Разберем ситуацию, когда ООО меняет юридический адрес с изменением места нахождения и переходом в другую налоговую инспекцию. Организация подала документы первого этапа 4 сентября 2023 года, документы второго этапа — 17 октября 2023 года, но на момент подготовки отчетности за 3 квартал окончательное решение о регистрации нового адреса еще не получено.
В такой ситуации в отчетности за 3 квартал 2023 года следует указывать старый ОКТМО. До внесения в ЕГРЮЛ записи об окончательном изменении места нахождения организация продолжает состоять на учете по прежнему адресу, использовать прежний КПП и сдавать отчетность в прежнюю ИФНС.
Сам факт подачи заявления о смене адреса, получение расписки о приеме документов или наличие записи о принятии решения о смене места нахождения не означает, что организация уже переехала для целей налогового учета. Рассмотрим подробнее, в какой момент возникает обязанность использовать новый ОКТМО, куда направлять отчетность и как не допустить ошибок при подготовке отчетов в переходный период.
При смене юридического адреса нужно различать несколько дат. На практике бухгалтеры часто ориентируются на дату решения участников, дату подачи заявления или дату фактического переезда сотрудников в новый офис. Для налогового учета эти даты сами по себе не определяют, какой ОКТМО нужно указывать в отчетности.
Определяющее значение имеет дата внесения в ЕГРЮЛ записи об изменении места нахождения юридического лица. Именно с этой даты организация считается поставленной на учет по новому месту нахождения.
Такой порядок следует из статьи 83 НК РФ, статьи 84 НК РФ и порядка постановки организаций на учет в налоговых органах. При смене места нахождения организация снимается с учета в прежней инспекции и ставится на учет в новой инспекции на основании сведений, внесенных в ЕГРЮЛ.
До даты внесения окончательной записи в ЕГРЮЛ организация:
состоит на налоговом учете по старому юридическому адресу;
использует старый КПП, присвоенный прежней ИФНС;
указывает старый ОКТМО в отчетности и уведомлениях, которые подаются до даты смены места нахождения;
направляет отчетность в прежнюю налоговую инспекцию;
продолжает учитывать расчеты с бюджетом по прежнему месту учета.
После внесения записи об изменении места нахождения ситуация меняется. Организация начинает состоять на учете в новой ИФНС, получает новый КПП и использует реквизиты нового места нахождения в тех отчетах и платежах, для которых применяется новый порядок.
При этом ИНН организации не меняется. Изменяется именно КПП, поскольку он отражает постановку юридического лица на учет в конкретной инспекции по конкретному адресу.
В рассматриваемой ситуации организация меняет не просто адрес в пределах одного муниципального образования, а место нахождения. Например, ООО переезжает в другой город, район, муниципальное образование или на территорию, которая относится к другой ИФНС.
При такой смене адреса обычно применяется двухэтапный порядок регистрации. Рассмотрим его по шагам.
На первом этапе организация принимает решение об изменении места нахождения и направляет в регистрирующий орган заявление по форме Р13014.
Налоговый орган вносит в ЕГРЮЛ запись о том, что юридическим лицом принято решение об изменении места нахождения.
После истечения установленного срока организация подает документы для регистрации нового места нахождения по новому адресу.
На втором этапе регистрирующий орган проверяет документы и вносит в ЕГРЮЛ окончательную запись об изменении места нахождения и адреса юридического лица.
Только после внесения окончательной записи организация переходит на учет в новую ИФНС.
Запись, внесенная в ЕГРЮЛ после первого этапа, подтверждает только то, что участники приняли решение о переезде. Она не означает, что юридический адрес уже изменен. До второго этапа и до внесения окончательной записи организация по-прежнему остается зарегистрированной по старому адресу.
Поэтому в ситуации, когда заявление первого этапа подано 4 сентября 2023 года, а документы второго этапа поданы только 17 октября 2023 года, в течение 3 квартала 2023 года окончательная смена места нахождения еще не могла быть зарегистрирована. Отчетный период с 1 июля по 30 сентября организация отработала по старому месту учета.
Следовательно, для отчетности за 3 квартал, если на дату подготовки и подачи отчетности окончательная запись в ЕГРЮЛ еще отсутствует, нужно использовать старые реквизиты: старую ИФНС, старый КПП и старый ОКТМО.
