Рассмотрим ситуацию, когда предприятие общественного питания выпускает блюда по технологическим картам, программа автоматически списывает ингредиенты, но одного из продуктов на складе фактически нет. Через два дня отсутствующий продукт поступает от поставщика, а в учете до его поступления остается отрицательный остаток по счету 10 или 41.
Не будем автоматически называть такую ситуацию пересортицей и не станем одновременно отражать ее в доходах и расходах КУДиР. Сначала выясним, что произошло фактически. Возможны разные хозяйственные операции, и для каждой из них предусмотрен свой порядок исправления:
Продукт физически поступил до приготовления блюда, но документы поставщика получили позднее.
Продукта действительно не было, а вместо него использовали другой ингредиент.
Продукта не было и его ничем не заменяли, но 1С списала нормативное количество по технологической карте.
Продукт находился на предприятии, но был учтен на другом складе, в другой единице измерения, под другой характеристикой или под дублирующей карточкой номенклатуры.
Документ поступления ввели правильной датой, но позже документа выпуска по времени проведения.
При инвентаризации действительно выявили излишек одного вида запасов и недостачу другого вида запасов одного наименования.
Разберем подробнее каждый вариант. Одновременно отделим производственное списание сырья от налогового признания материальных расходов. Это принципиально важно, потому что при УСН стоимость сырья включается в расходы не по дате его списания в блюдо.
Начнем с определения. Пересортица возникает, когда при инвентаризации одновременно обнаруживают недостачу одной разновидности запасов и излишек другой разновидности запасов одного наименования.
Посмотрим на простой пример. В учете числятся десять килограммов яблок одного сорта и пять килограммов яблок другого сорта. При фактическом пересчете обнаружили пять килограммов первого сорта и десять килограммов второго сорта. В таком случае можно рассматривать пересортицу: одна разновидность оказалась в недостаче, а другая — в излишке.
Зачет недостач излишками при пересортице регулируется пунктом 13 ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Такой зачет допускается только в исключительных случаях при одновременном выполнении условий:
Расхождения относятся к одному и тому же инвентаризируемому периоду.
Излишек и недостача выявлены у одного и того же материально ответственного лица.
Расхождения относятся к запасам одного и того же наименования.
Излишек и недостача установлены в тождественном количестве.
Инвентаризационная комиссия квалифицировала расхождение как пересортицу.
Руководитель утвердил результаты инвентаризации и решение о зачете.
Если 1С списала мясо 10 августа, хотя его не было, а поставщик привез мясо 12 августа, излишек одного вида и недостача другого вида запасов не возникли. Здесь произошло списание сырья раньше его фактического поступления. Следовательно, это не пересортица, а ошибка хронологии, складского учета, производственного учета либо оформления поставки.
Также не признавайте пересортицей ситуацию, когда вместо мяса использовали хлеб, овощи или другой продукт. Мясо и хлеб являются разными видами сырья. Зачесть их недостачу и излишек как пересортицу нельзя. В этом случае разберем фактическую замену ингредиента и исправим документ выпуска продукции.
Теперь рассмотрим ключевое различие. В учете предприятия одновременно существуют несколько связанных, но самостоятельных процессов:
Приобретение и оприходование сырья.
Оплата сырья поставщику.
Передача продуктов со склада в производственное подразделение.
Списание ингредиентов на выпуск блюд.
Признание расходов при расчете налога по УСН.
Отражение признанного расхода в КУДиР.
Не будем считать, что все эти операции происходят в один момент. Продукт можно получить сегодня, оплатить через неделю, передать в производство через месяц и использовать еще позднее.
Для бухгалтерского и складского учета важно показать фактическое движение запасов. Если продукт поступил на склад, оприходуем его. Если продукт передали на кухню, оформим передачу. Если продукт использовали при приготовлении блюда, отразим его фактическое списание.
Для налогового учета при УСН действуют специальные правила. Стоимость сырья и материалов признается расходом после выполнения условий, установленных главой 26.2 НК РФ. Передача сырья непосредственно в производство для этого не требуется.
Поэтому отрицательный остаток по счету 10 или 41 не является самостоятельным доходом или расходом КУДиР. Он является признаком того, что необходимо проверить первичные документы, последовательность операций, складскую аналитику и состав выпущенной продукции.
Организация с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов» вправе учитывать материальные расходы на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.
Стоимость продуктов, из которых предприятие общественного питания производит блюда, обычно относится к стоимости сырья и материалов. Состав материальных расходов определяется с учетом статьи 254 НК РФ.
Разберем основные условия признания стоимости сырья в расходах:
Сырье фактически приобретено для деятельности, направленной на получение дохода. Свяжем покупку с производством блюд, полуфабрикатов, напитков или другой реализуемой продукции.
Сырье фактически получено организацией. Поставщик передал продукты, а организация приняла их на склад, в кладовую или непосредственно в производственное подразделение.
Сырье принято к учету. Оформим первичный документ и зарегистрируем поступление в бухгалтерском и складском учете.
