Как настроить в 1С:Бухгалтерии 8.3 учет строительных материалов по объектам и видеть остатки на счете 10.08?

← На главную

Проанализируем ситуацию строительной организации, которая ведет учет в 1С:Бухгалтерии предприятия 8, применяет ОСНО и хочет получать остатки свай и других строительных материалов на счете 10.08 отдельно по каждому объекту строительства.

Сначала выясним причину затруднения. В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 8 объект строительства не является самостоятельным разрезом аналитического учета на счете 10.08. Материалы на этом счете обычно учитываются по номенклатуре, складам и, при соответствующем способе оценки запасов, партиям. Поэтому просто указать строительный объект в документе поступления и затем получить остаток счета 10.08 по этому объекту нельзя.

Правильную схему выберем в зависимости от того, что именно означает распределение материалов по объектам. Если материал физически находится на строительной площадке, используем склад как место хранения. Если материал уже израсходован при выполнении работ, отражаем объект в аналитике счета затрат. Если материал физически остается на центральном складе, но зарезервирован под определенный объект, организуем отдельный управленческий учет или применяем отраслевое решение.

Разделим место хранения и направление использования материалов

Рассмотрим подробнее три разных хозяйственных состояния, которые часто ошибочно объединяют под общим названием «материалы по объектам».

  1. Материал хранится на центральном складе. Он еще не передан на строительную площадку и может быть направлен на любой объект. В этом случае остаток должен числиться на центральном складе без привязки к конкретному объекту строительства.
  2. Материал передан на строительную площадку, но еще не использован. Он продолжает учитываться на счете 10.08, однако его местом хранения становится склад строительного объекта. Для такого состояния подходит учет по складам.
  3. Материал фактически использован при выполнении строительных работ. Его стоимость нужно списать со счета 10.08 на счет затрат. Объект строительства укажем уже в аналитике счета 20.01 или 08.03 — в зависимости от характера деятельности организации.

Таким образом, не будем пытаться решить все задачи одним справочником. Склад будет отвечать на вопрос, где находится неиспользованный материал, а аналитика счета затрат — на вопрос, на каком объекте материал был использован.

Решение 1. Создадим отдельный склад для каждого строительного объекта

Если сваи после поступления действительно доставляются на конкретные строительные площадки, рассмотрим стандартную и наиболее понятную схему: создадим для каждой площадки отдельный элемент справочника Склады.

Склад в 1С не обязательно должен обозначать капитальное складское помещение. Он может обозначать любое место хранения материальных ценностей, в том числе открытую площадку, временную зону хранения или территорию строящегося объекта. Поэтому строительную площадку допустимо учитывать как отдельный склад, если это соответствует фактическому движению материалов.

Организуем справочник Склады по единому правилу. Например, создадим следующие элементы:

  1. Центральный склад.
  2. Объект 001 — Жилой комплекс Северный.
  3. Объект 002 — Школа на улице Лесной.
  4. Объект 003 — Производственный корпус.
  5. Временная площадка хранения.

Используем код объекта в начале наименования. Так мы упростим поиск склада в документах, исключим создание дублей и обеспечим одинаковую сортировку в отчетах. Не будем называть склады только адресами или сокращениями, смысл которых понятен одному сотруднику.

Для строительных площадок обычно выберем вид склада, предназначенный для оптовых и внутренних операций. Розничный магазин и неавтоматизированная торговая точка для этой задачи не нужны.

Создадим отдельный склад только тогда, когда он действительно обозначает отдельное место хранения. Если на одном объекте существует несколько материально ответственных лиц или несколько изолированных площадок, заранее определим, достаточно ли одного склада на объект. Не будем без необходимости создавать десятки складов внутри одной площадки, поскольку это усложнит документы и отчеты.

Настроим учет запасов по складам

Перейдем к настройке плана счетов и проверим параметры учета запасов. В зависимости от интерфейса и релиза программы откроем раздел Главное, далее настройки плана счетов и настройку Учет запасов.

Включим учет По складам (местам хранения). После этого выберем один из двух вариантов.

  1. По количеству. Программа будет контролировать количество материалов отдельно по каждому складу, но стоимость запасов будет рассчитываться в целом по организации. Такой вариант создаст меньший объем аналитических данных и обычно работает быстрее.
  2. По количеству и сумме. Программа будет учитывать по складам не только количество, но и стоимость материалов. Себестоимость списания будет рассчитываться отдельно с учетом складской аналитики. Такой вариант обеспечит более подробную стоимостную отчетность, но увеличит объем расчетов при проведении документов и закрытии месяца.

