Разберем, вправе ли индивидуальный предприниматель на общей системе налогообложения включить стоимость приобретенного для розничной продажи товара в профессиональный налоговый вычет, если поставщик вместо товарной накладной или УПД выдал документ с названием «Перечень товаров».
Само название документа не имеет решающего значения. Поставщик не обязан использовать исключительно унифицированную форму товарной накладной ТОРГ-12. Передачу товара можно оформить УПД, товарной накладной по самостоятельно разработанной форме, товарным чеком, актом приема-передачи или документом с другим названием, включая «Перечень товаров».
Однако такой документ должен подтверждать реальную хозяйственную операцию и содержать сведения, по которым можно определить:
кто передал товар;
кому был передан товар;
когда состоялась передача;
какие именно товары были переданы;
в каком количестве и по какой цене приобретен каждый товар;
кто со стороны поставщика и покупателя участвовал в передаче и приемке товара;
каким документом подтверждена оплата.
Если в «Перечне товаров» указаны только наименования, цены и итоговая сумма, но отсутствуют сведения о поставщике, покупателе, дате операции, ответственном лице и его подписи, не включайте стоимость товаров в профессиональный налоговый вычет только на основании такого перечня. Документ в описанном виде не позволяет надежно идентифицировать участников сделки и подтвердить, что товары действительно приобретены этим предпринимателем для деятельности, облагаемой на ОСНО.
Рассмотрим подробнее налоговую основу. Индивидуальный предприниматель на ОСНО рассчитывает НДФЛ с доходов от предпринимательской деятельности. Полученные доходы он может уменьшить на профессиональный налоговый вычет, предусмотренный статьей 221 НК РФ.
В профессиональный вычет включайте расходы, которые одновременно отвечают следующим условиям:
расходы фактически произведены предпринимателем;
расходы непосредственно связаны с извлечением дохода от предпринимательской деятельности;
расходы экономически обоснованы;
расходы документально подтверждены;
операция не является фиктивной, мнимой или притворной;
имеющиеся документы позволяют идентифицировать поставщика, покупателя, предмет сделки и сумму затрат.
Состав профессиональных расходов ИП определяет по правилам, аналогичным правилам главы 25 НК РФ о налоге на прибыль. Поэтому дополнительно применяйте требования статьи 252 НК РФ: расход должен быть обоснован и подтвержден документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Учет доходов, расходов и хозяйственных операций ИП на ОСНО ведите в Книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя. Порядок ее ведения утвержден совместным приказом Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002.
Пункт 4 этого Порядка требует фиксировать операции в Книге учета на основании первичных документов. Пункт 9 отдельно устанавливает, что хозяйственные операции, связанные с предпринимательской деятельностью, должны подтверждаться первичными учетными документами.
Таким образом, одной записи в учетной программе, складской таблицы или самостоятельно составленной предпринимателем расшифровки недостаточно. Сначала получите документ, который подтверждает передачу товара от конкретного поставщика конкретному покупателю, а затем отразите операцию в налоговом учете.
Проанализируем важное уточнение к ответу из обсуждения. Индивидуальный предприниматель может не вести бухгалтерский учет по Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ, если он ведет налоговый учет доходов, расходов и других объектов налогообложения. Такое освобождение предусмотрено пунктом 1 части 2 статьи 6 Закона № 402-ФЗ.
Поэтому ссылку только на статью 9 Закона № 402-ФЗ применительно к ИП следует использовать с учетом этого освобождения. Вместе с тем это не означает, что предприниматель может учитывать расходы по документам без реквизитов.
Для ИП на ОСНО аналогичные и даже более конкретные требования установлены пунктом 9 Порядка учета, утвержденного приказом № 86н/БГ-3-04/430. Кроме того, требования статьи 9 Закона № 402-ФЗ фактически служат общим ориентиром для оценки надлежащего оформления первичных документов в налоговых отношениях.
Практический вывод не меняется: используйте документ, содержащий обязательные реквизиты и позволяющий проверить достоверность хозяйственной операции.
Разберем по шагам, что должно быть указано в документе, которым оформляется передача товара.
Наименование документа. Это может быть «Товарная накладная», «Универсальный передаточный документ», «Акт приема-передачи товара», «Товарный чек» или даже «Перечень товаров». Название не должно вводить в заблуждение относительно назначения документа.
