Разберем ситуацию подробно. Организация продает покупателю собственный товар, доставляет его своим автомобилем и отдельно указывает стоимость доставки в УПД. Возникает вопрос: нужно ли с 1 сентября 2026 года формировать электронную транспортную накладную, если отдельного стороннего перевозчика нет, и какими документами покупатель сможет подтвердить расходы на доставку.
Здесь важно не смешивать два разных сценария. Сам по себе факт использования собственного транспорта поставщика не определяет, нужна транспортная накладная или нет. Ключевой вопрос заключается в том, существуют ли между поставщиком и покупателем отношения по договору перевозки либо доставка является только способом исполнения обязанности поставщика по договору поставки.
На это разграничение прямо указывает и Минтранс России. В разъяснениях, опубликованных в июле 2026 года перед обязательным переходом на электронные перевозочные документы, ведомство отдельно пояснило: с 1 сентября 2026 года при перевозке груза автомобильным транспортом в рамках договора перевозки должна формироваться электронная транспортная накладная. Если же организация перевозит собственный груз собственным транспортом без заключения договора перевозки, транспортная накладная не требуется, а перевозка осуществляется с оформлением путевого листа.
Поэтому ответ будет зависеть прежде всего не от того, кому принадлежит автомобиль, а от содержания договора с покупателем и характера платы за доставку.
Сначала рассмотрим нормативную основу. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ внес изменения в законодательство об электронных перевозочных документах. С 1 сентября 2026 года транспортная накладная при автомобильной перевозке, для которой она обязательна, по общему правилу должна формироваться в электронной форме.
То есть с этой даты меняется прежде всего форма обязательной транспортной накладной. Если в конкретной ситуации транспортная накладная по законодательству вообще не требуется, обязанности искусственно создавать ЭТрН только из-за наступления 1 сентября 2026 года не возникает.
Если же отношения сторон являются перевозкой груза и транспортную накладную составлять необходимо, после 1 сентября 2026 года нельзя исходить из того, что достаточно привычной бумажной транспортной накладной. По общему правилу потребуется именно электронная транспортная накладная, которая передается через оператора информационной системы электронных перевозочных документов и ГИС ЭПД.
Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной. Это следует из статьи 785 ГК РФ и статьи 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». В редакции, действующей с 1 сентября 2026 года, транспортная накладная по общему правилу формируется в электронном виде.
При этом Минтранс установил отдельные случаи, когда после 1 сентября 2026 года транспортную накладную, заказ или заявку допускается оформлять на бумаге. Такие исключения предусмотрены, в частности, приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262. Речь идет о специальных ситуациях: отдельных перевозках с участием иностранных лиц, перевозках для личных нужд физических лиц, технических сбоях, отсутствии доступа к сети Интернет и других предусмотренных случаях.
Обычная доставка товара от российского поставщика российскому покупателю за отдельную плату сама по себе в перечень исключений не входит. Поэтому сначала выясним, является ли такая доставка перевозкой в юридическом смысле.
Рассмотрим первый вариант. В договоре поставки предусмотрено, что поставщик обязан доставить товар на склад покупателя своими силами. Отдельной услуги перевозки покупатель не заказывает, отдельное вознаграждение за перевозку не устанавливается, а расходы поставщика на доставку включены в цену товара.
В этом случае доставка является способом исполнения договора поставки. Согласно статье 510 ГК РФ доставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки их транспортом, предусмотренным договором поставки, и на определенных договором условиях.
То есть поставщик может:
продать покупателю товар;
принять на себя обязанность доставить этот товар до определенного места;
использовать для доставки собственный автомобиль;
включить связанные с доставкой затраты в продажную цену товара.
Самостоятельного обязательства по перевозке между поставщиком и покупателем при такой конструкции может не возникать. Поставщик не выступает перед покупателем как отдельный перевозчик, а всего лишь исполняет собственную обязанность по передаче товара в согласованном месте.
Минтранс России прямо разъясняет, что при перевозке собственного груза собственными транспортными средствами для собственных нужд без договора перевозки транспортная накладная не требуется. Такой подход сохраняет значение и после перехода на обязательные электронные перевозочные документы.
Фирма «1С» в актуальных материалах по переходу на ЭПД также приводит показательный пример: если доставка товара собственным транспортом входит в цену товара и не выделена в качестве отдельной услуги, ЭТрН не требуется.
В таком случае оформим операцию следующим образом:
в договоре поставки закрепим обязанность поставщика доставить товар в определенное место;
укажем, что доставка выполняется силами и за счет поставщика либо что расходы по доставке учтены при формировании цены товара;
не будем квалифицировать действия поставщика как отдельную услугу перевозки;
не будем устанавливать самостоятельную стоимость услуги перевозки, подлежащую отдельной оплате;
оформим передачу товара покупателю УПД;
для использования автомобиля поставщик оформит путевой лист в установленном для него порядке.
В этой модели покупатель приобретает не две самостоятельные позиции «товар» и «перевозка», а товар по цене, которая учитывает обязательство поставщика доставить его до согласованного места.
Теперь ответим на основной практический вопрос автора темы. Если доставка не является отдельной услугой, у покупателя нет самостоятельной услуги перевозки, которую необходимо отдельно подтверждать транспортной накладной.
Покупатель подтверждает приобретение товара договором поставки и первичным документом о передаче товара, например УПД. Если затраты поставщика на доставку включены в цену товара, для покупателя они являются частью цены приобретения.
