← На главную

При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 пользователи часто сталкиваются с неприятной ситуацией: при заполнении очередного отчета СЗВ-ТД (или пришедшего ему на смену подраздела 1.1 формы ЕФС-1) в табличную часть автоматически подтягиваются сотрудники, кадровые мероприятия по которым уже давно были переданы в фонд и успешно приняты. Более того, при попытке провести такой документ программа выдает ошибку: «Не указан номер документа-основания».

В этой статье мы подробно проанализируем, почему возникает данный сбой, как устроена внутренняя механика регистров учета электронной трудовой книжки (ЭТК), в чем коварство списочных кадровых документов и как пошагово исправить базу данных, чтобы вернуть учет в корректное состояние.

Поймем техническую механику: как 1С:ЗУП хранит сведения об ЭТК

Для того чтобы эффективно решать подобные проблемы, нам необходимо разобраться, как программа регистрирует кадровые события для фонда. Вся информация об электронных трудовых книжках распределяется по трем ключевым регистрам сведений (РС):

1. РС МероприятияТрудовойДеятельности — основной регистр, куда записываются все первичные кадровые события (приемы, переводы, увольнения, переименования организации). Каждому событию программа присваивает уникальный глобальный идентификатор — UUID (уникальный идентификатор мероприятия).
2. РС МероприятияТрудовойДеятельностиПереданные — вспомогательный регистр. Записи в нем появляются только тогда, когда документ СЗВ-ТД (ЕФС-1) успешно проведен и у него установлен флаг (галочка) «Пачка принята в ПФР (СФР)». Наличие записи в этом регистре сообщает программе о том, что данное мероприятие с конкретным UUID больше трогать и отправлять не нужно.
3. РС МероприятияТрудовойДеятельностиПрочие — специализированный регистр, предназначенный для хранения корректировок, отмен кадровых мероприятий и других служебных записей.

Проанализируем, как происходит сбой. Если кадровый документ (например, перевод или прием), который уже был отправлен в фонд и зафиксирован как «принятый», подвергается какому-либо изменению, программа бьет тревогу. Достаточно просто зайти в этот документ, нажать кнопку «Еще — Разблокировать форму» и перепровести его (даже без изменения реквизитов) — система решит, что исходное событие изменилось.

В этот момент запускается следующий алгоритм:

• Запись о событии в регистре МероприятияТрудовойДеятельностиПереданные затирается или блокируется.
• В регистре МероприятияТрудовойДеятельностиПрочие автоматически формируется запись со старым UUID мероприятия, но с установленным флагом «Отменено = Да».
• При создании нового отчета за текущий месяц программа анализирует эти регистры, видит отменяющую запись и пытается втянуть ее в отчет. Однако, поскольку связь с исходным документом-основанием была нарушена из-за перепроведения, программа теряет номер приказа и выдает диагностическую ошибку: «Не указан номер документа-основания».

В чем коварство документа «Кадровый перевод списком»

Как показывает практика практикующих бухгалтеров и кадровиков, наиболее часто эта проблема проявляется при использовании списочных документов, таких как Кадровый перевод списком или Прием на работу списком. Выясним, почему это происходит.

В одиночном документе «Кадровый перевод» в верхней части формы на рыжем или сером фоне наглядно выводится статус: «Записи о трудовой деятельности переданы в ПФР...». Это визуально предупреждает пользователя о том, что документ заблокирован для редактирования и его изменение повлечет за собой последствия.

В документе «Кадровый перевод списком» такого общего статуса в шапке документа часто просто нет. Этот реквизит хранится внутри табличной части по каждому сотруднику индивидуально (в колонке «Отразить в трудовой книжке»). Если кадровику требуется изменить, например, размер оклада или график работы всего для одного человека из списка, он без сомнений разблокирует весь списочный документ и перепроводит его.

В результате этого действия программа сбрасывает статус «переданных» сведений абсолютно для всех сотрудников, внесенных в этот документ. По всем сотрудникам из списка генерируются ложные записи об отмене в регистре МероприятияТрудовойДеятельностиПрочие. Именно поэтому при заполнении СЗВ-ТД в таблицу попадает сразу целый список людей с ошибками.

Моделируем ситуацию: ручная отмена в «Регистрации трудовой деятельности»

Рассмотрим еще один сценарий, который часто приводит к аналогичной ошибке. Сэмулируем действия пользователя:

1. Пользователь заходит в специализированный документ «Регистрация трудовой деятельности».
2. Выбирает строку с сотрудником, сведения по которому уже сданы.
3. Нажимает в шапке табличной части кнопку «Отменить».

Визуально в самом документе «Регистрация трудовой деятельности» внизу списка появляется неброская серая строка, сигнализирующая об отмене мероприятия. Однако в регистре сведений МероприятияТрудовойДеятельностиПрочие для этой записи устанавливается признак Отменено = Да. В результате этот сотрудник будет бесконечно попадать во все новые документы СЗВ-ТД/ЕФС-1 до тех пор, пока эта отмена не будет аннулирована или отправлена в фонд официально.