Проанализируем требование организации. Если нужно видеть по строительным площадкам только количество оставшихся свай, рассмотрим учет по количеству. Если требуется формировать по каждому объекту полноценное сальдо счета 10.08 одновременно в количестве и рублях, выберем учет по количеству и сумме.

Не будем включать суммовой учет по складам только потому, что этот вариант кажется более полным. Сначала определим, действительно ли организации требуется отдельная складская себестоимость. При большом количестве номенклатуры, документов и складов суммовой учет увеличит нагрузку на информационную базу и регламентную операцию расчета стоимости запасов.

Учитываем также способ оценки запасов. Если применяется средняя себестоимость, программа рассчитывает стоимость списания с учетом поступлений и остатков. При использовании ФИФО дополнительно учитываются партии. Чем больше разрезов аналитики мы включим, тем больше комбинаций склада, номенклатуры и партии программа должна обработать при закрытии месяца.

Оформим поступление материалов

Разберем по шагам поступление свай от поставщика. Используем документ поступления запасов, который в разных версиях интерфейса может называться Поступление товаров и услуг или Поступление (акты, накладные, УПД).

Если поставщик доставил сваи на центральную базу, укажем в документе склад Центральный склад. Не будем сразу выбирать объект строительства только на основании предполагаемого назначения материала. Склад должен соответствовать месту фактической приемки и хранения.

Если поставщик доставил сваи непосредственно на строительную площадку и приемка состоялась на объекте, сразу укажем склад соответствующего объекта. Например, выберем Объект 002 — Школа на улице Лесной.

Проверим счет учета номенклатуры. Для строительных материалов может использоваться счет 10.08. При этом учитываем, что конкретный счет должен соответствовать рабочему плану счетов, учетной политике и роли организации. Не будем автоматически относить все приобретенные материалы на счет 10.08 только из-за того, что организация выполняет строительные работы. Для отдельных видов материалов могут применяться и другие субсчета счета 10.

Настроим регистр Счета учета номенклатуры так, чтобы счет 10.08 определялся автоматически для нужной группы номенклатуры. Это сократит количество ручных исправлений и снизит риск того, что одинаковые сваи будут оприходованы на разные счета.

Передадим материалы с центрального склада на объект

Если сваи сначала поступили на центральный склад, а затем отправились на стройплощадку, оформим документ Перемещение товаров. Несмотря на название, этот документ используется не только для товаров, но и для материалов.

В документе укажем:

  1. склад-отправитель — Центральный склад;
  2. склад-получатель — склад строительного объекта;
  3. номенклатуру — соответствующий вид свай;
  4. фактически переданное количество;
  5. дату реального перемещения материалов.

После проведения документа количество будет списано с центрального склада и оприходовано на склад строительного объекта. Общая стоимость материалов на счете 10.08 при этом не изменится, поскольку происходит внутреннее перемещение запасов внутри организации.

Посмотрим на пример. На центральном складе числится 120 железобетонных свай. Из них 70 свай передаем на объект «Школа», а 50 свай — на объект «Производственный корпус». Оформим два документа перемещения или один документ на каждую пару складов. После проведения получим:

  1. на центральном складе — 0 свай;
  2. на складе объекта «Школа» — 70 свай;
  3. на складе объекта «Производственный корпус» — 50 свай.

Теперь оборотно-сальдовая ведомость по счету 10.08 сможет показать фактический остаток свай на каждой строительной площадке.

Не будем списывать материалы на затраты в момент их физической отправки на объект, если они еще не использованы. Передача материала с центрального склада на строительную площадку меняет место хранения, но сама по себе не означает расходование материала при выполнении работ.

Спишем сваи после их фактического использования

После погружения свай или иного фактического использования материалов оформим их списание со склада строительного объекта. В актуальных версиях программы применим документ Расход материалов. В более ранних релизах аналогичная операция могла оформляться документом Требование-накладная.

В документе укажем склад объекта, с которого списывается материал. Далее выберем счет затрат и заполним его аналитику. Именно на этом этапе определим, на какой объект строительства отнести стоимость использованных материалов.

Не будем смешивать две аналитики:

  1. склад объекта показывает, где материал находился до списания;
  2. номенклатурная группа или объект строительства показывает, на какой заказ, договор или капитальный объект отнесены затраты.

Если организация является подрядчиком

Если организация выполняет строительно-монтажные работы для заказчика и формирует себестоимость выполненных работ, рассмотрим учет затрат на счете 20.01.

В типовой 1С:Бухгалтерии предприятия 8 счет 20.01 имеет аналитику по подразделениям, номенклатурным группам и статьям затрат. В качестве объекта калькулирования обычно используем справочник Номенклатурные группы.

