← На главную

Довольно часто в бухгалтерской практике возникает ситуация: с расчетного счета в кассу предприятия были сняты наличные денежные средства для выплаты заработной платы. Однако по различным причинам (например, болезнь сотрудника или отпуск) часть суммы осталась невыданной. Разберем по шагам, как правильно оформить возврат этих средств обратно на расчетный счет в программе 1С:Бухгалтерия, проанализируем частые ошибки и выясним правильный порядок документооборота.

Частая ошибка: использование банковской выписки

Рассмотрим типичную ошибку, которую допускают пользователи. Многие пытаются оформить возврат денег через раздел банковских выписок, создавая документ Поступление на расчетный счет с указанием счета кредита 50.01 (Касса организации). Это в корне неверный подход.

В логике программы 1С операции по перемещению наличных денежных средств между кассой и расчетным счетом всегда должны инициироваться и оформляться кассовыми документами, а не банковскими. Если создать поступление через выписку банка, это приведет к задвоению оборотов или появлению отрицательного сальдо (минусов) по дебету в оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ). Поэтому запомним правило: такие документы поступления необходимо удалить.

Теоретическая база и депонирование зарплаты

Прежде чем отражать физическое перемещение денег, проанализируем законодательные требования и правила бухгалтерского учета. Наличные деньги, полученные по чеку из банка специально на выдачу зарплаты (проводка Дт 50 - Кт 51), могут храниться в кассе организации не более 5 рабочих дней. Если за это время сотрудник не явился за деньгами, сумму необходимо вернуть в банк.

При этом мы не можем просто так взять и перевести деньги. Сначала неполученную зарплату нужно депонировать. Это фиксирует задолженность перед работником, которая переносится на специальный счет расчетов.

В актуальных версиях 1С этот процесс отражается следующим образом:

1. На основании документа Ведомость в кассу формируется документ Депонирование зарплаты.
2. В табличной части документа оставляем только тех сотрудников, которые фактически не получили деньги на руки.
3. Программа автоматически сформирует проводку Дт 70 - Кт 76.04 (Расчеты по депонированным суммам).

Оформление возврата наличных из кассы в банк

Теперь, когда задолженность депонирована, мы можем вернуть физические деньги из кассы организации на банковский счет. Для этого воспользуемся расходным кассовым ордером.

Посмотрим на алгоритм действий:

1. Перейдем в раздел работы с наличными и создадим новый документ Расходный кассовый ордер (РКО).
2. В качестве вида операции обязательно выберем Взнос наличными в банк (в более старых версиях программы, таких как 1С:Бухгалтерия 2.0, этот вид операции может называться Сдача наличных в банк).
3. Заполним сумму возврата и укажем нужный расчетный счет.
4. При проведении этот документ корректно сформирует бухгалтерскую проводку Дт 51 - Кт 50.

Именно этот кассовый документ при загрузке банковских выписок "схлопнется" с банковским движением, обеспечивая правильный и прозрачный учет без задвоения сумм.

Как быть при возврате безналичной зарплаты?

Дополнительно рассмотрим ситуацию, когда заработная плата выплачивается не наличными, а перечисляется на банковские карты сотрудников в рамках зарплатного проекта. Если платеж не прошел (допущена ошибка в реквизитах карты, счет закрыт или заблокирован), банк вернет деньги на расчетный счет работодателя.

Для таких случаев в современных версиях 1С (Бухгалтерия 3.0 и ЗУП 3.1) предусмотрен специальный документ Сведения о незачисленной зарплате. Крайне важно использовать именно его, а не корректировать проводки ручными операциями. Использование этого документа позволяет программе корректно обработать регистры по учету НДФЛ, что в дальнейшем обеспечит правильное автоматическое заполнение отчета 6-НДФЛ. В этом случае взаиморасчеты с сотрудником будут перенесены на счет 76.09 до момента уточнения корректных реквизитов.