Рассмотрим ситуацию, когда первоначальные отчеты Персонифицированные сведения о физических лицах за август и сентябрь 2023 года уже отправлены в налоговую инспекцию, но после их сдачи обнаружены ошибки. Одновременно необходимо подготовить Расчет по страховым взносам за 9 месяцев 2023 года.
Порядок действий зависит от того, был ли уже принят налоговой инспекцией РСВ за 9 месяцев. Если РСВ еще не представлен, исправьте исходные данные и либо сначала отправьте уточненные персонифицированные сведения, либо сразу сформируйте первичный РСВ с правильными показателями. Если РСВ уже принят, отдельные корректировки ежемесячных персонифицированных сведений налоговая инспекция не примет: исправляйте информацию через уточненный РСВ.
Предупреждение оператора электронного документооборота о том, что после сдачи РСВ изменить персонифицированные сведения не получится, соответствует порядку обработки отчетности. Данные раздела 3 РСВ считаются приоритетными по отношению к ранее представленным ежемесячным сведениям за месяцы соответствующего квартала.
Разберем назначение двух форм отчетности.
Форма Персонифицированные сведения о физических лицах имеет КНД 1151162. В ней за конкретный месяц отражаются персональные данные физических лиц и сумма выплат или иных вознаграждений, начисленных в их пользу. В форме указываются, в частности, ИНН, СНИЛС, фамилия, имя, отчество и сумма выплат по строке 070.
Форма Расчет по страховым взносам имеет КНД 1151111. Она представляется по итогам первого квартала, полугодия, девяти месяцев и календарного года. В разделе 3 РСВ содержатся персонифицированные сведения по застрахованным лицам, включая показатели за каждый из трех последних месяцев отчетного периода.
Для РСВ за 9 месяцев 2023 года в разделе 3 отражаются данные за:
июль 2023 года;
август 2023 года;
сентябрь 2023 года.
Поэтому раздел 3 РСВ за 9 месяцев содержит информацию, которая пересекается с ежемесячными персонифицированными сведениями за август и сентябрь. ФНС разъясняет, что после представления РСВ данные его раздела 3 становятся приоритетными. Именно поэтому уточненную форму КНД 1151162 можно отправить только до момента представления РСВ за соответствующий отчетный период.
Если после РСВ попытаться отправить уточненные персонифицированные сведения за август или сентябрь, налоговая инспекция может направить уведомление об отказе в приеме. В сообщении будет указано, что персонифицированные сведения представлены после расчета по страховым взносам за соответствующий период.
Проанализируем ситуацию по шагам. Сначала проверьте состояние РСВ за 9 месяцев 2023 года.
Если РСВ еще не отправляли, исправьте учетные данные и подготовьте отчетность с правильными показателями.
Если РСВ отправлен, но налоговая инспекция его не приняла, устраните ошибки и повторно отправьте первичный РСВ. Номер корректировки в этом случае обычно остается равным «0--», поскольку непринятый расчет не считается представленным.
Если первичный РСВ принят, подготовьте уточненный РСВ с очередным номером корректировки: «1--», «2--» и так далее.
Если РСВ еще не отправлен, но оператор ТКС показывает предупреждение, решите, нужны ли отдельные корректировки ежемесячных сведений. Отправьте их до РСВ либо включите правильные данные непосредственно в первичный РСВ.
Не ориентируйтесь только на состояние отчета внутри программы. Проверьте квитанцию, извещение о вводе, уведомление об отказе или другой итоговый протокол налоговой инспекции. Статус «отправлен» не всегда означает, что отчет принят.
Если РСВ еще не представлен, у нас остается возможность отправить уточненные персонифицированные сведения. Рассмотрим подробнее рекомендуемую последовательность.
Исправьте начисления, персональные данные или состав физических лиц в учетной программе.
Создайте уточненные персонифицированные сведения за август 2023 года.
При необходимости создайте уточненные персонифицированные сведения за сентябрь 2023 года.
Отправьте формы в налоговую инспекцию.
Получите подтверждение приема корректировок.
После этого сформируйте первичный РСВ за 9 месяцев 2023 года с правильными данными.
Проверьте раздел 3 РСВ по сотрудникам, показатели которых исправлялись.
Отправьте РСВ в налоговую инспекцию.
