Часто перед компаниями встает задача вести учет рекламных материалов, образцов продукции или других товарно-материальных ценностей (ТМЦ), полученных безвозмездно от поставщиков или партнеров. Основная сложность заключается в том, что такие ТМЦ необходимо контролировать количественно на складе, но при этом их поступление и списание не должны отражаться в бухгалтерском учете и, соответственно, не должны выгружаться в "1С:Бухгалтерию".
Рассмотрим, как правильно организовать такой учет в "1С: Управление торговлей 11", особенно при работе с ордерными складами, и какие для этого существуют способы.
Наиболее корректный и методологически верный способ разделения учета в рамках типового функционала — это использование специальной, фиктивной организации для управленческих операций.
Суть подхода: В 1С создается или используется уже существующая "Управленческая организация". Это не настоящее юридическое лицо, а служебный элемент, который позволяет проводить операции "для себя", изолированно от регламентированного учета основных компаний. Все движение рекламных материалов оформляется от имени этой организации.
Проверка наличия управленческой организации.
Перейдем в раздел НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Предприятие. Убедимся, что установлена галочка "Несколько организаций". Если в базе ведется учет по нескольким юрлицам, она уже будет активна. Сама управленческая организация обычно создается автоматически или ее можно создать вручную в справочнике Организации, указав для нее префикс (например, "УПР") и отметив, что она не является юридическим или физическим лицом.
Оприходование рекламных материалов.
Поскольку материалы получены безвозмездно (с нулевой стоимостью), для их оприходования следует использовать документ Прочее оприходование товаров. Этот документ как раз предназначен для отражения поступления ТМЦ, не связанных с закупкой у поставщика.
Склад и доставка → Излишки, недостачи и порчи.Прочее оприходование товаров.Организация выберем нашу управленческую организацию.Статью доходов, которая будет использоваться для отражения этой операции в управленческом учете. Рекомендуется создать отдельную статью, например, "Безвозмездное поступление (Упр.)".После проведения этого документа товары появятся на остатках указанного склада, но числиться они будут за управленческой организацией, а значит, не повлияют на взаиморасчеты и баланс основной компании.
Примечание для ордерных складов: На основании документа Прочее оприходование товаров система позволит создать документ Приходный ордер на товары, что решает изначальную проблему автора темы. Кладовщик увидит распоряжение на приемку и сможет оформить фактическое поступление на склад.
Списание рекламных материалов.
Когда приходит время использовать рекламную продукцию (например, для выставки или раздачи клиентам), ее необходимо списать. Для этого используется документ Внутреннее потребление товаров с видом операции "Списание на расходы".
Склад и доставка → Внутренние документы (все).Внутреннее потребление товаров.Организация снова выберем нашу управленческую организацию.Статью расходов и аналитику. Важно, чтобы у этой статьи расходов в настройках было указано, что она не принимается к бухгалтерскому учету. Это гарантирует, что операция не попадет в выгрузку в бухгалтерию.После проведения документа товары будут списаны со склада в управленческом учете.
Контроль остатков.
Для контроля за движением и остатками рекламной продукции можно использовать стандартные отчеты, например, Ведомость по товарам на складах, установив в отборе фильтр по нашей управленческой организации.
Хотя использование управленческой организации является предпочтительным, существуют и другие подходы.
Этот способ предполагает, что операции оформляются на основную организацию, но блокируются при передаче в бухгалтерию.
Суть подхода:
Группа номенклатуры или Вид номенклатуры (например, "Реклама и образцы").НСИ и администрирование → Синхронизация данных) можно задать условия, при которых определенные документы или объекты не выгружаются. Например, можно установить фильтр, чтобы документы Приобретение товаров и услуг или Списание на расходы, содержащие номенклатуру из группы "Реклама и образцы", не передавались в бухгалтерию.Минусы:
Для крупных компаний со сложными процессами учета неучтенных ТМЦ может быть оправдана собственная разработка.
Суть подхода: Программист создает несколько простых, независимых объектов в конфигурации:
Эта подсистема будет полностью изолирована от основного контура учета товаров и не будет влиять на регламентированные данные.
Минусы:
На форуме был поднят справедливый вопрос: что делать во время инвентаризации, если на складе обнаружатся излишки, которые на самом деле являются рекламной продукцией? Кладовщик при пересчете не всегда знает, к какой организации относится тот или иной товар.
Процесс должен быть следующим:
Пересчет товаров.Оприходование излишков товаров.Оприходование излишков товаров необходимо оформить на управленческую организацию.Это позволит корректно поставить товар на управленческий учет, не отражая его на балансе основного юридического лица. Для этого крайне важен четкий внутренний регламент и коммуникация между складом и финансовым отделом.