Разберем ситуацию подробно. ООО применяет ОСНО, продает запасные части для тракторов, собственного и арендованного транспорта у организации нет, а товары доставляются с привлечением транспортной компании. Главный вопрос заключается не в том, есть ли у ООО собственные автомобили, а в том, возникают ли при перемещении товара отношения по договору перевозки груза и какую роль ООО выполняет в конкретной перевозке.
Сразу зафиксируем основной вывод: если для доставки груза привлекается сторонняя транспортная компания и фактически заключается договор перевозки автомобильным транспортом, транспортная накладная нужна. До 31 августа 2026 года включительно транспортную накладную можно оформлять на бумаге либо в электронном виде. Начиная с 1 сентября 2026 года транспортная накладная по общему правилу должна формироваться в электронной форме — в виде электронной транспортной накладной, или ЭТрН. Дополнительного переходного периода после 1 сентября 2026 года законодательством не установлено.
Поэтому не будем ориентироваться только на формальный вопрос «есть ли подписанный документ с названием “Договор перевозки”». Рассмотрим фактические отношения между продавцом, покупателем и транспортной компанией. Именно это позволит правильно определить, требуется ли ЭТрН и кто должен ее формировать и подписывать.
Рассмотрим основной критерий. Согласно статье 785 ГК РФ по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному получателю, а отправитель обязуется уплатить установленную плату за перевозку. Заключение договора перевозки подтверждается транспортной накладной. Аналогичное правило установлено статьей 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
Из этого следует важный практический вывод. Не будем задавать вопрос только в форме «есть ли у ООО автомобиль?». Вместо этого проверим: кто непосредственно перевозит груз и на каком основании.
Если ООО перемещает собственный товар на собственном автомобиле исключительно для собственных нужд и договора перевозки с другим лицом не возникает, транспортная накладная не требуется. Минтранс прямо разъясняет, что перевозка собственного груза собственным транспортом без заключения договора перевозки не требует оформления транспортной накладной.
Но рассматриваемая ситуация другая: собственного транспорта у ООО нет, и для движения груза используется сторонняя транспортная компания. Поэтому необходимо выяснить, кто заказал перевозку, кто оплачивает транспортную компанию и кто является грузоотправителем и грузополучателем.
Обратим особое внимание на этот момент, поскольку именно здесь чаще всего возникает ошибка. На практике бухгалтер может рассуждать так: «Отдельного договора с транспортной компанией мы не подписывали, поэтому договора перевозки нет и транспортную накладную оформлять не надо». Такой вывод может оказаться неправильным.
Разберем причину. Договор перевозки необязательно существует только как многостраничный бумажный документ с заголовком «Договор перевозки груза». Перевозка может оформляться посредством заказа, заявки, договора-заявки, оферты и ее акцепта, документов транспортной компании и других подтверждений согласования перевозки.
Правила перевозок грузов автомобильным транспортом прямо предусматривают заключение договора посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа, а при наличии договора об организации перевозок — заявки грузоотправителя. Поэтому ситуация, когда ООО передало транспортной компании заявку, перевозчик ее принял, забрал груз, доставил его и предъявил стоимость перевозки к оплате, по существу содержит признаки договора перевозки, даже если отдельный файл с названием «Договор перевозки» стороны не подписывали.
Более того, судебный подход также не позволяет определять существование договора исключительно по наличию или отсутствию транспортной накладной. Пленум Верховного Суда указывал, что отсутствие, неправильность оформления или утрата транспортной накладной сами по себе не означают, что договор перевозки не был заключен: наличие договорных отношений может подтверждаться другими доказательствами.
Поэтому проверим факты. Если транспортная компания принимает груз, обязуется доставить его по определенному адресу и получает за перевозку плату, не будем считать, что перевозки нет только потому, что бухгалтер не нашел отдельного документа с названием «Договор».
Теперь рассмотрим сроки. Это особенно важно, потому что на момент подготовки материала действует переходный период.
