Рассмотрим ситуацию, когда сотруднику 25 октября выплатили заработную плату за первую половину месяца, а 26 октября он увольняется. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1 зарплата за первую половину месяца уже рассчитана документом Начисление за первую половину месяца, а в документе Увольнение необходимо начислить компенсацию за неиспользованный отпуск и оставшуюся заработную плату по день увольнения включительно.
Основное затруднение возникает из-за формулировки флажка «Начислить зарплату за октябрь». Может показаться, что программа начислит зарплату за весь календарный месяц, включая дни после увольнения. Из-за этого зарплату в документе Увольнение не рассчитывают, а начисляют позднее документом Начисление зарплаты и взносов последним днем месяца.
Так поступать не следует. В документе Увольнение значение «Начислить зарплату за октябрь» обозначает месяц окончательного расчета, а не период работы до 31 октября. Программа должна рассчитать оплату только за фактически отработанное время с начала месяца по дату увольнения включительно.
Если сотрудник увольняется 26 октября, документ Увольнение рассчитает зарплату по 26 октября, а дни с 27 по 31 октября оплачены не будут. Ранее начисленная и выплаченная сумма за первую половину месяца будет учтена при определении задолженности организации перед сотрудником.
При увольнении после выплаты заработной платы за первую половину месяца начислите окончательный расчет непосредственно в документе Увольнение.
Документ Начисление зарплаты и взносов за октябрь не должен повторно начислять зарплату уволенному сотруднику. Если окончательный расчет полностью выполнен документом Увольнение, при расчете зарплаты остальным сотрудникам программа должна учитывать, что зарплата увольняемому работнику уже начислена.
Выплата заработной платы только 30 октября была бы нарушением срока окончательного расчета. Согласно статье 140 ТК РФ все суммы, причитающиеся работнику, необходимо выплатить в день увольнения. Если зарплата фактически была перечислена 26 октября, срок выплаты соблюден, но документы в программе желательно привести в соответствие с реальной операцией.
Проанализируем состав окончательного расчета. В день прекращения трудового договора выплатите работнику все суммы, которые можно определить на эту дату.
Если сотрудник увольняется 26 октября и этот день является рабочим по его графику, заработную плату рассчитайте с 1 по 26 октября включительно. Если 26 октября по графику является выходным, оплату по окладу определяйте по фактически отработанному времени, но датой прекращения трудового договора все равно останется 26 октября.
Ранее выплаченную заработную плату за первую половину месяца повторно не выплачивайте. При окончательном расчете определите общую сумму начислений за месяц по дату увольнения, исчислите налоги и удержания, а затем уменьшите задолженность работодателя на сумму, перечисленную сотруднику 25 октября.
Рассмотрим подробнее назначение этого флажка. В документе Увольнение программа указывает месяц, в котором необходимо выполнить окончательный расчет. Если установлено значение «Начислить зарплату за октябрь», это означает, что документ должен рассчитать основные начисления сотрудника за октябрь.
Это не означает начисление зарплаты по последний календарный день октября. Период расчета ограничивается датой увольнения, указанной в документе.
Например, если заполнены следующие данные:
Программа анализирует график сотрудника с 1 по 26 октября и рассчитывает оплату только за рабочие дни или часы этого периода. Плановые начисления прекращаются с даты, следующей за датой увольнения.
Поэтому не снимайте флажок только из-за слова «октябрь». Снимайте его, если зарплата за месяц увольнения уже полностью рассчитана другим документом либо ее действительно необходимо начислить отдельно по обоснованной учетной схеме.
В рассматриваемой ситуации 15 октября был создан документ Начисление за первую половину месяца, а 25 октября сотруднику перечислили рассчитанную сумму.
Начиная с 2023 года расчет первой половины месяца имеет особое значение для учета НДФЛ. Датой получения дохода в виде зарплаты является дата фактической выплаты, поэтому налог необходимо исчислять и удерживать при каждой выплате, включая выплату за первую половину месяца.
