Разберем ситуацию, когда сотрудник заболел, например, с 05.10, электронный листок нетрудоспособности еще не закрыт, а в организации 20.10 нужно выплатить зарплату за первую половину октября. Основной вопрос состоит в том, нужно ли вводить в документе Больничный лист условную дату окончания болезни, например 20.10, чтобы программа правильно рассчитала сумму к выплате.
Указывать предполагаемую дату окончания больничного нельзя. Пока электронный листок нетрудоспособности открыт, дата его закрытия неизвестна. Работник может закрыть больничный позднее, больничный может быть продлен, либо медицинская организация может оформить новый листок как продолжение предыдущего. Поэтому не нужно вводить в программе условный период «с 05.10 по 20.10» только ради расчета аванса.
Рассмотрим подробнее, почему нельзя проводить незакрытый больничный как окончательный документ, как определить сумму выплаты за первую половину месяца и как оформить операцию в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.
Документ Больничный лист в программе предназначен не только для отражения отсутствия сотрудника. Он участвует в расчете пособия по временной нетрудоспособности, формирует данные для учета зарплаты, влияет на сумму оплаты по окладу, НДФЛ, страховые взносы и расчеты с сотрудником.
Когда в документе указывают период освобождения от работы, программа воспринимает его как подтвержденный период нетрудоспособности. Поэтому дата «по 20.10», введенная только потому, что сегодня 20 октября, будет недостоверной. На следующий день сотрудник может продолжать болеть, а после закрытия ЭЛН фактический период может оказаться, например, с 05.10 по 24.10 или с 05.10 по 31.10.
Если заранее провести больничный с условной датой окончания, могут появиться следующие проблемы:
Программа рассчитает пособие за неподтвержденный период.
Сумма оплаты по окладу за месяц уменьшится раньше времени и может стать неверной.
При поступлении окончательных сведений из СФР придется исправлять уже проведенный документ.
Могут возникнуть расхождения между данными программы и сведениями электронного листка нетрудоспособности.
При повторном расчете можно получить задвоение начислений, неверный НДФЛ или необъяснимую задолженность сотрудника.
Если больничный будет продлен, потребуется пересчитывать не только пособие, но и зарплату, ведомости и связанные документы выплаты.
Поэтому разделим две разные задачи:
Отразить подтвержденный больничный и рассчитать пособие после закрытия ЭЛН.
Выплатить сотруднику заработную плату за фактически отработанное время в первой половине месяца.
Для выплаты за первую половину месяца нам не требуется знать, когда именно сотрудник закроет больничный. Нам достаточно определить, сколько времени он фактически отработал в периоде с 1-го по 15-е число.
В разговорной практике выплату за первую половину месяца часто называют авансом. Однако по существу это не заем и не предварительная выплата произвольной суммы. Это заработная плата за уже отработанное время в первой половине месяца.
Заработную плату необходимо выплачивать не реже чем каждые полмесяца. При повременной оплате труда сумму за первую половину месяца следует определять с учетом фактически отработанного времени. Поэтому нельзя автоматически выплатить сотруднику обычный процент от оклада или фиксированную сумму, если сотрудник часть первой половины месяца не работал из-за болезни.
В рассматриваемой ситуации сотрудник заболел с 05.10. Значит, для расчета выплаты за первую половину октября необходимо учитывать только дни, которые сотрудник фактически отработал с 01.10 по 15.10.
Если сотрудник работает по пятидневному графику и в октябре 2023 года вышел на работу 02.10, 03.10 и 04.10, то в первой половине месяца он отработал три рабочих дня. Период с 05.10 по 15.10 следует исключить из расчета оплаты по окладу как время болезни.
Не нужно ждать закрытия больничного, чтобы определить сумму зарплаты за первую половину месяца. На дату выплаты уже известно, что сотрудник не работал начиная с 05.10. Следовательно, за дни болезни заработная плата не начисляется. Но окончательное пособие по больничному пока не рассчитывается, поскольку подтвержденная дата окончания нетрудоспособности отсутствует.
