Рассмотрим ситуацию, когда организация получила уведомление о вызове в налоговую инспекцию для сверки по НДФЛ, а инспектор сообщил, что расчеты 6-НДФЛ якобы заполнялись неправильно несколько лет подряд. Дополнительно выяснилось, что еще с 2016 года в расчетах числится переплата: организация своевременно представила 6-НДФЛ за полугодие 2016 года, но после перехода из одной инспекции в другую этот расчет, предположительно, не был корректно перенесен в информационные ресурсы ФНС. Теперь инспекция предлагает сдать уточненные 6-НДФЛ за 2017–2022 годы и фактически увеличить начисления, чтобы старая переплата исчезла.
Не будем сразу отправлять уточненки за шесть лет и тем более искусственно доначислять НДФЛ только для того, чтобы сумма начислений совпала с платежами. Сначала выясним источник расхождения. Уточненный 6-НДФЛ должен исправлять реальную ошибку налогового агента, а не техническую ошибку налогового органа и не должен использоваться как способ «подогнать» карточку расчетов под нужное инспекции сальдо.
Разберем по шагам, как проверить старые периоды, какие документы запросить у ФНС, когда действительно требуется уточненный расчет, что делать с 6-НДФЛ за 2016 год, подтвержденным почтовой квитанцией и описью, как учитывать трехлетний срок и как провести проверку в программах 1С.
Проанализируем ситуацию и не будем объединять все расхождения в одно понятие «неправильный 6-НДФЛ». На практике здесь могут существовать три независимые проблемы.
Ошибка информационных ресурсов ФНС. Организация представила правильный 6-НДФЛ, но расчет не был отражен в карточке налогового органа либо сведения потерялись при переходе из одной инспекции в другую.
Ошибка самого налогового агента. В представленном 6-НДФЛ действительно неправильно отражены доходы, исчисленный, удержанный или подлежащий перечислению НДФЛ, либо допущена другая ошибка в показателях расчета.
Расхождение между начисленным НДФЛ и перечисленными денежными средствами. Организация могла перечислить в бюджет больше, чем фактически исчислила и удержала с работников. Такое перечисление само по себе не означает, что нужно задним числом увеличить НДФЛ в 6-НДФЛ.
Начнем именно с определения причины. Пока инспекция сообщает только об общем расхождении между начислениями и платежами, оснований механически корректировать 6-НДФЛ за каждый год недостаточно.
Это главный практический вывод из рассматриваемой ситуации.
6-НДФЛ отражает реальные обязанности налогового агента по НДФЛ. Организация должна исчислить налог с фактически полученных физическими лицами доходов, удержать его в установленных законодательством случаях и правильно отразить соответствующие показатели в налоговом расчете.
Поэтому предложение «доначислить налог, чтобы закрыть переплату» сначала проверим с точки зрения первичных данных.
Зададим себе простой вопрос: с каких конкретно доходов физических лиц должен появиться предлагаемый инспекцией дополнительный НДФЛ?
Если таких доходов не было, налог был исчислен правильно, удержанная сумма подтверждается регистрами налогового учета и выплаты работникам также подтверждены, искусственно увеличивать НДФЛ в 6-НДФЛ нельзя.
Иначе мы сами создадим в налоговой отчетности недостоверные сведения. В результате вместо технического расхождения с ФНС появится уже реальная ошибка организации.
Особенно внимательно отнесемся к переплате, которая возникла в 2016 году. В тот период действовали правила, по которым перечисление в бюджет суммы сверх фактически удержанного у физических лиц НДФЛ не превращало такую сумму автоматически в НДФЛ, исчисленный с работников. Поэтому не будем задним числом создавать налоговую базу и удержанный налог только для того, чтобы сумма платежа «сошлась» с расчетом.
В исходной ситуации организация сообщает, что расчет 6-НДФЛ за полугодие 2016 года был отправлен по почте, а сохранились квитанция и опись вложения.
Это очень важные документы.
Налоговый кодекс предусматривает возможность направления налоговой декларации или расчета почтовым отправлением с описью вложения. Днем представления такого расчета считается дата отправки почтового отправления.
Поэтому подготовим:
копию 6-НДФЛ за полугодие 2016 года в том виде, в котором он направлялся;
оригинал и копию почтовой квитанции;
опись вложения, подтверждающую, что в отправлении находился именно соответствующий расчет;
при наличии — уведомление о вручении;
другую переписку со старой инспекцией;
платежные поручения по НДФЛ за соответствующий период;
налоговые регистры НДФЛ за 2016 год;
бухгалтерские данные по расчетам с бюджетом.