Дата составления. По ней определяют, когда состоялась передача товара и к какому налоговому периоду относится операция.
Номер документа. Номер не назван в статье 9 Закона № 402-ФЗ обязательным реквизитом для любого первичного документа, однако он необходим для нормального документооборота, сверки с поставщиком, идентификации оплаты и поиска документа при проверке.
Сведения о поставщике. Для организации укажите наименование и ИНН. Для ИП укажите фамилию, имя, отчество, ИНН и ОГРНИП. Дополнительно желательно указать адрес и контактные сведения.
Сведения о покупателе. Укажите фамилию, имя, отчество предпринимателя, его статус ИП, ИНН и при наличии ОГРНИП. Хотя сведения о покупателе не перечислены в статье 9 Закона № 402-ФЗ отдельной строкой, для документа о передаче товара они фактически необходимы: без них нельзя доказать, кому поставщик передал товар.
Содержание хозяйственной операции. Из документа должно быть понятно, что поставщик передал, а покупатель принял товары по конкретному договору, заказу или поставке.
Наименование каждого товара. Не используйте общие формулировки наподобие «товары в ассортименте» на значительную сумму, если отсутствует отдельная спецификация с подробной расшифровкой.
Количество и единица измерения. Укажите штуки, килограммы, литры, комплекты или другие подходящие единицы.
Цена и стоимость. Приведите цену за единицу, стоимость позиции, сумму НДС при его предъявлении и общую стоимость поставки.
Сведения об ответственных лицах. Укажите должности или полномочия лиц, передавших и принявших товар.
Подписи и расшифровки подписей. Подписи должны позволять идентифицировать лиц, ответственных за передачу и оформление операции.
Для налогового учета ИП дополнительно подпишите первичный документ со стороны предпринимателя или уполномоченного им лица. Пункт 10 Порядка № 86н/БГ-3-04/430 предусматривает, что первичные учетные документы, кроме кассового чека, должны быть подписаны индивидуальным предпринимателем.
Печать не заменяет обязательные реквизиты и подписи. При этом сама печать в общем случае не является обязательным условием действительности первичного документа, если ее использование не предусмотрено договором или утвержденной сторонами формой.
Теперь проанализируем ситуацию с учетом содержания документа.
Документ с названием «Перечень товаров» можно использовать как первичный, если он фактически является документом о передаче товара и содержит полный набор необходимых сведений. Например, в нем должны быть указаны поставщик, покупатель, дата, номер, основание поставки, список товаров, количество, единицы измерения, цены, суммы и подписи ответственных лиц.
В таком случае отсутствие слов «товарная накладная» не является основанием для автоматического отказа в признании расхода. С 2013 года хозяйствующие субъекты вправе разрабатывать собственные формы первичных документов. Унифицированная форма ТОРГ-12 является удобной и привычной, но не единственно возможной.
Посмотрим на два варианта.
Вариант 1. Перечень содержит все необходимые реквизиты.
Поставщик оформил документ «Перечень переданных товаров № 145 от 15.03.2026». В документе указаны полные сведения о поставщике и ИП-покупателе, приведены количество, цена, сумма, ставка и сумма НДС, имеются подписи лиц, передавших и принявших товар. В тексте указано, что перечисленные товары переданы по договору поставки.
Такой документ можно рассматривать как самостоятельно разработанную товарную накладную. Приложите к нему документ об оплате и используйте комплект документов для отражения расходов.
Вариант 2. Перечень содержит только товары и цены.
В документе отсутствуют наименование и ИНН поставщика, сведения о покупателе, дата передачи, основание операции и подписи. Такой документ может быть внутренней распечаткой склада, листом комплектации заказа, предварительным расчетом или информационной расшифровкой покупки.
Использовать его как единственный документ для профессионального вычета рискованно. Сначала получите у поставщика надлежаще оформленную накладную, УПД или иной передаточный документ.
Наличие штрихкода, QR-кода или другого машинно считываемого идентификатора не превращает документ в первичный.
В коде может быть записан:
внутренний номер заказа поставщика;
номер документа в складской программе;
код клиента;
ссылка на электронный документ;
номер кассового чека;
технический идентификатор печатной формы;
произвольный набор цифр, понятный только информационной системе поставщика.
Прочитать обычный линейный штрихкод можно сканером штрихкодов или программой для распознавания кодов. QR-код можно считать мобильным устройством или специализированным оборудованием.
