Если в РСВ за девять месяцев и в персонифицированных сведениях за сентябрь указано неправильное ФИО работника, после приема РСВ исправим ошибку путем представления уточненного РСВ. Отдельные уточненные персонифицированные сведения за сентябрь после приема РСВ налоговая инспекция, как правило, уже не примет, поскольку данные раздела 3 РСВ за соответствующий квартал имеют приоритет.
В уточненный РСВ включим титульный лист, разделы и приложения, которые входили в первоначальный расчет, а раздел 3 сформируем только по работнику, сведения о котором исправляем. При ошибке в фамилии, имени или отчестве подготовим по этому работнику два экземпляра раздела 3: первый аннулирует ранее переданные ошибочные персональные данные, второй передает правильные персональные данные и повторяет корректные суммы выплат, базы и страховых взносов.
Не ограничивайтесь простым изменением ФИО в одном разделе 3. Строка 010 действующей формы предназначена для аннулирования ранее представленных идентификационных сведений. Поэтому при исправлении фамилии, имени, отчества, СНИЛС или ИНН сначала отменим ошибочную запись, а затем сформируем правильную.
Рассмотрим подробнее, почему принятый отчет все равно следует исправить, как заполнить оба экземпляра раздела 3, что делать с персонифицированными сведениями за сентябрь и как выполнить корректировку в программах «1С».
Проанализируем ситуацию. Первичный РСВ прошел форматно-логический контроль, налоговая инспекция направила квитанцию о приеме, а уведомление об ошибках не поступило. Это означает, что расчет принят для обработки, но не подтверждает правильность всех указанных в нем сведений.
Автоматическая проверка может не выявить опечатку в ФИО, особенно если СНИЛС, ИНН и другие данные работника позволяют идентифицировать физическое лицо. Например, расчет может быть принят при следующих ошибках:
в фамилии пропущена одна буква;
вместо буквы «ё» указана буква «е»;
перепутаны соседние буквы;
в имени допущена техническая опечатка;
неправильно указано отчество;
приведена устаревшая фамилия работника;
данные в РСВ отличаются от сведений, переданных ранее в налоговую инспекцию или СФР.
Если ошибка не привела к занижению страховых взносов, пункт 1 статьи 81 НК РФ не устанавливает такую же безусловную обязанность подать уточненный расчет, как при занижении суммы к уплате. Однако в РСВ переданы недостоверные персонифицированные данные, которые используются налоговыми органами и передаются в систему индивидуального учета.
Чтобы сведения были правильно отнесены к работнику, представим уточненный РСВ добровольно, не дожидаясь требования налоговой инспекции. Это снизит риск расхождений в дальнейшем, например при сверке отчетности, передаче сведений в СФР, назначении пособий и проверке данных по застрахованному лицу.
Не будем считать ошибку несущественной только потому, что суммы страховых взносов рассчитаны правильно. ФИО, СНИЛС и ИНН входят в состав идентификационных данных физического лица. Даже небольшая опечатка может помешать корректному сопоставлению сведений в информационных системах.
Разберем взаимосвязь двух отчетов. Форма Персонифицированные сведения о физических лицах имеет КНД 1151162. РСВ имеет КНД 1151111. За последний месяц каждого квартала персональные данные и суммы выплат отражаются также в разделе 3 РСВ.
К последним месяцам отчетных и расчетного периодов относятся:
март — последний месяц первого квартала;
июнь — последний месяц полугодия;
сентябрь — последний месяц периода за девять месяцев;
декабрь — последний месяц расчетного года.
ФНС разъясняет, что при представлении раздела 3 РСВ обязанность по подаче отдельных персонифицированных сведений за последний месяц соответствующего квартала считается исполненной. Данные раздела 3 РСВ являются приоритетными.
Кроме того, порядок заполнения формы КНД 1151162 прямо предусматривает, что уточненные персонифицированные сведения можно представить до момента подачи РСВ за соответствующий отчетный или расчетный период.
Следовательно, если сначала были сданы персонифицированные сведения за сентябрь, а затем налоговая инспекция приняла РСВ за девять месяцев, отдельный корректирующий отчет КНД 1151162 за сентябрь уже представлять не следует. Такой файл может получить отказ с указанием, что сведения направлены после РСВ за соответствующий период.
Исправим сентябрьские данные через уточненный РСВ за девять месяцев. Правильное ФИО будет передано в разделе 3 уточненного расчета вместе с правильными показателями за июль, август и сентябрь.
Этим же правилом руководствуемся, если ошибка обнаружена в персонифицированных сведениях за другой месяц квартала уже после приема квартального РСВ. Не пытаемся неоднократно направлять отклоняемую форму. Сначала проанализируем, какие сведения содержит раздел 3, и исправим данные в уточненном РСВ.