До 31 августа 2026 года включительно транспортная накладная при автомобильной перевозке может существовать как в бумажном, так и в электронном виде в соответствии с действующими правилами.
С 1 сентября 2026 года вступают в силу изменения, внесенные Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. В новой редакции статьи 8 Федерального закона № 259-ФЗ закрепляется, что транспортная накладная формируется в виде электронной транспортной накладной. В электронную форму переводятся также предусмотренные законодательством заказы и заявки на автомобильную перевозку. Электронные перевозочные документы передаются через оператора информационной системы ЭПД в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.
Не будем рассчитывать на дополнительный период, в течение которого после 1 сентября можно продолжать обычное бумажное оформление по собственному усмотрению. Минтранс отдельно разъяснил, что такого переходного периода не предусмотрено. Бумажное оформление после этой даты допускается только в специально установленных исключениях.
Следовательно, если ООО регулярно отправляет или получает товары через сторонних автомобильных перевозчиков, подготовимся к электронному документообороту до 1 сентября 2026 года.
Рассмотрим наиболее очевидный вариант. ООО продает тракторные запчасти покупателю. Для доставки продавец обращается в транспортную компанию, оформляет заявку, передает перевозчику товар и оплачивает перевозку самостоятельно либо впоследствии компенсирует эти расходы за счет покупателя.
В этой ситуации существует отдельное отношение между ООО и транспортной компанией: перевозчик принимает груз и за плату обязуется доставить его получателю. Это классическая перевозка с привлечением стороннего перевозчика, поэтому транспортная накладная требуется.
Разберем типичные роли участников:
Грузоотправитель — как правило, организация, которая предъявляет товар перевозчику и выступает отправителем в рамках перевозки. В рассматриваемом сценарии это обычно ООО-продавец.
Перевозчик — транспортная компания, которая непосредственно выполняет перевозку.
Грузополучатель — покупатель либо другое указанное сторонами лицо, которому должен быть выдан груз.
По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договором перевозки не установлено иное. Минтранс подтверждает именно такой порядок.
Поэтому не будем считать, что транспортная компания обязательно должна выполнить всю работу самостоятельно. На практике оператор ЭПД или сама транспортная компания может технически подготовить часть сведений, однако необходимо заранее согласовать, кто формирует первый титул ЭТрН, кто проверяет реквизиты груза и кто подписывает документ от имени ООО.
Теперь изменим условия. Покупатель приобретает у ООО запчасти и говорит: «Мы сами пришлем транспортную компанию». Перевозчик приезжает на склад продавца, забирает товар и доставляет его покупателю. Договор с перевозчиком и расходы на перевозку относятся к покупателю.
Не будем автоматически делать вывод «у продавца договора с перевозчиком нет, поэтому никакой транспортной накладной быть не должно». Транспортная накладная нужна для самой перевозки, потому что покупатель заключил договор со сторонним перевозчиком.
Другое дело, что продавец может не являться стороной, обязанной самостоятельно создавать весь документ с нуля. Разберем распределение ролей по конкретным договорным условиям и фактической схеме передачи груза. Продавец может участвовать в ЭТрН как лицо, непосредственно передающее груз, тогда как организацию перевозки и расчеты с транспортной компанией осуществляет покупатель.
Перед первой такой отправкой согласуем с покупателем и транспортной компанией:
кто указан грузоотправителем;
кто формирует первый титул ЭТрН;
какой оператор ИС ЭПД используется;
кто от имени продавца подтверждает передачу товара;
кто является грузополучателем;
какой сотрудник будет подписывать необходимые сведения электронной подписью.
Главное: сам факт того, что перевозку оплачивает покупатель, не превращает перевозку сторонней транспортной компанией в перевозку «без транспортной накладной».
Рассмотрим обратную ситуацию. ООО не отправляет запчасти покупателю, а получает запчасти от своего поставщика. Поставщик сам заказывает транспортную компанию, отправляет груз, а ООО выступает получателем.
