В практике бухгалтера по расчету заработной платы часто возникает ситуация, когда сумму одного начисления (например, разовой премии) необходимо разнести на разные счета затрат или разные аналитики (способы отражения). Типичный пример: сотрудник выполнил работу, относящуюся к разным проектам или подразделениям, и премию в размере 3000 рублей нужно отразить как три разные суммы по 1000 рублей. Рассмотрим, как реализовать это в 1С:ERP Управление предприятием 2.5 и 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, используя штатные механизмы программы.
Часто пользователи пытаются использовать документ БухучетНачисленийСотрудников для решения этой задачи. Однако, проанализировав ситуацию, мы увидим, что этот документ предназначен для назначения одного конкретного способа отражения для выбранного вида начисления на определенный период. Он не позволяет «дробить» одну сумму внутри одного документа начисления. Разберем по шагам правильные способы решения этой задачи.
Это самый оперативный и точный метод, если распределение известно в момент назначения премии. Рассмотрим его на примере документа РазовоеНачисление.
РазовоеНачисление и перейдем на вкладку Дополнительно (в некоторых версиях интерфейса или настройках вида начисления это может быть вкладка Бухучет).Проанализируем преимущества этого метода: при формировании документа ОтражениеЗарплатыВФинансовомУчете система автоматически создаст три строки по данному сотруднику, и нам не придется переживать за расчет НДФЛ — он будет рассчитан с общей суммы начисления в целом по документу, а распределение коснется только дебета счетов затрат.
Бывают ситуации, когда на момент создания документа РазовоеНачисление бухгалтер еще не знает точных пропорций распределения, или когда нужно распределить вообще всю зарплату сотрудника за месяц (оклад, премии, надбавки) по нескольким направлениям. В этом случае мы используем специализированный документ.
Разберем алгоритм работы с ним:
РаспределениеОсновногоЗаработка (раздел Зарплата — Бухучет).ОтражениеЗарплатыВФинансовомУчете программа в первую очередь обращается к данным этого распределения.Посмотрим на приоритеты: если в самом документе начисления (как в способе №1) был жестко задан способ отражения, то РаспределениеОсновногоЗаработка может его не перекрыть (это зависит от настроек учетной политики). Если же в начислении стоит «Определяется по сотруднику», то распределение сработает идеально на все суммы месяца.
Рассмотрим ситуацию, которую часто выбирают в качестве «обходного пути»: создание трех отдельных документов РазовоеНачисление или ввод трех строк в одном документе по одному и тому же виду расчета. Выясним причину, почему это плохая практика:
Проанализируем, что происходит со страховыми взносами при использовании штатных механизмов распределения. Это одно из главных преимуществ 1С:ERP. Когда мы указываем доли распределения для премии (например, 50% на один счет и 50% на другой), система не только делит саму сумму 3000 рублей. Она также пропорционально «режет» начисленные с этой премии страховые взносы.
В документе ОтражениеЗарплатыВФинансовомУчете мы увидим, что взносы в ПФР, ФСС и ФОМС также разбились согласно указанным нами коэффициентам. Это гарантирует идеальное соответствие затрат на оплату труда и связанных с ними налоговых обязательств по конкретным счетам или проектам.
При делении сумм на некратные доли (например, на 3 части) неизбежно возникают математические погрешности. Выясним, как программа справляется с этим. Алгоритм 1С устроен так, что все накопленные копейки округления всегда относятся на последнюю строку распределения. Это позволяет избежать ситуации, когда общая сумма проводок по дебету не совпадает с суммой по кредиту счета 70. Нам не нужно вручную подправлять копейки, система сделает это автоматически при формировании отражения в финучете.
Для того чтобы наше распределение сработало корректно, важно понимать иерархию (приоритетность) настроек в системе. Рассмотрим её от самого высокого приоритета к самому низкому:
РазовоеНачисление, Премия и т.д.).РаспределениеОсновногоЗаработка.БухучетНачисленийСотрудников (устанавливает способ для вида расчета на период).Таким образом, если мы используем Способ №1, мы находимся на самом верхнем уровне иерархии, и никакие другие настройки не смогут помешать нашему распределению.
Перед тем как проводить финальный документ отражения в учете, мы рекомендуем воспользоваться отчетом «Бухучет зарплаты». Он позволяет увидеть предварительную картину: на какие счета и по каким долям «лягут» наши начисления. Если мы видим, что премия распределилась корректно, можно смело заполнять документ ОтражениеЗарплатыВФинансовомУчете и проверять сформированные проводки.