Рассмотрим альтернативный вариант. Если ошибка обнаружена в персонифицированных сведениях до подачи РСВ за соответствующий квартал, сначала исправим ежемесячный отчет.
Например, неправильное ФИО указано в сведениях за август, а РСВ за девять месяцев еще не отправлен. В этом случае:
исправим ФИО работника в учетной программе;
подготовим уточненные персонифицированные сведения за август;
укажем очередной номер корректировки;
аннулируем строку с ошибочным ФИО;
добавим строку с правильным ФИО и правильной суммой выплат;
дождемся подтверждения приема уточненных сведений;
после этого сформируем и представим РСВ за девять месяцев.
В исходной ситуации РСВ уже принят, поэтому этот вариант использовать поздно. Переходим непосредственно к уточненному РСВ.
Порядок заполнения РСВ устанавливает, что в уточненный расчет включаются разделы и приложения, ранее представленные в составе первоначального расчета, с учетом внесенных изменений. Исключение сделано для раздела 3: его включаем только по тем физическим лицам, в отношении которых вносятся изменения или дополнения.
Разберем состав уточненного РСВ:
Титульный лист. Заполним обязательно и укажем номер корректировки.
Раздел 1. Включим, если он был в первоначальном расчете. Если ошибка касается только ФИО и суммы не меняются, перенесем показатели без изменений.
Подразделы и приложения к разделу 1. Включим те же обязательные подразделы и приложения, которые входили в первоначальный РСВ.
Раздел 2. Включим только в случаях, когда он применим к плательщику и присутствовал в первоначальном расчете.
Раздел 3. Включим только по работнику с неправильным ФИО. Разделы 3 по остальным работникам повторять не требуется.
Другие специальные разделы и приложения. Перенесем, если они входили в первоначальный расчет или в них вносятся изменения.
Не отправляйте уточненный РСВ, состоящий только из титульного листа и раздела 3, если первоначальный расчет включал обязательные сводные разделы и приложения. Уточненный расчет должен сохранять предусмотренный формой состав, а раздел 3 включается по специальному правилу только на корректируемых работников.
Если значения выплат, базы и взносов не меняются, показатели раздела 1 и приложений оставим такими же, как в принятом первоначальном расчете. Не обнуляем сводные показатели и не исключаем из численности работника, у которого исправляем только ФИО.
На титульном листе уточненного РСВ укажем последовательный номер корректировки.
для первичного расчета используется значение 0;
для первого уточненного расчета используется значение 1;
для второго уточненного расчета используется значение 2;
для каждого следующего уточнения увеличиваем номер на единицу.
В электронном формате программа может отображать значение как 1--, 2-- и далее. Пользователю обычно достаточно указать порядковый номер в поле Номер корректировки.
Не создавайте еще один первичный расчет с номером 0. Налоговая инспекция должна понимать, что новый файл заменяет ранее переданные данные за тот же отчетный период.
На титульном листе также сохраним:
тот же расчетный или отчетный период;
тот же календарный год;
правильные ИНН и КПП организации;
код места представления расчета;
наименование организации;
сведения о лице, подписывающем расчет.
Рассмотрим подробнее порядок, установленный пунктом 13.4 Порядка заполнения РСВ.
Строки подраздела 3.1 содержат идентификационные данные физического лица. В частности:
строка 020 — ИНН физического лица;
строка 030 — СНИЛС;
строка 040 — фамилия;
строка 050 — имя;
строка 060 — отчество.
Строка 010 раздела 3 предназначена для признака аннулирования ранее представленных сведений, отраженных по строкам 020–060.
Если изменяем фамилию, имя, отчество, ИНН или СНИЛС, налоговая инспекция должна выполнить две операции:
найти и отменить запись с ранее переданными ошибочными идентификационными данными;
создать правильную запись с актуальными персональными и суммовыми показателями.
Поэтому в уточненном РСВ сформируем:
аннулирующий раздел 3 со старыми ошибочными данными и признаком 1 в строке 010;
исправленный раздел 3 с правильными данными, без признака аннулирования и с полностью заполненными суммовыми показателями.
Если передать только правильный раздел 3, в информационной системе может сохраниться и первоначальная строка с ошибочным ФИО. Если передать только аннулирующий раздел, сведения о работнике и его выплатах будут удалены без создания правильной записи.
Для исправления ФИО нужны обе части: отмена старой записи и передача новой.
Первый экземпляр раздела 3 должен позволить налоговой инспекции найти именно ту запись, которая была передана в первоначальном РСВ.
