← На главную

Каждый бухгалтер, работающий на упрощенной системе налогообложения (УСН) с объектом «Доходы минус расходы», рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда начисленная заработная плата отражается в Книге учета доходов и расходов (КУДиР) корректно, а перечисленные налоги и страховые взносы с фонда оплаты труда (ФОТ) упорно не хотят туда попадать. Выясним причину такого поведения программы и разберем по шагам, как настроить систему 1С для правильного отражения этих расходов.

Понимание кассового метода при УСН

Прежде чем приступать к техническим настройкам в программе, проанализируем ситуацию с точки зрения методологии налогового учета. На упрощенной системе налогообложения применяется исключительно кассовый метод признания расходов. Это означает, что для включения налогов и взносов с ФОТ в состав расходов, принимаемых при УСН, должно одновременно выполняться два ключевых условия:

1. Расходы должны быть фактически начислены (в программе создан и проведен документ Начисление зарплаты).
2. Расходы должны быть фактически оплачены (деньги перечислены в бюджет, что подтверждается банковской выпиской).

Рассмотрим подробнее технические аспекты настройки программы 1С:Бухгалтерия (включая современные редакции 3.0 на платформе 8.3), которые влияют на этот процесс.

Шаг 1. Проверка настроек учетной политики

Первым делом проверим базовые настройки налогообложения организации. Если в программе случайно установлена ставка УСН «Доходы» (6%), то расходы в КУДиР отражаться не будут в принципе, так как для этой системы они не имеют значения.

Перейдем в раздел Главное — Настройки — Налоги и отчеты. Убедимся, что в поле «Система налогообложения» выбран вариант УСН (доходы, уменьшенные на величину расходов). Если там стояла другая настройка, изменим ее и выполним групповое перепроведение документов за весь налоговый период.

Шаг 2. Анализ настроек способов отражения зарплаты в учете

Очень часто корни проблемы кроются в некорректно заполненных справочниках. Проанализируем настройки отражения расходов по заработной плате:

1. Перейдем в справочник Способы отражения зарплаты в регламентированном учете (в разных интерфейсах путь может отличаться, например: Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Способы учета зарплаты).
2. Откроем используемый способ отражения (например, «Отражение начислений по умолчанию»).
3. Внимательно изучим реквизит Расходы УСН. В этом поле обязательно должно быть установлено значение Принимаются. Если там указано «Не принимаются», программа будет игнорировать как саму зарплату, так и налоги с нее при формировании КУДиР.
4. После изменения настройки обязательно проведем документы начисления и выплаты заново.

Шаг 3. Использование отчета «Анализ состояния налогового учета по УСН»

Для быстрой локализации проблемы в меню Отчеты предусмотрен специализированный инструмент — Анализ состояния налогового учета по УСН. Давайте посмотрим на пример его использования:

Сформируем этот отчет за интересующий нас период. Он наглядно, в виде интерактивной блок-схемы, показывает структуру доходов и расходов организации. Нажав на блок «Расходы на оплату труда» или «Налоги и взносы», мы можем провалиться до детальной расшифровки. Здесь сразу будет видно:

• Какая сумма была начислена.
• Какая сумма была фактически выплачена/перечислена.
• Что именно программа посчитала «непринятым» расходом и на каком этапе разорвалась цепочка условий.

Шаг 4. Учет влияния Единого налогового платежа (ЕНП) и ЕНС в 1С 8.3

В современных реалиях налогового законодательства РФ этот пункт стал наиболее частой причиной сбоев. С введением Единого налогового счета правила признания расходов по налогам кардинально изменились. Разберем по шагам, почему простой платежки в бюджет теперь недостаточно:

Когда мы отправляем платежное поручение на общие реквизиты ЕНП, программа формирует проводку по дебету счета 68.90 (Единый налоговый счет). В этот момент 1С еще «не знает», какие конкретно начисления закрывает этот платеж. Для того чтобы налоги с ФОТ попали в КУДиР, система должна сопоставить оплату с начислениями. Для этого должны быть последовательно выполнены следующие действия:

1. Сформированы и отправлены в ФНС документы Уведомление об исчисленных суммах налогов (по НДФЛ и страховым взносам).
2. Проведена регламентная операция Зачет аванса по единому налоговому счету в рамках обязательной процедуры Закрытие месяца. Именно эта операция распределяет деньги с баланса ЕНС на конкретные субсчета налогов (ОПС, ОМС, ВНиМ, НДФЛ) и делает заветные записи в регистры КУДиР.

Если вы не закроете месяц корректно или пропустите создание Уведомлений, программа не признает уплату страховых взносов и налогов расходом по УСН.

Шаг 5. Проверка детализации расчетов с персоналом в Плане счетов

Выясним еще одну скрытую причину проблемы. В настройках параметров учета (раздел Администрирование — Параметры учета — Настройки зарплаты) есть выбор способа ведения расчетов с персоналом. Доступно два варианта:

• По каждому работнику.
• Сводно по всем сотрудникам.

Если в настройках выбран вариант Сводно по всем сотрудникам, то на счете 70 отключается аналитика по физическим лицам. Программа физически теряет возможность сопоставить конкретные выплаты с начислениями конкретных людей. Из-за этого автоматическое формирование записей в КУДиР по заработной плате и налогам становится невозможным.

Решение: переключить настройку на «По каждому работнику» и перепровести документы. Если по каким-то причинам вести аналитику детально невозможно, придется вносить записи в КУДиР вручную, используя специализированный документ Запись книги доходов и расходов УСН.

Шаг 6. Нарушение цепочки выплаты зарплаты и перечисления НДФЛ

Особое внимание уделим НДФЛ. Этот налог признается в КУДиР только после полной цепочки событий: начисление дохода -> удержание налога при выплате -> фактическая выплата денег сотруднику -> перечисление налога на ЕНС и его зачет налоговым органом.

Если при перечислении зарплаты в документе Списание с расчетного счета бухгалтер ошибочно выбирает вид операции «Прочее списание» вместо Перечисление заработной платы по ведомостям, программа теряет связь между деньгами и удержанным налогом. Всегда контролируйте правильность выбора вида операции в банковских и кассовых документах!

Решение частой проблемы: налоги начислены в сентябре, а перечислены в октябре

Рассмотрим ситуацию, описанную одним из участников: «Что нужно сделать, чтобы в КУДиР не попадали налоги, начисленные в сентябре, но фактически перечисленные в октябре?»

Исходя из кассового метода, описанного выше, программа по умолчанию не должна включать эти суммы в расходы за 3-й квартал (сентябрь). Они обязаны попасть в расходы октября (4-й квартал), поскольку дата фактического платежа — более позднее событие, чем начисление.

Если у вас эти налоги ошибочно попали в КУДиР за сентябрь, проанализируем следующие моменты:

1. Проверка переплаты по налогам. Если на 30 сентября на соответствующих субсчетах расчетов по налогам и взносам (или на счете ЕНС) висела переплата (дебетовое сальдо), то при проведении документа начисления зарплаты за сентябрь программа автоматически зачтет эту переплату в счет уплаты начисленных взносов. В этом случае расход признается сентябрем абсолютно законно. Чтобы исправить это, необходимо провести сверку расчетов с бюджетом и скорректировать остатки.
2. Проверка дат документов. Убедитесь, что выписка банка по уплате налогов проведена именно октябрем. Иногда по ошибке банковские документы загружаются последним числом предыдущего месяца.
3. Восстановление последовательности. Выполните групповое перепроведение документов за сентябрь и октябрь с помощью обработки Групповое перепроведение документов для исключения технических сбоев в регистрах накопления УСН.