Документ Начисление за первую половину месяца рассчитывает сумму выплаты и НДФЛ на планируемую дату перечисления. Затем ведомость регистрирует фактическую выплату и удержание налога.
При последующем расчете в документе Увольнение программа должна:
В зависимости от релиза и настроек отдельные корректировки могут отражаться не как обычная строка начисления с минусом, а в регистрах учета НДФЛ и взаиморасчетов. Поэтому не оценивайте результат только по одной строке документа. Проверяйте вкладки «Начисления», «НДФЛ», «Удержания», итоговую сумму к выплате и расчетный листок.
Разберем по шагам рекомендуемый порядок оформления операции.
Создайте документ Начисление за первую половину месяца в разделе Зарплата.
Если документ уже был рассчитан и выплата произведена, не удаляйте его только из-за последующего увольнения сотрудника. Этот документ подтверждает расчет дохода и НДФЛ по выплате 25 октября.
Создайте один из документов:
Ведомость в банк.Ведомость в кассу.Ведомость на счета.Укажите вид выплаты «Аванс» или соответствующий ему вариант выплаты за первую половину месяца. Установите фактическую дату выплаты 25 октября.
Проверьте, что сотруднику перечислена рассчитанная сумма за вычетом НДФЛ и других удержаний, которые должны учитываться при такой выплате.
После проведения ведомости сумма считается выплаченной. При окончательном расчете программа должна уменьшить долг организации на эту выплату.
Откройте раздел Кадры и перейдите к кадровым документам. Создайте документ Увольнение.
Заполните основные реквизиты:
Если кадровая и расчетная работа в организации разделены, кадровик может сначала записать документ без окончательного расчета, а расчетчик позднее откроет его и выполнит расчет выплат.
На вкладке с условиями увольнения установите флажок «Начислить зарплату». В поле месяца укажите октябрь.
После этого выполните полный пересчет документа. Используйте команду расчета или кнопку с круговыми стрелками, если она предусмотрена в используемом релизе.
Программа должна определить период оплаты с 1 по 26 октября. Если сотрудник принят на работу позднее начала месяца, период начнется с даты приема. Если в октябре были отпуска, больничные, командировки или другие отклонения, программа учтет зарегистрированные документы.
Не вводите вручную период с 16 по 26 октября, если программа корректно учитывает начисление и выплату за первую половину месяца. Документ Увольнение выполняет окончательный расчет за месяц по дату прекращения трудового договора, а выплаченная сумма учитывается в расчетах с сотрудником.
В документе Увольнение установите планируемую дату выплаты 26 октября.
Эта дата влияет не только на заполнение ведомости, но и на учет НДФЛ. В современных правилах дата получения зарплатного дохода определяется по дате выплаты. Поэтому планируемая дата должна соответствовать фактическому перечислению денег.
Не оставляйте в документе плановую дату выплаты зарплаты, установленную для всей организации, например 5 ноября. Для увольняемого сотрудника окончательный расчет должен быть выплачен 26 октября.
Откройте вкладку «Начисления и удержания» и перейдите к начислениям.
Проверьте наличие следующих строк:
Откройте подробности расчета оплаты по окладу. Проверьте норму времени и фактически оплачиваемое время.
Если дата увольнения — 26 октября, в расчет не должны попадать рабочие дни или часы после 26 октября. При этом 26 октября учитывается, если сотрудник должен был работать в этот день.
Программа определяет остаток отпуска на дату увольнения и рассчитывает компенсацию по среднему заработку.
Проверьте:
Если работник использовал отпуск авансом, программа может рассчитать удержание за неотработанные дни. Порядок отражения такого удержания зависит от настроек расчета зарплаты и основания увольнения.
Перейдите на вкладку «НДФЛ». Проанализируем налог отдельно по каждой дате получения дохода.
