Рассмотрим ситуацию: организация на общей системе налогообложения приобрела здание 1969 года постройки, но продавец не передал акт по форме ОС-1 и не сообщил срок полезного использования, амортизационную группу и продолжительность фактической эксплуатации объекта. Здание принято к бухгалтерскому учету на счет 01, однако пока не используется для получения дохода. В дальнейшем организация планирует провести достройку, реконструкцию или модернизацию, оборудовать в здании офис и только после завершения работ начать начислять амортизацию в налоговом учете.
Основной вывод сформулируем сразу: отсутствие унифицированного акта ОС-1 само по себе не запрещает учитывать здание как основное средство и не лишает организацию права начислять амортизацию. Однако без документов, подтверждающих фактический срок эксплуатации здания предыдущими собственниками, небезопасно уменьшать срок полезного использования только на основании года постройки. Если подтверждающие документы получить не удастся, применим наиболее осторожный вариант: определим амортизационную группу по Классификации основных средств и установим срок полезного использования в пределах этой группы так, как если бы организация не учитывала предыдущую эксплуатацию объекта.
Если же организация документально подтвердит, сколько лет и месяцев здание фактически эксплуатировалось предыдущими собственниками, воспользуемся специальными правилами пункта 7 статьи 258 НК РФ для основных средств, бывших в употреблении. Если подтвержденный срок эксплуатации окажется равен нормативному сроку по Классификации или превысит его, определим новый срок самостоятельно с учетом технического состояния здания, требований безопасности, результатов обследования и предполагаемого периода использования после реконструкции.
Прежде всего выясним причину затруднения. В рассматриваемой ситуации смешиваются два самостоятельных вопроса:
когда здание признается основным средством и когда по нему начисляется амортизация в бухгалтерском учете;
когда здание становится амортизируемым имуществом и как определяется срок полезного использования в налоговом учете.
Для бухгалтерского учета применяются правила ФСБУ 6/2020. Срок полезного использования в бухгалтерском учете определим исходя из ожидаемого периода получения экономических выгод, технического состояния объекта, физических и моральных ограничений, планов организации и условий эксплуатации. Классификацию основных средств, утвержденную для налога на прибыль, в бухгалтерском учете применять необязательно.
Для налогового учета будем руководствоваться главой 25 НК РФ. Здесь срок полезного использования определим на дату ввода объекта в эксплуатацию с учетом Классификации основных средств, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 года № 1, а для объекта, бывшего в употреблении, дополнительно применим пункт 7 статьи 258 НК РФ.
Не будем автоматически переносить срок полезного использования из бухгалтерского учета в налоговый. Сроки могут совпадать, если это обосновано и закреплено документами, но определяются они по разным правилам.
Проанализируем фактическое использование объекта. Для целей налога на прибыль амортизируемым признается имущество, которое находится у налогоплательщика на праве собственности, используется для извлечения дохода, имеет срок полезного использования более 12 месяцев и первоначальную стоимость более 100 000 рублей.
Само по себе отражение здания на счете 01 в бухгалтерском учете еще не означает, что по нему обязательно нужно начислять налоговую амортизацию. В налоговом учете амортизацию начинаем с первого числа месяца, следующего за месяцем ввода объекта в эксплуатацию.
Если здание пока не используется в производстве, реализации товаров, выполнении работ, оказании услуг или управлении организацией, а фактически подготавливается к будущему использованию, не начинаем налоговую амортизацию только из-за государственной регистрации права собственности или бухгалтерской записи по счету 01.
Разберем по шагам правильную последовательность:
приобретем и зарегистрируем здание;
определим его текущее техническое состояние;
подготовим проект достройки, реконструкции или модернизации;
накопим и документально подтвердим капитальные затраты;
завершим работы и оформим их приемку;
подтвердим готовность здания к использованию в качестве офиса;
издадим приказ или иной распорядительный документ о вводе здания в эксплуатацию;
определим амортизационную группу и срок полезного использования для налогового учета;
начнем начислять налоговую амортизацию с первого числа следующего месяца.
Например, если реконструкция завершена, офис готов к работе и здание введено в эксплуатацию 18 сентября, налоговую амортизацию начнем начислять с 1 октября.
Дату ввода в эксплуатацию подтвердим документами. Подготовим приказ руководителя, акт о готовности объекта, акт приемки выполненных работ, техническое заключение, разрешительные документы, если они требуются, и внутренний акт ввода здания в эксплуатацию.
Здание построено в 1969 году, но одного этого обстоятельства недостаточно, чтобы признать, что оно непрерывно эксплуатировалось с 1969 года до момента приобретения.
