Рассмотрим ситуацию, когда в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 уже начислены и выплачены отпускные, а затем обнаружена ошибка: сотруднику начислили сумму больше положенной. Например, неверно рассчитали средний заработок, указали лишние дни отпуска, не учли отсутствие, использовали неправильный период расчета или ошибочно включили лишнюю выплату в расчет среднего заработка.
В 1С:Бухгалтерии 3.0 нет механизма исправления документа отпуска по кнопке «Исправить», который используется в 1С:Зарплата и управление персоналом. Поэтому не ищите этот способ в документе Отпуск и не переносите порядок работы из ЗУП в Бухгалтерию.
Для исправления переплаты сначала определим, в каком периоде выявлена ошибка, был ли проведен окончательный расчет зарплаты, перечислен ли НДФЛ, закрыт ли месяц и сдана ли отчетность. После этого выберем способ отражения: исправление первоначального документа, сторнирование документа Отпуск и создание нового правильного документа либо ручная корректировка отдельных бухгалтерских движений.
Основной способ для ситуации, когда отпускные уже выплачены и первоначальный документ нужно сохранить в базе, — использовать документ Операция, введенная вручную с видом операции Сторно документа. Затем создадим новый документ Отпуск с правильными данными или внесем отдельную корректировку в зависимости от причины ошибки.
Разберем причину, по которой возникает вопрос о сторно. В 1С:Зарплата и управление персоналом предусмотрены специальные документы-исправления. Они позволяют автоматически пересчитать начисления, НДФЛ, страховые взносы, удержания и взаиморасчеты с сотрудником.
В 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 зарплатный блок упрощен. Программа позволяет начислить отпуск, выплатить отпускные, удержать НДФЛ, отразить страховые взносы и сформировать отчетность. Однако отдельного полноценного механизма перерасчета документа Отпуск в большинстве ситуаций нет.
Поэтому при исправлении отпускных не используйте рекомендации, которые относятся только к ЗУП. В Бухгалтерии порядок зависит от того, требуется ли исправить расчет в открытом месяце, сохранить первоначальный документ, скорректировать уже выплаченные суммы, исправить НДФЛ или отразить задолженность сотрудника.
Не создавайте новый отпуск поверх ошибочного документа без анализа предыдущих движений. В противном случае в базе могут остаться задвоенные начисления, неверный НДФЛ, лишние страховые взносы и некорректная задолженность по счету 70.
Перед созданием сторно проанализируем причину переплаты. Это важно, потому что от причины зависит состав документов, которые потребуется исправить.
Ошибка может быть связана с неверными данными в самом документе Отпуск. Например, могли неправильно указать дату начала или окончания отпуска, количество календарных дней, рабочий год, период предоставления отпуска или дату выплаты.
Также ошибка может быть связана с расчетом среднего заработка. Например, в расчет могли ошибочно попасть премии, не должны были учитываться отдельные выплаты, не был учтен период отсутствия сотрудника или ошибочно определен расчетный период.
Отдельно рассмотрим ситуацию, когда изменились обстоятельства отпуска. Сотрудник мог выйти из отпуска раньше, перенести отпуск, заболеть в период отпуска, отозвать заявление, получить приказ об отзыве из отпуска или изменить количество дней отдыха. В таких случаях первоначально начисленная сумма может стать излишней даже при отсутствии арифметической ошибки.
Сначала соберите документы, которыми подтверждается правильная сумма отпускных:
Отпуск в 1С;После этого определим сумму корректировки. Не ограничивайтесь только разницей между первоначальной и правильной суммой начисления. Отдельно рассчитайте:
Разберем три разных события, которые нужно правильно отразить в учете.
Первое событие — это ошибочное начисление отпускных. Оно отражено документом Отпуск и сформировало расходы организации, расчеты с сотрудником, НДФЛ и страховые взносы.
Второе событие — это фактическая выплата. Деньги уже перечислены сотруднику или выданы из кассы. Выплату не нужно удалять только потому, что сумма начисления оказалась ошибочной. Денежные средства действительно были выданы, поэтому документ выплаты должен остаться в базе.
