Рассмотрим ситуацию подробно. Организация арендует помещение у физического лица, снимает деньги с расчетного счета, вносит их в кассу по приходному кассовому ордеру, а затем выдает собственнику помещения арендную плату по расходному кассовому ордеру. Возникают сразу три вопроса: нужно ли пробивать кассовый чек при внесении денег в кассу, нужно ли применять ККТ при выдаче арендной платы физическому лицу и действует ли лимит наличных расчетов 100 000 рублей по одному договору.
Краткий вывод такой: при снятии денег с расчетного счета и внесении их в кассу чек ККТ не формируйте. При выдаче арендной платы обычному физическому лицу, не являющемуся ИП, чек ККТ также не формируйте. Лимит 100 000 рублей по одному договору для расчетов с обычным физическим лицом не применяйте, но соблюдайте кассовую дисциплину, оформляйте ПКО, РКО и удерживайте НДФЛ как налоговый агент.
Сначала проанализируем первый этап операции: организация снимает наличные с расчетного счета и вносит их в свою кассу. В этом месте важно отделить фискальный расчет от внутреннего движения денежных средств.
ККТ применяется при расчетах за товары, работы, услуги и в иных случаях, прямо предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ. Но когда ООО снимает деньги со своего расчетного счета и приходует их в свою кассу, организация не покупает и не продает товар, работу или услугу. Деньги просто перемещаются внутри самой организации: с банковского счета на счет кассы.
Поэтому при такой операции не возникает расчета с покупателем, клиентом, поставщиком, исполнителем или арендодателем. В 1С и в бухгалтерском учете эту операцию оформляйте обычными кассовыми и банковскими документами, а не кассовым чеком ККТ.
Разберем по шагам, как это выглядит в учете:
Сначала оформите снятие наличных с расчетного счета. В 1С используйте документ Списание с расчетного счета с видом операции, связанным со снятием наличных или получением наличных в кассу.
Затем оформите поступление денег в кассу организации. Для этого используйте документ Поступление наличных или Приходный кассовый ордер с видом операции Получение наличных в банке.
В бухгалтерском учете сформируйте проводку: Дт 50 Кт 51 — деньги поступили с расчетного счета в кассу.
Кассовый чек в этой цепочке не нужен, потому что ПКО подтверждает кассовую операцию внутри организации, а чек ККТ подтверждает расчет в смысле 54-ФЗ. Это разные документы с разным назначением.
Теперь посмотрим на второй этап: ООО выдает деньги собственнику помещения — физическому лицу. На практике именно этот момент часто вызывает сомнения, потому что в определении расчета по 54-ФЗ упоминается не только прием, но и выплата денежных средств за товары, работы, услуги.
Однако в рассматриваемой ситуации важно определить, кто фактически оказывает услугу или передает имущество в пользование. Помещение сдает физическое лицо. ООО выступает арендатором, то есть клиентом или покупателем услуги аренды. Организация не реализует собственнику помещения товар, работу или услугу, а наоборот оплачивает пользование помещением.
Минфин и налоговые органы в разъяснениях по договорам гражданско-правового характера указывают общий подход: ККТ применяет лицо, которое реализует товары, выполняет работы или оказывает услуги. Если организация выплачивает деньги физическому лицу по гражданско-правовому договору, а физическое лицо не является организацией или ИП, то организация-плательщик кассовый чек не формирует.
Поэтому при выплате арендной платы обычному физическому лицу по договору аренды помещения не пробивайте чек ККТ с признаком расчета «расход». Оформите выплату расходным кассовым ордером и получите подпись физического лица в получении денег.
Рассмотрим на примере. ООО арендует помещение у физического лица за 20 000 рублей в месяц. Физическое лицо не зарегистрировано как ИП и не применяет специальный налоговый режим как самозанятый по данной операции. Организация снимает деньги с расчетного счета, приходует их в кассу и выдает арендодателю сумму арендной платы за вычетом удержанного НДФЛ. В этой ситуации:
при поступлении денег в кассу с расчетного счета чек ККТ не формируйте;
при выдаче денег физическому лицу чек ККТ не формируйте;
оформите Приходный кассовый ордер на поступление наличных с расчетного счета;
оформите Расходный кассовый ордер на выплату арендной платы физическому лицу;
отразите начисление арендной платы, удержание НДФЛ и выплату в бухгалтерском и налоговом учете.