Не отправляйте РСВ, пока не завершили передачу необходимых корректировок ежемесячных сведений. После приема РСВ возможность исправлять форму КНД 1151162 за месяцы этого отчетного периода будет закрыта.
При этом отдельная корректировка за сентябрь может не потребоваться, если вы сформируете РСВ за 9 месяцев с правильными сентябрьскими данными. Сентябрь является последним месяцем квартала, а обязанность по представлению персонифицированных сведений за последний месяц отчетного периода считается исполненной при сдаче раздела 3 РСВ.
Если ошибочная форма за сентябрь уже была представлена, правильный раздел 3 РСВ заменит ее данные как приоритетный источник. Поэтому в практической ситуации можно выбрать один из двух вариантов:
до сдачи РСВ отправить отдельную уточненную форму за сентябрь, дождаться ее приема, а затем отправить РСВ;
не отправлять отдельную корректировку за сентябрь, а сразу включить правильные сентябрьские показатели в первичный РСВ за 9 месяцев.
Для августа отдельную корректировку также можно представить только до РСВ. Однако если РСВ будет заполнен правильными данными, после его приема повторно корректировать августовскую форму не потребуется, поскольку раздел 3 РСВ содержит показатели августа и имеет приоритет.
Если задача состоит не только в исправлении итоговой информации налоговой инспекции, но и в получении положительного протокола именно на уточненную ежемесячную форму за август, отправьте эту форму первой и дождитесь приема до передачи РСВ.
Если налоговая инспекция уже приняла РСВ за 9 месяцев 2023 года, не пытайтесь отправлять корректировки персонифицированных сведений за август и сентябрь. Такие формы, скорее всего, будут отклонены.
Исправьте ошибку через уточненный РСВ за 9 месяцев 2023 года. В нем отразите правильные сведения за август и сентябрь в разделе 3.
Разберем по шагам:
Определите, в чем именно состоит ошибка: сумма выплат, база по страховым взносам, сумма взносов, персональные данные, отсутствие сотрудника или включение лишнего физического лица.
Исправьте исходные документы и сведения в программе 1С.
При необходимости выполните перерасчет начислений и страховых взносов.
Создайте новый отчет Расчет по страховым взносам за 9 месяцев 2023 года.
Укажите очередной номер корректировки. Если это первое исправление принятого РСВ, укажите «1--».
Заполните уточненный расчет по данным информационной базы.
Проверьте раздел 3 по физическим лицам, сведения о которых изменились.
Проверьте сводные показатели раздела 1 и соответствующих подразделов, если изменения повлияли на облагаемую базу или сумму страховых взносов.
Выполните проверку контрольных соотношений.
Отправьте уточненный РСВ в налоговую инспекцию.
Отдельные уточненные персонифицированные сведения за август и сентябрь после принятого РСВ не отправляйте. Все исправления за соответствующий квартал внесите через уточненный расчет.
Выясним важный нюанс. Если персонифицированные сведения за август и сентябрь были ошибочными, но сам РСВ за 9 месяцев еще не представлялся, РСВ не становится уточненным только из-за исправления ежемесячных форм.
Первый РСВ за 9 месяцев отправьте с номером корректировки «0--». В нем сразу укажите правильные данные.
Не устанавливайте номер корректировки «1--», если первичного принятого РСВ за этот период не существует. Номер корректировки относится к самому расчету по страховым взносам, а не к ранее представленным ежемесячным сведениям.
Таким образом, последовательность может выглядеть так:
персонифицированные сведения за август — первичный отчет с ошибкой;
персонифицированные сведения за август — уточненный отчет с номером «1--»;
персонифицированные сведения за сентябрь — первичный отчет с ошибкой;
персонифицированные сведения за сентябрь — уточненный отчет с номером «1--», если решено сдавать его отдельно;
РСВ за 9 месяцев — первичный расчет с номером «0--» и правильными данными.
Посмотрим на отдельный случай. Организация отправила РСВ, но налоговая инспекция отказала в приеме из-за ошибок формата, идентификации физических лиц или контрольных соотношений.
В такой ситуации изучите уведомление. Если из него следует, что расчет считается непредставленным, исправьте ошибки и сформируйте новый первичный расчет с номером «0--».
Не используйте номер «1--» только потому, что файл уже передавался по ТКС. Уточненный расчет подается после принятого первичного расчета. Если первичный файл не прошел приемный контроль, его необходимо заменить корректным первичным файлом.
