Рассмотрим ситуацию подробно. ООО арендует помещение, автомобиль, оборудование или другое имущество у обычного физического лица, которое не зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя. Арендную плату организация хочет передать наличными — непосредственно арендодателю из кассы либо через сотрудника, которому деньги предварительно выданы под отчет. Возникает вопрос: должен ли бухгалтер при такой выплате сформировать на ККТ кассовый чек с признаком расхода?
В общем случае ответ — нет. Если ООО выплачивает арендную плату обычному физическому лицу, которое не является ИП, кассовый чек ККТ со стороны ООО формировать не требуется. При этом сам факт выдачи наличных обязательно оформим кассовыми и первичными документами. Кроме того, отдельно разберемся с НДФЛ, поскольку при выплате арендной платы обычному физическому лицу российская организация, как правило, выступает налоговым агентом.
Сначала разберем логику Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Согласно пункту 1 статьи 1.2 этого закона ККТ применяется организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении расчетов, кроме прямо установленных исключений. При этом понятие расчета сформулировано достаточно широко: оно охватывает не только получение, но и в определенных случаях выплату денежных средств за товары, работы и услуги. Поэтому одного рассуждения «мы деньги выдаем, а не получаем, значит касса точно не нужна» недостаточно. Нужно определить роли сторон конкретной операции.
Проанализируем ситуацию с арендой. Имущество предоставляет физическое лицо. Именно физическое лицо выступает арендодателем, а ООО получает право пользоваться имуществом и является арендатором. Следовательно, в экономическом смысле ООО является покупателем или клиентом по соответствующему договору, а физическое лицо — стороной, которая предоставляет имущество во временное пользование и получает за это вознаграждение.
ФНС неоднократно разъясняла аналогичный подход применительно к гражданско-правовым договорам. Если организация или ИП выплачивает физическому лицу деньги за товары, работы или услуги в рамках договора, а продавцом или исполнителем выступает именно физическое лицо, обязанность покупателя самостоятельно формировать «расходный» кассовый чек только из-за того, что он передает деньги физлицу, в общем случае не возникает. ФНС отдельно указывала, что этот вывод применяется в том числе к договору аренды.
Поэтому рассмотрим главное правило: ООО-арендатор не должно пробивать на своей ККТ чек «Расход» при обычной выплате арендной платы физическому лицу, не являющемуся ИП. Физическое лицо-арендодатель также не обязано применять ККТ только потому, что получает арендную плату: требования пункта 1 статьи 1.2 Закона № 54-ФЗ о применении ККТ адресованы организациям и индивидуальным предпринимателям.
Теперь выясним причину частой путаницы. В бухгалтерской практике слово «касса» используется сразу в двух разных значениях. Первое — это контрольно-кассовая техника, то есть онлайн-касса, которая формирует фискальные кассовые чеки по Закону № 54-ФЗ. Второе — касса организации как место учета наличных денежных средств, по которой оформляются приходные и расходные кассовые ордера.
Отсутствие обязанности пробивать чек ККТ не означает, что выдачу денег можно никак не оформлять. Если наличные физически выдаются из кассы ООО, оформим расходный кассовый документ. Согласно Указанию Банка России № 3210-У выдача наличных из кассы производится по расходным кассовым ордерам формы 0310002.
Таким образом, разделим два документа:
Кассовый чек ККТ — фискальный документ по Закону № 54-ФЗ. В рассматриваемой ситуации ООО его не пробивает.
Расходный кассовый ордер — документ кассовой дисциплины, подтверждающий выдачу наличных из кассы организации. Если деньги выдаются из кассы, такой документ оформим.
Именно поэтому ответ из обсуждения на форуме 1С в целом верный: чек ККТ на расход не требуется, однако расходный документ оформляем в зависимости от фактической схемы передачи денег.
Рассмотрим подробнее самый простой вариант. Арендодатель приходит в организацию и получает наличные непосредственно из кассы ООО.
Разберем по шагам:
Проверьте договор аренды. Укажите в нем размер арендной платы, периодичность платежей, способ расчетов и необходимые реквизиты арендодателя.
Определите начисленную арендную плату за соответствующий период.
Рассчитайте НДФЛ, который организация должна удержать из дохода физического лица, если арендодатель является обычным физлицом и ООО признается налоговым агентом.
