Разберем ситуацию, когда при оформлении реализации в 1С применили курс 93,52 рубля вместо курса 93,5224 рубля. Из-за округления или ручного ввода курс оказался меньше, поэтому стоимость отгрузки в рублях уменьшилась на 5,32 рубля.
На первый взгляд разница кажется незначительной. Однако ее нельзя оценивать только по абсолютной сумме. Если в документах отгрузки, расчетах с покупателем, выручке или НДС отражена сумма, не соответствующая условиям договора и правильному расчету, необходимо исправить документы и учет.
Основной вывод: если курс 93,5224 должен был применяться уже в момент первоначальной отгрузки, а курс 93,52 указан ошибочно, будем исправлять ошибку в первичных документах. Для этого используем документ Корректировка реализации с видом операции Исправление в первичных документах. Сам термин «корректировочный документ» в данном случае не означает, что обязательно нужно оформлять корректировочный счет-фактуру.
Сначала проанализируем исходные документы и установим, откуда должен был браться курс 93,5224. Не будем исправлять сумму только потому, что она отличается на 5,32 рубля. Важно подтвердить, что именно курс 93,5224 является правильным для данной реализации.
Проверим договор с покупателем. Посмотрим, в какой валюте определена цена, в какой валюте ведутся расчеты и как установлен порядок пересчета в рубли.
Проверим спецификацию, счет на оплату, заказ покупателя, дополнительное соглашение или иной документ, в котором зафиксированы цена и правила определения курса.
Установим дату, на которую должен применяться курс. Это может быть дата отгрузки, дата перехода права собственности, дата счета, дата оплаты или другая дата, прямо указанная в договоре.
Проверим, является ли курс 93,5224 официальным курсом, курсом из внутреннего прайс-листа, курсом банка, договорным курсом либо результатом специальной формулы расчета.
Посмотрим, была ли предоплата. При авансах порядок расчета стоимости и НДС может отличаться от ситуации, когда покупатель оплачивает товар после отгрузки.
Уточним, переданы ли покупателю накладная, акт, УПД, счет-фактура или электронные документы через ЭДО.
Проверим, закрыт ли период и сданы ли декларации по НДС, налогу на прибыль или иным налогам, которые зависят от суммы реализации.
Только после такой проверки определим правильный способ исправления. Это важно, поскольку в 1С похожие документы используются для разных ситуаций: для исправления ошибки и для изменения условий сделки по соглашению сторон.
Рассмотрим подробнее разницу между ошибкой в первоначальном документе и курсовой разницей, возникающей после отгрузки.
В рассматриваемой ситуации в документ реализации сразу попал неправильный курс. Следовательно, первоначально неверно определены цена, стоимость реализации, сумма задолженности покупателя и, возможно, НДС. Это не обычная курсовая разница, а ошибка при оформлении реализации.
Курсовая разница возникает в другом случае: товар, работа или услуга уже реализованы по правильной стоимости, но позже курс меняется на дату оплаты или на отчетную дату. Тогда изменяется рублевая оценка валютной дебиторской задолженности или обязательства.
Например, если отгрузка оформлена правильно по курсу 93,5224, а покупатель перечислил деньги позднее при другом курсе, возникшая разница может отражаться как курсовая или суммовая разница в зависимости от условий договора и настроек учета. Но такая последующая разница не дает оснований менять первоначальную стоимость отгрузки.
В нашем случае причина обратная: стоимость отгрузки оказалась неверной уже в день реализации. Поэтому не будем ждать закрытия месяца и не будем пытаться исправить ситуацию регламентной операцией Переоценка валютных средств. Эта операция не предназначена для исправления ошибочной цены или ошибочного курса в документе реализации.
Разница между курсами составляет 0,0024 рубля:
93,5224 − 93,52 = 0,0024 рубля.
Даже такое небольшое отклонение может дать заметную разницу, если стоимость отгрузки выражена в большой сумме условных единиц или иностранной валюты. При сумме около 2 216,67 единицы разница между курсами составит примерно 5,32 рубля.