Задолженность перед поставщиком погашена. Отразим оплату с расчетного счета, из кассы, путем зачета взаимных требований или иным способом прекращения обязательства.
Расход документально подтвержден. Подготовим договор, спецификацию, накладную, УПД, внутренний акт приемки, платежный документ и другие подтверждающие документы.
Расход экономически обоснован. Количество и ассортимент приобретенных продуктов должны соответствовать характеру и масштабу деятельности организации.
Материальные расходы признаются по правилам подпункта 1 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ. На практике для стоимости сырья должны быть выполнены два основных условия: ценности оприходованы и задолженность перед поставщиком погашена.
Разберем дату признания по последнему выполненному условию:
Если сначала получили сырье, а затем оплатили, включите стоимость в расходы на дату оплаты.
Если сначала перечислили аванс, а затем получили сырье, включите стоимость в расходы на дату получения и оприходования.
Если сырье получили и оплатили в один день, включите стоимость в расходы этой датой.
Если сырье получили, но не оплатили, не отражайте его стоимость в расходах КУДиР до погашения задолженности.
Если перечислили аванс, но сырье не получили, не отражайте аванс в материальных расходах.
Не связывайте дату материального расхода при УСН с датой списания сырья в производство. Оплаченное и оприходованное сырье можно учесть при расчете УСН, даже если оно еще находится на складе и будет использовано позднее.
Для общественного питания особенно важно правильно классифицировать приобретенные продукты. Рассмотрим два варианта.
Если организация покупает мясо, муку, овощи, масло и другие продукты, а затем производит из них блюда, учитывайте такие ценности как сырье и материалы. Их стоимость признается после оприходования и оплаты независимо от даты реализации готового блюда.
Если организация покупает готовые товары исключительно для перепродажи без переработки, действует другой порядок. Например, предприятие может продавать упакованные шоколадные батончики, бутылки воды или другую готовую продукцию поставщика. Стоимость таких товаров учитывается в расходах по мере реализации при условии их оплаты.
Разберем смешанную деятельность внимательно:
Продукты, используемые для приготовления собственных блюд, отнесите к сырью и материалам.
Готовые товары, продаваемые без переработки, отнесите к товарам для перепродажи.
Закрепите порядок классификации в учетной политике.
Используйте разные счета, субсчета или аналитические группы, если это необходимо для надежного контроля.
Не применяйте к производственному сырью условие реализации, установленное для покупных товаров.
Если спорный продукт является ингредиентом блюда, рассмотрим его как материал. Если он приобретен для продажи в неизменном виде, применим правила учета товаров.
Обычное поступление продуктов от поставщика не является доходом организации. Получение сырья означает приобретение актива и возникновение либо погашение обязательства перед поставщиком.
Поэтому не отражайте в доходах КУДиР:
Получение сырья от поставщика.
Оприходование продуктов на склад.
Исправление отрицательного остатка.
Перемещение продуктов между складами.
Передачу сырья со склада на кухню.
Восстановление ошибочно списанного ингредиента.
Исправление номенклатуры в производственном документе.
В доходах при УСН отражайте выручку от реализации блюд и другие облагаемые поступления по правилам статьи 346.15 и статьи 346.17 НК РФ. Например, денежную выручку от продажи блюд признавайте на дату поступления денег в кассу, на расчетный счет или на дату иного погашения задолженности покупателя.
Отдельно рассмотрим настоящий инвентаризационный излишек. Если при инвентаризации обнаружили продукт, который фактически имеется, но его происхождение не подтверждается документами поступления или исправляемой учетной ошибкой, стоимость такого излишка может образовать внереализационный доход. Основанием является пункт 20 статьи 250 НК РФ, применяемый при УСН через статью 346.15 НК РФ.
Не признавайте инвентаризационный доход автоматически при каждом исправлении отрицательного остатка. Сначала выясните причину расхождения. Если нашли не зарегистрированную в программе накладную или подтвердили ранее не отраженную фактическую поставку, оформите обычное поступление, а не оприходование инвентаризационного излишка.
Рассмотрим подробнее наиболее распространенную ситуацию. Поставщик привез продукты 10 августа. Кладовщик или другой ответственный сотрудник фактически принял поставку, но УПД или накладная поступили в бухгалтерию 12 августа.
В этом случае сырье существовало на предприятии 10 августа и могло использоваться в производстве. Проблема заключается не в отсутствии продукта, а в несвоевременном оформлении документов.
Не оставляйте фактически полученные продукты вне учета до поступления документов поставщика. В соответствии со статьей 9 Федерального закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом. Первичный документ составляется при совершении операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания.
Оформите приемку внутренним документом организации. Используйте утвержденную форму акта приемки, приходного ордера или другого первичного документа. Форму утвердите руководителем и закрепите в учетной политике или приложении к ней.
Укажите в документе обязательные реквизиты:
Наименование документа.
Дату составления.
Наименование организации.
Описание факта хозяйственной жизни.