Разберем возможные причины:
объект мог быть введен в эксплуатацию позднее года завершения строительства;
здание могло длительное время не использоваться;
объект мог находиться на консервации;
здание могло реконструироваться или частично ликвидироваться;
назначение и конструктивные характеристики объекта могли изменяться;
предыдущий собственник мог учитывать здание не весь период его существования;
между датой постройки и приобретением могло смениться несколько собственников;
отдельные периоды эксплуатации могли не подтверждаться документами.
Поэтому не будем рассчитывать срок предыдущей эксплуатации простой разницей между годом приобретения и 1969 годом. Год постройки подтверждает возраст объекта, но не обязательно подтверждает точное количество месяцев его фактического использования предыдущими собственниками.
Для уменьшения срока полезного использования необходимы документы, позволяющие определить именно срок эксплуатации. Чем существеннее сокращается срок и чем больше сумма ежемесячной амортизации, тем выше требования к документальному обоснованию.
Форма ОС-1 является привычным документом для оформления приема-передачи основных средств, однако для коммерческих организаций унифицированные формы первичных документов в общем случае не являются обязательными. Организации вправе применять самостоятельно разработанные формы, содержащие обязательные реквизиты первичного учетного документа.
Следовательно, отсутствие документа с названием «Акт ОС-1» не означает, что информацию о предыдущей эксплуатации невозможно подтвердить другими документами.
Запросим у продавца один или несколько документов:
акт приема-передачи здания по самостоятельно разработанной форме;
универсальный передаточный документ с дополнительными сведениями об основном средстве;
справку продавца о сроке полезного использования и фактическом сроке эксплуатации;
копию инвентарной карточки учета основного средства;
копию карточки по форме ОС-6, если продавец ее применял;
копию регистра налогового учета амортизируемого имущества;
справку об амортизационной группе и коде ОКОФ;
справку о первоначальной стоимости, начисленной амортизации и дате ввода в эксплуатацию;
акт первоначального ввода здания в эксплуатацию;
технический паспорт здания;
документы органов технической инвентаризации;
проектную и разрешительную документацию;
акты предыдущих реконструкций и модернизаций;
выписки из бухгалтерских и налоговых регистров продавца.
Справку продавца составим в произвольной форме. Предусмотрим в ней следующие сведения:
полное наименование и адрес здания;
кадастровый и инвентарный номера;
дату ввода в эксплуатацию;
код ОКОФ;
амортизационную группу;
срок полезного использования, установленный продавцом;
количество месяцев фактической эксплуатации у продавца;
информацию о периодах консервации и реконструкции;
информацию об эксплуатации у более ранних собственников, если она имеется;
дату прекращения начисления амортизации у продавца;
подпись уполномоченного лица продавца.
Не ограничимся устным сообщением продавца. Для налогового учета подготовим письменное подтверждение, позволяющее проверить расчет количества месяцев предыдущей эксплуатации.
Технический паспорт, сведения технической инвентаризации, кадастровые документы и проектная документация помогут определить:
год строительства;
назначение здания;
материал стен;
тип каркаса;
вид перекрытий;
этажность;
площадь;
результаты реконструкций;
физический износ;
конструктивные особенности, необходимые для выбора амортизационной группы.
Однако технический паспорт не всегда подтверждает, что здание непрерывно эксплуатировалось с момента постройки. Поэтому используем его как один из элементов доказательной базы, но не подменяем им сведения бухгалтерского и налогового учета предыдущих собственников.
Если продавец отказывается предоставлять ОС-1, запросим хотя бы отдельную справку о фактической эксплуатации. Приложим к ней технический паспорт, выписку из реестра недвижимости и иные документы, подтверждающие идентичность объекта.
Пункт 7 статьи 258 НК РФ предусматривает несколько вариантов. Рассмотрим подробнее каждый из них.
При применении линейного метода организация вправе определить норму амортизации исходя из срока полезного использования, уменьшенного на количество лет и месяцев эксплуатации объекта предыдущими собственниками.
Разберем расчет:
определим код ОКОФ и амортизационную группу здания;
установим нормативный срок полезного использования в пределах соответствующей группы;
определим документально подтвержденный срок эксплуатации у предыдущих собственников;
вычтем подтвержденное количество месяцев эксплуатации из выбранного нормативного срока;
утвердим полученный срок приказом руководителя или решением комиссии.
Посмотрим на условный пример. Допустим, конструктивные характеристики позволяют отнести объект к восьмой амортизационной группе. Для этой группы установлен срок свыше 20 лет до 25 лет включительно, то есть от 241 до 300 месяцев.
Организация выбрала нормативный срок 300 месяцев. Из документов продавца следует, что объект фактически эксплуатировался 216 месяцев. Оставшийся срок составит:
300 месяцев − 216 месяцев = 84 месяца.
Установим для налогового учета срок полезного использования 84 месяца и начислим амортизацию исходя из этого срока.
