Проанализируем ситуацию: сотрудник был уволен в 2025 году, задержанная зарплата фактически выплачена во 2 квартале 2026 года, а компенсация за задержку выплаты зарплаты начислена только сейчас. Разберем по шагам, нужно ли включать бывшего сотрудника в РСВ, показывать ли его в персонифицированных сведениях и учитывать ли в количестве застрахованных лиц в подразделе 1 раздела 1 РСВ.
Компенсацию за задержку выплаты зарплаты уволенному сотруднику безопаснее отразить в РСВ за тот отчетный период, в котором компенсация начислена. Если компенсация начислена во 2 квартале 2026 года, отражаем ее в РСВ за полугодие 2026 года.
Бывшего сотрудника также включаем в Раздел 3 РСВ за тот квартал, в одном из месяцев которого ему начислена компенсация. В месячной форме Персонифицированные сведения о физических лицах сотрудника показываем за месяц начисления компенсации, если это первый или второй месяц квартала. Если компенсация начислена в июне, отдельные персонифицированные сведения за июнь можно не сдавать при условии, что РСВ за полугодие будет представлен с заполненным разделом 3.
На вопрос автора: включать ли уволенного сотрудника в количество застрахованных лиц в подразделе 1 раздела 1 РСВ? Да, при безопасном варианте заполнения включаем. Если по бывшему сотруднику в текущем отчетном периоде начислена выплата, признаваемая объектом обложения страховыми взносами, то для целей РСВ он рассматривается как застрахованное лицо. Поэтому его учитываем не только в Разделе 3, но и в числовых показателях подраздела 1 раздела 1, в том числе по строкам количества физических лиц.
Рассмотрим подробнее условия задачи. У нас есть несколько важных дат и фактов:
Сотрудник уволен в 2025 году.
Зарплата, причитавшаяся сотруднику, была выплачена только во 2 квартале 2026 года.
Компенсация за задержку выплаты зарплаты начислена уже после увольнения, в 2026 году.
Нужно понять, как показать компенсацию в РСВ и нужно ли включать бывшего сотрудника в персонифицированные сведения за месяц выплаты или начисления компенсации.
Выясним причину сложности. В обычной ситуации сотрудник, уволенный в прошлом году, уже не попадает в отчетность текущего года просто потому, что трудовые отношения с ним прекращены. Но если после увольнения ему начисляют выплату, связанную с прежними трудовыми отношениями, возникает отдельная обязанность показать эту выплату в зарплатной отчетности.
Ключевой момент: для РСВ важен не статус «работает сейчас или уже уволен», а факт начисления выплаты, которая относится к объекту обложения страховыми взносами и должна быть персонифицирована по конкретному физическому лицу.
Разберем правовую логику. Компенсация за задержку зарплаты предусмотрена статьей 236 ТК РФ. Работодатель обязан выплатить работнику проценты за каждый день задержки, начиная со дня, следующего за установленным сроком выплаты, и по день фактического расчета включительно. Минимальный размер компенсации рассчитывается исходя из 1/150 действующей ключевой ставки Банка России от сумм, не выплаченных в срок.
С точки зрения страховых взносов контролирующие органы придерживаются позиции, что такая компенсация облагается страховыми взносами. Логика следующая: выплата производится работнику или бывшему работнику в рамках трудовых отношений, а в статье 422 НК РФ нет специального освобождения именно для компенсации за нарушение срока выплаты зарплаты.
Поэтому в безопасном варианте учета компенсацию за задержку выплаты зарплаты включаем:
в сумму выплат и иных вознаграждений по строке 030 подраздела 1 раздела 1 РСВ;
в базу для исчисления страховых взносов по строке 050, если организация применяет общий порядок обложения и нет иных специальных оснований для исключения;
в суммы исчисленных страховых взносов по строкам 060 и, как правило, 061, если база не превысила предельную величину;
в индивидуальные сведения по бывшему сотруднику в Разделе 3 РСВ;
в строку 070 формы Персонифицированные сведения о физических лицах за месяц начисления компенсации, если по этому месяцу сдается отдельная месячная форма.