Проанализируем исходные данные:
Первый этап смены места нахождения оформлен 4 сентября 2023 года.
Второй этап начат только 17 октября 2023 года.
По состоянию на момент подготовки отчетности окончательная регистрация нового адреса еще не завершена.
Отчетный период за 3 квартал завершился 30 сентября 2023 года.
Из этого следует, что за 3 квартал 2023 года организация должна применять старый ОКТМО. Новый ОКТМО в отчетности за этот период использовать преждевременно.
Новый ОКТМО нужно применять не со дня подачи заявления, не со дня получения расписки от налоговой инспекции и не со дня фактического переезда работников. Его начинают применять после того, как в ЕГРЮЛ появится окончательная запись об изменении места нахождения ООО.
Рассмотрим простой пример. ООО зарегистрировано в одном муниципальном образовании и использует ОКТМО 12345678. В сентябре 2023 года оно подало заявление о намерении переехать в другое муниципальное образование с ОКТМО 87654321.
Даже если новый договор аренды уже подписан, сотрудники переехали, а документы второго этапа направлены в налоговую инспекцию, до внесения итоговой записи в ЕГРЮЛ организация продолжает использовать ОКТМО 12345678. После регистрации нового адреса и постановки на учет в новой ИФНС организация перейдет на ОКТМО 87654321.
Не будем определять дату смены адреса только по внутренним документам организации. Перед подготовкой отчетности проверим сведения в ЕГРЮЛ.
Нужно отличать две возможные записи:
запись о принятии решения об изменении места нахождения;
запись об изменении места нахождения и адреса юридического лица.
Первая запись означает начало процедуры переезда. Вторая запись подтверждает завершение регистрации нового места нахождения. Для выбора ОКТМО и налоговой инспекции важна именно вторая запись.
Проверим сведения через электронный сервис ФНС по предоставлению сведений из ЕГРЮЛ. В выписке нужно посмотреть раздел, содержащий сведения о месте нахождения и адресе юридического лица.
Если в выписке указан прежний адрес, а новый адрес пока не отражен, продолжаем использовать старый ОКТМО. Если в выписке уже указан новый адрес и имеется дата внесения соответствующей записи, нужно переходить к анализу правил для отчетности после смены ИФНС.
Не будем ориентироваться только на сообщение о приеме документов. Расписка подтверждает передачу комплекта документов в регистрирующий орган, но не подтверждает государственную регистрацию изменений.
Также не будем ориентироваться только на дату решения участников. Решение является внутренним корпоративным документом, а не основанием для немедленной смены налоговой инспекции.
Пока окончательная запись в ЕГРЮЛ не внесена, организация продолжает сдавать отчетность в прежнюю инспекцию. Это относится к декларациям, расчетам, уведомлениям и иным документам, которые представляются в ИФНС по месту нахождения организации.
В частности, до завершения смены места нахождения по старому адресу обычно представляют:
декларацию по налогу на добавленную стоимость;
декларацию по налогу на прибыль организаций;
расчет по форме 6-НДФЛ;
расчет по страховым взносам;
уведомления об исчисленных суммах налогов и взносов, если по соответствующему налогу они представляются;
уточненные расчеты и декларации, если на дату их подачи организация еще состоит на учете в прежней ИФНС.
В исходной ситуации отчетность за 9 месяцев 2023 года и за 3 квартал 2023 года нужно подготовить с реквизитами старого места нахождения, если окончательная регистрация нового адреса не состоялась до даты представления отчетов.
Это означает, что в декларациях и расчетах, где предусмотрено поле ОКТМО, указываем прежний код муниципального образования. В поле КПП указываем КПП, присвоенный старой инспекцией.
При использовании 1С-Отчетность перед отправкой обязательно проверим, какая ИФНС выбрана в форме отчета. Не будем отправлять отчет в новую инспекцию только потому, что документы уже поданы на регистрацию нового адреса.
Для организации на ОСНО за 3 квартал и 9 месяцев 2023 года могли быть актуальны несколько разных форм отчетности. Рассмотрим их отдельно, потому что порядок выбора ОКТМО и КПП зависит от вида отчета.
Декларация по НДС за 3 квартал 2023 года представляется по месту учета организации. Если на дату подачи декларации ООО еще состоит на учете по старому адресу, декларацию направляем в старую ИФНС.
