Разберем ситуацию, когда ООО сменило юридический адрес, встало на учет в другой налоговой инспекции, получило новый КПП и затем обнаружило ошибку в ранее сданном расчете 6-НДФЛ. Основной вопрос заключается в том, куда направлять корректировку и какие реквизиты указывать в титульном листе.
Если на дату представления корректировки организация уже снята с учета по прежнему адресу и поставлена на учет по новому адресу, уточненный расчет представляем в новую ИФНС. Для показателей, относящихся к периоду до переезда, в расчете указываем старый ОКТМО, но новый КПП. Для показателей после переезда указываем новый ОКТМО и новый КПП. Такой порядок ФНС подтверждает и в актуальных разъяснениях: после смены адреса расчеты направляют в новый налоговый орган, а КПП в обоих расчетах указывают по новому месту учета.
Сначала выясним, в какой момент организация меняет адрес. Само изменение юридического адреса еще не всегда означает, что отчетность уже нужно сдавать в новую инспекцию. Определяющим событием является снятие с учета в прежней ИФНС и постановка на учет в новой ИФНС.
Если организация уже поставлена на учет по новому месту нахождения, прежняя инспекция передает сведения о расчетах с бюджетом в новую. В новой инспекции открываются карточки расчетов с бюджетом как по прежнему ОКТМО, так и по новому ОКТМО. Поэтому корректировку за старый период направляем не в прежнюю инспекцию, а в новую.
Рассмотрим два варианта.
Корректировку подаем до снятия с учета в прежней ИФНС. В этом случае отчетность направляем в прежнюю инспекцию и используем прежние регистрационные реквизиты.
Корректировку подаем после постановки на учет в новой ИФНС. В этом случае отчетность направляем в новую инспекцию, даже если ошибка относится к периоду до переезда.
Вопрос обычно возникает именно во втором случае: организация уже переехала в другой регион, а уточнить нужно расчет за период, когда она еще состояла на учете по старому адресу. В этой ситуации применяем старый ОКТМО и новый КПП.
Рассмотрим наиболее распространенную ситуацию. ООО переехало в другой регион, получило новый КПП, а затем выявило ошибку в расчете 6-НДФЛ за период до смены адреса. Например, ошибка обнаружена в расчете за I квартал, хотя организация сменила адрес во II квартале.
В таком случае подготовим уточненный расчет по следующим правилам.
Направим расчет в новую ИФНС, в которой организация состоит на учете на дату представления корректировки.
Укажем КПП, присвоенный новой ИФНС.
Укажем старый ОКТМО, действовавший по прежнему юридическому адресу.
Отразим показатели, относящиеся к периоду работы по прежнему месту нахождения.
Поставим очередной номер корректировки, следующий за номером ранее принятого расчета.
Не указываем старый КПП в корректировке только потому, что исправляем старый период. После переезда КПП в расчете должен соответствовать месту учета организации на дату сдачи отчета, то есть новому месту нахождения. Старый ОКТМО сохраняем, потому что он относится к муниципальному образованию, в бюджет которого должен быть зачислен НДФЛ за период до переезда.
Этот порядок отличается от обычного правила, при котором бухгалтер стремится полностью повторить реквизиты первичного отчета. При смене места нахождения повторять старый КПП не нужно: корректировку направляем в новую инспекцию с новым КПП.
Теперь рассмотрим вторую ситуацию. Организация обнаружила ошибку в части доходов, удержанного НДФЛ или перечисленного налога, относящихся к периоду после регистрации по новому адресу.
Здесь применяем более простой порядок:
Представляем корректировку в новую ИФНС.
Указываем новый КПП.
Указываем новый ОКТМО.
Исправляем показатели, относящиеся к периоду после переезда.
Используем очередной номер корректировки.
Например, организация сменила адрес 15 мая. Ошибка обнаружена в доходе, выплаченном работнику в июне. Значит, корректируем расчет с новым ОКТМО и новым КПП. Расчет направляем в новую ИФНС.