Здесь договор перевозки обычно заключается между поставщиком или иным организатором перевозки и транспортной компанией. Поэтому ООО-получатель обычно не обязано самостоятельно создавать первый титул транспортной накладной. Но это не означает, что ООО вообще не участвует в электронном документе.
При электронной перевозке грузополучатель является участником обмена ЭТрН. При доставке груза необходимо принять товар и оформить предусмотренный этап электронного документа, подтвердив получение либо указав выявленные обстоятельства и расхождения.
Поэтому, если поставщик сообщает, что с 1 сентября 2026 года будет направлять ЭТрН, подключимся к оператору ЭПД заранее, настроим обмен и определим сотрудников, которые смогут подписывать получение груза.
Если этого не сделать, может возникнуть неприятная ситуация: поставщик и перевозчик готовы работать с электронным документом, а грузополучатель технически не готов завершить документооборот.
Посмотрим еще на один распространенный вариант. ООО покупает запчасти у поставщика и самостоятельно обращается в транспортную компанию: просит забрать груз со склада поставщика и привезти его на склад ООО.
Здесь уже наше ООО является заказчиком перевозки и заключает отношения с перевозчиком. Поэтому наличие договора перевозки очевиднее. ЭТрН требуется, хотя груз физически передает водителю сотрудник склада поставщика.
В такой схеме особенно внимательно определим роли участников. Не будем механически считать заказчика перевозки, плательщика, грузоотправителя и грузополучателя одним и тем же лицом: эти роли могут распределяться между разными организациями.
Заранее сообщим поставщику, что перевозка будет электронной, и согласуем порядок участия в оформлении ЭТрН. Иначе перевозчик может приехать за грузом, а склад поставщика окажется не готов к электронному оформлению передачи.
Теперь разберем спорный момент из обсуждения. Иногда встречается рекомендация: «Если стоимость доставки включена в стоимость товара и отдельной строкой не выделяется, транспортная накладная не нужна». Не будем применять это правило без учета обстоятельств.
Такой подход действительно используется в ситуации, когда продавец доставляет товар покупателю собственным транспортом, стоимость доставки включена в цену товара и продавец не оказывает отдельную транспортную услугу. В таком случае доставка может рассматриваться как способ исполнения обязанности продавца по договору поставки, а самостоятельного договора перевозки не возникает. Материалы 1С:ИТС также приводят именно такую логику: если продавец везет товар собственным транспортом, доставка включена в цену товара и не выделена как отдельная услуга, ЭТрН не требуется; если доставка выделена в отдельную платную услугу, ситуация меняется.
Но теперь вернемся к исходному вопросу. У ООО нет собственного транспорта, и товар перевозит сторонняя транспортная компания. Здесь нельзя просто взять правило о доставке собственным автомобилем и распространить его на стороннего перевозчика.
Даже если покупателю выставлен один УПД на товар и доставка не показана отдельной строкой, продавец может при этом иметь самостоятельные отношения с транспортной компанией: передать перевозчику заявку, поручить доставку, получить акт или иной документ и оплатить перевозку.
В таком случае включение транспортных расходов в продажную цену запчастей не отменяет того факта, что между продавцом и транспортной компанией осуществляется перевозка груза. Следовательно, по этой перевозке необходимо решать вопрос об оформлении транспортной накладной отдельно от порядка расчетов с покупателем.
Запомним простое различие:
продавец везет товар собственным автомобилем и отдельного договора перевозки нет — ЭТрН может не требоваться;
продавец нанимает стороннюю транспортную компанию — возникает перевозка с отдельным перевозчиком, поэтому наличие ЭТрН необходимо оценивать как перевозку по договору перевозки, даже если покупателю доставка отдельно не выставляется.
Нет, режим налогообложения сам по себе не является критерием. Не будем связывать обязанность по ЭТрН с тем, находится ООО на ОСНО, УСН или другом режиме.