Однако после чтения кода предприниматель чаще всего получит только номер или ссылку. Это не заменяет явно указанные в документе сведения о сторонах и содержании операции.
Налоговый инспектор не обязан подключаться к внутренней базе поставщика и расшифровывать его технические идентификаторы. Документ должен быть понятен и проверяем сам по себе либо в составе логически связанного комплекта документов.
Если код открывает официальный электронный документ поставщика, подписанный электронной подписью и содержащий все необходимые реквизиты, сохраните именно этот электронный документ. Саму бумажную распечатку с кодом рассматривайте только как средство доступа к нему.
Выясним возможную причину. Документ под названием «Перечень товаров» может формироваться не бухгалтерской, а складской, кассовой или торговой программой поставщика.
Возможны следующие ситуации:
поставщик выдал лист комплектации заказа, предназначенный для работников склада;
покупателю передали предварительный документ, а окончательная накладная должна формироваться позднее;
поставщик оформил продажу как обычную розничную покупку физического лица;
перечень является приложением к кассовому чеку, УПД или накладной, но основной документ покупателю не передали;
поставщик использует собственную форму, но неправильно настроил ее заполнение;
работник поставщика распечатал не тот документ из учетной системы;
поставщик сознательно избегает нормального оформления оптовой реализации.
Не делайте вывод только по названию документа. Свяжитесь с поставщиком и уточните, какой документ подтверждает передачу товара и где находится его оригинал или электронная версия.
Одних подписей недостаточно. Если в перечне нет сведений о поставщике, покупателе, дате и содержании операции, подписи не устранят все недостатки.
Не дописывайте отсутствующие реквизиты самостоятельно без подтверждения поставщика. Одностороннее внесение сведений покупателем не доказывает, что поставщик согласен с содержанием документа и признает совершенную поставку.
Попросите поставщика:
выдать новый надлежаще оформленный документ;
выдать дубликат ранее оформленной накладной или УПД;
оформить исправленный первичный документ;
подписать документ электронной подписью через систему электронного документооборота;
составить отдельный акт передачи товара со ссылкой на перечень;
оформить сопроводительный документ, в котором перечень будет назван неотъемлемым приложением.
Например, поставщик может составить акт приема-передачи и указать: «Поставщик передал, а покупатель принял товары согласно Перечню товаров № 458 от 12.04.2026, являющемуся приложением к настоящему акту». В акте должны быть сведения о сторонах, дата, основание поставки и подписи. В самом перечне должны быть приведены наименования, количество, цена и стоимость товаров.
В таком комплекте акт подтверждает участников и факт передачи, а перечень расшифровывает состав поставки.
Да, запросите документы у поставщика даже после завершения поставки. Добросовестный поставщик обычно может повторно сформировать документ из своей учетной системы.
Разберем по шагам, что необходимо сообщить поставщику:
дату покупки или поставки;
примерную сумму;
номер заказа, указанный в перечне или закодированный в штрихкоде;
номер и дату кассового чека;
реквизиты платежного поручения;
наименование или ИНН ИП-покупателя;
перечень приобретенных товаров;
адрес магазина или склада, где был получен товар.
Попросите выдать один из следующих документов:
УПД со статусом «1», если поставщик предъявляет НДС и объединяет счет-фактуру с передаточным документом;
УПД со статусом «2», если документ используется только как передаточный;
товарную накладную по форме ТОРГ-12;
товарную накладную по форме поставщика;
акт приема-передачи товара с подробной спецификацией;
электронный документ об отгрузке, подписанный электронной подписью.
Не просите оформлять фиктивную новую поставку. Документ должен подтверждать ранее совершенную реальную операцию. В нем следует указать фактическую дату передачи товара либо явно сослаться на первоначальную операцию и исправляемый документ.
При исправлении первичного документа укажите дату исправления и получите подписи лиц, ответственных за составление документа. Не исправляйте кассовые и банковские документы вручную.
Направьте поставщику официальный запрос по электронной почте, через личный кабинет, ЭДО или иным способом, позволяющим подтвердить обращение.
