При увольнении сотрудника в середине месяца часто возникает ситуация, когда при формировании справки о доходах (бывшая 2-НДФЛ) на дату увольнения в нее попадает только компенсация отпуска, а зарплата за отработанные дни — нет. Однако если сформировать справку последним числом месяца, все данные отражаются корректно. Разберем, почему так происходит и как правильно оформить документы, чтобы выдать сотруднику полную справку в его последний рабочий день.
Чтобы понять, почему зарплата "не видна" программе до конца месяца, проанализируем, как 1С:ЗУП работает с доходами для целей НДФЛ. Ключевую роль здесь играют два аспекта: документ начисления и регистр, в котором хранятся данные.
Документ «Начисление зарплаты и взносов». Этот документ предназначен для массового расчета зарплаты всем сотрудникам за полный месяц. Даже если сотрудник отработал всего несколько дней, с точки зрения программы, это начисление относится к расчетному периоду «месяц». Поэтому при проведении этого документа запись о доходе сотрудника попадает в регистр накопления СведенияОДоходахНДФЛ с датой (реквизит Период), равной последнему дню месяца начисления.
Формирование справки о доходах. При создании справки программа отбирает данные из регистра СведенияОДоходахНДФЛ по определенному условию. Как верно заметил автор вопроса на форуме, одно из ключевых условий выглядит так:
РегистрНакопления.СведенияОДоходахНДФЛ.Период <= ДатаДокумента2НДФЛ
Это означает, что в справку попадут только те доходы, дата регистрации которых меньше или равна дате формирования самой справки.
Теперь сложим все воедино на примере. Сотрудник увольняется 15 июня. Бухгалтер рассчитывает ему зарплату за июнь отдельным документом Начисление зарплаты и взносов. Программа зарегистрирует этот доход датой 30 июня. Если теперь попытаться сформировать справку о доходах от 15 июня, условие отбора данных не выполнится (30 июня > 15 июня), и зарплата в справку не попадет. Попадет только компенсация из документа Увольнение, так как она регистрируется датой увольнения. И только когда мы ставим дату справки 30 июня, все доходы корректно отражаются.
Это не ошибка программы, а ее штатная методология, ориентированная на месячный цикл расчета зарплаты.
Наиболее правильный и предусмотренный разработчиками 1С способ — производить полный окончательный расчет с сотрудником непосредственно в документе Увольнение. Этот документ позволяет начислить не только компенсацию отпуска, но и зарплату за отработанные дни месяца.
Рассмотрим по шагам:
Создайте документ Увольнение (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения).
Заполните основные поля: сотрудника и дату увольнения.
Перейдите на закладку «Начисления и удержания». Программа по умолчанию рассчитывает компенсацию или удержание за неиспользованный отпуск.
Важный момент: на этой же закладке убедитесь, что рассчитана зарплата за отработанный период. Если она не появилась автоматически, добавьте начисление вручную по кнопке «Добавить» и рассчитайте его.
Когда вы проводите документ Увольнение с рассчитанной в нем зарплатой, программа регистрирует все начисленные суммы (и зарплату, и компенсацию) в регистре СведенияОДоходахНДФЛ датой, равной дате увольнения.
После этого вы можете сразу формировать Справку о доходах для сотрудника, указав в ней дату увольнения. Поскольку даты регистрации дохода и формирования справки совпадут, все суммы будут включены в нее корректно.
Этот способ полностью соответствует требованиям статьи 84.1 Трудового кодекса РФ, которая обязывает работодателя произвести с работником окончательный расчет в день прекращения трудового договора.
Иногда полный расчет в документе Увольнение затруднен. Например, при сдельной оплате труда, когда итоговые данные для расчета поступят только в конце месяца, или если в компании используются сложные обработки для расчета показателей, которые «привязаны» только к документу Начисление зарплаты и взносов.
В такой ситуации есть несколько вариантов действий, но они являются скорее компромиссом:
Выдать справку позже. Выдать сотруднику справку о доходах не в день увольнения, а после проведения окончательного расчета зарплаты за месяц. То есть после того, как будет проведен документ Начисление зарплаты и взносов. Это не всегда удобно для сотрудника и может противоречить внутренним регламентам компании.
Установить в справке дату конца месяца. Можно сформировать справку, указав в поле «Дата» последнее число месяца. В этом случае все доходы попадут в документ. Физически выдать эту справку можно и раньше, сразу после проведения всех начислений. Однако дата, указанная на самом документе, будет отличаться от фактической даты выдачи, что может вызвать вопросы.
Эти способы стоит применять, только если основной метод по каким-то веским причинам не подходит. В большинстве случаев необходимо стремиться к тому, чтобы все данные для окончательного расчета были доступны к моменту увольнения сотрудника.
Подведем итог: для корректного формирования справки о доходах в день увольнения сотрудника необходимо проводить полный окончательный расчет, включая зарплату за отработанные дни, непосредственно в документе Увольнение. Это штатный механизм 1С:ЗУП 3.1, который обеспечивает соответствие данных и требованиям законодательства.