Требование возникает из транспортного законодательства и характера отношений по перевозке. Поэтому организация на ОСНО не обязана оформлять ЭТрН только потому, что она применяет ОСНО, и одновременно не освобождается от ЭТрН только потому, что транспорт принадлежит другой компании.
Для бухгалтерии на ОСНО есть дополнительный практический аспект: документы перевозчика имеют значение для подтверждения понесенных транспортных расходов. Однако не будем смешивать назначение документов. УПД на товар, акт или УПД транспортной компании и транспортная накладная выполняют разные функции.
УПД по реализации товара подтверждает передачу товара и используется в бухгалтерском и налоговом учете. Транспортная накладная подтверждает отношения по перевозке груза и содержит сведения о самой перевозке. Поэтому наличие УПД не является автоматической заменой транспортной накладной.
Рассмотрим самовывоз, поскольку этим термином часто обозначают совершенно разные схемы.
Если покупатель приезжает собственным автомобилем, забирает приобретенный товар и перевозит его для себя, при этом сторонний перевозчик не привлекается и отдельный договор перевозки не заключается, оснований для транспортной накладной по договору перевозки обычно нет. Перемещение осуществляется собственным транспортом покупателя.
Но если покупатель говорит «у нас самовывоз», а фактически присылает стороннюю транспортную компанию, с которой заключил договор перевозки, ситуация уже другая. Для покупателя это не перевозка собственным транспортом, а перевозка сторонним перевозчиком. Поэтому ЭТрН по такой перевозке требуется при наличии договора перевозки.
Не будем, таким образом, ориентироваться только на слово «самовывоз» в договоре поставки. Проверим, кто фактически приезжает за товаром: автомобиль самого покупателя или перевозчик, оказывающий услугу за плату.
Отдельно уточним еще одно распространенное заблуждение: «физическим лицам транспортные накладные вообще не нужны». После 1 сентября 2026 года правильнее формулировать иначе.
Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 предусматривает специальное исключение: если услуга автомобильной перевозки оказывается физическому лицу, которое является грузоотправителем и (или) грузополучателем, для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью, транспортная накладная может оформляться на бумажном носителе.
Обратим внимание: речь идет об исключении из обязательной электронной формы, а не о безусловной отмене самого перевозочного документа во всех случаях.
Поэтому, если ООО продает запчасти физлицу и доставка осуществляется сторонней транспортной компанией, не будем автоматически удалять транспортную накладную из процесса. Сначала определим характер перевозки и применимое исключение по бумажному оформлению.
Рассмотрим установленные Минтрансом исключения. Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 вступает в силу 1 сентября 2026 года и определяет случаи, когда транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумажном носителе. Приказ действует до 1 сентября 2032 года.
Проверим перечень. Бумажное оформление предусмотрено, в частности, в следующих ситуациях:
перевозятся грузы военного назначения, а Минобороны России выступает грузоотправителем или грузополучателем;
грузоотправителем или грузополучателем является определенное иностранное юридическое лицо, сведения о котором отсутствуют в государственном реестре аккредитованных филиалов и представительств;
осуществляется предусмотренная приказом каботажная перевозка иностранным перевозчиком из государства ЕАЭС;
перевозка оказывается физическому лицу для личных, семейных, домашних и иных не связанных с предпринимательством нужд;
электронный обмен невозможен из-за предусмотренного нормативным актом технического сбоя информационной инфраструктуры;
отсутствует доступ к интернету в предусмотренных законодательством случаях;
грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом;
перевозятся драгоценные металлы и драгоценные камни.
Для обычной продажи тракторных запчастей между российскими коммерческими организациями через стандартную транспортную компанию такие исключения, как правило, не подходят. Поэтому после 1 сентября 2026 года будем исходить из обязательной электронной формы, если имеется договор перевозки.
Теперь разберем сам электронный процесс. По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договор перевозки не устанавливает другой порядок. В дальнейшем документ дополняется сведениями других участников перевозки.
