 19 в счет расчетов по НДС. В программе также выполняются движения по регистрам НДС предъявленный и НДС Покупки.
Если НДС не подлежит вычету, его не следует оставлять на счете 19. Необходимо включить сумму НДС в стоимость приобретенной услуги, товара, работы либо отразить в составе расходов в соответствии с правилами учета.
Рассмотрим полезные инструменты 1С, которые помогут проверить отражение «входного» НДС.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 19. Проверим, по каким документам остался НДС, не принятый к вычету.Книга покупок. Проверим, попали ли счета-фактуры поставщиков в декларацию по НДС.Анализ учета по НДС. Проанализируем взаимосвязь между поступлениями, вычетами и остатками НДС.Экспресс-проверка ведения учета. Проверим наличие ошибок в учете НДС и документальном оформлении операций.Универсальный отчет по регистрам НДС. Это поможет увидеть, какие движения сформировали конкретный документ.Анализ учета по налогу на прибыль. Проверим, почему расход принимается или не принимается в налоговом учете.Если услуга отражена на 91.02 как не принимаемая в налоговом учете, но НДС заявлен к вычету, необходимо отдельно проверить причину непринятия расходов.
Если причиной является ошибка в статье расходов, исправим статью и перезаполним документы. Если причина состоит в том, что услуга используется в необлагаемой НДС деятельности, пересмотрим порядок учета НДС. Если причина состоит только в желании убрать убыток за 9 месяцев, не будем использовать такую схему.
Посмотрим на пример. Организация арендует офис. Арендодатель ежемесячно выставляет акт и счет-фактуру. В офисе работают бухгалтерия, отдел продаж и администрация. Организация реализует товары и услуги, облагаемые НДС.
В такой ситуации рассмотрим правильный порядок:
Поступление (акты, накладные, УПД);Если организация ради отсутствия убытка переведет стоимость аренды без НДС на 91.02 как не принимаемую в налоговом учете, это не меняет фактического назначения аренды. НДС по такой аренде может формально соответствовать условиям вычета, поскольку офис используется для облагаемой деятельности. Но сам порядок учета расходов по налогу на прибыль будет искажен.
Правильнее отразить аренду как обычный расход, принять ее к налоговому учету и показать фактический результат в декларации по налогу на прибыль.
Рассмотрим пример с обучением. Организация направляет инженера на курс по работе с новым оборудованием. Без этого обучения сотрудник не сможет выполнять работы по договору с заказчиком.
Исполнитель оказывает не освобожденную от НДС услугу и выставляет акт со счетом-фактурой. Организация получает документы, принимает услугу к учету и подтверждает связь обучения с должностными обязанностями инженера.
В такой ситуации рассмотрим следующий порядок:
Если организация решит не учитывать стоимость обучения при расчете налога на прибыль только ради уменьшения убытка, это не будет основанием для отказа от вычета НДС автоматически. Но такой подход искусственно исказит налоговую базу по налогу на прибыль и создаст вопросы к обоснованности учетной политики.
Проанализируем противоположную ситуацию. Организация оплачивает сотруднику обучение, не связанное с его должностными обязанностями, не необходимое для работы и не используемое в деятельности работодателя.
Например, бухгалтерская организация оплачивает работнику курсы, связанные с личным хобби, которое не имеет отношения к деятельности компании. Поставщик предъявляет НДС.
В такой ситуации нельзя исходить только из наличия счета-фактуры. Необходимо оценить деловую цель операции. Если обучение не связано с облагаемой НДС деятельностью организации, право на вычет НДС отсутствует или становится крайне рискованным.
Одновременно такой расход может не соответствовать критериям признания для налога на прибыль. Здесь непринятие расходов по налогу на прибыль связано не с технической настройкой программы, а с отсутствием производственной направленности.
Если причина непринятия расхода по налогу на прибыль состоит в личном или непроизводственном характере затрат, принимать НДС к вычету не следует.
Рассмотрим ситуацию, когда организация одновременно продает товары с НДС и оказывает услуги, освобожденные от НДС. Она приобретает интернет, арендует офис и оплачивает бухгалтерское сопровождение.
Эти услуги обслуживают оба направления деятельности. Следовательно, нельзя весь предъявленный НДС автоматически принять к вычету и нельзя весь НДС автоматически включить в расходы.
Необходимо организовать раздельный учет и рассчитать пропорцию. Часть НДС, относящаяся к облагаемым операциям, можно принять к вычету. Часть НДС, относящаяся к необлагаемым операциям, включаем в стоимость расходов.
В 1С необходимо проверить настройки учетной политики по раздельному учету НДС и использование способа учета НДС Распределяется. После этого программа сможет включить суммы НДС в соответствующие регистры и сформировать корректные данные для книги покупок.
Рассмотрим ситуацию, когда декларация по налогу на прибыль за 9 месяцев уже представлена, а организация ранее не учла часть расходов или намеренно исключила их из расчета.
Сначала выясним причину:
Если расходы не учли по ошибке, необходимо исправить учет. Для этого внесем исправления в документы, проверим статьи расходов, выполним повторное закрытие периода и сформируем отчеты по налогу на прибыль и НДС.
Если ошибка привела к завышению налога на прибыль, а не к занижению, вопрос подачи уточненной декларации решается отдельно. При этом годовая декларация должна содержать корректные данные за весь календарный год.
Если расходы намеренно не отражались для изменения результата декларации, необходимо привести учет в соответствие с реальными хозяйственными операциями. Не следует сохранять искусственное непринятие расходов только потому, что так была ранее заполнена промежуточная декларация.
Для НДС необходимо отдельно проверить квартал, в котором возникло право на вычет, наличие счета-фактуры, дату принятия услуги к учету и срок переноса вычета.
Подведем итог и разберем последовательность действий, которая позволит корректно решить вопрос.
Поступление (акты, накладные, УПД).Счет-фактура полученный.Формирование записей книги покупок.Анализ учета по НДС и отчет Анализ учета по налогу на прибыль.Итак, НДС по аренде, интернету, обучению, аттестации и другим услугам может приниматься к вычету, даже если соответствующий расход не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль. Но это возможно только при выполнении условий для вычета НДС и при наличии связи услуг с облагаемой НДС деятельностью.
Не следует относить обычные деловые расходы на 91.02 как не принимаемые в налоговом учете только для того, чтобы не показывать убыток в декларации по налогу на прибыль. Правильнее отразить фактический финансовый результат, а вопрос вычета НДС решать отдельно по правилам главы 21 Налогового кодекса.
Информация носит справочный характер