Рассмотрим ситуацию подробно. Компания применяет УСН и впервые начинает работать с заказчиком, который является плательщиком НДС. Заказчик просит счет-фактуру или УПД с НДС, и возникает вопрос: обязана ли компания на УСН выставлять такой документ, можно ли сделать это в 1С и чем в данном случае отличаются счет-фактура и УПД.
Сначала выясним главное: обязанность начислять НДС и выставлять счет-фактуру определяется не системой налогообложения покупателя, а статусом продавца по НДС. Сам факт того, что заказчик работает «с НДС», еще не означает, что продавец на УСН должен добавить НДС к своей цене. Сначала определим, освобождена ли наша компания на УСН от НДС либо уже обязана исчислять и уплачивать этот налог.
Это особенно важно сейчас, поскольку правила для УСН существенно изменились. Ответы из старых обсуждений на форумах 1С могут быть правильными для периода до 2025 года, но применять их к операциям 2026 года без проверки уже нельзя.
Рассмотрим подробнее историческую часть вопроса. До 1 января 2025 года организации и ИП на УСН по общему правилу не являлись плательщиками НДС по обычной реализации товаров, работ и услуг. Исключения существовали, например, для отдельных операций при ввозе товаров, исполнения обязанностей налогового агента и некоторых специальных ситуаций.
Именно поэтому в старых обсуждениях можно встретить рекомендацию: организация на УСН оформляет покупателю накладную, акт или УПД без НДС, а счет-фактуру обычно не выставляет. Если использовался УПД, для него применялся вариант только первичного учетного документа, традиционно обозначавшийся статусом «2».
С 1 января 2025 года правила изменились: организации и ИП на УСН признаются налогоплательщиками НДС, но для части налогоплательщиков предусмотрено автоматическое освобождение от обязанности исчислять и уплачивать этот налог.
С 1 января 2026 года правила изменились еще раз. В 2026 году плательщик УСН, доход которого за 2025 год не превысил установленный лимит в 20 млн рублей, автоматически освобождается от исчисления и уплаты НДС. Если доход за 2025 год превысил 20 млн рублей, обязанность исчислять НДС возникает с 1 января 2026 года. Если доход за предыдущий год был в пределах лимита, но в течение 2026 года совокупный доход превысил 20 млн рублей, НДС начинает применяться с первого числа месяца, следующего за месяцем превышения.
Поэтому перед созданием счета-фактуры в 1С сначала определим налоговый статус организации на дату конкретной реализации.
Разберем ситуацию по шагам. Предположим, компания работает на УСН в 2026 году.
Определим доход организации за 2025 год.
Если доход не превысил 20 млн рублей, проверим доход с начала 2026 года.
Если лимит еще не превышен, организация применяет автоматическое освобождение от НДС.
Если лимит превышен, определим дату, начиная с которой организация должна исчислять НДС.
Если обязанность по НДС уже возникла, проверим, какую ставку организация применяет: общеустановленную или специальную ставку для УСН.
Освобождение предоставляется автоматически. Для него не нужно подавать специальное уведомление в налоговую инспекцию. При применении освобождения по обычным операциям реализации организация на УСН не обязана выставлять счета-фактуры.
Поэтому фраза заказчика «мы работаем с НДС, выставьте нам счет-фактуру» сама по себе не меняет налоговый статус продавца.
Рассмотрим наиболее простой вариант. Компания на УСН применяет освобождение от НДС, а заказчик находится на ОСНО и является плательщиком НДС.
В этом случае оформим реализацию без НДС. В договоре, счете на оплату и первичном документе стоимость следует согласовать без предъявления НДС.
Покупателю можно объяснить, что продавец применяет УСН и освобожден от исполнения обязанностей по исчислению и уплате НДС на основании ст. 145 НК РФ. Поэтому НДС покупателю не предъявляется и счет-фактура с выделенной суммой налога в обычном порядке не оформляется.
То, что покупатель является плательщиком НДС, не дает ему права требовать от освобожденного продавца искусственно выделить налог. Если продавец не предъявляет НДС, у покупателя просто отсутствует входной НДС по этой покупке, который можно было бы принять к вычету.
Рассмотрим работу в 1С:Бухгалтерии 8, редакция 3.0.
Перейдем в раздел Продажи.
Создадим документ Реализация (акт, накладная, УПД).
Выберем покупателя и соответствующий Договор.
Заполним товары, работы или услуги.