На сверке последовательно объясним: расчет был представлен, обязанность по его сдаче организацией исполнена, а отсутствие начисления в информационной системе ФНС само по себе не означает, что организация должна создавать новые обязательства в 2017–2022 годах.
Потребуем сначала восстановить правильное отражение ранее представленного расчета либо письменно объяснить, почему налоговый орган считает этот расчет непредставленным или неправильным.
Не будем повторно сдавать первичный расчет 2016 года без понимания последствий. Если первоначальный расчет фактически есть в одном из информационных ресурсов ФНС, повторная отправка может создать дополнительные технические расхождения. Сначала проведем сверку.
Фраза инспектора «6-НДФЛ не идет ни за один год с 2017 года» слишком общая для подготовки уточненной отчетности.
Попросим налоговый орган конкретизировать расхождения.
По каждому году выясним:
какая сумма исчисленного НДФЛ отражена у ФНС;
какая сумма удержанного НДФЛ отражена у ФНС;
какая сумма обязательств поставлена на карточку расчетов;
какая сумма фактически перечислена организацией;
какая именно разница считается ошибочной;
в каком расчете 6-НДФЛ инспекция видит ошибку;
какие строки расчета, по мнению инспектора, заполнены неправильно;
с какими данными налоговая сравнивает показатели 6-НДФЛ;
связано ли расхождение исключительно с отсутствующим начислением за 2016 год;
какой результат инспекция ожидает после корректировки.
Не будем соглашаться на формулировку «подайте уточненки на общую сумму переплаты». Уточненная отчетность составляется по фактическим данным налогового учета, а не по разнице, которую нужно технически убрать с лицевого счета.
Полученное уведомление о вызове не будем игнорировать. Налоговый орган вправе вызывать налогоплательщика или налогового агента для дачи пояснений в случаях, связанных с исполнением налогового законодательства.
Но используем этот вызов прежде всего для получения конкретной информации.
До визита запросим акт сверки и детализацию единого налогового счета. В действующей системе ЕНС можно получить сведения о начислениях, списаниях и принадлежности денежных средств. По возможности выгрузим детализацию за максимально доступный период.
Для сверки используем:
акт сверки расчетов;
справку о принадлежности сумм денежных средств;
детализацию операций единого налогового счета;
информацию о начислениях налогового органа;
расшифровку положительного или отрицательного сальдо ЕНС;
свои платежные документы;
ранее представленные расчеты 6-НДФЛ.
В программах 1С при настроенной интеграции с ФНС также используем рабочее место Единый налоговый счет и Личный кабинет ЕНС. В зависимости от конфигурации и версии программы расположение команд может отличаться, но смысл одинаковый: сравним данные собственного учета с тем, как обязанности отражены у налогового органа.
На форуме справедливо предложено проверить сальдо расчетов по НДФЛ, но сделаем проверку несколько глубже.
Само совпадение бухгалтерского сальдо с какой-либо итоговой цифрой еще не гарантирует правильности 6-НДФЛ. Нам нужно восстановить весь путь налога:
какой доход получил сотрудник;
когда этот доход считался полученным для целей НДФЛ по правилам соответствующего года;
сколько налога было исчислено;
сколько налога было фактически удержано;
когда налог был перечислен;
как эти показатели попали в 6-НДФЛ;
какая сумма была поставлена на расчеты с бюджетом у ФНС.
При этом учтем, что правила заполнения 6-НДФЛ в период с 2017 по 2022 год неоднократно менялись. Нельзя проверять расчет 2017 года по структуре формы 2026 года.
Каждый исторический период проверим по правилам, действовавшим именно в этом периоде.
Большой объем старой отчетности действительно выглядит пугающе, но не будем сразу проверять каждую выплату каждому сотруднику за шесть лет. Начнем с годовых контрольных сумм, а затем будем детализировать только те периоды, где обнаружено расхождение.
Разберем по шагам.
Возьмем годовой 6-НДФЛ за 2017 год.
Сравним годовой доход с налоговыми регистрами.
Сравним исчисленный НДФЛ.
Сравним удержанный НДФЛ.
Сравним сведения с отчетностью по физическим лицам, действовавшей в соответствующем году.
Сверим суммы перечислений за год.
Отметим все объективные переходящие суммы на границе декабря и января.
Повторим проверку по 2018, 2019, 2020, 2021 и 2022 годам.
