← На главную

Рассмотрим ситуацию, с которой сталкиваются многие пользователи при расчете заработной платы в 1С. После проведения аванса и окончательного расчета зарплаты в отчете Подробный анализ НДФЛ по сотруднику можно увидеть, что обе суммы (и аванс, и зарплата) попадают в доход, из-за чего итоговая сумма дохода выглядит завышенной. Возникает логичный вопрос: почему аванс не вычитается из общей суммы и как это исправить?

Проанализируем причины такого поведения программы и разберем правильную методологию отражения нескольких выплат в течение месяца.

Выясним причину: как устроен учет НДФЛ с 2023 года

Ключевая причина такого отображения данных в отчете — это изменения в законодательстве. С 2023 года датой получения дохода в виде заработной платы считается день его фактической выплаты. Это означает, что любая выплата сотруднику, будь то аванс за первую половину месяца или окончательный расчет, признается доходом на дату перечисления денег.

Таким образом, программа ведет себя абсолютно корректно. В отчете Подробный анализ НДФЛ по сотруднику отражаются все денежные поступления работнику, так как с каждого из них должен быть удержан налог. Проблема заключается не в ошибке программы, а в неверной методологии отражения операций, а именно — в попытке провести несколько разных по своей сути выплат через один и тот же механизм аванса.

Часто ошибка возникает, когда в течение месяца сотруднику выплачивают деньги несколько раз и каждую выплату пытаются оформить документом Начисление за первую половину месяца. Это в корне неверно, так как этот документ предназначен для однократного расчета аванса за первую половину месяца.

Разберем решение: как правильно оформлять несколько выплат

Если в вашей организации принято выплачивать сотрудникам деньги чаще, чем стандартный аванс и зарплата, необходимо разделить эти выплаты по их экономическому смыслу и использовать для каждой соответствующий механизм в 1С.

Рассмотрим по шагам, как наладить учет.

1. Оформляем стандартный аванс.

   Для выплаты планового аванса используйте документ Начисление за первую половину месяца. Он должен быть один на сотрудника в месяц. На его основании формируется ведомость на выплату.

2. Оформляем дополнительные выплаты.

   Если нужно выдать сотруднику еще одну сумму до окончания месяца (например, премию, материальную помощь или просто дополнительную часть зарплаты), не нужно создавать второй документ аванса. Правильный путь — создать новый вид начисления.

   Для этого:

   • Создайте новый вид начисления, например, «Разовая выплата» или «Дополнительная выплата в межрасчетный период».
   • В настройках этого начисления укажите, что оно облагается НДФЛ и страховыми взносами.
   • Когда необходимо произвести дополнительную выплату, оформите ее документом Начисление зарплаты и взносов или специальным документом для разовых начислений, выбрав в нем созданный вами вид начисления.
   • На основании этого начисления создайте отдельную ведомость на выплату.

Что мы получаем в итоге?

При таком подходе каждая выплата будет корректно зарегистрирована в системе со своим основанием (один — как аванс по окладу, другой — как разовая выплата). При окончательном расчете зарплаты в конце месяца программа учтет все ранее начисленные и выплаченные суммы и корректно рассчитает итоговую сумму к выплате.

В отчетах по НДФЛ вы по-прежнему увидите несколько строк дохода, соответствующих каждой выплате, но это будет правильное отражение хозяйственных операций с точки зрения налогового учета. Главное, что итоговый расчет за месяц будет верным, а у налоговых органов не возникнет вопросов.

Таким образом, вместо того чтобы пытаться "минусовать" аванс, необходимо просто корректно разделять разные виды выплат, используя для каждой свой вид начисления и соответствующий документ. Это обеспечит прозрачность и правильность расчетов.