Создадим отдельную номенклатурную группу для каждого объекта, договора или экономически обособленного комплекса работ. Например:

  1. Объект 001 — ЖК Северный;
  2. Объект 002 — Школа, договор 15/26;
  3. Объект 003 — Производственный корпус.

При списании свай со склада объекта укажем:

  1. счет затрат — 20.01;
  2. подразделение — строительный участок или другое ответственное подразделение;
  3. номенклатурную группу — конкретный объект строительства;
  4. статью затрат — например, Материальные затраты или более детальную статью, утвержденную учетной политикой.

В результате сформируем проводку по дебету счета 20.01 и кредиту счета 10.08. Стоимость свай уйдет с остатка материалов и войдет в себестоимость работ по нужному объекту.

Для анализа затрат сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 20.01 с группировкой по номенклатурным группам и статьям затрат. Так мы увидим, сколько материалов фактически списано на каждый строительный объект.

Не будем использовать номенклатурную группу вместо склада. Номенклатурная группа отражает направление затрат после списания материалов, но не показывает, где находятся еще не использованные сваи.

Если организация строит объект основных средств для себя

Если организация сооружает собственный объект основных средств, затраты следует накапливать не как себестоимость работ для заказчика, а как капитальные вложения. В типовой программе для этого применяется счет 08.03 Строительство объектов основных средств.

Создадим элемент справочника Объекты строительства для каждого сооружаемого объекта. При списании материалов укажем счет 08.03 и выберем соответствующий объект строительства.

В этом случае схема будет следующей:

  1. пока сваи хранятся — учитываем их на счете 10.08 по складу;
  2. после использования — списываем стоимость на счет 08.03;
  3. на счете 08.03 накапливаем материалы, работы подрядчиков и другие капитальные затраты по объекту;
  4. после завершения строительства принимаем сформированный объект к учету в установленном порядке.

Для проверки сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 08.03 с группировкой по объектам строительства и статьям затрат.

Сначала определим экономическое содержание операции, а затем выберем аналитику. Для подрядчика объект обычно становится номенклатурной группой на счете 20.01. Для строительства собственного основного средства используем объект строительства на счете 08.03.

Настроим оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.08

Для контроля неиспользованных свай сформируем отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету и укажем счет 10.08.

В настройках группировки установим следующую последовательность:

  1. Склады;
  2. Номенклатура;
  3. при необходимости — Партии.

Включим вывод количества. Если настроен суммовой учет по складам, добавим показатели бухгалтерского и налогового учета. Установим отбор по нужной организации и, при необходимости, только по группе номенклатуры «Сваи».

Такой отчет ответит на вопрос: сколько свай и на какую сумму числится на центральном складе и на каждой строительной площадке на выбранную дату.

Дополнительно рассмотрим отчет Анализ субконто по субконто Склады. Установим отбор по счету 10.08 и нужной номенклатуре. Этот вариант будет удобен, когда требуется сравнить несколько складов или проследить обороты между ними.

Для оперативного складского контроля можем использовать складские отчеты по остаткам и движению запасов. Однако бухгалтерскую стоимость и соответствие данным учета будем окончательно проверять стандартными бухгалтерскими отчетами.

Почему после включения складского учета программа стала работать медленнее

Теперь выясним причину зависания программы. Само наличие 15–20 складов обычно не должно приводить к критическому снижению производительности. Проблема чаще возникает из-за того, что учет по складам включили в информационной базе, где уже накоплена продолжительная история операций без заполненного склада.

После изменения настройки программа получает новый разрез аналитики на счетах учета запасов. В старых проводках склад остается незаполненным, а в новых документах указывается конкретный склад. В результате один и тот же материал оказывается разделен между несколькими аналитическими остатками:

  1. остаток без склада, сформированный старыми документами;
  2. остаток на основном складе;
  3. остатки на складах строительных объектов.

Если поступление отражено без склада, а списание оформляется с конкретного склада, программа не находит стоимость или количество в требуемой аналитике. Возникают отрицательные остатки по складу, несписанная стоимость или ошибки расчета себестоимости.

При закрытии месяца программа должна обработать большое количество комбинаций номенклатуры, склада и партии. Если одновременно перепроводятся документы за несколько лет, нагрузка резко возрастает. Особенно заметно это при суммовом учете по складам, большом количестве поступлений и применении ФИФО.

Проанализируем и технические факторы:

  1. работа в файловой информационной базе большого объема;
  2. устаревшая версия платформы или конфигурации;
  3. повреждение таблиц или индексов информационной базы;
  4. наличие большого количества отрицательных остатков;
  5. параллельная работа пользователей во время перепроведения;
  6. одновременное перепроведение нескольких лет;
  7. антивирусная проверка файла информационной базы;
  8. недостаток оперативной памяти или свободного места на диске;
  9. дополнительные обработки и расширения, выполняемые при проведении документов.

