Рассмотрим ситуацию подробно. Поставщик отгружает товар покупателю, а товар перевозится автомобильным транспортом. В документообороте появляется электронная транспортная накладная — ЭТрН. Отсюда возникает логичный вопрос: если сведения о грузе, грузоотправителе, грузополучателе и факте доставки уже зафиксированы в ЭТрН, нужен ли дополнительно УПД для передачи и оприходования самого товара или транспортная накладная теперь заменяет обычную товарную первичку?
В общем случае УПД и ЭТрН не заменяют друг друга, потому что оформляют разные факты хозяйственной жизни. ЭТрН относится прежде всего к перевозке груза и подтверждает отношения между участниками перевозки. УПД или другой первичный документ на передачу товара относится к самой реализации: подтверждает, какие товары поставщик передал покупателю, в каком количестве и по какой стоимости.
Поэтому если поставщик продает товар и для его доставки заключается договор перевозки, обычно действительно возникают два самостоятельных блока документов: документ на передачу товара и ЭТрН на перевозку. В качестве документа на товар чаще всего используем УПД. При этом важно сделать уточнение: законодательство не устанавливает, что в абсолютно каждой ситуации первичным документом на товар обязан быть именно УПД. Возможны и другие допустимые первичные документы. Но при формализованном электронном документообороте УПД формата 5.03 в 2026 году становится основным стандартным электронным документом для оформления отгрузки.
Сначала выясним причину путаницы. При обычной поставке с доставкой одновременно происходят как минимум два разных события.
Поставщик передает товар покупателю. Для бухгалтерского и налогового учета необходимо подтвердить наименование товара, количество, стоимость, НДС при его наличии и факт передачи. Для этого используется УПД, товарная накладная либо другой первичный учетный документ, соответствующий требованиям статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Груз перевозится от места погрузки до места выгрузки. Если перевозка осуществляется на основании договора перевозки груза автомобильным транспортом, оформляется транспортная накладная. С 1 сентября 2026 года в общем случае такую транспортную накладную необходимо оформлять в электронной форме — ЭТрН.
Таким образом, не будем воспринимать ЭТрН как электронную замену ТОРГ-12 или УПД. Название «транспортная накладная» действительно может создавать такое впечатление, однако назначение документа другое.
УПД отвечает прежде всего на вопрос: «Что продавец передал покупателю?» ЭТрН отвечает прежде всего на вопрос: «Какой груз принят к перевозке, кем перевозится и как выполнена перевозка?»
В типичной торговой операции не будем использовать обычную ЭТрН вместо документа поставщика на передачу товара. В транспортной накладной фиксируются сведения о грузе, сторонах перевозки, транспортном средстве, водителе, месте погрузки и выгрузки и другие сведения, необходимые для перевозочного процесса. Но назначение ЭТрН не состоит в том, чтобы заменить документы по договору поставки.
Покупателю для принятия приобретенных запасов к бухгалтерскому учету нужен первичный документ, оформляющий именно факт приобретения и передачи товаров. Каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом, содержащим обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона № 402-ФЗ.
Поэтому рассмотрим обычный вариант. Поставщик продал покупателю 100 единиц товара по цене 2 000 рублей за единицу. Общая стоимость партии составляет 200 000 рублей без учета иных условий нашего условного примера. Для доставки поставщик заключил договор с транспортной компанией.
В этой цепочке УПД фиксирует передачу 100 единиц товара покупателю и их стоимость. ЭТрН фиксирует принятие соответствующего груза к перевозке, участников перевозки, транспорт, маршрут, фактическую погрузку, доставку и выдачу груза.
Для оприходования приобретенного товара покупатель ориентируется на документ передачи товара — например, УПД. ЭТрН дополняет этот комплект документов, но в стандартном сценарии не заменяет УПД на реализацию товара.
Здесь сформулируем вывод аккуратно. Иногда встречается утверждение, что «ЭТрН не подтверждает переход права собственности, а УПД подтверждает». По существу направление мысли правильное, но юридически лучше разделять два вопроса.
Момент перехода права собственности определяем прежде всего по Гражданскому кодексу РФ и условиям конкретного договора. Стороны могут связать его с передачей товара покупателю, передачей перевозчику, доставкой на склад покупателя либо с иным предусмотренным договором событием, если это допускается законодательством.
УПД при этом является документальным подтверждением соответствующего факта передачи товара. Поэтому не будем считать, что само название документа автоматически определяет момент перехода собственности. Сначала посмотрим условия договора, а затем сопоставим их с датой и содержанием первичных документов.
ЭТрН также может подтверждать отдельные фактические обстоятельства: передачу груза перевозчику, движение груза, его получение грузополучателем. Однако ее основное правовое назначение связано с договором перевозки, а не с оформлением реализации товара между продавцом и покупателем.
Теперь разберем тему «отмены накладных», поскольку именно здесь возникает много неправильных выводов.