Третье событие — это возврат переплаты или удержание ее из будущей заработной платы. Это самостоятельная операция. Ее нельзя автоматически заменить простым сторно начисления, потому что после отмены излишней части отпускных у сотрудника может возникнуть задолженность перед организацией.
Сторно исправляет начисление и связанные движения, но не отменяет факт перечисления денег сотруднику. После сторно и нового правильного расчета обязательно проверьте остаток расчетов с сотрудником по счету 70.
Рассмотрим первый вариант. Он подходит, когда ошибка обнаружена быстро, расчетный месяц еще открыт, отчетность не сдана, закрытие месяца не выполнено окончательно и в базе нет необходимости сохранять первоначальный расчет отпуска как отдельный документ.
В такой ситуации можно открыть первоначальный документ Отпуск, исправить данные, выполнить перерасчет и провести документ заново. Например, можно скорректировать даты отпуска, количество дней, расчетный период среднего заработка или неверно введенную сумму.
Перед изменением документа проверим, какие операции уже были выполнены после него. Если уже созданы ведомость на выплату, документ списания денежных средств с расчетного счета, кассовый расходный ордер, начисление зарплаты за месяц, регламентные операции закрытия месяца или документы по НДФЛ, изменение первоначального документа может затронуть последующие расчеты.
Используйте этот вариант, если одновременно выполняются следующие условия:
После исправления документа не ограничивайтесь кнопкой проведения. Обязательно проверьте движение документа, сумму начисления, НДФЛ, страховые взносы и задолженность сотрудника.
Если отпускные уже выплачены в большей сумме, после изменения документа может сформироваться дебетовое сальдо по счету 70. Это означает, что сотрудник получил больше, чем ему начислено после корректировки.
Не удаляйте документ выплаты, если деньги действительно были перечислены. Вместо этого оформите возврат или удержание переплаты отдельной операцией после проверки правового основания.
Теперь рассмотрим основной вариант для ситуации, когда отпускные уже выплачены, первоначальный документ нужно сохранить, а расчет требуется заменить правильным.
В 1С:Бухгалтерии 3.0 создайте документ Операция, введенная вручную с видом операции Сторно документа. Такой документ автоматически формирует обратные движения по выбранному ранее документу.
Используйте этот способ, когда необходимо отменить ошибочный отпуск полностью или существенно изменить его расчет. Например, он подходит в следующих случаях:
Рассмотрим стандартную последовательность действий.
Операции.Операции, введенные вручную.Сторно документа.Отпуск.Отпуск с правильными данными.Не проводите сторно автоматически, не посмотрев состав движений. Документ Сторно документа может создать обратные записи не только по бухгалтерским проводкам, но и по регистрам, связанным с зарплатой, НДФЛ, страховыми взносами и расчетами с сотрудником.
После создания сторно откройте движения документа и проанализируйте две части: бухгалтерские проводки и записи регистров. Убедитесь, что сторно отменяет именно ошибочные данные и не создает лишних отрицательных записей, которые не будут компенсированы новым правильным документом отпуска.
Рассмотрим важную особенность ручного сторно в Бухгалтерии. В некоторых ситуациях требуется исправить только бухгалтерские проводки по расходам и расчетам с сотрудником. В других ситуациях требуется отменить полный расчет отпуска, включая НДФЛ и страховые взносы.
Если механически оставить все записи, которые сформировал документ Сторно документа, а затем не создать новый правильный документ отпуска, в регистрах могут остаться отрицательные суммы дохода, налога, взносов или расчетов. Это может привести к ошибкам в расчетных листках, анализе НДФЛ, расчете страховых взносов и отчетности.
Если же вручную удалить все записи регистров и оставить только бухгалтерскую проводку, можно исправить расходы организации, но не исправить НДФЛ и страховые взносы. Такой вариант допустим только после отдельного анализа налоговых регистров и только тогда, когда корректировка налога и взносов отражается другим документом.