Заполним его следующим образом:
в строке 010 укажем признак аннулирования 1;
в строке 020 повторим ИНН так, как он был указан в первоначальном РСВ;
в строке 030 повторим СНИЛС из первоначального РСВ;
в строках 040–060 укажем именно ошибочные фамилию, имя и отчество, которые были переданы ранее;
в подразделе 3.2 по строкам 130–170 и 190–210 поставим прочерки;
не будем повторять суммы выплат, базы и страховых взносов в аннулирующей записи.
Рассмотрим пример. В первоначальном РСВ указано:
Коралева Анна Сергеевна
Правильное ФИО по документу:
Королева Анна Сергеевна
В аннулирующем разделе 3 укажем фамилию Коралева, то есть повторим ошибочную запись. Если сразу поставить фамилию Королева, налоговая программа может не сопоставить аннулирующую запись с первоначальными сведениями.
ИНН и СНИЛС также переносим из первоначального файла. Если ошибка была только в фамилии, эти реквизиты останутся правильными и одинаковыми в обоих экземплярах раздела 3.
Не ставьте нулевые суммы вместо прочерков, если порядок заполнения требует не заполнять суммовые строки. В электронном файле программа должна сформировать аннулирующую запись без подраздела 3.2 либо с незаполненными соответствующими показателями в соответствии с форматом.
Во втором экземпляре раздела 3 передадим правильные сведения о работнике и полностью восстановим его выплаты и страховые взносы.
Заполним его следующим образом:
строку 010 не заполняем, поскольку новая запись не аннулируется;
в строке 020 указываем правильный ИНН работника при его наличии;
в строке 030 указываем правильный СНИЛС;
в строках 040–060 указываем правильные фамилию, имя и отчество;
в строке 070 отражаем дату рождения;
в строке 080 указываем код страны гражданства;
в строке 090 указываем код пола;
в строках 100–110 отражаем вид, серию и номер документа, удостоверяющего личность;
в подразделе 3.2 повторяем правильные выплаты, базу и исчисленные страховые взносы за каждый из трех месяцев;
при необходимости заполняем несколько строк по разным кодам категории застрахованного лица или тарифам.
Если ошибка касалась только ФИО, суммы во втором разделе 3 должны полностью совпадать с правильными суммами первоначального расчета.
Не переносим суммы только за сентябрь. РСВ за девять месяцев содержит в разделе 3 сведения за последние три месяца отчетного периода:
первый месяц — июль;
второй месяц — август;
третий месяц — сентябрь.
Поэтому в исправленном подразделе 3.2 повторим данные за все три месяца, в которых работник входил в состав застрахованных лиц и по нему отражались показатели.
Нет, итоговые выплаты и страховые взносы работника не уменьшаем. Обнуление или исключение сумм в данном случае не является целью корректировки.
Аннулирующий раздел 3 удаляет связь выплат с ошибочной комбинацией идентификационных данных. Исправленный раздел 3 повторно относит те же суммы к правильному ФИО.
В результате:
сумма выплат по организации не изменяется;
база по страховым взносам не изменяется;
сумма страховых взносов не изменяется;
количество фактически работавших физических лиц не изменяется;
меняются только персональные данные, с которыми связаны эти показатели.
В сводных разделах РСВ сохраним первоначальные правильные значения. Не уменьшайте раздел 1 на суммы аннулирующей записи: исправленная запись одновременно восстанавливает эти показатели.
Посмотрим на пример. Организация представила РСВ за девять месяцев. По работнику указаны:
ошибочная фамилия — Коралева;
имя — Анна;
отчество — Сергеевна;
СНИЛС — правильный;
ИНН — правильный;
выплата за июль — 60 000 рублей;
выплата за август — 60 000 рублей;
выплата за сентябрь — 65 000 рублей.
Правильная фамилия — Королева.
Сформируем уточненный РСВ с номером корректировки 1.
Первый раздел 3 заполним так:
строка 010 — 1;
ИНН — как в первоначальном расчете;
СНИЛС — как в первоначальном расчете;
фамилия — Коралева;
имя — Анна;
отчество — Сергеевна;
суммы подраздела 3.2 не заполняем.
Второй раздел 3 заполним так:
строка 010 — не заполняется;
ИНН — правильный;
СНИЛС — правильный;
фамилия — Королева;
имя — Анна;
отчество — Сергеевна;
выплата за июль — 60 000 рублей;
выплата за август — 60 000 рублей;
выплата за сентябрь — 65 000 рублей;
база и страховые взносы — в правильных первоначальных значениях.
В разделах 1 и приложениях сохраним правильные итоговые данные первоначального расчета.
Нет, если сведения остальных работников не меняются, их разделы 3 в уточненный РСВ включать не требуется.
Порядок заполнения прямо устанавливает, что в уточненный расчет раздел 3 включается в отношении физических лиц, по которым производятся изменения или дополнения.