При стандартной перевозке в электронном документообороте участвуют грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если в схеме присутствует экспедитор, он также может быть участником процесса в предусмотренной законодательством роли. 1С в материалах по ЭПД также выделяет этих участников как основных участников обмена ЭТрН.
Разберем типовой процесс по шагам:
Сформируем сведения о перевозке. Укажем грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика, место погрузки, место выгрузки, сведения о грузе и другие предусмотренные реквизиты.
Подпишем сведения со стороны грузоотправителя. Если подписывает сотрудник организации, проверим его полномочия и наличие требуемой электронной подписи и машиночитаемой доверенности.
Передадим документ перевозчику через оператора ИС ЭПД. Сведения направляются также в ГИС ЭПД.
Перевозчик подтвердит прием груза. В предусмотренных случаях водитель может использовать простую электронную подпись или допустимую неквалифицированную подпись с последующим подписанием соответствующего файла перевозчиком установленным способом.
Выполним перевозку. После формирования необходимых титулов в системе формируются сведения, позволяющие подтвердить перевозку, в том числе цифровой идентификатор и QR-код для предъявления при проверке.
Грузополучатель подтвердит прием. Зафиксируем фактическое получение груза, а при наличии расхождений отразим соответствующие сведения в предусмотренном порядке.
Минтранс отдельно разъясняет требования к электронным подписям. Документы подписываются предусмотренными законодательством УКЭП или УНЭП, а представитель юридического лица должен подтвердить полномочия, в том числе машиночитаемой доверенностью в случаях, когда она требуется.
На практике можно услышать: «Мы отдаем груз в транспортную компанию, дальше они все сделают». Разберем, почему такой подход рискован.
Транспортная компания действительно может предоставить удобный сервис, подготовить часть сведений или организовать обмен через своего оператора. Однако в ЭТрН содержатся сведения, за которые отвечают конкретные участники перевозки. Лицо, подписавшее соответствующий файл обмена, отвечает за достоверность содержащихся в нем сведений. Минтранс прямо обращает внимание на этот принцип.
Поэтому назначим ответственного сотрудника ООО, который будет проверять:
правильность наименования и ИНН организации;
правильность грузоотправителя и грузополучателя;
адрес фактической погрузки;
адрес фактической выгрузки;
сведения о перевозчике;
описание и количество груза;
массу груза в случаях, когда она должна указываться;
сведения о сопроводительных документах;
правильность подписанта;
получение последующих титулов ЭТрН.
Особое внимание уделим фактическим адресам погрузки и выгрузки. Минтранс разъясняет, что эти адреса являются обязательными реквизитами и должны отражать реальные обстоятельства перевозки.
Если учет ведется в программах 1С, рассмотрим встроенный сервис 1С-ЭПД. Он предназначен для электронного обмена перевозочными документами между грузоотправителями, перевозчиками, грузополучателями и экспедиторами и интегрирован с механизмами электронного документооборота 1С.
Фирма «1С» указывает, что работа с ЭТрН поддерживается в распространенных решениях, включая 1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Розница и ряд специализированных транспортных решений. Перед переходом обязательно обновим используемую конфигурацию до актуальной версии, в которой реализована поддержка необходимых форматов ЭПД.
Разберем типовой порядок подготовки в 1С:
Проверим актуальность релиза используемой конфигурации 1С.
Подключим 1С-ЭДО, если электронный документооборот еще не используется.
Настроим сервис 1С-ЭПД.
Проверим подключение к оператору ИС ЭПД.
Заведем и проверим данные организаций и контрагентов, которые будут участвовать в перевозках.
Настроим электронные подписи сотрудников.
Оформим необходимые машиночитаемые доверенности для представителей.
Проверим права пользователей на работу с электронными перевозочными документами.
Согласуем электронный обмен с основными транспортными компаниями, поставщиками и покупателями.