Если ООО сменило юридический адрес в течение календарного года и одновременно изменились ОКТМО и налоговая инспекция, за отчетные периоды начиная с квартала переезда и до конца года обычно формируем два расчета 6-НДФЛ.
Первый расчет формируем по данным до даты переезда. В нем указываем старый ОКТМО и новый КПП. Второй расчет формируем по данным начиная с даты переезда. В нем указываем новый ОКТМО и новый КПП. Оба расчета направляем в новую инспекцию.
Разделение отчетности необходимо потому, что НДФЛ должен быть отражен по соответствующему муниципальному образованию. Старый ОКТМО показывает обязательства, возникшие до переезда, а новый ОКТМО — обязательства после изменения места нахождения организации.
Не объединяем в одном расчете показатели со старым и новым ОКТМО. Даже если расчет формируется за один отчетный период, данные по разным муниципальным образованиям разделяем.
Посмотрим на пример. ООО состояло на учете в ИФНС по прежнему адресу до 14 мая. С 15 мая организация зарегистрирована по новому юридическому адресу в другом регионе. Вместе с адресом изменились ИФНС, КПП и ОКТМО.
За полугодие необходимо подготовить два расчета 6-НДФЛ.
Расчет по прежнему месту нахождения. Включаем доходы, удержанный НДФЛ и другие показатели, относящиеся к периоду с 1 января по 14 мая. Указываем старый ОКТМО и новый КПП. Направляем расчет в новую ИФНС.
Расчет по новому месту нахождения. Включаем показатели начиная с 15 мая по конец отчетного периода. Указываем новый ОКТМО и новый КПП. Направляем расчет в новую ИФНС.
Предположим, в августе бухгалтер обнаружил ошибку в удержанном НДФЛ за апрель. Ошибка относится к периоду до переезда. В таком случае корректируем именно первый расчет: направляем уточнение в новую ИФНС, указываем новый КПП и старый ОКТМО.
Если же ошибка относится к выплате за июнь, корректируем второй расчет: новая ИФНС, новый КПП и новый ОКТМО.
Не начинайте работу с создания нового отчета. Сначала определим, в каком расчете уже отражена ошибочная операция. Это особенно важно, если в периоде переезда были сформированы два расчета 6-НДФЛ.
Разберем порядок проверки.
Определим дату перехода организации на учет в новую ИФНС.
Определим дату выплаты дохода, дату удержания НДФЛ и период, к которому относится ошибка.
Проверим, в каком из двух расчетов отражена спорная сумма: по старому или по новому ОКТМО.
Откроем ранее отправленный расчет и проверим его титульный лист, раздел 1 и раздел 2.
Уточним только тот расчет, в котором должна быть отражена исправляемая операция.
Например, если ошибка касается дохода, выплаченного до даты смены адреса, не следует включать исправление в расчет с новым ОКТМО. Это приведет к несоответствию между данными налогового учета и местом зачисления налога.
При обычном исправлении показателей используем последовательную нумерацию. Для первичного расчета указываем значение 0--. Для первой корректировки указываем 1--, для второй — 2--, для третьей — 3-- и так далее.
Не ставьте номер корректировки исходя из количества исправленных строк или количества ошибок. Номер зависит от количества ранее представленных расчетов по одному и тому же отчетному периоду, одной организации, одному КПП и одному ОКТМО.
Например, первичный расчет по старому ОКТМО уже принят налоговой инспекцией. Затем организация один раз подавала уточнение. При новом исправлении нужно указать номер корректировки 2--, а не 1--.
Порядок заполнения предусматривает сквозную нумерацию уточненных расчетов, а уточнение представляют по той же форме, которая применялась для исходного расчета.
Рассмотрим важное различие. Не каждая ошибка в расчете 6-НДФЛ исправляется одинаково. Сначала определим характер ошибки.
Если ошибка допущена в сумме дохода, вычетов, исчисленного НДФЛ, удержанного НДФЛ, сроках перечисления или иных показателях расчета, представляем обычную корректировку. В уточненном отчете приводим все показатели расчета: верные данные переносим без изменения, ошибочные показатели исправляем.