В графе ставки НДС укажем Без НДС, если организация действительно применяет освобождение.
Проверим сумму документа и проведем реализацию.
Сформируем необходимый первичный документ.
При таком варианте не нужно нажимать Выписать счет-фактуру только потому, что покупатель работает с НДС. Счет-фактура с НДС организации, применяющей освобождение, для обычной реализации не требуется.
Аналогично не следует вручную устанавливать ставку НДС 22%, 5% или 7% только по просьбе конкретного покупателя. Сначала должна существовать налоговая обязанность продавца применять соответствующую ставку.
Да, можно. Применение УПД не означает автоматически, что продавец обязан платить НДС.
Выясним причину. УПД — это универсальный передаточный документ. Он может выполнять разные функции. Исторически в бумажной форме УПД принято различать следующие варианты:
УПД со статусом «1» — одновременно выполняет функции первичного документа и счета-фактуры.
УПД со статусом «2» — используется только как первичный учетный документ, то есть заменяет, например, накладную или акт, но не выполняет функцию счета-фактуры.
Именно эта логика лежала в основе письма ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, которое обсуждалось в исходной теме. ФНС разъяснила, что хозяйствующие субъекты вправе объединять обязательные реквизиты первичного документа и счета-фактуры в одном документе.
Поэтому компания на УСН может применять УПД. Вопрос состоит не в том, разрешен ли УПД при УСН, а в какой функции его необходимо сформировать.
Если продавец освобожден от НДС, применим УПД как первичный документ без функции счета-фактуры. Если продавец обязан начислять НДС, можно применить УПД, одновременно выполняющий функции первичного документа и счета-фактуры.
Рассмотрим еще один важный современный нюанс. С 2026 года при формализованном электронном документообороте необходимо учитывать новые правила применения электронных первичных документов.
С 1 января 2026 года прекратилось применение прежних формализованных электронных форматов товарной накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ, которые были утверждены отдельными приказами ФНС. Для формализованного электронного обмена отгрузочными документами используется УПД формата 5.03.
В электронном формате логика реализуется через значение функции документа. В частности, формат позволяет использовать УПД как первичный документ либо как документ, одновременно содержащий первичную часть и счет-фактуру.
Поэтому для компании на УСН с освобождением от НДС электронный УПД может использоваться как первичный документ без счета-фактуры. По смыслу это соответствует известному из старых рекомендаций варианту «УПД со статусом 2».
Если организация уже является плательщиком НДС и начисляет налог, электронный УПД можно использовать как документ, одновременно объединяющий счет-фактуру и первичный документ.
Обратите внимание: изменения электронных форматов не запрещают использовать бумажные акты и товарные накладные. Если организация оформляет первичные документы на бумаге, она может продолжать применять утвержденные или самостоятельно разработанные формы при наличии обязательных реквизитов первичного документа.
Теперь разберем вопрос автора форума: «В чем разница между УПД и счетом-фактурой?»
Счет-фактура — прежде всего налоговый документ по НДС. Он подтверждает предъявление продавцом НДС и при выполнении установленных НК РФ условий является одним из оснований для применения покупателем налогового вычета.
При обычной поставке товаров сам по себе отдельный счет-фактура не заменяет первичный документ, подтверждающий передачу товара или оказание услуги. Поэтому при классической схеме документооборота могут использоваться два документа, например:
товарная накладная или акт как первичный документ;
счет-фактура как налоговый документ по НДС.
УПД позволяет объединить эти функции. Если УПД содержит и реквизиты первичного документа, и необходимые реквизиты счета-фактуры, можно не оформлять два отдельных документа.
Таким образом, при реализации с НДС можно выбрать один из двух вариантов:
оформить первичный документ и отдельно счет-фактуру;
оформить один УПД, выполняющий одновременно функции первичного документа и счета-фактуры.
Выставлять одновременно отдельный счет-фактуру и УПД, который уже выполняет функцию счета-фактуры, по одной и той же реализации обычно не требуется. Иначе возникнет лишнее дублирование документов.
Отдельно разберем распространенную ошибку. В 1С существуют разные документы, и начинающие пользователи иногда воспринимают их как одно и то же.
Счет покупателю — это коммерческий документ для согласования суммы и оплаты. Сам по себе счет на оплату не является счетом-фактурой.
Счет-фактура выданный — налоговый документ, который используется для учета НДС.