В таком случае указываем:
старую налоговую инспекцию;
старый КПП;
старый ОКТМО.
Если окончательная запись о новом месте нахождения внесена в ЕГРЮЛ уже после представления декларации по НДС, пересдавать отчетность только из-за смены адреса не нужно. Декларация была представлена по правильному месту учета на дату ее подачи.
Если же организация не успела сдать декларацию по НДС до завершения переезда, нужно отдельно проверить, в какой инспекции она состоит на учете на дату отправки отчета. После постановки на учет в новой ИФНС несданную декларацию обычно направляют уже в новую инспекцию с реквизитами нового места нахождения.
В исходной ситуации, когда окончательного решения еще нет, декларацию за 3 квартал нужно сдавать по старому месту учета и со старым ОКТМО.
Декларацию по налогу на прибыль за 9 месяцев 2023 года организация на ОСНО представляет по месту своего нахождения. Пока ООО не зарегистрировано по новому адресу, декларация направляется в прежнюю ИФНС.
В декларации по налогу на прибыль за 9 месяцев указываем старый КПП и старый ОКТМО. Новый ОКТМО использовать до фактического перехода в новую инспекцию нельзя.
Рассмотрим ситуацию подробнее. Предположим, ООО подало документы на второй этап 17 октября 2023 года, но запись об изменении места нахождения в ЕГРЮЛ еще не появилась. Декларацию за 9 месяцев организация формирует 20 октября 2023 года.
На эту дату организация состоит на учете по старому адресу. Следовательно, декларацию направляем в старую ИФНС. В разделе декларации, где отражается ОКТМО, указываем старый код муниципального образования.
Если окончательная запись появится позднее, например в ноябре 2023 года, это не меняет правильность ранее сданной декларации за 9 месяцев. Отчетность не нужно переделывать только потому, что после ее подачи организация перешла в другую инспекцию.
Расчет по страховым взносам за 9 месяцев 2023 года подается в ИФНС по месту нахождения организации. Пока смена адреса не зарегистрирована окончательно, расчет направляем по старому месту учета.
В исходной ситуации в расчете по страховым взносам указываем старый КПП и старый ОКТМО. Расчет заполняем нарастающим итогом с начала года.
Важно учитывать специальный порядок, который действует, если организация меняет место нахождения уже в течение отчетного периода. Если переезд завершен и организация поставлена на учет в новой ИФНС до сдачи расчета, расчет по страховым взносам представляют в новую инспекцию с новым КПП и новым ОКТМО.
При этом расчет по страховым взносам не нужно делить на два отчета по старому и новому ОКТМО. В новом месте учета представляют один расчет нарастающим итогом с начала года, включив в него начисления и выплаты, относящиеся к периоду до смены адреса.
Но в рассматриваемой ситуации этот специальный порядок не применяется, поскольку окончательная смена места нахождения еще не состоялась. Поэтому за 9 месяцев 2023 года используем старые реквизиты.
Расчет по форме 6-НДФЛ требует особого внимания. Для него действует специальный порядок при смене места нахождения организации, поскольку НДФЛ должен быть распределен по соответствующим муниципальным образованиям.
Если на дату сдачи расчета за 9 месяцев 2023 года организация еще не сменила место учета, отчет представляем в прежнюю ИФНС с прежним КПП и старым ОКТМО.
В исходной ситуации за 9 месяцев 2023 года нужно заполнить один расчет 6-НДФЛ по старому месту нахождения. В нем отражаем доходы работников, исчисленный и удержанный НДФЛ за период с 1 января по 30 сентября 2023 года.
Не нужно делить расчет на старый и новый ОКТМО только потому, что организация уже начала процедуру смены адреса. Для разделения отчета должна произойти фактическая постановка на учет в новой ИФНС.
Если организация переедет после завершения 3 квартала, но до окончания года, специальный порядок по форме 6-НДФЛ начнет применяться уже для отчетности за период, в котором произошел переезд, и для годового расчета.
После смены места нахождения в новую ИФНС обычно представляют два расчета 6-НДФЛ:
первый расчет — по доходам и НДФЛ, относящимся к периоду до переезда, со старым ОКТМО;
второй расчет — по доходам и НДФЛ, относящимся к периоду после переезда, с новым ОКТМО.
При этом в обоих расчетах после постановки на учет в новой инспекции указывают новый КПП. Такой порядок основан на разъяснениях ФНС России по представлению формы 6-НДФЛ при смене места нахождения организации.