Если ошибка допущена именно в КПП или ОКТМО, применяем специальный порядок. В этом случае недостаточно просто представить обычную корректировку с исправленным реквизитом. Необходимо аннулировать ошибочно представленный расчет по неверной связке КПП и ОКТМО и одновременно представить полный расчет с правильными реквизитами.
Не смешивайте исправление сумм с исправлением территориальных реквизитов. Ошибка в ОКТМО или КПП влияет на идентификацию расчета и требует отдельного порядка исправления.
Если первоначальный расчет был сдан с неправильным КПП или ОКТМО, подготовим два документа.
Сформируем уточненный расчет по реквизитам ошибочно сданного отчета. В нем сохраним неверные КПП или ОКТМО, по которым расчет был принят, и проставим нулевые показатели во всех разделах. Таким образом аннулируем ошибочно отраженный расчет.
Сформируем новый полный расчет с правильными КПП и ОКТМО. В него перенесем все показатели, которые должны были быть указаны в первоначальном отчете.
ФНС разъясняет, что при неверном КПП или ОКТМО необходимо представить два расчета: уточненный с нулевыми показателями по ошибочным реквизитам и первичный расчет по правильным реквизитам.
Рассмотрим пример. Организация после переезда ошибочно сдала расчет за период до смены адреса со старым КПП и старым ОКТМО. После обнаружения ошибки подготовим:
Уточненный нулевой расчет по старому КПП и старому ОКТМО, чтобы аннулировать ошибочно принятую отчетность.
Первичный полный расчет по новому КПП и старому ОКТМО, поскольку данные относятся к периоду до переезда.
Не исправляйте такую ошибку только заменой КПП на титульном листе ранее созданного отчета. Налоговая инспекция должна увидеть, что ошибочный расчет по старым реквизитам аннулирован, а правильный расчет зарегистрирован по верным реквизитам.
Рассмотрим ситуацию, когда ООО переехало уже в новом году, а ошибка относится к расчету 6-НДФЛ за прошлый год. Например, организация сменила адрес в феврале, а в апреле выявила ошибку в годовом расчете за предыдущий календарный год.
Если на дату корректировки организация уже состоит на учете в новой ИФНС, уточненный расчет за прошлый год направляем в новую инспекцию. При этом используем:
новый КПП;
старый ОКТМО, действовавший в периоде, который корректируем;
очередной номер корректировки;
данные за полный корректируемый налоговый период с учетом исправлений.
Если в годовом расчете корректируются сведения, включенные в приложение «Справка о доходах и суммах налога физического лица», не включайте в уточнение все справки автоматически. Когда ошибки отсутствуют, справки в уточненный расчет не включают. Если ошибка есть в справке конкретного физического лица, включают только исправляемые справки с номером, соответствующим номеру первичной справки.
Иногда организация меняет адрес и даже налоговую инспекцию, но остается в пределах того же муниципального образования. В такой ситуации ОКТМО может не измениться. Однако для переезда в другой регион такая ситуация практически не характерна: как правило, меняются и ИФНС, и КПП, и ОКТМО.
Если ОКТМО действительно остался прежним, сначала проверим регистрационные сведения и уточним порядок в новой ИФНС. В такой ситуации может не потребоваться разделение показателей на два расчета по разным ОКТМО, поскольку территориальный код остается единым. Но КПП после постановки на учет в новой инспекции указываем новый.
Не определяйте необходимость двух расчетов только по факту смены адреса. Сначала проверим, изменился ли ОКТМО. Для переезда в другой регион он обычно изменяется, поэтому потребуется разделение отчетности.
Теперь разберем порядок действий в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0. Названия отдельных команд могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика работы остается одинаковой.
Сначала внесем новую регистрацию организации в налоговом органе. Не заменяйте старые реквизиты без сохранения истории. Для корректного формирования отчетности программе нужны сведения о старой и новой регистрации.