Одновременно проверьте возможность отправки корректирующих персонифицированных сведений. Если налоговая система не зарегистрировала РСВ как представленный, ежемесячная корректировка еще может быть принята. Однако перед отправкой обязательно ориентируйтесь на официальный протокол и статус документа в информационном обмене.
Уточненная форма КНД 1151162 включает титульный лист и сведения только по тем физическим лицам, данные которых необходимо изменить, дополнить или аннулировать.
Не включайте в уточненный отчет всех сотрудников организации без необходимости. Такой подход усложнит проверку и увеличит риск появления новых расхождений.
На титульном листе укажите номер корректировки с учетом сквозной нумерации:
первая уточненная форма — «1--»;
вторая уточненная форма — «2--»;
третья уточненная форма — «3--».
Период уточненной формы должен совпадать с периодом первоначального отчета. Для августа выберите период «08», для сентября — период «09», а год укажите 2023.
Рассмотрим пример, когда ФИО, ИНН и СНИЛС сотрудника указаны правильно, но по строке 070 отражена неправильная сумма выплат.
В этом случае:
создайте уточненный отчет за тот месяц, в котором была допущена ошибка;
укажите очередной номер корректировки;
включите в отчет только сотрудника с неправильной суммой;
не устанавливайте признак аннулирования по строке 010;
заполните персональные данные сотрудника;
по строке 070 укажите правильную итоговую сумму выплат за исправляемый месяц.
Не показывайте в строке 070 только разницу между старой и новой суммой. Укажите правильную сумму выплат за месяц целиком.
Например, в первоначальном отчете за август по сотруднику было указано 80 000 рублей, а после перерасчета правильная сумма составила 65 000 рублей. В уточненном отчете по строке 070 укажите 65 000 рублей, а не минус 15 000 рублей.
Отрицательное значение по строке 070 не допускается. Если выплаты уменьшились, исправьте отчет за тот месяц, в котором была первоначально отражена завышенная сумма.
Если ошибка допущена в ФИО, ИНН или СНИЛС, необходимо сначала аннулировать неправильный блок сведений, а затем передать правильный блок.
Разберем по шагам:
В первом блоке установите по строке 010 признак аннулирования «1».
В строках 020–060 повторите персональные данные в том виде, в котором они были переданы в первоначальном отчете.
По строке 070 поставьте прочерк.
Добавьте новый блок сведений по этому же физическому лицу.
В новом блоке строку 010 не заполняйте признаком аннулирования.
В строках 020–060 укажите правильные ИНН, СНИЛС и ФИО.
В строке 070 отразите правильную сумму выплат.
Применяйте такой порядок, когда ошибочные персональные данные не позволяют налоговой инспекции правильно идентифицировать физическое лицо или когда необходимо заменить переданный набор идентификационных данных.
Перед исправлением проверьте документы сотрудника и сведения, содержащиеся в карточке физического лица. Не меняйте СНИЛС, ИНН или ФИО предположительно, без подтверждающего документа.
Если в первичном отчете отсутствовало физическое лицо, которое должно было быть отражено, сформируйте уточненную форму и добавьте только этого человека.
В уточненном отчете:
укажите очередной номер корректировки;
строку 010 с признаком аннулирования не заполняйте;
укажите ИНН при его наличии;
укажите СНИЛС;
заполните фамилию, имя и отчество;
по строке 070 отразите правильную сумму выплат за месяц.
Если сотруднику в отчетном месяце не начислялись выплаты, но он должен быть включен в отчет в силу действующих правил, отразите персональные данные и предусмотренное формой значение суммы выплат.
Если в первоначальном отчете ошибочно указано лицо, которое не должно было в него попадать, аннулируйте ранее переданные сведения.
Для этого:
создайте уточненную форму за исходный месяц;
укажите очередной номер корректировки;
по строке 010 установите значение «1»;
в строках 020–060 повторите данные из первоначального отчета;
по строке 070 поставьте прочерк.
Не заменяйте аннулирование передачей нулевой суммы без признака по строке 010. Нулевая сумма и полное исключение ошибочно переданного физического лица являются разными операциями.
Проанализируем распространенную ситуацию. После сдачи отчета сотруднику уменьшили заработную плату, отпускные, премию или другое начисление за прошлый месяц.