Если в организации работает 100 человек, а ошибка обнаружена только у одного работника, в уточненном РСВ сформируем:
аннулирующий раздел 3 по этому работнику;
исправленный раздел 3 по этому же работнику.
Разделы 3 по остальным 99 работникам не добавляем.
Это правило помогает избежать повторной передачи неизменяемых индивидуальных сведений и уменьшает риск случайного изменения правильных данных.
Однако сводные разделы и приложения, входившие в первоначальный расчет, повторим в соответствии с порядком заполнения формы.
Не применяйте один и тот же способ ко всем ошибкам раздела 3. Порядок корректировки зависит от того, какой реквизит оказался неправильным.
Если ошибочны ФИО, ИНН или СНИЛС, подготовим два экземпляра раздела 3:
аннулирующий со старыми идентификационными данными;
исправленный с правильными данными и правильными суммами.
Если ошибочны только суммы выплат, база или страховые взносы, обычно сформируем один раздел 3 с правильными персональными и суммовыми данными. Признак аннулирования в строке 010 не ставим.
Если работника ошибочно включили в РСВ, сформируем только аннулирующий раздел 3:
в строке 010 поставим 1;
повторим прежние данные по строкам 020–060;
не заполняем подраздел 3.2;
при необходимости исправим сводные показатели раздела 1 и приложений.
Если работника забыли включить в РСВ, сформируем один новый раздел 3 с правильными персональными и суммовыми показателями. Аннулирующая запись не нужна, поскольку отменять ранее переданные сведения не требуется.
Если ошибка допущена в дате рождения, гражданстве, поле или паспортных данных, проанализируем конкретные строки формы. Признак аннулирования предназначен прежде всего для сведений строк 020–060. При исправлении других реквизитов, когда ИНН, СНИЛС и ФИО остаются прежними, обычно передадим один раздел 3 с полным набором правильных данных.
Выясним причину расхождения до изменения данных в программе.
Возможны две ситуации:
В ФИО была опечатка. Работник всегда имел правильную фамилию, но бухгалтер внес ее в программу неправильно.
Работник действительно сменил фамилию. Например, получил новый паспорт после регистрации брака.
При технической опечатке исправим данные так, чтобы в отчетности за проверяемый период отражалось ФИО из документа, действовавшего на дату формирования сведений.
При фактической смене фамилии сначала проверим:
дату изменения фамилии;
дату выдачи нового паспорта;
дату представления документов работодателю;
какое ФИО было правильным на дату первоначального отчета;
какие данные содержатся в СНИЛС и реестрах налогового органа.
Если первоначальный РСВ содержал прежнюю фамилию, которая на момент формирования отчета была законной и соответствовала документам, ошибки может не быть. Не подавайте уточнение только потому, что работник сменил фамилию позднее.
Если же на дату формирования РСВ организация уже располагала новым паспортом, но указала старую фамилию, исправим отчетность.
Не изменяйте ФИО только на основании устного сообщения. Сверим данные с документами работника.
Проверим:
паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
СНИЛС;
свидетельство о постановке на налоговый учет или сведения об ИНН;
документ о смене фамилии, если она действительно менялась;
кадровые документы;
карточку физического лица в учетной программе;
первичный файл РСВ, принятый налоговой инспекцией;
первичные персонифицированные сведения;
протоколы и квитанции о приеме отчетов.
Особенно внимательно сверим СНИЛС. При формировании аннулирующей записи необходимо воспроизвести данные, по которым налоговая инспекция сможет найти первоначальную ошибочную строку.
Не исправляйте одновременно другие реквизиты без проверки. Например, изменение ФИО вместе с произвольным исправлением СНИЛС может привести к тому, что аннулирующая запись не сопоставится с первоначальной.
Рассмотрим порядок работы в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3.
Сначала обновим программу до актуального релиза. Формы и электронные форматы РСВ периодически меняются. Для уточненного расчета за прошлый период необходимо использовать редакцию формы, действовавшую в соответствующем отчетном периоде. Актуальная версия программы обычно подбирает нужную редакцию по периоду отчета.
Затем откроем карточку физического лица:
перейдем в раздел Кадры;
откроем справочник Физические лица или список Сотрудники;
найдем нужного работника;
откроем его персональные данные;
сверим ФИО, ИНН, СНИЛС, дату рождения, пол, гражданство и документ, удостоверяющий личность.
Если в программе доступна команда Изменить ФИО, используем ее с правильной датой изменения. Не создавайте новое физическое лицо только для исправления одной буквы в фамилии. Иначе в базе могут появиться два разных объекта, относящихся к одному человеку.