Не будем уменьшать срок на неподтвержденные периоды. Если документально подтверждена эксплуатация только последним собственником в течение 120 месяцев, а более ранняя история отсутствует, безопаснее учесть только подтвержденные 120 месяцев.
Срок полезного использования также можно определить как срок, который был установлен предыдущим собственником, уменьшенный на количество лет и месяцев фактической эксплуатации у этого собственника.
Этот вариант применим, когда продавец передал надежные сведения:
какой срок полезного использования он установил;
к какой амортизационной группе отнес объект;
когда объект был введен в эксплуатацию;
сколько месяцев фактически эксплуатировался;
были ли периоды исключения из состава амортизируемого имущества.
Например, предыдущий собственник установил срок 420 месяцев, а фактически эксплуатировал здание 180 месяцев. Оставшийся срок составит:
420 месяцев − 180 месяцев = 240 месяцев.
Применим этот вариант только при наличии документов продавца. Не будем устанавливать остаточный срок на основании приблизительной оценки бухгалтера или устного пояснения представителя контрагента.
Если подтвержденный срок фактического использования здания предыдущими собственниками равен сроку, определяемому по Классификации, или превышает его, организация вправе самостоятельно установить срок полезного использования.
При этом не будем устанавливать произвольный срок без обоснования. Учтем:
результаты технического обследования;
остаточный ресурс несущих конструкций;
состояние фундамента, стен, перекрытий и кровли;
результаты проведенной реконструкции;
требования пожарной, промышленной и иной безопасности;
проектный срок эксплуатации после завершения работ;
планы организации по использованию здания;
ограничения, установленные технической документацией;
заключение профильных специалистов или экспертной организации.
Сформируем комиссию по поступлению и выбытию активов либо иную комиссию, предусмотренную внутренними документами организации. Комиссия проанализирует документы и предложит обоснованный срок.
Например, подтверждено, что капитальное здание эксплуатировалось более 40 лет, а после реконструкции экспертная организация оценила безопасный остаточный период эксплуатации в 15 лет. Организация может установить срок 180 месяцев, если такой вывод соответствует техническому заключению и планам использования.
Срок самостоятельного использования должен оставаться экономически и технически обоснованным. Не будем устанавливать формальный срок 13 месяцев только для максимально быстрого списания крупных расходов, если техническое заключение подтверждает возможность эксплуатации здания десятилетиями.
Если продавец не передал ОС-1, справку, налоговые регистры и иные документы о фактической эксплуатации, применим самый консервативный вариант.
Разберем по шагам:
определим код ОКОФ по назначению и конструктивным характеристикам здания;
найдем соответствующую позицию в Классификации основных средств;
определим амортизационную группу;
выберем срок в пределах этой группы;
не будем уменьшать срок на период с 1969 года до даты покупки;
закрепим решение комиссии и руководителя;
начнем амортизацию после фактического ввода здания в эксплуатацию.
Именно этот способ обычно понимают под определением срока «как для нового объекта». Здание физически не становится новым, но при расчете налоговой амортизации организация не учитывает неподтвержденный период эксплуатации предыдущих собственников.
Для рассматриваемой ситуации это наиболее безопасный ответ: если документы о предыдущей эксплуатации получить невозможно, определим срок по Классификации без уменьшения на возраст здания.
Не будем выбирать группу только по наименованию «офис» или по году постройки. Для зданий существенное значение имеют конструктивные характеристики.
Сначала определим код по Общероссийскому классификатору основных фондов. Для нежилых зданий обычно рассматривается группировка 210.00.00.00.000 «Здания, кроме жилых», но конкретный код и амортизационная группа зависят от назначения и конструкции объекта.
Проанализируем технический паспорт и проектную документацию. Установим:
является ли здание капитальным, временным, передвижным или сборно-разборным;
из какого материала выполнены стены;
имеется ли железобетонный или металлический каркас;
какие использованы перекрытия;
какой тип покрытия имеет здание;
относится ли объект к специальному виду зданий, прямо названному в Классификации.
В Классификации здания могут относиться к разным группам.
Четвертая группа — отдельные недолговечные и передвижные здания, включая конструкции из пленочных материалов, некоторые киоски и аналогичные объекты. Срок составляет свыше 5 до 7 лет включительно.
Пятая группа — отдельные сборно-разборные и передвижные здания. Срок составляет свыше 7 до 10 лет включительно.
Седьмая группа — деревянные, каркасные, щитовые, контейнерные, деревометаллические, каркасно-обшивные, некоторые панельные, глинобитные, сырцовые, саманные и аналогичные здания. Срок составляет свыше 15 до 20 лет включительно.