Рассмотрим условный пример. Допустим, цена товара составляет 2 216,67 условной единицы. При курсе 93,52 рубля сумма будет рассчитана меньше, чем при курсе 93,5224 рубля. В итоговом документе после округления разница может составить 5,32 рубля.
Однако не будем вручную распределять 5,32 рубля между ценой, НДС и общей суммой. Важно пересчитать стоимость реализации по корректному курсу и применить правила округления, предусмотренные договором, настройками валюты и документом реализации.
Важно: разница может не совпадать с простым произведением суммы в валюте на разницу курсов. В 1С округление может происходить по строкам документа, по цене, по сумме без НДС, по сумме налога или по итогу документа. Поэтому будем исправлять исходные показатели, а не только итоговую разницу.
Разберем два варианта, от которых зависит оформление документов.
Первый вариант — ошибка в первоначальном документе. Его применим, если условия договора не менялись. Правильный курс, цена или порядок расчета уже были определены до отгрузки, но при создании документа бухгалтер ввел неверное значение или округлил курс не по правилам договора.
Например, договором предусмотрено применение курса 93,5224 на дату отгрузки. В документе реализации по ошибке указали 93,52. В таком случае цена не изменилась по соглашению сторон — она с самого начала была рассчитана неправильно. Будем исправлять ошибку.
Второй вариант — изменение стоимости по соглашению сторон. Его применим, когда после отгрузки продавец и покупатель договорились изменить цену, предоставить скидку, увеличить цену, изменить количество товара или пересмотреть условия расчета.
Например, если после отгрузки стороны подписали дополнительное соглашение и решили пересчитать стоимость по другому курсу, это уже не техническая ошибка. В такой ситуации стоимость изменяется по соглашению сторон, и порядок оформления будет другим.
В рассматриваемой ситуации исходные данные указывают именно на ошибку при первоначальном оформлении реализации. Поэтому будем использовать исправление в первичных документах, а не обычную корректировку цены по соглашению сторон.
Важно не путать документ Корректировка реализации в 1С и корректировочный счет-фактуру. В 1С один и тот же документ может использоваться для разных хозяйственных ситуаций, но результат зависит от выбранного вида операции.
Корректировочный счет-фактура оформляется, когда стоимость отгруженных товаров, работ или услуг изменилась после отгрузки по соглашению сторон. Обычно основанием является дополнительное соглашение, уведомление, протокол согласования цены, акт, соглашение о скидке или другой документ, подтверждающий изменение стоимости.
Исправленный счет-фактура оформляется, когда в первоначальном счете-фактуре, накладной, акте или УПД обнаружена ошибка. К таким ошибкам относится неверно указанная цена, стоимость, сумма НДС, количество, ставка или иной показатель, который влияет на расчет налога и стоимость реализации.
Если курс 93,52 указан вместо 93,5224 ошибочно, будем оформлять исправленный документ. Корректировочный счет-фактуру при такой причине обычно не составляют, потому что стоимость меняется не из-за нового соглашения с покупателем, а из-за исправления первоначальной ошибки.
При исправлении счета-фактуры сохраняются номер и дата исходного документа. В исправленном экземпляре указываются номер исправления и дата исправления, а ошибочные показатели заменяются правильными.
Рассмотрим пошаговый порядок действий в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия редакции 3.0. В 1С:Управлении торговлей, 1С:Комплексной автоматизации и 1С:ERP названия разделов и реквизитов могут отличаться, но общая логика останется такой же.
Откроем исходный документ Реализация (акт, накладная), в котором указан неправильный курс или неверная стоимость.
Проверим дату реализации, контрагента, договор, валюту, цену, ставку НДС, сумму без НДС и итоговую сумму документа.
Выберем команду Создать на основании и создадим документ Корректировка реализации. Такой способ позволит сохранить связь с первоначальной реализацией.
В поле Вид операции выберем значение Исправление в первичных документах.