Определите сумму, фактически выдаваемую арендодателю: начисленная арендная плата за минусом удерживаемого НДФЛ.
Оформите расходный кассовый ордер на фактически выдаваемую сумму.
Получите подпись физического лица, подтверждающую получение наличных, в порядке, предусмотренном правилами ведения кассовых операций.
Кассовый чек ККТ с признаком «Расход» не формируйте.
Посмотрим на пример. По договору ООО арендует у физического лица помещение. Арендная плата составляет 60 000 рублей в месяц. Предположим, что в рассматриваемой ситуации налоговым агентом применяется ставка НДФЛ 13 процентов.
Начислим доход физическому лицу в размере 60 000 рублей. Рассчитаем НДФЛ: 60 000 × 13% = 7 800 рублей. Физическому лицу выдадим наличными 52 200 рублей, а 7 800 рублей удержанного НДФЛ организация перечислит в бюджет в установленном порядке.
Расходный кассовый ордер оформим на 52 200 рублей, поскольку именно эта сумма фактически выдается человеку из кассы. При этом в бухгалтерском учете задолженность перед физическим лицом первоначально отражаем в полной сумме начисленной аренды — 60 000 рублей, а затем отдельно отражаем удержание НДФЛ.
ККТ при передаче этих 52 200 рублей не применяем: ООО является арендатором и плательщиком, а не арендодателем, реализующим имущество, работы или услуги своему клиенту.
Теперь разберем вариант, который обсуждался на форуме. Организация не приглашает арендодателя в свою кассу, а выдает деньги сотруднику, после чего сотрудник передает их физическому лицу.
В этой ситуации действительно используем механизм подотчета, но важно правильно разделить две хозяйственные операции.
Сначала ООО выдает своему сотруднику наличные под отчет.
Затем сотрудник, действуя в интересах ООО, передает соответствующую сумму арендодателю.
После выплаты сотрудник подтверждает расход документами и отчитывается перед организацией.
Для выдачи денег работнику под отчет оформим расходный кассовый ордер. Пункт 6.3 Указания Банка России № 3210-У предусматривает, что выдача наличных под отчет производится на основании распорядительного документа организации либо письменного заявления подотчетного лица. В документе определим сотрудника, сумму и срок, на который выдаются деньги.
После передачи арендной платы физическому лицу сотруднику необходимо подтвердить целевое расходование денег. Поэтому не ограничивайтесь только РКО, которым деньги были выданы сотруднику. Этот РКО подтверждает лишь передачу денежных средств от ООО своему работнику, но сам по себе не доказывает, что арендодатель действительно получил арендную плату.
Получим от физического лица документ, подтверждающий прием денег. На практике таким подтверждением может быть расписка о получении арендной платы либо другой надлежащим образом оформленный документ, из которого однозначно видно, кто получил деньги, от кого, по какому договору, за какой период и в какой сумме.
Рекомендуем включить в расписку следующие сведения: Ф.И.О. арендодателя, его паспортные или иные идентифицирующие данные в необходимом объеме, сведения об ООО, номер и дату договора аренды, период, за который внесена арендная плата, полученную сумму, дату получения денег и подпись арендодателя.
Если сотрудник передает деньги именно от имени организации, предусмотрите подтверждение его полномочий. В зависимости от условий договора и принятого в организации документооборота это может быть доверенность или иной документ, из которого следует, что сотрудник действует как представитель ООО.
После выплаты оформим в 1С авансовый отчет и приложим к нему подтверждающие документы. ККТ при выдаче сотруднику денег под отчет не применяем и при последующей передаче этим сотрудником арендной платы обычному физическому лицу от имени ООО чек ККТ со стороны ООО также не формируем. ФНС отдельно разъясняла, что сама выдача денег сотруднику под отчет и возврат неиспользованного подотчета не являются операциями, при которых требуется применять ККТ.
Рассмотрим практическую часть в 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0. Конкретная схема учета зависит от того, применяем ли мы ФСБУ 25/2018 с признанием права пользования активом и обязательства по аренде либо имеем право учитывать аренду в упрощенном порядке без признания ППА. В 1С:ИТС существует отдельная методика для операции «Аренда недвижимости у физического лица (без признания ППА)».
Если договор подпадает под условия, при которых арендатор вправе не признавать право пользования активом и обязательство по аренде, арендные платежи учитываем в расходах равномерно либо другим систематическим способом в соответствии с ФСБУ 25/2018. В методических материалах 1С для расчетов с физическим лицом при таком варианте используется счет 76.10.