Проведем тестовую перевозку до наступления обязательного режима.
В 1С предусмотрены разные сценарии формирования ЭТрН. В частности, электронную транспортную накладную можно создавать в рамках стандартной перевозки, а в поддерживаемых конфигурациях — на основании учетного документа Реализация товаров и услуг или на основании электронного заказа-заявки. Предусмотрены также сценарии работы с экспедитором, переадресовкой, заменой транспортного средства, кросс-докингом и другими вариантами перевозок.
Для обычного ООО, продающего запчасти, чаще всего начнем со стандартного сценария: оформим продажу документом Реализация товаров и услуг, подготовим сведения о доставке, создадим связанную ЭТрН через 1С-ЭПД, проверим реквизиты грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя и выполним обмен электронными титулами.
В стандартной ситуации специальная программная доработка не требуется. Не будем начинать внедрение с написания собственного обмена с ГИС ЭПД. В типовых решениях 1С для этой задачи предусмотрен сервис 1С-ЭПД.
Сначала проверим возможности актуального релиза конфигурации и типовой интеграции. Доработка имеет смысл только тогда, когда у организации есть нестандартная логистическая схема, собственная внешняя транспортная система, большое количество автоматизированных складов или специфические требования к автоматическому заполнению документов.
Для описанной задачи полезными объектами и механизмами 1С будут прежде всего 1С-ЭПД, 1С-ЭДО, документ Реализация товаров и услуг и электронные перевозочные документы, создаваемые в соответствующем рабочем месте. Настоящий программный код 1С для решения рассматриваемого вопроса не нужен, поэтому создавать пользовательские процедуры и функции только ради выполнения законодательной обязанности не будем.
Перед 1 сентября 2026 года проведем небольшую ревизию договоров. Не ограничимся вопросом, есть ли в папке документ с названием «Договор перевозки». Посмотрим фактическую схему взаимодействия.
Для каждого перевозчика выясним:
кто является заказчиком перевозки;
от чьего имени подается заявка;
кто считается грузоотправителем;
кто создает первый титул ЭТрН;
какой оператор ИС ЭПД используется;
каким способом стороны будут обмениваться ЭПД;
кто вносит сведения о водителе и автомобиле;
как отражается изменение автомобиля или водителя;
кто исправляет ошибки;
каким способом оформляются расхождения при приемке;
кто отвечает за завершение электронного документооборота.
Такую проверку проведем и для договоров поставки с крупными покупателями. Если договор содержит формулировку «самовывоз», выясним, означает ли она реальный вывоз собственным автомобилем покупателя или привлечение покупателем стороннего перевозчика.
Не будем ориентироваться исключительно на название документа. Транспортные компании используют разные наименования: договор оказания услуг, договор организации перевозок, транспортно-экспедиционный договор, договор-заявка и другие варианты.
Проанализируем содержание отношений. Если исполнитель принимает обязательство доставить переданный груз из точки погрузки в точку выгрузки и получить за это плату, имеются признаки перевозки, и название договора само по себе не позволяет отказаться от требований транспортного законодательства.
Минтранс отдельно отмечает, что отношения, которые фактически являются перевозкой, не следует искусственно квалифицировать как обычное возмездное оказание услуг только ради применения другой главы ГК РФ. Если по существу выполняется перевозка груза, применяются нормы о перевозке либо, при соответствующих отношениях, нормы о транспортной экспедиции.
При работе с транспортными компаниями дополнительно выясним, является компания непосредственным перевозчиком или экспедитором, который организует перевозку силами других перевозчиков.
Если заключен договор транспортной экспедиции, с 1 сентября 2026 года возникают дополнительные требования к электронным экспедиторским документам. Федеральный закон № 140-ФЗ предусматривает перевод в электронную форму поручения экспедитору, экспедиторской расписки и складской расписки в предусмотренных законом случаях. Эти документы также направляются в ГИС ЭПД.