Не отражайте отрицательную сумму в текущих персонифицированных сведениях. Исправьте отчетность за исходный месяц.
Например, в августе сотруднику начислили премию 30 000 рублей, а в октябре выяснилось, что премия должна составлять 10 000 рублей. Правильный порядок зависит от состояния РСВ:
если РСВ за 9 месяцев еще не представлен, исправьте данные августа и сформируйте РСВ с правильной августовской суммой;
если РСВ за 9 месяцев уже принят, подайте уточненный РСВ за 9 месяцев;
не уменьшайте октябрьскую сумму выплат на 20 000 рублей только для компенсации августовской ошибки;
не указывайте отрицательное значение в строке 070.
Такая корректировка может повлиять не только на персонифицированные данные, но и на базу для начисления страховых взносов и сумму взносов. Поэтому одновременно проверьте сводные разделы РСВ.
Уточненный РСВ составьте за тот же отчетный период, в котором была допущена ошибка. Для исправления августа или сентября 2023 года выберите период 9 месяцев 2023 года. Код отчетного периода для расчета за 9 месяцев — 33.
На титульном листе укажите очередной номер корректировки. Если первичный расчет принят и это первая корректировка, используйте номер «1--».
В уточненный РСВ включите разделы и приложения, которые должны присутствовать по правилам заполнения расчета. При этом раздел 3 включайте в отношении тех физических лиц, сведения по которым изменяются или дополняются.
Разберем общую логику заполнения:
В разделе 3 укажите правильные сведения по исправляемому сотруднику.
Отразите правильные показатели за июль, август и сентябрь в предусмотренных формой строках и графах.
Если изменилась сумма выплат, проверьте базу для исчисления страховых взносов.
Если изменилась база, пересчитайте сумму страховых взносов.
Если изменились взносы, исправьте соответствующие сводные показатели раздела 1 и его подразделов.
Если исправляются только персональные данные без изменения сумм, сводные суммы могут остаться прежними, но раздел 3 должен содержать корректную идентифицирующую информацию.
Не включайте в раздел 3 уточненного РСВ всех работников автоматически, если исправления относятся только к нескольким людям. По общему правилу раздел 3 уточненного расчета формируется по физическим лицам, сведения о которых изменяются или дополняются.
При этом сводные разделы расчета заполняйте с учетом правильных итоговых данных за весь отчетный период, а не только на величину корректировки.
Если персональные данные сотрудника правильные, но неверно указаны выплаты, база или взносы, включите в уточненный РСВ раздел 3 по этому сотруднику с правильными показателями.
Показывайте итоговые правильные суммы за соответствующие месяцы, а не разницу между первоначальным и исправленным расчетом.
Например, в первоначальном РСВ за август была указана база 100 000 рублей, а правильная база составляет 90 000 рублей. В уточненном разделе 3 укажите правильную августовскую базу 90 000 рублей и соответствующую сумму взносов.
Одновременно пересчитайте сводные показатели РСВ. Если база организации уменьшилась на 10 000 рублей, показатели раздела 1 и соответствующего подраздела также должны быть уменьшены.
При исправлении ФИО, ИНН, СНИЛС или других идентифицирующих данных учитывайте правила формы РСВ, действовавшей для исправляемого периода.
Обычно порядок предусматривает аннулирование ранее переданного набора неправильных данных и одновременную передачу правильного набора. В уточненном расчете могут потребоваться два блока раздела 3:
блок с первоначальными ошибочными персональными данными и признаком аннулирования;
блок с правильными персональными данными и актуальными суммовыми показателями.
Не применяйте механически номера строк из формы другого года. Форма РСВ изменялась, поэтому при корректировке отчетности за 2023 год используйте редакцию и порядок заполнения, предназначенные именно для этого периода.
В актуальной версии программы 1С при выборе периода 9 месяцев 2023 года должна использоваться соответствующая историческая редакция регламентированного отчета. Перед подготовкой уточнения обновите программу и комплект регламентированной отчетности.
Если в первоначальном РСВ ошибочно отражено физическое лицо, которого не должно быть в расчете, подготовьте уточненный раздел 3 с аннулированием неправильных сведений.
Одновременно проанализируйте, были ли выплаты и взносы этого лица включены в сводные показатели. Если да, исправьте раздел 1 и соответствующие подразделы.