При технической опечатке убедимся, что правильное ФИО применяется к отчетному периоду, который требуется исправить. При фактической смене фамилии сохраним историю изменений и укажем реальную дату начала действия новых данных.
Если организация ведет зарплату в «1С:ЗУП», а отчетность формирует в «1С:Бухгалтерии 8», внесем исправление прежде всего в базу-источник. Затем выполним синхронизацию. Не исправляйте ФИО только в принимающей базе, оставляя ошибочные сведения в зарплатной программе: при следующем обмене ошибка может появиться повторно.
После исправления карточки физического лица сформируем новый регламентированный отчет.
Разберем по шагам:
перейдем в раздел Отчетность, справки;
откроем рабочее место 1С-Отчетность;
выберем команду Создать;
откроем папку Налоговая отчетность;
выберем отчет Расчет по страховым взносам;
укажем тот же период, за который был представлен первоначальный РСВ;
на титульном листе установим очередной Номер корректировки;
нажмем Заполнить;
проверим состав разделов и приложений;
перейдем в раздел 3 и проанализируем страницы по исправляемому работнику.
В актуальных версиях типовых программ «1С» корректирующая форма может автоматически сформировать аннулирующую и исправленную записи после изменения персональных данных. Однако не полагайтесь на автоматическое заполнение без проверки.
Убедимся, что в разделе 3 присутствуют:
страница со старым ошибочным ФИО и признаком аннулирования 1;
страница с правильным ФИО, без признака аннулирования и с правильными суммами.
Если программа включила разделы 3 по всем работникам, проверим настройки корректирующего отчета и оставим сведения только по лицам, в отношении которых производятся изменения. Перед удалением страниц убедимся, что они действительно не содержат иных исправлений.
Откроем первую страницу раздела 3 и сверим ее с принятым первоначальным отчетом.
Проверим:
установлен ли Признак аннулирования сведений о застрахованном лице со значением 1;
совпадает ли ИНН с первоначальным файлом;
совпадает ли СНИЛС с первоначальным файлом;
указано ли старое ошибочное ФИО;
не заполнены ли показатели подраздела 3.2;
не попали ли в аннулирующую страницу суммы выплат и взносов.
Для сверки используем не только печатную форму, но и ранее отправленный электронный файл. В рабочем месте 1С-Отчетность откроем первоначальный отчет, его историю отправки и сохраненный файл выгрузки.
Если первоначальное ФИО было ошибочным, но после изменения карточки программа автоматически подставила правильное ФИО и в аннулирующую запись, исправим эту страницу вручную. Аннулирование должно ссылаться на старые данные.
Во второй странице раздела 3 проверим:
строка 010 не содержит признака аннулирования;
ФИО соответствует паспорту или другому удостоверяющему документу;
СНИЛС записан без ошибок;
ИНН относится к этому работнику;
дата рождения указана правильно;
правильно определены гражданство и пол;
верно указан код документа;
серия и номер документа заполнены в требуемом формате;
подраздел 3.2 содержит показатели за все нужные месяцы;
коды категории застрахованного лица соответствуют статусу работника;
суммы выплат, базы и взносов совпадают с регистрами учета.
Для проверки расчетных показателей используем отчеты программы:
Анализ взносов в фонды;
Проверка расчета взносов;
Карточка учета страховых взносов;
Анализ начислений по сотрудникам;
расшифровки строк самого РСВ.
Если исправляется только ФИО, не выполняйте перерасчет зарплаты и страховых взносов без необходимости. Суммовые данные должны остаться прежними.
Если зарплата и отчетность ведутся непосредственно в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0, сначала исправим карточку физического лица.
Откроем:
раздел Зарплата и кадры;
справочник Сотрудники;
карточку нужного работника;
связанную карточку Физическое лицо.
Проверим, что сотрудник связан с правильным физическим лицом. Не создавайте новую карточку сотрудника и новое физическое лицо, если требуется исправить опечатку. Дубли могут привести к разделению доходов, НДФЛ и страховых взносов между двумя объектами.
После исправления перейдем в:
Отчеты — 1С-Отчетность — Регламентированные отчеты
Создадим новый отчет Расчет по страховым взносам за тот же период и установим номер корректировки.
Заполним отчет и вручную проверим оба экземпляра раздела 3. В зависимости от релиза названия команд и расположение разделов могут отличаться, но логика заполнения остается одинаковой:
старые данные аннулируем;
правильные данные передаем заново;
суммы в правильной записи повторяем;
итоговые показатели организации не изменяем.
Не открывайте первоначальный принятый отчет и не заменяйте в нем ФИО без создания отдельной корректировки.
Первичный отчет уже отправлен, принят и имеет собственный электронный файл, дату представления, идентификатор документооборота и квитанцию. Изменение сохраненного экземпляра в базе не изменит сведения, которые находятся в налоговой инспекции.
