← На главную

Если вы применяете упрощенную систему налогообложения (УСН) с объектом "доходы минус расходы" и сталкиваетесь с ситуацией, когда суммы выплаченной заработной платы не отражаются в Книге учета доходов и расходов (КУДиР) в столбце "в т.ч. расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы", знайте – вы не одиноки. Эта проблема является одной из самых распространенных и часто связана с кассовым методом учета при УСН, а также с особенностями настройки программы 1С и изменениями в законодательстве, такими как Единый налоговый платеж (ЕНП). В этой статье мы подробно разберем, почему это происходит и как можно исправить ситуацию.

Основные условия для признания расходов на оплату труда в КУДиР

Для того чтобы расходы на заработную плату, а также связанные с ней налоги и страховые взносы, были корректно учтены в КУДиР, должны быть одновременно выполнены два ключевых условия, что соответствует принципам кассового метода учета при УСН:

1. Начисление: Заработная плата должна быть официально начислена в бухгалтерском учете, то есть должны быть проведены соответствующие документы по начислению.
2. Выплата (Оплата): Заработная плата и все связанные с ней налоги и взносы должны быть фактически выплачены сотрудникам и перечислены в бюджет. Для программы 1С это означает, что должен быть зафиксирован факт оплаты.

Именно невыполнение второго условия, когда в регистрах 1С статус оплаты расходов при УСН остается "не оплачено", чаще всего является корнем проблемы.

Проверяем статус оплаты расходов в регистрах УСН

Первым делом мы посмотрим в специализированные регистры, которые отвечают за учет расходов при УСН. Если расходы на заработную плату не попадают в КУДиР, одна из наиболее вероятных причин – они просто не получили статус "Оплачено" в системе.

1. Перейдите в регистр накопления "Расходы при УСН". Этот регистр является основным источником информации для формирования КУДиР по расходам.
2. Найдите записи, относящиеся к заработной плате. Обратите внимание на колонку Статус оплаты расходов УСН. Если вы видите там значение Не оплачено, это прямая причина того, что данные не попадают в КУДиР.

Программа 1С автоматически отслеживает состояние расходов. Пока расход не будет полностью оплачен (т.е. деньги не будут списаны с расчетного счета или выданы из кассы), он не будет учтен в КУДиР, даже если он начислен.

Особенности учета заработной платы: сводный учет и настройки начислений

Способ ведения учета заработной платы в 1С может существенно влиять на ее отражение в КУДиР.

Сводный учет заработной платы на счете 70

Часто в крупных организациях, где учет зарплаты ведется в отдельной программе (например, 1С:ЗУП), данные в бухгалтерскую программу загружаются не по каждому сотруднику отдельно, а сводно, одной суммой на счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

1. Проверьте настройки учета зарплаты: Если в вашей программе установлен вариант "Сводно по всем работникам", это может быть причиной автоматического неотражения расходов в КУДиР.
2. Почему это происходит: При сводном учете программа не всегда может автоматически определить, какие конкретно суммы относятся к расходам на оплату труда по каждому сотруднику и, соответственно, сформировать движения в регистрах УСН. Система "не видит" детального начисления по сотрудникам и их последующую оплату.
3. Решение: В таком случае, возможно, потребуется вручную отражать эти расходы в КУДиР. Для этого используйте документ Запись книги доходов и расходов УСН. Вы должны создавать этот документ на дату фактической выплаты зарплаты, указывая соответствующие суммы и вид расхода.

Настройки видов начислений

Каждое начисление в программе (оклад, премия, больничный и т.д.) имеет свои настройки, которые влияют на его учет, в том числе и для УСН.

1. Перейдите в раздел "Зарплата и кадры".
2. Выберите пункт "Настройки зарплаты", затем "Начисления".
3. Откройте каждый вид начисления, который вы используете.
4. Обратите внимание на поле "Отражение в УСН". Для того чтобы начисление учитывалось в расходах при УСН, здесь должно быть указано значение Принимаются. Если установлено Не принимается, то такие начисления никогда не попадут в КУДиР. Вам нужно изменить этот статус и перепровести документы начисления зарплаты за период.

Полнота отражения выплаты: цепочка документов

Программа 1С требует строгой последовательности документов для корректного отражения оплаты расходов. Факт выплаты заработной платы должен быть подтвержден не только ведомостью, но и документом, фиксирующим фактическое списание денежных средств.

1. Документ "Ведомость в банк" или "Ведомость в кассу": Этот документ формирует задолженность перед сотрудниками или основание для выплаты. Однако сам по себе он не является подтверждением факта оплаты с точки зрения УСН.
2. Документ "Списание с расчетного счета" или "Выдача наличных": Именно эти документы являются подтверждением фактической оплаты. На основании "Ведомости в банк" должен быть создан и проведен документ Списание с расчетного счета (с видом операции Перечисление заработной платы или Перечисление прочих расчетов с работниками), а на основании "Ведомости в кассу" – Выдача наличных. Только после проведения этих документов программа зафиксирует факт оплаты и сформирует движения в регистрах УСН со статусом Оплачено.