Начисление аренды в типовой базе может быть отражено документом Операция. В зависимости от назначения помещения расходы отражаем, например, по дебету счетов 20, 25, 26 или 44 и кредиту счета расчетов с физическим лицом.
Логика проводок при упрощенном варианте учета может выглядеть следующим образом: начислим полную арендную плату по дебету соответствующего счета расходов и кредиту счета 76.10; затем удержание НДФЛ отразим по дебету 76.10 и кредиту счета учета расчетов по НДФЛ; фактическую выплату арендодателю проведем по дебету 76.10 и кредиту счета 50.
В актуальных версиях 1С:Бухгалтерия 8 с 2025 года учет исчисленного НДФЛ переведен на счет 68.01 «НДФЛ исчисленный налоговым агентом», поэтому при работе с современной базой ориентируйтесь на действующую структуру счетов и механизмов конкретного релиза, а не на старые инструкции, где встречаются субсчета 68.01.1 и 68.01.2.
Чтобы сведения об НДФЛ корректно попали в регламентированную отчетность, при ручной схеме учета используем не только бухгалтерскую проводку, но и предусмотренный конфигурацией документ Операция учета НДФЛ. Особенно внимательно заполним дату получения дохода, сумму дохода, исчисленного и удержанного налога и данные физического лица.
Если деньги физическому лицу выдаются непосредственно из кассы, используем кассовый документ Выдача наличных. Вид операции и счет расчетов выбираем в соответствии со схемой учета договора. Если организация использует учет ППА и обязательства по аренде, счета расчетов отличаются от упрощенной схемы. Например, в методических примерах при учете обязательства по аренде применяется счет 76.07.2. Поэтому не переносите механически счет 76.10 в любой договор аренды — сначала определим способ учета по ФСБУ 25/2018.
Если деньги сначала получает сотрудник, в программе оформим Выдача наличных как выдачу подотчетному лицу. После фактической передачи денег арендодателю оформим Авансовый отчет и приложим подтверждение выплаты. В материалах 1С отдельно предусмотрены хозяйственные операции по выдаче наличных подотчетному лицу и по оплате работ или услуг через подотчетное лицо.
Не пытайтесь создавать кассовый чек ККТ только ради того, чтобы «закрыть» расход в 1С. Бухгалтерский кассовый документ и фискальный чек выполняют разные функции. Если Закон № 54-ФЗ не требует от ООО сформировать чек в конкретной операции, наличие подключенной ККТ в программе не создает такую обязанность.
Теперь рассмотрим важный вопрос, который непосредственно с ККТ не связан, но почти всегда возникает при аренде у физического лица. Если российская организация арендует имущество у обычного физического лица и выплачивает ему доход, организация признается налоговым агентом по НДФЛ. Она должна рассчитать налог, удержать его при фактической выплате дохода и перечислить в бюджет в порядке, установленном Налоговым кодексом. ФНС прямо разъясняет это применительно к арендной плате.
Не прописывайте в договоре условие о том, что физическое лицо самостоятельно заплатит НДФЛ, рассчитывая тем самым снять обязанности с ООО. Если по Налоговому кодексу организация является налоговым агентом, договор между сторонами не может отменить эту обязанность.
С 2025 года доходы налоговых резидентов РФ от сдачи имущества в аренду входят в основную прогрессивную шкалу НДФЛ. В 2026 году применяются ставки 13%, 15%, 18%, 20% и 22% в зависимости от величины соответствующей налоговой базы. До 2,4 млн рублей включительно применяется ставка 13%; к части дохода свыше 2,4 млн до 5 млн рублей — 15%; свыше 5 млн до 20 млн рублей — 18%; свыше 20 млн до 50 млн рублей — 20%; свыше 50 млн рублей — 22%.
Посмотрим на практический момент. В договоре лучше четко определить, является указанная сумма размером начисленной арендной платы до удержания налога. Например, формулировка «арендная плата составляет 60 000 рублей в месяц» обычно означает доход физического лица в размере 60 000 рублей, из которого организация как налоговый агент удерживает НДФЛ. Физическое лицо получает на руки сумму за минусом налога.
