Как в 1С:ЗУП 2.5 получить суммы доходов сотрудников, не облагаемых НДФЛ?

← На главную

При прохождении налоговых проверок или камерального контроля налоговые органы нередко запрашивают пояснения о расхождениях между базой по страховым взносам и базой по НДФЛ. Для подготовки ответа требуется предоставить расшифровку сумм доходов, которые были начислены сотрудникам, но не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц. Разберем особенности учета таких доходов в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5» и практические способы получения нужных сведений.

Почему необлагаемые доходы отсутствуют в отчетах по НДФЛ

Проанализируем архитектуру учета доходов в 1С:ЗУП 2.5:

Регистр накопления НДФЛСведенияОДоходах. Движения по этому регистру формируются исключительно для тех видов начислений, у которых в планах видов расчета (Основные начисления организаций или Дополнительные начисления организаций) на вкладке «Налоги» указан конкретный код дохода по НДФЛ. Если начисление полностью освобождено от налога (код дохода не заполнен), записи в этот регистр не формируются вовсе.
Частично облагаемые доходы. Доходы с фиксированным необлагаемым лимитом (например, материальная помощь по коду 2760 или подарки по коду 2720) фиксируются в регистре НДФЛСведенияОДоходах на полную сумму, а необлагаемая часть оформляется связанным вычетом (коды 503, 501 и др.).
Полностью необлагаемые выплаты. Компенсационные выплаты (суточные в пределах норм, компенсация за использование личного автотранспорта и т. д.) отражаются только в регистрах расчета заработной платы, поэтому типовой отчет «Анализ начисленного НДФЛ» их не содержит.

Способ 1. Использование отчета «Анализ начислений сотрудникам организаций»

Наиболее быстрый способ получить нужную информацию без изменения конфигурации и написания запросов — использование типового отчета «Анализ начислений сотрудникам организаций». Разберем последовательность действий для его настройки:

Перейдем в меню: Расчет зарплаты по организациям → Отчеты → Анализ начислений сотрудникам организаций.
Нажмем кнопку «Настройка» и настроим структуру группировок: добавим группировки Организация, Сотрудник, Вид расчета.
Перейдем на вкладку «Отбор». Добавим новое условие отбора: развернем реквизиты поля Вид расчета, выберем поле Код дохода НДФЛ, установим вид сравнения «Не заполнено» (или выберем перечень конкретных необлагаемых начислений через вид сравнения «В списке»).
Сформируем отчет за требуемый период. В результате получим реестр всех начислений по сотрудникам, не подлежащих обложению НДФЛ.

Способ 2. Отчет «Свод начисленной зарплаты» с отбором по видам расчета

Если требуется получить общую сводную ведомость с детализацией по сотрудникам, рассмотрим применение отчета «Свод начисленной зарплаты по организации»:

Откроем отчет в разделе Расчет зарплаты по организациям → Отчеты → Свод начисленной зарплаты.
В настройках отчета включим группировку по сотрудникам.
В таблице отборов укажем условие: поле Вид расчета — вид сравнения «В списке». В список значений добавим все используемые в организации виды начислений, не облагаемые налогом (например, компенсации, необлагаемые пособия).
Сформируем отчет и сохраним результат для передачи в контролирующие органы.

Способ 3. Получение данных через «Универсальный отчет»

Для прямого извлечения сумм из регистров расчета воспользуемся инструментом «Универсальный отчет (по регистрам, документам, справочникам)»:

Откроем универсальный отчет (меню Операции → Отчеты → Универсальный отчет).
В поле типа данных выберем Регистр расчета, а в качестве объекта укажем Основные начисления работников организаций (для разовых выплат операцию повторяем для регистра Дополнительные начисления работников организаций). Таблица — Фактический период действия.
В настройках отчета установим группировки: Организация, Сотрудник (или Физлицо), Вид расчета. В показателях выберем поле Результат.
В блоке отборов зададим условие: Вид расчета.Код дохода НДФЛ — Не заполнено.
Укажем проверяемый период регистрации и сформируем отчет.

Способ 4. Создание внешнего отчета на СКД для сопоставления начислений и базы НДФЛ

Если требуется регулярное сопоставление начисленных сумм и базы, попавшей в учет по НДФЛ, в единой таблице, разработаем внешний отчет с использованием схемы компоновки данных. Посмотрим на пример текста запроса для объединения данных регистров расчета и регистра учета доходов по НДФЛ:


ВЫБРАТЬ
	ОсновныеНачисления.Организация КАК Организация,
	ОсновныеНачисления.Сотрудник КАК Сотрудник,
	ОсновныеНачисления.ВидРасчета КАК ВидРасчета,
	ОсновныеНачисления.ПериодРегистрации КАК ПериодРегистрации,
	ОсновныеНачисления.Результат КАК СуммаНачислено,
	0 КАК СуммаУчтеноВНДФЛ
ПОМЕСТИТЬ ВТ_ВсеНачисления
ИЗ
	РегистрРасчета.ОсновныеНачисленияРаботниковОрганизаций КАК ОсновныеНачисления
ГДЕ
	ОсновныеНачисления.ПериодРегистрации МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода

ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ

ВЫБРАТЬ
	ДополнительныеНачисления.Организация,
	ДополнительныеНачисления.Сотрудник,
	ДополнительныеНачисления.ВидРасчета,
	ДополнительныеНачисления.ПериодРегистрации,
	ДополнительныеНачисления.Результат,
	0
ИЗ
	РегистрРасчета.ДополнительныеНачисленияРаботниковОрганизаций КАК ДополнительныеНачисления
ГДЕ
	ДополнительныеНачисления.ПериодРегистрации МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
;

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
ВЫБРАТЬ
	НДФЛДоходы.Организация КАК Организация,
	НДФЛДоходы.ФизЛицо КАК ФизЛицо,
	НДФЛДоходы.МесяцНалоговогоПериода КАК Период,
	НДФЛДоходы.СуммаДохода КАК СуммаДохода
ПОМЕСТИТЬ ВТ_ДоходыНДФЛ
ИЗ
	РегистрНакопления.НДФЛСведенияОДоходах КАК НДФЛДоходы
ГДЕ
	НДФЛДоходы.МесяцНалоговогоПериода МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
;

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
ВЫБРАТЬ
	Начисления.Организация КАК Организация,
	Начисления.Сотрудник КАК Сотрудник,
	Начисления.ВидРасчета КАК ВидРасчета,
	СУММА(Начисления.СуммаНачислено) КАК Начислено,
	СУММА(ВЫБОР
			КОГДА Начисления.ВидРасчета.КодДоходаНДФЛ = ЗНАЧЕНИЕ(Справочник.ДоходыНДФЛ.ПустаяСсылка)
				ТОГДА Начисления.СуммаНачислено
			ИНАЧЕ 0
		КОНЕЦ) КАК НеОблагаетсяНДФЛ
ИЗ
	ВТ_ВсеНачисления КАК Начисления
СГРУППИРОВАТЬ ПО
	Начисления.Организация,
	Начисления.Сотрудник,
	Начисления.ВидРасчета

Такой подход позволяет вывести в едином отчете начисленные суммы, облагаемую базу и автоматически рассчитать разницу, приходящуюся на необлагаемые доходы, с детальной расшифровкой по видам расчета и сотрудникам.