В поле Отражать корректировку выберем значение Во всех разделах учета, поскольку меняется стоимость реализации, задолженность покупателя, выручка и при наличии НДС — налоговая база.
Укажем дату исправления и номер исправления. Эти реквизиты потребуются для формирования исправленных документов.
Перейдем к табличной части и внесем правильные показатели. Исправим цену, валютный курс, сумму или другой реквизит, который привел к занижению реализации.
Проверим, что итоговая стоимость рассчитана по курсу 93,5224, а не введена вручную только на разницу 5,32 рубля.
Проведем документ и откроем его движения.
Сформируем исправленные первичные документы и передадим их покупателю.
Если в карточке валюты установлены правила округления, не будем менять их задним числом без предварительного анализа. Изменение общих параметров валюты может повлиять на другие документы, платежи, переоценку валютных средств и последующие реализации.
В большинстве случаев безопаснее исправить конкретный документ реализации через Корректировка реализации, а затем отдельно проверить, не используется ли неправильный курс в других документах.
Рассмотрим подробнее настройку Отражать корректировку. В документе Корректировка реализации могут быть доступны разные варианты отражения, например Во всех разделах учета, Только в учете НДС или Только в печатной форме.
В нашей ситуации реализация оказалась меньше на 5,32 рубля. Это означает, что ошибка влияет не только на бумажный документ. Она может затрагивать выручку, дебиторскую задолженность, налоговый учет, НДС и расчеты с покупателем.
Поэтому будем выбирать Во всех разделах учета. Тогда 1С сможет скорректировать бухгалтерские проводки, налоговый учет, регистры НДС и взаиморасчеты с контрагентом.
Не будем выбирать Только в печатной форме. Этот вариант подходит для исправлений, которые не меняют учетные показатели. Например, его можно рассматривать при исправлении отдельных реквизитов, не влияющих на стоимость, количество, НДС и расчеты.
Не будем выбирать Только в учете НДС, если в бухгалтерском учете и взаиморасчетах также отражена неверная сумма. Этот вариант применяют только тогда, когда сама реализация отражена правильно, а исправление требуется исключительно для НДС.
После проведения документа не ограничимся проверкой итоговой суммы. Откроем движения документа и проанализируем, как исправление отразилось в учете.
При увеличении стоимости реализации 1С обычно формирует движения, увеличивающие задолженность покупателя и выручку. В типовой ситуации могут использоваться счета расчетов с покупателями, счета выручки и счета расчетов по НДС.
Например, при реализации товаров или услуг могут появляться записи, связанные с увеличением расчетов с покупателем, выручки и НДС. Конкретные счета зависят от учетной политики, вида реализации, настроек номенклатуры, системы налогообложения и плана счетов.
Не будем ориентироваться только на один набор проводок. Проверим, что документ увеличил именно ту задолженность, которая относится к конкретному покупателю и договору. Также убедимся, что программа не создала новую самостоятельную реализацию вместо исправления исходного документа.
Для контроля сформируем следующие отчеты:
Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счету расчетов с покупателем.
Карточка счета по счету расчетов с покупателем.
Анализ субконто по контрагенту и договору.
Оборотно-сальдовая ведомость по счетам выручки и НДС.
Структура подчиненности для проверки связи исходной реализации и корректировки.
Экспресс-проверка ведения учета для дополнительного контроля учетных ошибок.
Если реализация касается товара, исправление только цены обычно не меняет себестоимость и складские движения. Но не будем считать это правилом для всех случаев. Если вместе с ценой менялись количество, номенклатура, характеристика, партия, способ отражения расходов или другие параметры, движения по товарному учету также могут измениться.
Если организация является плательщиком НДС и по реализации уже выставлен счет-фактура, после исправления стоимости потребуется оформить исправленный счет-фактуру.
В 1С после проведения документа Корректировка реализации с видом операции Исправление в первичных документах сформируем исправленный счет-фактуру через соответствующую команду или ссылку в документе. В разных версиях конфигурации название команды может отличаться, поэтому ориентируемся на признак исправления, номер исправления и дату исправления.