Поэтому разберем два подхода.
Первый подход — полное сторно ошибочного отпуска и создание нового правильного документа Отпуск. Этот вариант применяйте, когда нужно полностью заменить первоначальный расчет. Новый документ должен компенсировать сторнируемые записи по доходу, НДФЛ, страховым взносам и взаиморасчетам.
Второй подход — частичная бухгалтерская корректировка. Его применяйте, когда первоначальный расчет отпуска в зарплатных регистрах остается правильным, а исправить нужно только отражение расходов по счетам учета, распределение по подразделениям, статьям затрат или периодам. В таком случае не используйте ручную операцию как замену полноценного перерасчета отпускных.
Если ошибка затронула сумму отпускных сотрудника, НДФЛ и страховые взносы, обычно недостаточно оставить только бухгалтерские проводки. Нужно обеспечить корректное отражение всех расчетных показателей в программе.
После сторнирования ошибочного отпуска создадим новый документ Отпуск. В нем укажите правильные даты отпуска, корректный расчетный период, верную сумму среднего заработка, правильное число дней и реальную планируемую дату выплаты.
Не копируйте ошибочный документ без проверки. Перепроверьте все реквизиты, особенно если причина ошибки была связана с переносом отпуска, отсутствием сотрудника, изменением оклада, премией, индексацией или больничным листом.
Последовательно проверьте:
Если исправление производится в том же месяце, в котором был первоначальный отпуск, обычно проще пересчитать первоначальный документ или выполнить сторно и создать новый отпуск текущим месяцем. Если ошибка обнаружена в следующем месяце, не изменяйте прошлый закрытый период без предварительной проверки влияния на отчетность.
Для закрытых периодов безопаснее отразить корректировку текущей датой, сохранить пояснение к операции и отдельно проверить, не требуется ли представить уточненную отчетность. Решение зависит от существенности ошибки, даты выплаты, даты удержания НДФЛ, даты начисления страховых взносов и уже сданных расчетов.
Посмотрим на пример. Сотруднику начислили отпускные в сумме 30 000 рублей. После проверки среднего заработка выяснили, что правильная сумма должна составлять 24 000 рублей. Излишне начислено 6 000 рублей.
Первоначально документ Отпуск сформировал расходы организации, расчеты с сотрудником, НДФЛ и страховые взносы. Затем отпускные были выплачены сотруднику.
Для исправления выполним следующие действия:
Если первоначальная сумма к выплате была больше правильной суммы к выплате, после исправления на счете 70 может образоваться дебетовое сальдо по сотруднику. Это не ошибка программы. Такой остаток показывает, что у сотрудника возникла задолженность из-за переплаты.
Не удерживайте эту сумму автоматически только потому, что счет 70 показывает задолженность. Сначала оформите правовое основание для возврата или удержания и получите необходимые документы от сотрудника.
Если сотрудник согласен вернуть излишне полученные отпускные, оформите возврат отдельным платежным или кассовым документом. Сотрудник может внести деньги в кассу или перечислить их на расчетный счет организации.
В бухгалтерском учете возврат уменьшает задолженность сотрудника. После корректировки начисления по счету 70 обычно образуется дебетовое сальдо. При поступлении денег задолженность будет погашена.
Перед оформлением возврата проверьте, какая сумма должна быть возвращена фактически. Как правило, сотрудник возвращает не всю разницу между начисленными и правильными отпускными, а сумму переплаты, которую он получил на руки. При этом НДФЛ и расчеты с бюджетом должны быть откорректированы отдельно.
Например, если отпускные были начислены в большей сумме и с ошибочной части удержан НДФЛ, фактическая переплата сотруднику будет меньше суммы излишнего начисления на сумму налога. Поэтому не определяйте сумму возврата «на глаз» и не используйте только бухгалтерскую проводку без проверки расчетов НДФЛ.
Для возврата подготовьте подтверждающие документы:
В назначении платежа или содержании кассового документа укажите, что сумма поступает как возврат излишне выплаченных отпускных за конкретный период. Это поможет при последующей сверке расчетов с сотрудником.