Не путайте расходный кассовый ордер и кассовый чек. РКО — это документ кассовой дисциплины, который подтверждает выдачу денег из кассы организации. Кассовый чек — это фискальный документ, который формируется через ККТ при расчетах, подпадающих под 54-ФЗ. В рассматриваемой ситуации достаточно РКО, если арендодатель является обычным физическим лицом.
Рассмотрим подробнее важное исключение. Вывод «чек не нужен» справедлив для ситуации, когда арендодатель — именно физическое лицо без статуса ИП по этой операции. Если статус арендодателя другой, порядок может измениться.
Если помещение сдает ИП. Тогда арендодатель является предпринимателем. При получении наличной оплаты за аренду ИП, как исполнитель или продавец услуги, в общем случае должен применять ККТ, если нет специального освобождения. В такой ситуации чек должен формировать арендодатель-ИП, а не ООО-арендатор.
Если помещение сдает организация. Тогда расчеты идут между юридическими лицами. При наличной оплате получатель денег применяет ККТ по общим правилам, если расчет подпадает под 54-ФЗ. Кроме того, появляется вопрос лимита наличных расчетов 100 000 рублей по одному договору.
Если физическое лицо применяет НПД как самозанятый. Отдельно проверьте, вправе ли оно применять НПД именно к доходу от сдачи конкретного имущества. В обычной ситуации самозанятый не применяет ККТ, но формирует чек в приложении или сервисе для налога на профессиональный доход. Это не чек ККТ ООО, а чек плательщика НПД.
Если физическое лицо фактически ведет предпринимательскую деятельность без регистрации. Для ООО это не означает автоматическую обязанность пробивать чек за физическое лицо, но создает налоговые и правовые риски по квалификации отношений. В такой ситуации дополнительно проанализируйте договор, регулярность сдачи имущества и статус арендодателя.
В нашей исходной ситуации речь идет об обычном физическом лице — собственнике помещения. Поэтому ООО не формирует чек ККТ ни при внесении денег в кассу, ни при выдаче арендной платы по РКО.
Теперь разберем вопрос о лимите 100 000 рублей. Это ограничение установлено правилами наличных расчетов Банка России. Но применять его нужно не ко всем наличным выплатам подряд, а с учетом состава участников расчетов.
Лимит 100 000 рублей по одному договору применяется к наличным расчетам между участниками наличных расчетов, то есть между организациями и индивидуальными предпринимателями. Обычное физическое лицо, не являющееся ИП, не относится к таким участникам.
Поэтому если ООО платит арендную плату обычному физическому лицу, ограничение 100 000 рублей по одному договору не применяйте. Можно платить 20 000 рублей ежемесячно по одному договору аренды, даже если за несколько месяцев общая сумма превысит 100 000 рублей. Главное — правильно оформляйте кассовые документы, соблюдайте источник наличных, кассовую дисциплину и налоговые обязанности.
Посмотрим на пример:
Арендная плата — 20 000 рублей в месяц.
Договор заключен на 12 месяцев.
Общая сумма арендной платы за год — 240 000 рублей.
Арендодатель — обычное физическое лицо, не ИП.
В этой ситуации превышение 100 000 рублей за год по договору не нарушает лимит наличных расчетов, потому что лимит 100 000 рублей не применяется к расчетам ООО с обычным физическим лицом. Но если бы арендодатель был ИП, ситуация была бы иной: расчеты ООО и ИП наличными по одному договору нужно было бы контролировать в пределах 100 000 рублей.
Важно: лимит 100 000 рублей, когда он применяется, считается не как разовый платеж, а по одному договору в целом. То есть нельзя считать, что каждый платеж до 100 000 рублей безопасен сам по себе. Если договор заключен между ООО и ИП или между двумя организациями, наличные платежи суммируются в рамках одного договора. Например, пять платежей по 20 000 рублей уже дают 100 000 рублей, а шестой платеж по тому же договору наличными приведет к превышению лимита.
Но еще раз зафиксируем вывод для исходного вопроса: при аренде у обычного физического лица правило 100 000 рублей по одному договору не ограничивает выплаты арендной платы наличными.