В рассматриваемом примере могут присутствовать две даты:
Доход и налог по первой выплате уже должны быть зарегистрированы документом Начисление за первую половину месяца и ведомостью от 25 октября.
Документ Увольнение пересчитает НДФЛ с учетом общей налоговой базы и ранее исчисленного налога. В окончательную ведомость должен попасть налог, который требуется удержать именно из выплаты 26 октября.
Проверьте:
Если налог в документе выглядит завышенным или заниженным, не исправляйте его вручную до проверки документов первой половины месяца. Ошибка может быть вызвана неправильной планируемой датой выплаты, непроведенной ведомостью или изменением начислений после выплаты аванса.
На вкладке «Взносы» проверьте расчет страховых взносов с зарплаты, компенсационных и других облагаемых выплат.
Документ Увольнение выполняет расчет взносов аналогично документу Начисление зарплаты и взносов. Поэтому после правильного расчета увольнения не требуется еще раз начислять взносы по этому сотруднику в конце месяца.
Компенсация за неиспользованный отпуск в общем случае облагается страховыми взносами. Для выходных пособий и отдельных компенсационных выплат могут действовать специальные необлагаемые пределы.
На основании документа Увольнение создайте ведомость на выплату.
Выберите подходящий документ:
Ведомость в банк.Ведомость в кассу.Ведомость на счета.В поле «Выплачивать» выберите значение «Увольнения». Укажите конкретный документ Увольнение и заполните ведомость.
Дата выплаты должна быть равна 26 октября.
Программа должна включить в ведомость не всю начисленную с начала месяца зарплату, а фактическую задолженность перед сотрудником с учетом:
Если ведомость заполняется полной суммой начислений без учета выплаты 25 октября, выясним причину. Проверьте, проведена ли первая ведомость, совпадают ли организация, сотрудник и месяц взаиморасчетов, а также правильно ли указан вид выплаты.
Посмотрим на условный пример. Предположим, сотруднику установлен оклад 100 000 рублей. В месяце по его графику предусмотрено 20 рабочих дней. До даты увольнения он отработал 18 рабочих дней.
Общая зарплата по дату увольнения составит:
100 000 рублей / 20 рабочих дней × 18 рабочих дней = 90 000 рублей.
За первую половину месяца сотруднику начислили 50 000 рублей. Допустим, с этой суммы удержали НДФЛ 6 500 рублей и перечислили работнику 43 500 рублей.
Компенсация за неиспользованный отпуск составила 30 000 рублей.
Общая сумма начислений при окончательном расчете составит:
90 000 рублей зарплаты + 30 000 рублей компенсации = 120 000 рублей.
Из общей суммы необходимо вычесть ранее выплаченные 43 500 рублей и весь НДФЛ, который должен быть удержан с доходов по соответствующим датам. Если других удержаний нет, ведомость на увольнение покажет только оставшуюся задолженность.
При этом в строке оплаты по окладу документ Увольнение может показывать расчет зарплаты с начала месяца, а не только сумму за период с 16 по 26 октября. Это нормально. Ранее выплаченная сумма учитывается при определении остатка к выплате, а в налоговом учете программа учитывает доход, уже зарегистрированный при первой выплате.
В стандартной ситуации отдельно создавать начисление только за период с 16 по 26 октября не требуется.
Документ Увольнение является расчетным документом и может заменить для увольняемого сотрудника документ Начисление зарплаты и взносов за месяц увольнения. Он рассчитывает:
Ручное начисление зарплаты только за вторую половину месяца может потребоваться в нестандартной ситуации, когда типовой расчет невозможно использовать из-за особого вида начисления или ошибки старого релиза. Однако сначала настройте стандартный документ Увольнение и проверьте результат.
После оформления увольнения рассчитайте зарплату остальным работникам документом Начисление зарплаты и взносов.
Уволенный сотрудник не должен получить повторную зарплату за октябрь, если она уже начислена документом Увольнение.