Восьмая группа — отдельные бескаркасные здания со стенами облегченной каменной кладки, здания с определенными видами колонн и перекрытий, а также деревянные здания с брусчатыми или бревенчатыми стенами. Срок составляет свыше 20 до 25 лет включительно.
Девятая группа — отдельные специально названные виды зданий, например некоторые хранилища с установленными конструктивными характеристиками. Срок составляет свыше 25 до 30 лет включительно.
Десятая группа — здания, не включенные в другие группы, в том числе капитальные здания с железобетонными и металлическими каркасами, стенами из каменных материалов, крупных блоков или панелей и долговечными покрытиями. Срок составляет свыше 30 лет.
Обычное капитальное офисное здание с долговечными конструкциями нередко относится к десятой амортизационной группе. Однако окончательный вывод сделаем только после изучения технической документации.
Для десятой группы установлен только нижний предел — свыше 30 лет. Поэтому организация самостоятельно определит конкретное количество месяцев, превышающее 360, если устанавливает полный срок без учета предыдущей эксплуатации. Например, можно установить 361, 420, 480 или иное обоснованное количество месяцев.
Выбор конкретного срока закрепим в приказе и приложим заключение комиссии. Учтем состояние объекта, проектные характеристики и предполагаемую интенсивность эксплуатации.
По общему правилу бывший в употреблении объект включается в ту амортизационную группу, в которой он учитывался у предыдущего собственника. Поэтому запросим у продавца сведения не только о сроке эксплуатации, но и о группе.
Если из переданных документов видно, что продавец допустил очевидную ошибку, не будем автоматически повторять ее. Подготовим собственное обоснование:
проанализируем технические характеристики здания;
определим правильный код ОКОФ;
сопоставим объект с действующей Классификацией;
получим техническое заключение при неоднозначности;
оформим решение комиссии;
при существенной сумме налогового риска рассмотрим получение индивидуального письменного разъяснения.
Не будем выбирать более короткую группу только потому, что здание старое или требует ремонта. Амортизационная группа определяется видом и конструктивными характеристиками объекта, а физический износ учитывается при определении оставшегося срока в рамках правил для бывшего в употреблении имущества.
Статья 258 НК РФ связывает определение срока полезного использования с датой ввода объекта амортизируемого имущества в эксплуатацию.
Если организация приобрела здание, которое еще не готово к запланированному использованию и до начала эксплуатации проводит существенную достройку или реконструкцию, рационально окончательно определить налоговый срок на дату ввода готового здания в эксплуатацию.
Не будем сначала устанавливать формальный налоговый срок для неиспользуемого объекта, а затем без необходимости менять его после завершения работ. Подготовим документы о техническом состоянии и примем решение комиссии после того, как будут известны результаты реконструкции.
К дате ввода в эксплуатацию у организации должны быть готовы:
технический паспорт и иные документы, описывающие объект;
документы о предыдущей эксплуатации, если их удалось получить;
акты выполненных работ;
проектная документация;
техническое заключение после завершения работ;
расчет первоначальной стоимости для налогового учета;
решение об амортизационной группе;
решение о сроке полезного использования;
приказ о вводе объекта в эксплуатацию.
Первоначальная стоимость основного средства в налоговом учете изменяется в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, технического перевооружения, частичной ликвидации и по другим аналогичным основаниям.
При этом размер расходов сам по себе не определяет их характер. Даже очень дорогостоящие работы могут быть ремонтом, а сравнительно небольшие работы — модернизацией.
Выясним содержание работ.
К модернизации и достройке относятся работы, которые приводят к изменению технологического или служебного назначения здания, появлению новых качеств, повышению допустимых нагрузок или улучшению характеристик объекта.
К реконструкции относятся работы по переустройству существующего объекта, направленные на улучшение его технико-экономических показателей, увеличение возможностей использования или изменение функциональных характеристик.
Ремонт, напротив, обычно направлен на поддержание или восстановление первоначальных характеристик без появления новых качеств.
Разделим затраты:
расходы на реконструкцию, модернизацию, достройку и дооборудование увеличат первоначальную стоимость здания;
расходы на обычный ремонт учтем по правилам признания ремонтных расходов;
стоимость самостоятельных объектов, имеющих отдельное назначение и собственный срок использования, не всегда следует включать в стоимость здания — проверим возможность учета как отдельных основных средств.
Например, замена изношенной кровли на аналогичную может рассматриваться как ремонт. Надстройка дополнительного этажа, изменение назначения помещений, увеличение площади, устройство новых несущих конструкций или комплексное переоборудование здания под офис могут соответствовать признакам реконструкции или достройки.
После ввода объекта в эксплуатацию организация вправе увеличить срок полезного использования, если в результате реконструкции, модернизации или технического перевооружения срок действительно увеличился.
Увеличение выполняется в пределах сроков амортизационной группы, в которую объект был включен ранее. Если срок после работ не увеличился, применяем норму амортизации, рассчитанную исходя из первоначально установленного срока.