Рассмотрим подробнее, почему это важно. Если начислить страховые взносы с компенсации в учете, но не показать бывшего сотрудника в разделе 3 РСВ, возникнет расхождение между сводными суммами и персонифицированными данными. Налоговая проверяет расчет не только по итоговым строкам, но и по междокументным и внутридокументным контрольным соотношениям.
Теперь разберем главный практический вопрос: отражать компенсацию в периоде фактической выплаты зарплаты, в периоде выплаты самой компенсации или в периоде начисления компенсации?
Для страховых взносов ориентируемся на месяц начисления компенсации. Если компенсация за задержку зарплаты начислена в мае 2026 года, отражаем ее как майское начисление. Если начислена в июне 2026 года, отражаем ее как июньское начисление. Если компенсация начислена в апреле 2026 года, показываем ее в апреле.
При этом важно отделить задержанную зарплату от компенсации. Если зарплата была начислена еще в 2025 году, но фактически выплачена только во 2 квартале 2026 года, повторно включать саму зарплату в базу по взносам 2026 года не нужно. Она должна была попасть в РСВ того периода, когда была начислена. В 2026 году в таком случае отражаем именно новое начисление — компенсацию за задержку выплаты.
Если же выясняется, что зарплата не была начислена в 2025 году, а доначисляется только в 2026 году, тогда ситуация меняется. В этом случае в РСВ 2026 года нужно показать и доначисленную зарплату, и компенсацию, потому что оба начисления появляются в текущем расчетном периоде.
Разберем по шагам:
Зарплата начислена в 2025 году, выплачена в 2026 году. В РСВ 2026 года повторно зарплату не показываем, потому что для страховых взносов важна дата начисления, а не дата фактической выплаты. В 2026 году отражаем только компенсацию, если она начислена в 2026 году.
Зарплата не была начислена в 2025 году и начислена только в 2026 году. В РСВ 2026 года показываем зарплату как начисление 2026 года, начисляем страховые взносы и включаем бывшего сотрудника в раздел 3.
Компенсация за задержку начислена в 2026 году. Включаем компенсацию в РСВ за тот отчетный период 2026 года, в который входит месяц начисления компенсации.
Посмотрим на практический порядок заполнения. Если компенсация начислена во 2 квартале 2026 года, то она попадет в РСВ за полугодие 2026 года. В расчете ее нужно отразить одновременно в сводном блоке и в индивидуальном блоке по физическому лицу.
В подразделе 1 раздела 1 РСВ по соответствующему тарифу страховых взносов отражаем:
по строке 010 — количество застрахованных лиц;
по строке 020 — количество физических лиц, с выплат которым исчислены страховые взносы;
по строке 021 — количество физических лиц из строки 020, выплаты которым не превысили единую предельную величину базы;
по строке 022 — количество физических лиц из строки 020, выплаты которым превысили единую предельную величину базы;
по строке 030 — сумму начисленной компенсации как выплату, входящую в объект обложения страховыми взносами;
по строке 050 — базу для исчисления страховых взносов;
по строке 060 — сумму исчисленных страховых взносов;
по строке 061 или 062 — сумму взносов в зависимости от того, находится база в пределах предельной величины или превышает ее.
В разделе 3 РСВ по бывшему сотруднику заполняем персональные данные и сведения о суммах начислений. Для обычного работника по основному тарифу используем код категории застрахованного лица НР, если организация не применяет специальный код категории в связи с пониженным тарифом или особым статусом работника.
Важно: если компенсация начислена, например, в мае, то в разделе 3 сумма должна попасть именно в майскую строку соответствующего блока сведений о выплатах и базе. В квартальной форме РСВ раздел 3 заполняется за последние три месяца отчетного периода, поэтому для полугодия 2026 года это апрель, май и июнь.
Проанализируем вопрос из обсуждения отдельно, потому что именно здесь часто возникает ошибка. Автор темы предполагает, что бывшего сотрудника нужно показать в разделе 3 с кодом НР, но не нужно включать в количество застрахованных лиц в подразделе 1 раздела 1. Разберем, почему безопаснее делать иначе.