Если годовые суммы полностью подтверждаются учетом, а разница существует только в данных ФНС, остановимся и сначала разберемся с налоговой. Нет смысла перепроводить сотни документов и создавать корректировки там, где ошибка находится не в учете организации.
Если обнаружим конкретный год, где собственный учет не соответствует 6-НДФЛ, уже внутри этого года проанализируем квартальные расчеты.
Если зарплатный учет ведется в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3, используем предусмотренные программой аналитические отчеты по НДФЛ.
В зависимости от версии программы нам могут быть доступны:
Подробный анализ НДФЛ по сотрудникам — используем для проверки доходов, вычетов, исчисленного и удержанного налога в разрезе конкретных физических лиц и документов.
Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками — применим для сопоставления периода получения дохода, месяца взаиморасчетов и показателей НДФЛ.
Удержанный НДФЛ — используем для проверки факта и периода удержания налога.
Проверка раздела 1 — применим для периодов и версий формы, для которых такой отчет поддерживается программой.
Сводная справка 2-НДФЛ — используем при анализе исторических периодов и сопоставлении годовых данных.
При необходимости расшифруем показатели до сотрудника и документа-регистратора. Это существенно удобнее, чем пытаться проверять год исключительно по итоговым строкам 6-НДФЛ.
Если зарплата рассчитывалась непосредственно в 1С:Бухгалтерия 8, используем доступные в этой конфигурации отчеты по НДФЛ, регламентированную отчетность и расшифровки начислений и удержаний.
Не будем перепроводить документы прошлых лет только ради проверки. Сначала сформируем отчеты на существующей базе. Массовое перепроведение закрытых периодов может изменить регистры и затруднить доказательство того, какие данные фактически использовались при составлении первоначальной отчетности.
Для удобства подготовим отдельный расчет вне 1С или в рабочем файле.
По каждому году зафиксируем:
доход по данным налогового учета;
исчисленный НДФЛ по данным налогового учета;
удержанный НДФЛ по данным налогового учета;
соответствующие показатели первоначального 6-НДФЛ;
сумму платежей по банковским выпискам;
начисления по данным ФНС;
расхождение;
предполагаемую причину расхождения;
нужна ли уточненка;
какие документы подтверждают нашу позицию.
Так быстро увидим, где именно начинается несовпадение. Например, если на конец 2016 года ФНС не отразила начисление 300 000 руб., а затем все дальнейшие годы собственные начисления и платежи совпадают, то постоянная «переплата» на 300 000 руб. может быть следствием именно этой исходной ошибки, а не шести лет неправильной отчетности.
Допустим, организация в 2016 году исчислила и удержала 900 000 руб. НДФЛ и перечислила в бюджет те же 900 000 руб.
В информационной системе старой инспекции по каким-либо причинам было отражено начисление только 700 000 руб. В результате возникла техническая переплата 200 000 руб.
В 2017 году организация исчислила и удержала 1 000 000 руб. и перечислила ровно 1 000 000 руб. В 2018 году — 1 100 000 руб. и перечислила 1 100 000 руб. Аналогичная ситуация сохраняется в последующие годы.
Если смотреть только на накопленный остаток, у инспектора может создаться впечатление, что платежи ежегодно не соответствуют начислениям. Но реальной причиной расхождения остается неотраженное начисление 2016 года.
В такой ситуации нельзя увеличить показатели 6-НДФЛ за 2017–2022 годы на 200 000 руб. только для погашения старого остатка. Нужно устранить ошибку в исходных данных 2016 года.
Теперь рассмотрим противоположную ситуацию. В ходе собственной проверки мы обнаружили реальную ошибку.
Пункт 6 статьи 81 НК РФ предусматривает обязанность налогового агента внести изменения, если в ранее представленном расчете обнаружены неотражение или неполнота сведений либо ошибки, которые привели к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению.
Поэтому уточненный 6-НДФЛ подадим, если установим, например:
неотраженный облагаемый доход;
завышенный или заниженный доход;
неправильно примененный налоговый вычет;
неправильно рассчитанный НДФЛ;
неверную сумму удержанного налога;
неправильные сведения, влияющие на налоговое обязательство;
ошибочные персональные сведения, если они входят в соответствующий комплект отчетности;
другую фактическую ошибку налогового агента.
Уточненку составим по реальным исправленным данным, а не на сумму, предложенную инспектором для устранения переплаты.
Если в 2026 году исправляем 6-НДФЛ за старый период, не используем действующую форму 2026 года.