Наименование полученных продуктов.
Количество и единицы измерения.
Стоимость по договору, заказу, спецификации или иной надежной оценке.
Наименование поставщика.
Место приемки.
Должности ответственных лиц.
Подписи и сведения, позволяющие идентифицировать ответственных лиц.
После получения УПД или накладной поставщика сопоставьте документ с внутренним актом. Проверьте номенклатуру, количество, цену, стоимость, ставку НДС и другие реквизиты.
Не создавайте второе поступление на ту же партию. Иначе удвоите складской остаток и задолженность перед поставщиком. Дополните реквизиты первоначальной операции, приложите документ поставщика или внесите корректировку стоимости в порядке, предусмотренном учетной политикой и используемой конфигурацией 1С.
Разберем общий порядок на примере 1С:Бухгалтерии 8. Точные названия команд могут отличаться в зависимости от редакции, интерфейса и установленного отраслевого решения.
Откройте раздел Покупки.
Создайте документ Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции, предназначенным для товаров или материалов.
Установите дату фактической приемки продуктов.
Укажите поставщика, договор, склад и подразделение.
Заполните фактически полученную номенклатуру и количество.
Выберите счет учета в соответствии с учетной политикой. Сырье для производства блюд может учитываться, например, на счете 10, а покупные товары для перепродажи — на счете 41.
Укажите в комментарии или предназначенном реквизите данные внутреннего акта приемки.
Проведите документ до регистрации выпуска продукции.
После получения документа поставщика внесите его номер, дату и другие реквизиты в ранее созданную операцию либо оформите предусмотренную программой корректировку.
Проверьте, что повторного оприходования той же поставки не возникло.
Если стоимость поставки на дату приемки окончательно не определена, примените оценку, предусмотренную договором и учетной политикой. После получения окончательных документов скорректируйте стоимость, не изменяя фактическую дату поступления.
В КУДиР стоимость такой партии отразите после выполнения обоих условий — оприходования и оплаты. Если поставщику заплатили до поставки, расход признавайте на дату фактического получения. Если поставку оплатили позднее, признавайте расход на дату оплаты.
Посмотрим на пример. Поставщик фактически привез 20 килограммов мяса 5 сентября. Организация приняла мясо по внутреннему акту. УПД поставщик направил 7 сентября. Оплата произведена 10 сентября.
Разберем отражение операции:
5 сентября оприходуйте мясо по внутреннему акту приемки.
5 сентября отразите фактическое использование мяса при выпуске блюд, если оно действительно было передано в производство.
7 сентября получите УПД и свяжите его с ранее отраженной поставкой.
10 сентября зарегистрируйте оплату поставщику.
10 сентября включите стоимость мяса в материальные расходы КУДиР.
Отдельный доход при получении мяса не возникает. Отрицательного остатка также не должно быть, потому что фактическое поступление зарегистрировано до производственного списания.
Теперь проанализируем ситуацию, когда предусмотренного технологической картой продукта на предприятии действительно не было. Повар использовал заменитель, но 1С автоматически списала основной ингредиент по нормативной рецептуре.
Например, в технологической карте указан один вид сыра, но фактически использовали другой допустимый сорт. Программа списала сыр, указанный в основной рецептуре, и образовала по нему отрицательный остаток.
Не закрывайте этот минус поступлением основного сыра, совершенным через два дня. Позднее поступившая партия не могла физически использоваться при приготовлении ранее выпущенного блюда.
Исправьте производственный документ и укажите фактически использованный ингредиент. Подтвердите замену внутренним производственным документом.
Разберем порядок действий:
Определите, какой продукт фактически использовали.
Установите фактическое количество заменителя.
Проверьте, предусмотрена ли такая замена технологической документацией.
Оформите акт замены ингредиента, производственный отчет или другой внутренний документ.
Исправьте состав сырья в документе выпуска.
Удалите ошибочное списание отсутствующего продукта.
Добавьте фактически использованный заменитель.
Пересчитайте себестоимость выпуска.
Проверьте остатки обоих продуктов.
Позднее поступивший основной продукт отразите обычным поступлением. После оприходования и оплаты его стоимость можно признать материальным расходом при УСН. При этом в производственном учете оставьте продукт на остатке до его фактического использования в последующем выпуске.
Не путайте налоговое признание приобретенного сырья с его производственным списанием. Стоимость позднее приобретенной партии может законно попасть в КУДиР после оплаты и оприходования, но эту партию нельзя задним числом относить на блюдо, приготовленное до ее поступления.
Если предприятие использует отраслевое решение 1С:Общепит, рассмотрим возможности учета взаимозаменяемых продуктов.
В зависимости от редакции программы используйте объекты Рецептура, Аналоги и Выпуск продукции. Механизм аналогов позволяет определить, какой продукт разрешено использовать вместо основного ингредиента.
Разберем настройку по шагам:
Откройте объект Рецептура для соответствующего блюда или полуфабриката.
Проверьте основной состав ингредиентов.