Если стороны хотят, чтобы физическое лицо фактически получало определенную сумму «чистыми», сумму договорного дохода необходимо рассчитывать соответствующим образом. Не следует просто выдавать арендодателю всю договорную сумму наличными, а НДФЛ перечислять дополнительно за счет ООО, не анализируя требования статьи 226 НК РФ.
Разберем еще один сопутствующий вопрос. Когда физическое лицо получает вознаграждение за выполнение работ или оказание услуг по гражданско-правовому договору, бухгалтер часто автоматически начинает проверять страховые взносы. Однако договор аренды имеет другую правовую природу: его предметом является предоставление имущества во временное владение и пользование либо во временное пользование.
На обычную арендную плату за передачу имущества в пользование страховые взносы не начисляем. Пункт 4 статьи 420 НК РФ исключает из объекта обложения выплаты по гражданско-правовым договорам, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество, а также договоры, связанные с передачей имущества в пользование. Методические материалы по учету аренды у физического лица также исходят из отсутствия страховых взносов с арендной платы.
При этом проанализируем состав договора. Например, при аренде автомобиля с экипажем договор может включать не только плату непосредственно за использование автомобиля, но и вознаграждение физическому лицу за управление транспортным средством. Это уже разные составляющие выплаты. Плата за услуги физического лица требует отдельного анализа с точки зрения страховых взносов, тогда как непосредственно арендная составляющая ими не облагается.
Отдельно рассмотрим распространенное заблуждение: «ООО не может заплатить наличными по одному договору больше 100 000 рублей». Это правило действительно существует, но применяется не ко всем расчетам.
Указание Банка России № 5348-У устанавливает предельный размер наличных расчетов 100 000 рублей в рамках одного договора между участниками наличных расчетов. К участникам наличных расчетов для целей этого правила относятся юридические лица и индивидуальные предприниматели.
Обычное физическое лицо, не являющееся ИП, таким участником не считается. Поэтому установленный пунктом 4 Указания № 5348-У лимит 100 000 рублей по одному договору не распространяется в обычном порядке на наличные расчеты ООО с гражданином, не имеющим статуса ИП. Банк России отдельно разъясняет, что для расчетов между участником наличных расчетов и физическим лицом за счет денег, поступивших в кассу с банковского счета, Указанием № 5348-У такое ограничение суммы не устанавливается.
Посмотрим на пример. ООО заключило с гражданином договор аренды на год. Арендная плата составляет 80 000 рублей в месяц, то есть за год выплаты существенно превысят 100 000 рублей. Само по себе превышение общей суммы договора над 100 000 рублей не запрещает рассчитываться наличными с гражданином, если он не является ИП.
Если же арендодатель зарегистрирован как индивидуальный предприниматель и договор заключен с ним именно в предпринимательском статусе, ситуация меняется: ООО и ИП становятся двумя участниками наличных расчетов, и тогда необходимо учитывать установленный Банком России предел наличных расчетов в рамках одного договора.
Помимо лимита суммы, рассмотрим источник наличных. По общему правилу наличные расчеты организации с юридическими лицами, ИП и физическими лицами осуществляются за счет наличных, поступивших в кассу с банковского счета. При этом Указание Банка России № 5348-У предусматривает случаи, когда определенные поступившие в кассу наличные можно расходовать без предварительного внесения на банковский счет. В перечне разрешенных направлений присутствует, в частности, оплата товаров, работ и услуг, а также выдача денег работникам под отчет.
Поэтому при организации наличных выплат проверим не только наличие РКО, но и соблюдение правил расходования наличной выручки и иных поступлений. Если возникают сомнения относительно конкретного источника денег в кассе и назначения выплаты, безопаснее отдельно сопоставить операцию с пунктом 1 Указания Банка России № 5348-У.
Теперь рассмотрим другую ситуацию. В исходном вопросе речь идет об обычном физическом лице. Но если выяснится, что арендодатель зарегистрирован как ИП и предоставляет имущество в рамках предпринимательской деятельности, правила ККТ будут другими.
При аренде у ИП именно ИП-арендодатель является пользователем ККТ. Если ООО передает ему арендную плату наличными, расчет происходит между организацией и индивидуальным предпринимателем наличными денежными средствами. В общем случае чек должен формировать арендодатель-ИП, а не ООО.