Используйте, например, следующую формулировку:
«Просим предоставить надлежаще оформленный передаточный документ по поставке товаров от 15 марта 2026 года на сумму 185 400 рублей. Полученный документ “Перечень товаров” не содержит сведений о поставщике и покупателе, даты передачи, подписей ответственных лиц и не позволяет подтвердить приобретение товаров для налогового учета. Просим направить УПД, товарную накладную либо акт приема-передачи с указанием реквизитов сторон, наименования, количества, цены и стоимости переданных товаров. Если первоначальный документ был оформлен ранее, просим направить его дубликат».
Приложите сведения, позволяющие поставщику найти операцию: дату оплаты, номер заказа, реквизиты платежа и сумму поставки.
Передаточный документ подтверждает получение товара, но для налогового учета ИП на ОСНО дополнительно подтвердите фактическую оплату.
Пункт 9 Порядка № 86н/БГ-3-04/430 прямо предусматривает, что к накладной или другому документу, фиксирующему отпуск товара, должен прилагаться документ об оплате.
Используйте:
кассовый чек;
квитанцию к приходному кассовому ордеру;
платежное поручение с подтверждением исполнения;
банковскую выписку;
документ, подтверждающий оплату банковской картой;
иной платежный документ, позволяющий определить получателя, плательщика, дату, сумму и назначение платежа.
Посмотрим на пример. Предприниматель получил подробную накладную на 100 000 рублей, но не может подтвердить оплату. В такой ситуации документ подтверждает передачу товара, однако не подтверждает фактическое несение расхода.
В другой ситуации имеется банковская выписка о перечислении 100 000 рублей поставщику, но нет накладной и неизвестно, какие товары были приобретены. Платеж подтвержден, но содержание хозяйственной операции и факт получения товара надлежащим образом не оформлены.
Для надежного учета используйте оба вида подтверждения: документ о передаче товара и документ об оплате.
Рассмотрим подробнее покупку у поставщика за наличные или с использованием банковской карты.
Современный кассовый чек обычно содержит сведения о продавце, ИНН, дату и время расчета, наименования товаров, количество, цену, итоговую сумму, форму оплаты и фискальные реквизиты. Подлинность чека можно проверить через сервис ФНС.
Если кассовый чек содержит подробную номенклатуру и все обязательные реквизиты, он является существенным подтверждением покупки и оплаты. Отдельный товарный чек может не потребоваться при обычной розничной покупке.
Однако для закупки большой партии товара предпринимателем для последующей перепродажи используйте более полный комплект документов. В ходе налоговой проверки инспекция будет устанавливать не только факт расчета, но и связь затрат с предпринимательской деятельностью, поступление товаров, их дальнейшее движение и реализацию.
Комплект из кассового чека и перечня можно рассматривать как подтверждение расходов, если между документами существует однозначная связь. Например, в них совпадают дата, сумма, номер заказа, перечень товаров или иной идентификатор.
При этом в совокупности документов должны определяться:
поставщик;
покупатель или лицо, действовавшее в интересах ИП;
состав приобретенных товаров;
количество и стоимость;
факт передачи;
факт оплаты;
связь покупки с деятельностью предпринимателя.
Если перечень не содержит ссылки на кассовый чек, а суммы или даты не совпадают, риск отказа в профессиональном вычете повышается. Получите у поставщика документ, прямо связывающий перечень с оплатой.
Для обычной розничной продажи кассовый чек может не содержать фамилию и ИНН покупателя. Это не делает покупку недействительной.
Но когда предприниматель приобретает товар для магазина, отсутствие сведений о покупателе создает дополнительный налоговый риск. Инспекция может заявить, что невозможно определить, кто именно понес расходы и для каких целей был приобретен товар.
Поэтому при регулярных закупках для бизнеса сообщайте поставщику реквизиты ИП до оформления отгрузки. Попросите указывать:
«Индивидуальный предприниматель»;
фамилию, имя и отчество;
ИНН;
ОГРНИП;
адрес, если он предусмотрен формой документа;
номер и дату договора или заказа.
Если товар получает работник или иное уполномоченное лицо, оформите доверенность либо другой документ, подтверждающий его полномочия. Сохраните документы о выдаче денежных средств, оплате и передаче товара предпринимателю.
Не рассматривайте обычный счет на оплату как полноценную замену передаточному документу.
Счет обычно содержит сведения о поставщике, покупателе, товарах и цене, но по своей природе является предложением оплатить товар. Он не всегда подтверждает, что поставщик фактически передал товар, а покупатель его принял.