Посмотрим на пример, чтобы разграничить сумму заработной платы и будущую сумму пособия.
Предположим, что у сотрудника установлен оклад 60 000 рублей в месяц. По графику пятидневной рабочей недели в октябре предусмотрено 22 рабочих дня. Сотрудник отработал только три дня: 02.10, 03.10 и 04.10. С 05.10 он находится на больничном.
В этом случае оплату по окладу за фактически отработанное время можно определить следующим образом:
60 000 рублей / 22 рабочих дня × 3 отработанных дня = 8 181,82 рубля.
Если у сотрудника есть ежемесячная надбавка, которая зависит от фактически отработанного времени, ее также нужно рассчитать пропорционально отработанным дням. Например, при ежемесячной надбавке 6 000 рублей расчет будет следующим:
6 000 рублей / 22 рабочих дня × 3 отработанных дня = 818,18 рубля.
Общая сумма начислений за фактически отработанное время составит:
8 181,82 рубля + 818,18 рубля = 9 000 рублей.
Далее из этой суммы необходимо исчислить и удержать НДФЛ с учетом действующей ставки налога, применяемых вычетов и доходов сотрудника с начала года. Сумму к выплате определим после расчета НДФЛ.
При этом в расчет за первую половину месяца обычно не включают выплаты, которые можно определить только после завершения месяца. Например, не нужно включать премию, зависящую от выполнения месячного плана, от выручки за месяц, от выполнения показателей эффективности или от итогов работы подразделения за полный месяц.
Разберем, какие начисления обычно учитывают при расчете заработной платы за первую половину месяца:
Оплату по окладу или тарифной ставке за фактически отработанное время.
Постоянные надбавки, которые зависят от отработанного времени.
Доплаты за совмещение, профессиональное мастерство, стаж или иные условия, если они начисляются пропорционально времени.
Ночные часы, если они уже подтверждены табелем или графиком работы.
Другие выплаты, размер которых можно определить без ожидания окончания месяца.
А теперь рассмотрим начисления, которые обычно нужно оставить для окончательного расчета за месяц:
Месячные премии по итогам работы.
Премии, связанные с выполнением плана продаж или производственных показателей.
Доплаты за сверхурочную работу, если окончательная переработка определяется по итогам месяца или учетного периода.
Оплату работы в праздничные и выходные дни, если ее размер уточняется позднее.
Пособие по временной нетрудоспособности, пока листок нетрудоспособности не закрыт.
В версии 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 расчет зарплаты ведется в упрощенном варианте по сравнению с 1С:Зарплата и управление персоналом. Программа позволяет оформить начисление и выплату зарплаты за первую половину месяца, но требует контроля со стороны бухгалтера, особенно если у сотрудника были больничные, отпуска, неявки, сменные графики или сложные начисления.
Рассмотрим порядок работы по шагам.
Проверьте плановые даты выплаты зарплаты и выплаты за первую половину месяца в настройках зарплаты организации.
Не вводите в документе Больничный лист предполагаемую дату окончания болезни.
Определите фактически отработанные сотрудником дни или часы в периоде с 1-го по 15-е число.
Создайте документ Начисление зарплаты с видом выплаты «Аванс».
Заполните документ и проверьте сумму начисления по сотруднику.
Скорректируйте сумму начисления и количество времени вручную, если программа заполнила плановый аванс без учета болезни.
Проверьте рассчитанный НДФЛ.
Создайте документ Ведомость в банк, Ведомость в кассу или иной документ выплаты с видом выплаты «Аванс».
После фактической выплаты отразите списание денежных средств с расчетного счета или выдачу наличных из кассы.
После закрытия ЭЛН зарегистрируйте окончательный больничный и выполните окончательный расчет зарплаты за месяц.
Сначала проверим, какие даты выплаты установлены в организации. В разделе Зарплата и кадры откройте настройки зарплаты и посмотрите порядок выплаты заработной платы.