Рассмотрим пример. ООО завершило смену адреса 10 ноября 2023 года. До 9 ноября организация относилась к старому ОКТМО, а начиная с 10 ноября — к новому ОКТМО.
При подготовке годового расчета 6-НДФЛ нужно будет сформировать два комплекта:
расчет со старым ОКТМО — по доходам и удержанному НДФЛ до даты переезда;
расчет с новым ОКТМО — по доходам и удержанному НДФЛ начиная с даты переезда.
Но за 9 месяцев 2023 года в таком примере все данные относятся к периоду до переезда. Поэтому за 9 месяцев используется старый ОКТМО.
В 2023 году организации применяют механизм единого налогового счета. По отдельным налогам до срока представления декларации может потребоваться подача уведомления об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей и страховых взносов.
В уведомлении указываются, в частности, КПП, КБК, ОКТМО, отчетный период и сумма. Поэтому при смене места нахождения необходимо особенно внимательно определить, к какому месту учета относится обязательство.
Пока окончательная регистрация нового адреса не состоялась, в уведомлениях указываем старый КПП и старый ОКТМО. Это относится к уведомлениям, которые представляются до даты внесения в ЕГРЮЛ записи об изменении места нахождения.
После перехода в новую ИФНС порядок зависит от периода удержания НДФЛ и даты смены места учета. Для НДФЛ может потребоваться разделение сумм между старым и новым ОКТМО.
Например, если организация сменила место нахождения в середине месяца, НДФЛ, удержанный до даты перехода, может относиться к старому ОКТМО, а НДФЛ, удержанный после перехода, — к новому ОКТМО. В таком случае уведомление формируют отдельными строками по соответствующим ОКТМО.
Не будем смешивать суммы НДФЛ, относящиеся к разным муниципальным образованиям, в одной строке уведомления. При этом после постановки на учет в новой инспекции для документов, направляемых в новую ИФНС, как правило, используют новый КПП.
Если в уведомлении ошибочно указан старый или новый ОКТМО, исправление выполняют через подачу нового уведомления. В корректирующем уведомлении повторяют ошибочные реквизиты и указывают сумму «0», затем отдельной строкой приводят правильные реквизиты и правильную сумму.
Не вся отчетность содержит поле ОКТМО. Поэтому при смене юридического адреса не нужно автоматически искать ОКТМО во всех формах.
Например, в формах, направляемых в Социальный фонд России, основной вопрос обычно связан не с ОКТМО, а с регистрационным номером страхователя, местом учета и актуальностью реквизитов организации.
При подготовке сведений по форме ЕФС-1 проверим, не изменились ли регистрационные данные страхователя после постановки организации на учет по новому месту нахождения. До завершения регистрации адреса используем действующие реквизиты, которые числятся за организацией на дату подачи сведений.
Для статистической отчетности также нужно проверять конкретную форму. В одних формах ОКТМО отсутствует, в других может использоваться иной территориальный идентификатор. Поэтому не будем переносить правила налоговой отчетности на формы Росстата без проверки порядка заполнения конкретного отчета.
Отдельно рассмотрим ситуацию, когда юридический адрес меняется, но организация остается на территории, подведомственной той же налоговой инспекции. Например, ООО переезжает на другую улицу в пределах одного города, и новая территория относится к прежней ИФНС.
В таком случае может не произойти переход в другую налоговую инспекцию. Однако новый адрес все равно должен быть отражен в ЕГРЮЛ, а реквизиты организации в учетной системе нужно обновить после регистрации изменений.
ОКТМО в такой ситуации может остаться прежним, если старый и новый адрес расположены в одном муниципальном образовании. Но это нужно проверить, а не предполагать автоматически.
Иногда один населенный пункт включает несколько муниципальных образований или территорий с разными кодами ОКТМО. Поэтому даже при сохранении прежней ИФНС следует определить ОКТМО по новому адресу через актуальный классификатор.
Если меняется только адрес в пределах того же места нахождения, двухэтапная процедура обычно не применяется. Но момент использования новых реквизитов все равно связываем с регистрацией соответствующих изменений в ЕГРЮЛ.
Рассмотрим более сложный вариант. Отчетный период закончился 30 сентября, но окончательная запись о смене места нахождения появилась в ЕГРЮЛ уже в октябре, до даты сдачи отчетности за 3 квартал.