Используйте счет как дополнительный документ вместе с:
накладной или УПД;
кассовым чеком или банковским платежным документом;
договором;
документом о получении или доставке товара.
Аналогично обычный договор подтверждает согласованные условия сделки, но сам по себе не всегда доказывает исполнение поставки. Необходим документ о фактической передаче товара.
Разделим обычный счет-фактуру и УПД.
Счет-фактура предназначен прежде всего для исчисления НДС и применения налогового вычета. Сам по себе он не всегда подтверждает приемку товара покупателем.
Если счет-фактура не содержит передаточной части, подписей о передаче и приемке и других реквизитов первичного документа, не заменяйте им накладную.
УПД со статусом «1» одновременно выполняет функции счета-фактуры и первичного передаточного документа. При правильном заполнении он может использоваться и для подтверждения поступления товара, и для вычета входного НДС.
УПД со статусом «2» используется как первичный передаточный документ без функции счета-фактуры.
Самый удобный вариант для ИП на ОСНО — получить УПД со статусом «1», если поставщик является плательщиком НДС и предъявляет налог покупателю.
ИП на ОСНО, являющийся плательщиком НДС, должен отдельно проверить право на вычет входного налога.
Для обычного вычета входного НДС по приобретенным товарам необходимо выполнить условия статей 169, 171 и 172 НК РФ:
товары приобретены для операций, облагаемых НДС;
товары приняты на учет;
имеются соответствующие первичные документы;
поставщик выставил правильно оформленный счет-фактуру или УПД со статусом «1»;
сумма налога предъявлена поставщиком покупателю;
операция является реальной, а сведения о поставщике достоверны.
«Перечень товаров», содержащий только наименования и цены, не является достаточным основанием для вычета НДС.
Даже если в перечне отдельной строкой напечатано «в том числе НДС», этого недостаточно. Получите счет-фактуру или УПД со статусом «1», а также документ, подтверждающий приемку товара.
Если поставщик применяет специальный налоговый режим, освобожден от НДС или не предъявляет налог покупателю, вычет входного НДС отсутствует. В документах не должно быть произвольно выделенной суммы налога.
Не заявляйте вычет только на основании самостоятельно рассчитанного НДС из общей стоимости покупки.
Разберем несколько вариантов действий.
Первое решение — восстановите документы через поставщика.
Направьте письменное обращение, запросите дубликаты, акт сверки, УПД, накладные и счета-фактуры. Обратитесь не только к продавцу или кладовщику, но и в бухгалтерию поставщика.
Второе решение — соберите совокупность доказательств.
Если поставщик прекратил деятельность или связь с ним утрачена, соберите все сохранившиеся документы:
договор;
счет на оплату;
заказ;
переписку с поставщиком;
кассовый чек;
банковскую выписку;
платежное поручение;
транспортные документы;
акт сверки;
документы о приемке товара на складе;
сведения о маркированной продукции;
документы о последующей продаже этих товаров;
ответ поставщика на запрос;
сведения из системы электронного документооборота.
Совокупность доказательств может помочь подтвердить реальность операции при споре. Однако она не гарантирует признание расходов, если основной передаточный документ отсутствует или не позволяет идентифицировать поставщика.
Третье решение — не включайте спорную сумму в фактические расходы.
Это наиболее осторожный вариант, если невозможно установить поставщика и получить надлежащие документы.
Четвертое решение — рассмотрите профессиональный вычет в размере 20 процентов дохода.
Если ИП не может документально подтвердить расходы, статья 221 НК РФ позволяет применить профессиональный вычет в размере 20 процентов общей суммы доходов от предпринимательской деятельности.
При этом не смешивайте два варианта расчета. Нельзя одновременно заявить часть фактических документально подтвержденных расходов и дополнительно уменьшить оставшийся доход на нормативные 20 процентов.
Сравните:
сумму всех фактически произведенных и документально подтвержденных расходов;
20 процентов предпринимательского дохода.
Выберите применимый вариант при подготовке декларации 3-НДФЛ. Если фактические подтвержденные расходы существенны, обычно выгоднее восстановить первичные документы, чем переходить на нормативный вычет.
Предприниматель может оформить внутренний акт приемки, служебную записку, инвентаризационную ведомость или бухгалтерскую справку. Эти документы помогут зафиксировать наличие товара и объяснить обстоятельства операции.