Кроме того, редактирование принятого отчета может нарушить историю:
данные в базе перестанут совпадать с отправленным файлом;
будет сложно восстановить, какое ФИО передавалось первоначально;
аннулирующую запись можно заполнить неправильными данными;
возникнут сложности при ответе на требования налоговой инспекции;
невозможно будет корректно сравнить первичный и уточненный расчеты.
Сохраним первоначальный отчет без изменений и создадим новый уточненный экземпляр.
После заполнения воспользуемся встроенными средствами контроля.
Выполним следующие действия:
нажмем команду Проверить;
устраним ошибки обязательных реквизитов;
проверим контрольные соотношения;
сравним раздел 1 и приложения с первоначальным расчетом;
сравним суммы исправленного раздела 3 с первоначальными правильными суммами;
убедимся, что аннулирующий раздел 3 не содержит сумм;
проверим очередной номер корректировки;
проверим период и календарный год;
проверим дату подписи;
выполним предварительную выгрузку электронного файла.
Если программа позволяет просмотреть дерево электронного файла, найдем две записи по сотруднику и проверим их различия.
Особенно важно убедиться, что:
в первой записи передано ошибочное ФИО и признак аннулирования;
во второй записи передано правильное ФИО;
СНИЛС и ИНН относятся к одному работнику;
суммы присутствуют только в правильной записи;
остальные работники не включены в раздел 3 без необходимости.
Отправим уточненный РСВ через 1С-Отчетность или другого оператора электронного документооборота.
После отправки контролируем полный цикл документооборота:
подтверждение оператора о передаче файла;
извещение о получении;
результат форматно-логического контроля;
квитанцию о приеме расчета;
уведомление об уточнении или отказе, если оно поступит.
Не ограничивайтесь статусом Отправлено. Нам необходимо получить именно подтверждение приема уточненного расчета налоговым органом.
После приема сохраним:
электронный файл уточненного РСВ;
квитанцию о приеме;
протокол проверки;
бухгалтерскую справку или внутреннюю служебную записку о причине корректировки;
копию документа, подтверждающего правильное ФИО.
Нет, после приема уточненного РСВ за девять месяцев повторно направлять персонифицированные сведения за сентябрь не требуется.
Уточненный раздел 3 РСВ содержит правильные данные работника и показатели за третий месяц квартала. Он исправляет информацию, которая имеет приоритет для соответствующего отчетного периода.
Попытка отправить уточненные персонифицированные сведения после РСВ может закончиться отказом в приеме. Это не означает, что ошибку нельзя исправить вообще. Она исправляется другим отчетом — уточненным РСВ.
После приема уточненного РСВ проверим, что в последующих отчетах работник отражается с правильным ФИО. Например, в персонифицированных сведениях за октябрь уже должны автоматически заполниться актуальные данные.
Иногда программное обеспечение или конкретный порядок документооборота позволяет отправить файл, который получает техническое подтверждение. Не будем считать это основанием отказаться от корректировки РСВ.
Если неправильное ФИО присутствует в принятом РСВ, исправим именно РСВ. Данные квартального расчета должны быть достоверными независимо от состояния ежемесячной формы.
После представления уточненного РСВ не направляем дополнительные файлы без необходимости. При наличии противоречивых квитанций обратимся в налоговую инспекцию через оператора или направим формализованное обращение, приложив идентификаторы обоих отчетов.
Рассмотрим ситуацию, когда неправильное ФИО использовалось не только в РСВ за девять месяцев, но и в более ранних расчетах.
Например, опечатка присутствует:
в РСВ за первый квартал;
в РСВ за полугодие;
в РСВ за девять месяцев;
в ежемесячных персонифицированных сведениях.
Проанализируем каждый отчетный период отдельно. РСВ составляется за отчетные периоды нарастающим итогом, но раздел 3 содержит данные последних трех месяцев. Поэтому одной корректировки за девять месяцев может быть недостаточно для исправления идентификационных данных в предыдущих квартальных расчетах.
Разберем по шагам:
выгрузим все ранее представленные РСВ;
определим, в каких расчетах содержится неправильное ФИО;
проверим, когда в программе впервые появилась ошибка;
по каждому затронутому периоду создадим отдельный уточненный РСВ;
укажем номер корректировки, относящийся именно к этому периоду;
сформируем аннулирующий и исправленный разделы 3;
используем форму РСВ, действовавшую в исправляемом периоде;
отправим расчеты в логичной хронологической последовательности.
Например, если ошибка содержится в РСВ за полугодие и за девять месяцев, подготовим две самостоятельные корректировки. Не меняйте период уточненного расчета на текущий: исправление всегда относится к отчету, в котором находились недостоверные данные.
