При работе в программах 1С:Комплексная автоматизация 2.5 или 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда при оформлении увольнения в январе программа неожиданно «подтягивает» НДФЛ за декабрь прошлого года. В результате налог исчисляется дважды: один раз в декабрьском начислении зарплаты, а второй — в январском документе Увольнение. Рассмотрим подробнее, почему так происходит, и разберем по шагам, как привести учет в порядок.
Главная причина кроется в глобальных изменениях налогового законодательства РФ, вступивших в силу с 1 января 2023 года. Проанализируем ключевой момент: до 2023 года датой получения дохода в виде оплаты труда считался последний день месяца, за который она начислена. Однако теперь датой фактического получения дохода считается день его выплаты (перечисления на карту или выдачи из кассы).
Если зарплата за декабрь была выплачена сотруднику в январе, то с точки зрения налогового учета она полностью переходит в налоговый период нового года. Программа 1С воспринимает такую выплату как доход января. Когда мы создаем документ Увольнение, система выполняет полный перерасчет налогов сотрудника нарастающим итогом с начала года. Видя «незакрытый» или некорректно оформленный декабрьский доход, программа пытается исправить его в текущем документе.
Прежде чем вносить изменения, нам необходимо точно установить, как программа видит налог. Для этого воспользуемся отчетом Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. В этом отчете следует обратить внимание на следующие колонки:
Если в отчете мы видим, что сумма «Исчислено» стоит в декабре, а «Удержано» происходит в январе, возникает конфликт периодов, который документ Увольнение пытается разрешить путем переброски налога.
Выясним техническую причину «двоения». В каждом документе начисления (например, Начисление зарплаты и взносов) есть поле Дата выплаты. Именно это поле определяет, в какой налоговый период попадет доход.
Рассмотрим пример:
В документе за декабрь бухгалтер указал плановую дату выплаты 31.12.2022. Программа зафиксировала доход в 2022 году. Однако фактически деньги ушли через банк 10.01.2023. Документ Списание безналичных денежных средств (или Расчетный кассовый ордер) видит реальную дату — январь 2023 года. Возникает коллизия: документ начисления «ждет» налог в декабре, а платежный документ регистрирует его в январе. Увольнение, анализируя регистр Учет доходов для исчисления НДФЛ, видит это расхождение и пытается пересчитать декабрьский налог, чтобы «подтянуть» его к правильной дате выплаты.
Чтобы избежать дублирования НДФЛ, необходимо строго соблюдать последовательность проведения документов и синхронизировать даты. Рассмотрим пошаговый алгоритм:
Откроем документ Начисление зарплаты и взносов за декабрь. Проверим поле Дата выплаты. Если фактическая выплата была в январе, в этом поле должна стоять именно январская дата (например, 10.01.2023). После изменения даты необходимо перейти на вкладку НДФЛ и нажать кнопку Пересчитать НДФЛ. Это критически важно для того, чтобы программа перенесла доход в новый налоговый период на уровне первичного документа.
Проверим документ Ведомость в банк (или Ведомость в кассу). Убедимся, что дата ведомости соответствует дате фактической выплаты. Внутри ведомости в колонке К выплате и в расшифровке НДФЛ должны подтянуться верные суммы. Если ведомость была создана раньше, чем мы изменили дату в начислении, ее нужно обновить (кнопка Заполнить).
В комплексных конфигурациях (КА, ERP) ведомость сама по себе не всегда делает окончательные движения по регистрам НДФЛ. Проанализируем наличие документа Списание безналичных денежных средств. Этот документ обязательно должен быть проведен до того, как вы начнете рассчитывать Увольнение. Только после проведения банковской выписки цикл «Начисление — Удержание — Выплата» считается завершенным для системы.
Теперь, когда декабрьская зарплата корректно «легла» на январь как доход 2023 года и налог по ней удержан январской выплатой, создаем документ Увольнение. Теперь программа при расчете НДФЛ увидит, что за текущий налоговый период (2023 год) доход за декабрь уже учтен и налог по нему исчислен верно. Лишние строки с декабрьским налогом исчезнут.
Если автоматическое исправление не помогает, посмотрим на ситуацию «глазами программы» через регистры накопления. Нам помогут:
Учет доходов для исчисления НДФЛ — здесь фиксируется дата получения дохода.Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ — здесь отражаются записи об исчисленном и удержанном налоге.Если вы видите, что в этих регистрах записи «раздваиваются» (одна запись на декабрь, другая на январь), значит, где-то в цепочке документов осталась старая дата. Попробуйте последовательно отменить проведение документов, начиная с увольнения и заканчивая декабрьским начислением, и провести их заново в строгом хронологическом порядке.
Важно учитывать, что при переносе декабрьской зарплаты на январь, у сотрудника может возникнуть право на стандартный налоговый вычет за январь именно к этой «декабрьской» выплате. В этом случае документ Увольнение может показать сумму НДФЛ с минусом или корректировку налога. Это не является ошибкой — программа просто применяет положенный вычет к первому доходу в году, которым и стала зарплата за декабрь.
Резюмируем: Для корректного отображения НДФЛ при увольнении в начале года, всегда синхронизируйте Плановую дату выплаты в начислении с фактической датой платежа и соблюдайте цепочку: Начисление -> Ведомость -> Списание БДС -> Увольнение.