Не будем считать нормой многократные зависания только из-за 20 складов. Сначала выполним диагностику базы, найдем дату и операцию, на которой останавливается закрытие месяца, и проверим проблемные документы.

Проверим информационную базу перед исправлением истории

Перед массовым изменением документов обязательно создадим резервную копию информационной базы. Все эксперименты сначала выполним в копии. Не будем начинать перепроведение нескольких лет в рабочей базе без возможности вернуть исходное состояние.

Разберем проверку по шагам:

  1. Уточним точный релиз платформы 1С:Предприятие 8.3 и конфигурации Бухгалтерия предприятия.
  2. Проверим, соответствует ли релиз программы требованиям текущего законодательства и поддерживаемой версии платформы.
  3. Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.08 до включения группировки по складам и сверим общий остаток.
  4. Добавим группировку по складам и отдельно найдем строки с незаполненным складом.
  5. Проверим отрицательные количества по отдельным складам и номенклатуре.
  6. Выполним закрытие только одного месяца и определим конкретную регламентную операцию, на которой возникает остановка.
  7. Расшифруем проблемную операцию и найдем документы с нарушенной последовательностью или неподходящей складской аналитикой.
  8. При необходимости выполним штатное тестирование и исправление информационной базы, предварительно сохранив резервную копию.
  9. На время массового перепроведения исключим параллельное изменение документов другими пользователями.

Закроем месяцы последовательно. Не будем сразу запускать перепроведение всей истории, если неизвестно, в каком периоде появилась ошибка. Сначала проверим первый измененный месяц, затем следующий и продолжим только после получения корректного результата.

Как перейти на учет по складам без перепроведения всей истории

Рассмотрим подробнее два способа перехода. Выбор будет зависеть от того, нужна ли организации складская аналитика за прошлые годы.

Способ 1. Полностью перепроведем исторические документы.

Этот способ выберем, если необходимо формировать достоверные отчеты по складам за все прошлые периоды. Для каждого старого документа поступления, перемещения, списания и инвентаризации потребуется установить правильный склад. Затем документы нужно перепровести в хронологическом порядке и повторно выполнить закрытие каждого месяца.

Недостатки способа очевидны: потребуется восстановить фактические места хранения по первичным документам, обработать большой объем данных и повторно рассчитать себестоимость. Кроме того, изменение документов закрытых отчетных периодов затрагивает бухгалтерский и налоговый учет.

Применим полное перепроведение только после согласования с главным бухгалтером и при наличии подтверждающих документов. Не будем механически подставлять основной склад во все операции, если фактически материалы уже находились на разных объектах.

Способ 2. Установим дату перехода и распределим только входящие остатки.

Этот вариант обычно безопаснее и практичнее. Выберем дату начала нового порядка учета — например, первое число месяца или начало нового года. На эту дату проведем инвентаризацию материалов и определим остаток по каждой номенклатуре и строительной площадке.

До даты перехода сохраним старые документы без изменения. Начиная с даты перехода, будем обязательно указывать склад во всех новых документах.

Остатки, которые ранее числились с незаполненной складской аналитикой, перенесем на основной склад или непосредственно на склады объектов. Для этого подготовим корректирующую операцию или специализированную обработку.

Посмотрим на пример. На дату перехода по счету 10.08 без заполненного склада числится 100 свай стоимостью 3 000 000 рублей. По результатам инвентаризации установим:

  1. 60 свай стоимостью 1 800 000 рублей находятся на объекте «Школа»;
  2. 40 свай стоимостью 1 200 000 рублей находятся на объекте «Производственный корпус».

Нужно перенести количество и стоимость внутри счета 10.08: с незаполненного склада на два склада объектов. Общий остаток счета при этом не должен измениться.

Стандартный документ Перемещение товаров не всегда позволяет выбрать незаполненный склад как склад-отправитель. Поэтому рассмотрим корректировку проводками внутри счета или разработку разовой обработки переноса остатков.

При ручной операции по дебету укажем счет 10.08 со складом объекта, а по кредиту — тот же счет 10.08 с прежней незаполненной аналитикой. В обеих частях сохраним одинаковую номенклатуру и партийную аналитику. Укажем переносимое количество, бухгалтерскую стоимость и данные налогового учета.

Такую операцию сначала проверим в копии базы. При ФИФО, наличии постоянных и временных разниц, разных ставок НДС и дополнительных регистров простая ручная проводка может оказаться недостаточной. Привлечем специалиста 1С, который проверит движения документа по регистру бухгалтерии и используемым регистрам накопления.