Откроем раздел Главное — Организации.
Выберем нужную организацию.
Откроем блок сведений о налоговой инспекции.
Перейдем по ссылке История или Изменить данные регистрации.
Добавим новую запись регистрации в налоговом органе.
Укажем новую ИФНС, новый КПП, новый ОКТМО и дату начала действия регистрации.
Проверим, что прежняя регистрация сохранена в истории и содержит старый КПП, старый ОКТМО и дату окончания действия.
Не удаляйте старую регистрацию из истории. Она необходима для заполнения расчетов за период до переезда, подготовки уточнений и расшифровки данных по НДФЛ.
Рассмотрим подробнее, как сформировать уточненный расчет, если ошибка относится к периоду работы по прежнему адресу, но сдаем отчетность уже после регистрации по новому месту нахождения.
Откроем раздел Отчеты — Регламентированные отчеты.
Создадим отчет 6-НДФЛ за нужный отчетный период.
Выберем прежнюю регистрацию организации, чтобы программа правильно отобрала данные, относящиеся к старому месту учета.
Укажем очередной номер корректировки в поле Номер корректировки.
В титульном листе в поле Представляется в налоговый орган (код) выберем новую регистрацию в налоговом органе.
Проверим, что программа установила новый КПП.
В поле Код по ОКТМО вручную укажем старый ОКТМО.
После изменения титульного листа не выполняем повторное автоматическое заполнение отчета без необходимости, чтобы не изменить уже сформированное разделение данных.
Проверим показатели разделов расчета, контрольные соотношения и соответствие ранее сданному расчету с учетом исправлений.
В рекомендациях 1С для расчета по старой регистрации предлагается выбрать новую регистрацию в поле Представляется в налоговый орган (код), после чего новый КПП подставляется автоматически. Старый ОКТМО затем указывают вручную, поскольку расчет относится к прежнему муниципальному образованию.
Такой порядок соответствует позиции ФНС: расчет за период до переезда направляем в новую ИФНС, но отражаем в нем старый ОКТМО.
Если ошибка относится к периоду после постановки на учет по новому адресу, сформируем расчет на основании новой регистрации.
Откроем Регламентированные отчеты.
Создадим корректирующий расчет 6-НДФЛ за нужный период.
Выберем новую регистрацию в налоговом органе.
Укажем номер корректировки.
Выполним заполнение отчета.
Проверим новый КПП, новый ОКТМО и код новой ИФНС.
Проверим, что в расчет не попали показатели периода до переезда.
Выполним проверку и подготовим отправку через 1С-Отчетность или иной сервис электронной отчетности.
В этом варианте вручную менять ОКТМО обычно не требуется: реквизиты должны соответствовать новой регистрации организации.
Если переезд произошел в течение отчетного периода и необходимо подать два расчета, сформируем отчетность отдельно по каждой регистрации.
Первый расчет формируем по старой регистрации. Он нужен для отражения данных до даты переезда. Затем на титульном листе выбираем новую ИФНС, проверяем новый КПП и вручную возвращаем старый ОКТМО.
Второй расчет формируем по новой регистрации. Он нужен для отражения данных после даты переезда. В нем оставляем новые реквизиты без ручной замены.
В некоторых релизах программы при создании отчетности доступна настройка формирования отчетов для нескольких налоговых органов. Используем ее, если программа предлагает выбрать старую и новую регистрации. Однако после заполнения обязательно проверяем титульные листы, ОКТМО, КПП, даты отражения доходов и распределение показателей между двумя расчетами.
Автоматическое заполнение не отменяет ручной контроль. При смене адреса важно сверить оба расчета с регистрами учета НДФЛ и ранее созданными документами выплаты дохода.
Перед сдачей уточненного расчета не ограничивайтесь проверкой титульного листа. Разберем контрольный перечень.
Проверим правильность отчетного периода и года.
Проверим номер корректировки.
Проверим код ИФНС, в которую будет направлен расчет.
Проверим КПП: после переезда он должен быть новым.