В такой ситуации нельзя применять одно общее правило ко всем формам без анализа. Нужно определить:
дату окончательной записи в ЕГРЮЛ;
дату постановки на учет в новой ИФНС;
вид отчета;
порядок заполнения конкретной декларации или расчета;
период, за который представляется отчет;
дату фактической отправки отчета.
Для деклараций по НДС и налогу на прибыль важна инспекция, в которой организация состоит на учете на дату представления отчета. Если организация уже поставлена на учет по новому адресу и не успела сдать декларацию в старую инспекцию, отчет обычно направляют в новую ИФНС с новым КПП и новым ОКТМО.
Для расчета по страховым взносам после смены места нахождения применяют новый КПП и новый ОКТМО, а сведения приводят нарастающим итогом с начала года. Делить РСВ на старую и новую территории не нужно.
Для формы 6-НДФЛ действует отдельный порядок. Если отчет за период до переезда подается уже после постановки на учет в новой инспекции, его направляют в новую ИФНС. При этом для доходов и НДФЛ, относящихся к периоду до переезда, используют старый ОКТМО, а КПП указывают новый.
Поэтому в переходный период нельзя выбрать ОКТМО только по одному признаку, например по месту подачи отчета. Нужно анализировать требования конкретной формы.
Предположим, ООО подало документы второго этапа 17 октября 2023 года. 23 октября 2023 года в ЕГРЮЛ внесли окончательную запись о смене места нахождения. Отчетность за 9 месяцев организация еще не отправила.
Рассмотрим возможный порядок действий по отдельным формам.
Декларацию по НДС за 3 квартал направляем в новую ИФНС, поскольку на дату подачи организация уже состоит на учете по новому адресу. В декларации используем новый КПП и новый ОКТМО.
Декларацию по налогу на прибыль за 9 месяцев направляем в новую ИФНС. В ней указываем новый КПП и новый ОКТМО.
Расчет по страховым взносам за 9 месяцев направляем в новую ИФНС. Указываем новый КПП и новый ОКТМО, при этом включаем показатели нарастающим итогом с начала 2023 года.
Расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев направляем в новую ИФНС. Поскольку доходы за январь—сентябрь относятся к периоду до переезда, используем старый ОКТМО, но указываем новый КПП.
Этот пример показывает, почему нельзя дать один универсальный ответ для всех отчетов, если переезд произошел между окончанием отчетного периода и сроком сдачи отчетности.
Но в исходной ситуации окончательная запись еще не внесена. Поэтому применять этот сложный порядок пока не нужно. До завершения регистрации ООО остается по старому месту учета.
Рассмотрим, как подготовить отчетность в программе 1С:Бухгалтерия 8. Основная задача — не изменить реквизиты организации преждевременно и не сформировать отчет с неправильными КПП, ОКТМО или кодом ИФНС.
В типовой конфигурации реквизиты юридического лица проверяют в карточке Организации. В ней обычно указываются сведения об ИНН, КПП, юридическом адресе, налоговой инспекции, ОКТМО и иных регистрационных данных.
До появления окончательной записи в ЕГРЮЛ не будем заменять старые регистрационные сведения на новые только потому, что документы уже поданы. Если изменить ОКТМО и ИФНС заранее, программа может автоматически подставить новые реквизиты в отчеты за период, когда организация еще состояла на учете по старому адресу.
Перед созданием регламентированной отчетности выполним следующие действия:
Откроем карточку Организации и проверим действующий юридический адрес.
Проверим реквизиты налоговой инспекции в разделе, где указана постановка на учет организации.
Сверим КПП с актуальной выпиской из ЕГРЮЛ.
Проверим ОКТМО, который установлен для организации.
Откроем форму нужного отчета через раздел Регламентированные отчеты.
Проверим поле «Представляется в налоговый орган».
Проверим титульный лист отчета, КПП и ОКТМО.
Выполним контроль заполнения перед отправкой через 1С-Отчетность.
Если окончательная смена адреса еще не зарегистрирована, в карточке организации должны оставаться старые регистрационные реквизиты. Это позволит сформировать отчетность за 3 квартал с правильным старым ОКТМО.
После внесения итоговой записи в ЕГРЮЛ обновим реквизиты организации в учетной базе. Не будем делать это задним числом без предварительной проверки уже сформированных и отправленных отчетов.
