Рассмотрим ситуацию, когда организация применяет УСН с объектом «доходы минус расходы», заработная плата рассчитывается в другой программе, а бухгалтерский и налоговый учет ведется в «1С:Бухгалтерии 8» в сервисе 1С:Фреш. При формировании Книги учета доходов и расходов возникает проблема: в КУДиР попадает только фактически перечисленная сотрудникам зарплата за вычетом НДФЛ, а сумма удержанного НДФЛ в расходах не появляется.
Сначала разберем налоговый принцип, а затем посмотрим, как проверить и исправить учет в 1С. Здесь важно не пытаться просто добавить уплаченный НДФЛ как отдельный налог организации. Для УСН такой подход будет неправильным: НДФЛ с зарплаты является частью расходов на оплату труда, а не самостоятельным налоговым расходом работодателя.
Начнем с главного правила. Организация на УСН «доходы минус расходы» вправе учитывать затраты на оплату труда на основании подпункта 6 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Состав этих расходов определяется с учетом статьи 255 НК РФ.
При этом работодатель выступает в отношении НДФЛ налоговым агентом. Он рассчитывает налог, удерживает его из дохода работника и перечисляет соответствующую сумму в бюджет. Следовательно, удержанный НДФЛ не является дополнительным расходом организации сверх начисленной зарплаты.
Разберем это на простой сумме. Предположим, сотруднику начислена заработная плата 100 000 руб., а при выплате удержано 13 000 руб. НДФЛ. На банковский счет сотрудника организация перечислит 87 000 руб.
Экономически расход работодателя на оплату труда составляет не 87 000 руб., а 100 000 руб. Из этой суммы 87 000 руб. получает непосредственно работник, а 13 000 руб. работодатель удерживает из принадлежащего работнику дохода для исполнения обязанности налогового агента.
Поэтому нельзя рассуждать следующим образом: «87 000 руб. — зарплата организации, а 13 000 руб. — налог организации». Это неверно. Правильная схема выглядит иначе: 100 000 руб. — расход на оплату труда, внутри которого 13 000 руб. составляют удержанный НДФЛ работника.
Минфин России подтверждает такой подход, в частности, в письме от 18.10.2024 № 03-11-11/101104: суммы НДФЛ учитываются в составе начисленных сумм оплаты труда. Аналогичная позиция приведена в актуальных материалах 1С:ИТС по учету НДФЛ при УСН.
Теперь выясним дату признания расхода. Для УСН действует кассовый порядок учета расходов. Расходы на оплату труда учитываются в момент погашения задолженности перед работником: при списании денег с расчетного счета, выплате из кассы или ином способе погашения задолженности.
Применительно к нашему примеру это означает следующее. Если 10 февраля начислена зарплата 100 000 руб., а 12 февраля работнику перечислено 87 000 руб. после удержания 13 000 руб. НДФЛ, то при выполнении необходимых условий расход на оплату труда в размере 100 000 руб. должен быть признан на дату выплаты зарплаты.
Особенно важно понимать современный порядок учета НДФЛ в этой ситуации. Актуальное разъяснение 1С:ИТС от 02.01.2026 прямо указывает, что при выплате зарплаты погашается задолженность по оплате труда в целом, включая удержанный НДФЛ. Поэтому всю заработную плату вместе с НДФЛ можно учитывать в расходах при УСН на дату выплаты работнику. Ждать перечисления НДФЛ в бюджет для признания этой части зарплатного расхода не требуется.
Это существенный момент для настройки 1С. Если программа при выплате показывает в КУДиР только чистую сумму, перечисленную сотруднику, например 87 000 руб., а после перечисления НДФЛ добавляет или предполагается добавить еще 13 000 руб., сначала проверим методику учета. В актуальной логике сумма НДФЛ должна быть включена именно в состав расхода на оплату труда.
Нет, повторно учитывать эту сумму нельзя.
Рассмотрим наш пример еще раз. Начислена зарплата 100 000 руб. Работнику перечислено 87 000 руб., удержано 13 000 руб. НДФЛ.
Если на дату выплаты зарплаты в расходах УСН уже учтено 100 000 руб., то последующее исполнение обязанности налогового агента по НДФЛ не создает еще одного расхода на 13 000 руб.
