С переходом на новые правила учета НДФЛ (удержание налога при каждой выплате) многие пользователи 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП 3.1) сталкиваются с критической ошибкой: в отчеты 6-НДФЛ и справки о доходах суммы попадают в двойном размере. Система суммирует доход с документа Начисление за первую половину месяца и полный доход с документа Начисление зарплаты и взносов.
В этой статье мы подробно разберем механику возникновения этой ошибки, выясним, почему механизм сторнирования аванса дает сбой, и рассмотрим пошаговый алгоритм исправления ситуации.
Чтобы понять причину задвоения, давайте вспомним, как программа должна работать в идеале. Начиная с 2023 года, доход в виде заработной платы признается на дату фактической выплаты.
Начисление за первую половину месяца исчисляет налог и фиксирует доход на планируемую дату выплаты. В регистры пишется строка с видом дохода «Оплата труда» и суммой аванса.Начисление зарплаты и взносов при расчете должен выполнить два действия:
Суть проблемы: Задвоение происходит, когда документ Начисление зарплаты и взносов по какой-то причине «не видит», что аванс нужно отсторнировать. В итоге в базе остаются записи: «Аванс (плюс)» и «Полная зарплата (плюс)». Математически это выглядит как Доход = Аванс + (Аванс + Вторая часть).
Рассмотрим основные сценарии, из-за которых ломается цепочка учета НДФЛ.
Это самая частая причина. В документе начисления стоит Планируемая дата выплаты (внизу формы). В ведомости стоит Дата ведомости (реальная дата выплаты).
Если в начислении аванса планируемая дата была, например, 20-е число, а ведомость провели 21-м числом, программа может потерять связь при окончательном расчете зарплаты, особенно если эти даты попадают в разные периоды регистрации в ИФНС или разные месяцы налогового периода.
В ведомостях на выплату аванса есть колонка «Основание» или расшифровка суммы выплаты. Если открыть расшифровку (кнопка «Изменить зарплату»), там должен быть указан конкретный документ Начисление за первую половину месяца.
Если там стоит пустая ссылка, или ссылка на документ прошлого периода, или «пересортица» (сумма с плюсом по одному документу и с минусом по другому) — цепочка разрывается. При начислении итоговой зарплаты ЗУП считает, что аванс не был выплачен корректно, и не сторнирует его записи по НДФЛ.
Если у сотрудника в середине месяца изменилось подразделение, регистрация в налоговом органе или территория выполнения работ, аванс может быть начислен по одной ИФНС, а зарплата попытается перекрыть его по другой. Автоматическое сторнирование в таких сложных случаях часто не срабатывает без ручного вмешательства или документа Перерасчет НДФЛ.
Давайте перейдем к практическим действиям по исправлению базы.
Необходимо выявить конкретных сотрудников и документы, дающие ошибку. Для этого используем отчет по начислениям, НДФЛ и взносам или другие аналитические инструменты:
Это самый надежный, хоть и трудоемкий способ, предложенный опытными пользователями. Простого перепроведения документов недостаточно («Задним числом» документы НДФЛ работают плохо). Необходимо строго соблюдать хронологию событий.
Действуем по следующему алгоритму для каждого проблемного месяца:
Ведомость на выплату зарплаты -> Начисление зарплаты и взносов -> Ведомость на аванс -> Начисление за первую половину месяца.Начисление за первую половину месяца.
Убедитесь, что Планируемая дата выплаты (внизу документа) совпадает с реальной датой, когда вы будете выплачивать (или уже выплатили) деньги. Это критически важно для корректного расчета налога.
Проведите документ.
Нажмите кнопку «Заполнить». Проверьте, что подтянулся НДФЛ к перечислению. Зайдите в расшифровку суммы НДФЛ и убедитесь, что она ссылается именно на документ начисления из п.2.
Проведите ведомость той же датой, что указана в планируемой дате выплаты.
Начисление зарплаты и взносов.
Нажмите кнопку «Пересчитать» (или перезаполните документ, если это допустимо в вашей ситуации). На вкладке НДФЛ внимательно посмотрите на расчет. Программа должна увидеть ранее начисленный налог с аванса и учесть его (отсторнировать доход аванса и начислить полный доход).
Также проверьте Планируемую дату выплаты в подвале документа — она должна соответствовать факту выплаты окончательного расчета.
Проведите документ.
Снова перезаполните данные, чтобы подтянулись корректные суммы к выплате и удержанию НДФЛ на основании пересчитанного начисления.
Важное примечание: Если вы правите прошлые периоды, убедитесь, что дата выплаты в документах соответствует фактическим банковским выпискам, иначе вы исказите отчетность.
Если перепроведение документов за прошлые полгода невозможно (например, период закрыт, или объем данных слишком велик), можно попробовать исправить ситуацию текущим месяцем.
Используйте документ Перерасчет НДФЛ (раздел Налоги и взносы):
РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ и УчетДоходовДляИсчисленияНДФЛ. Если она обнаружит задвоение, она предложит корректирующие записи (сторно лишнего дохода и налога).Если вышеописанное не помогает, проверим проблему, упомянутую в сообщении 50. ЗУП может считать, что аванс не выплачивался, если в ведомости потеряна связь.
Проанализируйте регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ (через Функции технического специалиста).
Решение: В ведомости на выплату аванса вручную провалиться в расшифровку суммы «К выплате» и принудительно выбрать нужный документ Начисление за первую половину месяца.
Задвоение базы НДФЛ в ЗУП 3.1 — это следствие нарушения хронологии проведения документов или несоответствия дат планируемой и фактической выплаты. Программа не может корректно выполнить сторнирование аванса, если не «видит» цепочку «Начисление аванса -> Выплата аванса».
Для исправления лучше всего подходит метод полного распроведения цепочки документов за проблемный месяц и последовательного их проведения с контролем дат и перезаполнением табличных частей.