После корректировки сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.08 и проверим следующие условия:

  1. общая сумма счета до и после переноса совпадает;
  2. общее количество каждой номенклатуры не изменилось;
  3. остаток с незаполненным складом обнулился;
  4. на складах объектов появились правильные количества и суммы;
  5. данные бухгалтерского и налогового учета согласованы;
  6. списание материалов с каждого склада проводится без отрицательных остатков;
  7. закрытие месяца рассчитывает стоимость без ошибок.

Рассмотрим промежуточный вариант. Сначала перенесем весь остаток с незаполненной аналитики на Центральный склад. Затем обычными документами Перемещение товаров распределим фактические остатки между объектами. Такая схема будет понятнее пользователям и позволит использовать стандартные документы для дальнейшего движения.

Не будем применять документ Ввод начальных остатков в действующей базе без анализа последствий. Этот инструмент предназначен прежде всего для начала учета или переноса данных и использует вспомогательный счет. Если просто ввести существующие остатки повторно, получим задвоение активов или некорректное сальдо.

Когда достаточно учета по количеству

Если основная задача — определить, сколько свай находится на каждом объекте, а отдельная стоимость по площадкам не требуется, рассмотрим количественный учет по складам.

Такой вариант уменьшит объем аналитики и может ускорить закрытие месяца. В количественном отчете увидим остаток каждой номенклатуры по местам хранения. Стоимость счета 10.08 при этом продолжим контролировать в целом по организации.

Выберем количественный учет, если выполняются следующие условия:

  1. одинаковые материалы могут свободно перемещаться между объектами;
  2. управленческий контроль ведется прежде всего в натуральных единицах;
  3. нет требования рассчитывать отдельную среднюю стоимость на каждом объекте;
  4. стоимость материалов анализируется после списания по счету затрат;
  5. складские отчеты по количеству полностью решают задачу снабжения.

Выберем учет по количеству и сумме, если стоимость остатка каждого объекта требуется для внутренней отчетности, материальной ответственности, инвентаризации или раздельного анализа активов.

Решение 2. Отразим объект только на счете затрат

В некоторых организациях нет задачи контролировать физический остаток непосредственно на строительной площадке. Все материалы считаются находящимися на одном складе до момента их списания. В этом случае не будем создавать фиктивные склады по объектам.

Оприходуем материалы на единый склад, а при списании укажем объект в аналитике счета затрат:

  1. для подрядных работ — номенклатурную группу на счете 20.01;
  2. для собственного строительства — объект строительства на счете 08.03.

Эта схема покажет стоимость уже использованных материалов по объектам, но не сможет показать остаток счета 10.08 по объектам. До списания все сваи будут числиться на общем складе.

Применим этот способ, если материалы фактически не передаются под ответственность строительных площадок или передача на объект практически совпадает по времени с их использованием.

Не будем создавать отдельные склады только ради красивого отчета, если складская аналитика не соответствует фактическому движению. Иначе данные учета будут показывать нахождение материалов на объекте, хотя физически они продолжают лежать на центральной базе.

Решение 3. Организуем резервирование материалов под объекты

Рассмотрим ситуацию, когда сваи физически находятся на центральном складе, но уже закуплены или зарезервированы под конкретный объект. Склад в этом случае менять нельзя, поскольку место хранения осталось прежним. Номенклатурная группа счета затрат тоже не подходит, потому что материал еще не израсходован.

В типовой 1С:Бухгалтерии предприятия 8 полноценный учет резервов материалов по строительным объектам ограничен. Для такой задачи организуем отдельный управленческий контур.

Можно разработать расширение конфигурации со следующими объектами:

  1. справочник Объекты строительства или использование уже существующего справочника;
  2. документ Распределение материалов по объектам;
  3. документ Снятие резерва по объекту;
  4. регистр накопления Материалы по объектам строительства;
  5. отчет Остатки материалов по объектам;
  6. контроль превышения распределенного количества над бухгалтерским остатком.

В регистре накопления предусмотрим измерения:

  1. Организация;
  2. Склад;
  3. Объект строительства;
  4. Номенклатура;
  5. при необходимости — характеристика, серия или партия.

Основным ресурсом регистра установим количество. Сумму будем использовать осторожно, поскольку фактическая себестоимость может измениться при закрытии месяца. Для управленческой оценки можно рассчитывать стоимость по данным бухгалтерского учета, но не будем автоматически считать ее равной сумме первоначального распределения.

Документ распределения не должен формировать проводки по счету 10.08, если физического перемещения не произошло. Он будет только фиксировать, какая часть складского остатка предназначена для конкретного объекта.