Для рассматриваемой ситуации должна быть определена дата выплаты за первую половину месяца, например 20 октября. Дата выплаты должна соответствовать фактической дате, на которую организация перечисляет деньги сотрудникам.
Дата в документе начисления и дата в ведомости должны совпадать. Это важно для корректного учета НДФЛ. Если в документе Начисление зарплаты указана одна плановая дата выплаты, а ведомость оформлена другой датой, в учете НДФЛ могут появиться расхождения.
В версии 3.0 документ начисления формирует расчет исчисленного НДФЛ, а документы выплаты отражают удержание налога при перечислении или выдаче денег сотруднику. Поэтому не следует оформлять ведомость без предварительного документа начисления.
Если у работодателя есть только информация о том, что сотрудник заболел с 05.10, но ЭЛН еще открыт, документ Больничный лист как окончательный расчет пособия пока не проводим.
Не нужно указывать в поле окончания периода дату 20.10, 15.10, последний день месяца или любую другую ориентировочную дату. В этом поле должен быть указан фактический период освобождения от работы, подтвержденный закрытым больничным листом.
Рассмотрим подробнее логику этой операции. В день выплаты, 20.10, работодатель уже знает, что сотрудник не работал с 05.10 по 15.10. Этого достаточно, чтобы не начислять оклад за эти дни. Но работодатель еще не знает окончательную дату нетрудоспособности, поэтому не должен рассчитывать больничное пособие за весь предполагаемый период болезни.
Таким образом, в программе временно разделяем учет следующим образом:
Заработную плату за отработанные дни первой половины месяца определяем вручную.
Пособие по временной нетрудоспособности не рассчитываем до закрытия ЭЛН.
Окончательную зарплату за месяц рассчитываем после появления точных сведений о периоде болезни.
Перед созданием документа начисления проанализируем график работы сотрудника и фактическое рабочее время. Для этого используем утвержденный график работы, табель учета рабочего времени, сведения руководителя подразделения и данные о фактических выходах сотрудника.
Если сотрудник работает по стандартной пятидневной неделе, в октябре 2023 года при болезни с 05.10 он мог отработать дни с 02.10 по 04.10. Но не следует автоматически применять этот пример ко всем сотрудникам. При сменном графике, суммированном учете рабочего времени, неполном рабочем времени или индивидуальном графике необходимо определить именно фактические часы и смены сотрудника.
Например, сотрудник мог работать:
По пятидневной рабочей неделе и отработать три рабочих дня.
По сменному графику и отработать одну смену до даты болезни.
На условиях неполного рабочего времени и отработать несколько часов.
В ночную смену, которая началась до даты открытия больничного.
По индивидуальному графику с нестандартными выходными днями.
Во всех таких случаях нужно опираться не на календарную дату выплаты, а на подтвержденное отработанное время.
Не начисляйте одновременно оплату по окладу и пособие по временной нетрудоспособности за один и тот же период. Если возникает спорная ситуация, например сотрудник отработал часть дня, а больничный открыт этой же датой, сначала уточните фактические обстоятельства и порядок отражения рабочего времени. Один и тот же период нельзя одновременно оплатить как рабочее время и как период временной нетрудоспособности.
Перейдите в раздел Зарплата и кадры, откройте список документов Начисление зарплаты и создайте новый документ.
В документе укажите:
Месяц начисления — октябрь.
Организацию, если в базе ведется учет по нескольким организациям.
Подразделение, если начисление выполняется отдельно по подразделению.
Вид выплаты — «Аванс».
Плановую дату выплаты — 20.10, если именно в этот день перечисляется зарплата за первую половину месяца.
Далее используем команду заполнения документа. Программа подставит сотрудников и рассчитает суммы в соответствии с настройками, которые установлены для каждого работника.
В 1С:Бухгалтерия 3.0 часто используются технические способы расчета аванса:
Фиксированной суммой.
Процентом от оклада.