Последовательность действий может быть следующей:
Получим лист записи ЕГРЮЛ или электронную выписку с новым адресом и датой регистрации изменений.
Определим новую ИФНС, новый КПП и новый ОКТМО.
Откроем карточку Организации в программе 1С:Бухгалтерия 8.
Изменим юридический адрес и реквизиты постановки на учет только после подтверждения регистрации.
Проверим справочник Налоговые органы и убедимся, что выбрана новая инспекция.
Проверим настройки обмена в 1С-Отчетность, чтобы отчетность направлялась в новую ИФНС.
Создадим новые формы отчетности после обновления реквизитов.
Сверим титульные листы и разделы с ОКТМО перед отправкой.
Если в базе уже созданы, но еще не отправлены отчеты со старыми реквизитами, после смены адреса не будем автоматически перепроводить и перезаполнять все формы. Сначала определим, относится ли конкретный отчет к периоду до переезда, к периоду переезда или к периоду после переезда.
Особенно внимательно проверим расчет 6-НДФЛ, потому что при смене места нахождения в течение года может потребоваться создание двух отдельных расчетов с разными ОКТМО.
Если организация завершила переезд в течение года, для подготовки 6-НДФЛ могут понадобиться два отдельных отчета. Один отчет формируем по старому ОКТМО, второй — по новому ОКТМО.
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом или 1С:Бухгалтерия 8 порядок зависит от используемой конфигурации и ее релиза. Обычно потребуется создать отдельные экземпляры регламентированного отчета и проверить реквизиты каждого из них.
В первом расчете указываем старый ОКТМО и отражаем доходы, исчисленный и удержанный НДФЛ, относящиеся к периоду до переезда. Во втором расчете указываем новый ОКТМО и отражаем показатели, относящиеся к периоду после переезда.
После постановки на учет по новому адресу в обоих расчетах обычно указываем новый КПП. Поэтому не будем считать, что старый ОКТМО всегда должен сопровождаться старым КПП. Для формы 6-НДФЛ эти реквизиты могут относиться к разным периодам и выполнять разные функции.
Перед отправкой двух расчетов проверим:
что суммы доходов не задвоены;
что доходы до переезда не попали в отчет с новым ОКТМО;
что доходы после переезда не попали в отчет со старым ОКТМО;
что сумма НДФЛ по двум расчетам равна общей сумме исчисленного и удержанного налога за отчетный период;
что новый КПП указан в отчетах после постановки на учет в новой ИФНС;
что оба расчета направлены в правильную налоговую инспекцию.
Для исходной ситуации это правило пока не требуется, потому что смена места нахождения не завершена. За 9 месяцев 2023 года формируем один расчет 6-НДФЛ со старым ОКТМО.
После завершения переезда не будем вводить новый ОКТМО вручную на основании предположения или данных из старого документа. ОКТМО зависит от конкретного муниципального образования, в котором расположен новый юридический адрес.
Для проверки нового кода используем официальный сервис ФНС по определению реквизитов налоговой инспекции и кода ОКТМО по адресу. Также можно сверить код с данными, указанными в официальных справочниках и в программе 1С:Бухгалтерия 8.
Проверим не только ОКТМО, но и следующие реквизиты:
код новой ИФНС;
новый КПП организации;
код ОКТМО нового муниципального образования;
актуальность адреса в ЕГРЮЛ;
настройки отправки отчетности через оператора электронного документооборота;
регистрационные данные в СФР, если они изменились.
Не будем путать ОКТМО с кодом налоговой инспекции. ОКТМО определяет муниципальное образование, в бюджет которого относятся соответствующие платежи. Код ИФНС определяет налоговый орган, в который направляется отчетность и который осуществляет налоговое администрирование.
Рассмотрим распространенные ошибки, которые возникают в переходный период.
Первая ошибка — использовать новый ОКТМО после подачи заявления. Подача документов не означает завершение регистрации. До окончательной записи в ЕГРЮЛ используем старый ОКТМО.
Вторая ошибка — ориентироваться на дату фактического переезда. Сотрудники могут уже работать по новому адресу, но юридическое лицо до регистрации изменений остается на учете по старому месту нахождения.