Однако внутренний документ, составленный только покупателем, не заменяет документ поставщика о передаче товара. Он не подтверждает, что конкретный продавец передал товар по указанной цене и получил соответствующую оплату.
Используйте внутренний акт как дополнительное, а не основное доказательство. Приложите к нему документы поставщика, платежные документы и переписку.
Не составляйте задним числом фиктивные накладные от имени поставщика и не подписывайте документы за неустановленных лиц. Такие действия создают значительно больший налоговый риск, чем отказ от спорного расхода.
После восстановления документов определите момент признания расхода.
ИП на ОСНО отражает расходы с учетом кассового метода, то есть после их фактической оплаты. Ранее пункт 22 Порядка № 86н/БГ-3-04/430 связывал учет материальных расходов с реализацией соответствующих товаров.
Решением Верховного Суда РФ от 19.06.2017 № АКПИ17-283 этот пункт признан недействующим. Суд указал, что предприниматели, применяющие кассовый метод, вправе учитывать расходы после фактической оплаты и что статья 273 НК РФ не связывает момент учета таких расходов с получением выручки от реализации соответствующих товаров.
Поэтому проверьте выполнение как минимум двух условий:
товар фактически получен и его приобретение подтверждено надлежащими документами;
товар фактически оплачен.
Не включайте в расходы неоплаченный товар только потому, что он оприходован на складе. Аналогично не учитывайте перечисленный аванс как стоимость полученного товара, если поставка не состоялась и документы о передаче отсутствуют.
Рассмотрим подробнее порядок отражения операции в 1С:Бухгалтерия 8.
Перед вводом документов проверьте, что в настройках налогов и отчетов для предпринимателя установлена общая система налогообложения и ведется учет доходов и расходов ИП для расчета НДФЛ.
Разберем операцию по шагам.
Создайте или проверьте поставщика в справочнике Контрагенты. Заполните наименование, ИНН, КПП для организации или ИНН и ОГРНИП для предпринимателя.
Создайте договор с поставщиком в справочнике Договоры. Укажите вид договора с поставщиком и порядок расчетов.
Проверьте карточки товаров в справочнике Номенклатура. Наименование в программе должно позволять сопоставить товар с первичным документом.
Создайте документ Поступление (акты, накладные, УПД).
Выберите вид операции Товары (накладная, УПД).
Укажите фактические номер и дату документа поставщика. Не присваивайте внешнему документу вымышленные реквизиты.
Заполните поставщика, договор, склад, номенклатуру, количество, цену, сумму и ставку НДС.
Если поставщик выдал УПД со статусом «1», зарегистрируйте его как УПД и проверьте создание документа Счет-фактура полученный.
Если счет-фактура получен отдельно, зарегистрируйте Счет-фактура полученный на основании документа поступления.
Отразите оплату документом Списание с расчетного счета, если деньги перечислены с банковского счета.
При оплате наличными используйте соответствующий кассовый документ. Если покупку совершало подотчетное лицо, оформите Авансовый отчет и приложите подтверждающие документы.
Проверьте, что документы поступления и оплаты относятся к одному поставщику, договору и расчетному документу.
Сформируйте отчет Книга доходов и расходов ИП и проверьте отражение стоимости приобретенных товаров.
Для проверки НДС сформируйте Анализ учета НДС и Книга покупок.
В современных версиях 1С:Бухгалтерии 8 записи налогового учета ИП формируются при проведении первичных документов поступления, оплаты, реализации и других операций. Поэтому правильное заполнение поставщика, договора, вида запасов и платежного документа влияет на заполнение Книги учета.
Для складского контроля предприниматель может зарегистрировать фактически поступивший товар, даже если документы поставщика требуют исправления. Но разделите управленческий, складской и налоговый учет.
Ввод документа в 1С не исправляет недостатки первичного документа. Учетная программа лишь обрабатывает введенную информацию. Она не подтверждает реальность поставки и не создает отсутствующие подписи поставщика.
Если документ не позволяет определить поставщика, не создавайте в программе вымышленного контрагента и не подставляйте реквизиты другой организации.
Действуйте следующим образом:
зафиксируйте фактическое наличие товара;
отдельно учтите его для складского контроля;
направьте запрос поставщику;
после получения исправленного документа внесите достоверные реквизиты поступления;
только затем проверьте включение суммы в профессиональный вычет и вычет НДС.