Например, рассмотрим ситуацию:
товар без учета доставки поставщик оценил в 100 000 рублей;
внутренние затраты поставщика на доставку составляют 10 000 рублей;
по договору покупатель приобретает товар с доставкой за 110 000 рублей;
в УПД отражается товар стоимостью 110 000 рублей.
Покупателю не нужно доказывать, что он отдельно приобрел транспортную услугу за 10 000 рублей, потому что такой услуги в отношениях сторон нет. Для него стоимость приобретения составляет 110 000 рублей.
Поэтому вопрос «чем покупатель подтвердит расходы на доставку» в данном варианте необходимо сформулировать иначе. Отдельных расходов на услугу доставки у покупателя нет. Есть стоимость приобретенного товара, документально подтвержденная договором и УПД.
Теперь рассмотрим второй сценарий, который ближе к ситуации из вопроса. Допустим, договором предусмотрено:
стоимость товара — 100 000 рублей;
доставка товара покупателю — 10 000 рублей;
покупатель отдельно оплачивает поставщику эти 10 000 рублей;
в УПД отдельной строкой указана услуга «Доставка» стоимостью 10 000 рублей.
Здесь ситуация существенно меняется. Возникает самостоятельное возмездное обязательство по доставке груза.
В профессиональных правовых разъяснениях договор поставки, по которому продавец доставляет товар собственным транспортом, а стоимость доставки установлена отдельно от стоимости товара, рассматривается как смешанный договор, содержащий элементы договора поставки и договора перевозки. Основанием является пункт 3 статьи 421 ГК РФ.
В актуальных материалах «1С» по обязательным ЭПД с 1 сентября 2026 года также приведен именно такой пример: организация доставляет продукцию клиенту собственным или привлеченным транспортом, а доставка выделена в качестве отдельной услуги. Для такого случая рекомендуется оформлять электронные перевозочные документы.
Следовательно, тезис «машина наша, поэтому транспортной накладной быть не может» использовать нельзя. Юридически одно и то же лицо вполне может одновременно быть поставщиком товара и перевозчиком по обязательству, включенному в смешанный договор.
Здесь уточним один важный момент из обсуждения на форуме. Сама по себе отдельная строка в УПД еще не является единственным и безусловным критерием квалификации договора.
Проанализируем ситуацию в совокупности. Посмотрим:
что написано в основном договоре;
есть ли отдельное обязательство поставщика оказать услугу доставки;
установлена ли самостоятельная цена этой услуги;
может ли покупатель отказаться от доставки, сохранив покупку товара;
какой момент считается исполнением услуги;
как стороны называют соответствующее обязательство в спецификациях, счетах и УПД;
за что именно покупатель перечисляет отдельную сумму.
Например, если договор говорит: «Цена товара составляет 110 000 рублей и включает доставку до склада покупателя», а бухгалтер поставщика для внутренней аналитики условно выделил 10 000 рублей транспортных затрат, это еще не обязательно означает существование отдельного договора перевозки.
Но если в договоре написано: «Стоимость товара — 100 000 рублей. Поставщик оказывает покупателю услугу доставки. Стоимость услуги доставки — 10 000 рублей», а затем в УПД появляются отдельные позиции «Товар» и «Услуга доставки», то признаки смешанного договора становятся очевидными.
Поэтому не определяйте правовую природу сделки только по одному УПД. Сначала прочитайте договор. При этом документы не должны противоречить друг другу. Если договор говорит, что отдельной транспортной услуги нет, а УПД ежемесячно содержит самостоятельную оплачиваемую покупателем услугу «Перевозка груза», при проверке закономерно возникнет вопрос о фактическом содержании отношений.
Если после анализа договора выясним, что поставщик за отдельное вознаграждение принимает на себя обязательство перевезти груз покупателю, будем исходить из наличия элементов договора перевозки.
В таком случае с 1 сентября 2026 года оформим электронную транспортную накладную.
Разберем логику:
между сторонами существует договор поставки;
одновременно существует самостоятельное обязательство по перевозке груза;
поставщик выполняет перевозку собственным автомобилем;
поставщик в соответствующей части отношений выступает перевозчиком;
заключение договора перевозки подтверждается транспортной накладной;
с 1 сентября 2026 года транспортная накладная по общему правилу формируется в электронной форме;
следовательно, отсутствие сторонней транспортной организации не освобождает стороны от ЭТрН.
Таким образом, если доставка действительно является отдельной платной услугой, позиция о том, что законом не предусмотрена ЭТрН из-за использования собственного транспорта, является рискованной.
Если покупатель действительно приобретает отдельную услугу перевозки, не будем пытаться заменить обязательный перевозочный документ обычным УПД.
Для такой операции сформируем комплект документов:
договор поставки с условиями о перевозке либо иной смешанный договор;
спецификацию, заявку или другие документы, если они предусмотрены договором;
ЭТрН, подтверждающую перевозку груза;
УПД, содержащий сведения о стоимости оказанной услуги, если стороны используют УПД в качестве первичного документа и счета-фактуры;
документы об оплате, когда они требуются для подтверждения расчетов.
С 1 января 2026 года в электронном документообороте применяется формат УПД 5.03. ФНС России указывает, что УПД может объединять функции первичного документа и счета-фактуры и применяться как при передаче товара, так и при оказании услуг.
Поэтому в рассматриваемой ситуации УПД и ЭТрН выполняют разные задачи.
УПД подтверждает хозяйственную операцию по передаче товаров и оказанию услуги, ее стоимость, сумму НДС и другие необходимые реквизиты бухгалтерского и налогового учета.
