← На главную

При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 пользователи часто сталкиваются с необходимостью отразить выплаты, которые не являются частью регулярной оплаты труда. Для этих целей в системе предусмотрены два похожих на первый взгляд документа: Начисление прочих доходов и Выплата бывшим сотрудникам. Начинающие специалисты часто путают их, считая отличия чисто «косметическими». Однако неправильный выбор документа может привести к ошибкам в бухгалтерских проводках, некорректному заполнению отчетности по НДФЛ и сложностям при синхронизации данных с 1С:Бухгалтерией 8.

В этой статье мы подробно разберем, чем отличаются эти инструменты, в каких ситуациях их следует применять и как это влияет на итоговые отчеты организации.

Различие 1. Объект начисления и назначение выплат

Первое и самое важное отличие заключается в том, кому и за что начисляется доход. Рассмотрим ситуацию подробнее:

1. Документ «Выплата бывшим сотрудникам»: предназначен для регистрации выплат лицам, которые ранее состояли в трудовых отношениях с организацией, но на момент начисления уже уволены. Чаще всего это социальные выплаты: материальная помощь пенсионерам (бывшим коллегам), сохраняемый средний заработок на период трудоустройства при сокращении, доплаты к праздникам или юбилеям бывших сотрудников. Главное условие — доход выплачивается в связи с прошлыми трудовыми отношениями.
2. Документ «Начисление прочих доходов»: используется для регистрации доходов любых физических лиц (как сотрудников, так и «сторонних» граждан), которые не связаны с оплатой труда. Самый частый пример использования — аренда личного автомобиля сотрудника, аренда помещения у физлица, выплата по авторским договорам или разовые призы. Здесь важен факт гражданско-правового характера сделки, не являющейся договором ГПХ на выполнение работ или оказание услуг (для которых есть отдельный документ).

Различие 2. Отражение в бухгалтерском учете и проводки

Проанализируем, как эти документы влияют на формирование проводок при синхронизации с бухгалтерской программой. Оба документа по умолчанию используют счет 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами», а не привычный 70 счет. Это правильно, так как данные выплаты не являются зарплатными.

Однако есть существенные различия в дебете счета:

• Для бывших сотрудников: суммы чаще всего относятся на прочие расходы организации. В проводках это отражается как Дт 91.02 — Кт 76.10. Это логично, так как организация не получает прямой экономической выгоды от выплаты матпомощи пенсионеру, это социальный расход.
• Для прочих доходов: в документе Начисление прочих доходов предусмотрена возможность выбора «Способа отражения». Это позволяет гибко настраивать счета затрат. Например, если вы арендуете автомобиль для нужд отдела продаж, затраты можно отнести на счет 44. Если для нужд производства — на 20 или 25 счет. Таким образом, проводка может выглядеть как Дт 20 (26, 44) — Кт 76.10.

Различие 3. Налоги и страховые взносы

Выясним, как программа обрабатывает налоговую нагрузку в каждом случае. Это критически важный момент для регламентированной отчетности.

Страховые взносы:
В документе Выплата бывшим сотрудникам начисление страховых взносов не предусмотрено в принципе. Поскольку лицо не является сотрудником и выплата не связана с выполнением работ/услуг, объект налогообложения взносами отсутствует. Если же вы используете Начисление прочих доходов, вид дохода можно выбрать из справочника. Например, для авторского договора взносы могут начисляться (в части ПФР и ФОМС), а для аренды имущества — нет. Ошибка в выборе документа может привести к недоимке или переплате взносов.

НДФЛ и отчетность 6-НДФЛ:
Оба документа фиксируют НДФЛ, но делают это по-разному. В документе Начисление прочих доходов дата получения дохода и дата выплаты указываются непосредственно в самой форме. Это очень удобно для точного попадания в нужный период отчета 6-НДФЛ. В случае с бывшими сотрудниками логика аналогична, но коды доходов в справках 2-НДФЛ будут различаться (например, код 4800 для прочих выплат и код 2400 для аренды).

Различие 4. Особенности версий ПРОФ и КОРП

Рассмотрим техническую реализацию выплаты денег. Многие пользователи версии ПРОФ удивляются, почему они не могут создать «Ведомость в банк» на основании этих документов. Разберем причину:

• В версии ПРОФ эти документы предназначены только для регистрации дохода и исчисления налогов. Сама выплата денег должна производиться в «1С:Бухгалтерии» (БП) через документы Списание с расчетного счета или Расходный кассовый ордер с операцией «Прочее списание» (счет 76.10).
• В версии КОРП (и в некоторых редакциях ЗУП для государственных учреждений) доступна функциональная опция, позволяющая создавать ведомости на выплату непосредственно из этих документов. Это позволяет включить суммы в зарплатный проект.

Важный нюанс: если вам «кровь из носу» нужно видеть эти выплаты в документе Полный свод начислений, удержаний и выплат или в Расчетных листках, то использование штатных документов «Прочих доходов» вам не подойдет. По умолчанию они не попадают в общие зарплатные отчеты, так как считаются незарплатными доходами. Для их анализа существуют отдельные отчеты: «Незарплатные доходы» и «Отчет по прочим доходам».

Практический совет: как отражать аренду автомобиля?

Проанализируем ситуацию, часто обсуждаемую на форумах: бухгалтерия требует, чтобы аренда автомобиля сотрудника попадала в общий свод и расчетный листок. Как поступить?

Вариант А (Методически верный):
Использовать Начисление прочих доходов. В БП это упадет на 76.10. Плюсы: четкое разделение зарплаты и аренды, правильные коды НДФЛ, отсутствие лишних страховых взносов. Минусы: суммы не видны в общем своде ЗУП.

Вариант Б (Компромиссный):
Создать новое начисление через справочник «Начисления» с назначением «Разовое начисление». В настройках указать, что оно не облагается взносами, но облагается НДФЛ. Выплачивать документом Разовое начисление. Плюсы: сумма попадает в расчетный листок, в свод и в обычную ведомость на выплату. Минусы: в бухгалтерском учете это начисление пройдет по счету 70, что может вызвать претензии у аудиторов, так как аренда — это не оплата труда.

Резюме по выбору документа

Подведем итоги. Чтобы не ошибиться, следуйте простому алгоритму:

1. Если вы платите человеку, который уже уволен, и это социальная выплата (матпомощь, пособие) — выбирайте Выплата бывшим сотрудникам.
2. Если вы платите за использование имущества (аренда) или по авторскому праву любому человеку (даже текущему сотруднику) — выбирайте Начисление прочих доходов.
3. Если вы хотите, чтобы доход обязательно прошел через 70 счет и попал в расчетный листок — придется настраивать Разовое начисление, но помните о методологических рисках.

Помните, что использование специализированных документов в 1С:ЗУП 3.1 позволяет поддерживать чистоту учета и прозрачность отчетности для налоговых органов.