С 1 января 2026 года прекратилось действие утвержденных ФНС форматов электронного документа о передаче товаров при торговых операциях и электронного документа о передаче результатов работ или услуг, которые использовались на основании прежних приказов ФНС. Соответствующие изменения установлены приказом ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@.
Это не означает, что с 2026 года вообще запрещена товарная накладная и любые документы кроме УПД.
ФНС отдельно разъяснила, что отменяются именно прежние формализованные электронные форматы. Бумажные первичные документы такой отменой не запрещены. Более того, организация вправе применять и неформализованные электронные первичные документы при соблюдении требований законодательства.
Разберем это по шагам:
Если используем старый формализованный XML-формат электронной товарной накладной, с 1 января 2026 года на него больше не ориентируемся.
Для формализованного электронного оформления передачи товаров используем актуальный формат УПД 5.03, утвержденный приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.
Если организация продолжает использовать допустимую бумажную первичку, сама по себе отмена старого электронного формата не запрещает бумажную товарную накладную.
Если используется собственная форма первичного документа, проверим наличие всех обязательных реквизитов статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ и закрепим применяемую форму в установленном организацией порядке.
Следовательно, фразу «с 2026 года товарные накладные отменили» использовать без пояснения не стоит. Корректнее говорить, что с 1 января 2026 года отменены прежние форматы формализованных электронных ТОРГ-12 и актов, а основным формализованным электронным документом для передачи товаров, работ и услуг стал УПД формата 5.03.
Да. Если компания использует электронный документооборот и оформляет передачу товара через УПД, продолжим применять УПД и после перехода на обязательные электронные перевозочные документы.
Переход на ЭТрН с 1 сентября 2026 года не отменяет УПД. Это два самостоятельных направления электронного документооборота.
Рассмотрим типовую цепочку:
В 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP или другой учетной системе оформим реализацию товара.
Сформируем УПД, подтверждающий передачу товара покупателю.
Если заключается договор перевозки автомобильным транспортом, сформируем транспортную накладную.
После 1 сентября 2026 года в общем случае оформим ее как ЭТрН и передадим сведения через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД.
Покупатель примет товар к учету по первичному документу на поставку, например по полученному УПД.
ЭТрН используем для оформления и подтверждения перевозочной части операции.
Следовательно, ответ на основной вопрос темы: да, УПД для передачи и приемки товара остается. Появление ЭТрН его не отменяет.
Рассмотрим подробнее наиболее распространенный случай. Поставщик продает товар и для доставки заключает договор со сторонней транспортной компанией.
Здесь присутствуют сразу два договора или две группы правоотношений: поставка между продавцом и покупателем и перевозка между заказчиком перевозки и перевозчиком.
В таком случае действуем следующим образом:
На продажу товара оформим УПД либо другой применяемый первичный документ.
На автомобильную перевозку оформим транспортную накладную.
С 1 сентября 2026 года транспортную накладную в общем случае оформим в электронном виде.
Передадим ЭТрН через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД.
Не пытайтесь вместо УПД на товар использовать только стандартные титулы ЭТрН.
Таким образом, если под вопросом автора понимается классическая ситуация «поставщик продал товар, а сторонняя транспортная компания доставила его покупателю», вывод сообщения форума можно подтвердить: УПД и ЭТрН оформляются параллельно, поскольку решают разные задачи.
Теперь уточним еще один важный момент. Сам факт того, что коробки или паллеты физически едут на автомобиле, еще не означает автоматическую обязанность оформить ЭТрН.
Главным критерием является наличие отношений по перевозке груза. Пункт 2 статьи 785 ГК РФ связывает заключение договора перевозки груза с составлением и выдачей транспортной накладной или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом. Правила автомобильных перевозок конкретизируются Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ и Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденными постановлением Правительства РФ № 2200.
Поэтому сначала выясним, заключается ли в нашей ситуации договор перевозки.
Не применяйте правило «есть автомобиль — должна быть ЭТрН». Проанализируем, кто везет груз, чей это транспорт и возникает ли отдельная перевозочная услуга.
Это самый понятный случай. Поставщик или иной заказчик заключает договор перевозки со сторонним перевозчиком. Транспортная компания принимает груз и обязуется доставить его в пункт назначения.
Транспортная накладная в такой ситуации необходима. До 1 сентября 2026 года действует переходный режим, позволяющий использовать предусмотренный законодательством вариант оформления транспортной накладной. С 1 сентября 2026 года для таких автомобильных перевозок транспортную накладную по общему правилу формируем в электронном виде.
На дату подготовки материала — август 2026 года — важно учитывать конкретную дату перехода: новые обязательные правила начинают действовать именно 1 сентября 2026 года. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ не предусматривает дополнительного переходного периода после этой даты.
Поэтому если организация еще работает с бумажными транспортными накладными, подготовим процессы, электронные подписи, полномочия сотрудников, оператора ИС ЭПД и учетную систему заранее.