ЭТрН является перевозочным документом и подтверждает заключение и исполнение отношений по автомобильной перевозке груза: кто выступает грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем, какой груз передан, куда он доставляется и каким образом завершена перевозка.
Поэтому не будем выбирать между двумя документами по принципу «или УПД, или ЭТрН». Если существует отдельная перевозка, правильнее рассматривать их как документы, подтверждающие разные стороны одной хозяйственной операции.
Отдельно разберем предложение из обсуждения на форуме использовать УПД вместе с путевым листом поставщика.
Путевой лист действительно является важным документом. Он содержит сведения, связанные с эксплуатацией транспортного средства, рейсом, водителем и другими обстоятельствами использования автомобиля. Для организации, которой принадлежит транспорт, путевой лист подтверждает использование автомобиля в хозяйственной деятельности.
Однако путевой лист и транспортная накладная имеют разное назначение.
Путевой лист не превращается в транспортную накладную только потому, что в нем указан маршрут до покупателя. И наоборот, транспортная накладная не заменяет поставщику документы, необходимые для эксплуатации принадлежащего ему автомобиля.
Поэтому разделим два случая.
Если договора перевозки нет, поставщик доставляет собственный товар своим транспортом как часть исполнения договора поставки. В этой ситуации транспортная накладная действительно может не требоваться, а поставщик оформляет путевой лист для собственного транспорта.
Если договор перевозки есть, путевой лист не следует использовать вместо обязательной ЭТрН. После 1 сентября 2026 года при наличии обязанности оформить транспортную накладную необходимо выполнить требования именно к электронной транспортной накладной.
Следовательно, совет «передайте покупателю копию путевого листа, и этого достаточно для расходов» нельзя считать универсальным решением после 1 сентября 2026 года.
Копия путевого листа поставщика при необходимости может выступать дополнительным подтверждением реальности поездки, если стороны решили обмениваться такими документами. Но она не отменяет обязательную ЭТрН там, где отношения являются перевозкой.
Не будем считать передачу путевого листа покупателю обязательной частью каждой поставки. Путевой лист прежде всего оформляется лицом, эксплуатирующим транспортное средство, и решает задачи этого лица.
У покупателя собственный комплект первичных документов. Если товар доставляется поставщиком без самостоятельной услуги перевозки, покупатель подтверждает приобретение товара договором, УПД и иными документами приемки. Само отсутствие у него копии путевого листа автомобиля поставщика не означает автоматически отсутствие документально подтвержденного приобретения товара.
Судебная практика также знает ситуации, когда при доставке товара самим поставщиком на склад покупателя транспортная накладная не признавалась обязательным документом именно для принятия товара к учету, а факт передачи подтверждался УПД и другими документами сделки.
Если же покупатель отдельно оплачивает транспортную услугу, подход меняется. Тогда у него возникает именно расход на перевозку, а при автомобильной перевозке появляется специальный перевозочный документ. После 1 сентября 2026 года таким документом по общему правилу будет ЭТрН.
Посмотрим на распространенную ошибку. В договоре стороны пишут:
«Поставщик оказывает Покупателю услуги по перевозке товара собственным транспортом. Стоимость перевозки составляет 15 000 рублей».
В УПД поставщик затем указывает:
«Товар — 200 000 рублей» и «Транспортные услуги — 15 000 рублей».
Но при вопросе об ЭТрН стороны заявляют: «Договора перевозки у нас нет, ведь автомобиль принадлежит поставщику».
Такой подход противоречив. Название всего договора «Договор поставки» само по себе не отменяет содержащиеся внутри него элементы других договорных конструкций. Пункт 3 статьи 421 ГК РФ прямо позволяет заключать смешанные договоры, содержащие элементы различных договоров.
Поэтому будем исходить из содержания обязательств, а не только из названия документа.
Если хотим сохранить самостоятельную платную доставку, оформим ее последовательно: предусмотрим соответствующие условия договора, сформируем необходимый перевозочный документ и правильно отразим услугу в УПД.
Если же хотим оформить только поставку товара собственным транспортом без отдельной перевозочной услуги, приведем в соответствие договор и первичные документы: не будем одновременно называть доставку самостоятельной услугой и утверждать, что перевозочных отношений нет.
Рассмотрим подробнее первый практический вариант. Он подойдет, если организация фактически не занимается оказанием транспортной услуги покупателю, а просто обязана доставить собственный товар до места передачи.
Условия договора можно выстроить по следующей логике:
поставщик обязуется поставить товар покупателю;
местом передачи товара является склад покупателя;
доставка осуществляется транспортом поставщика;
расходы поставщика, связанные с доставкой, учтены в цене товара;
отдельная услуга перевозки покупателю не оказывается;
отдельное вознаграждение перевозчика покупатель не выплачивает.
Тогда в УПД безопаснее отражать именно товар по окончательной договорной цене.
Например:
10 единиц товара по 12 000 рублей — всего 120 000 рублей.
Не будем добавлять отдельную строку «Услуга по перевозке — 20 000 рублей», если по существу никакой самостоятельной услуги стороны не согласовывали.
При необходимости поставщик может рассчитать внутри организации, что из 120 000 рублей условно 20 000 рублей экономически покрывают его транспортные затраты. Такая управленческая калькуляция не требует превращать внутреннюю составляющую цены в отдельную услугу покупателю.
Преимущество этой модели: если перевозка действительно отсутствует как отдельное обязательство, ЭТрН для такой собственной доставки не требуется. Покупатель подтверждает свои расходы документами на приобретение товара.