Эти варианты удобны для обычной ситуации, когда сотрудник полностью отработал первую половину месяца. Однако при больничном такая автоматическая сумма может оказаться завышенной. Например, программа может предложить выплатить 40% от оклада, хотя сотрудник работал только три дня.
Поэтому после заполнения документа обязательно проанализируем строку по сотруднику. Если сумма рассчитана как обычный плановый аванс, вручную скорректируем количество отработанных дней, часов и сумму начисления.
Рассмотрим ключевой этап. В 1С:Бухгалтерия 3.0 автоматический расчет первой половины месяца не всегда может заменить расчет по фактически отработанному времени. Особенно это важно, когда сотрудник заболел, ушел в отпуск, отсутствовал по невыясненной причине, работал неполный день или имеет индивидуальный график.
В документе Начисление зарплаты проверьте расшифровку начисления сотрудника. При необходимости вручную укажите фактически отработанные дни или часы и исправьте сумму начисления.
В нашем примере не нужно оставлять сумму, рассчитанную как 40% от оклада. Следует указать сумму оплаты только за три отработанных дня.
Если у сотрудника установлен оклад, расчет можно выполнить по формуле:
Оклад за месяц / норма рабочих дней или часов за месяц × фактически отработанные дни или часы.
Если начисление зависит от часов, применяем часовую норму:
Оклад за месяц / норма часов за месяц × фактически отработанные часы.
При этом необходимо учитывать настройки конкретного вида начисления. В типовой конфигурации учет отработанного времени корректнее работает по предопределенным видам начислений, например по виду начисления Оплата по окладу. Если в базе созданы нестандартные пользовательские начисления, нужно особенно внимательно проверить, уменьшаются ли они при отсутствии сотрудника и правильно ли рассчитываются пропорционально времени.
После корректировки суммы перейдите к проверке НДФЛ. В документе начисления программа рассчитывает налог с учетом настроек сотрудника, вычетов и доходов, накопленных с начала года. При необходимости можно открыть расшифровку НДФЛ и проверить расчет.
Не следует просто уменьшать сумму «к выплате» вручную в ведомости, не исправив начисление. В противном случае начисленная зарплата, удержанный НДФЛ и фактически перечисленная сумма могут не совпасть. Корректировать нужно именно начисление, а затем формировать ведомость на фактическую сумму выплаты.
После того как сумма начисления за первую половину месяца проверена и скорректирована, создайте документ выплаты.
В зависимости от способа выплаты используйте:
Ведомость в банк — при перечислении на банковские карты или счета сотрудников.
Ведомость в кассу — при выдаче наличных денежных средств.
Другой предусмотренный программой вариант ведомости, если организация выплачивает деньги через раздатчика или применяет иной способ расчета.
В ведомости укажите вид выплаты «Аванс», месяц выплаты и фактическую дату выплаты. Затем заполните ведомость по данным документа начисления.
Проверим следующие показатели:
Сотрудник включен в ведомость только один раз.
Сумма к выплате соответствует начислению за фактически отработанное время.
Дата ведомости соответствует реальной дате перечисления денег.
Ведомость связана с документом начисления за первую половину месяца.
НДФЛ удерживается в момент выплаты, а не остается неотраженным.
После фактического перечисления денег проведите документ списания с расчетного счета либо оформите выдачу наличных из кассы. Именно фактическая выплата завершает операцию удержания НДФЛ.
Если сотрудник не отработал ни одного дня в первой половине месяца, заработная плата за этот период может составить ноль. Например, сотрудник болел с 01.10 по 15.10 включительно и не выходил на работу. В таком случае выплачивать ему обычный фиксированный аванс или процент от оклада не нужно.
Но в рассматриваемой ситуации сотрудник заболел с 05.10. Значит, он мог отработать дни до начала болезни. Если такие дни были, за них нужно начислить и выплатить зарплату за первую половину месяца.
Не следует руководствоваться только правилом «аванс всегда 40%» или «аванс всегда фиксированная сумма». При болезни такой подход может привести к переплате. Затем бухгалтеру придется удерживать излишне выплаченную сумму из окончательного расчета, а это усложняет учет и может потребовать дополнительных документов.