Проверьте нормы брутто, нетто, выход готового блюда и технологические потери.
Для заменяемого ингредиента укажите разрешенные аналоги, если функциональность редакции это поддерживает.
Установите коэффициент или правило пересчета количества, если аналог используется в другой норме.
Проверьте подразделения и цеховые кладовые, для которых разрешено применение рецептуры.
При заполнении документа Выпуск продукции проконтролируйте выбранный состав сырья.
Сопоставьте автоматически подобранные ингредиенты с фактическим производственным отчетом.
Проведите документ только после проверки замен.
Для регулярных замен используйте утвержденные рецептуры и аналоги. Не исправляйте каждый выпуск произвольным ручным подбором, если замена является обычной частью технологического процесса.
Для контроля применяйте доступные в отраслевой конфигурации отчеты, например Анализ выпуска продукции, Расход продуктов и специй, Остатки и обороты товаров и блюд и другие отчеты по производству.
Не используйте механизм аналогов исключительно для технического устранения отрицательных остатков. Данные 1С должны соответствовать фактическому составу произведенной продукции.
Рассмотрим более проблемную ситуацию. Технологическая карта предусматривает определенное количество продукта, но этого продукта не было, а другой ингредиент вместо него не использовали. Блюдо выпустили с недовложением, а программа списала полный норматив.
В этом случае отсутствующий ингредиент фактически не расходовался. Следовательно, производственное списание недостоверно.
Разберем исправление:
Определите фактическое количество использованного сырья.
Исправьте табличную часть документа выпуска.
Уменьшите количество отсутствующего ингредиента до фактического значения или удалите строку.
Проверьте количество выпущенных порций и фактический выход.
Оформите производственное отклонение или акт о нарушении рецептуры.
Получите объяснения ответственных сотрудников, если расхождение существенно.
Проверьте, не требуется ли корректировка технологической карты.
Проверьте себестоимость готовой продукции после исправления.
Продукт, поступивший через два дня, не списывайте на прежний выпуск. Оприходуйте его фактической датой и оставьте на складе до последующего использования.
Если позднее поступивший продукт оплачен и оприходован, его стоимость можно включить в материальные расходы КУДиР. Это не означает, что производственное списание задним числом становится правильным. Налоговый расход возникнет из приобретения материала, а не из фиктивного вложения этого материала в ранее произведенное блюдо.
Отрицательный остаток часто возникает не из-за реального отсутствия сырья, а из-за неправильной складской аналитики.
Например, мясо поступило на основной склад, а документ выпуска списывает его с цеховой кладовой. Перемещение между складами не оформили. В целом по организации продукт имеется, но на складе списания программа показывает минус.
Выясним причину по шагам:
Проверьте склад в документе поступления.
Проверьте склад или цеховую кладовую в документе выпуска.
Проверьте документы внутреннего перемещения.
Сопоставьте дату и время перемещения с датой и временем выпуска.
Проверьте ответственное подразделение.
Проверьте организацию, если в базе ведется учет нескольких юридических лиц.
Если продукт фактически передали на кухню до приготовления блюда, но документ перемещения не оформили, зарегистрируйте реальное перемещение на основании внутреннего требования или другого первичного документа.
В типовой конфигурации используйте документ Перемещение товаров или соответствующий отраслевой документ передачи сырья в кладовую. Установите фактическую дату передачи.
Не переносите продукт задним числом без подтверждающего документа. Сначала установите реальную дату и количество передачи.
После исправления перепроведите документы в хронологической последовательности:
Поступление продуктов.
Перемещение на производственный склад.
Выпуск продукции.
Реализация готовых блюд.
Закрытие месяца.
Посмотрим на еще одну распространенную причину. Один и тот же продукт может быть заведен в 1С несколько раз. Например, поступление зарегистрировано как «Сыр Российский», а выпуск списывает позицию «Российский сыр». Для программы это разные объекты справочника Номенклатура.
Аналогичная ошибка возникает при использовании разных характеристик, серий или единиц измерения.
Проверьте:
Нет ли дублирующих карточек в справочнике Номенклатура.
Совпадают ли характеристики номенклатуры.
Совпадают ли серии или партии.
Правильно ли настроены коэффициенты пересчета единиц измерения.
Не поступил ли продукт в упаковках, а списывается в килограммах.
Совпадает ли качество или сорт продукта.
Не используется ли отдельная карточка для сырья и отдельная карточка для готового полуфабриката.
Если обнаружили дубль, не оформляйте фиктивную пересортицу. Исправьте ссылки в документах или выполните объединение карточек штатным способом, предусмотренным конфигурацией.
Не удаляйте используемую карточку номенклатуры непосредственно из базы. Сначала проанализируйте документы, остатки и движения. При необходимости пометьте дублирующий объект на удаление после корректного переноса данных.
Если причина заключается в единице измерения, исправьте коэффициент пересчета и перепроведите затронутые документы. Например, одна коробка может содержать десять килограммов продукта. Ошибка коэффициента способна создать значительный отрицательный остаток при фактическом наличии товара.