Теперь проанализируем более сложный случай. Продавец не привлекает стороннюю транспортную компанию, а сам загружает товар в свой автомобиль и доставляет его покупателю.
Здесь нельзя автоматически сделать вывод, что ЭТрН обязательна. Проверим содержание договора между продавцом и покупателем.
В методических материалах 1С по ЭПД предлагается следующий практический подход. Если доставка осуществляется собственным транспортом продавца, стоимость доставки включена в цену товара и отдельная услуга перевозки не выделяется, транспортная накладная для такой операции не оформляется.
Посмотрим на пример. В договоре указано:
«Стоимость товара составляет 240 000 рублей, доставка до склада покупателя включена в стоимость товара».
Поставщик доставляет товар своим автомобилем и не заключает самостоятельного договора перевозки. В такой схеме оформим документ на реализацию товара — например, УПД. Само наличие поездки автомобиля поставщика не создает отдельную ЭТрН, если отсутствуют отношения по договору перевозки.
Но рассмотрим второй вариант. В договоре отдельно указаны:
товар — 240 000 рублей;
доставка — 25 000 рублей.
Если доставка оформлена как самостоятельная перевозочная услуга и отношения сторон по существу соответствуют договору перевозки, транспортную накладную потребуется оформить. Поэтому не будем ориентироваться только на принадлежность автомобиля. Изучим договор и экономическое содержание операции.
Теперь разберем обычный самовывоз. Покупатель приезжает на склад поставщика на собственном автомобиле, получает товар и самостоятельно везет его на свой склад.
Если перевозку осуществляет сам покупатель собственным транспортом и договор перевозки с третьим лицом не заключается, ЭТрН для такой перевозки не требуется.
При этом документ на передачу товара по договору поставки никуда не исчезает. Поставщик оформляет УПД либо иной используемый первичный документ, покупатель подтверждает приемку и отражает товар в своем учете.
Следовательно, при обычном самовывозе схема может выглядеть так:
Поставщик оформляет УПД.
Покупатель принимает товар.
Покупатель загружает его в собственный автомобиль.
Отдельного перевозчика нет.
Договор перевозки не заключается.
ЭТрН не оформляем.
Не забудем, что отсутствие ЭТрН не означает автоматическое отсутствие всех документов, связанных с использованием автомобиля. Например, отдельно анализируем требования к путевому листу и другим транспортным документам. Но это уже другая обязанность, которую не следует смешивать с транспортной накладной.
Теперь изменим пример. Покупатель не использует свой автомобиль, а заказывает транспортную компанию, которая приезжает на склад поставщика и забирает товар.
Здесь возникает договор перевозки между покупателем и перевозчиком. Следовательно, транспортная накладная требуется.
Получаем следующую цепочку:
Поставщик передает покупателю товар и оформляет УПД.
Сторонний перевозчик принимает груз к перевозке.
Участники оформляют ЭТрН в соответствии со своими ролями.
Перевозчик доставляет груз грузополучателю.
В ЭТрН фиксируется исполнение перевозки.
Таким образом, слово «самовывоз» само по себе не отвечает на вопрос об ЭТрН. Всегда уточним, кто физически перевозит товар. Если покупатель едет собственной машиной — договора перевозки с третьим лицом нет. Если покупатель нанял транспортную компанию — договор перевозки есть и транспортная накладная требуется.
Здесь внесем важное уточнение в первоначальный ответ из обсуждения. Фраза «ЭТрН не является первичным документом» слишком категорична.
ЭТрН может выполнять функцию первичного учетного документа, но речь идет прежде всего о самой услуге перевозки, а не о продаже перевозимого товара.
В структуре ЭТрН предусмотрена возможность отражения сведений, позволяющих использовать ее для оформления финансового результата перевозки. В применяемой модели электронного документооборота для этого используются дополнительные сведения и титулы, связанные со стоимостью перевозки и подтверждением этой стоимости сторонами.
В материалах 1С такой вариант прямо выделен как отдельный сценарий — «ЭТрН как первичный документ».
Разберем смысл на примере. ООО «Покупатель» заказало перевозку у ООО «Транспортная компания» за 50 000 рублей плюс соответствующая сумма НДС. Можно организовать документооборот двумя способами.
В этом случае основные титулы ЭТрН подтверждают принятие груза к перевозке, его движение и выдачу грузополучателю.
Стоимость услуг перевозчика закрываем отдельным первичным документом. Например, перевозчик направляет заказчику УПД на услугу перевозки.
Получаем два документа:
ЭТрН — перевозочный документ.
УПД перевозчика — первичный документ на стоимость оказанной транспортной услуги и, при необходимости, счет-фактура.
При этом отдельно существует третий документ — УПД поставщика на сами товары, если перевозчик и продавец являются разными организациями.
То есть в реальной цепочке вполне может оказаться три самостоятельных документа: УПД продавца на товар, ЭТрН на перевозку и УПД транспортной компании на услугу перевозки.