Если бывшему сотруднику после увольнения начислена выплата, которая относится к выплатам в рамках трудовых отношений и признается объектом обложения страховыми взносами, для целей заполнения РСВ он фактически участвует в расчете как застрахованное лицо. Его данные попадают в раздел 3, а суммы по нему участвуют в контрольных соотношениях со сводными строками подраздела 1 раздела 1.
Поэтому в безопасном варианте заполнения:
включаем бывшего сотрудника в Раздел 3 РСВ;
учитываем его в строке 010 подраздела 1 раздела 1 как застрахованное лицо за месяц, в котором отражена выплата;
учитываем его в строке 020, потому что с выплаты исчислены страховые взносы;
учитываем его в строке 021, если база по этому лицу не превысила предельную величину;
сумму компенсации включаем в строки 030, 050 и строки исчисленных взносов.
Иными словами, если уволенный сотрудник попал в раздел 3 из-за начисления облагаемой компенсации, то он должен быть согласован и со сводной частью РСВ. Не нужно отделять персональные сведения от показателей количества физических лиц: эти блоки должны работать вместе.
Рассмотрим пример. В мае 2026 года организации начислила бывшему сотруднику компенсацию за задержку зарплаты в сумме 3 000 рублей. Других выплат этому сотруднику в 2026 году нет. В РСВ за полугодие 2026 года организация заполняет на него раздел 3, указывает код категории НР, отражает сумму компенсации в майском показателе выплат и базы. В подразделе 1 раздела 1 за май увеличивается количество лиц по строкам 010, 020 и 021, а сумма 3 000 рублей попадает в майскую графу строки 030 и в базу по строке 050.
Теперь посмотрим на форму Персонифицированные сведения о физических лицах. Эта форма подается ежемесячно, но за третий месяц квартала ее обычно можно не сдавать, если сдается РСВ за соответствующий отчетный период с заполненным разделом 3. Поэтому ответ зависит от месяца начисления компенсации.
Разберем по месяцам 2 квартала 2026 года:
Компенсация начислена в апреле 2026 года. Включаем бывшего сотрудника в персонифицированные сведения за апрель. Сумму компенсации показываем по строке 070. Затем эти же данные попадут в РСВ за полугодие 2026 года.
Компенсация начислена в мае 2026 года. Включаем бывшего сотрудника в персонифицированные сведения за май. Сумму компенсации показываем по строке 070. В РСВ за полугодие отражаем бывшего сотрудника в разделе 3 и сумму компенсации в майском месяце.
Компенсация начислена в июне 2026 года. Отдельные персонифицированные сведения за июнь можно не представлять, если организация своевременно сдаст РСВ за полугодие 2026 года. В этом случае данные за июнь будут содержаться в разделе 3 РСВ. Но в самом РСВ бывшего сотрудника обязательно включаем.
Строка 070 персонифицированных сведений предназначена для суммы выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица за отчетный месяц. Поэтому если компенсация начислена в мае, показываем ее в строке 070 за май, а не за месяц увольнения и не за месяц, к которому относилась задержанная зарплата.
Рассмотрим отдельно задержанную зарплату. В вопросе указано, что зарплата выплачена во 2 квартале 2026 года. Но для РСВ сама по себе дата выплаты зарплаты не всегда означает, что сумму нужно показывать в расчете 2026 года.
Нужно проверить, когда зарплата была начислена в учете:
Если зарплата была начислена в 2025 году. Она должна была быть отражена в РСВ за 2025 год. Факт выплаты в 2026 году не создает нового объекта для страховых взносов. В РСВ за полугодие 2026 года не повторяем сумму зарплаты. Показываем только компенсацию, начисленную в 2026 году.
Если зарплату ошибочно не начислили в 2025 году и начислили только сейчас. Тогда это уже доначисление 2026 года. Его нужно отразить в РСВ за период начисления вместе с компенсацией. Бывшего сотрудника включаем в раздел 3, а суммы доначисления и компенсации показываем в сводных строках подраздела 1 раздела 1.