Если расчеты между организацией и ИП происходят безналично без предъявления электронного средства платежа, например обычным платежным поручением с расчетного счета ООО на расчетный счет ИП, действует освобождение, предусмотренное пунктом 9 статьи 2 Закона № 54-ФЗ. Если же расчет производится наличными либо с предъявлением электронного средства платежа, правила применения ККТ следует выполнять. ФНС подтверждает такой подход применительно к аренде и расчетам между предпринимателями.
Следовательно, прежде чем решать вопрос о ККТ, обязательно проверим статус арендодателя. Фраза «физическое лицо» сама по себе иногда вводит в заблуждение: индивидуальный предприниматель с гражданско-правовой точки зрения тоже остается физическим лицом, но для применения ККТ его предпринимательский статус имеет принципиальное значение.
Отдельно проанализируем статус плательщика налога на профессиональный доход. Самозанятое лицо может не быть индивидуальным предпринимателем, однако у него возникают обязанности по формированию чека в приложении «Мой налог» в отношении доходов, которые облагаются НПД.
В такой ситуации не смешивайте два разных вида чеков. Чек плательщика НПД — это не кассовый чек, сформированный ККТ ООО. Если конкретная аренда может облагаться налогом на профессиональный доход и арендодатель правомерно применяет НПД, чек формирует сам самозанятый в системе НПД. ООО не должно вместо него пробивать собственный расходный чек на ККТ.
При работе с самозанятым обязательно проверим, может ли именно этот вид дохода облагаться НПД, проверим действующий статус физического лица на дату расчета и получим корректно сформированный чек. Это важно уже не только для подтверждения расчета, но и для налогового учета расходов организации.
В 1С:Бухгалтерия 8 в современных версиях для контрагента, являющегося плательщиком НПД, используем вид контрагента «Физическое лицо» либо «Индивидуальный предприниматель» в зависимости от его фактического статуса, а применение НПД указываем в договоре. Такой порядок поддерживается актуальными релизами конфигурации.
Чтобы расчет был документально прозрачным, соберем комплект документов. Конкретный набор зависит от вида имущества и условий договора, но базовый порядок можно выстроить следующим образом:
Оформим письменный договор аренды с идентификацией сторон и объекта аренды.
Зафиксируем передачу имущества арендатору документом, если он предусмотрен договором и характером объекта.
Начислим арендную плату за соответствующий период в бухгалтерском учете.
Рассчитаем НДФЛ и определим сумму, подлежащую фактической выдаче физическому лицу.
Оформим Выдача наличных в 1С и расходный кассовый ордер на фактически выдаваемую сумму.
Получим подпись получателя в кассовом документе в соответствии с установленным порядком.
Отразим удержанный НДФЛ и сведения для налоговой отчетности.
Перечислим удержанный НДФЛ в бюджет в установленный срок.
Кассовый чек ККТ не формируем.
Если физическому лицу платит сотрудник организации, разберем документооборот еще внимательнее:
Оформим распоряжение руководителя либо письменное заявление работника на выдачу денег под отчет в порядке, предусмотренном Указанием Банка России № 3210-У.
Создадим в 1С документ Выдача наличных с операцией выдачи подотчетному лицу.
Оформим расходный кассовый ордер на сумму, передаваемую сотруднику.
Обеспечим сотрудника документом, подтверждающим его полномочия действовать от имени ООО, если это необходимо по обстоятельствам расчета.
При передаче арендной платы получим от арендодателя расписку либо иной документ, подтверждающий получение денег от ООО по конкретному договору.
Оформим в программе Авансовый отчет и приложим подтверждающие документы.
Неиспользованный остаток, если он возник, вернем в кассу и оформим соответствующий кассовый документ.
Ни выдача денег сотруднику под отчет, ни обычная выплата этим сотрудником аренды гражданину от имени ООО не требуют от ООО пробивать чек ККТ.
Здесь также отделим гражданско-правовое оформление от ККТ. Договор аренды не является обычным договором оказания услуг, поэтому привычный ежемесячный «акт оказанных услуг» не следует считать автоматически обязательным документом для любой аренды.
Посмотрим условия договора. Если стороны предусмотрели ежемесячные акты, оформляйте их. Если договор подтверждает передачу имущества, размер арендной платы определен и право пользования продолжается в соответствии с условиями договора, вопрос о необходимости отдельного ежемесячного акта решаем с учетом вида имущества, условий договора и требований к подтверждению расходов.
