← На главную

При формировании отчетности в программах 1С, особенно когда учет заработной платы ведется в одной программе (например, 1С:Зарплата и управление персоналом – ЗУП), а бухгалтерский и налоговый учет – в другой (1С:Бухгалтерия предприятия – БП), мы можем столкнуться с ситуацией, когда отчет 6-НДФЛ не заполняется или заполняется некорректно. Рассмотрим подробнее, почему это может происходить, и как мы можем исправить подобную проблему.

Первоначально, как и в нашем случае, пользователь программы 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК (редакция 3.0.109.3), которая по своей сути является БП 3.0 с дополнительным функционалом по ЖКХ, столкнулся с тем, что отчет 6-НДФЛ за 1 квартал 2022 года не заполнялся. В разделе 2 отчета отсутствовал подраздел со ставкой 13%, а отображался только подраздел со ставкой 0% без каких-либо данных. При этом ОКТМО было сверено и совпадало, зарплата велась в ЗУП, а в документе «Отражение зарплаты в бухучете» на закладке «Начисленный НДФЛ» данные присутствовали, и формировались проводки Дт 70 - Кт 68.01.1. Также выяснилось, что не заполнялся и отчет 2-НДФЛ.

Основная причина незаполнения отчета: некорректная настройка ИФНС в 1С:ЗУП

В ходе разбирательства была выявлена конкретная причина незаполнения отчета. Проблема заключалась в настройках налоговых органов в программе 1С:ЗУП, откуда синхронизируются данные о НДФЛ в 1С:БП. Выяснилось, что бухгалтер внесла новую налоговую инспекцию (ИФНС) в справочник «Регистрации в налоговых органах» и пометила старую на удаление. Однако, чтобы новая ИФНС стала действительной для расчета и учета НДФЛ, требовалось выполнить дополнительные действия.

1. Выбор новой ИФНС как действующей: Мы должны были убедиться, что новая ИФНС выбрана в качестве основной или действующей регистрации для соответствующей организации в ЗУП. Это критически важно, поскольку система определяет, куда именно и по каким правилам должен быть уплачен налог.
2. Перепроведение документов начисления зарплаты: После корректировки настроек ИФНС необходимо обязательно перепровести все документы начисления зарплаты за период, по которому формируется отчет (в нашем случае это 1 квартал 2022 года). Перепроведение документов требуется для того, чтобы изменения в настройках налогового органа были применены к уже существующим записям о начисленном НДФЛ и сформировали корректные движения по регистрам, с которых 6-НДФЛ берет данные.

После выполнения этих шагов отчет 6-НДФЛ начал заполняться корректно. Этот случай подчеркивает важность актуальности и правильности налоговых реквизитов, а также своевременного перепроведения документов при изменении ключевых настроек.

Источники данных для заполнения 6-НДФЛ в 1С:Бухгалтерии 3.0

Для более глубокого понимания проблемы и дальнейшей диагностики, давайте разберем, откуда именно отчет 6-НДФЛ берет данные в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0. Отчет собирает информацию из следующих регистров накопления:

1. Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ: В этом регистре хранится информация об исчисленном НДФЛ, приходящемся на каждого налогоплательщика.
2. Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ: Этот регистр содержит данные о суммах НДФЛ, которые налоговый агент (организация) исчислил, удержал и перечислил в бюджет.
3. Уплата НДФЛ налоговым агентом (к распределению): Этот регистр используется для учета перечисленного НДФЛ, который еще не распределен по налогоплательщикам или периодам.

Мы можем проверить содержимое этих регистров с помощью «Универсального отчета» (раздел «Администрирование» - «Отчеты» - «Универсальный отчет»), выбрав режим «Обороты и остатки». Также полезно использовать специализированные отчеты по НДФЛ, доступные в разделе «Зарплата и кадры» – «Отчеты по зарплате», такие как «Анализ НДФЛ по месяцам» или «Регистр налогового учета по НДФЛ». Если данные в этих регистрах отсутствуют или некорректны, отчет 6-НДФЛ, естественно, не заполнится.

Флаг "Учет зарплаты в сторонней программе" и синхронизация между 1С:ЗУП и 1С:БП

В нашем случае, как и во многих других, зарплата ведется в 1С:ЗУП, а отчетность формируется в 1С:БП. Возникает закономерный вопрос: почему при установленном флаге «Учет зарплаты в сторонней программе» в БП отчет 6-НДФЛ все равно должен заполняться?

Действительно, наличие этого флага в 1С:БП 3.0 означает, что программа ожидает получения данных по зарплате из другой системы. Если бы не было синхронизации, БП не смогла бы сформировать отчет 6-НДФЛ. Однако, при правильно настроенной синхронизации данных между 1С:ЗУП и 1С:БП, все необходимые сведения о начислениях, удержаниях и перечислениях НДФЛ успешно передаются из ЗУП в БП. Именно на основе этих синхронизированных данных 1С:БП затем может корректно формировать отчет 6-НДФЛ.