Иначе организация получила бы двойное уменьшение налоговой базы:
сначала на 100 000 руб. расходов на оплату труда;
затем дополнительно на 13 000 руб. при перечислении НДФЛ.
Общий расход в таком случае искусственно составил бы 113 000 руб. при начисленной зарплате 100 000 руб., что очевидно неверно.
Поэтому актуальный материал 1С:ИТС рекомендует при заполнении КУДиР отражать всю зарплату, включая удержанный НДФЛ, как расход на оплату труда, а при последующей уплате НДФЛ в бюджет повторно не включать налог в расходы КУДиР.
Теперь перейдем непосредственно к проблеме из темы. Если зарплата рассчитывается не в «1С:Бухгалтерии», а во внешней программе, и в бухгалтерскую базу передается только итоговая информация, программа должна получить достаточно данных, чтобы связать три события:
начисление полной заработной платы;
удержание НДФЛ;
выплату заработной платы работникам.
Если в бухгалтерскую базу передано только: «начислено 100 000 руб.» и «из банка списано сотрудникам 87 000 руб.», но отсутствуют корректные сведения о том, что оставшиеся 13 000 руб. являются НДФЛ, удержанным именно из этой заработной платы, налоговый учет УСН может сформироваться неправильно.
Проанализируем типичную картину. В бухгалтерском учете пользователь может видеть правильные проводки или приблизительно правильные итоговые суммы, но КУДиР формируется не только по бухгалтерским счетам. В «1С:Бухгалтерии 8» налоговый учет при УСН ведется с использованием специальных регистров.
Поэтому наличие проводки по счету 70 еще не гарантирует появления той же суммы в КУДиР. Для учета расходов на УСН используется, в частности, регистр накопления Расходы при УСН. Фирма 1С отдельно указывает, что учет хозяйственных операций для целей УСН основан на специальных регистрах, а не только на бухгалтерских проводках.
Именно поэтому ситуация «по счету 70 все правильно, а в КУДиР сумма неправильная» вполне возможна. В таком случае будем искать ошибку не только в проводках, но и в документах-регистраторах налогового учета УСН.
Разберем по шагам. Прежде чем менять КУДиР вручную, выясним способ ведения зарплатного учета.
Если зарплата рассчитывается в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» и между ЗУП и бухгалтерией настроена синхронизация, проверим документы, поступившие через обмен.
Если зарплата рассчитывается в другой программе, не относящейся к 1С, проверим, какие документы или проводки вводятся в «1С:Бухгалтерию» вручную.
Если ежемесячно вводится только одна общая бухгалтерская операция с суммой начисленной и выплаченной зарплаты, обратим на это особое внимание: одной проводки может быть недостаточно для автоматического налогового учета УСН.
В рассматриваемой теме автор пишет, что зарплата начисляется в другой программе, а в бухгалтерской базе она отражается одной строкой. Именно это является наиболее вероятной причиной проблемы. 1С получает недостаточно информации для правильного движения полного зарплатного расхода через механизм УСН.
Если внешней зарплатной программой является «1С:Зарплата и управление персоналом 8», будем считать этот вариант предпочтительным. Не вводите начисление заработной платы одной произвольной проводкой. Настройте штатную синхронизацию ЗУП и «1С:Бухгалтерии».
При такой схеме результаты расчета заработной платы передаются в бухгалтерскую программу через документ Отражение зарплаты в бухучете. Фирма 1С подтверждает, что при синхронизации с зарплатной программой в бухгалтерской базе создается соответствующий документ, который используется для бухгалтерского и налогового учета зарплаты.
Проверим следующие элементы:
Убедимся, что в бухгалтерскую базу действительно загружен документ Отражение зарплаты в бухучете за нужный месяц.
Проверим, что отражена полная начисленная заработная плата, а не только сумма к выплате.
Проверим сведения об удержанном НДФЛ.
Проверим настройку способов отражения зарплаты для УСН.
Проверим документ выплаты зарплаты.
После исправления перепроведем документы в хронологическом порядке.
Повторно сформируем Анализ учета по УСН и Книга учета доходов и расходов УСН.