Поэтому, если ваша «транспортная компания» фактически сама ничего не перевозит, а принимает заказ и подбирает отдельного перевозчика, не ограничимся вопросом об одной ЭТрН. Проверим договор на наличие транспортно-экспедиционных отношений.
Это особенно важно для продавца, который после перехода права собственности на товар продолжает организовывать его перевозку для покупателя через сторонних перевозчиков. Минтранс указывает, что в определенных обстоятельствах такие отношения могут квалифицироваться как транспортно-экспедиционные.
Не будем создавать новую ЭТрН автоматически только из-за каждой технической замены автомобиля. Минтранс разъясняет: если перевозчик остается тем же, замена транспортного средства может отражаться в рамках существующей ЭТрН. При изменении сведений формируется обновленная информация о перевозке и новый QR-код.
Но если фактически меняется перевозчик или возникает новая самостоятельная перевозка, проверим ситуацию отдельно. Не будем путать замену автомобиля одного перевозчика с передачей груза другому перевозчику.
Для организаций, торгующих запасными частями, этот вопрос также практичен. Минтранс допускает оформление одной ЭТрН на несколько партий груза, если они перевозятся в одном транспортном средстве, следуют от одного грузоотправителя одному грузополучателю, имеют одно место погрузки и одно место выгрузки.
Например, если в один автомобиль загружаются запасные части по нескольким реализациям одному покупателю и весь груз идет с одного склада на один адрес, рассмотрим возможность объединения партий в рамках одной перевозки. Но если получатели или адреса выгрузки различаются, не будем механически объединять все отгрузки в одну ЭТрН.
Да, предусмотрен механизм внесения исправлений. Если обнаружили ошибку в сведениях, не будем пытаться удалить документ из ГИС ЭПД и создать видимость, что его не существовало. Минтранс разъясняет, что сведения ЭТрН могут исправляться по инициативе участника информационного взаимодействия с учетом ограничений, установленных правилами. При этом процедура обычного отзыва или аннулирования уже принятой ГИС ЭПД накладной правилами не предусмотрена.
Поэтому организуем контроль до подписания первого титула. Проверим груз, участников, адреса и реквизиты до отправки документа в систему — это значительно проще, чем исправлять сведения после начала перевозки.
Теперь сведем решение к конкретным действиям. Если ООО продает тракторные запчасти и не имеет собственного или арендованного транспорта, действуем следующим образом.
Определим, кто перевозит каждую категорию отгрузок. Разделим поставки на собственный вывоз покупателя, перевозку транспортной компанией покупателя, перевозку транспортной компанией продавца и входящие поставки от поставщиков.
Проверим наличие отношений по перевозке. Ищем не только договор с соответствующим названием, но и заявки, заказы, счета перевозчика, акты, УПД за транспортные услуги и другие документы.
Если имеется сторонний перевозчик по договору перевозки, признаем необходимость транспортной накладной. Отсутствие у ООО собственных автомобилей от этой обязанности не освобождает.
Разграничим период до и после 1 сентября 2026 года. До этой даты допускается действующий порядок с бумажными или электронными накладными; с 1 сентября по общему правилу используем ЭТрН.
Определим роль ООО. Если ООО отправляет товар и заказывает перевозчика, оно обычно будет грузоотправителем. Если ООО только принимает поставку, оно будет грузополучателем. Если перевозчика нанимает покупатель, согласуем роли по договорной схеме.
Проверим, не является ли транспортная компания экспедитором. Если компания организует перевозки другими перевозчиками, дополнительно изучим требования к электронным экспедиторским документам.
Подключим электронный документооборот. Для пользователей 1С рассмотрим 1С-ЭПД и 1С-ЭДО, обновим конфигурацию и подготовим электронные подписи.
Оформим полномочия сотрудников. Назначим ответственных за отправку и получение ЭТрН и подготовим машиночитаемые доверенности там, где они требуются.