Третья ошибка — заранее заменить КПП в карточке организации в 1С. При преждевременном изменении реквизитов программа может сформировать отчет за старый период с новым КПП и новым ОКТМО.
Четвертая ошибка — отправить отчетность в новую ИФНС до завершения регистрации. Пока ООО не поставлено на учет по новому адресу, отчетность нужно направлять в прежнюю инспекцию.
Пятая ошибка — сдавать два расчета 6-НДФЛ только потому, что организация подала документы на смену адреса. Два расчета нужны после фактической смены места учета, а не в период ожидания регистрации.
Шестая ошибка — делить расчет по страховым взносам на старый и новый ОКТМО. При смене места нахождения РСВ подается одним расчетом нарастающим итогом с начала года по новому месту учета, если переезд уже завершен.
Седьмая ошибка — не проверять выписку из ЕГРЮЛ перед отправкой отчетности. В переходный период дата регистрации изменений может попасть между датой формирования и датой отправки отчета. Поэтому выписку желательно проверить непосредственно перед отправкой.
Восьмая ошибка — считать, что старый ОКТМО и старый КПП всегда используются вместе. Для некоторых форм, например для 6-НДФЛ, после переезда может использоваться новый КПП при отражении данных по старому ОКТМО.
После смены юридического адреса может возникнуть необходимость представить уточненную декларацию или уточненный расчет за период, когда организация еще состояла на учете в старой ИФНС.
В таком случае уточненную отчетность обычно представляют уже в новую налоговую инспекцию, если на дату ее подачи организация состоит на учете по новому месту нахождения. Это относится и к уточненным декларациям за периоды до переезда.
Однако при заполнении уточненной отчетности нужно сохранить корректные реквизиты того периода, за который исправляются показатели. В частности, ОКТМО в уточненной декларации или расчете должен соответствовать порядку, который применялся бы в первичном отчете за соответствующий период.
Не будем без проверки заменять старый ОКТМО на новый в уточненной декларации только потому, что организация уже переехала. Сначала определим, какой ОКТМО должен был быть указан в первичном документе.
Например, если уточняется декларация за период, когда организация находилась по старому адресу, в уточненной декларации может потребоваться старый ОКТМО. При этом направить уточнение нужно уже в новую ИФНС, если организация переведена на учет по новому адресу.
Разберем по шагам, что нужно сделать ООО, которое подало документы на смену юридического адреса, но еще не получило окончательный результат регистрации.
Получим актуальную выписку из ЕГРЮЛ непосредственно перед подготовкой отчетности.
Проверим, внесена ли окончательная запись об изменении места нахождения и юридического адреса.
Если окончательной записи нет, оставим в программе старый адрес, старую ИФНС, старый КПП и старый ОКТМО.
Сформируем отчетность за 3 квартал и 9 месяцев 2023 года по старому месту учета.
Проверим титульные листы деклараций и расчетов.
Проверим ОКТМО в декларации по НДС, декларации по налогу на прибыль, РСВ, 6-НДФЛ и уведомлениях, если они представляются.
Отправим отчетность в прежнюю ИФНС.
После появления окончательной записи в ЕГРЮЛ обновим реквизиты организации в учетной системе.
Проверим, какие отчеты, уведомления и платежи после даты переезда нужно формировать уже по новым реквизитам.
Для формы 6-НДФЛ при необходимости подготовим отдельные расчеты по старому и новому ОКТМО.
В рассматриваемой ситуации ООО находится только в процессе смены юридического адреса. Документы первого этапа поданы 4 сентября 2023 года, документы второго этапа — 17 октября 2023 года, но окончательная запись в ЕГРЮЛ еще не внесена.
За 3 квартал 2023 года нужно указывать старый ОКТМО. До завершения регистрации нового места нахождения организация продолжает состоять на учете по прежнему адресу.
В отчетности за 3 квартал и 9 месяцев 2023 года до даты окончательной регистрации нового адреса используем:
старую ИФНС;
старый КПП;
старый ОКТМО.
Новый ОКТМО нужно применять только после внесения в ЕГРЮЛ записи об изменении места нахождения юридического лица. При этом после переезда порядок заполнения отчетности зависит от конкретной формы: для НДС и налога на прибыль применяют реквизиты нового места учета, для РСВ используют один расчет с новым ОКТМО, а для 6-НДФЛ может потребоваться разделение данных между старым и новым ОКТМО.
Информация носит справочный характер