Отдельно рассмотрим источник наличных. В вопросе деньги снимаются с расчетного счета и затем вносятся в кассу. Это корректная и понятная схема. Для расчетов с физическими лицами организация вправе использовать наличные, поступившие в кассу с банковского счета.
Порядок действий такой:
Снимите наличные с расчетного счета по денежному чеку, заявке или иному банковскому документу.
Отразите операцию в банковской выписке.
Оформите поступление наличных в кассу организации по ПКО.
Выдайте арендную плату физическому лицу по РКО.
Проконтролируйте лимит остатка кассы на конец дня, если организация обязана его соблюдать.
Если организация относится к субъектам малого предпринимательства и применяет упрощенный порядок ведения кассовых операций, порядок по лимиту остатка кассы может отличаться. Но это уже вопрос кассовой дисциплины, а не применения ККТ. На обязанность пробивать чек ККТ само снятие наличных с расчетного счета не влияет.
Хотя основной вопрос касается ККТ и лимита наличных расчетов, при аренде помещения у физического лица нельзя забывать про НДФЛ. Доход от сдачи имущества в аренду является доходом физического лица. Если арендатором выступает организация, она, как правило, признается налоговым агентом по НДФЛ.
Это означает, что ООО должно не просто выдать физическому лицу всю сумму по договору, а рассчитать, удержать и перечислить НДФЛ в бюджет. В договоре арендная плата обычно указывается в полной сумме дохода физического лица. При выплате организация удерживает налог и выдает физическому лицу сумму за вычетом НДФЛ.
Посмотрим на пример с суммой 20 000 рублей в месяц. Если применяется ставка НДФЛ 13%, расчет будет таким:
Начисленная арендная плата по договору — 20 000 рублей.
НДФЛ 13% — 2 600 рублей.
Сумма к выдаче физическому лицу наличными — 17 400 рублей.
Сумма к перечислению в бюджет — 2 600 рублей.
В этом примере РКО на выдачу наличных физическому лицу оформляйте на 17 400 рублей, а не на 20 000 рублей, если НДФЛ удерживается из суммы арендной платы. Сумму 2 600 рублей перечислите в бюджет как НДФЛ налогового агента в установленный срок.
Страховые взносы на арендную плату за пользование имуществом обычно не начисляйте, потому что договор аренды связан с передачей имущества в пользование, а не с выполнением работ или оказанием услуг физическим лицом как исполнителем работ. Но если в договор включены дополнительные услуги физического лица, например обслуживание, ремонт, уборка, охрана или иные действия личного характера, проанализируйте их отдельно: по таким выплатам может появиться другая налоговая квалификация.
Теперь разберем практическое отражение в 1С. Конкретный интерфейс зависит от конфигурации и версии, но для типовой 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 логика обычно строится так: отдельно отражаем начисление аренды, отдельно удержание НДФЛ, отдельно движение наличных и отдельно налоговые регистры по НДФЛ.
Используйте следующие объекты 1С:
Списание с расчетного счета — для снятия наличных с расчетного счета.
Поступление наличных или Приходный кассовый ордер — для внесения денег в кассу организации.
Операция, введенная вручную — для начисления арендной платы и отражения удержанного НДФЛ, если в вашей базе нет специализированного документа для аренды у физического лица.
Операция учета НДФЛ — для отражения дохода физического лица, исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ в регистрах НДФЛ.
Выдача наличных или Расходный кассовый ордер — для выплаты суммы физическому лицу из кассы.
Списание с расчетного счета с видом операции по уплате налога — для перечисления НДФЛ в бюджет.
Рассмотрим типовые проводки на примере аренды помещения для административных нужд:
Дт 26 Кт 76.10 — начислена арендная плата физическому лицу в полной сумме по договору.
Дт 76.10 Кт 68.01 — удержан НДФЛ с дохода физического лица.
Дт 50 Кт 51 — наличные получены с расчетного счета в кассу.
Дт 76.10 Кт 50 — выплачена арендная плата физическому лицу за вычетом НДФЛ.
Дт 68.01 Кт 51 — перечислен НДФЛ в бюджет.