Реализация (акт, накладная, УПД) — документ, которым в 1С отражается хозяйственная операция реализации.
Поэтому последовательность работы обычно выглядит так: сначала при необходимости оформим Счет покупателю, затем отразим фактическую отгрузку документом Реализация (акт, накладная, УПД), а уже на основании реализации сформируем Счет-фактура выданный либо оформим УПД с функцией счета-фактуры.
Теперь рассмотрим второй вариант. Компания применяет УСН, но уже не пользуется освобождением и обязана исчислять НДС.
Например, в 2026 году такая обязанность может существовать, если доход организации за 2025 год превысил 20 млн рублей либо установленный лимит был превышен в течение 2026 года и наступил месяц, с которого необходимо исчислять налог.
В этой ситуации УСН и НДС применяются одновременно. Организация продолжает рассчитывать налог по УСН, но одновременно выполняет обязанности налогоплательщика НДС по облагаемым операциям.
В 2026 году организация на УСН, которая должна платить НДС, в зависимости от установленных условий может применять:
общеустановленную ставку НДС 22%, а в предусмотренных НК РФ случаях — 10% или 0%, с возможностью применять входные налоговые вычеты по правилам главы 21 НК РФ;
специальную ставку 5% для УСН при выполнении соответствующих условий по доходам;
специальную ставку 7% при соответствующем уровне доходов.
При специальных ставках 5% и 7% обычного права принимать предъявленный поставщиками входной НДС к вычету нет. Такой НДС учитывается по специальным правилам, в частности включается в стоимость приобретаемых товаров, работ, услуг и имущественных прав.
Это особенно важно для исходного вопроса. Предположим, компания на УСН применяет специальную ставку НДС 5%, но крупный заказчик говорит: «Нам нужен счет-фактура с НДС 22%, потому что мы на ОСНО».
Не меняйте ставку НДС только для этого заказчика. Режим исчисления НДС выбирается продавцом в соответствии с НК РФ и применяется к его операциям по установленным правилам. Наличие конкретного заказчика на ОСНО не дает возможности произвольно применять к нему 22%, а ко всем остальным покупателям 5%.
Если организация применяет НДС 5%, заказчику следует выставлять документы с НДС 5% по операциям, для которых применяется эта ставка. Покупатель при соблюдении общих условий сможет учитывать предъявленный ему налог в соответствии с правилами главы 21 НК РФ.
Аналогично при применении ставки 7% не нужно переходить на 22% только потому, что конкретный контрагент предпочел бы получить больший входной НДС.
Если организация действительно должна исчислять НДС, сначала проверим настройки информационной базы.
В 1С:Бухгалтерии 8 откроем раздел Главное, затем Налоги и отчеты.
Разберем последовательность:
На вкладке, связанной с системой налогообложения, проверим, что организация применяет УСН.
Установим признак ведения учета НДС, если с соответствующей даты организация должна исчислять налог.
Перейдем к настройкам НДС.
Укажем применяемый вариант ставки НДС с правильной даты.
Проверим дополнительные настройки УСН, поскольку начисленный НДС влияет на порядок признания отдельных сумм доходов.
Не включайте НДС в настройках исключительно для того, чтобы программа позволила напечатать счет-фактуру одному заказчику. Настройка должна отражать реальный налоговый статус организации.
Если настройка сделана неверно, ошибка затронет не только печатную форму. Программа начнет рассчитывать НДС, создавать движения по соответствующим счетам и регистрам и использовать эти данные при заполнении книги продаж и декларации.
Теперь рассмотрим непосредственно ответ из форума. Если организация на УСН обязана исчислять НДС и конкретная реализация облагается налогом, отдельный счет-фактуру в типовой 1С:Бухгалтерии 8 действительно можно создать из документа реализации.
Разберем по шагам:
Откроем раздел Продажи.
Создадим или откроем документ Реализация (акт, накладная, УПД).
Выберем покупателя и договор.
Заполним товары, работы или услуги.
Проверим ставку НДС по каждой позиции.
Проверим сумму НДС и итоговую стоимость реализации.
Проведем документ.
В нижней части документа воспользуемся командой Выписать счет-фактуру.
Программа автоматически создаст документ Счет-фактура выданный на основании реализации.
Откроем сформированный документ и проверим его реквизиты.
Основные сведения в Счет-фактура выданный заполняются автоматически из документа-основания. Поэтому не будем создавать счет-фактуру вручную без необходимости: использование связи с реализацией снижает риск расхождения номенклатуры, сумм, ставки и суммы НДС.