Проверим следующие показатели исправленного счета-фактуры:
Сохранились ли номер и дата первоначального счета-фактуры.
Указаны ли порядковый номер исправления и дата исправления.
Соответствует ли стоимость реализации правильному курсу 93,5224.
Правильно ли рассчитана стоимость без НДС.
Правильно ли рассчитана сумма НДС.
Применена ли ставка НДС, действовавшая на дату первоначальной отгрузки.
Совпадает ли сумма исправленного счета-фактуры с суммой исправленной накладной, акта или УПД.
Важно: ставку НДС будем определять по правилам, действовавшим на дату первоначальной реализации. Исправление ошибки не означает, что нужно автоматически применять ставку, действующую на дату оформления исправления.
Если при отгрузке оформляли универсальный передаточный документ, сначала определим его статус. УПД может выполнять только функцию первичного учетного документа либо одновременно функции первичного документа и счета-фактуры.
Если УПД одновременно является первичным документом и счетом-фактурой, исправление стоимости затрагивает обе части. В таком случае сформируем исправленный экземпляр УПД с правильной стоимостью, номером исправления и датой исправления.
Если УПД используется только как передаточный документ без функции счета-фактуры, все равно исправим его, поскольку сумма реализации в документе неверна. При этом необходимость оформления счета-фактуры будет зависеть от налогового режима организации и от того, выставлялся ли отдельный счет-фактура.
Не будем использовать универсальный корректировочный документ только потому, что в его названии есть слово «корректировочный». Универсальный корректировочный документ применяется при изменении стоимости по соглашению сторон. При исправлении первоначальной ошибки потребуется именно исправленный документ.
Если накладная, акт, УПД или счет-фактура уже переданы покупателю, не будем просто менять исходный документ в базе 1С. У продавца и покупателя могут остаться разные экземпляры документов, что приведет к расхождениям при сверке, проверке НДС и подтверждении расчетов.
В такой ситуации сформируем исправленные документы и передадим их покупателю. Для бумажного документооборота подготовим новый исправленный экземпляр. Для электронного документооборота сформируем исправительный документ по правилам используемого оператора ЭДО и формата электронного документа.
Не будем вручную исправлять подписанный электронный документ после его отправки. В электронном документообороте важно сохранить историю: первоначальный документ, исправление, дату исправления и подтверждение обмена с покупателем.
После передачи исправленных документов согласуем с покупателем порядок доплаты 5,32 рубля либо иной суммы, которая получится после полного пересчета.
Рассмотрим ситуацию, когда покупатель уже перечислил сумму по первоначальному ошибочному документу. После проведения исправления в учете появится дополнительная дебиторская задолженность на сумму разницы.
Сначала передадим покупателю исправленные документы. Затем попросим перечислить доплату. Доплата должна быть зачтена в счет той же реализации и того же договора, если это соответствует условиям расчетов.
Не будем отражать поступившие 5,32 рубля как самостоятельную новую продажу. Эта сумма относится к ранее отгруженному товару, работе или услуге и должна быть связана с первоначальной реализацией.
После поступления доплаты проведем банковский документ и проверим взаиморасчеты. Если договор ведется в валюте или условных единицах, дополнительно посмотрим, не возникла ли курсовая или суммовая разница на дату оплаты.
Если покупатель еще не оплатил отгрузку, после исправления он должен перечислить сразу правильную сумму. В этом случае особенно важно направить исправленные документы до оплаты или до закрытия расчетов.
Если реализация облагается НДС, ошибка в первоначальном курсе может привести к занижению налоговой базы и суммы налога. Даже если сумма ошибки мала, порядок исправления зависит от того, в каком периоде была отгрузка и сдана ли декларация.