Если покупателю важно видеть структуру цены, рассмотрим возможность указать ее в договоре, спецификации или коммерческом расчете как элемент формирования цены, но сформулируем это аккуратно.
Например, вместо самостоятельной услуги перевозки можно предусмотреть, что окончательная цена партии формируется из базовой цены товара с учетом расходов поставщика на доставку до установленного адреса.
Однако чем сильнее документы будут выглядеть как отдельная продажа транспортной услуги — отдельная номенклатурная позиция, отдельный тариф, объем перевозки, самостоятельная оплата, акт оказанных транспортных услуг, — тем слабее станет позиция о том, что перевозочных отношений вообще нет.
Поэтому, если организация сознательно выбирает модель «доставка включена в поставку», приведем к этой модели весь документооборот, а не только текст договора.
Теперь рассмотрим второй вариант. Он подойдет, если стороны действительно хотят, чтобы покупатель отдельно приобретал и оплачивал доставку.
Например, покупатель может:
купить товар самовывозом за 500 000 рублей;
либо заказать поставщику доставку за дополнительные 30 000 рублей.
При выборе второго варианта доставка имеет самостоятельную экономическую ценность. Покупатель отдельно заказывает ее и отдельно оплачивает.
В таком случае не будем пытаться искусственно исключить перевозочную часть договора. Наоборот, оформим ее правильно.
Разберем по шагам:
закрепите в договоре условия поставки товара;
отдельно пропишите условия перевозки и стоимость доставки;
определите грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя;
при необходимости согласуйте заказ или заявку на перевозку;
с 1 сентября 2026 года сформируйте ЭТрН;
подпишите необходимые титулы электронного документа участниками перевозки;
после получения груза зафиксируйте приемку в ЭТрН;
оформите УПД на товар и услугу в соответствии с выбранной схемой первичного учета;
сохраните ЭТрН в составе документов, подтверждающих перевозку и транспортные расходы.
При такой модели вопрос покупателя о подтверждении расходов решается наиболее однозначно: стоимость услуги подтверждается первичным документом, а сама автомобильная перевозка — ЭТрН.
Рассмотрим рискованную схему:
договор содержит отдельную услугу доставки;
покупатель отдельно ее оплачивает;
в УПД есть строка «Транспортные услуги»;
поставщик фактически везет груз собственным автомобилем;
ЭТрН отсутствует;
в качестве подтверждения стороны оставляют только УПД и копию путевого листа.
После 1 сентября 2026 года такая конструкция создает ненужный риск. Из документов следует наличие самостоятельной перевозки, но предусмотренный транспортным законодательством документ стороны не сформировали.
Не будем рассчитывать на то, что УПД автоматически заменит ЭТрН. Это документы разного назначения и разных информационных систем.
УПД используется в хозяйственном и налоговом документообороте и может одновременно выполнять функции первичного документа и счета-фактуры. ЭТрН относится к перевозочным документам, проходит через информационную систему электронных перевозочных документов и содержит специальные сведения о процессе перевозки.
Поэтому при наличии договора перевозки УПД не отменяет обязанность сформировать ЭТрН.
Теперь посмотрим на вопрос с точки зрения покупателя. Порядок налогового учета зависит от того, что именно покупатель приобретает и как договором сформирована цена.
Если доставка включена в цену товара, отдельная услуга перевозки у покупателя отсутствует. Он учитывает стоимость приобретения товара по общим правилам для соответствующего вида активов.
Если доставка оплачивается отдельно, необходимо определить, каким образом транспортные расходы учитываются в налоговом учете покупателя.
Например, для торговой организации при приобретении товаров для дальнейшей реализации статья 320 НК РФ устанавливает специальные правила. Расходы на доставку приобретенных товаров до склада налогоплательщика-покупателя, если они не включены в цену приобретения товаров, относятся к прямым расходам и распределяются с учетом предусмотренного НК РФ порядка.
Если приобретаются материалы, транспортные и иные затраты, связанные с приобретением, учитываются при формировании их стоимости по соответствующим правилам главы 25 НК РФ.
Если приобретается объект основных средств, расходы, непосредственно связанные с его приобретением и доведением до состояния, пригодного к использованию, могут участвовать в формировании первоначальной стоимости по правилам налогового и бухгалтерского учета.
Поэтому покупателю недостаточно решить только вопрос «есть документ на 30 000 рублей или нет». Необходимо также правильно определить характер этого расхода.
Посмотрим на пример.
Поставщик продает покупателю оборудование. Базовая стоимость оборудования составляет 400 000 рублей. Поставщик планирует потратить на собственную доставку 25 000 рублей.
В договоре укажем:
«Стоимость оборудования с учетом доставки до склада Покупателя составляет 425 000 рублей. Доставка осуществляется силами Поставщика и является способом исполнения обязательства Поставщика по передаче товара. Отдельная услуга перевозки Покупателю не оказывается».
Поставщик перевозит принадлежащий ему товар собственным автомобилем до согласованного места передачи.
В УПД отражаем оборудование стоимостью 425 000 рублей.
Поставщик оформляет путевой лист на используемый автомобиль.
ЭТрН в рассматриваемой модели не формируем, поскольку самостоятельного договора перевозки между поставщиком и покупателем нет.
Покупатель принимает оборудование на основании договора и УПД. Если законодательство и условия сделки требуют дополнительных документов приемки, оформляем их отдельно.
Теперь изменим условия.