Не ограничивайтесь удалением страницы сотрудника из копии отчета. Уточненная отчетность должна передать налоговой инспекции формализованную информацию об аннулировании ранее принятой записи.
Если нужного сотрудника не было в первичном расчете, включите раздел 3 по этому физическому лицу в уточненный РСВ.
При наличии выплат также исправьте:
общую сумму выплат;
облагаемую базу;
сумму начисленных страховых взносов;
численность застрахованных лиц, если ошибка повлияла на соответствующие показатели;
другие связанные строки и подразделы расчета.
Проверьте, чтобы данные раздела 3 соответствовали сводным показателям после учета уточнения.
Если ошибка привела к занижению страховых взносов, уточненный расчет необходимо представить. Перед отправкой проанализируйте состояние единого налогового счета, сумму недоимки и пеней.
Если ошибка не привела к занижению взносов или привела к переплате, право на подачу уточненного расчета сохраняется. При этом ошибки в персонифицированных данных желательно исправлять, поскольку эти сведения используются для индивидуального учета застрахованных лиц.
Если после перерасчета сумма страховых взносов увеличилась:
определите сумму доплаты;
проверьте начисленные пени;
обеспечьте достаточное положительное сальдо единого налогового счета;
после этого представьте уточненный РСВ с правильными данными;
проверьте отражение обязательства на ЕНС после приема расчета.
При применении положений статьи 81 НК РФ учитывайте конкретные обстоятельства исправления, сроки уплаты и состояние расчетов с бюджетом.
Рассмотрим подробнее работу в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3. Названия отдельных команд могут незначительно отличаться в зависимости от версии программы и настроек интерфейса.
Сначала исправьте исходные данные. Не начинайте с ручного изменения отчета, если ошибка возникла в документах начисления или карточке физического лица.
Проверьте следующие объекты программы:
Физические лица — ИНН, СНИЛС, ФИО, дата рождения, пол, гражданство и другие персональные сведения;
Сотрудники — данные трудовых отношений и статус сотрудника;
Начисление зарплаты и взносов — начисленные выплаты, облагаемая база и страховые взносы;
Перерасчет страховых взносов — перерасчет взносов за прошлые периоды, если он требуется по условиям исправления;
документы отпусков, больничных, премий, разовых начислений и договоров ГПХ, если ошибка возникла в этих начислениях;
Анализ взносов в фонды — проверка базы и начисленных страховых взносов;
Проверка расчета взносов или другие доступные аналитические отчеты — контроль итогов перед формированием РСВ.
Если исправляете персональные данные, укажите правильную дату начала их действия. Не удаляйте физическое лицо и не создавайте новую карточку только из-за изменения фамилии или исправления реквизита, если речь идет об одном и том же человеке.
Если исправляете начисление, оформите корректирующий документ предусмотренным в программе способом. Не изменяйте вручную проведенный документ закрытого периода без анализа последствий для бухгалтерского учета, НДФЛ, страховых взносов и взаиморасчетов с сотрудником.
После исправления учетных данных перейдите в сервис регламентированной отчетности.
В 1С:ЗУП 8 обычно используется путь:
откройте раздел Отчетность, справки;
перейдите в 1С-Отчетность;
откройте список Отчеты;
нажмите Создать;
выберите папку Налоговая отчетность;
выберите отчет Персонифицированные сведения о физических лицах.
Далее выполните следующие действия:
выберите организацию;
укажите август или сентябрь 2023 года;
на титульном листе укажите номер корректировки «1--» или следующий очередной номер;
нажмите Заполнить;
проверьте состав физических лиц;
проверьте персональные данные;
проверьте сумму по строке 070;
при необходимости используйте команду Расшифровать;
сформируйте Реестр для дополнительной проверки;
выполните встроенную проверку отчета;
отправьте форму через 1С-Отчетность или выгрузите файл для передачи через другого оператора.
В корректирующей форме программа должна автоматически включить физических лиц, данные которых изменились после формирования первичного отчета. Если состав не соответствует ожидаемому, проверьте:
правильно ли установлен номер корректировки;
не изменяли ли вы отправленный первичный отчет вместо создания нового;
проведены ли исправляющие документы;
правильно ли указан месяц регистрации перерасчета;
обновлена ли программа;
установлены ли опубликованные исправления и патчи;
совпадает ли организация и регистрация в налоговом органе;
не была ли ошибочно удалена первоначальная форма из списка регламентированных отчетов.