При расчетах по договорам, в которых обязательство выражено в иностранной валюте или условных единицах, порядок определения налоговой базы по НДС зависит от условий договора, даты отгрузки, даты оплаты и применимых правил налогового законодательства. Поэтому проверим, какой курс должен использоваться именно для целей НДС.
Не будем автоматически считать, что договорной курс всегда совпадает с курсом, применяемым для расчета НДС. При валютных договорах и расчетах в условных единицах необходимо отдельно проверить правила пересчета налоговой базы.
Если ошибка выявлена в том же квартале, в котором была отгрузка, и декларация по НДС еще не представлена, проведем исправление в текущем налоговом периоде. Затем перезаполним книгу продаж и декларацию по НДС.
После исправления сформируем отчет Книга продаж и проверим, что в нем отражена правильная стоимость реализации и корректная сумма НДС. Также проверим данные по счету расчетов по НДС и сверим их с декларацией.
Не будем считать, что программа автоматически исправила отчетность без контроля. В зависимости от даты документа, настроек учета и способа регистрации счета-фактуры может потребоваться повторно выполнить регламентные операции или перезаполнить отчетность.
Для дополнительного контроля используем Помощник по учету НДС и проверим состояние документов реализации, выданных счетов-фактур и записей книги продаж.
Если ошибка относится к прошлому кварталу, декларация по НДС уже сдана и первоначальная сумма налога оказалась заниженной, потребуется исправить данные за период первоначальной отгрузки.
При исправлении счета-фактуры с изменением стоимости и суммы НДС сведения отражаются за период, в котором был оформлен ошибочный первоначальный документ. В 1С для этого может формироваться дополнительный лист книги продаж за соответствующий квартал.
Обычно в дополнительном листе отражаются данные, позволяющие исключить ошибочный вариант документа и зарегистрировать исправленный вариант с правильными показателями. В результате налоговая база по кварталу должна соответствовать правильной сумме реализации.
Если из-за ошибки в уже представленной декларации НДС оказался занижен, необходимо подготовить уточненную декларацию. Не будем отражать увеличение налоговой базы прошлого квартала только в текущей декларации, поскольку это исказит период возникновения налоговой обязанности.
Перед представлением уточненной декларации проверим сумму недоимки и пеней. Если срок уплаты налога уже истек, проконтролируем состояние единого налогового счета и обеспечим достаточную сумму для погашения налога и начисленных пеней.
Небольшая сумма ошибки не освобождает от исправления. Для целей НДС важен факт занижения налоговой базы и суммы налога, а не только величина разницы в рублях.
Если организация применяет общую систему налогообложения, увеличение стоимости реализации влияет на доходы от реализации. В большинстве случаев доход признается в периоде отгрузки, поэтому ошибка должна быть отнесена к тому периоду, в котором реализация была оформлена неверно.
Если ошибка обнаружена до сдачи декларации по налогу на прибыль, проведем исправление, проверим налоговый учет, выполним закрытие месяца и сформируем декларацию с правильными данными.
Если декларация за период отгрузки уже представлена и из-за ошибки налоговая база оказалась заниженной, проверим необходимость представления уточненной декларации по налогу на прибыль за соответствующий период.
Не будем относить сумму исправления к текущему периоду только потому, что ошибка обнаружена позднее. При занижении дохода необходимо отдельно проанализировать период возникновения ошибки, правила исправления налоговой базы и дату сдачи отчетности.
В 1С проверим не только проводки, но и отражение суммы в налоговом учете. После корректировки может потребоваться перепроведение связанных документов, повторное закрытие месяца и контроль декларации.
Если организация применяет УСН, последствия нужно оценивать отдельно. При УСН доходы обычно признаются по кассовому методу, то есть по дате поступления денежных средств или иному способу погашения задолженности.
Сначала все равно исправим первичные документы и расчеты с покупателем. Затем определим, когда покупатель перечислит дополнительную сумму. Если доплата поступит после исправления, доход при УСН может возникнуть на дату получения денег.