Статья 81 НК РФ предусматривает, что уточненный расчет представляется по форме, действовавшей в налоговом периоде, за который вносятся изменения.
Это особенно важно для 2017–2022 годов, потому что форма 6-НДФЛ за это время существенно менялась.
Например, с отчетности за 2021 год была введена новая структура 6-НДФЛ, а справки о доходах физических лиц стали приложением к годовому расчету. Для 2022 года также применялась соответствующая этому периоду редакция формы.
Поэтому в 1С выбираем не современный 6-НДФЛ, а регламентированный отчет за конкретный исправляемый период.
Если после проверки ошибка подтверждена, перейдем к формированию корректирующего отчета.
Общая последовательность в программах 1С будет следующей:
Откроем Регламентированные отчеты или соответствующее рабочее место отчетности.
Найдем первоначальный 6-НДФЛ за нужный отчетный период.
Создадим новый экземпляр расчета за тот же период.
Укажем очередной Номер корректировки.
Заполним расчет по исправленным данным учета.
Сравним его с первоначально представленным расчетом.
Проверим контрольные соотношения.
Проверим приложения и справки физических лиц, если они относятся к исправляемому периоду.
Сохраним первоначальный отчет и подтверждение его отправки.
Только после контрольной проверки отправим уточненный расчет.
Уточненный 6-НДФЛ не составляется только на разницу. В нем отражаем правильные показатели соответствующего периода в полном объеме, соблюдая порядок заполнения формы этого года.
Инспекция в рассматриваемой ситуации просит «годовые уточненки». Не будем автоматически считать, что этого достаточно или, наоборот, что обязательно нужно пересдавать все четыре расчета каждого года.
Выясним, в каком отчетном периоде впервые появился неправильный показатель.
В старых формах 6-НДФЛ часть показателей формировалась нарастающим итогом с начала года. ФНС ранее разъясняла: если ошибка первого квартала повлияла и на показатели полугодия, необходимо было корректировать как первый квартал, так и полугодие.
Аналогично проанализируем каждый конкретный год:
если ошибка появилась только в годовом расчете — исправляем соответствующий годовой расчет;
если неправильный нарастающий показатель присутствует начиная с первого квартала — проверяем необходимость уточнения первого квартала и последующих периодов;
если ошибка относится к операциям конкретного квартала, смотрим структуру разделов формы соответствующего года и определяем, какие представленные расчеты она затронула;
не создаем лишние корректировки периодов, показатели которых были заполнены правильно.
Таким образом, требование инспектора сдать исключительно годовые расчеты тоже необходимо проверить по существу ошибки.
Начиная с отчетности за 2021 год справки о доходах физических лиц вошли в состав годового 6-НДФЛ.
Поэтому при корректировке годового расчета дополнительно определим, есть ли ошибка в индивидуальных сведениях.
Если меняются только агрегированные показатели самого расчета, а ранее представленные справки физлиц полностью правильны, действуем по правилам корректировки расчета без ненужного повторного исправления правильных сведений.
Если ошибка содержится и в справках работников, сформируем исправленные сведения по соответствующим физическим лицам в порядке, предусмотренном для формы нужного года.
В 1С обязательно сравним общие показатели годового расчета с данными сотрудников. Не будем вручную менять итоговую строку 6-НДФЛ, если неправильная сумма сформировалась из ошибочного налогового учета конкретного работника. Сначала выясним источник данных.
Рассмотрим еще одну ситуацию из обсуждения. Допустим, налог организация действительно исчислила, удержала и полностью перечислила в установленный срок, но в 6-НДФЛ случайно указала меньшую сумму.
В таком случае уточненный расчет все равно нужен, потому что первоначальный 6-НДФЛ содержит недостоверные показатели.
Но факт своевременного перечисления налога принципиально важен при оценке последствий.
Разделим ответственность за нарушение обязанности по удержанию и перечислению налога и ответственность за недостоверные сведения в отчетности.
Статья 123 НК РФ предусматривает ответственность за неправомерное неудержание или неперечисление налога. Если налог был фактически удержан и перечислен вовремя, обстоятельства отличаются от ситуации реальной недоимки.
При этом статья 126.1 НК РФ предусматривает отдельный штраф за представление налоговым агентом документов с недостоверными сведениями — 500 руб. за каждый документ, содержащий недостоверные сведения.
Освобождение по статье 126.1 возможно, когда налоговый агент самостоятельно обнаружил ошибку и представил уточненные документы до того, как узнал об обнаружении недостоверности налоговым органом.