После автоматического создания документа не ограничимся нажатием кнопки «Провести». Проверим основные реквизиты.
номер и дату счета-фактуры;
продавца и покупателя;
ИНН и КПП сторон;
документ-основание;
документ об отгрузке;
ставку НДС;
стоимость товаров, работ или услуг без НДС;
сумму НДС;
стоимость с НДС;
реквизиты платежно-расчетных документов, когда они должны быть указаны;
способ выставления документа — на бумаге или в электронном виде.
Для обычной реализации программа формирует необходимые движения для учета НДС. В частности, используются данные регистра НДС Продажи, на основании которых затем формируется книга продаж.
Проверить результат можно в соответствующих отчетах по НДС, включая Книга продаж.
При обычной облагаемой реализации счет-фактуру следует выставить покупателю не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или передачи имущественных прав в случаях, когда НК РФ требует составления счета-фактуры.
Поэтому не будем откладывать создание документа до окончания квартала. Отразим реализацию своевременно и сформируем счет-фактуру на основании первичного документа.
Теперь рассмотрим второй способ. Он часто удобнее, потому что вместо отдельного первичного документа и отдельного счета-фактуры покупателю передается один УПД.
Если операция облагается НДС и мы хотим оформить УПД, содержащий одновременно первичный документ и счет-фактуру, выполним следующие действия:
Создадим документ Реализация (акт, накладная, УПД).
Заполним покупателя, договор и данные реализации.
Проверим правильность ставки и суммы НДС.
Используем переключатель УПД в документе реализации.
Проведем документ.
При соответствующей настройке программа автоматически сформирует связанный документ Счет-фактура выданный.
Проверим реквизиты УПД и передадим документ покупателю.
При таком варианте УПД выполняет функцию и первичного документа, и счета-фактуры. Поэтому отдельно печатать для покупателя еще один счет-фактуру обычно не требуется.
В терминологии электронного формата УПД 5.03 для документа, объединяющего счет-фактуру и первичный документ, используется соответствующая функция, в частности СЧФДОП. Для электронного документа, выполняющего только функцию первичного документа, используется функция ДОП.
Оба варианта допустимы, если документы оформлены правильно. Выберем тот, который соответствует документообороту организации и договоренностям с покупателем.
Рассмотрим первый вариант. Оформляем первичный документ и отдельный счет-фактуру. Такой порядок подойдет, если стороны привыкли работать с отдельной накладной или актом и отдельным счетом-фактурой.
Рассмотрим второй вариант. Оформляем единый УПД, который одновременно подтверждает отгрузку и содержит сведения счета-фактуры. Такой способ уменьшает количество документов и особенно удобен при электронном документообороте.
При электронном формализованном документообороте в 2026 году использование УПД 5.03 приобретает особое значение, поскольку старые формализованные электронные форматы ТОРГ-12 и акта больше не используются для нового обмена.
Теперь разберем наиболее проблемную ситуацию. Компания на УСН применяет освобождение от НДС, однако новый заказчик заявляет, что будет работать только при наличии счета-фактуры с выделенным НДС.
Первое решение — не выставлять НДС и согласовать с покупателем работу без НДС. Это наиболее естественный вариант для организации, которая пользуется освобождением.
Укажем в договоре, счете и первичном документе стоимость без НДС и объясним покупателю налоговый статус продавца.
Заказчик сможет признать стоимость покупки в своем учете при выполнении соответствующих условий, однако вычета входного НДС у него не будет, поскольку продавец НДС не предъявил.
Не следует считать, что отсутствие счета-фактуры делает расходы покупателя автоматически неподтвержденными. Счет-фактура прежде всего относится к расчетам по НДС, тогда как факт приобретения товаров, выполнения работ или оказания услуг подтверждается первичными учетными документами.
Технически ситуация сложнее, чем просто запрет на создание документа. Если лицо, освобожденное от исполнения обязанностей по НДС, все же выставляет покупателю счет-фактуру с выделенной суммой налога, возникают налоговые последствия, предусмотренные п. 5 ст. 173 НК РФ.
Выделенную в счете-фактуре сумму НДС придется исчислить и уплатить в бюджет. Кроме того, потребуется представить декларацию по НДС в электронной форме и отразить такую операцию в соответствующем разделе декларации.