Не будем переносить правила налога на прибыль на УСН без проверки. Для УСН важны дата фактической оплаты, порядок зачета взаимных требований, поступление денег на расчетный счет или в кассу и отражение операции в книге учета доходов и расходов.
Если покупатель уже перечислил всю сумму, но в учете доход отражен неверно, проверим порядок исправления записей КУДиР и отчетности с учетом фактической даты получения оплаты.
Если организация не исчисляет НДС по данной реализации и не выставляет счет-фактуру, исправленный счет-фактура не потребуется. Однако это не означает, что ошибку можно оставить без внимания.
Все равно исправим накладную, акт, УПД или иной первичный документ, скорректируем выручку и взаиморасчеты с покупателем. Затем проверим налоговые последствия по применяемой системе налогообложения.
Отсутствие НДС упрощает документооборот, но не отменяет необходимость привести стоимость реализации в соответствие с договором и фактическими расчетами.
Первичный учетный документ должен подтверждать факт хозяйственной жизни и содержать корректные данные о стоимости реализации. Законодательство о бухгалтерском учете допускает исправления в первичных документах, если для конкретного документа не установлен специальный запрет.
Исправление должно позволять определить, что именно исправлено, когда внесено исправление и кем оно оформлено. Поэтому не будем зачеркивать или менять данные без следа, особенно если документ уже передан покупателю.
При работе в 1С будем использовать штатный документ исправления, а не вручную редактировать проведенную реализацию задним числом. Так мы сохраним связь между ошибочным документом и исправлением, а также получим корректные движения по учету.
Если документы подписаны через ЭДО, сформируем исправительный электронный документ. Не будем заменять подписанный файл без оформления исправления, поскольку у покупателя и продавца должна сохраниться согласованная документальная история сделки.
Иногда возникает желание создать документ Операция, введенная вручную и сделать проводку на 5,32 рубля. Такой подход может скорректировать отдельные бухгалтерские счета, но не решит проблему полностью.
Ручная операция не исправит накладную, акт, УПД, счет-фактуру, книгу продаж, взаиморасчеты с покупателем и регистры НДС. В итоге документы будут содержать одну сумму, а бухгалтерский учет — другую.
Поэтому сначала используем документ Корректировка реализации. Ручные операции допустимы только как дополнительный инструмент в нестандартных ситуациях, когда типовой механизм 1С не покрывает отдельные последствия исправления.
Например, ручная операция может потребоваться при сложном исправлении ошибки прошлых лет в бухгалтерском учете. Но она не должна заменять исправление первичных документов и расчетов с покупателем.
Не следует удалять исходную реализацию, если отгрузка фактически состоялась, документы переданы покупателю, проведены платежи или сформирована отчетность. Удаление может нарушить последовательность документов, связь с оплатой, складской учет, учет НДС и регистры взаиморасчетов.
Правильнее сохранить исходный факт отгрузки и оформить исправление. Тогда будет видно, что реализация состоялась, первоначальный документ содержал ошибку, а позже ошибка была исправлена.
Отменять проведение исходного документа и создавать новый можно только в ограниченной ситуации: если документ не передавался покупателю, не использовался в учете, не связан с оплатой и не попал в отчетность. Даже в этом случае сначала проверим влияние отмены проведения на связанные документы.
Если ошибку обнаружили спустя несколько месяцев, после окончания квартала или после закрытия года, проанализируем последствия отдельно по НДС, налогу на прибыль и бухгалтерскому учету.
Для НДС важен квартал первоначальной отгрузки. Если сумма НДС была занижена и декларация уже представлена, потребуется исправить данные прошлого квартала и подготовить уточненную декларацию.
Для налога на прибыль важен период признания дохода. Если из-за ошибки доход был отражен меньше, проверим необходимость корректировки налоговой базы за период реализации.
Для бухгалтерского учета важны дата обнаружения ошибки, существенность ошибки и дата подписания бухгалтерской отчетности. Сумма 5,32 рубля обычно не выглядит существенной, но не будем делать вывод автоматически. Критерии существенности должны быть определены в учетной политике организации.