В рассматриваемой ситуации организация уже получила вызов и инспектор сообщил о расхождениях. Поэтому не будем обещать автоматическое освобождение от ответственности только благодаря подаче уточненки сейчас. Сначала установим, какие именно ошибки фактически обнаружены налоговой и за какие периоды.
Автор вопроса справедливо обращает внимание на то, что инспекция предлагает исправлять периоды значительно старше трех лет. Здесь важно не смешать несколько разных сроков.
Не существует общего правила: «если прошло три года, уточненный расчет подавать запрещено». Статья 81 НК РФ не устанавливает универсальный трехлетний срок, после которого налоговый агент больше не может представить уточненный расчет.
Но одновременно существуют другие трехлетние ограничения, имеющие иной смысл.
Во-первых, статья 113 НК РФ устанавливает срок давности привлечения к ответственности за налоговое правонарушение. В общем случае он составляет три года, однако правила определения начала и окончания этого срока зависят от конкретного состава правонарушения.
Во-вторых, для обычной выездной налоговой проверки НК РФ устанавливает ограничения по глубине проверяемого периода, при этом существуют специальные правила и исключения.
В-третьих, отдельные трехлетние правила имеют значение при формировании переплаты по уточненной декларации и ее учете на ЕНС.
Поэтому не будем отвечать инспектору одной фразой «2017 год старше трех лет, значит ничего делать не будем». Если реальная ошибка существует, сначала квалифицируем ее и оценим последствия.
Но и обратное утверждение неверно: сам факт того, что технически можно представить уточненку за старый год, не означает, что организация обязана по просьбе инспектора изменить правильный расчет.
Еще одна причина не отправлять большой пакет уточненок без предварительной проверки — каждая представленная уточненная декларация или расчет становится самостоятельным объектом камерального налогового контроля в порядке статьи 88 НК РФ.
Это нормальная процедура, но мы должны быть готовы подтвердить исправленные показатели.
Перед отправкой старого расчета соберем:
налоговые регистры;
расчеты заработной платы;
ведомости выплаты;
банковские документы;
первоначальный 6-НДФЛ;
первоначальные сведения о доходах физических лиц;
расчет причины корректировки;
пояснительную записку.
Если документы за старые годы сохранены не полностью, сначала восстановим данные из архивной копии 1С, банковских выписок, отчетности и документов оператора электронной отчетности.
С 2023 года расчеты с бюджетом администрируются через единый налоговый счет. Именно переход на ЕНС часто сделал старые расхождения более заметными, поскольку ранее существовавшие остатки были сведены в единую систему расчетов.
Но появление положительного сальдо ЕНС не означает, что его нужно обязательно «погасить» дополнительным начислением НДФЛ.
Сначала определим природу положительного сальдо.
Возможны два принципиально разных варианта.
Вариант 1. Сальдо возникло из-за неотраженного ФНС начисления. Например, расчет за 2016 год был принят, налог реально исчислен и удержан, но обязанность не попала в информационные ресурсы инспекции. Тогда добиваемся корректного учета ранее представленной отчетности.
Вариант 2. Организация действительно перечислила собственных денег больше, чем составлял ее налоговый долг. Тогда это реальная переплата или положительное сальдо, которым распоряжаемся по установленным правилам, а не создаем фиктивный НДФЛ задним числом.
По действующим правилам положительным сальдо ЕНС можно распорядиться посредством предусмотренных НК РФ механизмов зачета или возврата, если сумма действительно входит в положительное сальдо и отсутствуют иные препятствия.
Не будем путать «переплату на ЕНС» с «излишне удержанным у работника НДФЛ». Это разные ситуации. Излишне удержанный у физического лица налог связан также с обязанностями налогового агента перед этим физическим лицом и регулируется специальным порядком статьи 231 НК РФ.
При проверке 2017–2022 годов учтем, что тогда не действовал современный механизм единого налогового счета в его нынешнем виде.
Менялись:
сроки перечисления НДФЛ;
правила определения даты получения отдельных видов доходов;
структура 6-НДФЛ;
состав строк расчета;
порядок отражения удержанного и перечисленного налога;
порядок формирования расчетов с бюджетом.
Поэтому современная детализация ЕНС — полезный источник информации, но не единственный источник истины для восстановления события 2017 года.
Для каждого исторического периода сопоставим требования законодательства того года, первоначальный расчет и первичные данные учета.