Не ограничимся просмотром оборотно-сальдовой ведомости по счету 70. Для КУДиР гораздо важнее проверить движения документов по регистрам УСН.
Следующий важный уровень — способ отражения расходов. В 1С существуют настройки, определяющие, принимается ли соответствующий расход для целей УСН.
Если организация использует объект «доходы минус расходы», зарплатные расходы, отвечающие требованиям НК РФ, должны передаваться в налоговый учет с признаком, позволяющим принять их при расчете УСН.
В зависимости от используемого релиза, способа синхронизации и детализации учета необходимые признаки могут находиться в настройках отражения зарплаты либо передаваться вместе с данными из зарплатной программы.
Проверим, чтобы для расходов на оплату труда не было задано значение, аналогичное «Не принимаются». Если используется реквизит Отражение в УСН, для обычной заработной платы, учитываемой по статье 255 НК РФ, должно применяться корректное отражение в расходах.
Особенно внимательно проверим эту настройку, если в одной программе зарплата рассчитывается, а в другой ведется учет УСН. При обмене неправильный способ отражения может приводить к тому, что бухгалтерские проводки будут правильными, а движение по регистру УСН будет отсутствовать или формироваться не в полном размере.
Следующий шаг — разберем оформление выплаты. Для налогового учета УСН недостаточно одного факта начисления зарплаты: расход должен быть фактически оплачен.
Если зарплата перечисляется через банк, в «1С:Бухгалтерии» обычно используется документ Списание с расчетного счета с соответствующей операцией выплаты заработной платы. Если зарплата выдается наличными, используется Выдача наличных.
При работе через ведомости также должны быть корректно связаны документы выплаты и зарплатная ведомость.
Проверим:
правильный ли вид операции установлен в банковском документе;
не оформлена ли выплата как обычный прочий платеж физическому лицу;
есть ли связь с ведомостью;
правильно ли указана организация;
соответствует ли период выплаты периоду начисления;
формируются ли движения налогового учета УСН.
Если банковское списание проведено как произвольная операция, программа может увидеть только перечисленные 87 000 руб. и не связать их с задолженностью по заработной плате 100 000 руб.
В результате именно чистая выплата и окажется в КУДиР.
Посмотрим на условный пример проводок, чтобы легче было обнаружить проблему.
Допустим, за месяц начислено 100 000 руб. заработной платы, из нее удержано 13 000 руб. НДФЛ.
При начислении зарплаты формируется задолженность работодателя перед работниками на полную начисленную сумму. В зависимости от направления затрат используются счета 20, 25, 26, 44 и другие, а по кредиту — счет 70.
При исчислении и удержании НДФЛ часть задолженности перед сотрудником переводится в задолженность налогового агента по НДФЛ. Для этих расчетов используется счет 68.01.1.
После выплаты работнику чистой суммы уменьшается задолженность по счету 70.
Но для УСН нам важны не только эти проводки. Нам необходимо, чтобы программа понимала, что расходом на оплату труда является полная сумма 100 000 руб. Иначе бухгалтерский учет может быть правильным, а КУДиР — заниженной.
После введения единого налогового счета возникает дополнительная путаница. Деньги в бюджет перечисляются в составе единого налогового платежа, а обязательства по НДФЛ отражаются на ЕНС.
Не будем привязывать признание зарплатного НДФЛ в расходах УСН непосредственно к списанию суммы ЕНП с расчетного счета.
Разберем последовательность:
начислим работнику зарплату;
при выплате удержим НДФЛ;
признаем полную зарплату с удержанным НДФЛ расходом на оплату труда для УСН;
исполняем обязанности налогового агента и отражаем задолженность по НДФЛ на ЕНС;
перечисляем ЕНП;
повторный расход по УСН на сумму того же НДФЛ не формируем.
Это особенно важно при поиске ошибки в 1С. Если в КУДиР сейчас 87 000 руб., не будем просто создавать отдельную строку «Уплата НДФЛ — 13 000 руб.» на дату перечисления ЕНП, не разобравшись в причине. Так мы можем получить неверную дату расхода и в дальнейшем двойной учет после исправления основного алгоритма.