При фактической отправке материалов на стройплощадку оформим обычное перемещение между складами и одновременно уменьшим управленческий резерв. При списании в производство свяжем расход с объектом и проконтролируем соответствие ранее распределенному количеству.

Отдельный регистр позволит одновременно видеть физический склад и назначение материала. Например, отчет покажет, что на центральном складе находится 100 свай, из которых 60 зарезервированы под школу, 30 — под жилой комплекс, а 10 остаются свободными.

Стоит ли добавлять новое субконто «Объект строительства» на счет 10.08

Технически в плане счетов 1С можно изменять состав аналитики и добавлять виды субконто в пределах возможностей плана счетов. Однако не будем считать такое изменение простым и безопасным решением.

У типового счета 10.08 уже используются предусмотренные конфигурацией разрезы аналитики: номенклатура, склады и партии. Количество доступных субконто ограничено. Кроме того, типовые документы рассчитаны на стандартный состав аналитики и могут не заполнять новый объект строительства автоматически.

После самостоятельного добавления субконто могут возникнуть следующие проблемы:

  1. часть документов будет формировать проводки с незаполненным объектом;
  2. потребуется изменение модулей проведения документов;
  3. появятся некорректные остатки по незаполненной аналитике;
  4. усложнится обновление конфигурации;
  5. типовые отчеты и регламентные операции могут работать не так, как ожидается;
  6. потребуется перенос исторических остатков на новый разрез учета;
  7. новые счета или субсчета могут не учитываться автоматически в отдельных формах отчетности.

Если организация все же выбирает дополнительное субконто, оформим задачу как полноценную доработку. Подготовим техническое задание, определим правила заполнения объекта во всех документах, разработаем контроль пустых значений и выполним тестирование закрытия месяца.

Для большинства небольших строительных организаций безопаснее сохранить типовой счет 10.08 и использовать либо склады, либо отдельный регистр управленческого учета.

Почему не следует создавать отдельную номенклатуру для каждого объекта

Рассмотрим предложенный вариант создания отдельных карточек свай по каждому объекту. Например, можно завести позиции Свая 300×300 — объект Школа и Свая 300×300 — объект ЖК Северный. На первый взгляд отчет действительно покажет распределение остатков. Однако такой способ создаст серьезные проблемы.

  1. Одинаковый материальный ресурс превратится в несколько разных номенклатурных позиций.
  2. При передаче свай с одного объекта на другой придется оформлять не обычное перемещение, а замену одной номенклатуры другой.
  3. Средняя стоимость и партии будут рассчитываться отдельно для искусственно созданных позиций.
  4. Появится риск выбора неправильной карточки в поступлении или списании.
  5. Сложнее станет контролировать общий остаток одинаковых свай по организации.
  6. Потребуется постоянно создавать новые карточки при открытии каждого объекта.
  7. После закрытия объекта останутся устаревшие элементы справочника.
  8. Усложнятся заявки на закупку, инвентаризация и сверка с первичными документами поставщиков.

Номенклатура должна описывать сам материальный ресурс, а не его временное назначение. Для одинаковых свай сохраним одну карточку номенклатуры. Объект укажем через склад, аналитику затрат или отдельный регистр резервирования.

Почему папки номенклатуры также не решат задачу

Группы и папки справочника Номенклатура предназначены для классификации элементов. Они помогают находить материалы и группировать их в отчетах, но не являются аналитикой хозяйственной операции.

Одна и та же свая может сначала предназначаться для одного объекта, затем быть передана на другой. Если поместить номенклатуру в папку объекта, придется постоянно переносить карточку между группами. При этом изменение папки затронет представление всех операций с этой номенклатурой, включая документы прошлых периодов.

Кроме того, одна карточка справочника может находиться только в одной папке. Поэтому невозможно одновременно показать, что часть одинаковых свай находится на школе, а другая часть — на производственном корпусе.

Используем папки для классификации по виду материала: сваи, бетон, арматура, кирпич, металлоконструкции. Не будем использовать их для учета текущего местонахождения или назначения запасов.

Почему подразделения не заменяют склады и объекты

Иногда строительные площадки пытаются создавать как подразделения. Рассмотрим ограничения этого подхода.

Подразделение описывает организационную структуру и центр возникновения затрат. Оно может обозначать строительный участок, бригаду, производственное управление или отдел. Однако подразделение не является стандартным разрезом хранения материалов на счете 10.08.

Используем подразделение на счете 20.01, если нужно определить, какая организационная единица выполняла работы. Объект при этом укажем отдельной номенклатурной группой.