Для рассматриваемой ситуации важен особый момент: организация еще не начала налоговую амортизацию и планирует ввести здание в эксплуатацию только после завершения работ. Поэтому срок целесообразно установить сразу с учетом состояния здания после реконструкции. Формально это будет первоначальное определение срока на дату налогового ввода в эксплуатацию, а не пересмотр уже применявшегося срока.
Если же организация ранее ввела здание в эксплуатацию для налогового учета, начисляла амортизацию, а затем начала модернизацию, оформим изменение срока отдельно и подтвердим, что работы увеличили период полезного использования.
Если здание 1969 года постройки уже отработало нормативный срок, а организация устанавливает новый срок после существенной реконструкции, подготовим развернутую доказательную базу.
Закажем техническое обследование здания.
Получим заключение о состоянии несущих и ограждающих конструкций.
Определим остаточный ресурс здания после выполнения работ.
Зафиксируем перечень замененных и усиленных конструкций.
Подтвердим соответствие здания требованиям безопасности.
Оформим акт завершения реконструкции или модернизации.
Составим протокол комиссии по определению срока полезного использования.
Издадим приказ руководителя.
В протоколе комиссии укажем:
характеристики объекта;
код ОКОФ;
амортизационную группу;
год постройки;
подтвержденный срок предыдущей эксплуатации;
перечень выполненных работ;
выводы технического заключения;
предполагаемый период использования под офис;
предлагаемый срок полезного использования в месяцах;
дату ввода в эксплуатацию.
Чем короче самостоятельно установленный срок, тем подробнее обоснуем его. При проверке организация должна объяснить, почему капитальное здание после крупных вложений планируется использовать именно такое количество месяцев.
Посмотрим на условный пример. Организация приобрела капитальное нежилое здание с железобетонным каркасом и стенами из каменных материалов. По конструктивным характеристикам объект относится к десятой амортизационной группе.
Продавец передал справку, из которой следует:
здание было введено в эксплуатацию в январе 1969 года;
общий подтвержденный срок фактической эксплуатации превышает 360 месяцев;
объект ранее использовался в деятельности предыдущих собственников;
здание не было ликвидировано и передается как единый объект.
После реконструкции техническая организация определила безопасный остаточный срок эксплуатации в 20 лет. Комиссия организации проанализировала заключение и установила срок полезного использования 240 месяцев.
Такой вариант возможен, поскольку фактический срок предыдущей эксплуатации подтвержден документами и превышает минимальный срок, установленный для десятой амортизационной группы. Самостоятельный срок дополнительно подтвержден техническим заключением.
Теперь рассмотрим наиболее близкую к вопросу ситуацию. Продавец не предоставил ОС-1, справку о фактической эксплуатации, инвентарную карточку или налоговые регистры. В наличии имеются только договор купли-продажи, передаточный документ, выписка из реестра недвижимости и технический паспорт с годом постройки.
Организация установила, что здание имеет железобетонный каркас, стены из каменных материалов и долговечные перекрытия. Объект не входит в специальные позиции более ранних амортизационных групп и относится к десятой группе.
В этом случае действуем следующим образом:
не вычитаем из срока период с 1969 года;
не устанавливаем срок только по проценту физического износа из технического паспорта;
выбираем срок свыше 360 месяцев;
фиксируем решение комиссии;
после завершения реконструкции вводим объект в эксплуатацию;
начинаем налоговую амортизацию со следующего месяца.
Например, комиссия может установить срок 361 месяц или более продолжительный срок с учетом проектных характеристик и ожидаемой эксплуатации. Выбранное значение должно быть обосновано и последовательно применяться в налоговом учете.
В сообщении форума предлагается после реконструкции установить срок по фактическому состоянию, поскольку с момента постройки прошло более 50 лет. Такое решение возможно, но только при выполнении условий пункта 7 статьи 258 НК РФ.
Для самостоятельного определения остаточного срока сначала подтвердим, что срок фактического использования предыдущими собственниками равен нормативному сроку или превышает его.
Если организация не может документально подтвердить предыдущую эксплуатацию, налоговый орган может не согласиться с ускоренным списанием стоимости. Год постройки и заключение о текущем состоянии подтверждают возраст и технические характеристики, но могут не подтвердить количество месяцев эксплуатации для применения специального правила.
Поэтому разделим два обстоятельства:
Физический возраст здания подтвердим техническим паспортом и сведениями технической инвентаризации.
Срок фактической эксплуатации предыдущими собственниками подтвердим передаточными, учетными и налоговыми документами.
Если второго вида документов нет, применим полный срок по Классификации. Это увеличит период начисления амортизации, но существенно снизит риск исключения расходов при налоговой проверке.