Поэтому не будем использовать выставление счета-фактуры с НДС как безобидный способ «сделать заказчику удобнее».
Посмотрим на пример. Компания освобождена от НДС и продает услугу за 100 000 рублей. Заказчик просит написать в документах «100 000 рублей плюс НДС» и выдать счет-фактуру. Если продавец выставит счет-фактуру и выделит налог, эта сумма перестает быть просто информационной строкой в документе. Возникает обязанность перед бюджетом.
При этом наличие единичного добровольно выставленного счета-фактуры не следует воспринимать как удобный способ получить полноценный общеустановленный режим НДС со всеми входными вычетами. Для освобожденного налогоплательщика такая операция обычно создает дополнительную налоговую нагрузку.
Поэтому сначала рассчитайте экономические последствия и только затем соглашайтесь на требование заказчика выделить НДС.
Нет. Не заменяйте значение Без НДС ставкой 0%.
Ставка НДС 0% — это полноценная налоговая ставка, применяемая к конкретным операциям, предусмотренным НК РФ, например к определенным экспортным операциям при выполнении установленных условий.
Без НДС и ставка 0% имеют разный юридический смысл.
Если организация освобождена от исполнения обязанностей по НДС, при обычной внутренней реализации не будем указывать 0% только потому, что сумма налога равна нулю. Используем корректный вариант учета операции без НДС.
Рассмотрим пример компании на УСН, которая уже обязана платить НДС и выбрала специальную ставку 5%.
Допустим, стоимость товара без НДС составляет 100 000 рублей.
Начислим НДС:
100 000 × 5% = 5 000 рублей.
Стоимость товара с НДС составит:
105 000 рублей.
В документе Реализация (акт, накладная, УПД) укажем ставку 5%, проверим рассчитанную программой сумму 5 000 рублей и после проведения либо сформируем Счет-фактура выданный, либо оформим УПД, объединяющий первичный документ и счет-фактуру.
Не будем заменять 5% на 22% только потому, что покупатель находится на ОСНО.
Аналогично разберем ставку 7%.
При стоимости без НДС 100 000 рублей сумма налога составит:
100 000 × 7% = 7 000 рублей.
Общая стоимость реализации составит 107 000 рублей.
В 1С выберем соответствующую ставку НДС и сформируем счет-фактуру или УПД с фактически применяемой организацией ставкой.
Если организация на УСН выбрала общеустановленный порядок исчисления НДС, для обычных операций, облагаемых по основной ставке, в 2026 году применяется ставка 22%.
Посмотрим на пример. Стоимость реализации без НДС составляет 100 000 рублей.
НДС:
100 000 × 22% = 22 000 рублей.
Итоговая стоимость:
122 000 рублей.
В отличие от специальных ставок 5% и 7%, применение общеустановленных ставок позволяет при соблюдении требований главы 21 НК РФ использовать вычеты входного НДС.
Именно поэтому выбор между специальными и общеустановленными ставками необходимо делать исходя из структуры бизнеса, суммы входного НДС, состава покупателей и других факторов, а не только исходя из желания одного заказчика получить определенную ставку.
Если организация на УСН уже исчисляет НДС и получает от покупателя предварительную оплату, отдельно проверим необходимость счета-фактуры на аванс.
В общем случае при получении предоплаты возникает обязанность исчислить НДС с аванса и оформить соответствующий счет-фактуру по правилам главы 21 НК РФ.
При ставке 22% для определения налога из суммы, уже включающей НДС, используется расчетная ставка 22/122. При специальных ставках применяются соответствующие расчетные ставки 5/105 или 7/107.
В 1С получение денежных средств обычно отражается документом Поступление на расчетный счет с видом операции Оплата от покупателя. Дальнейшее формирование авансовых счетов-фактур выполняется штатными механизмами учета НДС.
При этом для специальных ставок существуют отдельные особенности регистрации НДС с авансов, поэтому не будем механически копировать настройки организации с основной ставкой 22%.
Работая в 2026 году, обязательно используем актуальный релиз 1С. С этого года изменилась основная ставка НДС, а также были скорректированы реквизиты формы счета-фактуры.
В частности, с 2026 года в определенных ситуациях применяется новая строка 5б, связанная со сведениями об авансовом счете-фактуре, суммы оплаты по которому засчитываются при реализации.