Если необходимо временно отразить операцию, проконсультируйтесь со специалистом по используемой версии конфигурации и настройкам учета ИП. Способ временного отражения не должен приводить к автоматическому включению неподтвержденной суммы в налоговые расходы.
В программе предусмотрен документ Запись книги учета доходов и расходов (ИП), предназначенный для ручной регистрации показателей налогового учета предпринимателя.
Используйте его, когда:
операция не поддерживается типовыми документами;
необходимо перенести начальные данные;
требуется исправить обоснованную ошибку налогового учета;
имеются надлежащие первичные документы, но автоматические движения сформировались неправильно.
Не используйте ручную запись для легализации неподтвержденной покупки. Наличие строки в Книга доходов и расходов ИП не заменяет документы поставщика и платежные документы.
Перед ручной корректировкой:
сохраните все подтверждающие документы;
подготовьте расчет суммы;
оформите пояснение о причине ручной записи;
проверьте отсутствие автоматической записи по той же операции;
убедитесь, что сумма не будет учтена дважды.
После проведения документов сформируйте Книга доходов и расходов ИП.
В простом интерфейсе отчет обычно доступен в разделе налогов. В полном интерфейсе используйте раздел отчетов для индивидуального предпринимателя.
Проверьте:
дату операции;
наименование поставщика;
реквизиты первичного документа;
сумму поступления;
сумму оплаты;
сумму расхода для расчета НДФЛ;
наличие или отсутствие НДС в стоимости товаров;
отсутствие повторного включения одной покупки.
Расшифруйте показатели отчета до документов-регистраторов. Если сумма не учитывается, проверьте первичный документ, оплату, настройки налогообложения, вид номенклатуры и связь документов между собой.
Посмотрим на пример. ИП приобрел товары в июне, оплатил их в том же месяце, но получил надлежащую накладную только в сентябре.
Сначала выясните, был ли документ оформлен поставщиком в июне, но поздно передан покупателю, либо поставщик впервые оформил подтверждение в сентябре.
Если поставщик направил дубликат документа, подтверждающего июньскую передачу, и фактические обстоятельства операции подтверждаются, отразите расход с учетом даты получения товара, оплаты и правил налогового периода.
Если изначально операция вообще не была оформлена и новый документ составлен позднее, оцените, позволяет ли он достоверно подтвердить июньскую поставку. В документе или приложении должна быть ссылка на первоначальный заказ, оплату и фактическую дату передачи.
Если из-за восстановления документов изменяется уже поданная декларация 3-НДФЛ, проанализируйте необходимость представления уточненной декларации. Отдельно проверьте декларацию по НДС, если после получения счета-фактуры или УПД возникает право на вычет.
Если стоимость товаров уже включена в профессиональный вычет, проведите инвентаризацию подтверждающих документов.
Разберем по шагам:
составьте список всех поставок, по которым имеется только «Перечень товаров»;
сгруппируйте документы по поставщикам, датам и суммам;
сопоставьте перечни с банковскими выписками и кассовыми чеками;
проверьте последующую реализацию товаров;
запросите дубликаты накладных, УПД и счетов-фактур;
получите акты сверки с поставщиками;
определите суммы, которые удалось подтвердить;
исключите из расходов суммы, по которым поставщика и операцию подтвердить невозможно;
пересчитайте налоговую базу по НДФЛ;
проверьте правомерность вычетов НДС;
при необходимости подготовьте уточненные декларации.
Не откладывайте восстановление документов до получения требования налоговой инспекции. Чем больше времени прошло после поставки, тем сложнее получить дубликаты, найти ответственных работников и сопоставить товары с оплатой.
Налоговые споры нередко рассматриваются с учетом совокупности доказательств. Реальное поступление товара, его последующая продажа, оплата поставщику, транспортировка и складской учет могут подтверждать, что операция действительно состоялась.
Но реальность операции не отменяет требование о документальном подтверждении расходов. Налогоплательщик должен представить документы, позволяющие установить:
контрагента;
предмет сделки;
стоимость;
дату;
факт исполнения;
связь расходов с доходом.
Документ без поставщика, покупателя и подписей не выполняет эту задачу. В судебном споре дополнительные доказательства могут помочь, но заранее рассчитывать только на последующее доказывание не следует.
Рассмотрим распространенные ошибки.