При наличной выплате гораздо важнее обеспечить доказательство самого платежа. При прямой выдаче из кассы таким подтверждением является надлежаще оформленный РКО с подписью получателя. При выплате через представителя ООО дополнительно получим от арендодателя документ о получении денег.
Иногда бухгалтер рассуждает так: поскольку определение расчетов в Законе № 54-ФЗ включает выплату денег, лучше пробить чек «Расход» на любую сумму, которую ООО передает физическому лицу. Такой подход неправильный.
Признак расчета «Расход» существует не для оформления любого уменьшения денег в кассе организации. Он применяется в тех ситуациях, которые действительно относятся к расчетам пользователя ККТ в смысле Закона № 54-ФЗ. ФНС обращает внимание именно на экономическую роль сторон: кто реализует товар, выполняет работу или предоставляет соответствующее встречное предоставление и кто является покупателем или клиентом.
Поэтому не заменяйте анализ операции механическим правилом «деньги ушли из кассы — значит пробиваем расход». Иначе в фискальные данные попадет операция, по которой обязанность сформировать кассовый чек у ООО отсутствует.
Разберем еще одну причину, по которой в интернете можно встретить противоположные ответы. Для некоторых выплат физическим лицам законодательство действительно предусматривает специальные правила применения ККТ. ФНС в разъяснениях отдельно упоминала, например, операции по приему металлолома, драгоценных металлов и некоторые другие специальные случаи.
Поэтому нельзя сформулировать универсальное правило «организация никогда не применяет ККТ при выплате денег физическому лицу». Правильнее сказать так: при обычной выплате гражданину арендной платы по договору аренды организация-арендатор чек ККТ не формирует, если специальные нормы не устанавливают иного.
Предположим, ООО арендует у гражданина офисное помещение. Гражданин не зарегистрирован как ИП и не применяет НПД. По договору арендная плата составляет 100 000 рублей в месяц. Оплата производится наличными пятого числа следующего месяца.
Рассмотрим действия бухгалтера.
Начислим арендную плату в размере 100 000 рублей.
Отразим задолженность перед физическим лицом по соответствующему счету расчетов. Если применяем допустимый упрощенный учет аренды без ППА в 1С:Бухгалтерия 8, ориентируемся на методику с использованием счета 76.10.
Рассчитаем НДФЛ. Если применимая к этой части дохода ставка составляет 13%, налог составит 13 000 рублей.
Удержим НДФЛ из дохода физического лица.
Определим сумму к выдаче: 100 000 − 13 000 = 87 000 рублей.
Создадим документ Выдача наличных и оформим расходный кассовый ордер на 87 000 рублей.
Выдадим физическому лицу 87 000 рублей и получим подпись о получении денег.
Отразим удержанный НДФЛ в бухгалтерском и налоговом учете, при ручном начислении используем необходимые сведения документа Операция учета НДФЛ.
Перечислим удержанные 13 000 рублей НДФЛ в бюджет в установленном порядке.
Чек онлайн-кассы ООО на 87 000 рублей не пробиваем.
Обратите внимание: сумма договора аренды за год в нашем примере составляет 1 200 000 рублей. Лимит наличных расчетов 100 000 рублей между ООО и ИП здесь не применяется, поскольку получатель является обычным физическим лицом, а не предпринимателем. При этом продолжаем соблюдать правила работы с наличностью и требования к источнику денежных средств.
Теперь предположим, что тот же арендодатель не приезжает в офис. Организация поручает менеджеру передать ему 87 000 рублей.
Сначала оформим выдачу работнику 87 000 рублей под отчет. В 1С:Бухгалтерия 8 создадим Выдача наличных с соответствующей операцией выдачи подотчетному лицу. По этому документу сформируем РКО.
Работник передаст арендодателю 87 000 рублей. От арендодателя получим расписку, например с указанием, что он получил от ООО через его представителя арендную плату по договору за конкретный месяц в сумме 87 000 рублей после удержания организацией НДФЛ.
После возвращения сотрудника оформим Авансовый отчет и приложим расписку. Если сотруднику было выдано ровно 87 000 рублей и вся сумма передана арендодателю, остатка подотчета не будет.
В этой схеме расходный кассовый ордер подтверждает выдачу 87 000 рублей работнику, а расписка подтверждает дальнейшую передачу этих денег арендодателю. Чек ККТ ООО не требуется ни на первом, ни на втором этапе.