Второй вариант позволяет сократить количество документов между заказчиком перевозки и перевозчиком.
Если стороны используют предусмотренный формат ЭТрН как первичный учетный документ и оформляют необходимые сведения о стоимости перевозки и ее подтверждении, ЭТрН может выполнять одновременно две функции:
подтверждать перевозку груза;
подтверждать факт хозяйственной жизни, связанный с оказанием и стоимостью услуги перевозки.
В таком случае отдельный акт или отдельный УПД исключительно для подтверждения самой транспортной услуги может не потребоваться, если все требования к первичному документу соблюдены и стороны выбрали такой порядок документооборота.
Но даже такая расширенная ЭТрН не превращается в УПД поставщика на товар. Она может заменить первичку перевозчика по услуге перевозки, но не документ продавца, по которому проданные товары передаются покупателю.
Посмотрим на одну поставку с участием трех организаций:
ООО «Поставщик» продает товар ООО «Покупатель»;
ООО «Перевозчик» доставляет товар от поставщика покупателю.
У нас возникают разные расчеты:
Покупатель должен поставщику деньги за товар.
Заказчик перевозки должен перевозчику деньги за транспортную услугу.
Это две разные задолженности и два разных факта хозяйственной жизни.
Поэтому документальное оформление также необходимо разделить. УПД поставщика подтверждает стоимость приобретенного товара. ЭТрН подтверждает перевозку. Если ЭТрН не используется как финансовый первичный документ по перевозке, дополнительно появляется УПД или иной закрывающий документ перевозчика.
Не будем пытаться одним документом закрыть все отношения только потому, что в нем содержится наименование перевозимого груза.
Рассмотрим назначение ЭТрН подробнее. В электронном перевозочном документообороте участвуют грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. В зависимости от схемы перевозки могут участвовать и другие лица, например экспедитор.
В ЭТрН последовательно фиксируются сведения, относящиеся к перевозочному процессу, в частности:
участники перевозки;
грузоотправитель и грузополучатель;
перевозчик;
сведения о грузе;
место погрузки;
место выгрузки;
транспортное средство;
водитель;
фактическое принятие груза к перевозке;
прием груза грузополучателем;
выдача груза перевозчиком;
при необходимости — переадресовка, замена автомобиля или водителя и другие обстоятельства перевозки.
ЭТрН состоит из связанных между собой электронных файлов или титулов. При стандартной перевозке используются основные титулы, формируемые соответствующими участниками. Дополнительные титулы создаются при возникновении предусмотренных обстоятельств.
Поэтому приемка груза в ЭТрН и приемка товара для бухгалтерского учета — понятия, которые не будем механически отождествлять. Грузополучатель в перевозочном процессе подтверждает получение груза от перевозчика, но хозяйственная операция приобретения конкретных товарно-материальных ценностей оформляется документами по отношениям продавца и покупателя.
Отдельно разберем ближайшее изменение. Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ предусмотрен обязательный переход на электронные перевозочные и экспедиторские документы.
С 1 сентября 2026 года транспортная накладная при автомобильной перевозке, для которой она требуется, по общему правилу должна формироваться в электронном виде.
Помимо транспортных накладных, электронный формат становится обязательным для ряда других перевозочных и экспедиторских документов.
Обмен производится не путем отправки XML-файла напрямую из бухгалтерии в государственную систему. Участник взаимодействует с оператором информационной системы электронных перевозочных документов — оператором ИС ЭПД. Оператор передает необходимые сведения в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.
Для пользователей 1С эту работу можно организовать через сервис 1С-ЭПД, интегрированный с типовыми решениями 1С.
Минтранс указывает, что дополнительного общего переходного периода после 1 сентября 2026 года законодательством не установлено. Поэтому не рассчитывайте на возможность еще несколько месяцев повсеместно использовать бумажные транспортные накладные после этой даты.
Да. Правило об обязательной электронной форме не означает абсолютный запрет бумажного документа при любых обстоятельствах.
Минтранс предусмотрел специальные случаи, когда допускается бумажное оформление. Для автомобильных транспортных накладных такие исключения установлены, в частности, приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262.
Поэтому после 1 сентября 2026 года при нестандартной ситуации не делайте вывод «бумага запрещена всегда». Сначала проверим, не относится ли конкретная перевозка к установленным исключениям.
Но для обычной коммерческой автомобильной перевозки между организациями, когда технические условия для электронного обмена присутствуют и специального исключения нет, ориентируемся на ЭТрН.
Теперь рассмотрим практическую работу в программах 1С. Сервис электронных перевозочных документов поддерживается в типовых конфигурациях, включая 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP, 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация.
Для оформления реализации товара используем обычный учетный документ. В зависимости от конфигурации это документ Реализация (акт, накладная, УПД) или соответствующий документ реализации.
Именно этот документ формирует учетную часть операции продажи: отражает контрагента, договор, товары, количество, цену, сумму, НДС и необходимые бухгалтерские движения.
