← На главную

При работе с кадровым учетом в 1С:Зарплата и Управление Персоналом пользователи часто сталкиваются с двумя взаимосвязанными проблемами: автоматическое заполнение трудовой функции в кадровых документах и корректный ввод кода выполняемой функции для отчетности. На первый взгляд кажется, что если мы указали трудовую функцию для должности в штатном расписании, она должна автоматически появляться во всех документах, но это не всегда так. А попытка ввести код для отчета СЗВ-ТД (в настоящее время — подраздел 1.1 формы ЕФС-1) может привести к ошибке формата. Рассмотрим обе проблемы по шагам и разберемся в логике программы.

Проблема №1: Трудовая функция из штатного расписания не подставляется в кадровые документы

Часто возникает ситуация: вы завели трудовую функцию, привязали ее к должности в штатном расписании, но при создании документа Прием на работу на эту должность поле с трудовой функцией остается пустым. Оно заполняется, только если указать его вручную. Почему так происходит?

Причину этого поведения нужно искать в механизме работы со штатным расписанием в 1С. Штатное расписание — это не просто справочник, а исторический срез данных, который фиксируется на определенную дату с помощью документов (Утверждение штатного расписания, Изменение штатного расписания). Программа хранит состояние каждой штатной единицы на конкретный момент времени.

Логика передачи данных в программе следующая:

1. Данные о трудовой функции и коде по ОКЗ изначально задаются в справочнике Должности.
2. При создании или изменении штатного расписания эти данные "копируются" из справочника Должности в конкретную позицию штатного расписания на дату документа.
3. При создании кадрового документа (например, Прием на работу) программа берет данные о трудовой функции именно из той версии позиции штатного расписания, которая действовала на дату приема сотрудника.

Отсюда следует ключевой вывод: если вы добавили трудовую функцию в карточку должности уже после того, как штатное расписание было утверждено, это изменение не отразится на уже существующих штатных единицах. Программа будет по-прежнему "видеть" старые данные. Это особенно актуально для старых документов или при перевыборе должности в них — данные не обновятся автоматически.

Как исправить ситуацию с автозаполнением

Чтобы данные о трудовой функции начали корректно подставляться, необходимо обновить сведения в самом штатном расписании. Для этого есть два пути:

1. Создать новый документ. Можно создать документ Изменение штатного расписания, который обновит нужные позиции. Это подходит, если изменений немного.
2. Использовать типовую обработку. Для массового обновления компания 1С предлагает специальную обработку, которая переносит данные о трудовых функциях из справочника Должности во все актуальные позиции штатного расписания. Это самый удобный и правильный способ. Обработку можно найти на портале 1С:ИТС в дополнительных материалах к релизу вашей конфигурации (обычно файл называется TrudFunkcShtat.zip).

После выполнения этой операции все новые кадровые документы будут создаваться с автоматически заполненной трудовой функцией.

Проблема №2: Путаница с кодами и ошибка формата при вводе

Вторая, не менее частая проблема, — это ввод кода для отчета СЗВ-ТД / ЕФС-1. Пользователь видит в отчете поле "КОД ВЫПОЛНЯЕМОЙ ФУНКЦИИ" и пытается его заполнить. По требованиям законодательства (ПФР, а теперь СФР), этот код должен соответствовать Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ) и иметь формат "XXXX.X" (пять цифр с точкой).

Однако при попытке ввести этот код в карточке трудовой функции в поле Код профессиональной деятельности программа выдает ошибку, требуя другой формат (например, с буквами). Это происходит из-за фундаментальной путаницы двух разных кодов.

Давайте разберемся в различиях.

1. Код по ОКЗ (Код выполняемой функции по ОКЗ)

• Что это: Код из Общероссийского классификатора занятий.
• Статус: Обязателен к заполнению в отчете ЕФС-1 (СЗВ-ТД) с 1 июля 2021 года для всех работодателей.
• Формат: Строго XXXX.X (например, 2513.5).
• Где заполнять в 1С: В современных версиях 1С:ЗУП для этого кода есть отдельное поле в карточке должности или в карточке трудовой функции. Код не вводится вручную, а выбирается из встроенного классификатора ОКЗ.

2. Код профессиональной деятельности

• Что это: Код из профессиональных стандартов, утвержденных Минтрудом.
• Статус: Не является обязательным для большинства организаций. Его заполнение было необходимо до 01.07.2021 для тех, кто применял профстандарты, и остается актуальным только для тех компаний, которые обязаны их использовать по закону или внутренним регламентам.
• Формат: Более сложный, может содержать буквы и дефисы (например, 06.001-A-01).
• Где заполнять в 1С: В карточке Трудовой функции есть поле Код профессиональной деятельности. Именно оно и требует "буквенный" формат.

Ключевая ошибка: вы пытаетесь ввести обязательный код по ОКЗ (формат "XXXX.X") в поле, предназначенное для необязательного кода профессиональной деятельности (другой формат). Система логично сообщает об ошибке формата.

Итоговая инструкция: как настроить все правильно по шагам

Чтобы избежать проблем и обеспечить корректное заполнение кадровых документов и отчетности, выполните следующие действия:

1. Заполните справочник "Трудовые функции". Перейдите в раздел Настройка → Трудовые функции. Создайте или отредактируйте необходимые функции. Внутри карточки не заполняйте поле Код профессиональной деятельности, если вы не обязаны применять профстандарты. Это поле не влияет на обязательную отчетность ЕФС-1.
2. Настройте карточку должности. Откройте Настройка → Должности. Выберите нужную должность. Укажите для нее созданную ранее трудовую функцию. Найдите поле для кода по ОКЗ (оно может называться "Код по ОКЗ" или "Код выполняемой функции") и выберите подходящий код из открывшегося классификатора.
3. Обновите штатное расписание. Если у вас уже есть утвержденное штатное расписание, воспользуйтесь типовой обработкой (см. Проблему №1) для переноса данных о трудовых функциях и кодах из карточек должностей в действующие позиции штатного расписания.
4. Проверьте результат. Создайте новый документ Прием на работу. Убедитесь, что при выборе должности и позиции штатного расписания трудовая функция и код по ОКЗ заполнились автоматически. Эти данные будут корректно перенесены в отчет ЕФС-1.

Таким образом, решение проблемы заключается в двух ключевых моментах: понимании периодичности штатного расписания и четком разграничении обязательного кода по ОКЗ и необязательного кода профессиональной деятельности.