Проанализируем ситуацию, когда сырье действительно поступило до его использования, но документы имеют неправильное время.
Например, документ выпуска от 10 августа установлен на 12:00, а поступление того же дня — на 18:00. В зависимости от конфигурации и настроек контроля остатков программа может считать, что в момент выпуска продукта еще не было.
Проверьте последовательность:
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 или 41.
Установите детализацию по складу и номенклатуре.
Ограничьте период одним днем.
Расшифруйте обороты до документов.
Найдите операцию, после которой остаток стал отрицательным.
Сопоставьте дату и время поступления, перемещения и выпуска.
Проверьте фактическую последовательность по первичным документам.
Исправьте время только при наличии документального основания.
После изменения последовательности выполните групповое перепроведение документов или перепроведите их вручную от более ранней операции к более поздней. Затем повторно выполните Закрытие месяца.
Если программа рассчитывает себестоимость запасов регламентной операцией, проверьте выполнение операции Корректировка стоимости номенклатуры.
Не изменяйте время документов только для исчезновения красных остатков. Дата и время должны соответствовать реальной последовательности хозяйственных операций.
Логика ответа на форуме верна в главной части: нельзя подтверждать списание в производство сырья, которого фактически не было. Инспектор обоснованно заинтересуется отрицательными остатками по счетам учета запасов, особенно если они возникают систематически и закрываются будущими поступлениями.
Однако не будем понимать рекомендацию механически. Не требуется автоматически исключать из налоговых расходов всю стоимость номенклатуры, по которой когда-либо возникал отрицательный остаток.
Разделим два случая:
Сырье ранее было реально получено, оприходовано и оплачено. Его стоимость могла быть правомерно признана материальным расходом при УСН. Возникший минус может быть следствием неправильного склада, номенклатуры, характеристики или документа производства.
Сырье на дату расхода еще не было получено. Основания для признания стоимости именно этой поставки отсутствовали. Отразите налоговый расход позднее, когда сырье будет фактически оприходовано и оплачено.
Поэтому не ориентируйтесь только на цвет остатка или проводку списания. Проверьте всю цепочку документов:
Договор с поставщиком.
Документ фактической приемки.
Документ поступления в 1С.
Документ оплаты.
Перемещение в производственное подразделение.
Документ выпуска продукции.
Движения по регистрам УСН.
Строку КУДиР.
Уберите недостоверное производственное списание, но не лишайте организацию законного материального расхода после фактического приобретения и оплаты сырья.
ООО выпустило блюда 10 октября. По рецептуре программа списала пять килограммов продукта, которого фактически не было. Продукт поступил 12 октября и был оплачен 15 октября.
Допустим, 10 октября использовали другой разрешенный ингредиент.
Разберем правильное отражение:
Исправьте документ выпуска от 10 октября.
Удалите списание отсутствующего продукта.
Добавьте фактически использованный аналог.
Отразите поступление основного продукта 12 октября.
Отразите оплату поставщику 15 октября.
Включите стоимость основного продукта в материальные расходы КУДиР 15 октября.
Оставьте поступивший продукт на остатке до его фактического использования.
В доходах КУДиР поступление продукта не отражайте. В расходах не показывайте отдельную сумму «пересортицы». Отразите обычный материальный расход по приобретению сырья на дату выполнения условий статьи 346.17 НК РФ.
Изменим условия. Организация перечислила поставщику аванс 5 октября. Продукт поступил 12 октября. До поставки 1С ошибочно списала его в производство 10 октября.
Разберем действия:
5 октября не отражайте аванс в материальных расходах, потому что продукт еще не получен.
Исправьте производственное списание от 10 октября по фактическому составу блюда.
12 октября зарегистрируйте фактическое поступление продукта.
12 октября включите его стоимость в расходы КУДиР, поскольку оплата уже произведена.
Не списывайте поступивший продукт задним числом на выпуск 10 октября.
Расход в КУДиР возникает 12 октября, но складской остаток сохраняется до реального использования продукта.
Рассмотрим третий вариант. Поставщик привез продукт 10 октября, а УПД направил 12 октября. Организация оплатила поставку 15 октября.
Если факт доставки 10 октября подтвержден, действуйте следующим образом:
Оформите внутренний акт приемки 10 октября.
Зарегистрируйте поступление в 1С датой 10 октября.
Отразите фактическое производственное списание после поступления.
12 октября получите и приложите УПД поставщика.
15 октября отразите оплату.
15 октября включите стоимость сырья в расходы КУДиР.
В этом варианте производственное списание 10 октября может быть правильным, поскольку сырье физически находилось на предприятии. Исправить необходимо документооборот, а не рецептуру.
После исправления первичных документов не ограничивайтесь оборотно-сальдовой ведомостью. Проверьте налоговый учет УСН.
Используйте отчет Книга доходов и расходов УСН. Найдите строку спорного расхода и получите расшифровку до документов-регистраторов.