Если помещение используется в производстве, вместо счета 26 может применяться счет 20. Если помещение используется для продаж, может применяться счет 44. Если аренда не связана с обычными видами деятельности, возможен счет 91.02. Выбирайте счет затрат исходя из назначения помещения и учетной политики организации.
Не ограничивайтесь только ручной бухгалтерской проводкой по НДФЛ. Если в 1С сформировать только документ Операция, введенная вручную, бухгалтерские счета могут закрыться корректно, но сведения для 6-НДФЛ и налоговых регистров могут не заполниться. Поэтому дополнительно используйте Операция учета НДФЛ или другой предусмотренный в вашей конфигурации документ для регистрации дохода и удержанного налога.
Посмотрим на пример по шагам. Допустим, ООО арендует помещение у физического лица за 20 000 рублей в месяц. НДФЛ рассчитывается по ставке 13%. Физическому лицу нужно выдать из кассы 17 400 рублей, а 2 600 рублей перечислить в бюджет.
Начислите аренду. Введите документ Операция, введенная вручную и отразите проводку Дт 26 Кт 76.10 на сумму 20 000 рублей. В содержании операции укажите, например: «Начислена арендная плата физическому лицу за месяц».
Удержите НДФЛ. В той же операции или отдельной операцией отразите проводку Дт 76.10 Кт 68.01 на сумму 2 600 рублей. В аналитике укажите физическое лицо и налог.
Зарегистрируйте НДФЛ в налоговых регистрах. Создайте документ Операция учета НДФЛ. Укажите физическое лицо, дату получения дохода, сумму дохода 20 000 рублей, сумму исчисленного и удержанного налога 2 600 рублей, код дохода и ставку налога в соответствии с настройками вашей базы.
Снимите наличные с расчетного счета. Введите Списание с расчетного счета на сумму, которую получаете в кассу. Если снимаете ровно сумму к выдаче, это будет 17 400 рублей. Если снимаете больше для нескольких выплат, укажите фактическую сумму снятия.
Оприходуйте наличные в кассу. Создайте Приходный кассовый ордер с видом операции получения наличных из банка. Проводка будет Дт 50 Кт 51.
Выдайте деньги физическому лицу. Создайте Расходный кассовый ордер или Выдача наличных на сумму 17 400 рублей. В основании укажите договор аренды и период, за который производится выплата. Получите подпись физического лица в получении денег.
Перечислите НДФЛ. Оформите платеж в бюджет через Списание с расчетного счета с видом операции уплаты налога. Отразите проводку Дт 68.01 Кт 51.
В этой цепочке нет документа Чек ККМ, нет документа Кассовый чек и нет операции фискализации через подключаемое оборудование. Это нормальная ситуация, потому что ККТ при выплате арендной платы обычному физическому лицу не применяется.
Чтобы операция была подтверждена документально, подготовьте комплект документов. Рассмотрим минимальный набор:
Договор аренды помещения. Укажите стороны договора, объект аренды, адрес помещения, размер арендной платы, порядок и сроки оплаты, порядок удержания НДФЛ, реквизиты физического лица и документы, подтверждающие право сдачи помещения.
Документы по помещению. Проверьте, что физическое лицо действительно является собственником или имеет право сдавать помещение в аренду. Для внутреннего контроля сохраните подтверждающие документы или сведения.
Акт приема-передачи помещения. Оформите передачу помещения арендатору. Это подтверждает начало пользования помещением.
Ежемесячный акт или иной подтверждающий документ. Для аренды акт каждый месяц не всегда является обязательным, если договор и факт пользования помещением подтверждают расходы. Но на практике ежемесячный акт или бухгалтерская справка помогают снизить споры по периоду и сумме расхода.
ПКО на поступление наличных в кассу. Оформите его при внесении снятых с расчетного счета денег в кассу.
РКО на выдачу арендной платы. Укажите получателя, основание выплаты, сумму, паспортные данные при необходимости и получите подпись физического лица.
Документы по НДФЛ. Зарегистрируйте доход, удержанный налог и перечисление налога в 1С, чтобы данные попали в отчетность налогового агента.
Кассовый чек в этот комплект не включайте, потому что он не требуется для выплаты арендной платы обычному физическому лицу. Наличие ПКО и РКО не заменяет чек ККТ в тех случаях, когда ККТ обязательна, но в нашей ситуации сама обязанность применять ККТ не возникает.