Не редактируйте отправленный первичный отчет. Создайте новый отчет за тот же период и установите очередной номер корректировки. Первичная форма нужна для сохранения истории отчетности и сопоставления исходных и исправленных данных.
Если первичный РСВ уже принят, создайте новый регламентированный отчет за тот же период.
Откройте Отчетность, справки.
Перейдите в 1С-Отчетность.
Нажмите Создать.
Выберите Расчет по страховым взносам.
Укажите период 9 месяцев 2023 года.
На титульном листе установите номер корректировки «1--» или следующий номер.
Нажмите Заполнить.
Проверьте раздел 1 и все необходимые подразделы.
Откройте раздел 3 и проверьте сотрудников, данные которых исправлялись.
Сопоставьте выплаты, базу и взносы по каждому месяцу.
Выполните проверку контрольных соотношений.
Отправьте отчет и дождитесь окончательного протокола приема.
Если программа корректно зарегистрировала изменения, в разделе 3 уточненного РСВ обычно должны появиться только физические лица, по которым были внесены исправления.
Если в раздел 3 попали все сотрудники или, наоборот, нужный сотрудник отсутствует, не отправляйте отчет без проверки. Обновите программу, проанализируйте источник данных и убедитесь, что исправление зарегистрировано именно в периоде, который должен корректироваться.
В 1С:Бухгалтерии 8 редакции 3.0 общая логика остается такой же.
Сначала исправьте:
данные справочника Физические лица;
данные справочника Сотрудники;
документы начисления зарплаты;
операции учета страховых взносов;
сведения по договорам ГПХ;
другие документы, формирующие выплаты и базу по взносам.
После этого откройте Регламентированные отчеты, создайте новый отчет за исправляемый период и установите номер корректировки.
Не исправляйте только печатное представление отчета, если показатели в учете остались неправильными. При следующем автоматическом заполнении программа снова получит ошибочные данные.
Выясним возможные причины:
исправление внесено непосредственно в отправленный отчет, а не в учетные данные;
документ перерасчета не проведен;
исправление зарегистрировано текущим месяцем и не отнесено к августу или сентябрю;
не установлен номер корректировки;
выбран неправильный отчетный период;
из списка регламентированных отчетов удалена первоначальная форма;
данные сотрудника были изменены в другой карточке физического лица;
в информационной базе существуют дубли физических лиц;
используется устаревший релиз программы;
расчет страховых взносов выполнен до проведения исправляющего документа;
после изменения данных отчет не был перезаполнен.
Для поиска причины используйте расшифровку показателей отчета и аналитические отчеты по начислениям и страховым взносам. Сопоставьте сумму в регламентированном отчете с регистраторами, которые сформировали ее в учете.
Ручное изменение допустимо как исключительный способ корректировки формы, но оно не исправляет учетную базу. В результате могут появиться расхождения между:
персонифицированными сведениями;
разделом 3 РСВ;
разделом 1 РСВ;
отчетом Анализ взносов в фонды;
регистрами учета страховых взносов;
бухгалтерскими проводками;
состоянием единого налогового счета;
расчетами с сотрудником.
Поэтому сначала исправьте документы и регистры, затем автоматически заполните отчет и только после этого при необходимости вносите обоснованные ручные изменения.
Сентябрь является последним месяцем третьего квартала. ФНС разъяснила, что обязанность по представлению отдельной формы персонифицированных сведений за последний месяц отчетного периода считается исполненной, если представлен раздел 3 РСВ.
Для отчетности 2023 года эта позиция была доведена письмом ФНС России от 28.03.2023 № БС-4-11/3700@.
Поэтому при подготовке РСВ за 9 месяцев:
можно не сдавать отдельные персонифицированные сведения за сентябрь, если будет своевременно представлен РСВ с разделом 3;
если сентябрьская форма уже сдана с ошибкой, отразите правильные данные в РСВ;
если хотите отдельно исправить сентябрьскую форму, сделайте это до отправки РСВ;
после принятого РСВ отдельная сентябрьская корректировка не принимается и не требуется.
При этом положения НК РФ формально устанавливают ежемесячное представление сведений, а освобождение за последний месяц квартала основано на официальной позиции ФНС. Поэтому при разработке внутреннего регламента учитывайте применяемые разъяснения и практику вашей инспекции.