Дополнительно сформируйте отчет Анализ состояния налогового учета по УСН. С его помощью выясните, какие условия признания расхода выполнены и какой документ препятствует отражению суммы в КУДиР.
Разберем контроль по шагам:
Установите проверяемый период.
Выберите организацию.
Найдите поставщика спорного сырья.
Проверьте документ поступления.
Проверьте состояние оплаты.
Проверьте сумму задолженности.
Проверьте дату признания расхода.
Расшифруйте запись КУДиР.
Проверьте ручные корректировки.
Сопоставьте сумму с первичными документами.
В режиме просмотра движений документа проверьте, какие регистры формирует поступление, оплата и производственный выпуск. Не корректируйте движения регистров вручную без анализа алгоритма конфигурации.
Если после исправления документов сумма не попадает в КУДиР, проверьте:
Правильно ли указана система налогообложения организации.
Правильно ли выбрана статья затрат.
Не отнесено ли сырье к деятельности, расходы по которой не учитываются при УСН.
Закрыта ли задолженность перед поставщиком.
Не зарегистрирована ли оплата как аванс по другому договору.
Совпадают ли организация, контрагент и договор в поступлении и оплате.
Не используется ли ручная операция, нарушающая автоматический учет.
Не возникло ли дублирование документов после исправления.
В 1С:Бухгалтерии 8 предусмотрен документ Запись книги доходов и расходов УСН. Он позволяет вручную скорректировать налоговый учет.
Не используйте этот документ как основной способ устранения отрицательных остатков. Ручная запись в КУДиР не исправляет:
Неправильный складской остаток.
Ошибочную рецептуру.
Недостоверное производственное списание.
Неверную задолженность перед поставщиком.
Двойное поступление.
Неправильную себестоимость продукции.
Сначала исправьте документы-источники. Затем перепроведите операции, выполните закрытие месяца и повторно сформируйте КУДиР.
Используйте ручную запись только тогда, когда автоматический механизм конфигурации объективно не может отразить законную корректировку. В основании подробно укажите содержание операции, документы, сумму, период и причину ручного отражения.
Теперь отдельно рассмотрим ситуацию, которая действительно соответствует понятию пересортицы.
При инвентаризации обнаружили недостачу одного сорта продукта и излишек другого сорта того же продукта. Расхождения относятся к одному складу, одному периоду и одному материально ответственному лицу.
Разберем оформление:
Издайте распорядительный документ о проведении инвентаризации.
Определите состав инвентаризационной комиссии.
Проведите фактический пересчет запасов.
Зафиксируйте учетное и фактическое количество.
Получите объяснение материально ответственного лица.
Определите причины расхождения.
Установите, выполняются ли условия пункта 13 ФСБУ 28/2023.
Подготовьте предложение комиссии о зачете пересортицы.
Получите решение руководителя.
Отразите утвержденные результаты в бухгалтерском учете.
Не зачитывайте как пересортицу разные продукты только потому, что они использовались в одном блюде. Нельзя зачесть недостачу мяса излишком хлеба, недостачу масла излишком овощей или недостачу сыра излишком колбасы.
Также не оформляйте пересортицу без инвентаризации. Отрицательный остаток, обнаруженный в отчете 1С, сам по себе не является результатом инвентаризации.
В актуальных версиях 1С:Бухгалтерии 8 используйте документ Инвентаризация товаров, а затем специализированный документ Пересортица товаров.
Разберем порядок:
Откройте раздел Склад.
Создайте документ Инвентаризация товаров.
Укажите организацию и склад.
Заполните учетные остатки.
Внесите фактическое количество.
Проверьте выявленные излишки и недостачи.
Создайте на основании инвентаризации документ Пересортица товаров.
Сопоставьте позиции в недостаче с позициями в излишке.
Проверьте количество, счет учета и стоимость.
Проведите документ после утверждения результатов руководителем.
Выполните Закрытие месяца.
Проверьте операцию Корректировка стоимости номенклатуры.
Документ Пересортица товаров предназначен для зачета выявленных при инвентаризации излишков и недостач. Не применяйте его для исправления списания сырья до поступления.
В старых версиях программы пересортицу могли отражать документом Операция. В актуальной версии сначала используйте специализированный документ. Ручные проводки применяйте только после проверки возможностей установленного релиза и согласования методики.
Бухгалтерский зачет пересортицы не означает, что в налоговом учете при УСН нужно одной строкой показать чистую разницу между излишком и недостачей.
Проанализируйте каждую часть расхождения отдельно:
Определите, возник ли реальный инвентаризационный излишек.
Проверьте, не объясняется ли излишек неотраженным поступлением или ошибкой номенклатуры.
Определите причину недостачи.
Установите наличие виновного лица.
Проверьте нормы естественной убыли.
Проверьте, была ли стоимость отсутствующих запасов ранее учтена в материальных расходах.
Не допускайте повторного отражения одной стоимости в расходах.