Например, подразделением будет Строительный участок № 1, а номенклатурной группой — Школа на улице Лесной. Если тот же участок начнет работать на другом объекте, мы сохраним правильную аналитику без создания нового подразделения.

Решение 4. Рассмотрим отраслевую конфигурацию

Если организация одновременно ведет десятки объектов, контролирует заявки на материалы, лимитно-заборные карты, снабжение, резервы, передачу между ответственными лицами, выполнение работ и отклонения от смет, возможностей типовой бухгалтерии может оказаться недостаточно.

В таком случае рассмотрим специализированные решения экосистемы 1С:

  1. 1С:Бухгалтерия строительной организации — для бухгалтерского и налогового учета с отраслевой спецификой;
  2. 1С:Бухгалтерия строительной организации КОРП — для более крупных организаций и сложной структуры;
  3. 1С:Управление нашей строительной фирмой — для небольших компаний, которым кроме бухгалтерского учета нужны управление работами, ресурсами и финансами;
  4. 1С:ERP Управление строительной организацией и отраслевые модули для 1С:ERP или 1С:Комплексной автоматизации — для комплексного управления строительными проектами.

Перед переходом сформулируем требования. Не будем выбирать отраслевое решение только ради одной оборотно-сальдовой ведомости. Но если требуется планирование потребности, резервирование, контроль заявок, смет, договоров, КС-2, КС-3, субподряда и материальных ресурсов, специализированная конфигурация может оказаться дешевле постоянных доработок типовой бухгалтерии.

Практический пример полного движения свай

Посмотрим на пример подрядной строительной организации. Организация выполняет работы на двух объектах: школе и производственном корпусе.

Создадим склады:

  1. Центральный склад;
  2. Объект 001 — Школа;
  3. Объект 002 — Производственный корпус.

Создадим номенклатурные группы:

  1. Объект 001 — Строительство школы;
  2. Объект 002 — Строительство производственного корпуса.

Поставщик доставил на центральный склад 120 свай общей стоимостью 3 600 000 рублей. Оформим поступление на счет 10.08 и выберем Центральный склад.

Через несколько дней передадим 70 свай на школу и 50 свай на производственный корпус. Оформим перемещения между складами.

На объекте «Школа» фактически установили 60 свай. Оформим документ Расход материалов со склада Объект 001 — Школа. Укажем счет 20.01, номенклатурную группу Объект 001 — Строительство школы и статью затрат Материальные затраты.

На объекте «Производственный корпус» установили 35 свай. Аналогично спишем их на номенклатурную группу второго объекта.

После отражения операций остатки счета 10.08 составят:

  1. центральный склад — 0 свай;
  2. объект «Школа» — 10 свай;
  3. объект «Производственный корпус» — 15 свай.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10.08 покажет неиспользованные сваи по местам хранения. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 20.01 покажет стоимость свай, уже использованных на каждом объекте.

Если бы организация строила школу для собственных нужд, при списании 60 свай вместо счета 20.01 указали бы счет 08.03 и соответствующий объект строительства.

Организуем документооборот на строительных площадках

Корректный учет в 1С невозможен без своевременных первичных документов. Определим, каким документом подтверждается каждый этап движения материала.

  1. Приемку от поставщика подтвердим накладной, УПД, транспортными документами и приходным документом.
  2. Передачу с центрального склада на объект подтвердим внутренней накладной или требованием-накладной.
  3. Приемку на объекте подтвердим подписью материально ответственного лица.
  4. Фактическое использование свай подтвердим актом списания, производственным отчетом, журналом работ или другим утвержденным документом.
  5. Возврат неиспользованных материалов на центральный склад оформим обратным перемещением.
  6. Передачу материалов с одного объекта на другой оформим перемещением между соответствующими складами.

Установим правило: документ в 1С вводим датой фактического движения. Не будем отражать все перемещения последним днем месяца, если это создает отрицательные промежуточные остатки.

Назначим ответственное лицо за каждый склад объекта. Регулярно сверим данные 1С с отчетами прорабов и фактическими остатками. При закрытии объекта обязательно оформим возврат неиспользованных материалов или их передачу на другой объект.

Установим контрольные отчеты на конец месяца

Чтобы новая схема работала стабильно, сформируем набор ежемесячных проверок.

  1. Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.08 с группировкой по складам и номенклатуре.
  2. Найдем строки с незаполненным складом.
  3. Проверим отрицательные количества и суммы.
  4. Сверим остатки складов объектов с отчетами материально ответственных лиц.
  5. Проверим перемещения, которые проведены только одной стороной в бумажном документообороте.
  6. Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 20.01 или 08.03 в разрезе объектов.
  7. Проверим, что материалы списываются на правильные статьи затрат.
  8. Сопоставим количество списанных материалов с выполненными объемами работ.
  9. Выполним закрытие месяца и проверим регламентную операцию расчета стоимости запасов.
  10. Повторно сформируем отчет по счету 10.08 после закрытия месяца и убедимся, что стоимость списалась полностью.