Направим продавцу официальный письменный запрос. Укажем, что сведения необходимы для налогового учета приобретенного основного средства.
Запросим:
дату ввода объекта в эксплуатацию;
код ОКОФ;
амортизационную группу;
установленный срок полезного использования;
фактическое количество месяцев эксплуатации;
периоды консервации, реконструкции и модернизации;
копию инвентарной карточки или регистра налогового учета;
справку в произвольной форме, если копии внутренних регистров передать невозможно.
Сохраним запрос и ответ продавца. Если контрагент откажет или не ответит, эти документы подтвердят, что организация предпринимала разумные действия для получения сведений.
Одновременно изучим договор купли-продажи. Если продавец обязан передать техническую и учетную документацию, потребуем исполнения договорного условия.
На будущее включим в договор приобретения бывших в употреблении основных средств специальный раздел. Предусмотрим обязанность продавца сообщить амортизационную группу, срок полезного использования, дату ввода в эксплуатацию и фактический период использования.
Подготовим протокол или акт определения амортизационной группы и срока полезного использования.
Включим в документ:
наименование организации;
дату и номер документа;
состав комиссии;
точное наименование здания;
адрес, кадастровый и инвентарный номера;
описание конструктивных характеристик;
код ОКОФ;
амортизационную группу;
нормативный диапазон срока;
перечень изученных документов;
подтвержденный срок предыдущей эксплуатации;
порядок расчета оставшегося срока;
выбранный срок в месяцах;
обоснование выбранного срока;
вывод о готовности к эксплуатации;
подписи членов комиссии.
После этого издадим приказ руководителя об утверждении срока и вводе здания в эксплуатацию.
Указываем срок в месяцах. Такой формат соответствует порядку расчета линейной нормы амортизации и уменьшает вероятность ошибок при отражении данных в 1С.
Рассмотрим порядок на примере типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0. Названия отдельных команд могут отличаться в зависимости от интерфейса и релиза, но логика учета сохраняется.
Приобретение здания отражается документами, применяемыми организацией для поступления и принятия основных средств. В зависимости от способа учета используем Поступление основных средств либо последовательность документов Поступление (акты, накладные, УПД) и Принятие к учету ОС.
В справочнике Основные средства создадим карточку здания. Укажем:
наименование объекта;
группу учета;
инвентарный номер;
кадастровый номер;
местонахождение;
материально ответственное лицо;
код ОКОФ;
амортизационную группу;
срок полезного использования отдельно для бухгалтерского и налогового учета.
Если в налоговом учете здание пока не введено в эксплуатацию, проверим параметры начисления амортизации. Не допускаем автоматического признания налоговой амортизации до даты фактического ввода объекта в использование.
Если при первоначальном принятии к учету в программе было ошибочно включено начисление налоговой амортизации, проверим регистры и исправим параметры с помощью предусмотренного в конфигурации документа Изменение параметров амортизации ОС либо исправим первоначальный документ, если отчетный период еще не закрыт и исправление соответствует учетной политике.
Затраты на реконструкцию, достройку и модернизацию сначала накопим в составе капитальных вложений на счете 08. Аналитику организуем по объекту строительства или модернизации, чтобы отделить затраты на здание от текущего ремонта и от расходов на самостоятельные объекты.
В зависимости от вида затрат используем документы:
Поступление (акты, накладные, УПД) — для работ и услуг подрядчиков;
Требование-накладная или применяемый в релизе документ списания материалов — для передачи материалов на работы;
документы начисления заработной платы — для собственных трудовых затрат;
Модернизация ОС — для завершения капитальных работ и увеличения стоимости здания.
В документе Модернизация ОС выберем объект, укажем счет капитальных вложений и распределим сумму накопленных затрат на здание. Проверим отражение операции одновременно в бухгалтерском и налоговом учете.
Если срок полезного использования после работ увеличивается, укажем новое значение только на основании решения комиссии. Если срок не меняется, не увеличиваем его автоматически только потому, что возросла первоначальная стоимость.
После проведения документа проверим:
увеличение первоначальной стоимости объекта;
закрытие соответствующих затрат на счете 08;
налоговую стоимость основного средства;
срок полезного использования в регистрах программы;
дату начала начисления амортизации.
После завершения работ и оформления ввода в эксплуатацию установим в 1С необходимые параметры налоговой амортизации.
Разберем последовательность:
проверим карточку объекта в справочнике Основные средства;
укажем амортизационную группу и срок полезного использования в налоговом учете;
установим линейный метод, если он применяется организацией и обязателен для соответствующего объекта;
включим начисление амортизации с даты ввода в эксплуатацию;
укажем способ отражения расходов по амортизации;
выполним Закрытие месяца за месяц, следующий за месяцем ввода;
проверим регламентную операцию Амортизация и износ основных средств.