Подведем промежуточный итог и разберем типичные ошибки.
Пробивают чек ККТ «Расход» только потому, что ООО передало деньги физлицу. Сначала определим роли сторон и содержание договора. Для обычной арендной платы гражданину такой чек со стороны ООО не требуется.
Не оформляют РКО, считая, что если ККТ не нужна, то никакой кассовый документ не нужен. Это неверно. Выдачу наличных из кассы организации оформляем расходным кассовым ордером.
Выдают деньги сотруднику под отчет и считают РКО на сотрудника достаточным подтверждением оплаты аренды. Нет: дополнительно подтвердим, что деньги действительно переданы арендодателю.
Выдают физическому лицу всю начисленную аренду и забывают удержать НДФЛ. При аренде имущества у обычного гражданина организация в общем случае является налоговым агентом.
Начисляют на обычную арендную плату страховые взносы как на договор оказания услуг. Для передачи имущества в пользование действует специальное правило статьи 420 НК РФ.
Применяют лимит 100 000 рублей так же, как при расчетах ООО с ИП. Для расчетов с обычным физическим лицом установленный для участников наличных расчетов лимит по одному договору в общем случае не применяется.
Не проверяют статус физического лица. Если арендодатель является ИП или применяет НПД, порядок оформления будет отличаться.
Путают сумму начисленного дохода и сумму, выданную на руки. В учете отражаем полную сумму дохода, отдельно удерживаем НДФЛ и выдаем гражданину остаток.
Используют в новой версии 1С старую инструкцию по НДФЛ. Проверим актуальный релиз: структура счетов и механизм учета НДФЛ в 1С:Бухгалтерия 8 с 2025 года изменилась.
Если ООО собирается наличными оплатить аренду имущества обычному физическому лицу, которое не является ИП, действуем следующим образом:
Проверим статус арендодателя: обычное физлицо, ИП или плательщик НПД.
Изучим договор аренды и определим размер начисленной арендной платы.
Если арендодатель — обычное физическое лицо, рассчитаем НДФЛ как налоговый агент.
Определим фактически выплачиваемую сумму за минусом удержанного налога.
Если деньги получает сам арендодатель из кассы ООО, оформим Выдача наличных и расходный кассовый ордер непосредственно на физическое лицо.
Если деньги передаются через сотрудника, сначала оформим выдачу под отчет, затем получим подтверждение передачи денег арендодателю и оформим Авансовый отчет.
Отразим НДФЛ в учете и регламентированной отчетности, при необходимости используем Операция и Операция учета НДФЛ.
Не начисляем страховые взносы непосредственно на арендную плату за имущество, если договор не содержит отдельно оплачиваемых работ или услуг физического лица.
Не применяем автоматически лимит наличных расчетов 100 000 рублей, установленный для расчетов между организациями и ИП, к обычному физическому лицу.
Кассовый чек ККТ со стороны ООО при обычной выплате арендной платы физическому лицу не пробиваем.
Итак, подтвердим ответ из темы форума 1С и уточним его. Когда ООО арендует имущество у физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, и выплачивает ему арендную плату наличными, ООО не должно формировать кассовый чек ККТ с признаком «Расход». Пользователем ККТ в отношениях продавца или исполнителя с покупателем в общем случае является сторона, предоставляющая товар, работу или услугу. В рассматриваемой ситуации арендодателем выступает обычное физическое лицо, на которое обязанность применять ККТ по Закону № 54-ФЗ не возложена. ФНС прямо относит выплаты физическим лицам по гражданско-правовым договорам, включая договор аренды, к случаям, когда организация-плательщик не формирует кассовый чек.
При этом не будем делать из этого вывод, что выплату можно оставить без документов. Если деньги выдаются непосредственно из кассы ООО арендодателю, оформим расходный кассовый ордер. Если деньги сначала получает сотрудник, оформим выдачу под отчет, а затем авансовый отчет и документ, подтверждающий получение арендной платы физическим лицом.
Одновременно выполним обязанности налогового агента по НДФЛ, корректно отразим расчеты с физическим лицом в 1С:Бухгалтерия 8 и проверим способ учета аренды по ФСБУ 25/2018. Если же арендодатель окажется ИП или плательщиком НПД, проанализируем операцию отдельно, поскольку правила оформления расчетов для этих статусов отличаются.
Информация носит справочный характер