Стоимость оборудования составляет 400 000 рублей. Доставка покупателю — отдельная услуга стоимостью 25 000 рублей.
В договоре указано, что покупатель поручает поставщику доставить груз на его склад, а поставщик обязуется выполнить перевозку за установленное вознаграждение.
В УПД отражаем:
оборудование — 400 000 рублей;
доставка — 25 000 рублей.
В этой ситуации договор содержит элементы поставки и перевозки. Поставщик одновременно выступает продавцом товара и перевозчиком.
После 1 сентября 2026 года сформируем ЭТрН на перевозку оборудования. Покупатель при получении груза участвует в электронном оформлении документа в качестве грузополучателя.
В результате у покупателя будет договор, УПД и ЭТрН. Такой комплект документов будет значительно последовательнее позиции «отдельно продали услугу перевозки, но транспортной накладной нет».
Введение обязательных ЭТрН не отменяет УПД.
Это принципиально разные документы. Не будем считать, что с 1 сентября необходимо вместо УПД выписывать только ЭТрН.
Если организация использует электронный УПД, в 2026 году применяется актуальный формат УПД 5.03. ФНС России разъясняет, что этот формат позволяет оформлять передачу товаров, выполнение работ и оказание услуг и использовать документ одновременно в качестве счета-фактуры и первичного учетного документа при соблюдении соответствующих условий.
Поэтому при смешанном договоре можно использовать УПД для отражения реализации товара и услуги доставки. Но если доставка представляет собой перевозку, дополнительно формируем предусмотренный транспортным законодательством перевозочный документ.
Получается следующая схема:
договор → УПД → ЭТрН → документы расчетов.
В зависимости от конкретных условий последовательность подписания документов может отличаться, но функционально каждый документ решает собственную задачу.
Теперь рассмотрим работу в 1С. Конкретный набор документов зависит от используемой конфигурации и ее релиза, поэтому будем ориентироваться на общую логику типовых решений.
Если поставщик просто продает товар с доставкой собственным транспортом, а доставка включена в цену товара, реализацию отражаем обычным документом продажи.
В 1С:Бухгалтерия 8 используйте документ Реализация (акты, накладные, УПД). Укажите покупателя, договор, товар, количество, цену и необходимые параметры НДС.
Если применяется электронный документооборот, сформируйте и передайте покупателю электронный УПД через 1С-ЭДО.
Отдельную номенклатурную позицию «Транспортная услуга» не создавайте, если договором такой услуги действительно не предусмотрено.
Расходы самой организации-поставщика на автомобиль — топливо, амортизацию, оплату труда водителя, ремонт и другие затраты — учитывайте в обычном порядке как расходы организации в зависимости от характера деятельности и учетной политики.
Для поездки оформите путевой лист. При этом не создавайте ЭТрН только потому, что автомобиль перемещает товар по дороге, если самостоятельного договора перевозки действительно нет.
Если после анализа договора устанавливаем, что доставка является самостоятельной услугой перевозки, дополнительно организуем транспортный электронный документооборот.
В программах системы 1С:Предприятие 8 для этого используется сервис 1С-ЭПД. Фирма «1С» указывает, что сервис поддерживает обмен утвержденными электронными перевозочными документами и работает, в частности, в 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:УНФ, 1С:Розница и ряде транспортных решений.
Для работы потребуется:
подключить 1С-ЭДО;
подключить возможность обмена через 1С-ЭПД;
использовать оператора информационной системы электронных перевозочных документов;
настроить электронные подписи сотрудников;
при необходимости оформить машиночитаемые доверенности для сотрудников, подписывающих документы от имени организации;
настроить обмен с контрагентом;
определить сотрудников, которые будут подписывать титулы ЭТрН;
проверить работу с мобильным приложением 1С-ЭПД, если водители и другие участники процесса будут работать с документами с мобильных устройств.
В зависимости от конфигурации используйте рабочее место Электронные перевозочные документы. Через него создаются, принимаются, подписываются и отправляются ЭПД.
Рассмотрим общий процесс работы с ЭТрН. Реализация интерфейса может немного отличаться между 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP и другими решениями, но логика обмена одинакова.
Сформируйте сведения грузоотправителя на основании данных учетной системы.
Укажите участников перевозки: грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.
Заполните сведения о грузе и пунктах перевозки.
Проверьте данные транспортного средства и другие необходимые сведения.
Подпишите предусмотренную часть ЭТрН электронной подписью.
Передайте документ через оператора информационной системы ЭПД.
Перевозчик зарегистрирует принятие груза и подпишет свой титул.
После доставки грузополучатель отразит получение груза и подпишет соответствующий титул.
Завершите оформление перевозки предусмотренными электронными титулами.
Формирование, подписание и обмен документами в 1С-ЭПД выполняются непосредственно из программ 1С. Сведения через оператора информационной системы передаются в ГИС ЭПД.
Этот вопрос часто вызывает путаницу. Если доставка является отдельной перевозкой, перевозчиком в ЭТрН может выступать сам поставщик.
Не требуется наличие третьего юридического лица только для того, чтобы возник договор перевозки.
Например:
ООО «Поставщик» продает товар ООО «Покупатель»;
ООО «Поставщик» также обязуется за отдельные 20 000 рублей перевезти груз;
автомобиль принадлежит ООО «Поставщик»;
водитель является сотрудником ООО «Поставщик».
В части продажи ООО «Поставщик» выступает продавцом. В части отдельной перевозки оно же выступает перевозчиком.