С 1 апреля 2026 года применяется форма счета-фактуры с учетом изменений, внесенных в Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Поэтому не пытайтесь вручную исправлять старую печатную форму счета-фактуры. Обновим конфигурацию и используем предусмотренные разработчиками 1С актуальные формы и форматы.
Если организация должна платить НДС, но в документе реализации нет ожидаемых возможностей либо программа формирует реализацию без налога, выясним причину.
Проверим дату документа. Налоговый статус организации мог измениться в течение года.
Проверим настройки в Налоги и отчеты.
Проверим, включено ли ведение учета НДС с правильной даты.
Проверим выбранную ставку НДС.
Проверим ставку непосредственно в документе Реализация (акт, накладная, УПД).
Проверим договор с покупателем и настройки цен.
Проверим актуальность релиза 1С:Бухгалтерии 8.
При использовании электронного документооборота проверим актуальность модуля 1С-ЭДО и используемого формата УПД.
Не начинаем исправление с ручного ввода бухгалтерских проводок. В типовой ситуации все необходимые операции поддерживаются штатными документами 1С.
Нет. Для обычного выставления счета-фактуры или УПД писать собственный код не требуется.
В типовой 1С:Бухгалтерии 8 используем штатные объекты:
Счет покупателю — при необходимости предварительно выставить покупателю счет на оплату;
Реализация (акт, накладная, УПД) — для регистрации факта реализации;
Счет-фактура выданный — для регистрации счета-фактуры;
Поступление на расчетный счет — для регистрации оплаты и аванса;
НДС Продажи — регистр, данные которого используются для учета начисленного НДС;
Книга продаж — для контроля зарегистрированных операций по НДС;
Декларация по НДС — для формирования налоговой отчетности, когда организация обязана ее представлять;
1С-ЭДО — если документы передаются покупателю электронно.
Поэтому собственные обработки и изменения конфигурации для стандартной операции не нужны.
Технически программа позволяет работать с различными формами документов, но определим, что именно получает покупатель.
Если УПД используется только как первичный документ и не содержит функции счета-фактуры, тогда при облагаемой НДС реализации отдельный счет-фактура может быть необходим.
Если УПД уже объединяет первичный документ и счет-фактуру, дополнительный отдельный счет-фактура покупателю по той же самой реализации не нужен.
Не дублируйте счет-фактуру без необходимости. При электронном документообороте это особенно важно, поскольку дублирование документов может вызвать вопросы при автоматическом сопоставлении у покупателя и при регистрации документов в учетных системах.
Теперь сформулируем решение отдельно для компании на УСН, которая не должна исчислять НДС.
Если нужен УПД исключительно для подтверждения передачи товара, выполнения работ или оказания услуг, используем его как первичный документ.
В старой терминологии это соответствует УПД со статусом «2».
В современном электронном формате УПД 5.03 ориентируемся на функцию первичного документа ДОП, то есть без функции счета-фактуры.
Стоимость указываем без предъявления НДС. Не превращаем такой УПД в документ со счетом-фактурой только потому, что покупатель применяет ОСНО.
Если организация уже обязана исчислять НДС и операция облагается налогом, можно использовать объединенный УПД.
Такой документ одновременно:
подтверждает факт хозяйственной жизни;
подтверждает передачу товаров, результаты работ или оказание услуг;
содержит необходимые реквизиты счета-фактуры;
используется для регистрации НДС;
может служить покупателю документом для подтверждения права на вычет при выполнении установленных НК РФ условий.
В привычной терминологии такой документ соответствует УПД со статусом «1», а в электронном формате применяется функция объединенного документа, например СЧФДОП.
Разберем практическую ситуацию. Заказчик пишет: «Мы работаем только по УПД с НДС».
Не будем сразу менять документ. Сначала зададим себе вопрос: должна ли наша организация начислять НДС?
Если должна — сформируем УПД с применяемой организацией ставкой НДС.
Если организация освобождена — объясним покупателю, что УПД предоставить можно, но он будет первичным документом без предъявления НДС.
УПД не создает обязанность по НДС сам по себе. Налоговый режим операции первичен, а форма документа только отражает этот режим.
Посмотрим на пример.
ООО «Альфа» применяет УСН. Доход за предыдущий год находится в пределах действующего лимита, и в текущем году лимит пока также не превышен. Компания пользуется автоматическим освобождением от НДС.
ООО «Бета» работает на ОСНО и просит поставить товар стоимостью 300 000 рублей.
