Ситуация, когда организация обязана выплатить денежные средства бывшему сотруднику по решению суда, является достаточно распространенной и технически сложной для отражения в 1С:ЗУП 3.1. Сложность заключается в том, что на момент выплаты трудовой договор с физическим лицом уже расторгнут, а в некоторых случаях данные о сотруднике и вовсе отсутствуют в текущей информационной базе (например, если увольнение произошло до перехода на новую редакцию программы). Рассмотрим подробно, как корректно зарегистрировать такие начисления, чтобы правильно рассчитать страховые взносы, НДФЛ и обеспечить корректное заполнение регламентированной отчетности.
Прежде чем приступать к техническим действиям в программе, проанализируем характер выплаты, так как от этого напрямую зависит настройка налогов и взносов. Суд может присудить разные виды компенсаций, и правила их обложения различаются:
Этот метод является наиболее логичным, если в программе включена соответствующая функциональность. Рассмотрим по шагам, как настроить и использовать этот инструмент.
Шаг 1: Настройка программы. Сначала проверим, доступен ли нам нужный документ. Перейдем в раздел Настройка, выберем пункт Расчет зарплаты. В открывшемся окне найдем ссылку Настройка состава начислений и удержаний. На вкладке Прочие начисления необходимо убедиться, что установлен флаг Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия. Если флаг не стоит, установим его и нажмем «Применить и закрыть».
Шаг 2: Создание вида выплаты. Теперь нам нужно создать само начисление. Перейдем в справочник Виды выплат бывшим сотрудникам (раздел Выплаты). Создадим новый элемент, например, «Компенсация по решению суда». Проанализируем настройки на вкладке Налоги, взносы, бухучет:
Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами. Если нет — Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами.Шаг 3: Регистрация выплаты. Перейдем в раздел Выплаты и создадим документ Выплаты бывшим сотрудникам. Выберем созданный нами вид выплаты. При подборе получателя программа предложит выбрать физическое лицо. Если сотрудника нет в справочнике Физические лица (так как он был уволен до переноса данных), нам необходимо создать его именно там. Создавать карточку в справочнике Сотрудники и оформлять прием на работу не требуется.
Рассмотрим альтернативный вариант, который часто оказывается более гибким для бухгалтера, особенно если выплата не носит характер социальной помощи. Документ Регистрация прочих доходов (находится в разделе Выплаты) позволяет начислить доход любому физическому лицу, не создавая при этом кадровых документов.
Проанализируем преимущества этого способа:
Вида прочего дохода.Разберем настройку Вида прочего дохода для судебной компенсации. В поле Вид дохода (НДФЛ) выберем подходящий код (например, 4800 — прочие доходы) или оставим пустым, если доход не облагается. В поле Вид дохода (взносы) укажем Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами, если наша цель — уплатить взносы в соответствии с требованиями проверяющих органов.
После проведения документов важно убедиться, что суммы попали в отчеты. Выясним, как это проверить:
Страховые взносы (РСВ). Суммы, зарегистрированные документами «Выплаты бывшим сотрудникам» или «Регистрация прочих доходов», должны попасть в Раздел 3 расчета по страховым взносам по конкретному физическому лицу, а также отразиться в общих суммах выплат в Подразделе 1. Проверим это с помощью отчета Анализ взносов в фонды (раздел Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам).
НДФЛ (6-НДФЛ). Если начисление облагалось налогом, оно отразится в соответствующих строках второго раздела формы 6-НДФЛ. Если же организация не смогла удержать НДФЛ (например, выплата произведена в полной сумме по решению суда без возможности удержания), мы обязаны уведомить налоговый орган о невозможности удержания налога. В 1С:ЗУП это контролируется по итогам года при формировании справок о доходах (приложение №1 к 6-НДФЛ), где будет указана сумма неудержанного налога.
Персонифицированные сведения. Суммы выплат также должны быть включены в ежемесячный отчет Персонифицированные сведения о физических лицах. Программа автоматически включает в него лиц, по которым в отчетном периоде были начисления, даже если они не являются действующими сотрудниками.
В процессе обсуждения на форумах часто возникают предложения оформить «фиктивный прием» сотрудника на один день текущей датой и сразу его уволить. Разберем, почему это некорректно:
Также ошибочным является использование документа Исполнительный лист. Данный документ в 1С предназначен исключительно для удержаний из зарплаты сотрудника в пользу третьих лиц. В нашей же ситуации организация выступает плательщиком (должником), а бывший сотрудник — получателем дохода. Поэтому для отражения начисления необходимо использовать именно документы регистрации доходов, а не удержаний.
Мы проанализировали основные способы отражения компенсаций по решению суда. Наиболее правильным и методически верным для 1С:ЗУП 3.1 является использование документа Выплаты бывшим сотрудникам или Регистрация прочих доходов. Выбор конкретного документа зависит от внутренних правил учета в вашей организации и того, насколько детально вы хотите классифицировать эти выплаты. Главное — внимательно подойти к настройке Вида дохода для взносов и НДФЛ, чтобы отчетность прошла проверки с первого раза.