Если ошибка относится к прошлому году, а отчетность уже подписана, порядок бухгалтерского исправления может отличаться от порядка исправления НДС. Поэтому не будем использовать одну и ту же дату для всех видов учета без проверки настроек документа и учетной политики.
После исправления одной реализации выясним причину ошибки. Если курс 93,52 был введен вручную или сохранен в документе-основании, аналогичное отклонение могло появиться в других отгрузках.
Проверим реализации за нужную дату по той же валюте, контрагенту, договору и виду расчетов. Отдельно посмотрим документы, созданные копированием, вводом на основании или из заказа покупателя.
Не будем выполнять массовое исправление без предварительной проверки. Для каждого документа нужно определить дату курса, правила договора, наличие аванса, ставку НДС, период реализации и состояние расчетов.
Если выявлено несколько ошибочных документов, составим перечень и разделим их по кварталам. Это позволит правильно определить, какие исправления попадут в текущий период, а по каким потребуется формировать дополнительные листы книги продаж и уточненную отчетность.
При работе с валютой проверим не только значение курса. В 1С также важна кратность валюты. Если кратность указана неправильно, рублевая стоимость может быть рассчитана неверно даже при правильном курсе.
Откроем справочник Валюты и проверим реквизиты валюты, правила пересчета, кратность и историю курсов. В зависимости от настройки конфигурации используем форму Курсы валют или соответствующий регистр сведений.
Если курс 93,5224 должен применяться ко всем операциям конкретной даты, проверим источник загрузки курсов. Возможно, курс был введен вручную, загружен с ошибкой или был округлен при переносе из другого документа.
Не будем сразу менять общий курс в справочнике задним числом. Такое изменение может повлиять на другие документы, которые уже были оформлены правильно. Сначала определим перечень затронутых операций, затем примем решение о корректировке общих данных.
Посмотрим на практический алгоритм, который можно применить в рассматриваемой ситуации.
Подтвердим по договору или спецификации, что при отгрузке должен был использоваться курс 93,5224.
Проверим дату отгрузки, дату курса и порядок пересчета стоимости.
Установим, переданы ли документы покупателю и сдана ли декларация по НДС.
Откроем исходный документ Реализация (акт, накладная).
Создадим на основании него документ Корректировка реализации.
Выберем вид операции Исправление в первичных документах.
Выберем способ отражения Во всех разделах учета.
Внесем правильные показатели, рассчитанные по курсу 93,5224.
Проведем документ и проверим движения по взаиморасчетам, выручке, НДС и налоговому учету.
Сформируем исправленную накладную, акт или УПД.
Сформируем исправленный счет-фактуру, если он был выставлен.
Передадим исправленные документы покупателю.
Проконтролируем доплату покупателя, если он уже оплатил первоначальную сумму.
Проверим книгу продаж, декларацию по НДС и при необходимости подготовим уточненную декларацию.
Проверим другие реализации, в которых мог использоваться тот же неверный курс.
Рассмотрим отдельно ситуацию, при которой нужно выбрать другой вид операции.
Допустим, на дату отгрузки курс 93,52 был применен правильно. Позже продавец и покупатель подписали дополнительное соглашение и договорились пересчитать цену по курсу 93,5224. В этом случае первоначальный документ не содержит ошибки. Стороны изменили стоимость реализации после отгрузки.
Тогда создадим документ Корректировка реализации с видом операции, предназначенным для корректировки по соглашению сторон. Также потребуется документ, подтверждающий согласие покупателя на изменение стоимости.
При наличии НДС в таком случае обычно оформляется корректировочный счет-фактура. Его составляют на разницу между первоначальной и новой стоимостью.
Не будем выбирать этот вариант только потому, что сумма реализации увеличилась или уменьшилась. Главный критерий — причина изменения. Если это ошибка в первоначальном расчете, оформляем исправление. Если это новая договоренность сторон, оформляем корректировку по соглашению сторон.