Теперь рассмотрим второй вариант. Зарплатная программа не интегрирована с «1С:Бухгалтерией», и бухгалтер ежемесячно получает только итоговые цифры.
В этом случае необходимо обеспечить полноценное отражение результата расчета зарплаты в бухгалтерской базе. Простая ручная проводка «начислена зарплата» не всегда заменяет штатные документы программы с точки зрения УСН.
Проанализируем, какие сведения необходимо передать в бухгалтерию:
полную сумму начисленной заработной платы;
сумму исчисленного и удержанного НДФЛ;
страховые взносы;
сумму к выплате работникам;
дату фактической выплаты;
при необходимости распределение по способам отражения в бухгалтерском учете;
признаки учета расходов при УСН.
Если во внешней программе рассчитывается 100 000 руб., а в 1С вводится только банковское списание на 87 000 руб., программа физически не сможет самостоятельно определить отсутствующие 13 000 руб. зарплатного расхода, если информация о НДФЛ не зарегистрирована штатным механизмом.
Поэтому сначала восстановим в бухгалтерской программе корректную цепочку документов, а уже после этого будем исправлять КУДиР.
При внешнем расчете зарплаты ключевым объектом 1С является Отражение зарплаты в бухучете. Рассмотрим его как основной механизм передачи результатов расчета.
Если настроен обмен с ЗУП, документ создается в бухгалтерии после синхронизации. Если используется другой способ передачи данных, организуем учет так, чтобы в бухгалтерской базе были зарегистрированы полные сведения по начисленной зарплате, удержаниям и взносам.
После загрузки документа проверим не только его наличие, но и проведение. В некоторых вариантах обмена загруженный документ необходимо проверить и подтвердить его отражение в учете.
Далее посмотрим движения документа. В зависимости от релиза и настроек здесь должны быть сформированы необходимые бухгалтерские записи и движения регистров налогового учета.
Если полная сумма зарплаты в документе есть, но в КУДиР после выплаты все равно появляется только сумма «на руки», перейдем к анализу регистра Расходы при УСН.
В «1С:Бухгалтерии 8» используется специальный регистр накопления Расходы при УСН. Именно в подобных регистрах программа контролирует выполнение условий, необходимых для признания затрат при УСН.
Факт наличия бухгалтерской проводки по дебету счета затрат не означает автоматического признания той же суммы при УСН.
Для диагностики воспользуемся Универсальный отчет. В качестве источника выберем регистр накопления Расходы при УСН. Такой способ проверки применяется и в актуальных материалах по диагностике учета УСН в «1С:Бухгалтерии».
Отберем период выплаты проблемной зарплаты и проанализируем движения по виду расхода, связанному с заработной платой.
Наша задача — выяснить:
зарегистрирована ли полная сумма зарплатного расхода;
какой документ является регистратором;
какой статус имеет расход;
отражен ли факт оплаты;
не осталось ли 13 000 руб. условного НДФЛ в непризнанных расходах;
не отсутствует ли эта сумма в регистре полностью.
Это позволит разделить две совершенно разные ошибки.
Вариант первый: вся зарплата зарегистрирована в Расходы при УСН, но часть находится в непризнанном состоянии. Тогда будем искать отсутствующее условие признания — например, некорректную регистрацию выплаты.
Вариант второй: в регистре изначально зарегистрировано только 87 000 руб. вместо 100 000 руб. Тогда проблема возникла раньше — при переносе или отражении начисления зарплаты.
Для пользователя проще начинать не с технических регистров, а со штатного отчета Анализ учета по УСН.
В актуальных версиях «1С:Бухгалтерии 8» расходы на оплату труда и налоги в этом отчете можно расшифровывать до месяцев и документов. Такая детализация реализована начиная с версии 3.0.152.
Поскольку 1С:Фреш обновляется централизованно, в актуальной облачной базе такая функциональность должна быть доступна при использовании соответствующей конфигурации.
Сформируем Анализ учета по УСН за интересующий период и последовательно раскроем расходы на оплату труда. Посмотрим, какой документ дал сумму в налоговый учет.
Если видим 87 000 руб., откроем документ-регистратор. Наша цель — пройти цепочку назад от КУДиР до источника неправильной суммы.