Как проверить, какие сведения фактически приняты фондом (вне рамок 1С)

Если данные в вашей базе 1С:ЗУП исказились, а пользователи или кадровики утверждают, что сведения в ПФР (СФР) были сданы корректно и никаких отмен производить не нужно, мы рекомендуем проверить фактическое состояние лицевых счетов сотрудников вне программы 1С. Сделать это можно следующими способами:

1. Личный кабинет страхователя на портале СФР. Войдите в кабинет организации, используя учетную запись Госуслуг (ЕСИА). В разделе работы с отчетностью по ЭТК вы можете запросить сведения по конкретному СНИЛС сотрудника. Там будут видны все зарегистрированные ведомством записи и их уникальные идентификаторы (UUID).
2. Просмотр отправленных XML-файлов через оператора ЭДО. Откройте вашу программу отправки отчетности (СБИС, Контур.Экстерн, 1С-Отчетность и др.). Найдите исходный успешно принятый отчет за прошлый период. Откройте XML-файл отчета на просмотр и найдите тег <ИдентификаторМероприятия>. Запишите этот UUID — именно он является юридически значимым подтверждением отправки.
3. Выписка из ЭТК (форма СТД-СФР). Вы можете попросить сотрудника самостоятельно заказать выписку через его личный кабинет на Госуслугах и предоставить ее вам. В ней будут четко отражены все приемы и переводы с номерами приказов, зафиксированные в фонде.

Разберем по шагам: как исправить проблему в 1С:ЗУП 3.1

Если вы убедились, что в фонде все данные лежат в верном виде и никаких отменяющих записей отправлять не нужно, нам необходимо принудительно очистить ошибочные записи в регистрах 1С и вернуть базу в согласованное состояние. Рассмотрим два основных способа решения.

Способ 1. Ручная корректировка регистра «Мероприятия трудовой деятельности прочие»

Это самый надежный технический способ, позволяющий точечно удалить ошибочно сгенерированные отмены.

1. В правом верхнем углу окна программы нажмите на кнопку «Сервис и настройки» (значок с шестеренкой или три точки) и выберите пункт «Функции для технического специалиста» (в старых версиях платформы этот пункт называется «Все функции»). Если данный пункт меню недоступен, вам необходимо включить его в настройках параметров системы или обратиться к пользователю с правами Администратора.
2. В открывшемся окне раскройте ветку «Регистры сведений» и найдите регистр под названием Мероприятия трудовой деятельности прочие. Откройте его.
3. В списке записей настройте отбор по вашему проблемному сотруднику (используйте кнопку «Найти» или «Настроить список»).
4. Проанализируйте строки. Вы увидите записи со значением Да в колонке «Отменено». Это и есть те самые ложные отмены, которые тянут сотрудника в новые отчеты.
5. Для того чтобы удалить эти записи, выделите нужную строку, нажмите кнопку «Еще — Удалить» (или клавишу Del на клавиатуре). Если редактирование заблокировано, воспользуйтесь меню «Еще — Разблокировать возможность редактирования».
6. После удаления ошибочных записей закройте регистр. Зайдите в ваш документ СЗВ-ТД (ЕФС-1) и перезаполните его — проблемный сотрудник должен исчезнуть из таблицы.

Способ 2. Восстановление переданных записей через перепроведение документов

Если вы хотите избежать прямого вмешательства в регистры через функции для технического специалиста, можно восстановить цепочку проведения документов в интерфейсе пользователя.

1. Найдите тот документ СЗВ-ТД или ЕФС-1 за прошлый период, в котором изначально передавались сведения по данному сотруднику.
2. Снимите этот документ с проведения (кнопка «Еще — Отменить проведение»). Обратите внимание: перед этим обязательно снимите флаг «Пачка принята в ПФР», если он был установлен.
3. Убедитесь, что в табличной части этого документа у проблемного сотрудника указан правильный, первоначальный UUID кадрового мероприятия (тот самый, который вы нашли в xml-файле у оператора связи).
4. Вновь установите флаг «Пачка принята в ПФР» и проведите документ СЗВ-ТД.

После проведения этого документа программа заново сделает записи в регистре МероприятияТрудовойДеятельностиПереданные. При формировании нового текущего отчета программа увидит, что мероприятие успешно «закрыто» прошлым периодом, и перестанет подтягивать сотрудника с ошибками.

Рекомендации по предотвращению ошибок

Чтобы не сталкиваться с подобными ситуациями в будущем, мы рекомендуем придерживаться нескольких простых правил работы в 1С:ЗУП:

• Никогда не перепроводите кадровые документы прошлых периодов, по которым уже была сдана отчетность. Если вам нужно изменить оклад, подразделение или другие условия, которые не влияют на ЭТК (например, не меняется должность или функция), делайте это новыми документами («Изменение оплаты труда», «Перевод на другую должность» текущей датой).
• При работе с документом «Кадровый перевод списком» старайтесь избегать его редактирования после сдачи отчетности хотя бы по одному сотруднику из списка. Если корректировка неизбежна, лучше «вынуть» этого сотрудника из общего списка, создать по нему индивидуальный документ-исправление, а списочный документ оставить нетронутым.
• Всегда контролируйте установку флага «Пачка принята в ПФР» в сданных отчетах. Если отчет сдан и принят, этот флаг должен стоять обязательно, иначе программа будет считать эти кадровые события «зависшими» и продолжит предлагать их к отправке.