Для здания, относящегося к восьмой, девятой или десятой амортизационной группе, налоговая амортизация начисляется линейным методом независимо от метода, установленного организацией для остальных объектов амортизируемого имущества.
Проверим правильность начисления с помощью отчетов Ведомость амортизации ОС, Анализ субконто, Оборотно-сальдовая ведомость по счету 01 и налоговых регистров амортизации.
Отдельно проанализируем бухгалтерский учет. Если объект соответствует критериям признания основного средства по ФСБУ 6/2020, его отражение на счете 01 может быть обоснованным даже до начала фактической эксплуатации.
Однако если на дату покупки здание объективно не было готово к использованию по назначению и требовало обязательных существенных работ для доведения до рабочего состояния, проверим, правильно ли оно было переведено со счета 08 на счет 01.
Не будем исправлять учет автоматически. Изучим:
условия договора;
состояние здания на дату покупки;
возможность использования без будущих работ;
цель приобретения;
характер запланированных затрат;
положения учетной политики.
Если здание уже было пригодно для эксплуатации, а организация добровольно решила временно его не использовать и впоследствии улучшить, принятие на счет 01 может быть корректным.
Если же без реконструкции объект не мог использоваться по назначению, может потребоваться учет первоначальных и последующих затрат в составе капитальных вложений до момента готовности. Этот вопрос относится прежде всего к бухгалтерскому учету и не меняет главный налоговый вывод: налоговую амортизацию начинаем после ввода объекта в эксплуатацию и использования для деятельности, направленной на получение дохода.
В вопросе указано, что амортизация начислялась только в бухгалтерском учете. Проверим, соответствует ли это ФСБУ 6/2020 и учетной политике организации.
Бухгалтерская амортизация не зависит напрямую от наличия налоговой амортизации. Поэтому различие между бухгалтерским и налоговым учетом само по себе не является ошибкой.
Вместе с тем уточним:
было ли здание готово к использованию на дату признания основным средством;
правильно ли определен бухгалтерский срок полезного использования;
правильно ли установлена ликвидационная стоимость;
не требовалось ли приостановить амортизацию в случаях, предусмотренных стандартом;
нужно ли пересмотреть элементы амортизации после реконструкции.
После модернизации в бухгалтерском учете пересмотрим срок полезного использования, ликвидационную стоимость и способ амортизации, если изменились условия использования объекта. Пересмотр отразим как изменение оценочных значений на перспективной основе.
Не будем переносить результаты такого пересмотра в налоговый учет без проверки требований статьи 258 НК РФ.
Организация вправе предусмотреть в налоговой учетной политике применение амортизационной премии к первоначальной стоимости основного средства и к расходам на реконструкцию, модернизацию, достройку или дооборудование.
Для объектов восьмой, девятой и десятой амортизационных групп размер премии в общем случае не превышает 10 процентов соответствующей стоимости или суммы капитальных затрат.
Перед применением премии проверим:
закреплено ли право на нее в налоговой учетной политике;
не относится ли объект к исключениям;
правильно ли определена амортизационная группа;
в каком периоде объект введен в эксплуатацию;
правильно ли премия отражена в 1С;
не возникает ли обязанность восстановить премию при последующей реализации взаимозависимому лицу.
Не будем применять повышенный размер 30 процентов к зданию восьмой, девятой или десятой группы. Повышенный предел применяется к основным средствам третьей — седьмой групп.
Если здание уже было введено в эксплуатацию в налоговом учете, а затем направлено на реконструкцию или модернизацию продолжительностью более 12 месяцев, оно исключается из состава амортизируемого имущества на период работ. Исключение применяется, если объект во время реконструкции не продолжает использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.
В рассматриваемой ситуации налоговая амортизация еще не начиналась, поэтому отдельное прекращение начисления не требуется. Однако оформим решение о проведении работ и зафиксируем период, в течение которого здание не используется.
Если часть здания продолжит использоваться как офис или сдаваться в аренду во время поэтапной реконструкции, проанализируем возможность продолжения амортизации с учетом фактического использования и характера работ.
При установлении короткого срока ежемесячная амортизация увеличивается, а налоговая база по налогу на прибыль уменьшается быстрее. Поэтому налоговый орган может проверить:
правильность амортизационной группы;
документы о предыдущей эксплуатации;
обоснованность самостоятельного срока;
результаты технического обследования;
фактическую дату ввода здания в эксплуатацию;
использование объекта для получения дохода;
состав первоначальной стоимости;
разграничение ремонта и реконструкции;
правильность начисления амортизации в 1С.
Если организация уменьшит срок на 54 года только по году постройки, налоговый орган может исключить часть амортизации из расходов из-за отсутствия документального подтверждения фактической эксплуатации.