Проверьте документ после автоматического заполнения:
Если сотрудник вообще отсутствует в документе, это нормальный результат.
Если сотрудник присутствует только с обоснованным перерасчетом, проанализируйте причину перерасчета.
Если программа повторно начислила ему зарплату за период по дату увольнения, не удаляйте строку без проверки. Возможно, в документе Увольнение был снят флажок начисления зарплаты или расчет увольнения не проведен.
Разделим правовую и программную стороны вопроса.
С точки зрения срока выплаты нарушение отсутствует, если 26 октября сотрудник фактически получил всю причитающуюся ему сумму: зарплату по день увольнения, компенсацию отпуска и другие обязательные выплаты.
С точки зрения оформления в 1С последовательность является нежелательной. Получается, что деньги перечислены раньше документа, которым рассчитана окончательная сумма. Это увеличивает риск следующих ошибок:
Подробном анализе НДФЛ по сотруднику возникнут расхождения.Поэтому приведите документы к стандартной последовательности: начисление окончательного расчета в документе Увольнение и выплата на основании этого документа 26 октября.
Если отчетность еще не сформирована, месяц открыт, а документы можно перепровести, исправьте ситуацию стандартным способом.
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.Начисление зарплаты и взносов от 30 октября.Увольнение.Начисление зарплаты и взносов за октябрь.Если фактическая сумма платежа совпадает с правильным окончательным расчетом, измените только учетное основание выплаты. Не создавайте второй банковский платеж и не отражайте повторную выдачу денежных средств.
Если ведомость уже отправлена в банк и денежные средства перечислены, не формируйте новую реальную выплату на ту же сумму.
Разберем возможные варианты.
Увольнение и повторно свяжите ее с банковским документом.Списание с расчетного счета уже загружен, отмените его проведение, исправьте ведомость и снова привяжите банковский документ к правильной ведомости.Последний вариант зависит от состояния конкретной информационной базы. Не создавайте технические документы без резервной копии и последующей проверки взаиморасчетов.
Если октябрь закрыт, данные переданы в бухгалтерию или отчетность уже представлена, не редактируйте старые документы без анализа последствий.
Сначала определите характер ошибки.
Если суммы, даты дохода, НДФЛ, взносы и отчетность правильные, а различие заключается только в том, что зарплата начислена документом Начисление зарплаты и взносов, необходимость исправления оцените с учетом существенности и принятого порядка учета.
Если требуется изменить расчет, используйте механизм исправления документа Увольнение. В зависимости от релиза программа позволяет создать исправительный документ по команде «Исправить». Такой документ зарегистрирует разницу текущим расчетным периодом либо выполнит перерасчет прошлого периода.
После исправления обязательно проверьте:
Документ Операция учета НДФЛ используйте только для исправления налоговых регистров, когда стандартные документы не позволяют получить правильный результат. Не заменяйте им обычный расчет увольнения.
Если 26 октября работнику перечислили только компенсацию за неиспользованный отпуск, а заработную плату за период после первой выплаты перечислили 30 октября, работодатель нарушил срок окончательного расчета.
В этом случае выполните следующие действия:
Минимальный размер компенсации рассчитывается исходя из одной сто пятидесятой действующей ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы за каждый день задержки. Коллективный договор, локальный нормативный акт или трудовой договор могут устанавливать повышенный размер.
В программе используйте документ Компенсация за задержку выплаты заработной платы, если он доступен в используемом релизе. Укажите дату, на которую производится расчет, и проверьте задолженность сотруднику.
Компенсация начисляется независимо от наличия вины работодателя. То, что задержка возникла из-за неправильного оформления документов в программе, не освобождает организацию от обязанности ее выплатить.
Отдельно рассмотрим ситуацию, когда после регистрации отсутствий или увольнения оказалось, что выплата за первую половину месяца превышает зарплату, начисленную по дату увольнения.