Когда медицинская организация закроет электронный листок нетрудоспособности, появится точный период освобождения от работы. После этого можно оформить больничный в программе.
В зависимости от настроек обмена с СФР сведения могут поступить через механизм социального электронного документооборота. В разных версиях программы рабочее место может называться по-разному, например Входящие запросы СФР для расчета пособий, Сообщения СФР или аналогично.
После получения сведений необходимо проверить:
Номер электронного листка нетрудоспособности.
Фактическую дату начала и дату окончания болезни.
Причину нетрудоспособности.
Статус ЭЛН.
Данные сотрудника.
Страховой стаж, если он влияет на размер пособия.
Сведения, которые требуется подтвердить или направить в СФР.
После этого создайте или заполните документ Больничный лист с фактическим периодом болезни. В поле периода освобождения от работы укажите даты, которые подтверждены закрытым ЭЛН.
Для обычного заболевания или травмы первые три календарных дня временной нетрудоспособности оплачивает работодатель, а пособие за последующие дни выплачивает СФР. При этом существуют исключения. Например, по отдельным основаниям нетрудоспособности пособие может выплачиваться СФР с первого дня. Поэтому причину нетрудоспособности и порядок оплаты всегда проверяем по данным ЭЛН.
Не смешивайте выплату зарплаты за первую половину месяца и выплату больничного пособия. Это разные виды доходов и разные основания для выплаты. Зарплату за отработанные дни выплачиваем по ведомости как аванс, а пособие оформляем после закрытия больничного и обработки сведений СФР.
После регистрации закрытого больничного создайте документ Начисление зарплаты за октябрь с видом выплаты «Окончательный расчет».
Перед заполнением документа убедитесь, что больничный проведен и его период соответствует фактическим данным. Затем заполните начисление зарплаты.
При корректной настройке и правильном отражении отсутствия программа должна:
Начислить оплату по окладу только за дни или часы, отработанные сотрудником вне периода болезни.
Учесть уже начисленную и выплаченную сумму за первую половину месяца.
Начислить пособие за счет работодателя в части, которая оплачивается организацией.
Сформировать данные для взаимодействия с СФР по части пособия, оплачиваемой фондом.
Рассчитать окончательный НДФЛ.
Определить итоговую сумму к выплате за месяц.
После заполнения обязательно проверьте, что в итоговом начислении не возникла двойная оплата одного и того же периода. Например, не должно быть одновременно полной оплаты по окладу за октябрь и больничного пособия за период с 05.10 по дату закрытия ЭЛН.
Также проверьте, что ранее выплаченная сумма за первую половину месяца зачтена корректно. Не нужно вручную создавать дополнительное удержание «аванс» только потому, что сотруднику уже перечисляли деньги 20 октября. При правильно оформленных документах программа должна учитывать предыдущую выплату в расчетах с сотрудником.
После проведения начисления за первую половину месяца, закрытого больничного и окончательного начисления за месяц выполним контрольные проверки.
В первую очередь сформируйте расчетный листок сотрудника. В нем должны быть понятны:
Начисление зарплаты за отработанные дни до болезни.
Сумма выплаты за первую половину месяца.
Удержанный НДФЛ.
Начисление больничного за счет работодателя, если оно предусмотрено.
Сумма окончательного расчета.
Итоговая задолженность организации перед сотрудником или сотрудника перед организацией.
Также можно использовать отчет Расчетная ведомость Т-51 за первую половину месяца, если он доступен в используемом релизе программы. Такой отчет позволяет сверить начисленную сумму, удержанный НДФЛ и сумму к выплате по каждому сотруднику.
Дополнительно проверим ведомость выплаты. Сумма в ведомости должна совпадать с суммой, определенной в документе начисления за первую половину месяца после всех ручных корректировок.