Не будем спорить по телефону и эмоционально реагировать на упоминания прокуратуры. Устные заявления инспектора не заменяют установление конкретного нарушения в предусмотренном НК РФ порядке.
На сверку придем подготовленными и будем обсуждать цифры.
Построим разговор следующим образом:
Подтвердим готовность провести сверку.
Передадим копию 6-НДФЛ за полугодие 2016 года и доказательства его отправки, если именно этот расчет отсутствует в системе ФНС.
Попросим показать сумму начисления, которая, по мнению инспекции, должна быть отражена за 2016 год.
Попросим расшифровать расхождение отдельно по каждому последующему году.
Сопоставим суммы с собственным налоговым учетом.
Зафиксируем периоды, по которым позиции сторон совпадают.
По спорным периодам попросим указать конкретную ошибочную строку или показатель.
Не будем подписывать документы, содержащие согласие с несуществующей задолженностью или признание непроверенных ошибок.
Если ошибка ФНС подтверждается, попросим устранить ее в информационных ресурсах.
Если обнаружится наша реальная ошибка, подготовим корректирующую отчетность именно по ней.
Если после своей проверки установим, что расчеты 2017–2022 годов заполнены правильно, подготовим письменное пояснение.
Сформулируем его по существу:
«Организация провела проверку представленных расчетов 6-НДФЛ за указанные налоговым органом периоды путем сопоставления с регистрами налогового учета, данными о выплаченных доходах, исчисленном и удержанном НДФЛ и платежными документами. Ошибок, являющихся основанием для представления уточненных расчетов за соответствующие периоды, не выявлено. Расхождение предположительно связано с неотражением в информационных ресурсах налогового органа ранее представленного расчета 6-НДФЛ за полугодие 2016 года. Расчет был направлен в установленный срок почтовым отправлением с описью вложения. Копии расчета и документов, подтверждающих его направление, прилагаются. Просим учесть ранее представленный расчет и провести сверку состояния расчетов».
Текст адаптируем под фактические данные организации и содержание официального уведомления.
Не будем занимать противоположную крайность и отказываться от уточненок принципиально. Если собственная проверка показывает ошибку, исправим ее.
Алгоритм будет следующим:
Определим первый период возникновения ошибки.
Рассчитаем правильные доходы.
Рассчитаем правильную сумму исчисленного НДФЛ.
Проверим фактически удержанный налог.
Проверим фактические платежи.
Выясним, образовалась ли реальная недоимка.
Определим все расчеты 6-НДФЛ, на которые ошибка повлияла.
Подготовим уточненные расчеты по формам соответствующих периодов.
Проверим справки физических лиц для годовых расчетов 2021–2022 годов.
Оценим пени и возможную ответственность исходя из конкретного нарушения и сроков.
Подготовим пояснение о причине исправления.
Такое исправление будет обоснованным и подтвержденным данными учета.
Если 6-НДФЛ в программе заполняется неправильно, выясним источник ошибки.
Например, причиной могут быть:
неправильная дата выплаты дохода;
ошибочно указанная дата документа;
неверно зарегистрированный налоговый вычет;
ручная корректировка регистра НДФЛ;
неправильно отраженное удержание;
изменение старого документа после сдачи отчетности;
перепроведение документов прошлых периодов;
перенос данных из другой программы;
некорректная начальная задолженность при переходе на новую информационную базу.
Используем Подробный анализ НДФЛ по сотрудникам и расшифровки до регистратора, чтобы найти конкретный документ, который создает разницу.
Если отчетность первоначально была заполнена правильно, но затем старые документы в базе изменили, не будем считать автоматически, что первоначальный 6-НДФЛ был ошибочным. Восстановим данные на дату его составления по архивной копии или сохраненной печатной форме.
Перед любыми изменениями старых периодов обязательно сделаем резервную копию базы 1С.
Это особенно важно для периода 2017–2022 годов. За прошедшие годы могла измениться:
версия конфигурации;
методика учета НДФЛ;
структура регистров;
правила заполнения отчетности;
настройки организации;
данные сотрудников.
Не будем массово перепроводить старые месяцы в рабочей базе без необходимости. Сначала проведем анализ на копии.
Подготовим комплект, который позволит не обсуждать ситуацию исключительно на уровне слов.
