← На главную
В процессе работы в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом редакции 2.5 нередко возникают ситуации, когда удержанный налог на доходы физических лиц превышает исчисленный. В этой статье разберем по шагам, какими стандартными отчетами и настройками можно воспользоваться, чтобы выявить сотрудников с излишне удержанным НДФЛ, а также проанализируем причины возникновения таких расхождений.
Способ 1. Использование отчета "Регистр налогового учета по НДФЛ"
Самым простым и законодательно обоснованным инструментом для проверки исчислений по НДФЛ является стандартный регистр налогового учета. Проанализируем, где его найти и как использовать:
- Перейдем на закладку Налоги рабочего стола программы.
- Откроем отчет
Регистр налогового учета по налогу на доходы физических лиц.
- Сформируем отчет за интересующий налоговый период (календарный год).
- В конце отчета по каждому физлицу выводится итоговый блок, содержащий специальную графу Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом.
Если по физлицу значение в этой графе больше нуля, значит, у сотрудника образовался излишне удержанный налог.
Способ 2. Настройка отчета "Анализ начисленных налогов и взносов"
Чтобы оперативно увидеть сводную картинку по всем сотрудникам организации в одном списке, рассмотрим настройку отчета Анализ начисленных налогов и взносов. В типовом виде отчет показывает исчисленные и удержанные суммы, но мы можем добавить расчетное поле для автоматического определения разницы.
Разберем порядок настройки по шагам:
- Откроем отчет
Анализ начисленных налогов и взносов и выберем вариант настройки НДФЛ.
- Нажмем кнопку Настройка для перехода к редактированию схемы отчета.
- Перейдем на вкладку пользовательских полей и добавим новое поле под названием Излишне удержан.
- Введем формулу расчета:
[Удержано] - [Начислено] (или разницу между удержанной и исчисленной суммами).
- Выведем полученное поле в структуры группировок (по сотрудникам, ставкам налога и периодам).
После этого при формировании отчета система автоматически посчитает отклонение: положительные значения наглядно покажут сотрудников с излишне удержанным НДФЛ.
Причины возникновения излишне удержанного НДФЛ
Проанализируем основные причины, из-за которых удержанный налог превышает исчисленный:
- Предоставление вычетов задним числом: например, при получении сотрудником уведомления на имущественный или социальный вычет, а также при задержке документов на стандартные детский вычеты.
- Изменение налогового статуса: при смене статуса сотрудника с нерезидента на резидента налоговая база пересчитывается с начала года по ставке 13% вместо 30%.
- Сторнирование доходов: введение больничных листов или исправлений прошлых периодов поверх ранее выплаченных сумм.
Урегулирование излишне удержанного налога в 1С
Выяснив причину и определив сотрудников, подлежащих корректировке, выделим основные варианты решения в программе:
- Автоматический зачет: излишне удержанный НДФЛ засчитывается программой в счет будущих удержаний налога при выплате последующих доходов текущего года.
- Документ "Перерасчет НДФЛ": применяется для корректировки базы и исчисленного налога за прошлые периоды текущего налогового периода.
- Документ "Возврат НДФЛ": оформляется на основании письменного заявления работника. После проведения этого документа излишне удержанный налог подтягивается в ближайшую ведомость на выплату и выплачивается сотруднику на его банковский счет или через кассу.