Разберем ситуацию, когда сотрудник не возвращает деньги отдельно, а организация планирует удержать переплату из следующей выплаты зарплаты.
Удержание из заработной платы не является только технической операцией в 1С. Оно должно иметь законное основание. Трудовое законодательство ограничивает случаи, в которых работодатель может удерживать излишне выплаченные суммы.
Если переплата возникла из-за счетной ошибки, работодатель может рассматривать возможность удержания с учетом требований трудового законодательства. Если ошибка связана не с арифметическим просчетом, а, например, с неверным применением нормы, неправильным определением среднего заработка, отсутствием документов или изменением условий отпуска, безопаснее получить письменное согласие сотрудника на удержание.
Перед удержанием проверим следующие условия:
Не удерживайте излишне выплаченные отпускные автоматически только путем уменьшения суммы в ведомости. Сначала оформите кадровое и правовое основание, затем отразите удержание в программе.
Если сотрудник согласился на удержание, укажите это в письменном заявлении или другом документе. Если сотрудник не согласен, не списывайте переплату вручную как удержание без оценки правовых последствий.
При удержании из следующей зарплаты также не забывайте о НДФЛ. Переплата отпускных и возврат сотруднику могут затронуть уже удержанный налог. Поэтому после отражения удержания обязательно проверьте данные по НДФЛ.
Рассмотрим подробнее НДФЛ. Отпускные являются доходом сотрудника, и дата получения такого дохода связана с датой фактической выплаты. Поэтому исправление суммы отпускных может повлиять на исчисленный и удержанный НДФЛ.
Если первоначально отпускные были начислены и выплачены в большей сумме, НДФЛ также мог быть исчислен и удержан в большей сумме. После перерасчета может образоваться излишне удержанный НДФЛ.
Не исправляйте НДФЛ простым ручным изменением суммы в проводке. Сначала выполните корректировку отпуска или создайте новый правильный документ. После этого сформируйте отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику и проверьте:
Если после перерасчета образовался излишне удержанный НДФЛ, программа может зачесть его при ближайшей выплате дохода сотруднику. Однако не полагайтесь только на автоматический зачет. Проверьте, что налог действительно уменьшил НДФЛ в следующей ведомости и не остался в отчетах как неурегулированная переплата.
Если НДФЛ нужно вернуть сотруднику, оформите возврат в соответствии с действующим порядком и проверьте отражение суммы в отчетности. При формировании расчета 6-НДФЛ переплата налога, которая пересчитана, но не возвращена сотруднику, отражается отдельно от фактически возвращенного НДФЛ.
Не отменяйте платеж НДФЛ в бюджет задним числом, если налог уже перечислен. Сначала приведите в порядок начисление, удержание и данные налогового учета в программе, затем определите, как переплата будет учтена в расчетах с бюджетом.
Если отпускные были выплачены в одном квартале, а перерасчет выполнен в другом, особенно внимательно проверьте 6-НДФЛ. В такой ситуации могут потребоваться корректировка ранее сданного расчета или отражение перерасчета в текущем периоде — порядок зависит от даты выплаты, даты обнаружения ошибки и характера корректировки.
Отпускные включаются в базу по страховым взносам. Поэтому уменьшение суммы отпускных должно привести к уменьшению базы и страховых взносов, начисленных на ошибочную часть.
После сторно и нового расчета отпуска проверьте, что корректировка затронула страховые взносы. Если в программе исправлены только бухгалтерские проводки, а запись о доходе сотрудника и база по взносам остались прежними, расчет страховых взносов будет неверным.
Проанализируем, что нужно проверить:
Не вводите отдельную ручную проводку по страховым взносам без проверки зарплатных регистров. Бухгалтерская проводка может исправить сальдо по счетам, но не всегда исправляет базу для отчетности.
Если после корректировки уже сдан расчет по страховым взносам, оцените необходимость уточнения отчетности. Не принимайте решение только по оборотно-сальдовой ведомости. Сначала сопоставьте данные учета зарплаты, налоговых регистров и сформированного расчета.