уведомление о вызове;
6-НДФЛ за полугодие 2016 года;
почтовую квитанцию;
опись вложения;
уведомление о вручении, если оно сохранилось;
годовые 6-НДФЛ за 2017–2022 годы;
при необходимости промежуточные расчеты за квартал, полугодие и девять месяцев;
регистры налогового учета НДФЛ;
сводные отчеты 1С по НДФЛ;
платежные документы;
выписки банка;
акт сверки с ФНС;
детализацию ЕНС;
собственную ведомость расхождений по годам.
Оригиналы важных документов оставим у себя. В инспекцию при необходимости передадим заверенные копии и зафиксируем факт передачи.
Сформулируем практический критерий.
Если проверка показывает, что первоначальные расчеты соответствуют фактическим доходам, исчисленному и удержанному НДФЛ, уточненные расчеты только ради устранения технической переплаты подавать не нужно.
В этом случае добиваемся исправления данных налогового органа и подтверждаем ранее представленную отчетность.
Если проверка показывает фактические ошибки в 6-НДФЛ, уточненки представляем. Но исправляем только реально неправильные показатели и только затронутые отчетные периоды.
Если часть лет заполнена правильно, а часть неправильно, не будем отправлять корректировки «пакетом» за все шесть лет. Разделим периоды.
Если после сверки инспектор продолжает устно предлагать увеличить налоговые обязательства без указания конкретных доходов и ошибок, попросим сформулировать позицию налогового органа письменно.
Отделим:
официальное требование или уведомление налогового органа;
результаты камеральной или иной налоговой проверки;
акт сверки;
устное предложение конкретного инспектора.
Обязанность представить достоверную отчетность следует из НК РФ. Обязанности представлять недостоверную корректировку исключительно ради технического закрытия положительного сальдо нет.
Поэтому спокойно зафиксируем свою позицию документами и продолжим взаимодействовать официально.
Отдельно рассмотрим ситуацию, когда после сверки выясняется, что проблема серьезнее: организация действительно выплатила облагаемые доходы, неправильно исчислила НДФЛ либо удержала его, но не полностью перечислила.
Тогда не будем ограничиваться корректировкой отчетности.
Проверим:
сумму недоимки;
дату возникновения обязанности;
фактические даты платежей;
состояние ЕНС;
наличие положительного сальдо в соответствующие периоды;
расчет пеней;
возможность применения положений об освобождении от ответственности;
срок давности привлечения к ответственности;
содержание уточняемых расчетов.
Для значительных сумм и старых периодов дополнительно проведем правовую проверку с учетом конкретных дат, потому что нормы о сроках, ответственности и порядке уплаты НДФЛ изменялись.
В исходном обсуждении инспектор, со слов бухгалтера, упоминает прокуратуру в случае отказа от уточненок.
Не будем строить решение вокруг этой устной фразы.
Налоговое нарушение должно быть установлено в предусмотренном законодательством порядке. Само наличие старой переплаты или несовпадение информационных ресурсов ФНС с данными организации еще не доказывает нарушение со стороны налогового агента.
Поэтому выполним официальное требование явиться или дать пояснения, проведем сверку, представим подтверждающие документы и установим факты.
Если налоговый орган считает, что организация нарушила законодательство, попросим указать:
конкретный период;
конкретный расчет;
неверный показатель;
сумму расхождения;
норму законодательства, которая, по мнению инспекции, нарушена.
После этого уже определим порядок действий.
Не будем сравнивать сумму перечислений за календарный год исключительно с одной итоговой строкой годового 6-НДФЛ без учета правил соответствующего периода.
На границе годов могут существовать переходящие операции.
Например, выплата, относящаяся экономически к декабрю, могла для целей НДФЛ и старой формы 6-НДФЛ отражаться с учетом фактических дат выплаты, удержания и срока перечисления. Правила в 2017–2022 годах отличались от действующих сейчас.
Поэтому при обнаружении разницы в декабре обязательно проверим январь следующего года.
Не будем называть переходящую разницу ошибкой, пока не восстановим даты конкретных операций.
Если агрегированный 6-НДФЛ за год выглядит правильно, дополнительно проверим индивидуальные сведения.
Для периодов до объединения отчетности сопоставим 6-НДФЛ с соответствующими справками о доходах физических лиц.
Для 2021 и 2022 годов проверим приложения к годовому 6-НДФЛ.
Обратим внимание на:
общую сумму доходов;
налоговую базу;
налоговые вычеты;
исчисленный налог;
удержанный налог;
налог, который невозможно было удержать;
возвращенный и излишне удержанный налог там, где такие показатели применяются к соответствующей форме;
число физических лиц.