Ориентироваться только на название документа. Накладная с неправильным содержанием также может быть недействительной для налогового учета, а документ с названием «Перечень» может быть допустимым при наличии всех реквизитов.
Считать штрихкод заменой реквизитов поставщика. Машинный код является дополнительной, а не основной информацией.
Учитывать товар только по платежному поручению. Платеж подтверждает движение денег, но не состав и получение товаров.
Учитывать товар только по счету. Счет не всегда подтверждает исполнение поставки.
Самостоятельно дописывать реквизиты поставщика. Исправления должен подтвердить составитель документа.
Ставить только печать. Печать не заменяет сведения о сторонах и подписи ответственных лиц.
Заявлять вычет НДС без счета-фактуры или УПД со статусом «1». Перечень товаров с выделенной суммой НДС не создает право на вычет.
Создавать ручную запись в 1С без первичных документов. Учетная запись не является доказательством хозяйственной операции.
Учитывать расходы дважды. После ручной корректировки проверьте, не сформировала ли программа автоматическую запись.
Смешивать фактические расходы и нормативный вычет 20 процентов. Выберите один применимый способ расчета профессионального вычета.
Перед включением стоимости товаров в расходы ответьте на следующие вопросы.
Указано ли наименование документа?
Указана ли дата его составления?
Можно ли определить поставщика?
Приведены ли наименование или ФИО поставщика, ИНН и регистрационные сведения?
Можно ли определить ИП-покупателя?
Указано ли, что товар передан поставщиком и принят покупателем?
Приведены ли наименования всех товаров?
Указаны ли количество и единицы измерения?
Указаны ли цена и стоимость каждой позиции?
Выделен ли НДС, если поставщик его предъявляет?
Имеются ли подписи и расшифровки подписей ответственных лиц?
Имеется ли документ об оплате?
Можно ли однозначно связать оплату с этим перечнем?
Имеется ли счет-фактура или УПД со статусом «1» для вычета НДС?
Связана ли покупка с деятельностью магазина?
Можно ли проследить поступление и последующую реализацию товара?
Если на ключевые вопросы о поставщике, покупателе, передаче, составе товара и оплате нельзя ответить утвердительно, сначала восстановите документы.
Сведем решение к практическому алгоритму.
Не отклоняйте документ только из-за названия «Перечень товаров». Сначала проверьте его содержание.
Не принимайте документ в качестве единственного подтверждения расхода, если в нем указаны только товары и цены.
Проверьте сведения о поставщике, покупателе, дате, содержании операции, количестве, стоимости и ответственных лицах.
Получите подписи поставщика и покупателя. Одновременно восстановите остальные отсутствующие реквизиты.
Приложите документ об оплате. Используйте кассовый чек, банковскую выписку, платежное поручение или другой надлежащий платежный документ.
Для вычета НДС получите счет-фактуру или УПД со статусом «1».
Попросите поставщика выдать накладную, УПД, дубликат или исправленный документ.
Не полагайтесь на штрихкод. Используйте его только для поиска исходного документа в системе поставщика.
Не заменяйте документ поставщика внутренним актом покупателя. Внутренние документы используйте только как дополнительные доказательства.
В 1С оформите покупку документом Поступление (акты, накладные, УПД) с операцией Товары (накладная, УПД).
Отдельно зарегистрируйте оплату и входной НДС.
Проверьте результат в отчетах Книга доходов и расходов ИП, Анализ учета НДС и Книга покупок.
Не создавайте ручную налоговую запись без подтверждающих документов.
Если документы восстановить невозможно, оцените применение профессионального вычета в размере 20 процентов дохода вместо фактических расходов.
Таким образом, в описанной ситуации стоимость товаров не следует учитывать в расходах только по имеющемуся «Перечню товаров». Документ без сведений о поставщике и покупателе, без подтверждения передачи и без подписей не позволяет надежно установить факт и участников хозяйственной операции.
При этом сам поставщик вправе применять документ с названием «Перечень товаров», если доработает его до полноценного первичного передаточного документа. Название формы вторично, а содержание и достоверность реквизитов имеют решающее значение.
Запросите у поставщика УПД, товарную накладную, акт приема-передачи или исправленный документ. Приложите подтверждение оплаты, а для вычета НДС получите надлежаще оформленный счет-фактуру или УПД со статусом «1».
Информация носит справочный характер