Хронология документов: Очень важно соблюдать строгую хронологическую последовательность проведения документов. Сначала должно быть проведено начисление зарплаты, затем ее выплата (списание с расчетного счета или выдача наличных), и только потом – уплата налогов и взносов. Если хронология нарушена, программа может некорректно формировать движения. В таких случаях часто помогает полное перепроведение всех документов за период, в котором возникла проблема.

Учет налогов и взносов в условиях Единого налогового платежа (ЕНП)

С 2023 года порядок уплаты налогов и страховых взносов кардинально изменился в связи с введением Единого налогового счета (ЕНС) и Единого налогового платежа (ЕНП). Это напрямую повлияло на момент признания соответствующих расходов в КУДиР.

1. Признание расходов по НДФЛ и страховым взносам: Теперь расходы по уплате НДФЛ и страховых взносов признаются в КУДиР не в момент перечисления средств на ЕНС, а в момент, когда Федеральная налоговая служба (ФНС) зачтет эти суммы в счет уплаты конкретных налоговых обязательств. Программа 1С должна получить информацию об этом зачете.
2. Документ "Сведения об уплате налогов на едином налоговом счете": Для корректного отражения зачета средств с ЕНС в программе 1С (особенно в актуальных версиях, начиная с 2023 года) используется специальный документ Сведения об уплате налогов на едином налоговом счете.
   • Этот документ может загружаться автоматически при интеграции с личным кабинетом ФНС.
   • Его также можно заполнить вручную на основании данных о зачете, полученных от ФНС.
   • Без этого документа программа 1С не получит информацию о том, что обязательство по уплате НДФЛ и страховых взносов исполнено (т.е. ФНС произвела зачет), и, соответственно, не включит эти суммы в расходы для КУДиР. Это особенно важно для тех, кто платит ЕНП, но не формирует или не загружает этот документ.
3. Уведомления об исчисленных суммах: Не забывайте, что для того, чтобы ФНС могла корректно зачесть средства с ЕНС, необходимо своевременно подавать Уведомления об исчисленных суммах налогов (по тем налогам и взносам, по которым срок уплаты наступает раньше срока подачи декларации). Без уведомления ФНС может не знать, куда зачесть перечисленные вами средства, что приведет к проблемам с признанием расхода в 1С.

Мы настоятельно рекомендуем проверить наличие и правильность заполнения этих документов, особенно если проблема с КУДиР возникла с 2023 года.

Детальная проверка регистров и ручные корректировки

Если после всех проверок проблема сохраняется, мы рассмотрим более глубокий анализ регистров и возможности ручной корректировки.

1. Регистр сведений "Расшифровка КУДиР": В сообщении на форуме упоминалось, что данные с видом операции "Зарплата" перестали записываться в регистр сведений Расшифровка КУДиР с 2020 года. Это может указывать на системную ошибку в настройках или изменение методологии учета в вашей конфигурации 1С, которое не было учтено.
   • Мы можем вручную проверить движения по этому регистру, чтобы понять, почему данные перестали попадать. Откройте регистр через меню "Все функции" (если доступно) или через отчеты по регистрам.
   • Сравните движения за периоды, когда все работало корректно, и за периоды, когда возникла проблема. Ищите различия в данных, заполняемых полях и источниках формирования записей.
2. Перепроведение документов: Часто системные сбои или ошибки хронологии могут быть исправлены путем полного перепроведения документов за проблемный период. Для этого воспользуйтесь функцией Групповое перепроведение документов, выбрав нужный период.
3. Ручные корректировки: В качестве временного или экстренного решения, если автоматическое попадание данных в КУДиР не удается настроить, вы всегда можете внести пропущенные расходы вручную. Для этого используйте документ Запись книги доходов и расходов УСН.
   • Мы должны создать этот документ на дату фактической оплаты расхода.
   • Указать вид расхода (например, "Расходы на оплату труда", "Страховые взносы" и т.д.).
   • Заполнить сумму расхода.
   • Этот метод позволяет исправить данные в отчетности, пока вы выясняете и устраняете причину системной ошибки. Однако злоупотреблять им не стоит, так как он не решает корневую проблему автоматического учета.

Мы понимаем, что проблема неучета расходов в КУДиР может быть довольно сложной и требовать детального анализа. Начиная с проверки статуса оплаты и настроек учета заработной платы, заканчивая анализом изменений, связанных с ЕНП, и глубокой проверкой регистров, мы сможем выявить и устранить причину. Совместно мы найдем решение для вашей ситуации.