Свяжемся с основными транспортными компаниями. Не будем ждать первой перевозки после 1 сентября. Заранее согласуем оператора, роли, порядок создания титулов и исправления ошибок.
Проверим крупных поставщиков и покупателей. Выясним, как они будут передавать и принимать ЭТрН, особенно если по условиям договора используется самовывоз.
Проведем тестовый обмен. До обязательного перехода попробуем создать, подписать, отправить и получить ЭТрН по реальной или тестовой перевозке.
Посмотрим на пример. ООО «Запчасти» продает покупателю комплект деталей для трактора на 300 000 рублей. В договоре поставки указано, что товар доставляется до склада покупателя. Отдельной строкой покупателю доставка не выставляется. Собственных грузовых автомобилей у ООО «Запчасти» нет.
ООО обращается в транспортную компанию, направляет заявку на перевозку, транспортная компания подает автомобиль на склад, получает запчасти и доставляет их покупателю. За перевозку транспортная компания выставляет ООО документ на 15 000 рублей.
Не будем рассуждать так: «Доставка покупателю отдельно не выставлена, значит транспортной накладной нет». Между ООО и транспортной компанией фактически имеется самостоятельная перевозка груза за плату. Поэтому транспортная накладная требуется. После 1 сентября 2026 года по общему правилу оформим ее как ЭТрН.
Теперь изменим пример. У ООО есть собственный грузовой автомобиль. Работник ООО загружает те же детали и самостоятельно привозит их покупателю. Доставка не является самостоятельной услугой, ее цена включена в стоимость товара, стороннего перевозчика нет.
Здесь самостоятельного договора перевозки между ООО и другим лицом не возникает. Именно для такого варианта применима позиция о том, что ЭТрН может не потребоваться. Не будем переносить этот вывод на первый пример со сторонней транспортной компанией.
Да, если товар фактически перевозит сторонняя транспортная компания по договору перевозки, транспортная накладная требуется, даже если у ООО нет ни собственного, ни арендованного транспорта. Более того, отсутствие собственного транспорта как раз часто означает, что организация для доставки заключает отношения со сторонним перевозчиком.
Не будем определять наличие договора только по документу с названием «Договор перевозки». Проверим заявки, заказы и фактические отношения с транспортной компанией. Договор перевозки может возникнуть и без отдельного многостраничного договора, а его наличие может подтверждаться совокупностью документов и фактических действий сторон.
До 31 августа 2026 года включительно для автомобильной перевозки еще может применяться бумажная транспортная накладная либо электронный вариант. С 1 сентября 2026 года по общему правилу при наличии договора перевозки оформляем электронную транспортную накладную и передаем ее через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД. Исключения, когда допускается бумажный документ, ограничены специальным перечнем Минтранса.
Если транспортную компанию нанимает само ООО для доставки товара покупателю, обычно ООО будет активно участвовать в создании ЭТрН как грузоотправитель. Если перевозчика нанимает поставщик, а ООО только получает товар, ООО обычно участвует в документе как грузополучатель. Если перевозчика нанимает покупатель для вывоза со склада ООО, не будем считать такую перевозку «без накладной»: определим роли по договору покупателя с перевозчиком и согласуем электронное оформление передачи груза.
И отдельно запомним ключевую оговорку: условие «доставка включена в стоимость товара» само по себе не освобождает от ЭТрН, если фактическую перевозку за плату выполняет сторонняя транспортная компания. Правило о возможности не оформлять ЭТрН при включенной в цену доставке относится прежде всего к ситуации, когда продавец везет товар собственным транспортом и отдельные отношения по перевозке не возникают.
Для работы в 1С подготовим актуальный релиз программы, подключим 1С-ЭДО и 1С-ЭПД, настроим электронные подписи и полномочия сотрудников, после чего согласуем обмен с транспортными компаниями, поставщиками и покупателями. Это позволит не просто выполнить формальное требование законодательства, а встроить ЭТрН в обычный процесс оформления реализации и приемки товаров.
Информация носит справочный характер