Один субъект может выполнять разные договорные функции в рамках смешанного договора. Поэтому наличие собственного автомобиля не является основанием не оформлять ЭТрН.
Рассмотрим еще один важный нюанс. В договоре поставки можно установить, что право собственности переходит к покупателю только после передачи товара на его складе.
До этого момента товар юридически остается собственностью поставщика. Но один этот факт тоже не дает универсального ответа на вопрос об ЭТрН.
Снова проанализируем договорную конструкцию.
Если поставщик просто обязан привести собственный товар в место передачи и все затраты включены в его цену, это соответствует модели доставки по договору поставки.
Если же покупатель отдельно оплачивает поставщику перевозку, а договор содержит самостоятельное обязательство доставить груз за вознаграждение, наличие права собственности у поставщика во время движения товара не должно использоваться как единственное основание для отказа от транспортной накладной.
Поэтому при подготовке документов ориентируйтесь на содержание обязательств и характер оплаты.
Если организация до 1 сентября 2026 года работает по договору, в котором отдельная доставка описана не совсем ясно, проведем ревизию.
Разберем по шагам:
найдите раздел договора, регулирующий передачу и доставку товара;
посмотрите, названа ли доставка услугой;
проверьте, установлена ли отдельная цена доставки;
проверьте, выставляются ли акты или УПД на транспортную услугу;
проанализируйте назначения платежей покупателя;
определите, присутствуют ли признаки самостоятельной перевозки;
выберите одну из двух юридических моделей;
до 1 сентября приведите договор, спецификации, УПД и порядок работы в 1С в соответствие с выбранной моделью.
Если решим, что транспортная услуга действительно нужна, подключим 1С-ЭПД и протестируем ЭТрН с контрагентами.
Если отдельной услуги в действительности нет, уточним договор и порядок формирования цены, чтобы доставка была составной частью исполнения поставки и не выставлялась покупателю как самостоятельная перевозка.
Не будем менять документы исключительно ради формального ухода от электронного документооборота. Сначала определим фактическую экономическую модель.
Если организация действительно оказывает клиентам отдельные транспортные услуги, а стоимость доставки рассчитывается отдельно и клиент может выбирать между самовывозом и платной доставкой, логичнее сохранить эту модель и настроить работу с ЭТрН.
Если же доставка всегда является обязанностью продавца, товар продается на условиях доставки до клиента и отдельного транспортного бизнеса по существу нет, можно привести ценообразование к модели поставки товара с доставкой.
Документы должны отражать реальную хозяйственную операцию, а не искусственно называться тем или иным образом ради отсутствия ЭТрН.
До обязательного перехода на электронные перевозочные документы компании нередко подходили к вопросу формально: стоимость доставки указывали в УПД или акте, а транспортные документы оформляли непоследовательно.
С 1 сентября 2026 года транспортный электронный документооборот становится существенно более формализованным. Информация по ЭТрН передается через операторов в ГИС ЭПД.
Поэтому противоречие в документах становится заметнее:
в договоре есть платная перевозка;
в УПД есть транспортная услуга;
оплата за перевозку есть;
фактическое перемещение груза есть;
перевозочного документа нет.
Не создавайте такую цепочку без необходимости. Если отношения подпадают под перевозку, настройте ЭТрН заранее.
Отдельно разберем промежуточный вариант. Допустим, в договоре доставка включена в условия поставки, но продавец в счете показывает:
Товар — 100 000 рублей.
Доставка — 10 000 рублей.
Одной такой строки недостаточно, чтобы без анализа остальных условий сделать категоричный вывод. Но она создает дополнительный вопрос: что покупатель фактически оплачивает этими 10 000 рублями?
Если это самостоятельное вознаграждение за перевозку, будем исходить из модели перевозки.
Если это лишь справочная калькуляция окончательной цены поставки, закрепите такую конструкцию непосредственно в договоре и не оформляйте последующие документы так, будто покупателю оказана отдельная услуга.
Особенно внимательно отнеситесь к УПД. Если в нем доставка указана именно как отдельная оказанная услуга, это уже гораздо более существенный аргумент в пользу существования самостоятельной хозяйственной операции, чем просто информационная разбивка цены в коммерческом предложении.
Если покупатель получает отдельный УПД на транспортную услугу, а поставщик после 1 сентября 2026 года отказывается формировать ЭТрН со ссылкой на собственный автомобиль, запросите пояснение правовой модели.
Разберем вопросы, которые стоит задать:
доставка является частью поставки или самостоятельной услугой;
где это закреплено в договоре;
почему услуга доставки оплачивается отдельно;
кто выступает перевозчиком;
каким документом оформляется договор перевозки;
почему при наличии перевозки не формируется ЭТрН.
Если выясняется, что никакой самостоятельной перевозки действительно нет, сторонам желательно привести первичные документы в соответствие с договором поставки.
Если перевозка есть, безопаснее организовать ЭПД, чем пытаться заменить обязательный документ копией внутреннего путевого листа поставщика.
Если покупатель является грузополучателем по перевозке, он становится одним из участников информационного взаимодействия по ЭТрН.
После доставки груза грузополучатель должен выполнить предусмотренные действия в электронном документе и подтвердить получение груза. Фирма «1С» указывает, что грузополучатели работают с соответствующим титулом ЭТрН и фиксируют приемку груза.
Поэтому компаниям, которые сами ничего не перевозят, но регулярно приобретают товары с доставкой сторонними перевозчиками или в рамках самостоятельных транспортных услуг поставщиков, тоже необходимо подготовиться к 1 сентября 2026 года.
