← На главную

В практической работе бухгалтера-расчетчика нередко возникают ситуации, когда с работника при увольнении ошибочно удерживаются суммы — например, профсоюзные взносы, если сотрудник не состоят в профкоме. Когда бывший работник обращается с заявлением о возврате излишне удержанных средств, возникает проблема: программа 1С:Зарплата и Управление Персоналом (редакция 3.1) не позволяет ввести отрицательное удержание по уволенному сотруднику в текущем периоде.

Рассмотрим, почему возникает такое ограничение и какими способами можно произвести возврат средств бывшему сотруднику корректно и без искажения учета.

Причины возникновения проблемы

Проанализируем механику работы программы. Документы регистратора плановых удержаний (такие как Удержание профсоюзных взносов) и документ Начисление зарплаты и взносов проверяют кадровый статус физического лица. Если сотрудник уволен и у него отсутствуют действующие плановые начисления в текущем месяце расчета, программа блокирует ввод удержаний с отрицательной суммой.

Это встроенный механизм защиты данных: отрицательное удержание уволенному сотруднику в текущем документе расчета заработной платы приведет к искажению регистров накопления по удержаниям и налоговому учету. Рассмотрим способы решения этой задачи.

Способ 1 (Рекомендуемый): Возмещение излишне удержанных сумм через «Разовое начисление»

Наиболее корректный способ вернуть деньги без исправления прошлых периодов и снятия проведения с кадровых документов — зарегистрировать специальное начисление-компенсацию.

Разберем по шагам настройку и проведение этой операции:

1. Перейдем в справочник Начисления (раздел Настройка — Начисления) и создадим новый вид расчета с названием, например, «Возмещение излишне удержанных профвзносов».
2. На вкладке Основное укажем назначение начисления: Прочие начисления и выплаты. Отметим, что начисление выполняется по отдельному документу Разовое начисление.
3. На вкладке Налоги, взносы, бухучет настроим правила налогообложения:
   • НДФЛ: «Не облагается» (код дохода не указывается).
   • Страховые взносы: «Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами».
   • Исполнительное производство: «Доходы, на которые не может быть обращено взыскание».
4. В поле Способ отражения выберем или создадим способ отражения в бухгалтерском учете, сформированный для дебета счета 76.49 («Расчеты по прочим удержаниям из заработной платы работников») и кредита счета 70.
5. Оформим документ Разовое начисление (раздел Зарплата — Разовые начисления) на уволенного сотрудника в текущем периоде и укажем сумму к возврату.

После проведения документа сформируем ведомость на выплату. В результате расчет с уволенным сотрудником закрывается через счет 70, а при синхронизации с 1С:Бухгалтерией будет сформирована корректная проводка Дт 76.49 — Кт 70, что полностью закроет задолженность перед работником и профсоюзом.

Способ 2: Использование документа «Выплата бывшим сотрудникам»

В программе 1С:ЗУП 3.1 предусмотрен специальный механизм расчетов с уволенными работниками, который включается в настройках расчета зарплаты (флажок Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия).

Рассмотрим особенности применения документа Выплата бывшим сотрудникам:

1. В разделе Выплаты создаем документ Выплата бывшим сотрудникам.
2. Указываем вид выплаты со статусом необлагаемого дохода (например, «Возмещение излишне удержанного»).
3. Выбираем бывшую сотрудницу и вносим сумму возврата.

Важная техническая особенность: данный документ производит расчеты через счет 76.10 («Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»), а не через счет 70. В связи с этим при синхронизации с бухгалтерской программой взаиморасчет по счету 76.49 (куда ранее были отнесены профвзносы) автоматически не закроется. Чтобы скорректировать баланс счетов в 1С:Бухгалтерии, потребуется дополнительно ввести документ Операция, введенная вручную для переноса суммы со счета 76.49 на счет 76.10.

Способ 3: Перерасчет через документ «Доначисление, перерасчет»

Если в периоде увольнения удержание было прекращено документом Удержание профсоюзных взносов (вариант «Прекратить» с даты первоначального ошибочного назначения), система 1С:ЗУП 3.1 регистрирует необходимость перерасчета в техническом сервисе.

Поскольку уволенный сотрудник не подтягивается в стандартный документ Начисление зарплаты и взносов, сторнирование ошибочного удержания можно выполнить следующим образом:

1. Откроем документ Доначисление, перерасчет (раздел Зарплата — Доначисления, перерасчеты).
2. Заполним документ за текущий месяц. Программа автоматически найдет зарегистрированный перерасчет по сотруднику и вынесет удержание со знаком «минус» на закладку Удержания.
3. Выплатим образовавшуюся задолженность по межрасчетной ведомости.

Способ 4: Исправление документа «Увольнение» или его распроведение

На форумах часто предлагают вариант распровести документ Увольнение, выплатить сумму или ввести отрицательное удержание, а затем снова провести увольнение. Также встречается совет воспользоваться кнопкой Исправить в документе увольнения.

Разберем, почему от такого подхода лучше отказаться:

1. Если период закрыт: распроведение документов прошлого периода приведет к расхождению данных бухучета, налоговой отчетности (6-НДФЛ, РСВ) и сданных кадровых отчетов (ЕФС-1).
2. Пересчет страховых взносов и НДФЛ: изменение документа увольнения задним числом может вызвать незапланированный перерасчет НДФЛ и средневзвешенного заработка.

Использовать создание документа-исправления Увольнение допустимо только в том случае, если ошибка была допущена в текущем, еще не закрытом отчетном периоде.

Способ 5: Корректировка регистров удержаний

Если денежный возврат уволенному гражданину производится напрямую из средств профсоюзного органа (минуя расчетную ведомость организации) или из кассы по отдельному расходному кассовому ордеру, но в 1С:ЗУП 3.1 висит долг или искажаются отчеты по взаиморасчетам:

1. Используем документ Операция учета удержаний (раздел Налоги и взносы — Операции учета удержаний) для ручного корректирования базы и сумм удержаний.
2. При необходимости применяем документ Перенос данных для прямой корректировки движений по регистрам накопления Удержания по сотрудникам и Взаиморасчеты с сотрудниками. Это позволит закрыть сальдо в отчетах программы без редактирования кадровой истории.

Резюме

При необходимости вернуть излишне удержанные профсоюзные взносы уволенному сотруднику наилучшей практикой является использование документа Разовое начисление с необлагаемым видом дохода или специализированного документа Выплата бывшим сотрудникам. Это позволяет сохранить целостность прошлых отчетных периодов и корректно отразить операции в бухгалтерском и налоговом учете.