Правильный вариант:
согласуем стоимость 300 000 рублей без НДС;
в Реализация (акт, накладная, УПД) выберем Без НДС;
оформим первичный документ;
при электронном обмене сформируем УПД как первичный документ без функции счета-фактуры;
не создаем счет-фактуру с выделенным налогом только из-за системы налогообложения покупателя.
Покупатель принимает к учету товар стоимостью 300 000 рублей, но входного НДС по этой покупке у него нет.
Теперь предположим, что ООО «Альфа» обязано исчислять НДС и применяет специальную ставку 5%.
Если договорная цена установлена как 300 000 рублей без НДС, начислим:
НДС 5% = 15 000 рублей.
Итоговая сумма реализации составит 315 000 рублей.
В 1С:
создадим Реализация (акт, накладная, УПД);
укажем ставку 5%;
проверим сумму НДС 15 000 рублей;
либо нажмем Выписать счет-фактуру, либо используем вариант УПД;
передадим покупателю счет-фактуру или объединенный УПД.
Даже если покупатель применяет основную ставку НДС, продавец не меняет свои 5% на 22% только для этой сделки.
Предположим, организация выбрала общеустановленные ставки и обычная реализация облагается по ставке 22%.
Стоимость без НДС составляет 300 000 рублей.
НДС:
300 000 × 22% = 66 000 рублей.
Стоимость с НДС:
366 000 рублей.
В Реализация (акт, накладная, УПД) укажем ставку 22%, после чего сформируем Счет-фактура выданный либо УПД с функцией счета-фактуры.
В этом случае организация при соблюдении всех требований главы 21 НК РФ может применять вычеты входного НДС.
Проанализируем ситуацию с точки зрения налогового учета. Ставка НДС — не реквизит, который стороны произвольно выбирают при оформлении конкретного документа.
Сначала законодательство определяет, должна ли организация платить налог. Затем налогоплательщик выбирает допустимый для него вариант исчисления НДС. После этого соответствующий вариант отражается в учетной политике, настройках 1С, договорах, ценах, первичных документах, счетах-фактурах, книге продаж и декларации.
Поэтому неправильный выбор ставки только в одном УПД может привести к цепочке ошибок:
неправильной сумме расчетов с покупателем;
неправильной выручке;
ошибочной сумме НДС на счете 68.02;
ошибкам регистра НДС Продажи;
неправильной книге продаж;
неправильной декларации по НДС;
расхождениям с документами покупателя.
Чтобы не исправлять документы после отгрузки, проведем небольшую проверку до создания первой реализации.
Определим налоговый статус продавца. Установим, действует ли освобождение от НДС на дату реализации.
Определим применяемую ставку. Если организация платит НДС, выясним, применяется ли 5%, 7%, 22%, 10% или 0% для конкретной операции.
Проверим договор. Убедимся, что в нем правильно сформулирована цена и порядок учета НДС.
Проверим настройки 1С. Налоговый режим в информационной базе должен соответствовать фактическому режиму организации.
Определим комплект документов. Решим, используем отдельный первичный документ и счет-фактуру либо один УПД.
Определим способ обмена. При ЭДО используем актуальный формат УПД 5.03.
Обновим 1С. Убедимся, что программа поддерживает действующие в 2026 году ставки и форму счета-фактуры.
Если покупатель говорит: «Мы плательщики НДС, поэтому выставьте нам счет-фактуру», сначала определим собственный статус.
Если организация освобождена от НДС, ответ будет по смыслу следующим: компания применяет УСН и освобождение от исполнения обязанностей по исчислению и уплате НДС, поэтому стоимость реализации формируется без НДС, а счет-фактура с выделенной суммой налога по обычной реализации не выставляется. При необходимости можно предоставить УПД как первичный учетный документ без НДС.
Если организация уже исчисляет НДС, сообщим покупателю фактически применяемую ставку и договоримся о форме документов: отдельный счет-фактура плюс первичный документ либо единый УПД.
Теперь вернемся к исходному ответу из обсуждения: «Выставить счет-фактуру на реализацию можно по кнопке Выписать счет-фактуру внизу документа Реализация. Можно использовать переключатель УПД».
С технической точки зрения рекомендация верная: в 1С:Бухгалтерии 8 счет-фактура действительно создается из документа Реализация (акт, накладная, УПД) по команде Выписать счет-фактуру, а вместо отдельного счета-фактуры и первичного документа можно использовать механизм УПД.