ЭТрН является отдельным электронным документом перевозочного процесса. В актуальных механизмах 1С ее можно создать непосредственно на основании документа реализации.
Разберем типовой алгоритм со стороны продавца-грузоотправителя:
Создадим и проведем Реализация (акт, накладная, УПД).
Проверим сведения о покупателе, грузополучателе, товаре и адресе доставки.
Сформируем УПД и запустим предусмотренный организацией электронный документооборот по передаче товара.
Если операция требует ЭТрН, откроем команды электронного документооборота.
Используем команду Создать электронную транспортную накладную.
Проверим автоматически перенесенные сведения о грузоотправителе, грузополучателе, адресе доставки и грузе.
Заполним недостающие сведения о перевозке и перевозчике.
Подпишем соответствующий титул электронной подписью уполномоченного лица.
Передадим ЭТрН через сервис и оператора ИС ЭПД.
Создание ЭТрН на основании реализации не означает, что документ реализации становится ненужным. Наоборот, такой механизм показывает связь двух документов: сведения из учетной реализации используются для автоматического заполнения перевозочного документа.
Теперь посмотрим на операцию со стороны покупателя.
Для принятия товара к учету используем документ поступления, например Поступление (акты, накладные, УПД) либо аналогичный объект конкретной конфигурации.
Если поставщик направляет электронный УПД через ЭДО, принимаем его в установленном электронном документообороте и отражаем соответствующий документ поступления в учетной системе.
Параллельно, если покупатель выступает грузополучателем по ЭТрН, ему необходимо выполнить свои действия в перевозочном документообороте: получить информацию грузоотправителя и перевозчика, отразить результат приемки груза и подписать предусмотренный титул.
Не будем считать подписание титула грузополучателя в ЭТрН полной заменой обработки входящего УПД. Это разные операции программы и разные юридические документы.
Для контроля электронного обмена в 1С используем предусмотренные механизмы электронного документооборота, включая Текущие дела ЭДО и Архив ЭДО, в зависимости от конфигурации и версии программы.
В типовых актуальных конфигурациях специальный программный код для стандартного сценария обычно не требуется. Механизм создания и обработки ЭТрН реализован в сервисе 1С-ЭПД и интегрирован с типовыми учетными документами.
Поэтому сначала обновим конфигурацию до актуального релиза и проверим возможности типового функционала. Не начинайте доработку базы с создания собственных XML-файлов ЭТрН, пока не убедимся, что задача не решается штатными средствами.
Особое внимание уделим доработанным конфигурациям. Если организация изменила документы реализации, справочники адресов, механизм доставки или собственный бизнес-процесс ЭДО, протестируем корректность переноса данных в ЭТрН до обязательной даты.
Для организации процесса рассмотрим основные объекты и механизмы:
Реализация (акт, накладная, УПД) — используем для отражения продажи товара и формирования передаточной первички.
Поступление (акты, накладные, УПД) — используем на стороне покупателя для принятия приобретения к учету.
1С-ЭДО — используем для электронного обмена бухгалтерскими и налоговыми документами с контрагентами в поддерживаемых сценариях.
1С-ЭПД — используем для работы с электронными перевозочными документами.
Электронная транспортная накладная — используем как перевозочный электронный документ.
Текущие дела ЭДО — используем для контроля документов, требующих обработки и подписания.
Архив ЭДО — используем для работы с завершенными электронными документами.
Названия отдельных команд и расположение разделов могут отличаться в зависимости от конфигурации и релиза, поэтому при внедрении проверим актуальную версию программы.
Ответ зависит от выбранного документооборота по транспортной услуге.
Если ЭТрН используется только как перевозочный документ, перевозчику необходимо оформить первичный документ, подтверждающий стоимость услуги перевозки. В электронном формализованном документообороте в 2026 году для этого удобно применять УПД формата 5.03.
Тогда комплект может выглядеть следующим образом:
УПД поставщика — на товар.
ЭТрН — на перевозочный процесс.
УПД перевозчика — на услугу перевозки.
Если же стороны согласовали использование ЭТрН в качестве первичного учетного документа по стоимости перевозки и оформили необходимые дополнительные титулы, отдельный закрывающий первичный документ на транспортную услугу можно не дублировать.
Но еще раз подчеркнем: этот выбор касается отношений с перевозчиком. УПД продавца на передаваемый товар от этого не исчезает.
Разберем еще одно распространенное заблуждение. Если организация работает на бумаге и использует товарную накладную, сама по себе отмена старого электронного формата не делает бумажную ТОРГ-12 запрещенной.
ФНС прямо разъясняла, что изменения с 1 января 2026 года не относятся к бумажным формам товарной накладной и акта.
При этом помним об общем принципе Федерального закона № 402-ФЗ: с 2013 года коммерческие организации в общем случае самостоятельно определяют формы первичных документов, если законодательством не установлена обязательная специальная форма. Документ должен содержать обязательные реквизиты.