Не будем начинать с ручного исправления Книги. Сначала выясним первичную причину. Такой подход позволит избежать повторения ошибки каждый месяц.
После исправления настроек и документов перепроведем операции в хронологической последовательности.
Затем сформируем отчет Книга учета доходов и расходов УСН. В «1С:Бухгалтерии 8» актуальная форма КУДиР доступна через раздел отчетов по УСН; форма книги с 2024 года утверждена приказом ФНС России от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@.
В разделе I нас интересует графа расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы.
Для нашего условного примера итоговый принимаемый расход по заработной плате должен составить 100 000 руб., а не 87 000 руб.
В дальнейшем при перечислении удержанного НДФЛ не должно появиться еще 13 000 руб. самостоятельного расхода по этой же зарплате.
Если выясним, что проблема возникает из-за настроек обмена, исправим именно обмен или документы отражения зарплаты. Это предпочтительнее любых ручных записей в КУДиР.
Разберем последовательность:
создадим резервную копию базы либо убедимся в возможности восстановления данных;
проверим настройки синхронизации зарплатной и бухгалтерской программы;
проверим способ отражения зарплаты;
проверим полный состав передаваемых данных;
заново выполним обмен за тестовый период, если это возможно без дублирования документов;
проверим Отражение зарплаты в бухучете;
проверим выплату зарплаты;
посмотрим движения по регистру Расходы при УСН;
пересчитаем отчеты УСН;
сверим результат с расчетной ведомостью внешней зарплатной программы.
Если после этого начислено 100 000 руб., на руки выплачено 87 000 руб., удержано 13 000 руб. НДФЛ, а КУДиР показывает 100 000 руб. расходов на оплату труда, задача решена правильно.
Рассмотрим еще один вариант. Иногда восстановить автоматическую цепочку за старый период сложно: данные по зарплате переносились из устаревшей сторонней программы, обмена нет, документы закрытого периода уже нельзя безопасно перепроводить.
В «1С:Бухгалтерии 8» существует документ Запись книги доходов и расходов УСН, который позволяет вводить данные налогового учета вручную. Фирма 1С указывает этот документ как штатный объект для внесения записей в КУДиР.
Но будем использовать такой способ только после диагностики.
Если программа автоматически учла 87 000 руб., а мы точно установили, что недостающие 13 000 руб. относятся к НДФЛ в составе той же зарплаты и автоматическое восстановление документов невозможно, ручной корректировкой можно довести принимаемый зарплатный расход до полной суммы.
При этом обязательно соблюдаем несколько правил:
не отражаем НДФЛ как отдельный налог работодателя;
в описании операции ясно указываем, что корректируется расход на оплату труда в части удержанного НДФЛ;
используем дату признания расхода на оплату труда, а не произвольную дату перечисления ЕНП;
сохраняем расчетную ведомость, данные о начислении, удержании НДФЛ и выплате зарплаты;
проверяем, что после исправления общий расход равен начисленной зарплате;
убеждаемся, что при последующих операциях НДФЛ не попадет в расходы второй раз.
Такое ручное решение подходит для исправления конкретного закрытого периода, но не должно превращаться в ежемесячный способ ведения учета. Если каждый месяц приходится вручную дописывать НДФЛ в КУДиР, значит необходимо исправлять настройку зарплатного учета.
Отдельно подчеркнем распространенную ошибку. В перечне расходов УСН действительно существуют налоги и сборы, которые организация может учитывать при соблюдении условий статьи 346.16 НК РФ.
Но зарплатный НДФЛ — особая ситуация. Налогоплательщиком по этому налогу является физическое лицо, а организация исполняет функции налогового агента.
Поэтому удержанный из зарплаты НДФЛ не будем квалифицировать как самостоятельный налоговый расход организации. Минфин последовательно указывает, что он учитывается внутри расходов на оплату труда.
Это различие имеет практическое значение и для 1С. Если выбрать неправильный вид расхода и вручную провести НДФЛ как «Налоги и сборы», можно получить формально неправильную аналитику, неправильную дату признания или двойное включение суммы.
