При переходе с управленческих систем, таких как 1С:Управление торговлей (УТ) или 1С:ERP, многие пользователи сталкиваются с вопросом: как правильно оформить «товары в пути» в стандартной 1С:Бухгалтерии? В УТ и ERP для этого предусмотрены специальные ордерные схемы и статусы документов, однако в регламентированном учете логика работы несколько отличается. Давайте разберем по шагам, как корректно отразить эту хозяйственную операцию, не нарушая правил бухгалтерского учета.
Проанализируем ситуацию с юридической точки зрения. Главный критерий для бухгалтера — это переход права собственности на товар. Физическое перемещение груза или его оплата отходят на второй план. Если по условиям договора право собственности перешло к вашей компании в момент отгрузки со склада поставщика (или при передаче перевозчику), товар уже является вашим активом, и его необходимо поставить на баланс. Если же право собственности переходит только в момент приемки на вашем складе — до этого момента товар вам не принадлежит, и отражать его на счетах учета запасов нельзя.
Посмотрим на пример из практики импортеров: как только товар отгружен со склада иностранного производителя и передан транспортной компании (если это предусмотрено базисом поставки INCOTERMS), право собственности переходит к покупателю. С этого момента мы должны отразить товары в пути в регламентированном учете.
Рассмотрим подробнее, как именно реализовать этот механизм в программе. Поскольку в базовой 1С:Бухгалтерии нет отдельного документа со статусом «в пути», эксперты и методисты 1С рекомендуют использовать метод виртуального склада. Это позволяет избежать создания нестандартных субсчетов к счету 41 и использовать типовой складской учет конфигурации.
Выясним причину такого подхода: создание виртуального транзитного склада позволяет четко разделить товары, которые уже физически доступны для продажи, и те, которые еще находятся в дороге, обеспечивая при этом корректное формирование бухгалтерских проводок.
Сначала нам нужно создать место, где будут «храниться» едущие к нам запасы. Для этого:
Склады в разделе справочников.Как только вы получили подтверждающие документы от поставщика (например, УПД или международную накладную CMR) и право собственности перешло к вам, оформляем стандартное поступление.
Поступление (акты, накладные, УПД).В результате товар встанет на баланс организации. Программа сформирует стандартную проводку по дебету счета 41 и кредиту счета 60. Задолженность перед поставщиком зафиксирована, а бухгалтер получает право принять НДС к вычету (при наличии корректно оформленного счета-фактуры), несмотря на то, что товар физически еще не прибыл.
Пока груз находится в пути, у компании неизбежно возникают сопутствующие траты: услуги транспортных компаний, страхование груза, таможенные пошлины или расходы на погрузочно-разгрузочные работы.
В 1С эти суммы фиксируются документом Поступление доп. расходов. Удобнее всего создавать его на основании первичного документа поступления. Сумма логистических и прочих услуг будет автоматически распределена на себестоимость товаров, которые сейчас числятся на транзитном складе. Это гарантирует правильное формирование окончательной себестоимости партии.
Когда товар наконец-то доезжает до пункта назначения, кладовщик его пересчитывает, проверяет целостность (чтобы не подписать накладную вслепую) и принимает на фактический склад хранения. Чтобы отразить этот факт в учете, разберем действия бухгалтера:
Перемещение товаров.Только после проведения этого документа товар перемещается на реальный склад и становится доступен для реализации клиентам или передачи материалов в производство.
Схема с использованием виртуального склада критически важна для компаний, занимающихся внешнеэкономической деятельностью (ВЭД). При импорте товаров в учете возникают дополнительные нюансы, связанные с курсовыми разницами и таможенными декларациями.
Если контрактом была предусмотрена стопроцентная или частичная предоплата в иностранной валюте, то при проведении документа поступления на склад «Товары в пути» рублевая оценка оплаченной части партии будет зафиксирована строго по курсу ЦБ на дату перечисления аванса. Неоплаченная часть будет пересчитана по курсу на дату документа поступления (дату перехода права собственности). Также именно на этапе приходования на транзитный склад в систему вносятся номера ГТД (грузовых таможенных деклараций) и страны происхождения, чтобы программа могла вести их партионный контроль вплоть до момента реализации.
Таким образом, использование цепочки документов поступления на транзитный склад с последующим перемещением на фактический склад позволяет вести прозрачный и методологически верный учет товаров в пути в 1С:Бухгалтерии, не прибегая к сложным доработкам конфигурации.