Если организация ведет учет на УСН с объектом «доходы минус расходы», отдельно проверяйте корректность отражения расходов на оплату труда и НДФЛ. Не следует исправлять расчет зарплаты ручными операциями без крайней необходимости, потому что такие действия могут нарушить автоматическое отражение расходов и расчетов с бюджетом.
Рассмотрим наиболее распространенные ошибки в подобной ситуации.
Ошибка: указать в незакрытом больничном дату окончания «по текущий день».
Как избежать: не вводите предполагаемую дату окончания. Дождитесь закрытия ЭЛН и используйте фактический период болезни.
Ошибка: выплатить сотруднику полный фиксированный аванс, несмотря на болезнь.
Как избежать: определите фактически отработанные дни или часы с 1-го по 15-е число и вручную скорректируйте сумму начисления.
Ошибка: уменьшить только сумму в ведомости, не исправив начисление.
Как избежать: сначала исправьте начисление в документе Начисление зарплаты, затем сформируйте ведомость на правильную сумму.
Ошибка: начислить пособие до получения окончательных сведений по ЭЛН.
Как избежать: рассчитывайте больничный только после закрытия листка нетрудоспособности и подтверждения периода болезни.
Ошибка: не учитывать НДФЛ при выплате зарплаты за первую половину месяца.
Как избежать: оформляйте документ начисления с видом выплаты «Аванс», проверяйте НДФЛ и проводите фактическую выплату через ведомость и банковский или кассовый документ.
Ошибка: начислить оклад за весь месяц и затем отдельно начислить больничный.
Как избежать: после регистрации больничного перезаполните окончательное начисление зарплаты и проверьте количество оплачиваемых рабочих дней.
Ошибка: считать, что фиксированный процент от оклада всегда соответствует требованиям трудового законодательства.
Как избежать: используйте процент или фиксированную сумму только как технический способ первоначального заполнения и контролируйте фактическое отработанное время.
Ошибка: выплачивать пособие, которое должен перечислить СФР, вместе с обычным авансом за счет организации.
Как избежать: разделяйте зарплату за отработанное время, пособие за счет работодателя и часть пособия, которую выплачивает СФР.
Для единичной ситуации с больничным в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 можно выполнить ручной расчет и проверить документы. Но если в организации регулярно возникают сложные случаи, стоит рассмотреть ведение кадрового учета и расчета зарплаты в 1С:Зарплата и управление персоналом.
Такой переход особенно полезен, если организация использует:
Сменные и скользящие графики.
Суммированный учет рабочего времени.
Большое количество сотрудников.
Несколько видов премий и доплат.
Сложные расчеты по отпускам, командировкам и больничным.
Регулярные перерасчеты прошлых периодов.
Исполнительные листы и несколько видов удержаний.
Несколько мест работы сотрудников и совместителей.
Необходимость детального табельного учета.
В 1С:Зарплата и управление персоналом больше возможностей для регистрации отсутствий, учета времени, автоматического расчета начислений и обмена с СФР. В 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 расчет зарплаты ориентирован на более простые ситуации, поэтому бухгалтеру необходимо самостоятельно контролировать исключения из обычного алгоритма.
Подведем итог и зафиксируем правильный порядок действий.
Не ставьте в документе Больничный лист дату окончания 20.10 или другую предполагаемую дату.
Не рассчитывайте пособие, пока электронный больничный не закрыт.
Определите, сколько дней или часов сотрудник фактически отработал с 1-го по 15-е число.
Создайте документ Начисление зарплаты с видом выплаты «Аванс».
Скорректируйте начисление вручную до суммы оплаты за фактически отработанное время.
Проверьте НДФЛ и сформируйте ведомость на выплату.
После закрытия ЭЛН зарегистрируйте фактический больничный, обработайте сведения СФР и выполните окончательный расчет зарплаты за месяц.
Главное правило: для выплаты зарплаты за первую половину месяца учитываем фактически отработанное время, а для оформления больничного используем только подтвержденный период из закрытого листка нетрудоспособности.
Информация носит справочный характер