Разберем вопрос даты документов. Дата сторно и дата нового отпуска влияют на бухгалтерские показатели, НДФЛ, страховые взносы и отчетность.
Если ошибка обнаружена в открытом месяце до закрытия периода и до сдачи отчетности, обычно можно исправить документ в этом же месяце. В таком случае корректировка попадет в текущий расчетный период, а данные будут сформированы без необходимости исправлять уже закрытые регистры.
Если ошибка обнаружена после закрытия месяца, после формирования бухгалтерской отчетности или после сдачи 6-НДФЛ и расчета по страховым взносам, не изменяйте прошлые документы без предварительной оценки последствий. Внесение изменений задним числом может привести к расхождениям между программой, отчетностью и данными, ранее представленными в контролирующие органы.
В закрытом периоде часто используют текущую дату исправления. При этом документ сторно и новый документ отпуска создают в текущем периоде, а в комментарии указывают, к какому первоначальному отпуску относится корректировка.
Например, если отпускные ошибочно начислены и выплачены в мае, а ошибка выявлена в июне после закрытия мая, можно оформить сторно и корректирующий документ июнем. Затем отдельно проверяют, не требуется ли уточнение отчетности за май или за полугодие.
Не меняйте дату выплаты отпускных на условную дату. Если сотрудник уже получил деньги, в документе и регистрах должна сохраняться реальная дата выплаты. Исправление суммы начисления не отменяет факт ранее состоявшегося перечисления.
После корректировки откройте движения документов и посмотрите, какие счета используются. В зависимости от настроек учета первоначальное начисление отпускных может относиться на счета затрат, например 20, 23, 25, 26, 44, или списываться за счет резерва по отпускам через счет 96.
Расчеты с сотрудником обычно отражаются по счету 70. НДФЛ и страховые взносы отражаются на соответствующих счетах расчетов с бюджетом и фондами в зависимости от настроек организации и версии программы.
Не копируйте проводки из другого предприятия или из примеров без проверки. Состав счетов зависит от учетной политики, способа отражения зарплаты, подразделения сотрудника, применяемых резервов, вида деятельности и других настроек.
После сторно проверьте, что обороты по расходному счету уменьшились на ошибочную сумму, а счет 70 показывает реальную задолженность. Если сотрудник вернул переплату, после проведения документа возврата сальдо по счету 70 должно быть погашено или уменьшено на сумму возврата.
Сформируйте как минимум следующие отчеты:
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 70;Карточка счета 70 по сотруднику;Подробный анализ НДФЛ по сотруднику;Рассмотрим особую ситуацию. Иногда сумма отпускных сотруднику рассчитана правильно, НДФЛ и страховые взносы тоже верны, но ошибка допущена в бухгалтерском отражении. Например, отпускные были списаны на неверный счет затрат, неверное подразделение, номенклатурную группу, статью затрат или способ отражения зарплаты.
В этом случае не нужно отменять сам отпуск и создавать новый документ Отпуск. Отпуск сотрудника и сумма дохода остаются правильными. Исправить нужно только бухгалтерскую часть учета.
Для такой ситуации можно использовать документ Операция, введенная вручную, чтобы скорректировать проводки между счетами расходов. При этом не изменяйте регистры НДФЛ, страховых взносов и взаиморасчетов с сотрудником, если эти показатели не были ошибочны.
Например, если отпускные должны были относиться на счет 26, но были отражены на счете 44, корректировка должна перенести сумму между расходными счетами без изменения счета 70 и без корректировки НДФЛ.
Не используйте сторно всего документа отпуска для исправления только неверной аналитики расходов. Полное сторно в такой ситуации создаст ненужные движения по зарплатным и налоговым регистрам.
Отдельно рассмотрим ситуацию, когда переплата обнаружена после увольнения сотрудника. В этом случае удержать сумму из будущей зарплаты обычно невозможно, потому что последующих выплат может не быть.