Например, сотруднику рассчитали выплату исходя из обычного графика, а позднее зарегистрировали больничный, отпуск без сохранения зарплаты, прогул или другие неоплачиваемые дни. В результате сумма ранее выплаченной зарплаты может превышать окончательное начисление.
В документе Увольнение может возникнуть долг сотрудника. Не пытайтесь автоматически удержать любую отрицательную сумму без правового основания.
Проанализируйте:
В части НДФЛ проверьте, не возник ли излишне удержанный налог. После корректировки дохода может потребоваться зачет или возврат НДФЛ сотруднику.
Такие ситуации особенно чувствительны для старых релизов ЗУП. После исправления сформируйте подробный анализ НДФЛ и убедитесь, что доход, исчисленный налог и удержанный налог соответствуют фактическим выплатам.
Начисление зарплаты 30 октября само по себе не означает, что деньги выплачены с нарушением срока. Однако использование обычного ежемесячного документа вместо окончательного расчета создает методологическую проблему.
Документ Увольнение специально предназначен для комплексного расчета работника на дату прекращения трудового договора. Он связывает в одной операции:
Если зарплату начислить позднее обычным документом, программа может разделить взаимосвязанные расчеты между разными регистраторами. Это затрудняет проверку расчетного листка, справок при увольнении и налоговых регистров.
Кроме того, в день увольнения работодатель обязан выдать работнику расчетные документы. Для их корректного формирования начисления должны быть рассчитаны в информационной базе к моменту выдачи.
После проведения увольнения сформируйте Расчетный листок за октябрь.
Проверьте следующие разделы:
В начислениях должна отражаться зарплата по дату увольнения и компенсация отпуска.
В выплатах должны отдельно отражаться:
Конечное сальдо должно быть нулевым, если все суммы рассчитаны и выплачены полностью. Небольшое сальдо может возникнуть из-за округления, перерасчета НДФЛ или удержаний. Не списывайте его без расшифровки.
Сформируйте отчет Анализ зарплаты по сотрудникам или Полный свод начислений, удержаний и выплат.
Установите отбор по увольняемому сотруднику и проанализируйте:
Если после выплаты остается долг организации, проверьте, все ли начисления вошли в ведомость на увольнение.
Если остается долг сотрудника, выясните, не превысила ли первая выплата итоговую зарплату либо не зарегистрирована ли выплата дважды.
Сформируйте отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.
Проверьте данные в разрезе дат получения дохода. В рассматриваемом примере должны быть обоснованы операции 25 и 26 октября.
Сопоставьте:
Суммы дохода по документам первой половины месяца и увольнения не должны задваиваться. Итоговый доход за октябрь должен соответствовать общей зарплате по дату увольнения и другим облагаемым выплатам.
Если в расчетном листке сумма правильная, а в анализе НДФЛ доход задвоен или уменьшен, причина находится в налоговых регистрах. Проверьте последовательность проведения документов и обновите программу до поддерживаемого релиза.
Сформируйте отчет Анализ взносов в фонды либо другой отчет по страховым взносам.
Убедитесь, что база по увольняемому сотруднику включает:
Проверьте, что зарплата не вошла в базу дважды: сначала по документу Увольнение, а затем по документу Начисление зарплаты и взносов.
Если зарплата рассчиталась за неправильное количество дней, сначала проверьте учет времени.
Если организация использует документ Табель, убедитесь, что в нем нет рабочих дней после увольнения. Приоритет документов учета времени также может влиять на результат расчета.
Если после установки флажка зарплата не появляется, выясним причину.
Сначала отмените начисление зарплаты от 30 октября и повторно пересчитайте увольнение. Если зарплата появилась, причиной было уже выполненное начисление.
Если зарплата не появилась, откройте сведения о плановых начислениях сотрудника и проверьте период их действия.
Если начисления рассчитаны верно, но ведомость показывает неправильную сумму, проверьте взаиморасчеты.