Проанализируем типовые ошибки, которые встречаются в похожих ситуациях.
Ошибка 1: пробивают чек при снятии денег с расчетного счета. Так делать не нужно. Снятие денег с расчетного счета и внесение их в кассу — это внутреннее перемещение денежных средств. Оформляйте банковский документ и ПКО, но не чек ККТ.
Ошибка 2: пробивают чек с признаком «расход» при выплате физическому лицу аренды. Для обычного физического лица по договору аренды такой чек не нужен. Выплату оформляйте РКО.
Ошибка 3: применяют лимит 100 000 рублей к договору с обычным физическим лицом. Лимит наличных расчетов 100 000 рублей по одному договору применяется между организациями и ИП. К расчетам ООО с обычным физическим лицом по договору аренды он не применяется.
Ошибка 4: считают лимит 100 000 рублей разовым платежом. Если лимит действительно применяется, например при расчетах ООО с ИП, его нужно считать по одному договору в целом, а не по каждому отдельному платежу.
Ошибка 5: выдают физическому лицу всю сумму аренды без удержания НДФЛ. Если ООО является налоговым агентом, оно должно удержать НДФЛ при выплате дохода и перечислить налог в бюджет.
Ошибка 6: отражают НДФЛ только бухгалтерской проводкой. В 1С для корректного заполнения отчетности по НДФЛ обычно нужно заполнить налоговые регистры через Операция учета НДФЛ или аналогичный механизм конфигурации.
Ошибка 7: не проверяют статус арендодателя. Перед выплатой уточните, кто именно сдает помещение: обычное физическое лицо, ИП, организация или плательщик НПД. От этого зависит порядок ККТ, лимит наличных расчетов и документы.
Теперь соберем решение в одну последовательность. Если юридическое лицо арендует помещение у обычного физического лица, снимает наличные с расчетного счета, приходует их в кассу и выдает арендную плату по РКО, действуйте так:
Не пробивайте чек ККТ при снятии денег с расчетного счета и внесении их в кассу. Это не расчет по 54-ФЗ, а внутреннее движение денег организации.
Оформите поступление денег в кассу приходным кассовым ордером. В 1С используйте Поступление наличных или Приходный кассовый ордер.
Не пробивайте чек ККТ при выдаче арендной платы обычному физическому лицу. ООО в этой операции является арендатором, а не лицом, оказывающим услугу.
Оформите выплату расходным кассовым ордером. В 1С используйте Выдача наличных или Расходный кассовый ордер.
Не применяйте лимит 100 000 рублей по одному договору к расчетам с обычным физическим лицом. При арендной плате 20 000 рублей в месяц можно платить наличными по одному договору, даже если общая сумма за год превысит 100 000 рублей.
Удержите НДФЛ с арендной платы, если организация является налоговым агентом. Выдавайте физическому лицу сумму за вычетом налога.
Отразите доход и НДФЛ в регистрах 1С, чтобы данные корректно попали в отчетность.
Проверьте статус арендодателя. Если это ИП или организация, порядок по ККТ и лимиту наличных расчетов может быть другим.
Главная мысль: в рассматриваемой ситуации ККТ не применяйте ни на этапе поступления денег с расчетного счета в кассу, ни на этапе выдачи арендной платы обычному физическому лицу. Для учета используйте кассовые документы, договор аренды, документы по НДФЛ и бухгалтерские проводки.
Если нужно дать короткий ответ бухгалтеру, сформулируйте его так:
При снятии денег с расчетного счета и внесении их в кассу организации расчетов с контрагентом не происходит, поэтому чек ККТ не нужен. При выдаче арендной платы из кассы ООО физическому лицу — собственнику помещения, не являющемуся ИП, чек ККТ также не нужен; выплату оформляйте расходным кассовым ордером. Лимит 100 000 рублей по одному договору применяется к наличным расчетам между организациями и ИП, поэтому на расчеты ООО с обычным физическим лицом он не распространяется. При этом ООО должно удержать НДФЛ с дохода физического лица, перечислить налог в бюджет и корректно отразить операцию в 1С.
Информация носит справочный характер