Порядок заполнения предусматривает, что при исправлении прошлых периодов уточненный РСВ представляется по форме, действовавшей в том расчетном или отчетном периоде, за который производится корректировка.
Поэтому не копируйте строки из актуального бланка механически, если исправляется отчет нескольких лет давности.
В программе «1С»:
обновим конфигурацию;
создадим отчет за исходный период;
проверим выбранную редакцию формы;
не заменяем ее текущей редакцией без основания;
проверим формат выгружаемого файла.
Если программа предлагает несколько редакций, выберем ту, которая соответствует исправляемому периоду и принимается налоговой инспекцией для уточненных расчетов.
Для полноты рассмотрим порядок исправления формы КНД 1151162, когда РСВ за квартал еще не представлен.
Создадим уточненные персонифицированные сведения за исходный месяц и укажем номер корректировки 1 или следующий порядковый номер.
При ошибке в ФИО сформируем две записи.
Первая запись будет аннулирующей:
в строке 010 укажем 1;
в строках 020–060 повторим старые ошибочные данные;
строку 070 с суммой выплат не заполняем.
Вторая запись будет исправленной:
строку 010 не заполняем;
в строках 020–060 укажем правильные персональные данные;
в строке 070 повторим правильную сумму выплат за месяц.
После приема уточненных персонифицированных сведений сформируем РСВ с правильным ФИО.
Еще раз подчеркнем: этот порядок применим только до подачи РСВ за соответствующий квартал. После приема РСВ исправляем данные через раздел 3 уточненного расчета.
Иногда бухгалтер исправляет ФИО созданием новой карточки Физическое лицо. В результате один работник представлен в программе двумя объектами:
на первой карточке находятся старые начисления и ошибочное ФИО;
на второй карточке указано правильное ФИО, но нет истории начислений;
СНИЛС или ИНН могут быть продублированы;
отчетность заполняется двумя строками.
Не удаляйте карточки и документы без анализа. Сначала:
создадим резервную копию информационной базы;
определим, какая карточка связана с кадровыми документами;
проверим, на каком физическом лице учтены доходы, НДФЛ и взносы;
воспользуемся штатной обработкой поиска и объединения дублей, если она доступна;
при необходимости обратимся к специалисту по сопровождению 1С;
после объединения повторно сформируем налоговые регистры и отчетность.
Самостоятельное изменение ссылок в регистрах или удаление физического лица может повредить учет. Используем типовые механизмы программы.
Разберем распространенные ошибки.
Передают только один раздел 3 с правильным ФИО. Старая ошибочная запись остается неаннулированной.
Передают только аннулирующий раздел 3. Сведения о работнике и его выплатах удаляются без правильной замены.
В аннулирующем разделе указывают уже исправленное ФИО. Налоговая программа не находит первоначальную ошибочную запись.
В аннулирующем разделе повторяют суммы выплат и взносов. Порядок требует не заполнять соответствующие строки подраздела 3.2.
В исправленном разделе не повторяют суммы. В результате правильная запись не содержит выплат, базы и страховых взносов.
Включают разделы 3 по всем работникам. Это увеличивает объем отчета и риск случайного изменения правильных сведений.
Сдают уточненные персонифицированные сведения после РСВ. Форма получает отказ, поскольку корректировка должна быть сделана через РСВ.
Повторно направляют первичный РСВ с номером корректировки 0. Новый файл не оформлен как уточнение.
Меняют принятый отчет в базе вместо создания нового. История в программе перестает соответствовать отправленным файлам.
Создают новое физическое лицо для исправления одной буквы. Доходы и взносы разделяются между дублями.
Исправляют ФИО только в «1С:Бухгалтерии», хотя данные поступают из «1С:ЗУП». После синхронизации ошибка появляется снова.
Не проверяют предыдущие периоды. Ошибочное ФИО может присутствовать в нескольких ранее представленных расчетах.
Используют актуальную форму для старого периода без проверки. Уточненный расчет необходимо сдавать по форме соответствующего отчетного периода.
Не дожидаются квитанции о приеме. Статус отправки ошибочно принимается за успешное завершение корректировки.
Если ошибка допущена только в ФИО и все выплаты, база и взносы были рассчитаны правильно, перерасчет страховых взносов не выполняем.
Не создаем документы:
Перерасчет страховых взносов;
доначисление заработной платы;
сторнирование начислений;
корректировку отражения зарплаты в бухгалтерском учете.
Эти операции не нужны, поскольку экономические показатели не меняются.
Исправляем только персональные сведения в регламентированном отчете. В исправленном разделе 3 повторяем прежние правильные суммы.