Если в 2025 году РСВ был сдан без начисленной зарплаты, хотя она должна была быть начислена. Нужно проанализировать, является ли это ошибкой прошлого периода. Возможно, потребуется уточненный РСВ за 2025 год по зарплате, а компенсацию, начисленную в 2026 году, отразить уже в текущем расчете.
Практически начните с проверки карточки сотрудника, расчетных листков и регистров начислений. Нам нужно понять, какая сумма была начислена в 2025 году, какая сумма только выплачена в 2026 году, а какая действительно начислена в 2026 году.
Посмотрим на порядок работы в 1С:Зарплата и управление персоналом 8. В типовой конфигурации для компенсации за задержку выплаты зарплаты используется документ Компенсация за задержку выплаты заработной платы. Обычно его создают до формирования ведомости на выплату задержанных сумм.
Разберем по шагам:
Откройте раздел Выплаты или раздел, где в вашей базе расположен документ компенсации.
Создайте документ Компенсация за задержку выплаты заработной платы.
Укажите организацию, месяц начисления и дату документа. Дата документа обычно соответствует дате, на которую рассчитывается компенсация.
Укажите месяц, за который была задержана зарплата, если документ требует такой реквизит.
Заполните документ по сотрудникам или подберите бывшего сотрудника вручную, если он не попал автоматически.
Проверьте сумму задолженности, количество дней задержки и рассчитанную компенсацию.
Проверьте настройки обложения НДФЛ и страховыми взносами. Для безопасного варианта компенсация должна регистрироваться как доход, облагаемый страховыми взносами.
Проведите документ и затем сформируйте ведомость на выплату.
После начисления сформируйте Персонифицированные сведения о физических лицах за нужный месяц и Расчет по страховым взносам за полугодие 2026 года.
Если бывший сотрудник не попадает в отчет автоматически, проверьте не только сам документ начисления, но и настройки вида начисления. Выплата должна быть отражена в регистрах по страховым взносам как начисление в пользу физического лица. Если документ создан только как бухгалтерская операция без заполнения зарплатных регистров, РСВ может не увидеть эту сумму.
В 1С:ЗУП обычно корректнее использовать специализированный документ Компенсация за задержку выплаты заработной платы, а не ручные операции. Тогда программа сформирует необходимые движения для зарплатной отчетности, и бывший сотрудник должен попасть в раздел 3 РСВ при автоматическом заполнении.
В 1С:Бухгалтерия предприятия 8 зарплатный блок ограничен по сравнению с 1С:ЗУП. Поэтому при ручном начислении компенсации может возникнуть типичная проблема: проводки по счетам есть, страховые взносы на счете 69.09 отражены, а в РСВ сумма не попадает. Причина обычно в том, что заполнены только бухгалтерские проводки, но не заполнены специальные регистры учета страховых взносов.
Если учет ведется в 1С:Бухгалтерии, рассмотрим такой порядок:
Начислите компенсацию документом Операция, введенная вручную, если в вашей конфигурации нет отдельного зарплатного документа для компенсации.
Отразите НДФЛ, если организация применяет позицию о налогообложении компенсации НДФЛ.
Отразите страховые взносы не только проводкой, но и через документ или обработку, которая формирует движения по регистрам страховых взносов.
Используйте Операция учета взносов, если именно этот документ применяется в вашей базе для корректировки данных по страховым взносам и отчетности.
Проверьте, что сумма компенсации попала в регистры, из которых заполняется Расчет по страховым взносам.
Сформируйте РСВ и проверьте строки 030, 050, 060, а также раздел 3 по бывшему сотруднику.
Важный практический вывод для 1С: одних бухгалтерских проводок недостаточно. Для РСВ программа берет данные из зарплатных и налоговых регистров. Поэтому если компенсацию ввели вручную только через бухгалтерскую операцию, нужно дополнительно отразить ее в регистрах учета страховых взносов.
