Как перевести текущие остатки товаров на учет по сериям (партиям) в 1С:Управление торговлей 11.5?

При ведении учета в программе 1С:Управление торговлей 11.5 нередко возникает ситуация, когда учет уже ведется на протяжении нескольких месяцев или лет, но в определенный момент появляется производственная или складская потребность вести детальный учет по партиям поставки, производителям или срокам годности. Разберем терминологию, архитектурные ограничения системы и проверенные способы перевода остатков товаров на серийный учет.

Прежде всего проясним понятийный аппарат 1С. В типовых конфигурациях на платформе 1С:Предприятие термин партия зарезервирован для финансового контура (партионный учет 2.2, документы поступления, расчет суммовой себестоимости по ФИФО). Если же требуется учитывать конкретные экземпляры, производственные партии производителя, даты изготовления или сроки годности на складе, используется функционал справочника Серии номенклатуры. Поэтому задача разделения складского остатка на партии в терминологии программы представляет собой включение серийного учета.

Архитектурные ограничения типовой конфигурации

Прежде чем приступать к операциям в информационной базе, проанализируем внутренние механизмы 1С:УТ 11.5:

1. Запрет включения серий «задним числом». В карточке существующего вида номенклатуры, по позициям которого уже зафиксированы товародвижения, программа блокирует изменение реквизитов использования серий. Принудительное снятие запрета редактирования через групповое изменение реквизитов приведет к фатальной рассинхронизации регистров накопления Товары на складах и Себестоимость товаров.
2. Ограничения документа «Пересортица товаров». Попытка оформить документ Пересортица товаров, указав одну и ту же номенклатурную позицию в строке списания и оприходования, блокируется проверкой в модуле объекта: система выдает ошибку «Списываемый товар совпадает с приходуемым» и требует указать серию у списываемой позиции, которой в базе еще нет.
3. Влияние на закрытие месяца. Корректность регламентной процедуры Закрытие месяца напрямую зависит от выбранной Политики учета серий. Если в политике выбрано «Справочное указание» или «Управление остатками серий», серии не попадают в финансовые регистры, и себестоимость закрывается штатно. Если же выбрана опция «Учет себестоимости по сериям», любая ошибка или несовпадение суммовой оценки приведет к зависанию копеек и ошибкам отрицательных остатков стоимости при нулевом количестве.

Способ 1. Создание новой номенклатуры (рекомендуемый вендором)

Рассмотрим наиболее надежный и безопасный способ, исключающий сбои в прошлых закрытых периодах и не требующий обхода программных блокировок платформы. Разберем его по шагам:

1. Перейдем в раздел НСИ и администрирование и создадим новый Вид номенклатуры, настроив для него требуемую политику учета серий (например, учет остатков или сроков годности).
2. В справочнике Номенклатура заведем новую позицию с созданным видом номенклатуры.
3. Оформим документ Пересортица товаров (раздел Склад и доставка — Внутренние документы (все)). В строке списания выберем старую позицию (без серий), а в строке оприходования — новую карточку номенклатуры. Так как позиции имеют разные ссылки, системный контроль дублей не сработает. На вкладке оприходования укажем нужные серии и их количество.
4. Проведем документ. При проведении пересортицы программа спишет остатки со старой карточки и оприходует их на новую с сохранением себестоимости.
5. Старую карточку товара пометим на удаление или перенесем в архивную папку во избежание ошибочного выбора сотрудниками.

Способ 2. Корректировка остатков через списание и оприходование (с сохранением текущей карточки)

Если бизнес-процессы предприятия или интеграция с внешними системами категорически запрещают менять код и идентификатор существующего элемента номенклатуры, разберем пошаговый порядок действий через дату отсечения:

1. Закрытие периода. Полностью закроем месяц, предшествующий моменту перехода, и установим жесткую границу через регистр Даты запрета изменения данных.
2. Списание текущих остатков. На последний день закрытого месяца оформим документ Внутреннее потребление товаров с типом операции Списание на расходы или документ Списание недостач товаров. Полностью спишем складские остатки позиции в ноль. В качестве аналитики используем специально созданную предопределенную транзитную статью расходов.
3. Расчет фактической стоимости. Выполним регламентную операцию Закрытие месяца, чтобы документ списания получил точную суммовую оценку в регистре Себестоимость товаров. Выясним полученную себестоимость единицы списанного товара по отчету Себестоимость товаров организаций.
4. Смена вида номенклатуры. Так как фактических остатков товара на складе больше нет, заменим текущий вид номенклатуры на новый (с включенным серийным учетом) с помощью обработки Групповое изменение реквизитов.
5. Ввод серийных остатков. На первое число нового периода введем документ Прочее оприходование товаров (или Оприходование излишков товаров). В табличной части разобьем количество по требуемым сериям и вручную зафиксируем цену за единицу, рассчитанную на шаге 3. В качестве статьи доходов укажем ту же транзитную статью, чтобы сальдо по доходам и расходам в финансовом результате полностью закрылось в ноль.

Способ 3. Переход на учет серий на ордерном складе

Если на предприятии включена ордерная схема документооборота, а серии необходимы исключительно работникам склада для адресного хранения или контроля сроков реализации без влияния на финансовый результат, проанализируем решение через ордерный контур:

1. В настройках политики учета серий выбираем складской вариант: Управление остатками серий или Справочное указание серий. При таких настройках финансовый регистр Себестоимость товаров не задействуется, а движения формируются в регистре Движения серий товаров.
2. Фиксация серийных остатков на складе выполняется складским персоналом без изменения финансовых документов с помощью документа Ордер на отражение излишков товаров и Ордер на отражение недостач товаров непосредственно в контуре складского учета.
3. При таком подходе регламентная процедура Закрытие месяца проходит без ошибок, поскольку проводки по расчету партионной себестоимости остаются независимыми от складских серий.