Теперь вернемся к обсуждению. Участники правильно заметили, что НДФЛ является частью заработной платы и полный расход работодателя соответствует начисленной зарплате вместе с удержанным налогом.
Но фраза «НДФЛ отдельно в КУДиР не отражается» может быть неправильно понята пользователем. Она не означает, что сумму НДФЛ вообще нужно исключить из расходов.
Правильно понимать ее так: НДФЛ не является отдельным самостоятельным видом расхода сверх зарплаты, но сумма удержанного НДФЛ входит в общую величину расходов на оплату труда.
Поэтому, если начислено 100 000 руб., выплачено работнику 87 000 руб., а КУДиР показывает только 87 000 руб., книга заполнена не полностью. Нужно не добавлять «новый налоговый расход», а обеспечить признание всей зарплаты 100 000 руб.
Именно поэтому автор темы верно пришел к выводу, что дальнейшее решение находится уже в настройках 1С.
Для ситуации из темы составим отдельный алгоритм.
Возьмем один месяц для теста. Не будем сразу исправлять весь год. Выберем месяц, по которому легко сверить начисление, НДФЛ и выплату.
Определим начисленную зарплату. Возьмем итоговую сумму из внешней зарплатной программы.
Определим удержанный НДФЛ. Сверим его с зарплатной ведомостью и налоговым учетом.
Определим фактическую выплату сотрудникам. Сверим сумму с банковской выпиской или кассовыми документами.
Проверим математическую связь. В простейшем случае начисленная зарплата должна объясняться суммой, выплаченной работникам, и удержаниями, включая НДФЛ.
Откроем Отражение зарплаты в бухучете. Убедимся, что в базе зарегистрирована именно начисленная зарплата, а не только сумма выплаты.
Проверим документ выплаты. Убедимся, что используется зарплатный вид операции.
Сформируем Анализ учета по УСН. Найдем расходы на оплату труда за месяц.
Расшифруем сумму до документов. Определим, где возникает разница.
Проверим Расходы при УСН. При необходимости воспользуемся Универсальный отчет.
Исправим первичный документ или настройку. Не будем сначала корректировать итоговую книгу.
Перепроведем документы. Учтем хронологию начисления и выплаты.
Повторно сформируем КУДиР.
Сверим итог. Расход на оплату труда должен включать удержанный НДФЛ, но сам НДФЛ не должен затем учитываться второй раз.
Посмотрим на полный пример.
Организация на УСН «доходы минус расходы» начислила сотруднику заработную плату 80 000 руб.
При выплате удержан НДФЛ в условной сумме 10 400 руб. Работнику перечислено 69 600 руб.
Если все операции отражены правильно, будем ожидать, что для целей УСН расход на оплату труда составит 80 000 руб.
Не будем считать расходом только 69 600 руб., потому что это лишь денежная сумма, физически перечисленная сотруднику после удержания налога.
Также не будем считать расходом 80 000 + 10 400 = 90 400 руб. после последующей уплаты НДФЛ, потому что это привело бы к двойному учету налога.
Правильный экономический и налоговый результат — 80 000 руб. расходов на оплату труда.
Теперь смоделируем проблему автора.
Во внешней программе начислено:
Заработная плата — 80 000 руб.
НДФЛ — 10 400 руб.
К выплате — 69 600 руб.
В 1С бухгалтер вручную вводит одну строку начисления, но сведения об удержанном НДФЛ корректно не регистрирует. Затем загружается банковская операция на 69 600 руб.
При выплате механизм УСН видит подтвержденное погашение только на 69 600 руб. В КУДиР появляется эта сумма.
Если затем бухгалтер формирует платеж ЕНП, программа не обязана автоматически понять, что какая-то часть общего платежа должна «добавить» расходы на оплату труда именно этого сотрудника и именно этого месяца.
Поэтому проблема должна решаться на уровне корректного отражения зарплаты и ее удержаний, а не на уровне банковской операции по ЕНП.
При некоторых вариантах ведения зарплаты во внешней программе для корректного отражения операций по НДФЛ используется документ Сведения об удержанном НДФЛ.
Такой объект имеет значение прежде всего для регистрации удержанного НДФЛ и дальнейшего учета обязательств налогового агента. При внешнем зарплатном учете проверим, поступают ли в бухгалтерскую программу сведения об удержании налога и соответствует ли их дата фактической выплате дохода.