Рассмотрим ключевые аспекты правильной настройки синхронизации, которые мы должны учесть для корректного обмена данными:

1. Актуальность релизов конфигураций: Мы всегда должны следить за тем, чтобы версии (релизы) конфигураций ЗУП и БП были примерно одного времени выпуска. 1С регулярно выпускает обновления, которые могут содержать значительные изменения в механизмах обмена данными и формировании отчетности. Устаревший релиз в одной из баз может быть причиной некорректной синхронизации.
2. Настройка правил отправки и получения данных: В каждой из программ (ЗУП и БП) мы должны корректно настроить правила обмена. Это включает выбор месяца начала синхронизации. Важно помнить, что документы, созданные до этого месяца, не будут участвовать в обмене. Мы должны убедиться, что период, за который формируется отчет, полностью охвачен настроенными правилами обмена.
3. Сопоставление данных справочников: Особое внимание мы уделяем сопоставлению данных справочников, таких как «Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете». Эти элементы должны быть идентично настроены и сопоставлены как в ЗУП, так и в БП, чтобы проводки формировались корректно.
4. Выгрузка и загрузка настроек синхронизации: Мы производим настройку синхронизации в одной из программ (например, в ЗУП), затем выгружаем файл настроек и загружаем его в другую программу (БП). Это обеспечивает единообразие правил обмена.
5. Ручная регистрация документов для передачи: Иногда, если после синхронизации какие-либо документы не передались, нам может потребоваться вручную зарегистрировать их для передачи. Это можно сделать через специальные обработки в 1С.

Таким образом, несмотря на флаг «Учет зарплаты в сторонней программе», БП будет формировать 6-НДФЛ, если синхронизация настроена правильно и данные поступают в ее регистры.

Дополнительные причины, по которым 6-НДФЛ может не заполняться или заполняться некорректно

Помимо проблемы с регистрацией ИФНС и вопросов синхронизации, существует ряд других распространенных причин, по которым отчет 6-НДФЛ может не заполняться или содержать ошибки. Давайте их рассмотрим:

1. Неверно заполненные реквизиты фирмы: Мы должны тщательно проверить ИНН, КПП, ОКТМО и код налоговой инспекции в настройках организации (раздел «Главное» – «Организации») и непосредственно в самом отчете. Даже если ОКТМО совпадает, некорректный КПП или код налогового органа может быть причиной ошибок.
2. Непроведенные или некорректно проведенные документы: Мы должны убедиться, что все документы, влияющие на расчет НДФЛ, такие как «Начисление зарплаты», «Ведомость в банк» (или «Ведомость в кассу»), «Отпуск», «Больничный лист» за отчетный период, проведены. Непроведенный документ не оставит движений в регистрах и, соответственно, не попадет в отчет.
3. Ошибки в датах получения дохода, удержания и перечисления налога: Мы обращаем особое внимание на даты. Согласно Налоговому кодексу, датой получения дохода считается последний день месяца начисления зарплаты. Однако для целей 6-НДФЛ важно, чтобы доход был фактически выплачен. Если зарплата начислена, но не выплачена, она не должна попадать в раздел 2 отчета 6-НДФЛ. В таких случаях можно временно снять документы начисления зарплаты с проведения или убедиться, что планируемая дата выплаты находится за пределами отчетного периода.
4. Программные ошибки или устаревшие релизы: Иногда в программе могут быть обнаружены ошибки, влияющие на заполнение отчета, которые исправляются в последующих обновлениях. Например, в прошлом были случаи, когда суммы в 6-НДФЛ заполнялись некорректно (с троекратным увеличением) или не попадал НДФЛ по повышенной ставке. Мы настоятельно рекомендуем регулярно обновлять программу до актуальных релизов и следить за новостями от 1С.
5. Нарушение последовательности операций: Мы следим за хронологией и логикой операций. Например, несвоевременное оформление премии может привести к некорректному применению вычетов. Для учета детских вычетов, помимо внесения информации о праве на вычеты, необходимо создать и провести документ «Заявление на вычеты».
6. Настройка видов начислений: Мы проверяем, чтобы в базе были корректно настроены виды начислений в плане видов расчета (например, Начисления в ЗУП) с указанием правильного вида дохода для целей НДФЛ. Также мы убеждаемся, что выполнены все регламентные операции по закрытию месяца в БП.

Особенности заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2022 года

Форма 6-НДФЛ за 1 квартал 2022 года должна была быть представлена по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (в редакции приказа ФНС России от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845@). Срок предоставления расчета за 1 квартал 2022 года — не позднее 25 апреля 2022 года. Хотя основное решение проблемы, описанное нами (ошибка в ИФНС), является универсальным и не привязано к конкретному отчетному периоду, мы всегда помним, что в 2022 году были общие изменения в законодательстве, касающиеся НДФЛ. Эти изменения могли потребовать обновления конфигураций 1С для их корректного учета. Поэтому актуальность релиза программы всегда является первым шагом к решению проблем с отчетностью.

Следуя этим рекомендациям и методично проверяя все возможные причины, мы сможем эффективно диагностировать и устранять проблемы с заполнением отчета 6-НДФЛ в 1С.