При переходе на новую информационную базу «1С:Зарплата и управление персоналом», редакция 3.1 (например, при начале ведения учета с чистого листа или при разделении баз) перед кадровиками и бухгалтерами встает непростая задача. Необходимо не просто завести карточки сотрудников, но и корректно перенести их кадровую историю, накопленные права на отпуска, стажи для расчета больничных листов, а также сведения о заработке за предыдущие периоды для расчета среднего заработка.
В рамках этой статьи мы подробно разберем, как правильно, быстро и без ошибок ввести все необходимые начальные данные вручную или с минимальной автоматизацией, не перегружая базу лишними документами за прошлые годы.
Часто начинающие пользователи совершают критическую ошибку: пытаются воссоздать всю историю кадровых приказов (приемы, переводы) за многие годы работы сотрудников. Если компания существует давно, этот процесс может затянуться на недели и привести к хаосу в регистрах программы.
Для корректного старта учета в программе предусмотрен специальный инструмент. Нам не нужно вводить документы Прием на работу по каждому сотруднику, если они уже работают в организации на момент начала ведения учета (например, на 1 января 2018 года). Вместо этого мы будем использовать документ Начальная штатная расстановка.
Рассмотрим, как найти и заполнить этот документ:
Начальная штатная расстановка. Дата документа должна предшествовать дате начала учета (например, если учет ведется с 01.01.2018, то дата документа должна быть 31.12.2017).Этот документ одновременно решает две задачи: регистрирует сотрудников в кадровом учете и назначает им плановые начисления для последующего расчета заработной платы, избавляя нас от необходимости вводить сотни старых приказов.
Чтобы программа в дальнейшем правильно рассчитывала остатки отпусков при увольнении или планировании отпусков, нам необходимо ввести остатки неиспользованных дней отпуска на дату начала ведения учета.
Для этого проанализируем и заполним документ Ввод остатков отпусков (его можно создать непосредственно из формы Данные на начало эксплуатации или найти в разделе Кадры):
После проведения этого документа программа начнет автоматический ежемесячный расчет («накопление») прав на отпуск, начиная с 01.01.2018.
Информация о стаже необходима для расчета пособий по временной нетрудоспособности (страховой стаж), а также для расчета надбавок за выслугу лет или северных надбавок.
Выясним, как ввести эти данные максимально просто, избегая прямого заполнения технических регистров сведений:
Страховой стаж для оплаты больничных листов) и введем количество лет, месяцев и дней стажа на определенную дату (например, на дату приема или на дату начала эксплуатации).Программа сама запишет эти сведения в системные регистры сведений, такие как Стажи и Накопленные стажи физических лиц. Нам не придется вручную работать с документом Перенос данных для этих целей.
Полезный лайфхак: Если у ваших сотрудников есть электронные трудовые книжки, мы можем автоматизировать этот процесс. Попросите сотрудников предоставить файлы СТД-Р или СТД-СФР в формате XML (их можно скачать на Госуслугах). В форме трудовой деятельности нажмите кнопку Импорт СТД-Р и загрузите файлы. Программа автоматически заполнит всю историю работы и рассчитает стаж.
Для расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам требуются данные о начислениях за два предшествующих календарных года. Если мы начинаем учет с 2018 года, нам нужны данные за 2016 и 2017 годы.
Вместо ручного заполнения регистров или проведения документов начисления зарплаты за прошлые годы, применим стандартный и самый надежный механизм:
Справка для расчета пособий (входящая).При расчете любого больничного листа программа автоматически обратится к этим справкам и корректно рассчитает сумму пособия.
Расчет среднего заработка для отпусков и командировок требует данных о начислениях и фактически отработанном времени за последние 12 календарных месяцев. Рассмотрим два основных способа решения этой задачи.
Если численность сотрудников невелика (до 30-50 человек), заполнять данные за целый год по всем сотрудникам сразу может быть нецелесообразно. В этом случае мы можем вносить данные по мере необходимости:
Отпуск или Командировка в 2018 году обратим внимание на поле Средний заработок.Для компании со штатом в 200 сотрудников ручной ввод при каждом отпуске парализует работу бухгалтерии. В этом случае данные необходимо перенести централизованно с помощью технического документа Перенос данных:
Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий)Данные о времени для расчета среднего заработка (общий)Перенос данных по аналогии.Если на дату начала ведения учета (31.12.2017) у организации имеется задолженность по выплате заработной платы перед сотрудниками (или наоборот, за сотрудниками числится долг), этот факт обязательно нужно отразить в программе.
Для этого используется документ Начальная задолженность по зарплате, который доступен в разделе Выплаты или через форму Данные на начало эксплуатации. В табличной части документа укажем сотрудников, месяц взаиморасчетов (в нашем случае — декабрь 2017 года) и сумму долга. Если сотрудник должен организации, укажем сумму со знаком «минус».
Подведем итог. Чтобы запустить учет в новой базе 1С:ЗУП 3.1 без лишней рутины и ошибок, придерживайтесь следующего плана:
Физические лица и Сотрудники.Начальная штатная расстановка на дату, предшествующую старту учета.Ввод остатков отпусков.Справка для расчета пособий (входящая) за предыдущие два года.Перенос данных (для крупной компании) либо заполняйте форму расчета среднего заработка вручную при первом расчете (для небольшой фирмы).Используя этот системный подход, мы получим чистую, быстродействующую базу данных без «мусорных» документов прошлых лет, полностью готовую к корректному расчету зарплаты и сдаче регламентированной отчетности.