Но сегодня к этому ответу обязательно добавим налоговую проверку: сначала определим, имеет ли организация на УСН обязанность исчислять НДС.
Если действует освобождение, обычный счет-фактуру с выделенным НДС только по просьбе заказчика создавать не нужно.
Если организация уже уплачивает НДС, используем кнопку Выписать счет-фактуру или переключатель УПД и указываем фактически применяемую ставку.
Разберем типичные ошибки, чтобы сразу их избежать.
Считают, что покупатель на ОСНО автоматически требует НДС от продавца. Налоговый статус покупателя не определяет обязанность продавца начислять налог.
Выделяют НДС освобожденной компанией «просто для документов». Выставленная сумма НДС может привести к обязанности перечислить ее в бюджет и представить декларацию.
Путают «Без НДС» и «НДС 0%». Это принципиально разные налоговые режимы операции.
Путают счет на оплату и счет-фактуру. Счет покупателю не заменяет Счет-фактура выданный.
Считают, что УПД всегда означает наличие НДС. УПД может выполнять только функцию первичного документа.
Формируют одновременно счет-фактуру и УПД, уже содержащий счет-фактуру. Это создает ненужное дублирование.
Выбирают 22% только для крупного покупателя. Нельзя формировать систему ставок индивидуально под пожелания каждого контрагента.
Используют старые правила УСН. С 2025 года порядок НДС на УСН принципиально изменился, а в 2026 году изменились лимит освобождения и основная ставка.
Не обновляют 1С. В результате используются устаревшие ставки, формы или форматы электронных документов.
Сформируем универсальный алгоритм, который подойдет для первой работы компании на УСН с заказчиком — плательщиком НДС.
Сначала определим, действует ли у организации освобождение от НДС.
Если освобождение действует, оформим реализацию без НДС.
Не будем создавать счет-фактуру с НДС только по просьбе покупателя.
При необходимости предоставим УПД как первичный документ без функции счета-фактуры.
Если организация обязана платить НДС, определим применяемую ставку.
Проверим эту ставку в настройках Налоги и отчеты в 1С.
Создадим Реализация (акт, накладная, УПД).
Если нужен отдельный счет-фактура, воспользуемся командой Выписать счет-фактуру.
Программа создаст связанный документ Счет-фактура выданный.
Если хотим заменить первичный документ и счет-фактуру одним документом, используем УПД с функцией счета-фактуры.
При электронном документообороте в 2026 году используем актуальный формат УПД 5.03.
Проверим отражение операции в НДС Продажи и Книга продаж.
При наличии обязанности по НДС включим операцию в декларацию.
Компания на УСН может оформлять и счет-фактуру, и УПД, но сначала необходимо определить, должна ли она начислять НДС.
Если организация на УСН применяет автоматическое освобождение от НДС, то наличие заказчика — плательщика НДС ничего не меняет. Оформим продажу без НДС и выдадим покупателю первичный документ. При необходимости используем УПД только как первичный документ без функции счета-фактуры. Счет-фактуру с выделенной суммой НДС по обычной реализации выставлять не требуется.
Если же организация на УСН уже обязана исчислять НДС, то в 1С:Бухгалтерии 8 создадим документ Реализация (акт, накладная, УПД), укажем фактически применяемую ставку НДС и воспользуемся кнопкой Выписать счет-фактуру. Программа автоматически создаст Счет-фактура выданный.
Вместо отдельного счета-фактуры можно использовать УПД, одновременно выполняющий функцию первичного документа и счета-фактуры. Для этого в документе реализации используем предусмотренный программой переключатель УПД. При электронном обмене в 2026 году применяем актуальный формат УПД 5.03.
Главное правило: не ориентируемся на фразу «заказчик работает с НДС». Ориентируемся на собственный налоговый статус продавца. Если продавец освобожден от НДС — продаем без НДС. Если продавец обязан исчислять НДС — выставляем счет-фактуру или УПД с той ставкой, которую организация действительно применяет по НК РФ.
Также учитываем, что старые ответы по УСН относятся к законодательству соответствующего периода. До 2025 года упрощенцы по общему правилу не являлись плательщиками НДС по обычным операциям. С 2025 года правила изменились, а в 2026 году для УСН действует новый лимит автоматического освобождения и основная ставка НДС 22%. Поэтому перед оформлением документа всегда проверяем правила, действующие на дату реализации.
Информация носит справочный характер