Но не будем воспринимать этот документ как команду «добавить отдельный расход НДФЛ в КУДиР». Его назначение шире и связано с корректным налоговым учетом НДФЛ и ЕНС. Для нашей задачи главный результат по УСН остается прежним: полная сумма зарплаты вместе с НДФЛ должна быть признана расходом на оплату труда.
После исправления обязательно проведем обратную проверку. Когда пользователи долго пытались решить проблему вручную, в базе могут одновременно присутствовать:
автоматический расход на оплату труда;
ручная запись КУДиР на сумму НДФЛ;
отдельный расход при уплате налога;
корректировки регистра УСН.
После восстановления штатного учета такая комбинация может привести уже не к занижению, а к завышению расходов.
Поэтому сформируем Анализ учета по УСН за весь исправляемый период и сверим расходы по зарплате помесячно.
Для каждого месяца можно использовать простую контрольную формулу:
Расходы на оплату труда по КУДиР = сумма заработной платы и иных выплат, признаваемых расходами по статье 255 НК РФ и фактически погашенных в соответствующем периоде, включая удержанный из этих выплат НДФЛ.
При этом не будем механически сравнивать КУДиР только с оборотом по счету 70 за месяц, поскольку даты начисления и выплаты могут относиться к разным периодам, а УСН использует кассовый принцип признания соответствующих расходов.
Еще одна важная деталь — не будем применять к НДФЛ правила страховых взносов.
НДФЛ удерживается из дохода работника. Страховые взносы работодателя, наоборот, являются собственными расходами работодателя и существуют сверх начисленной зарплаты.
Например, если начислено 100 000 руб. заработной платы, из нее удержан НДФЛ, а сверху рассчитаны страховые взносы работодателя, структура расходов будет другой.
В расходах на оплату труда учитываем зарплату вместе с НДФЛ. Страховые взносы учитываем по самостоятельным правилам, предусмотренным статьями 346.16 и 346.17 НК РФ.
Поэтому при исправлении КУДиР не объединяйте в одну произвольную операцию зарплату, НДФЛ и страховые взносы, если программа позволяет отражать их штатными механизмами.
Если обнаружили, что в книге не хватает НДФЛ в составе зарплаты, может возникнуть желание создать Операция, введенная вручную и добавить бухгалтерскую проводку.
Но обычная бухгалтерская проводка сама по себе не гарантирует исправление КУДиР.
Как мы уже выяснили, налоговый учет УСН в «1С:Бухгалтерии 8» ведется в специальных регистрах. Поэтому можно получить ситуацию, когда оборотно-сальдовая ведомость изменится, а Книга учета доходов и расходов останется прежней.
Использовать Операция, введенная вручную с непосредственной корректировкой регистров следует только специалисту, который точно понимает движения регистра Расходы при УСН, состояние расхода, регистратор и взаимосвязь с другими документами.
Для обычного пользователя безопаснее либо восстановить штатные зарплатные документы, либо воспользоваться специализированным документом Запись книги доходов и расходов УСН, предварительно полностью разобрав причину.
Ручное отражение можно рассматривать, если одновременно выполняются следующие условия:
период уже закрыт;
зарплата рассчитывалась в сторонней системе;
полноценный обмен восстановить невозможно;
первичные документы подтверждают полную начисленную зарплату и удержанный НДФЛ;
автоматически в КУДиР отражена только чистая зарплата;
мы точно определили недостающую сумму;
исключен последующий двойной учет этой суммы.
Например, автоматически отражено 69 600 руб., полная зарплата составляет 80 000 руб., а 10 400 руб. — удержанный из нее НДФЛ. Если технически восстановить правильные движения за старый период невозможно, можем корректирующей записью увеличить именно расходы на оплату труда на 10 400 руб.
Но в следующем месяце уже настроим правильный механизм, чтобы такая ручная операция больше не требовалась.
