← На главную

При работе с бюджетными учреждениями поставщики нередко сталкиваются со специфическим требованием: клиент просит заранее выставить счет и полный комплект закрывающих документов (УПД, накладные) на строго определенную сумму для освоения бюджета, но без точного согласования номенклатуры. Спустя время, после оплаты, клиент приезжает на склад и фактически забирает совершенно другие товарные позиции на эту сумму. Разберем, как организовать управленческий и складской учет в 1С:Управление торговлей 11, чтобы не разрушить партионный учет, избежать отрицательных остатков и сохранить корректность взаиморасчетов.

В чем заключается сложность классической схемы?

Если сразу оформить и провести документ Реализация товаров и услуг с произвольным набором позиций (например, «Валенки»), программа спишет их себестоимость со склада по регистрам Партии товаров организаций и Товары на складах. Когда клиент фактически заберет «Тапочки», на складе образуется пересортица: реальные «Валенки» останутся на полках, а «Тапочки» уйдут без документального списания. Попытка исправить исходную реализацию «задним числом» приведет к несовпадению номера, даты и состава строк с ранее переданным клиенту печатным УПД, а также исказит расчет финансового результата и закрытие месяца.

Рассмотрим типовые и практические способы решения данной учетной задачи в 1С:УТ 11.

Способ 1. Использование складской операции «Сборка (разборка) товаров» или пересортицы

Этот метод позволяет сохранить исходный документ реализации и первичку нетронутыми, скорректировав складские остатки под факт выдачи товара.

1. Оформляем документ Реализация товаров и услуг на контрактную/обобщенную позицию или перечень товаров, указанный в согласованной спецификации с покупателем. Печатаем комплект документов (УПД, счет-фактура). Документ списывает эти позиции со склада.
2. В момент, когда клиент фактически отбирает другие позиции со склада, фиксируем реальное списание через документ Сборка (разборка) товаров с видом операции «Сборка из комплектующих».
3. В табличной части комплектующих указываем реально забираемые клиентом товары («Тапочки»), а в шапке в качестве комплекта указываем списанный по УПД товар («Валенки»).
4. После проведения сборки на остатках появляется ранее фиктивно списанный товар, а фактически отданные клиенту позиции корректно списываются со склада с расчетом их реальной себестоимости.

Способ 2. Ордерная схема документооборота с разделением финансового и складского контура

Если на складе используется ордерный учет, финансовые документы и фактическое движение товаров разносятся во времени.

1. Включаем использование ордерной схемы для склада при отгрузке в разделе НСИ и администрирование → Склады и магазины.
2. Менеджер оформляет финансовый документ Реализация товаров и услуг и счет-фактуру. На основании этого документа распечатывается УПД для клиента. В этот момент взаиморасчеты фиксируются, но товар со склада физически не списывается (складские остатки не изменяются).
3. Когда клиент прибывает на склад, кладовщик формирует документ Расходный ордер на товары в рабочем месте Склад и доставка → Отгрузка.
4. Обратите внимание: если фактический перечень товаров кардинально отличается от финансовой накладной, складской контур потребует предварительного оформления сборки/комплектации (как в Способе 1), чтобы позиции расходного ордера сошлись с распоряжением на отгрузку.

Способ 3. Применение наборов номенклатуры (динамические комплекты)

Если специфика поставок позволяет указывать в печатных формах обобщенное контрактное наименование (например, «Канцелярские товары по договору №...» или «Комплект спецодежды»), оптимально использовать типовой механизм наборов номенклатуры.

1. Создаем позицию номенклатуры с типом «Набор».
2. В настройках набора указываем вариант вывода на печать: «Только набор». При такой настройке в печатную форму УПД выводится только общее наименование и общая сумма без расшифровки состава.
3. В момент фактической отгрузки менеджер добавляет набор в документ Реализация товаров и услуг и заполняет его состав теми комплектующими, которые клиент реально забирает со склада.
4. При проведении документа программа списывает реальные складские остатки и рассчитывает их себестоимость, а печатная форма для клиента содержит строго согласованное контрактное наименование и сумму.

Способ 4. Доработка: разделение табличных частей «Для печати» и «Для склада»

В организациях с большим объемом подобных сделок часто применяется программная доработка документа Реализация товаров и услуг через механизм расширений конфигурации:

1. В документ добавляется дополнительная табличная часть (или строковое поле Наименование для печати и альтернативное количество).
2. Табличная часть документа содержит реальные номенклатурные позиции, которые списываются со склада и участвуют в расчете себестоимости и финансового результата.
3. В алгоритм формирования внешней печатной формы УПД закладывается вывод данных из дополнительной табличной части, где зафиксированы контрактные наименования для клиента.

Важные ограничения: маркировка и прослеживаемость

Проанализируем критические законодательные ограничения при использовании любых схем подмены номенклатуры:

1. Маркированный товар («Честный ЗНАК»): если клиент фактически забирает товары, подлежащие обязательной маркировке (обувь, одежда, шины, молочная продукция и т.д.), фиктивные схемы с подменой наименований не работают. Коды маркировки DataMatrix передаются через оператора ЭДО в момент подписания УПД, и списать чужой код невозможно.
2. Прослеживаемые товары (РНПТ): при отгрузке импортного оборудования или мониторов номера РНПТ передаются в налоговые органы построчно. Выдать один товар, а указать в документах другой недопустимо.

В случаях с маркировкой и прослеживаемостью единственным корректным решением является оформление договора с неопределенным объемом (заказ по прайс-листу на фактическую потребность) либо заключение договора купли-продажи с передачей фактически согласованного товара на ответственное хранение до момента его вывоза покупателем.