← На главную

В организациях с крупным товарооборотом часто возникает технологический разрыв между подготовкой документов и фактической выгрузкой товара. На складе документы выписывают и распечатывают накануне (например, за сутки), чтобы заранее укомплектовать и упаковать заказы. Однако перевозчик или транспортная компания приезжает только на следующий день. Из-за этого дата составления формы ТОРГ-12 и счета-фактуры оказывается раньше, чем дата фактической передачи груза логистам.

Проанализируем эту ситуацию с точки зрения бухгалтерии и возможностей конфигурации «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП), а также разберем проверенные способы решения данной проблемы.

Суть проблемы и правовые риски

Главный бухгалтер выказывает обоснованную озабоченность при несовпадении дат по следующим причинам:

1. Правила выставления счетов-фактур: Согласно п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ, счет-фактура выставляется не позднее 5 календарных дней после дня отгрузки товаров. Законодательство не предусматривает составление документа до фактической передачи товара. У покупателя могут возникнуть проблемы с налоговым вычетом по НДС, если дата счета-фактуры предшествует фактической передаче товара стороннему перевозчику.
2. Сбой хронологии и нумерации в 1С: Попытка провести документ Реализация товаров и услуг или Счет-фактура выданный будущей датой блокируется системой (в 1С запрещено оперативное проведение будущим числом для сохранения корректности партионного учета). Если же документы записывать будущей датой заранее, а в течение текущего дня отгружать самовывоз, то нарушается сквозная хронологическая нумерация счетов-фактур (требование Постановления Правительства № 1137).

Рассмотрим основные способы настройки процессов и базы 1С:УПП, которые позволяют удовлетворить требования бухгалтерии без нарушения складской логистики.

Вариант 1. Использование ордерной схемы учета (Ордерный склад)

Наиболее правильный метод разделения складских и финансовых операций в 1С:УПП — использование штатного ордерного учета движения товаров.

Схема работы выглядит следующим образом:

1. Накануне отгрузки кладовщики формируют и распечатывают документ Расходный ордер на товары. По этому документу происходит сборка и упаковывание заказа. Ордер списывает товар с физического остатка склада в резерв, но не формирует финансовых проводок и бухгалтерских документов.
2. В день приезда транспортной компании оператор выписывает финансовые документы Реализация товаров и услуг и Счет-фактура выданный текущим днем.
3. Транспортной компании передается комплект документов с актуальной датой.

Преимущества: Полное соответствие законодательству, отсутствие сбоев в нумерации счетов-фактур, корректный партионный учет.

Вариант 2. Сохранение документов реализации без проведения с последующим фоновым проведением

Если организация не использует ордерную схему, можно применить схему с предварительной записью документов и автоматической ночной обработкой.

1. Операторы отдела продаж или склада накануне создают документ Реализация товаров и услуг с датой завтрашнего дня, но **не проводят** его, а только записывают в базу (объект находится в состоянии «не проведен»).
2. Печатные формы ТОРГ-12 выводятся на печать из незаполненного/записанного документа. По ним происходит физическая сборка. Подчиненный документ Счет-фактура выданный при этом пока не создается.
3. Настраивается **регламентное (фоновое) задание**, которое запускается в 00:01 следующего дня. Оно находит все предварительно записанные реализации на текущую дату, проводит их по учету и автоматически генерирует счета-фактуры с присвоением хронологических номеров текущего дня.

Преимущества: Нумерация счетов-фактур идет строго по порядку в день фактической отгрузки, а склад получает бумажные печатные формы заранее.

Вариант 3. Переход на УПД с разделением даты составления и даты отгрузки

Отличным решением для согласования с контрагентами является переход с формы ТОРГ-12 + Счет-фактура на **Универсальный передаточный документ (УПД)** со статусом «1».

В бланке УПД официально предусмотрено разделение дат:

1. В строке (1) «Дата составления» указывается дата формирования документа в системе (например, вчерашняя).
2. В строке [11] «Дата отгрузки, передачи (сдачи)» проставляется фактическая дата передачи товара транспортной компании (сегодняшняя).

Согласно разъяснениям ФНС, разница между датой составления в строке (1) и датой передачи в строке [11] не является ошибкой. Налоговый учет НДС и налога на прибыль привязывается именно к дате из строки [11]. Это полностью снимает претензии бухгалтерской службы.

Вариант 4. Доработка печатных форм (плановая дата отгрузки)

Если бизнес-процесс требует печатать документы за день до выезда, но проводить их строго текущим днем, можно внести небольшие изменения в печатные формы 1С:

1. В документ Реализация товаров и услуг добавляется реквизит (или используется реквизит из заказа) Плановая дата отгрузки.
2. При выводе на печать формы ТОРГ-12 в поле даты документа выводятся данные из реквизита Плановая дата отгрузки (завтрашнее число), тогда как сам документ в базе проведен сегодня или будет проведен завтра.
3. В подвале формы ТОРГ-12 в графе «Отпуск груза произвел» выводится фактическая дата передачи товара перевозчику.

Резюме

Для решения проблемы с датами отгрузки в 1С:УПП оптимально использовать **ордерный склад** или **переход на УПД**. Если изменение учетной политики невозможно, наиболее эффективным техническим решением будет предварительная выписка записанных документов реализации с последующим запуском **регламентного задания** для проведения их в день отгрузки.