Август является вторым месяцем третьего квартала. Отдельная форма за август представляется в обычном порядке.
Если ошибка обнаружена до сдачи РСВ, можно отправить уточненные августовские сведения. Это особенно целесообразно, когда:
необходимо исправить сведения до наступления срока РСВ;
ошибка касается персональных данных;
первоначальная сумма существенно отличается от правильной;
нужно получить отдельный положительный протокол по августовской форме;
до отправки РСВ остается достаточно времени для приема корректировки.
Если РСВ уже принят, август исправляйте только через уточненный РСВ. Если первичный РСВ еще не представлен, но в нем будут правильные августовские данные, после его приема отдельная корректировка августа уже не потребуется.
Вернемся к задаче: первоначальные персонифицированные сведения за август и сентябрь 2023 года уже сданы, но их нужно изменить, а РСВ за 9 месяцев еще предстоит отправить.
Используйте следующий практический порядок:
Исправьте начисления и персональные данные в 1С.
Сформируйте уточненные персонифицированные сведения за август с номером корректировки «1--», если хотите отдельно исправить августовский отчет до РСВ.
Включите в форму только сотрудников, по которым изменяются сведения.
Отправьте августовскую корректировку и получите подтверждение приема.
По сентябрю выберите один из вариантов: отправьте уточненную форму до РСВ либо не сдавайте ее отдельно и отразите правильные данные в разделе 3 РСВ.
Сформируйте первичный РСВ за 9 месяцев 2023 года с номером «0--».
Укажите в разделе 3 правильные данные за июль, август и сентябрь.
Проверьте сводные показатели раздела 1.
Выполните контрольные соотношения.
Отправьте РСВ только после завершения всех необходимых корректировок ежемесячных форм.
Если РСВ уже был принят, пропустите этапы отправки уточненных ежемесячных сведений. Исправьте исходные данные и сформируйте уточненный РСВ за 9 месяцев с номером «1--».
Посмотрим на пример. В первоначальных персонифицированных сведениях за август указана выплата сотруднику 120 000 рублей. После перерасчета правильная сумма составляет 100 000 рублей. РСВ за 9 месяцев еще не сдавался.
Выполните следующие действия:
Зарегистрируйте перерасчет в 1С.
Проверьте, что правильная августовская сумма составляет 100 000 рублей.
Создайте уточненные персонифицированные сведения за август.
Укажите номер корректировки «1--».
Включите только исправляемого сотрудника.
По строке 070 укажите 100 000 рублей.
Не устанавливайте признак аннулирования, поскольку персональные данные правильные.
Отправьте форму и получите протокол приема.
Сформируйте первичный РСВ за 9 месяцев.
В разделе 3 укажите за август выплату 100 000 рублей и правильные показатели базы и взносов.
Предположим, первоначальный РСВ за 9 месяцев уже принят. Позднее выяснилось, что августовская выплата должна составлять не 120 000, а 100 000 рублей.
Действуйте так:
Не отправляйте уточненные персонифицированные сведения за август.
Зарегистрируйте перерасчет в программе.
Пересчитайте страховые взносы.
Создайте новый РСВ за 9 месяцев 2023 года.
Укажите номер корректировки «1--».
Заполните раздел 3 по исправляемому сотруднику.
Отразите правильные показатели августа.
Исправьте сводные суммы раздела 1.
Проверьте контрольные соотношения.
Отправьте уточненный РСВ.
Предположим, в августовской форме неправильно указан СНИЛС сотрудника, а РСВ еще не отправлен.
Сформируйте уточненные персонифицированные сведения за август. В одном блоке аннулируйте запись со старым СНИЛС, установив признак по строке 010, и повторите первоначальные персональные данные. Затем добавьте новый блок с правильным СНИЛС и правильной суммой выплат.
После приема уточненной формы сформируйте РСВ за 9 месяцев с правильным СНИЛС.
Если РСВ уже принят с неправильным СНИЛС, не отправляйте августовскую форму. Подготовьте уточненный РСВ и выполните предусмотренную формой процедуру аннулирования неправильного набора персональных данных и передачи правильного набора.
Перед передачей отчетов проведите итоговую проверку.
Сопоставьте ФИО, ИНН и СНИЛС с документами физического лица.
Проверьте отсутствие дублей в справочнике Физические лица.