Посмотрим на пример. Сотрудник Иванов И.И. уволен в ноябре 2025 года. Зарплата за последний месяц была начислена в 2025 году, но фактически выплачена 15 мая 2026 года. Компенсация за задержку выплаты зарплаты начислена 15 мая 2026 года в сумме 5 000 рублей. Организация применяет основной тариф страховых взносов, код категории застрахованного лица — НР.
Разберем отражение:
Зарплату, начисленную в 2025 году, в РСВ за полугодие 2026 года повторно не включаем.
Компенсацию 5 000 рублей включаем в начисления мая 2026 года.
В персонифицированных сведениях за май 2026 года включаем Иванова И.И. и показываем 5 000 рублей по строке 070.
В РСВ за полугодие 2026 года заполняем по Иванову И.И. Раздел 3.
В подразделе 1 раздела 1 РСВ увеличиваем майские показатели количества лиц: строку 010, строку 020 и, если база не превысила предельную величину, строку 021.
Сумму 5 000 рублей включаем в строку 030 и в базу по строке 050.
Начисленные страховые взносы отражаем по строкам 060 и 061.
Теперь изменим пример: компенсация начислена не в мае, а в июне 2026 года. Тогда отдельные персонифицированные сведения за июнь можно не сдавать, если будет сдан РСВ за полугодие. Но в самом РСВ за полугодие Иванов И.И. должен быть отражен в разделе 3, а сумма компенсации должна попасть в июньские показатели.
Проанализируем ситуацию, когда задержанная зарплата уже выплачена, а компенсацию забыли начислить и начисляют позже. Например, зарплату выплатили в апреле 2026 года, а компенсацию рассчитали и начислили в мае 2026 года.
В этом случае не нужно пытаться «задним числом» привязать компенсацию к апрелю только потому, что зарплата была выплачена в апреле. Если компенсация фактически начислена в мае, в безопасном варианте отражаем ее в мае. Но при этом проверьте внутренние документы: расчет компенсации по статье 236 ТК РФ должен быть обоснован, а дата начисления должна соответствовать данным учета.
Если ошибка обнаружена после сдачи отчетности, порядок зависит от того, какой отчет уже сдан:
Если компенсация должна была быть начислена в апреле, но не была отражена в персонифицированных сведениях за апрель, нужно рассмотреть корректировку персонифицированных сведений за апрель.
Если уже сдан РСВ за полугодие без этой компенсации, нужно рассмотреть уточненный РСВ за полугодие.
Если компенсация действительно начислена только в следующем месяце, отражаем ее в месяце фактического начисления, а не корректируем предыдущий месяц только из-за периода задержки.
Главное — согласовать кадровые, расчетные и бухгалтерские документы. Если в документе Компенсация за задержку выплаты заработной платы стоит май, то и отчетность должна показывать майское начисление. Если документ исправлен на апрель, отчетность должна соответствовать апрелю.
Перед отправкой отчета разберем контрольный список. Он поможет избежать ошибок, из-за которых РСВ может не пройти проверку или вызвать требование налоговой.
Проверьте, в каком месяце начислена компенсация в 1С.
Проверьте, что компенсация облагается страховыми взносами в настройках начисления или в документе учета взносов.
Сформируйте расчетный листок или расшифровку начислений по бывшему сотруднику за месяц начисления компенсации.
Убедитесь, что бывший сотрудник попал в Раздел 3 РСВ.
Проверьте код категории застрахованного лица. Для обычного основного тарифа обычно используется НР.
Проверьте, что сумма компенсации попала в строку выплат по разделу 3.
Сверьте сумму по разделу 3 со строками 030, 050, 060 и 061 подраздела 1 раздела 1.
Проверьте количество лиц по строкам 010, 020, 021 или 022. Бывший сотрудник с облагаемой компенсацией должен быть учтен в количестве лиц за соответствующий месяц.
Если компенсация начислена в апреле или мае, проверьте форму Персонифицированные сведения о физических лицах за этот месяц и строку 070.