Если выявлен настоящий излишек, стоимость которого нельзя объяснить исправляемой учетной ошибкой, отразите внереализационный доход в порядке, предусмотренном пунктом 20 статьи 250 и статьей 346.15 НК РФ.
Если выявлена недостача, не создавайте автоматически новый расход КУДиР. Стоимость приобретенного сырья могла быть учтена ранее после его оплаты и оприходования. Повторное списание той же стоимости как недостачи приведет к двойному уменьшению налоговой базы.
Потери в пределах установленных норм естественной убыли анализируйте как материальные расходы с учетом статьи 254 НК РФ. При этом проверьте, не была ли стоимость ценностей уже учтена при их приобретении.
Недостачу сверх норм естественной убыли не включайте в расходы автоматически. Перечень расходов при УСН ограничен статьей 346.16 НК РФ, поэтому для каждой суммы требуется отдельное законное основание.
Если виновный работник возмещает ущерб, полученную компенсацию проанализируйте как доход. При кассовом методе доход обычно возникает при фактическом поступлении денег или ином погашении обязательства работника.
Рассмотрим важное различие. При проверке склада обнаружили десять килограммов продукта, которых нет в 1С. Возможны две причины.
Первая причина: продукт поступил от известного поставщика, но бухгалтер не зарегистрировал документ. В этом случае найдите накладную, УПД, акт приемки или другие доказательства. Отразите обычное поступление. Не признавайте инвентаризационный доход.
Вторая причина: происхождение продукта установить невозможно. Документов поставщика, акта приемки и иных подтверждений нет. В таком случае оформите инвентаризационный излишек и проанализируйте его стоимость как внереализационный доход.
Разберем проверку происхождения:
Проверьте поступления за предыдущие дни.
Проверьте документы, ожидающие ввода в 1С.
Проверьте электронный документооборот.
Проверьте внутренние акты приемки.
Проверьте перемещения между складами.
Проверьте возвраты из производства.
Проверьте дубли номенклатуры.
Проверьте единицы измерения.
Получите объяснения материально ответственных лиц.
Только после этой проверки квалифицируйте остаток как настоящий излишек.
Сформируйте комплект документов в зависимости от фактической причины отрицательного остатка.
Если сырье поступило раньше документов поставщика, подготовьте:
Внутренний акт приемки или приходный ордер.
Договор и спецификацию.
Документы доставки.
Журнал приемки или складскую запись.
Полученный позднее УПД или накладную.
Платежный документ.
Документ передачи сырья в производство.
Если использовали заменитель, подготовьте:
Технологическую карту.
Утвержденный перечень аналогов.
Акт замены ингредиента.
Производственный отчет.
Документ выпуска продукции.
Расчет фактического расхода.
Если допустили недовложение, подготовьте:
Акт о производственном отклонении.
Объяснения ответственных сотрудников.
Исправленный производственный отчет.
Решение руководителя о дальнейших действиях.
Документы внутреннего контроля.
Если выявили настоящую пересортицу, подготовьте:
Распорядительный документ о проведении инвентаризации.
Инвентаризационные документы.
Сличительную ведомость.
Объяснение материально ответственного лица.
Заключение комиссии.
Решение руководителя.
Расчет стоимостных разниц.
Все формы первичных документов утвердите руководителем. Проверьте наличие обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Федерального закона № 402-ФЗ.
Книгу доходов и расходов ведите по форме и порядку, утвержденным приказом ФНС России от 7 ноября 2023 года № ЕА-7-3/816@.
После исправления базы выполните последовательный контроль:
Сформируйте КУДиР за проверяемый период.
Найдите строки по спорному поставщику.
Сопоставьте дату расхода с датой фактического оприходования.
Сопоставьте дату расхода с датой оплаты.
Проверьте первичный документ, указанный в КУДиР.
Убедитесь, что аванс не отражен в расходах до получения сырья.
Убедитесь, что поступление от поставщика не отражено в доходах.
Проверьте отсутствие двойного расхода после перепроведения документов.
Проверьте ручные записи КУДиР.
Сопоставьте итог с отчетом Анализ состояния налогового учета по УСН.
Если ошибка относится к закрытому налоговому периоду, определите ее влияние на налоговую базу. Если расход был признан раньше положенного срока и привел к занижению налога, исключите сумму из ошибочного периода, пересчитайте налог и оцените необходимость представления уточненной декларации.
Если расход был правомерным, а ошибка затронула только складскую аналитику или состав выпуска, исправьте бухгалтерский и производственный учет, не уменьшая законный расход повторно.
Организация на УСН может иметь разные обязанности по НДС. Поэтому при отражении стоимости продуктов отдельно проверьте применяемый режим.
Если организация использует освобождение от НДС или специальную ставку без права на обычный вычет входного налога, проанализируйте включение предъявленного поставщиком НДС в расходы по правилам, действующим для выбранного режима.
Если организация применяет общеустановленную ставку НДС и имеет право на вычет, не включайте принимаемый к вычету НДС в стоимость сырья повторно. Отразите его по правилам главы 21 НК РФ.
