← На главную

При переходе с редакции 2.5 на 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 многие пользователи сталкиваются с изменением логики формирования отчетов. Один из наиболее частых вопросов связан с тем, что в отчете Полный свод начислений, удержаний и выплат все вознаграждения по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) выводятся в одной строке по предопределенному виду начисления Договор (работы, услуги). Из-за этого невозможно быстро определить, какая сумма приходится на штатных сотрудников компании, а какая — на привлеченных сторонних физических лиц (так называемых "чистых" договорников).

Выясним причину такого поведения системы. В программе 1С:ЗУП 3.1 как штатные сотрудники, так и сторонние исполнители по договорам ГПХ регистрируются в едином справочнике Сотрудники. Программа по умолчанию начисляет все вознаграждения по ГПХ на один и тот же вид расчета. Фирма "1С" не планирует разделять эти начисления на уровне конфигурации, однако мы можем решить эту задачу самостоятельно с помощью гибких настроек системы компоновки данных (СКД) в отчетах.

Проанализируем ситуацию и разберем по шагам четыре практических способа, которые помогут вам разделить эти договоры в своде начислений.

Способ 1. Разделение по полю "Вид занятости" через настройки структуры

Этот способ основан на том, что у сторонних физических лиц, работающих исключительно по договору ГПХ, в карточке сотрудника не заполняется стандартный вид занятости (такой как основное место работы или совместительство). У штатных же сотрудников этот реквизит всегда заполнен. Разберем, как настроить этот отбор в отчете:

1. Откроем отчет Полный свод начислений, удержаний и выплат (раздел Зарплата — Отчеты по зарплате).
2. В верхней панели отчета нажмем кнопку Настройки....
3. В открывшемся окне переключим вид настройки в режим Расширенный (кнопка внизу окна).
4. Перейдем на вкладку Структура. Здесь мы видим иерархию группировок отчета.
5. Добавим группировку по полю Сотрудник.Вид занятости. Для этого нажмем кнопку Добавить и в дереве полей найдем путь: Сотрудник — Вид занятости.
6. Если мы хотим видеть две отдельные таблицы (для штатных сотрудников и для сторонних лиц), то в настройках структуры создадим две ветки отчета с использованием отборов:
   • Для первой ветки установим отбор: Сотрудник.Вид занятости — Заполнено (сюда попадут все штатные сотрудники: основные и совместители).
   • Для второй ветки установим отбор: Сотрудник.Вид занятости — Не заполнено (сюда попадут только сторонние исполнители по ГПХ).
7. Нажмем кнопку Закрыть и сформировать.

Рассмотренный способ прост в реализации, однако у него есть один важный нюанс. Если штатный сотрудник увольняется из организации, но продолжает выполнять работы по договору ГПХ, система может некорректно классифицировать его в зависимости от истории изменения его статуса занятости. Для таких случаев лучше использовать второй, более надежный метод.

Способ 2. Использование дополнительных реквизитов (рекомендуемый метод)

Рассмотрим более гибкий вариант, который исключает любые ошибки при изменении кадрового статуса физического лица. Мы создадим специальный признак непосредственно в карточке сотрудника-договорника.

Разберем этот процесс по шагам:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Общие настройки.
2. Раскроем подраздел Дополнительные реквизиты и сведения и установим флажок Дополнительные реквизиты и сведения, если он не был установлен ранее. Нажмем на ссылку Дополнительные реквизиты.
3. В левой части окна выберем справочник Сотрудники и нажмем кнопку Добавить — Новый.
4. В поле Наименование введем название реквизита, например: Сторонний договорник.
5. В поле Тип значения выберем значение Булево (это позволит нам использовать простой флажок "Да/Нет"). Нажмем Записать и закрыть.
6. Теперь зайдем в карточку любого стороннего физического лица (раздел Кадры — Сотрудники), с которым заключен договор ГПХ. В самом низу формы в разделе Дополнительные реквизиты появится наше новое поле Сторонний договорник. Установим в нем флажок (значение "Да") для всех сторонних лиц. Для штатных сотрудников этот флажок оставляем пустым.
7. Вернемся в настройки отчета Полный свод начислений, удержаний и выплат (перейдя в Настройки... — режим Расширенный).
8. На вкладке Структура добавим новую группировку или перенесем ее в существующие поля. В списке доступных полей находим путь: Сотрудник — Сторонний договорник (Сотрудники).
9. После формирования отчета суммы по начислению Договор (работы, услуги) автоматически разделятся на две понятные строки: со значением "Да" (сторонние физлица) и со значением "Нет" (наши штатные сотрудники).

Способ 3. Разделение по способам отражения в бухгалтерском учете

Зачастую разделение договоров ГПХ требуется не просто для визуального контроля, но и для корректного формирования проводок. В бухгалтерском учете расчеты со штатными сотрудниками по договорам ГПХ отражаются по дебету затратных счетов в корреспонденции со счетом 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Расчеты же со сторонними лицами должны отражаться на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Посмотрим, как настроить разделение через аналитику бухгалтерского учета:

1. В документе Договор (работы, услуги) обратим внимание на поле Учитывать как.
2. Для штатных сотрудников выберем способ отражения, который соотносится с расчетами по оплате труда (счет 70).
3. Для сторонних физических лиц выберем вариант Расчеты с контрагентами (что при выгрузке в 1С:Бухгалтерию даст проводку по счету 76).
4. Откроем отчет Полный свод начислений, удержаний и выплат, зайдем в Настройки... (режим Расширенный).
5. На вкладке Структура добавим группировку по полю Способ отражения или Статья расходов.
6. При формировании свода начисления ГПХ разделятся по разным строкам в соответствии с выбранной аналитикой бухгалтерского учета. Это позволит не только визуально контролировать суммы, но и сразу проверять правильность будущей выгрузки проводок.

Способ 4. Использование специализированного отчета "Анализ начисленной заработной платы"

Если вам не хочется вносить изменения в структуру стандартного свода начислений, проанализируем альтернативный вариант работы. В программе 1С:ЗУП 3.1 существует специализированный отчет, который изначально предназначен для детального анализа расчетов по сотрудникам.

1. Перейдем в раздел Зарплата — Отчеты по зарплате.
2. Выберем отчет Анализ начисленной заработной платы по сотрудникам.
3. Этот отчет по умолчанию выводит информацию в разрезе конкретных физических лиц и начислений. В нем вы легко сможете увидеть фамилии сотрудников и конкретные суммы по виду расчета Договор (работы, услуги), что исключает необходимость перенастройки "Свода начислений".
4. Также для контроля именно договорных отношений рекомендуем использовать кадровый отчет Договоры ГПХ (раздел Кадры — Кадровые отчеты), который содержит подробные сведения о сроках действия договоров, суммах и исполнителях.

Таким образом, мы рассмотрели все возможные варианты разделения договоров со штатными сотрудниками и сторонними лицами. Выбор конкретного метода зависит от требований вашего учета: для быстрого разового анализа подойдет разделение по виду занятости или использование отчета "Анализ начисленной заработной платы", а для постоянного ведения учета и формирования правильных проводок идеальным решением станет использование дополнительных реквизитов и разделение по способам отражения в бухучете.