Поэтому организация может применять:
формализованный электронный УПД;
допустимый бумажный первичный документ;
неформализованный электронный первичный документ, если соблюдены требования законодательства и электронного подписания.
Но если цель — организовать современный формализованный электронный обмен документами на передачу товаров, ориентируемся на УПД 5.03.
Для стандартной поставки товара такой подход не рекомендуем. ЭТрН оформляет перевозку и не должна механически подменять первичный документ по реализации товара.
Представим проверку бухгалтерской операции. В учете покупателя отражено поступление:
товар А — 30 штук;
товар Б — 50 штук;
товар В — 20 штук;
общая стоимость — 480 000 рублей;
НДС — согласно применяемой ставке.
Для обоснования такой записи бухгалтеру нужен документ, который фиксирует хозяйственные отношения поставщика и покупателя, номенклатуру, количество, стоимость и другие необходимые показатели.
Стандартная ЭТрН прежде всего описывает груз для целей перевозки. Даже если фактические сведения о грузе частично совпадают с товарной номенклатурой, назначение документа остается транспортным.
Поэтому сформируем УПД или другой установленный организацией первичный документ на товар, а ЭТрН привяжем к соответствующей перевозке.
Еще одна причина не смешивать УПД и ЭТрН — разные виды расхождений.
В ходе перевозки может выясниться, что повреждена упаковка, отсутствует грузовое место, изменились условия перевозки или грузополучатель выявил иные обстоятельства при выдаче груза. Такие события отражаются в перевозочном документообороте в предусмотренном порядке.
Но одновременно у покупателя может возникнуть вопрос именно к поставщику: фактически поставлено 95 единиц товара вместо 100, пришла другая номенклатура, часть товара не соответствует договору или требуется корректировка стоимости.
Это уже затрагивает отношения продавца и покупателя и должно корректно отразиться в первичных документах по реализации и в учете.
Поэтому не будем считать, что любой результат приемки, указанный в ЭТрН, автоматически исправляет УПД поставщика. Проанализируем характер расхождения и оформим документы того хозяйственного процесса, которого оно касается.
Нет. Еще раз используем правильный критерий: ЭТрН связана не с каждой реализацией как таковой, а с перевозкой груза, требующей транспортной накладной.
Поставщик может за один день оформить десять реализаций, но часть покупателей заберет товар собственным транспортом, часть товара будет передана без автомобильной перевозки, а часть доставит сторонний перевозчик.
Поэтому нельзя настроить учетную политику по принципу «к каждой реализации автоматически формировать ЭТрН» без анализа логистического сценария.
Сначала определим:
есть ли фактическая автомобильная перевозка;
кто перевозит груз;
есть ли договор перевозки;
кто является грузоотправителем;
кто является перевозчиком;
кто является грузополучателем;
кто заказывает и оплачивает перевозку.
После этого определим необходимость ЭТрН и роли участников.
По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель, если иной порядок не предусмотрен договором перевозки. При электронном документообороте разные участники последовательно формируют и подписывают относящиеся к ним титулы.
Не будем автоматически считать продавца грузоотправителем во всех ситуациях. В сложных логистических цепочках фактическим грузоотправителем может оказаться другое лицо, например складской оператор или экспедитор в предусмотренной законодательством ситуации.
Поэтому при настройке 1С-ЭПД особенно внимательно определим роли, а не только бухгалтерских контрагентов. Понятия «поставщик», «покупатель», «грузоотправитель», «грузополучатель», «заказчик перевозки» и «перевозчик» могут относиться к разным организациям.
Для обычного электронного обмена участники работают через операторов информационных систем электронных перевозочных документов. Направлять ЭТрН непосредственно в ГИС ЭПД из произвольного бухгалтерского файла не следует.
Организуем цепочку следующим образом:
Подключим сервис электронных перевозочных документов.
Обеспечим взаимодействие с оператором ИС ЭПД.
Настроим пользователей и права.
Подготовим электронные подписи и при необходимости машиночитаемые доверенности.
Сформируем титул в 1С.
Подпишем его уполномоченным лицом.
Отправим через оператора.
Оператор обеспечит предусмотренный обмен и передачу информации в ГИС ЭПД.
Такой порядок особенно важно протестировать до 1 сентября 2026 года, поскольку после перехода электронный процесс становится частью реальной отгрузочной логистики, а не только бухгалтерской процедуры после завершения рейса.
Еще одна распространенная ошибка — считать, что после появления ЭТрН путевой лист больше не нужен.
ЭТрН и путевой лист также являются разными документами. ЭТрН относится к перевозке конкретного груза и взаимодействию участников перевозки. Путевой лист связан с эксплуатацией транспортного средства и содержит собственный набор обязательных сведений.
С 1 сентября 2026 года обязательный переход транспортной накладной в электронный вид не означает универсального обязательного перехода всех путевых листов исключительно в электронную форму. Для путевых листов анализируем отдельные требования законодательства.