Обязанность участвовать в ЭТрН может возникнуть у покупателя даже тогда, когда он не заказывает машину и не является перевозчиком.
Покупателю, который будет выступать грузополучателем, рассмотрим следующую подготовку:
обновите используемую конфигурацию 1С до актуального поддерживаемого релиза;
подключите 1С-ЭДО, если он еще не используется;
проверьте доступность 1С-ЭПД;
настройте обмен с поставщиком и оператором ЭПД;
назначьте сотрудников, которые будут подтверждать получение груза;
оформите необходимые электронные подписи;
при подписании сотрудниками от имени организации подготовьте требуемые машиночитаемые доверенности;
отработайте получение входящей ЭТрН в рабочем месте Электронные перевозочные документы;
сопоставьте ЭТрН с поступлением товаров и УПД в учетной системе;
заранее договоритесь с поставщиком, кто и в какой момент формирует необходимые титулы.
Не откладывайте организацию процесса до первой поставки после 1 сентября. Для обмена ЭТрН должны быть технически и организационно готовы сразу несколько участников.
Поставщику с собственным автопарком проведем отдельную проверку всех схем доставки.
Разделите договоры на поставки с доставкой, включенной в цену товара, и договоры с отдельной платной перевозкой.
Проверьте формулировки действующих договоров.
Сопоставьте договоры с тем, как организация фактически формирует УПД.
Проверьте номенклатуру услуг в 1С.
Определите, где покупателям выставляется самостоятельная позиция «Доставка», «Перевозка», «Транспортные услуги».
Выясните, есть ли возможность самовывоза и как меняется цена при отказе от доставки.
Для самостоятельных перевозок настройте 1С-ЭПД.
Проверьте электронные подписи и полномочия сотрудников.
Протестируйте обмен с основными покупателями.
Разработайте внутренний порядок действий водителя, склада, отдела продаж и бухгалтерии.
Так мы не будем принимать решение «нужна ли ЭТрН» вручную при каждой отгрузке. Правильнее заранее классифицировать типовые схемы продаж.
Для удобства создадим внутреннее правило.
Тип 1. Поставка с включенной доставкой. Поставщик доставляет собственный товар, отдельной транспортной услуги нет, стоимость доставки включена в цену товара. ЭТрН по причине отдельного договора перевозки не создается. Оформляются документы поставки и путевой лист на автомобиль поставщика.
Тип 2. Поставка плюс отдельная перевозка. Покупатель отдельно оплачивает доставку, договор содержит самостоятельное транспортное обязательство. С 1 сентября 2026 года формируем ЭТрН.
Тип 3. Доставка сторонним перевозчиком. Поставщик либо покупатель заключает договор с транспортной компанией. Перевозка оформляется ЭТрН, а роли грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя распределяются по фактическим отношениям сторон.
Тип 4. Самовывоз покупателем собственным автомобилем. Отдельного договора перевозки с поставщиком нет. Проанализируйте документы покупателя на эксплуатацию собственного автомобиля и конкретные условия передачи товара.
Такую классификацию можно использовать при настройке бизнес-процессов в 1С и при обучении сотрудников отдела продаж и логистики.
Если фактическая модель действительно является поставкой с доставкой, закрепим ее максимально ясно.
Например, по смыслу можно предусмотреть:
«Поставка товара осуществляется путем доставки товара Поставщиком до места передачи, указанного в спецификации. Доставка осуществляется силами Поставщика и является способом исполнения обязательства Поставщика по передаче товара. Расходы Поставщика на доставку учтены при формировании цены товара. Отдельная услуга перевозки Покупателю не оказывается и отдельное вознаграждение за перевозку Покупателем не уплачивается».
После этого документы реализации должны соответствовать указанной конструкции. Не будем одновременно выставлять покупателю отдельный акт транспортных услуг.
Если стороны сознательно выбирают смешанный договор, наоборот, четко определим транспортную часть.
По смыслу можно закрепить:
«Помимо поставки товара Поставщик обязуется за отдельное вознаграждение осуществить перевозку груза до места нахождения Покупателя. Стоимость перевозки определяется в спецификации. В части отношений по перевозке стороны руководствуются применимыми положениями законодательства о перевозке грузов автомобильным транспортом. Перевозка оформляется предусмотренными законодательством перевозочными документами».
С 1 сентября 2026 года для обычной автомобильной перевозки юридических лиц будем формировать ЭТрН в установленном порядке.
Теперь вернемся к исходному обсуждению и разделим правильные и спорные моменты.
Первый полезный вывод: отдельная строка в УПД действительно не должна анализироваться изолированно от договора. Для квалификации отношений рассмотрим весь комплект документов и фактические обязательства сторон.
Второй полезный вывод: если поставщик просто доставляет собственный товар собственным транспортом как часть договора поставки, транспортная накладная может не требоваться. Минтранс подтверждает этот подход для перевозки собственного груза собственными транспортными средствами без договора перевозки.
Третий вывод требует уточнения: если договор прямо предусматривает самостоятельную доставку за отдельное вознаграждение, возникают признаки смешанного договора с элементами перевозки. В этом случае после 1 сентября 2026 года следует ориентироваться на обязательное оформление ЭТрН.
Четвертый вывод необходимо существенно уточнить: УПД и копия путевого листа поставщика нельзя считать универсальной заменой ЭТрН. Путевой лист может подтверждать эксплуатацию автомобиля и дополнительно свидетельствовать о фактическом рейсе, но при наличии договора перевозки он не заменяет перевозочный документ, обязательный по статье 8 Федерального закона № 259-ФЗ.
