В практической работе бухгалтера и расчетчика зарплаты в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) нередко возникают ситуации, когда после проведения межрасчетных или разовых документов (например, материальной помощи, премий или оплаты культурно-массовых мероприятий) отчеты по налогам и взносам начинают показывать некорректные суммы. Еще одна частая задача — провести такое начисление в программе для обложения налогами, но при этом сделать так, чтобы сотруднику не выплачивались «живые» деньги (например, если организация напрямую оплатила услуги сторонней компании за сотрудника).
В данной статье мы подробно разберем, как устроена архитектура учета доходов для страховых взносов в 1С:ЗУП, почему возникают расхождения в отчетах и как правильно настроить исключение начислений из ведомостей на выплату с помощью механизма натуральных доходов.
Рассмотрим классическую ситуацию: в середине месяца регистрируется документ Разовое начисление (например, «Культурные мероприятия»). Начисление настроено как облагаемое страховыми взносами. Однако при формировании отчетов «Взносы в фонды» или «Проверка расчета взносов» бухгалтер замечает, что база для расчета взносов увеличилась, а сами взносы рассчитаны неверно или не рассчитаны вовсе. Суммы в отчетах «краснят» или не сходятся на 22% (или другую ставку тарифа) от суммы разового начисления.
Выясним причину такого поведения программы. Все дело в том, как в «1С:ЗУП 3» распределены функции регистрации дохода и непосредственного исчисления взносов:
Разовое начисление регистрирует только факт получения дохода сотрудником. В момент его проведения данные записываются в специализированный регистр накопления Учет доходов для страховых взносов. Программа «понимает», что у сотрудника появился облагаемый доход, но на этом этапе расчет самих взносов (в фонды ОПС, ОМС, ОСС) не производится.Начисление зарплаты и взносов или Увольнение. Начисление взносов не «привязано» к промежуточным документам выплаты.Проанализируем типичную ошибку в последовательности действий расчетчика:
Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц.Разовое начисление.Разовое начисление сделал запись в регистр доходов), но сумма начисленных взносов осталась прежней, рассчитанной только с оклада и премий. Возникает расхождение.Решение проблемы: Чтобы устранить расхождение, необходимо восстановить последовательность расчетов. Для этого перейдите в документ Начисление зарплаты и взносов за соответствующий период, перейдите на вкладку «Взносы» и выполните перерасчет (кнопка «Пересчитать взносы» или перезаполнение документа). После проведения обновленного документа начисления зарплаты все отчеты по взносам станут корректными.
Часто разовые начисления (например, оплата путевок, фитнеса, праздничных мероприятий, подарков) фактически не выдаются сотрудникам на руки наличными или на карту. Организация уже оплатила эти услуги стороннему контрагенту, а на сотрудника лишь распределяется доход для целей налогообложения НДФЛ и страховыми взносами. Если провести это как обычное Разовое начисление, сумма автоматически попадет в ведомости на выплату зарплаты как долг предприятия перед сотрудником, что является ошибкой.
Решением этой проблемы является перевод начисления в категорию натурального дохода. Разберем по шагам, как правильно настроить этот функционал в программе 1С:ЗУП 3.1.
По умолчанию в новой информационной базе возможность регистрации натуральных доходов может быть отключена. Чтобы активировать ее, выполним следующие действия:
Теперь создадим новое начисление, которое будет регистрировать доход, но не будет увеличивать сумму к выплате:
Для отражения этого дохода в учете больше нельзя использовать документ Разовое начисление. Вместо него мы должны использовать специализированный документ:
Доход в натуральной форме.Поскольку это натуральный доход, при формировании ведомостей на выплату (в банк или кассу) данные суммы не будут попадать в колонки «К выплате». Таким образом, взаиморасчеты с сотрудником по денежным средствам останутся корректными, а налоги и взносы будут исчислены в полном объеме.
Использование механизма доходов в натуральной форме имеет ряд важных методологических особенностей, которые могут вызвать вопросы при последующем расчете и выплате зарплаты.
Поскольку доход в натуральной форме выдается не деньгами, удержать исчисленный НДФЛ в момент проведения документа физически невозможно. Программа запоминает сумму исчисленного налога и автоматически удерживает его при ближайшей выплате сотруднику реальных денежных средств (например, при выплате аванса или окончательного расчета за месяц).
Обратим внимание на важную настройку в последних релизах 1С:ЗУП (начиная с ветки 3.1.27.51 и выше). В настройках учетной политики организации (раздел Настройка — Организации — учетная политика — вкладка НДФЛ) присутствует флаг «Удерживать налог, исчисленный с натурального дохода, при ближайшей выплате независимо от характера выплаты»:
При формировании и проведении документа Отражение зарплаты в бухучете важно помнить, что по самому натуральному доходу **не формируются** проводки по начислению по дебету затрат и кредиту счетов расчетов с персоналом (70 или 73 счет). Это логично, так как фактическая оплата услуг контрагенту уже была проведена в бухгалтерской программе (например, в «1С:Бухгалтерия предприятия» документом «Поступление актов» и «Списание с расчетного счета»).
В документе Отражение зарплаты в бухучете для натурального дохода будут отражены только проводки по начислению страховых взносов (Дт затрат — Кт 69) и удержанию НДФЛ (Дт 70 — Кт 68.01), рассчитанных с этой суммы.
При настройке вида начисления важно не ошибиться в выборе кодов налогообложения:
Таким образом, комбинируя своевременный перерасчет итоговых документов начисления зарплаты и правильное использование функционала натуральных доходов, мы можем вести безошибочный и методологически верный учет любых нетипичных разовых начислений в программе 1С:ЗУП 3.1.