Для снижения риска выберем один из двух вариантов:
получим документы предыдущего собственника и установим сокращенный или самостоятельный срок;
при отсутствии документов установим полный срок по Классификации без учета предыдущей эксплуатации.
Отчет оценщика определяет стоимость объекта и может содержать сведения о физическом износе. Однако оценка рыночной стоимости не всегда подтверждает продолжительность фактической эксплуатации для пункта 7 статьи 258 НК РФ.
Разделим назначение документов:
отчет оценщика используем для подтверждения стоимости и анализа износа;
техническое заключение используем для определения состояния и остаточного ресурса;
документы продавца используем для подтверждения фактического срока эксплуатации;
Классификацию основных средств используем для определения амортизационной группы и нормативного диапазона.
Техническое заключение особенно важно, когда подтверждено, что нормативный срок уже истек, и организация самостоятельно определяет новый срок. Но оно не всегда заменяет документы об истории фактической эксплуатации.
При покупке здания нередко одновременно приобретается земельный участок. Не включаем стоимость земли в стоимость здания.
Земельные участки не амортизируются. Поэтому распределим цену договора между зданием и земельным участком на основании условий договора, отчетов об оценке и других обоснованных данных.
В 1С создадим отдельные объекты учета:
здание — как амортизируемое основное средство после выполнения необходимых условий;
земельный участок — как отдельный неамортизируемый объект.
Не будем увеличивать налоговую первоначальную стоимость здания на стоимость земли, даже если в договоре указана единая цена без распределения.
Соберем все рекомендации в единую последовательность.
Уточним, готово ли здание к использованию или требует обязательного доведения до рабочего состояния.
Проверим правильность бухгалтерского принятия объекта на счет 01.
Не будем начислять налоговую амортизацию до ввода здания в эксплуатацию и начала использования для получения дохода.
Направим продавцу официальный запрос об амортизационной группе, сроке полезного использования и фактической эксплуатации.
Запросим не обязательно ОС-1, а любой надлежащим образом оформленный документ с необходимыми сведениями.
Изучим технический паспорт, проект, кадастровые сведения и документы технической инвентаризации.
Определим код ОКОФ и амортизационную группу по конструктивным характеристикам здания.
Закажем техническое обследование до начала и после завершения существенных работ.
Разграничим ремонт и реконструкцию по содержанию работ.
Накопим капитальные затраты на счете 08.
Отразим завершение работ документом Модернизация ОС.
Увеличим первоначальную стоимость здания на сумму реконструкции, модернизации, достройки и дооборудования.
Если срок предыдущей эксплуатации подтвержден, рассчитаем оставшийся срок по пункту 7 статьи 258 НК РФ.
Если подтвержденная эксплуатация равна нормативному сроку или превышает его, установим самостоятельный срок по техническому заключению.
Если документов нет, определим полный срок по Классификации без вычитания периода с 1969 года.
Оформим протокол комиссии и приказ руководителя.
Введем здание в эксплуатацию после завершения работ.
Установим параметры налоговой амортизации в 1С.
Начнем начисление с первого числа месяца, следующего за месяцем ввода.
Проверим результат в регистрах налогового учета и отчетах по основным средствам.
Для здания 1969 года постройки отсутствие ОС-1 не позволяет автоматически уменьшить срок полезного использования на все годы с момента постройки.
Сначала попробуем получить у продавца справку, инвентарную карточку, налоговый регистр или другой документ, содержащий дату ввода, амортизационную группу, установленный срок и фактический период эксплуатации.
Если такие документы будут получены и подтвердят, что нормативный срок уже истек, после реконструкции установим срок самостоятельно. В качестве основания используем техническое заключение о состоянии и остаточном ресурсе здания, протокол комиссии и приказ руководителя.
Если документы о фактической эксплуатации получить не удастся, определим срок по Классификации без уменьшения на возраст объекта. Для капитального здания с долговечными конструкциями это, вероятнее всего, будет десятая амортизационная группа со сроком свыше 30 лет, но окончательный вывод сделаем по техническому паспорту и конструктивным характеристикам.
Поскольку здание пока не используется для извлечения дохода и до начала эксплуатации планируется существенная реконструкция, налоговую амортизацию не начисляем. После завершения работ увеличим первоначальную стоимость, оформим ввод здания в эксплуатацию, установим налоговый срок и начнем амортизацию с первого числа следующего месяца.
Итоговое правило: без документов продавца применим срок по Классификации как для объекта, по которому предыдущая эксплуатация не учитывается. При наличии документально подтвержденной эксплуатации используем правила для бывшего в употреблении имущества, а если нормативный срок уже исчерпан, определим новый срок по фактическому техническому состоянию после реконструкции.
Информация носит справочный характер