Если компенсация начислена в июне, проверьте, что данные отражены в разделе 3 РСВ за полугодие.
Рассмотрим подробнее типичные ошибки по таким выплатам.
Показывают компенсацию только проводкой. В бухгалтерском учете сумма есть, а в РСВ ее нет. Нужно проверить регистры страховых взносов и документы зарплатного учета.
Не включают бывшего сотрудника в раздел 3. Это приводит к расхождению между сводной базой и персонифицированными сведениями.
Не учитывают бывшего сотрудника в количестве застрахованных лиц. Если по нему начислена облагаемая выплата и он попал в раздел 3, его нужно учесть и в сводных количественных строках.
Повторно отражают зарплату по дате выплаты. Если зарплата была начислена в 2025 году, а в 2026 году только выплачена, в РСВ 2026 года повторять ее не нужно.
Сдают персонифицированные сведения за третий месяц квартала после РСВ. За июнь отдельная форма обычно не требуется, если сдан РСВ за полугодие с разделом 3.
Используют неверный код категории застрахованного лица. Для обычного сотрудника на общем тарифе используем НР, но при специальных тарифах проверяем актуальные коды по настройкам организации.
Отдельно разберем спорный вариант. В практике встречается позиция, что компенсация за задержку зарплаты является установленной законом компенсационной выплатой и не должна облагаться страховыми взносами. Такая позиция может встречаться в судебных спорах. Но контролирующие органы последовательно считают иначе: компенсация за задержку зарплаты не названа в статье 422 НК РФ как освобождаемая выплата, поэтому ее нужно облагать страховыми взносами.
Для обычной бухгалтерской практики безопаснее использовать позицию Минфина и ФНС: начислить страховые взносы, включить компенсацию в РСВ и персонифицировать выплату по бывшему сотруднику. Если организация решит не начислять взносы, нужно понимать риск спора с налоговой инспекцией и быть готовыми обосновывать позицию документально.
В рамках рассматриваемого вопроса, где нужно правильно заполнить РСВ без конфликта с проверяющими, выбираем безопасный вариант: компенсацию отражаем как облагаемую страховыми взносами выплату, бывшего сотрудника включаем в раздел 3 и в количество застрахованных лиц.
Сформулируем итоговый порядок действий для бухгалтера.
Определите месяц начисления компенсации за задержку выплаты зарплаты.
Проверьте, была ли сама зарплата начислена в 2025 году или доначисляется только в 2026 году.
Если зарплата уже была начислена в 2025 году, в РСВ 2026 года повторно ее не отражайте.
Компенсацию, начисленную в 2026 году, включите в РСВ за отчетный период 2026 года, в который входит месяц начисления.
Включите бывшего сотрудника в Раздел 3 РСВ за полугодие 2026 года, если компенсация начислена во 2 квартале.
Укажите код категории застрахованного лица НР, если применяется основной тариф и нет оснований для другого кода.
Отразите сумму компенсации в строке 030 подраздела 1 раздела 1 и в строках базы и взносов.
Учтите бывшего сотрудника в количестве застрахованных лиц по строке 010, а также в строках 020 и 021 или 022, если с этой выплаты исчислены взносы.
Если компенсация начислена в апреле или мае, включите бывшего сотрудника в Персонифицированные сведения о физических лицах за соответствующий месяц и покажите сумму по строке 070.
Если компенсация начислена в июне, отдельные персонифицированные сведения за июнь можно не сдавать при условии, что РСВ за полугодие будет представлен с заполненным разделом 3.
В 1С проверьте не только проводки, но и движения по регистрам страховых взносов, чтобы сумма автоматически попала в РСВ.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации бывшего сотрудника нужно показать в отчетности за месяц начисления компенсации. В РСВ за полугодие 2026 года компенсация отражается как начисленная выплата, облагаемая страховыми взносами. Сотрудника включаем в раздел 3, показываем по нему персональные сведения и учитываем его в количестве застрахованных лиц в подразделе 1 раздела 1.
Информация носит справочный характер