Если в документе списания количество проведено, но стоимость остается на счете 10.08, проверим склад, партию, дату поступления, способ оценки запасов и последовательность документов. Не будем исправлять остаточную стоимость случайной ручной проводкой, пока не выясним причину.

Как действовать, если стоимость при списании не определяется

Разберем типичную ситуацию: поступление оформлено без склада, а новый документ расхода содержит склад объекта. Количество может списаться некорректно или программа не сможет определить себестоимость.

Выполним следующие действия:

  1. Сформируем карточку счета 10.08 по проблемной номенклатуре.
  2. Добавим в отчет складскую и партийную аналитику.
  3. Найдем документ, которым образован остаток без склада.
  4. Проверим дату документа расхода относительно поступления.
  5. Проверим, не было ли списания раньше поступления внутри одного месяца.
  6. Перенесем входящий остаток на нужный склад выбранным способом.
  7. Перепроведем только связанные документы в хронологической последовательности.
  8. Повторно выполним расчет стоимости запасов.

Если проблема возникает на одной определенной дате, изучим документы этого дня. Часто причиной оказывается перемещение со склада, на котором нет остатка, задвоенное списание, возврат с неправильным складом или документ, введенный раньше поступления.

Выберем оптимальную схему для рассматриваемой организации

Для организации с 15–20 строительными объектами предложим следующую рабочую модель.

  1. Сохраним единую карточку номенклатуры для каждого вида свай.
  2. Создадим центральный склад и отдельные склады реальных строительных площадок.
  3. Включим учет по складам. Если достаточно натуральных показателей, начнем с учета по количеству. Если требуется отдельная стоимость остатка каждого объекта, применим учет по количеству и сумме после проверки производительности.
  4. Поступление будем отражать на склад фактической приемки.
  5. Передачу на площадку будем оформлять документом Перемещение товаров.
  6. Неиспользованные материалы продолжим учитывать на счете 10.08.
  7. После использования спишем материалы документом Расход материалов.
  8. Для подрядных работ укажем объект как номенклатурную группу счета 20.01.
  9. Для собственного строительства укажем объект строительства на счете 08.03.
  10. Выберем дату перехода на новый порядок учета и распределим только входящие остатки, если отчетность по складам за прошлые годы не требуется.
  11. Не будем перепроводить всю историю в рабочей базе без предварительного тестирования.
  12. Не будем создавать отдельную номенклатуру или папку номенклатуры для каждого строительного объекта.

Основным решением используем связку «склад объекта плюс аналитика объекта на счете затрат». Она соответствует логике типовой программы и позволяет отдельно контролировать неиспользованный остаток и фактические затраты.

Итоговый порядок внедрения

Закрепим последовательность действий, чтобы внедрение не привело к повторному зависанию базы.

  1. Создадим резервную копию информационной базы.
  2. В копии проверим текущие остатки счета 10.08, включая незаполненную складскую аналитику.
  3. Определим, нужно ли видеть по объектам только количество или количество вместе со стоимостью.
  4. Утвердим перечень складов и единое правило их наименования.
  5. Утвердим перечень объектов в справочнике Номенклатурные группы или Объекты строительства.
  6. Выберем дату перехода на новый порядок.
  7. Проведем инвентаризацию свай и других существенных материалов.
  8. Распределим входящий остаток между центральным складом и складами объектов.
  9. Проверим обнуление остатка с незаполненным складом.
  10. Протестируем поступление, перемещение, списание и возврат материала.
  11. Выполним закрытие тестового месяца.
  12. Сверим данные бухгалтерского и налогового учета.
  13. Настроим сохраненные варианты оборотно-сальдовых ведомостей по счетам 10.08, 20.01 и 08.03.
  14. Перенесем проверенную схему в рабочую базу.
  15. Закрепим порядок оформления операций во внутреннем регламенте организации.

Если сваи физически находятся на строительных объектах, будем учитывать строительные площадки как склады. Если сваи находятся на центральном складе, но предназначены для разных объектов, сохраним один физический склад и организуем резервирование через отдельный регистр или отраслевую конфигурацию. После фактического использования обязательно отразим объект в аналитике счета затрат.

Такой подход позволит видеть остатки счета 10.08 по реальным местам хранения, формировать себестоимость каждого объекта и не засорять справочник номенклатуры искусственными позициями.

Информация носит справочный характер

← На главную