Если сумма годового 6-НДФЛ не подтверждается совокупностью индивидуальных сведений, это важный сигнал для углубленной проверки.
Иногда старая база была перенесена, архив утерян или текущая версия конфигурации не содержит всех исторических данных.
В такой ситуации не будем восстанавливать суммы «по памяти».
Используем несколько независимых источников:
сохраненные экземпляры 6-НДФЛ;
архивы отправленной электронной отчетности;
данные оператора электронного документооборота;
бухгалтерские проводки;
расчетные ведомости;
банковские выписки;
платежные поручения;
индивидуальные сведения работников;
архивные копии информационных баз;
данные, предоставленные ФНС при сверке.
Только после восстановления исходных показателей сформируем корректировку.
Чтобы не перелопачивать все начисления за шесть лет без необходимости, используем принцип «от общего к частному».
Сначала проверим 2016 год и сумму исходной переплаты.
Определим, действительно ли ФНС не учла 6-НДФЛ за полугодие 2016 года.
Сравним величину отсутствующего начисления с текущей спорной суммой.
Получим детализацию ФНС по 2017–2022 годам.
Сверим только годовые итоги каждого года.
Отметим годы без расхождений.
Только в проблемных годах перейдем к квартальным расчетам.
Только в проблемных кварталах перейдем к сотрудникам и конкретным документам.
После установления ошибки определим необходимые уточненки.
Так объем проверки обычно существенно сокращается.
Соберем все решение в единый порядок.
Не сдаем сразу уточненные 6-НДФЛ за 2017–2022 годы только по устной просьбе инспектора.
Не увеличиваем НДФЛ искусственно ради ликвидации переплаты.
Проверяем, существует ли представленная по почте отчетность за полугодие 2016 года в информационных ресурсах ФНС.
Подготавливаем копию расчета, квитанцию, опись вложения и другие доказательства отправки.
Получаем акт сверки, детализацию ЕНС и сведения о начислениях.
Просим инспектора расшифровать претензии по каждому году и каждому расчету.
Сверяем 2017–2022 годы сначала по годовым итогам.
Используем в 1С Подробный анализ НДФЛ по сотрудникам, Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками, Удержанный НДФЛ и другие доступные отчеты по НДФЛ.
Не перепроводим массово документы старых периодов до завершения анализа.
Если ошибок в отчетности нет, предоставляем пояснение и требуем устранить расхождение в данных ФНС.
Если ошибка найдена, определяем первый затронутый отчетный период.
Устанавливаем, повлияла ли ошибка на последующие нарастающие показатели.
Создаем уточненный 6-НДФЛ только за необходимые периоды.
Используем форму 6-НДФЛ, действовавшую в исправляемом периоде.
Указываем очередной Номер корректировки и заполняем расчет правильными показателями полностью, а не одной суммой разницы.
Для годовых расчетов 2021–2022 годов отдельно проверяем приложения со сведениями физических лиц.
Если налог был полностью удержан и перечислен своевременно, фиксируем это документально, даже если сам 6-НДФЛ требует корректировки.
Если обнаружена реальная недоимка, отдельно рассчитываем налоговые последствия, пени и возможную ответственность.
Не считаем трехлетний срок универсальным запретом на подачу уточненок, но отдельно анализируем срок давности привлечения к ответственности и другие ограничения НК РФ.
Сохраняем письменные результаты сверки и подтверждения всех представленных документов.
Если организация действительно может подтвердить, что 6-НДФЛ за полугодие 2016 года был своевременно отправлен в инспекцию, данные самого расчета правильны, а последующие 6-НДФЛ за 2017–2022 годы соответствуют налоговым регистрам, наиболее обоснованная последовательность действий будет следующей.
Сначала проведем сверку и добьемся учета расчета 2016 года. Не будем создавать дополнительные начисления за 2017–2022 годы для технического устранения положительного остатка.
Если после восстановления 2016 года расхождение исчезает, вопрос решен без массовой подачи уточненной отчетности.
Если часть разницы остается, продолжим проверку только этой части и определим конкретный год ее возникновения.
Если же самостоятельная проверка покажет, что в каком-либо 6-НДФЛ действительно была допущена ошибка, исправим ее в порядке статьи 81 НК РФ и представим корректирующий расчет по форме соответствующего периода.
Главный принцип здесь простой: исправляем реальные ошибки своей отчетности, но не берем на себя технические ошибки налогового органа и не создаем фиктивные налоговые обязательства ради красивого сальдо.
Информация носит справочный характер