Сопоставьте строку 070 персонифицированных сведений с начислениями за соответствующий месяц.
Проверьте, что в строке 070 отсутствуют отрицательные значения.
Убедитесь, что в уточненную форму включены только нужные физические лица.
Проверьте номер корректировки.
Проверьте отчетный период и год.
Сопоставьте раздел 3 РСВ с начислениями за июль, август и сентябрь.
Сопоставьте суммы раздела 3 со сводными показателями раздела 1.
Проверьте правильность тарифа страховых взносов и кода категории застрахованного лица.
Выполните встроенную проверку 1С.
Проверьте отчет по действующим контрольным соотношениям ФНС.
Убедитесь, что корректирующие персонифицированные сведения приняты до отправки РСВ.
Рассмотрим ошибки, которых следует избегать.
Сначала отправить РСВ, а затем пытаться исправить август и сентябрь отдельными формами. После РСВ ежемесячные корректировки не будут приняты.
Установить номер корректировки «1--» в первом РСВ. Если принятого первичного РСВ нет, используйте номер «0--».
Показать в строке 070 разницу между старой и новой суммой. Отражайте правильную сумму за месяц целиком.
Показать отрицательное значение. Отрицательные суммы по строке 070 не допускаются.
Включить в уточненные сведения всех работников. Включайте только физлиц, по которым вносятся изменения или дополнения.
Исправить отчет вручную, не исправляя учет. Сначала измените документы и данные программы.
Удалить отправленный первичный отчет. Сохраняйте его для истории и автоматического сопоставления.
Не проверить сводные показатели РСВ. Изменение выплат может повлиять на базу и взносы по всей организации.
Отправить сентябрьскую корректировку после РСВ. Правильные сентябрьские данные должны быть переданы через раздел 3 РСВ.
Считать отправленный, но непринятый РСВ первичным принятым расчетом. Ориентируйтесь на официальный протокол налоговой инспекции.
Для отчетности за 2023 год формы РСВ и персонифицированных сведений, порядок их заполнения и электронные форматы были утверждены приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.
Срок представления отчетности по страховым взносам определяется статьей 431 НК РФ. Персонифицированные сведения представляются не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим месяцем, а РСВ — не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим отчетным или расчетным периодом.
Позиция о том, что отдельную форму за последний месяц квартала можно не представлять при наличии раздела 3 РСВ, изложена в разъяснениях ФНС России, в том числе в письме от 28.03.2023 № БС-4-11/3700@.
ФНС также разъясняет, что уточненные персонифицированные сведения можно представить только до сдачи РСВ за соответствующий период, поскольку данные раздела 3 РСВ являются приоритетными.
При подготовке уточненного РСВ учитывайте положения статьи 81 НК РФ и порядок заполнения формы, действовавшей в исправляемом отчетном периоде.
Если РСВ за 9 месяцев 2023 года еще не сдан, сначала исправьте учетные данные. При необходимости отправьте уточненные персонифицированные сведения за август и сентябрь до РСВ. Дождитесь приема этих форм, а затем представьте первичный РСВ с номером корректировки «0--» и правильными сведениями за июль, август и сентябрь.
Отдельную корректировку за сентябрь можно не подавать, если в РСВ за 9 месяцев будут отражены правильные данные. Сентябрь является последним месяцем квартала, а соответствующие сведения содержатся в разделе 3 РСВ.
Если РСВ за 9 месяцев уже принят, не отправляйте корректировки персонифицированных сведений за август и сентябрь. Создайте уточненный РСВ за 9 месяцев с номером корректировки «1--» и исправьте данные в разделе 3. Если изменения затронули выплаты, базу или сумму страховых взносов, одновременно исправьте раздел 1 и соответствующие подразделы расчета.
В 1С сначала исправьте исходные документы и данные физического лица, затем создайте новый регламентированный отчет за тот же период. Используйте объекты Физические лица, Сотрудники, Начисление зарплаты и взносов, Перерасчет страховых взносов, Персонифицированные сведения о физических лицах и Расчет по страховым взносам.
Перед отправкой проверьте номера корректировок, состав физических лиц, персональные данные, суммы выплат, базу, взносы и контрольные соотношения. Окончательное решение о следующем действии принимайте по фактическому статусу РСВ в налоговой инспекции: не отправлен, отклонен или принят.
Информация носит справочный характер