При проверке поступления в 1С убедитесь, что правильно указаны:
Ставка НДС поставщика.
Способ учета входного НДС.
Право на вычет.
Дата получения счета-фактуры или УПД.
Стоимость сырья без суммы, принятой к вычету.
Не включайте одну и ту же сумму НДС одновременно в вычет и в расходы УСН.
Разберем распространенные ошибочные решения.
Не оформляйте поступление задним числом, если фактической поставки не было. Первичный документ не может подтверждать несуществующую хозяйственную операцию.
Не закрывайте минус будущей поставкой. Продукт, поступивший через два дня, не мог использоваться ранее.
Не отражайте обычное поступление сырья как доход. Дохода от получения покупки не возникает.
Не создавайте отдельный расход с названием «пересортица». Сначала квалифицируйте реальную операцию.
Не оставляйте автоматическое списание по рецептуре без проверки. Нормативный состав должен сопоставляться с фактическим производственным отчетом.
Не исправляйте только КУДиР. Исправьте складские и производственные документы.
Не зачитывайте разные виды сырья как пересортицу. Соблюдайте условия ФСБУ 28/2023.
Не признавайте инвентаризационный излишек без проверки происхождения продукта.
Не отражайте одну стоимость дважды. Проверьте, была ли покупка уже включена в материальные расходы.
Не изменяйте время документов произвольно. Подтвердите фактическую последовательность операций.
Чтобы отрицательные остатки не повторялись, организуйте ежедневный контроль учета.
Включите контроль отрицательных остатков, если используемая конфигурация поддерживает такую настройку.
Проверяйте обеспеченность производства сырьем до формирования документов выпуска.
Оформляйте фактическую приемку продуктов в день поступления.
Не ожидайте УПД поставщика, если товар уже принят физически. Используйте внутренний первичный документ.
Настройте аналоги в 1С:Общепит.
Утвердите порядок замены ингредиентов.
Своевременно оформляйте перемещения между основным складом и цеховыми кладовыми.
Исключите дубли в справочнике Номенклатура.
Проверяйте коэффициенты единиц измерения.
Ежедневно формируйте отчет по отрицательным остаткам.
Сопоставляйте нормативный и фактический расход сырья.
Проводите регулярные инвентаризации.
Закрывайте месяц только после устранения необоснованных отрицательных остатков.
Установите внутренний регламент, по которому кладовщик, бухгалтер и производственный сотрудник совместно проверяют расхождения. Определите срок исправления, ответственных лиц и перечень подтверждающих документов.
Если 1С списала продукт, которого нет на остатке, действуйте по следующему алгоритму:
Выясните фактическое наличие продукта. Проверьте склад, кухню, цеховую кладовую и первичные документы.
Определите фактическую дату поступления. Не ориентируйтесь только на дату УПД.
Проверьте фактический состав блюда. Установите, какой ингредиент использовали.
Проверьте склады и номенклатуру. Исключите ошибку аналитики.
Исправьте документ поступления или выпуска. Выберите операцию, соответствующую реальному хозяйственному факту.
Перепроведите документы в правильной последовательности.
Повторно выполните закрытие месяца.
Проверьте КУДиР и отчет по налоговому учету УСН.
Признайте стоимость сырья после оприходования и оплаты.
Не отражайте обычное поступление сырья в доходах.
Описанное списание сырья до его фактического поступления обычно не является пересортицей. Поэтому не отражайте его в КУДиР одновременно как доход и расход от пересортицы.
Если сырье физически поступило до приготовления блюда, но документы поставщика получили позднее, оформите внутренний акт приемки, зарегистрируйте поступление фактической датой и приложите полученные позднее документы поставщика.
Если сырья действительно не было, исправьте документ выпуска и укажите фактически использованный ингредиент. Не списывайте поступившую через два дня партию на ранее приготовленное блюдо.
Если отрицательный остаток вызван неправильным складом, единицей измерения, характеристикой или последовательностью документов, исправьте соответствующую аналитику и перепроведите операции.
Стоимость сырья включите в материальные расходы КУДиР после его фактического получения, принятия к учету и оплаты. Списание сырья непосредственно в производство для признания такого расхода при УСН не требуется.
Получение сырья от поставщика не является доходом. Доход может возникнуть только при наличии самостоятельного основания, например при выявлении настоящего инвентаризационного излишка, происхождение которого не подтверждено документами или исправляемой учетной ошибкой.
Настоящую пересортицу оформляйте только по итогам инвентаризации и при выполнении условий пункта 13 ФСБУ 28/2023. В бухгалтерском учете используйте документы Инвентаризация товаров и Пересортица товаров, а налоговые последствия для КУДиР анализируйте отдельно.
Главный принцип сформулируем так: КУДиР должна отражать документально подтвержденные хозяйственные операции, а не технический отрицательный остаток в программе. Исправляйте причину «красноты» в складском и производственном учете, а расход при УСН признавайте в установленную НК РФ дату.
Информация носит справочный характер