Ошибка в первоначальном курсе, цене, количестве или сумме. Создаем Корректировка реализации с видом Исправление в первичных документах. Формируем исправленные первичные документы и исправленный счет-фактуру при необходимости.
Изменение стоимости после отгрузки по соглашению сторон. Создаем Корректировка реализации с видом операции для корректировки по соглашению сторон. Оформляем подтверждающий документ и корректировочный счет-фактуру при необходимости.
Ошибка только в реквизите, который не влияет на стоимость и учет. Оцениваем возможность исправления печатной формы, но предварительно проверяем, что ошибка действительно не влияет на расчетные показатели.
Ошибка только в учете НДС при правильной реализации. Используем настройку отражения только в НДС, но только после проверки, что выручка и расчеты с покупателем отражены верно.
При исправлении такой ситуации часто допускают несколько ошибок. Рассмотрим их, чтобы сразу избежать повторной корректировки.
Исправляют сумму вручную, не пересчитывая цену по правильному курсу. В результате округление по строкам и НДС могут быть рассчитаны неверно.
Создают корректировочный счет-фактуру вместо исправленного. Это неверно, если цена изменилась из-за технической ошибки, а не по соглашению сторон.
Исправляют только печатную форму, но не отражают изменения в бухгалтерском и налоговом учете.
Создают ручную операцию вместо исправления реализации.
Меняют курс в справочнике валют задним числом, не анализируя влияние на другие документы.
Не передают исправленные документы покупателю.
Не проверяют книгу продаж и декларацию по НДС после исправления.
Отражают ошибку прошлого квартала только в текущей декларации, хотя первоначальная налоговая база была занижена.
Удаляют исходную реализацию, хотя она уже связана с оплатой, складом, ЭДО или отчетностью.
Не проверяют, повторилась ли ошибка в других документах за ту же дату.
После исправления разберем причину возникновения ошибки и настроим контроль. Это особенно важно при регулярных расчетах в валюте или условных единицах.
Проверим, откуда пользователи берут курс: из официального источника, из договора, из внутреннего прайс-листа, из банковской выписки или вручную. Чем чаще курс вводится вручную, тем выше риск случайного округления.
Проверим права пользователей. При необходимости ограничим возможность ручного изменения курсов, цен и условий расчетов в уже подготовленных документах.
Настроим внутренний контроль перед проведением реализации. Перед окончательным проведением будем сверять цену в валюте, курс, кратность, сумму без НДС, сумму НДС и итоговую стоимость.
Для крупных реализаций организуем проверку вторым сотрудником. Один сотрудник формирует документ, другой сверяет его с договором, спецификацией и расчетом цены. Это позволит выявить ошибку до передачи документов покупателю и до включения операции в отчетность.
Регулярно используем отчеты по взаиморасчетам и анализируем необычные остатки по договорам. Остаток в несколько рублей может указывать как на обычную курсовую разницу, так и на ошибку в цене, курсе, округлении или зачете оплаты.
Если по договору и правилам расчета следовало использовать курс 93,5224, а в документе реализации по ошибке указан курс 93,52, будем считать это ошибкой первоначального оформления отгрузки.
Создадим на основании исходной реализации документ Корректировка реализации, выберем вид операции Исправление в первичных документах и способ отражения Во всех разделах учета. Затем пересчитаем стоимость по правильному курсу, проведем документ и проверим движения.
После этого сформируем исправленную накладную, акт или УПД. Если был выставлен счет-фактура, оформим исправленный счет-фактуру, а не корректировочный, поскольку исправляем техническую ошибку, а не меняем условия сделки.
Если декларация по НДС еще не сдана, включим правильные показатели в первоначальную декларацию. Если декларация уже представлена и из-за ошибки занижен НДС, подготовим уточненную декларацию за период первоначальной отгрузки.
Также проверим расчеты с покупателем, поступление доплаты, налоговый учет и другие документы, в которых мог использоваться неверно округленный курс.
Информация носит справочный характер