Поэтому не будем строить документооборот по схеме «УПД заменили ЭТрН, а путевой лист заменили ЭТрН». Каждый документ проверяем отдельно по его назначению.
Посмотрим на полный пример.
ООО «Поставщик» продало ООО «Покупатель» промышленное оборудование стоимостью 1 200 000 рублей. Для доставки поставщик привлек ООО «Перевозчик». Стоимость перевозки составляет 80 000 рублей.
Разберем документы.
На сумму 1 200 000 рублей поставщик оформляет покупателю УПД на оборудование.
На перевозку оборудования оформляется ЭТрН, поскольку привлечен сторонний перевозчик и имеется договор перевозки.
В ЭТрН указываются предусмотренные сведения о грузе, маршруте, участниках, транспортном средстве и фактическом выполнении перевозки.
Покупатель принимает оборудование к учету на основании документа поставщика — УПД.
Если ЭТрН используется только как перевозочный документ, перевозчик отдельно оформляет первичный документ на стоимость своих услуг, например УПД на 80 000 рублей.
Если стороны используют расширенный сценарий ЭТрН как первичного документа по перевозке и оформляют необходимые сведения, отдельный акт или УПД именно на транспортную услугу может не понадобиться.
В результате ЭТрН никак не отменяет УПД поставщика на оборудование.
Теперь ООО «Поставщик» продает товар за 300 000 рублей. По договору товар доставляется до склада покупателя, а стоимость доставки входит в цену товара. Для доставки используется грузовой автомобиль самого поставщика. Отдельной услуги перевозки нет.
Оформим УПД на продажу товара.
Отдельного стороннего перевозчика нет, самостоятельный договор перевозки не заключается. При таких условиях, исходя из подхода, приведенного в актуальных материалах 1С по ЭПД, ЭТрН не требуется.
Следовательно, формула «любая доставка после 1 сентября 2026 года = обязательная ЭТрН» неверна.
ООО «Покупатель» приобретает материалы на 150 000 рублей и приезжает за ними собственным грузовым автомобилем.
Поставщик оформляет УПД на материалы. Покупатель принимает их и самостоятельно везет на свой склад.
Договор со сторонним перевозчиком отсутствует. Следовательно, ЭТрН по такой перевозке не требуется.
На складе покупателя товары отражаем в бухгалтерском учете по документу поступления, связанному с УПД поставщика.
Изменим только одно условие. Покупатель не отправляет собственную машину, а заключает договор с транспортной компанией.
Теперь появляются отношения по перевозке.
Поставщик все равно оформляет УПД на продажу материалов. Но дополнительно участники перевозки оформляют ЭТрН. То, что организационно операция называется «самовывозом со склада поставщика», не отменяет транспортную накладную, поскольку фактический вывоз выполняется наемным перевозчиком.
Чтобы переход не нарушил отгрузки, разберем подготовку по шагам.
Обновим 1С. Проверьте актуальность релиза используемой конфигурации и поддержку 1С-ЭПД.
Разделим логистические сценарии. Выделим стороннюю перевозку, собственную доставку, самовывоз собственным транспортом покупателя и самовывоз с привлечением перевозчика.
Проверим договоры. Определим, где действительно возникает договор перевозки и кто является его заказчиком.
Определим роли. Зафиксируем грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика и лиц, подписывающих титулы.
Подключим оператора ИС ЭПД. Проверим технический обмен через используемый сервис.
Подготовим электронные подписи. Назначим ответственных лиц и при необходимости оформим МЧД.
Настроим связь с реализацией. Проверим создание ЭТрН из Реализация (акт, накладная, УПД).
Проверим адресные данные. Некорректные сведения об адресах погрузки и выгрузки могут остановить электронный процесс.
Проверим справочник контрагентов. Убедимся, что данные перевозчика, грузоотправителя и грузополучателя заполнены корректно.
Проведем тестовую перевозку. Не ограничивайтесь созданием первого титула: пройдем полный цикл до получения и завершения ЭТрН.
Разделим УПД и ЭТрН во внутренних инструкциях. Склад, бухгалтерия и логистика должны понимать, какой документ за что отвечает.
Теперь проанализируем типичные ошибочные выводы.
«С 2026 года ТОРГ-12 полностью запрещена». Нет. С 1 января 2026 года отменены прежние формализованные электронные форматы товарной накладной и акта. Это не является универсальным запретом бумажной первички.
«Раз появилась ЭТрН, УПД больше не нужен». Нет. ЭТрН относится к перевозке, а УПД может оформлять передачу самого товара.
«ЭТрН никогда не является первичным документом». Тоже неверно. При соответствующем оформлении ЭТрН может использоваться как первичный документ по услуге перевозки.
«Если ЭТрН является первичным документом, можно убрать УПД поставщика на товар». Нет. Возможность использовать ЭТрН как первичку относится к финансовому оформлению перевозки, а не к реализации перевозимого товара.