Проанализируем исходные данные: организация доставляет собственный груз собственным транспортом, но в УПД стоимость доставки выделена отдельно.
Сначала не будем автоматически делать вывод ни в одну сторону. Откройте договор.
Если договор говорит только о том, что поставщик обязан доставить товар покупателю, а отдельная транспортная услуга сторонами фактически не согласована, устраните противоречие между договором и первичными документами. Рассмотрите вариант включения доставки в цену товара. Тогда поставщик будет подтверждать передачу товара УПД, оформлять собственный путевой лист, а у покупателя не будет отдельного расхода на приобретение транспортной услуги.
Если договор устанавливает отдельную цену доставки, покупатель отдельно оплачивает перевозку и поставщик оказывает ее как самостоятельную услугу, не пытайтесь обосновать отсутствие ЭТрН только собственностью на автомобиль. С 1 сентября 2026 года настройте электронную транспортную накладную.
Покупатель в таком случае подтвердит расходы комплектом документов, включающим договор, УПД и ЭТрН. Путевой лист поставщика при необходимости можно использовать как дополнительный документ, но не как замену обязательной ЭТрН.
Чтобы быстро определить необходимость ЭТрН для конкретной поставки, используем следующую последовательность.
Определите, кто везет товар.
Если поставщик использует собственный транспорт, перейдите к анализу договора — на этом проверка не заканчивается.
Выясните, является ли доставка только способом передачи товара по статье 510 ГК РФ.
Проверьте, включена ли доставка в цену товара.
Проверьте, существует ли отдельная плата за транспортную услугу.
Посмотрите, как доставка названа в договоре, спецификации, счете и УПД.
Если самостоятельной перевозки нет, оформляйте документы поставки и путевой лист поставщика.
Если присутствует самостоятельная платная перевозка, рассматривайте договор как содержащий элементы перевозки и оформляйте ЭТрН.
С 1 сентября 2026 года используйте электронную форму транспортной накладной, если конкретная перевозка не относится к установленным исключениям.
Не заменяйте ЭТрН путевым листом в ситуации, когда транспортная накладная обязательна.
В 1С используйте 1С-ЭПД для перевозочных документов и 1С-ЭДО для электронного обмена первичными документами.
При проверке конкретного договора ориентируйтесь прежде всего на следующие нормы и документы:
статью 421 ГК РФ — о смешанном договоре;
статью 510 ГК РФ — о доставке товаров поставщиком;
статью 785 ГК РФ — о договоре перевозки груза и транспортной накладной;
статью 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ — об оформлении договора перевозки и транспортной накладной;
Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ — об изменениях, связанных с обязательным применением электронных перевозочных документов с 1 сентября 2026 года;
приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 — о случаях, когда перевозочные документы после 1 сентября 2026 года допускается оформлять на бумажном носителе;
статью 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ — о требованиях к первичным учетным документам;
статью 252 НК РФ — о документальном подтверждении и экономической обоснованности расходов;
статью 320 НК РФ — для учета транспортных расходов торговыми организациями;
актуальные разъяснения Минтранса России 2026 года о разграничении перевозки по договору и перевозки собственного груза собственным транспортом;
актуальные методические материалы фирмы «1С» по 1С-ЭПД и переходу на обязательные электронные перевозочные документы.
Главный критерий для оформления ЭТрН — не принадлежность автомобиля, а наличие отношений по перевозке груза.
Если поставщик везет собственный товар собственным транспортом и доставка является только способом исполнения договора поставки, отдельной услуги перевозки нет, а транспортные затраты включены в цену товара, транспортная накладная не требуется только из-за самого факта движения товара на автомобиле. Покупатель подтверждает приобретение товара договором и УПД, а отдельного расхода на транспортную услугу у него не возникает.
Если же покупатель отдельно оплачивает поставщику доставку и договор предусматривает самостоятельную возмездную транспортную услугу, возникает смешанная конструкция с элементами договора перевозки. То обстоятельство, что груз везет собственный автомобиль поставщика, от оформления перевозочного документа не освобождает. С 1 сентября 2026 года при обычной автомобильной перевозке между организациями в такой ситуации следует формировать ЭТрН.
Для подтверждения отдельно оплачиваемой перевозки покупателю не стоит ограничиваться УПД и копией путевого листа поставщика. Используйте договор, УПД и предусмотренную законодательством ЭТрН. Путевой лист рассматривайте как документ эксплуатации автомобиля и при необходимости как дополнительное подтверждение фактического рейса, но не как замену транспортной накладной.
В 1С заранее настройте 1С-ЭДО и 1С-ЭПД, проверьте рабочее место Электронные перевозочные документы, электронные подписи, машиночитаемые доверенности и обмен с контрагентами. Если ЭТрН не требуется, продолжайте оформлять продажу через Реализация (акты, накладные, УПД) и не создавайте в первичных документах самостоятельную транспортную услугу, которой фактически и юридически нет.
Таким образом, в исходной ситуации сначала проанализируем договор. Отдельная строка доставки в УПД — серьезный сигнал проверить правовую конструкцию, но решающим будет содержание обязательств сторон. Если хотим учитывать доставку как отдельную услугу, оформим ЭТрН. Если доставка лишь входит в условия поставки, приведем договор и УПД к этой модели и будем подтверждать расходы покупателя как стоимость приобретения товара.
Информация носит справочный характер