Сначала определите, есть ли законное основание требовать возврат переплаты. Если причина переплаты относится к счетной ошибке, подготовьте расчет, уведомление и документы, подтверждающие сумму. Если причина не относится к счетной ошибке, оцените возможность добровольного возврата сотрудником.
В программе исправление начисления и НДФЛ выполняйте в общем порядке. После сторно может сформироваться дебетовое сальдо по счету 70. Оно покажет сумму задолженности бывшего сотрудника перед организацией.
Не списывайте такую задолженность автоматически на расходы. Сначала определите, будет ли сотрудник возвращать деньги, есть ли согласие на возврат, возможно ли взыскание и какие документы необходимы.
Если организация принимает решение списать задолженность, оформляйте это отдельным документом на основании решения руководителя и с учетом правил бухгалтерского и налогового учета. Не маскируйте списание долга корректировкой отпуска.
Разберем наиболее частые ошибки, которые возникают при исправлении отпускных.
Ошибка первая: использовать кнопку «Исправить» из инструкции по ЗУП. В Бухгалтерии 3.0 такой механизм для отпуска не применяется. Используйте исправление исходного документа, сторно и новый документ отпуска либо ручную бухгалтерскую корректировку.
Ошибка вторая: удалить документ отпуска после выплаты денег. Не удаляйте документ, если он уже повлиял на расчеты, НДФЛ, взносы и выплату. Удаление может разрушить последовательность учета и оставить неясные остатки по счету 70.
Ошибка третья: удалить ведомость или банковское списание. Деньги реально перечислены сотруднику, поэтому факт выплаты должен остаться в программе. Исправляйте начисление и отражайте возврат или удержание переплаты отдельно.
Ошибка четвертая: провести полное сторно и не создать новый правильный документ. После полного сторно в регистрах могут остаться отрицательные суммы. Если отпуск действительно был предоставлен, создайте новый документ с правильной суммой.
Ошибка пятая: исправить только бухгалтерскую проводку и забыть о НДФЛ. Если сумма отпускных уменьшена, необходимо проверить доход сотрудника, исчисленный налог, удержанный налог и данные 6-НДФЛ.
Ошибка шестая: исправить только счет 70 и не проверить страховые взносы. Отпускные входят в базу по страховым взносам, поэтому корректировка суммы влияет и на взносы.
Ошибка седьмая: автоматически удержать переплату из следующей зарплаты. Сначала подтвердите правовое основание, получите необходимые документы и соблюдайте ограничения по удержаниям.
Ошибка восьмая: исправить закрытый период задним числом без проверки отчетности. После изменения прошлого периода сопоставьте данные программы с уже сданными 6-НДФЛ, расчетом по страховым взносам и бухгалтерской отчетностью.
Ошибка девятая: вручную изменить сумму перечисленного НДФЛ. Если налог уже перечислен в бюджет, не отменяйте платеж задним числом. Сначала корректно пересчитайте доход и налог, затем проверьте расчеты с бюджетом.
Подведем практический порядок действий для ситуации, когда отпускные начислены и выплачены в большей сумме.
Отпуск, пересчитаем его и проведем заново.Операция, введенная вручную с видом Сторно документа.Отпуск как сторнируемый документ.Отпуск с правильными данными, если отпуск фактически состоялся и нужно заменить первоначальный расчет.Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.Если в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 отпускные начислены и выплачены в большей сумме, не используйте механизм исправления из 1С:ЗУП. В Бухгалтерии для корректировки обычно применяют изменение первоначального документа в открытом периоде либо документ Операция, введенная вручную с видом Сторно документа с последующим созданием нового правильного документа Отпуск.
При сторнировании обязательно проверяйте не только бухгалтерские проводки, но и движения по НДФЛ, страховым взносам и расчетам с сотрудником. Не удаляйте документ выплаты, если деньги действительно перечислены. После корректировки определите сумму переплаты, отразите задолженность сотрудника и оформите возврат или удержание только при наличии надлежащего основания.
Информация носит справочный характер