Проверим ОКТМО: старый для показателей до переезда, новый для показателей после переезда.
Проверим, что данные распределены между отчетами без дублирования.
Проверим суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ.
Проверим даты получения дохода и удержания налога.
Проверим наличие или отсутствие приложений со справками о доходах за год.
Выполним встроенную проверку Проверить.
Расшифруем спорные показатели через команды Расшифровать или Расшифровка, если они доступны в используемом релизе.
Для дополнительной сверки используем отчеты по НДФЛ, например Анализ НДФЛ по месяцам, Подробный анализ НДФЛ по сотруднику, а также расшифровки регистрационных данных организации. Конкретный состав отчетов зависит от редакции программы и используемого блока расчета зарплаты.
Распространенная ошибка — открыть уже принятый расчет, изменить в нем ОКТМО, поставить номер корректировки и направить один новый файл. Такой подход может быть неверным, если первоначальный отчет был принят по ошибочным КПП или ОКТМО.
ОКТМО и КПП используются налоговой инспекцией для идентификации расчета. Если подать только расчет с новыми реквизитами, ошибочный отчет по прежним реквизитам может остаться в базе инспекции. В результате появятся дубли, расхождения, требования о представлении пояснений или ошибочные сведения о непредставленной отчетности.
Поэтому при ошибке именно в КПП или ОКТМО используем специальную схему из двух расчетов: нулевой уточненный расчет по ошибочным реквизитам и полный первичный расчет по правильным реквизитам.
Направляют уточнение в прежнюю ИФНС. После постановки на учет по новому адресу корректировку направляем в новую инспекцию.
Указывают старый КПП в расчете за период до переезда. После смены места учета используем новый КПП, даже если ОКТМО остается старым.
Указывают новый ОКТМО для доходов до переезда. Для старого периода сохраняем ОКТМО прежнего муниципального образования.
Объединяют старые и новые показатели в одном расчете при изменении ОКТМО. В квартале переезда и далее до конца года формируем отдельные расчеты по старому и новому ОКТМО.
Создают два расчета с одинаковыми данными. В каждом расчете отражаем только показатели соответствующего периода, не дублируя доходы и НДФЛ.
Исправляют ошибочный ОКТМО обычной корректировкой без аннулирования неверного отчета. При неправильных КПП или ОКТМО применяем порядок с нулевым уточнением и новым полным расчетом.
Удаляют прежнюю регистрацию из истории в 1С. Старая регистрация нужна для правильного формирования расчетов и корректировок.
Повторно нажимают «Заполнить» после ручной замены ОКТМО. Это может привести к изменению ранее подготовленного распределения данных.
Определим дату снятия с учета в прежней ИФНС и дату постановки на учет в новой ИФНС.
Определим, относится ошибка к периоду до или после переезда.
Проверим, в каком расчете — по старому или новому ОКТМО — отражена ошибочная операция.
Если организация уже зарегистрирована по новому адресу, направим корректировку в новую ИФНС.
Для периода до переезда укажем новый КПП и старый ОКТМО.
Для периода после переезда укажем новый КПП и новый ОКТМО.
Укажем очередной номер корректировки.
Если первоначально ошиблись именно в КПП или ОКТМО, подготовим два расчета: нулевой по неверным реквизитам и полный по правильным.
В 1С сохраним историю старой и новой регистрации организации в налоговом органе.
Перед отправкой проверим титульный лист, разделы расчета, контрольные соотношения и распределение данных между ОКТМО.
Если ООО сменило юридический адрес и уже поставлено на учет в новой ИФНС, корректировку 6-НДФЛ сдаем в новую налоговую инспекцию.
Для исправления данных за период до переезда указываем новый КПП и старый ОКТМО. Для исправления данных после переезда указываем новый КПП и новый ОКТМО. Если ошибочно были указаны именно КПП или ОКТМО, используем специальный порядок: аннулируем расчет по неправильным реквизитам нулевым уточнением и представляем полный расчет по правильным реквизитам.
Информация носит справочный характер