Подведем технический критерий проверки. Если зарплата рассчитана во внешней программе, после правильной настройки «1С:Бухгалтерии» должны выполняться следующие условия:
в бухгалтерском учете отражена полная начисленная зарплата;
в учете НДФЛ зарегистрирована сумма налога;
фактическая выплата отражена штатным зарплатным видом операции;
в регистрах УСН присутствует полный зарплатный расход;
в КУДиР в расходах отражена полная сумма зарплаты с удержанным НДФЛ;
при перечислении НДФЛ через ЕНС та же сумма повторно в расходах не появляется;
расходы на страховые взносы учитываются отдельно по установленным для них правилам.
Для рассматриваемой ситуации выполним действия в следующей последовательности.
Не добавляйте НДФЛ сразу отдельной строкой как налог. Сначала определим, почему КУДиР показывает только чистую зарплату.
Выберите один проблемный месяц. Сверим его с расчетной ведомостью внешней программы.
Определите три суммы: начисленную зарплату, НДФЛ и фактически перечисленную сотрудникам сумму.
Проверьте Отражение зарплаты в бухучете. В нем должна присутствовать полная начисленная зарплата.
Проверьте сведения по НДФЛ. Убедимся, что налог не потерян при переносе данных.
Проверьте настройку отражения в УСН. Расходы на обычную заработную плату должны приниматься для целей УСН при выполнении требований НК РФ.
Проверьте Списание с расчетного счета или Выдача наличных. Используем корректный зарплатный вид операции.
Сформируйте Анализ учета по УСН. Расшифруем расходы на оплату труда до исходного документа.
При необходимости сформируйте Универсальный отчет по регистру Расходы при УСН. Выясним, зарегистрирована ли полная сумма и выполнено ли условие оплаты.
Исправьте источник ошибки. Если проблема в обмене — исправим обмен; если в документе выплаты — исправим вид операции; если не зарегистрировано начисление — восстановим документ отражения зарплаты.
Перепроведите документы в правильной последовательности.
Повторно сформируйте КУДиР.
Сверьте результат с полной зарплатой. В нашем условном примере вместо 87 000 руб. должны получить 100 000 руб. расходов.
Проверьте следующие месяцы. Убедимся, что проблема устранена системно, а не только в одном периоде.
Если восстановить автоматический учет невозможно, используйте Запись книги доходов и расходов УСН. Внесем только недостающую часть зарплатного расхода и исключим двойное отражение.
Итак, в ситуации из темы форума исходная налоговая логика участников верна: НДФЛ не нужно учитывать как самостоятельный расход организации, потому что он является частью начисленной работнику заработной платы.
Но если в КУДиР попала только сумма, перечисленная работнику после удержания НДФЛ, оставлять книгу в таком виде также неправильно. Нужно добиться, чтобы в расходах на оплату труда была учтена полная зарплата вместе с удержанным НДФЛ.
Например, при начисленной зарплате 100 000 руб., НДФЛ 13 000 руб. и выплате работнику 87 000 руб. в расходах УСН должно быть учтено 100 000 руб. После последующего перечисления НДФЛ еще один расход на 13 000 руб. создавать не следует.
Для «1С:Бухгалтерии 8» в 1С:Фреш прежде всего проверим не сам печатный отчет КУДиР, а документы, из которых он формируется: Отражение зарплаты в бухучете, документы выплаты зарплаты, сведения по НДФЛ, настройки отражения расходов при УСН. Затем воспользуемся Анализ учета по УСН и при необходимости Универсальный отчет по регистру Расходы при УСН.
Если зарплата рассчитывается в ЗУП, предпочтительно настроить штатную синхронизацию и передавать полноценный документ Отражение зарплаты в бухучете, а не вводить в бухгалтерии одну итоговую ручную проводку. Для внешней программы также обеспечим перенос полной суммы зарплаты, удержанного НДФЛ и необходимых данных для налогового учета.
Документ Запись книги доходов и расходов УСН оставим как резервный вариант для контролируемой корректировки старого периода. Не будем использовать его ежемесячно вместо устранения причины ошибки.
Главный контрольный принцип сформулируем так: в КУДиР должна попасть не только зарплата «на руки», но вся признаваемая сумма оплаты труда с удержанным НДФЛ; само перечисление этого НДФЛ в бюджет второй расход не создает.
Информация носит справочный характер