В процессе ведения бухгалтерского и налогового учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП 3.1) бухгалтеры часто сталкиваются со следующей проблемой: сотруднику начислена сумма по определенному виду расчета, которая должна отражаться на одном счете затрат (например, на 25 «Общепроизводственные расходы» или 28 «Брак в производстве»), однако при заполнении итогового документа Отражение зарплаты в бухучете страховые взносы с этой суммы «улетают» на основной счет сотрудника (например, на 20 «Основное производство»).
Давайте подробно разберем, почему возникает такая ситуация, как работает механизм распределения взносов в программе, и решим эту проблему раз и навсегда с помощью настройки приоритетов и правильного отражения первичных документов.
Рассмотрим стандартную хозяйственную ситуацию. На предприятии трудятся производственные рабочие-сдельщики. Их основная заработная плата относится на счет 20.01 «Основное производство» (этот способ отражения задан непосредственно в карточке сотрудников).
Однако в течение месяца могут возникать хозяйственные операции, требующие привлечения этих сотрудников к другим видам работ:
Если для начисления «Уборка территории» в настройках самого вида расчета жестко указать способ отражения на счете 25, то при автоматическом расчете программа может повести себя неожиданно: само начисление (оплата за уборку) попадет на 25 счет, а страховые взносы, начисленные на эту сумму, будут отнесены на 20 счет (по настройкам сотрудника). Наша цель — сделать так, чтобы страховые взносы всегда следовали за своим базовым начислением.
Для того чтобы понять, почему программа распределяет затраты именно так, давайте изучим строгую иерархию приоритетов способов отражения расходов, которая заложена разработчиками «1С». Если для одного и того же начисления сотрудника заданы разные способы бухучета в разных местах системы, программа выберет способ с наивысшим приоритетом (от самого низкого к самому высокому):
Бухучет зарплаты сотрудников).Прием на работу или Кадровый перевод).Разовое начисление, Премия, Материальная помощь на вкладке «Дополнительно» или непосредственно в табличной части).Когда мы настраиваем способ отражения в самом виде начисления (приоритет №6), а у сотрудника задан дефолтный бухучет в его карточке (приоритет №4), то для самого начисления система берет приоритет №6 (счет 25). Но алгоритм расчета страховых взносов по умолчанию ориентируется на настройки физического лица/сотрудника (приоритет №4), если база для взносов не была жестко привязана к документу начисления с наивысшим приоритетом.
Выясним, как заставить страховые взносы гарантированно уйти на тот же счет, что и само начисление. Наиболее простым и методологически верным способом является указание способа отражения непосредственно в документе расчета. Рассмотрим этот процесс по шагам на примере документа Разовое начисление.
Шаг 1. Настройка вида начисления
Если мы используем предопределенное или созданное вручную начисление (например, «Оплата за уборку территории»), убедимся, что в его настройках на вкладке «Налоги, взносы, бухучет» в разделе «Бухгалтерский учет» переключатель установлен в положение «По настройкам сотрудника» или выбран конкретный способ отражения. Однако, чтобы иметь гибкость, лучше управлять этим непосредственно в документах.
Шаг 2. Заполнение документа «Разовое начисление»
При регистрации факта выполнения работ по уборке территории или исправлению брака мы создаем документ Разовое начисление. Выполним следующие действия:
Благодаря тому, что способ отражения указан непосредственно в документе расчета (приоритет №8), программа жестко связывает начисленную сумму и рассчитанную с нее базу страховых взносов с выбранной аналитикой бухучета.
Шаг 3. Расчет зарплаты и взносов
В конце месяца мы создаем и рассчитываем стандартный документ Начисление зарплаты и взносов. Программа рассчитывает страховые взносы нарастающим итогом по каждому физическому лицу. При этом в регистры накопления по страховым взносам записывается информация о том, из каких частей (по каким источникам и способам отражения) сложилась облагаемая база сотрудника.
Шаг 4. Формирование отражения в бухучете
Создадим документ Отражение зарплаты в бухучете и нажмем кнопку «Заполнить». Проанализируем результат:
Иногда даже при правильных настройках взносы могут продолжать падать на основной счет сотрудника. Рассмотрим типичные причины таких сбоев и способы их устранения:
Разовое начисление или в самом начислении уже после того, как был рассчитан и проведен итоговый документ Начисление зарплаты и взносов, то в регистрах распределения взносов останутся старые данные.
Решение: Полностью распроведите цепочку документов за месяц. Заново откройте, пересчитайте и проведите документ Начисление зарплаты и взносов, а затем перезаполните документ Отражение зарплаты в бухучете.
Решение: В таких случаях рекомендуется проверить вкладку «Взносы» в документе Начисление зарплаты и взносов на предмет наличия отрицательных сумм по разным аналитикам и при необходимости скорректировать распределение вручную в документе отражения.
Решение: Убедитесь, что для каждого места работы (для каждого элемента справочника «Сотрудники», привязанного к одному физлицу) корректно настроены свои индивидуальные способы отражения.
Важно помнить, что сама конфигурация ЗУП 3.1 не содержит плана счетов и проводок. В ней мы оперируем только элементами справочника Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете, которые по сути являются просто текстовыми наименованиями-шаблонами.
Для корректного отражения взносов в бухгалтерской программе выполним следующие настройки:
Таким образом, используя документы с наивысшим приоритетом (такие как Разовое начисление) и контролируя последовательность проведения документов, мы можем добиться абсолютно точного и автоматического распределения как самих начислений, так и относящихся к ним страховых взносов по любым счетам бухгалтерского учета.