«Любая поездка с товаром требует ЭТрН». Нет. Проверим наличие договора перевозки.
«При любом самовывозе ЭТрН не нужна». Неверно. Если покупатель привлек стороннего перевозчика, транспортная накладная требуется.
«Собственный транспорт поставщика всегда освобождает от ЭТрН». Не делайте такой вывод автоматически. Если поставщик оказывает отдельно выделенную перевозочную услугу, проанализируем наличие отношений перевозки.
«Подписание приемки груза в ЭТрН автоматически означает принятие всей товарной номенклатуры по УПД без расхождений». Не смешиваем перевозочную приемку и приемку товара в рамках договора поставки.
Для практической работы сформируем несколько готовых схем.
Ситуация 1. Поставщик продает товар, доставка сторонним перевозчиком.
Оформим УПД на товар.
Оформим ЭТрН на перевозку.
При необходимости оформим отдельный УПД перевозчика на транспортную услугу либо используем ЭТрН как первичный документ по перевозке.
Ситуация 2. Поставщик доставляет товар своим транспортом, доставка включена в цену товара.
Оформим УПД на товар.
Проверим отсутствие самостоятельного договора перевозки.
При отсутствии такого договора ЭТрН не оформляем.
Ситуация 3. Покупатель забирает товар собственным транспортом.
Оформим УПД на товар.
Покупатель принимает товар.
Договора перевозки нет — ЭТрН не оформляем.
Ситуация 4. Покупатель нанял перевозчика для вывоза товара.
Поставщик оформляет УПД на товар.
Участники перевозки оформляют ЭТрН.
Отношения покупателя с перевозчиком документально закрываем в зависимости от выбранного варианта использования ЭТрН как первичного документа.
Если перед нами новая отгрузка, не будем сразу решать вопрос по названию документа. Пройдем единый алгоритм.
Определим, есть ли продажа или иная передача товара.
Подготовим первичный документ, подтверждающий эту передачу. При формализованном электронном обмене используем актуальный УПД 5.03.
Определим, требуется ли перевозка груза автомобильным транспортом.
Выясним, кто фактически выполняет перевозку.
Проверим наличие договора перевозки.
При наличии обязанности оформить транспортную накладную подготовим ЭТрН.
С 1 сентября 2026 года применим электронную форму в случаях, предусмотренных законодательством, если перевозка не подпадает под специальное исключение.
Если есть отдельный перевозчик, решим, будет ли ЭТрН использоваться также как первичный документ по стоимости его услуг.
Если нет, получим от перевозчика отдельный первичный документ, например УПД.
Не удаляем из документооборота УПД продавца на товар только из-за наличия ЭТрН.
Подведем итог. ЭТрН и УПД — не взаимозаменяемые документы. Электронная транспортная накладная предназначена прежде всего для оформления договора и процесса перевозки груза. УПД или другой первичный документ на передачу товаров оформляет хозяйственную операцию между продавцом и покупателем и используется для отражения реализации и поступления товаров в учете.
Если поставщик отгружает товар покупателю и привлекается сторонняя транспортная компания, в обычной ситуации действительно оформим оба документа: УПД на передачу товара и ЭТрН на перевозку.
При этом уточним ответ из обсуждения форума: ЭТрН нельзя считать документом, который «никогда не является первичным». При правильном оформлении она может выполнять функцию первичного учетного документа именно по услуге перевозки и тем самым заменить отдельный акт или УПД перевозчика. Но это не отменяет передаточный документ продавца на сам товар.
С 1 января 2026 года также не произошло полной отмены товарных накладных. Прекратили действовать прежние формализованные электронные форматы ТОРГ-12 и актов. Для формализованного электронного обмена ФНС предлагает применять УПД формата 5.03. Бумажная первичка и допустимые неформализованные электронные документы сами по себе не запрещены.
Наконец, не будем оформлять ЭТрН автоматически при любом перемещении товара. Проверим наличие договора перевозки. При доставке сторонним перевозчиком ЭТрН нужна. При обычной доставке собственным транспортом продавца без отдельной перевозочной услуги либо при самовывозе собственным автомобилем покупателя самостоятельного договора перевозки может не быть, а значит, транспортная накладная не требуется. Если же при самовывозе покупатель нанял стороннего перевозчика, ЭТрН понадобится.
В 1С разделим учетную и транспортную части операции: продажу оформим через Реализация (акт, накладная, УПД), покупку — через соответствующий документ поступления, а перевозочный электронный документооборот организуем с помощью 1С-ЭПД. При необходимости создадим ЭТрН непосредственно на основании реализации командой Создать электронную транспортную накладную, проверим сведения об участниках перевозки и проведем документ через оператора ИС ЭПД.
С 1 сентября 2026 года обязательно учтем переход на электронные транспортные накладные для перевозок, в которых транспортная накладная требуется по законодательству. При этом УПД для передачи и приемки товара продолжим использовать независимо от перехода на ЭТрН.
Информация носит справочный характер