Если при проверке обнаружится, что вместе с неправильным ФИО были ошибочны выплаты или взносы, проведем отдельный перерасчет и скорректируем все связанные разделы РСВ.
НК РФ не требует обязательно прикладывать к каждому добровольному уточненному РСВ отдельное пояснение. Обычно достаточно правильно заполнить и представить расчет.
Однако подготовим внутреннюю бухгалтерскую справку, в которой укажем:
какой отчет исправляется;
какое ФИО было указано первоначально;
какое ФИО является правильным;
на основании какого документа внесено исправление;
что суммы выплат и страховых взносов не изменились;
номер и дату уточненного расчета;
результат его приема налоговой инспекцией.
Если налоговая инспекция направит требование или уведомление, ответим в установленный срок и приложим необходимые пояснения.
Не отправляйте вместе с отчетом копию паспорта работника без необходимости. Персональные данные должны обрабатываться и передаваться с соблюдением требований законодательства.
После приема уточненного РСВ не считаем задачу полностью завершенной. Проверим последующие формы.
сформируем персонифицированные сведения за следующий месяц;
убедимся, что работник отражается один раз;
проверим правильное ФИО;
сверим СНИЛС и ИНН;
проверим следующий РСВ;
проанализируем 6-НДФЛ и справку о доходах физического лица;
проверим формы, представляемые в СФР;
убедимся, что в программе не осталось дублей физического лица.
Если неправильное ФИО использовалось также в 6-НДФЛ или сведениях СФР, порядок их исправления рассмотрим отдельно. Уточненный РСВ не исправляет автоматически все остальные формы отчетности.
Сформируем окончательный алгоритм для случая, когда неправильное ФИО указано в РСВ за девять месяцев и в персонифицированных сведениях за сентябрь, а оба отчета приняты.
Сверим документы работника. Определим правильное ФИО по паспорту и проверим СНИЛС и ИНН.
Установим характер ошибки. Выясним, является ли расхождение опечаткой или результатом реальной смены фамилии.
Проверим первоначальный файл РСВ. Зафиксируем точное ошибочное ФИО, которое было передано налоговой инспекции.
Исправим карточку физического лица в 1С. Не создаем нового сотрудника и не создаем дубль физического лица.
Если используется синхронизация, исправим базу-источник. После этого выполним обмен данными.
Создадим новый РСВ за девять месяцев. Не изменяем принятый первичный отчет.
Установим номер корректировки 1. Если уточнение уже подавалось, укажем следующий номер.
Перенесем обязательные разделы и приложения. Сохраним правильные сводные показатели первоначального расчета.
Сформируем аннулирующий раздел 3. В строке 010 укажем 1, повторим старое ошибочное ФИО и не заполняем подраздел 3.2.
Сформируем исправленный раздел 3. Укажем правильное ФИО, не ставим признак аннулирования и повторяем правильные суммы за июль, август и сентябрь.
Не включаем разделы 3 по остальным работникам. Добавим их только при наличии других исправлений.
Не подаем корректирующие персонифицированные сведения за сентябрь. После приема РСВ исправление выполняется через уточненный РСВ.
Выполним проверку отчета. Используем контрольные соотношения и предварительную выгрузку.
Отправим уточненный РСВ. Дождемся квитанции налоговой инспекции о приеме.
Проверим следующие отчеты. Убедимся, что правильное ФИО используется в дальнейшей отчетности.
Принятый РСВ с неправильным ФИО работника целесообразно исправить, даже если налоговая инспекция не направила уведомление об ошибке. Факт приема подтверждает прохождение установленного контроля, но не делает недостоверные персональные данные правильными.
Поскольку РСВ за девять месяцев уже представлен, отдельные уточненные персонифицированные сведения за сентябрь направлять не следует. После подачи квартального расчета данные исправим через уточненный РСВ.
В состав уточненного расчета включим титульный лист, ранее представленные обязательные разделы и приложения, а раздел 3 — только по исправляемому работнику.
При ошибке в фамилии, имени или отчестве сформируем два экземпляра раздела 3:
в первом укажем признак аннулирования 1, повторим прежнее ошибочное ФИО и не заполняем суммовые строки подраздела 3.2;
во втором укажем правильное ФИО, не заполняем строку 010 и полностью повторим правильные выплаты, базу и страховые взносы за три месяца отчетного квартала.
Суммы страховых взносов и сводные показатели не меняем, если ошибка касается только ФИО. Разделы 3 по остальным работникам в уточненный расчет не включаем.
В «1С» сначала исправим карточку Физическое лицо, затем создадим новый регламентированный отчет Расчет по страховым взносам за тот же период, установим номер корректировки, проверим аннулирующую и исправленную страницы раздела 3 и отправим отчет через 1С-Отчетность.
Информация носит справочный характер