Используйте расшифровку суммы к выплате. Она покажет начисления, удержания и ранее зарегистрированные выплаты, из которых сформирован итог.
Релиз 3.1.27.111 относится к более ранним версиям ЗУП 3.1. После его выпуска порядок учета НДФЛ, формы отчетности и алгоритмы отдельных расчетов неоднократно изменялись.
Перед исправлением сложной ситуации выполните следующие действия:
Не обновляйте рабочую базу без резервной копии и проверки совместимости доработок. Однако продолжать расчет зарплаты и налогов на устаревшем релизе также рискованно.
Иногда после прекращения трудового договора появляется выплата, которую невозможно было определить в день увольнения. Например, позднее утверждается премия по результатам месяца или квартала.
Такую выплату не следует добавлять в первоначальный документ Увольнение, если право на нее и сумма возникли позднее. Используйте специальный документ начисления бывшему сотруднику либо обычный документ соответствующего вида с корректной настройкой НДФЛ и страховых взносов.
Но зарплата за фактически отработанные с 16 по 26 октября дни к таким поздним выплатам не относится. Ее размер можно определить в день увольнения, поэтому она должна войти в окончательный расчет.
Рассмотрим основные ошибки при увольнении после выплаты первой половины месяца.
Для сотрудника, которому 25 октября выплачена зарплата за первую половину месяца, а 26 октября оформлено увольнение, используйте следующую последовательность.
Начисление за первую половину месяца.Увольнение.Для оформления и проверки операции используйте следующие объекты 1С:ЗУП 3.1:
Начисление за первую половину месяца — расчет выплаты за первую половину месяца и НДФЛ.Ведомость в банк — перечисление зарплаты через зарплатный проект.Ведомость на счета — перечисление на личные счета сотрудников.Ведомость в кассу — выплата наличными.Увольнение — кадровое оформление и окончательный расчет.Начисление зарплаты и взносов — расчет зарплаты остальным работникам за месяц.Компенсация за задержку выплаты заработной платы — расчет компенсации при просрочке.Расчетный листок — проверка начислений, удержаний и выплат.Анализ зарплаты по сотрудникам — проверка взаиморасчетов.Полный свод начислений, удержаний и выплат — комплексная сверка расчетов.Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — проверка дат дохода и налога.Анализ взносов в фонды — проверка базы и страховых взносов.Табель — проверка отработанного времени.Отражение зарплаты в бухучете — передача результатов расчета в бухгалтерский учет.Операция отражена правильно, если выполняются следующие условия:
Увольнение указана дата 26 октября.Если сотрудник получил заработную плату за первую половину месяца 25 октября и уволился 26 октября, выполните полный окончательный расчет документом Увольнение.
Установите флажок «Начислить зарплату за октябрь». Не опасайтесь начисления за дни после увольнения: программа использует дату увольнения как окончание оплачиваемого периода и рассчитает зарплату только по 26 октября включительно.
Ранее выплаченную сумму за первую половину месяца программа должна учесть при определении остатка к выплате. На основании документа Увольнение сформируйте ведомость с датой 26 октября и видом выплаты «Увольнения».
Не переносите начисление оставшейся зарплаты на 30 октября. Документ Начисление зарплаты и взносов в конце месяца используйте для остальных сотрудников. Уволенный работник не должен получить повторное начисление.
Если вся причитающаяся сумма фактически выплачена 26 октября, срок окончательного расчета соблюден, даже если документ начисления был ошибочно введен 30 октября. Тем не менее исправьте учетную последовательность, чтобы правильно сформировались взаиморасчеты, НДФЛ, страховые взносы и отчетность.
Если часть зарплаты была перечислена только 30 октября, рассчитайте и выплатите компенсацию за задержку в соответствии со статьей 236 ТК РФ.
Перед перепроведением документов создайте резервную копию базы, а после исправления обязательно проверьте расчетный листок, взаиморасчеты и подробный анализ НДФЛ по сотруднику.
Информация носит справочный характер